PORADNIK RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ. Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych. plus. nr 12/2014

N A J W A Ż N I E J S Z E T E M A T Y S F E R Y B U D Ż E T O W E J

MIESIĘCZNIK ISSN 1897-0583 NR INDEKSU 226718 GRUDZIEŃ 2014 CENA 50 zł (w tym 5% VAT)

nr 12 ^/2014

PORADNIK

RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ

IZABELA MOTOWILCZUK

Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych

– przeprowadzanie i dokumentowanie

Platforma Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy www.inforrb.pl

plus

weryfikacja i Potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów Publicznych – PrzeProwadzanie i dokumento2/2014

– przeprowadzanie i dokumentowanie

Platforma Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy

plus

plus

plus

plus

plus

plus

plus

Tygodnik Newsweek Zamów prenumeratę

Dziennika Gazety Prawnej na 2015 rok i zyskaj:

Pakiet fachowych narzędzi i publikacji dla specjalistów

▪ co tydzień 7 dodatków specjalistycznych niedostępnych w kioskach:

dla księgowych, kadrowych, urzędników, przedsiębiorców, prawników

▪ narzędzia on-line:

wskaźniki i stawki, akty prawne, aktywne formularze i druki, kalkulatory

▪ książki i płyty dla specjalistów – dostępne dla prenumeratorów

Dziennika Gazety Prawnej w wersji Premium

2015

Mocne strony

prenuMeraty

Kup dowolne produkty lub prenumeraty za minimum 50 zł w naszym sklepie

i weź udział w konkursie.

www.sklep.infor.pl/konkurs

Wyprzedzaj zmiany

i wygraj samochód!

OPŁAĆ PrenumerAtĘ

POrAdnikA rachunkowości Budżetowej

na 2015 rok w grudniu br. i wybierz prezent:

POWER BANK

przenośna bateria do ładowania telefonu lub tabletu

PENDRIVE

przenośna pamięć o pojemności 8 GB

Dodatkowo prezent gwarantowany kalendarz książkowy na 2015 rok.

Już dziś wejdź na

www.sklep.infor.pl/oferta

i wybierz prezent!

Spis treści

Weryfikacja i potwierdzenie sald

w jednostkach sektora finansów publicznych – przeprowadzanie i dokumentowanie

1. Pojęcie „inwentaryzacja” i metody jej przeprowadzania ...6

2. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji ...6

2.1. Uzgadnianie sald z bankami ... 8

2.2. Uzgadnianie sald z kontrahentami ... 9

2.2.1. Przygotowanie do uzgodnienia sald ... 10

2.2.2. Przeprowadzanie uzgodnień ... 16

2.2.3. Dokumentowanie faktu przeprowadzenia i wyników uzgodnień sald z kontrahentami ... 26

2.2.4. Uzgadnianie stanu innych aktywów (papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, składniki mienia powierzone kontrahentom) ... 32

3. Weryfikacja sald ...35

3.1. Przygotowanie do weryfikacji sald ... 42

3.2. Przeprowadzanie weryfikacji na podstawie przykładów wybranych aktywów i pasywów ... 43

3.2.1. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 011 „Środki trwałe” ... 44

3.2.2. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na kontach: 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 014 „Zbiory biblioteczne”, 016 „Dobra kultury” – przypadki szczególne ... 52

3.2.3. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” ... 53

3.2.4. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” ... 56

3.2.5. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze” ... 61

Na str. 94–95

Kwartalna KRZYŻÓWKA DLA KSIĘGOWYCH UWAGA!

Dostęp do PLATFORMY RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ I PRAWA PRACY www.inforrb.pl



na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” ... 62

3.2.6.2. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych na kontach: 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 226 „Długoterminowe należności budżetowe” ... 64

3.2.6.3. Weryfikacja należności i zobowiązań publicznoprawnych ewidencjonowanych na kontach: 225 „Rozrachunki z budżetami” i 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” ...74

3.2.6.4. Weryfikacja należności i zobowiązań od/wobec pracowników ewidencjonowanych na kontach: 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” i 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” ... 75

3.2.6.5. Weryfikacja należności i zobowiązań ewidencjonowanych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” ... 79

3.2.6.6. Weryfikacja salda konta 245 „Wpływy do wyjaśnienia” ... 85

3.2.7. Weryfikacja zapasów składników ewidencjonowanych na kontach: 310 „Materiały”, 330 „Towary”, 600 „Produkty gotowe i półfabrykaty” ... 86

3.2.8. Weryfikacja rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów ... 86

3.2.9. Weryfikacja funduszy jednostki (własnych i specjalnych) ... 87

4. Postępowanie poinwentaryzacyjne ...89

W numerze:

Prezent dla Prenumeratorów – płyta CD z WIDEOSZKOLENIEM:

Praktyczne aspekty rachunkowości budżetowej

Izabela MotowIlczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych – przeprowadzanie i dokumentowanie

352398a8-0c27-48f4-8d71-00310477e8ef

Wstęp

W poprzednim numerze Poradnika (PRB 11/2014) przedstawiliśmy praktyczne aspekty przeprowadzania spisu z natury, jego dokumentowania i rozliczania wyników, które spra- wiają najwięcej trudności w jednostkach sektora publicznego, ze względu na specyficzną strukturę majątku trwałego i obrotowego tych jednostek. Natomiast w tym numerze opisu- jemy sposób przeprowadzania, dokumentowania oraz rozliczania wyników inwentaryzacji aktywów i pasywów, które ze względu na niematerialną postać nie mogą być weryfikowane w drodze oglądu, a także tych występujących w postaci rzeczowej, których spis z natury byłby w praktyce z różnych względów niewykonalny.

Weryfikacja i potwierdzenie sald to metody inwentaryzacji, w przeprowadzaniu których kontrole wykazują najwięcej błędów – od całkowitego zaniechania ich przeprowadzenia, przez nieprawidłowe udokumentowanie, po nierozliczenie ich wyników. W dużej części wynika to z tego, że inwentaryzacja zarówno w powszechnym rozumieniu, jak i wśród kie- rowników jednostek czy głównych księgowych kojarzy się wyłącznie ze spisem z natury środków trwałych i obrotowych (np. materiałów, towarów). Przedstawiamy więc prak- tyczne sposoby przeprowadzenia uzgadniania i weryfikacji sald, odnosząc się po kolei do przykładów poszczególnych kategorii aktywów i pasywów występujących w jednost- kach sektora publicznego. Jednocześnie podajemy sposoby na rozwiązanie różnych prob- lemów występujących w praktyce, m.in.:

●

● jak przygotować do inwentaryzacji księgi rachunkowe i stanowiska pracy pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie uzgodnień sald z kontrahentami i weryfikacji sald z dokumentacją,

●

● jak najlepiej podzielić pomiędzy pracowników obowiązki związane z weryfikacją sald w przypadku sald aktywów, które mogą zostać zdefraudowane, bądź aktywów, których weryfikacja wymaga specjalistycznej wiedzy,

●

● w jaki sposób powinny przebiegać prace inwentaryzacyjne w obu metodach inwentary- zacji i w jaki sposób trzeba je udokumentować,

Poradnik zawiera wypełnione wzory druków inwentaryzacyjnych, w praktyce spoty- kanych w różnych wersjach, z których można wybrać rozwiązanie najbardziej odpowiada- jące potrzebom danej jednostki.

Treści zawarte w Poradniku mogą służyć jako baza do przeprowadzania szkoleń przed- inwentaryzacyjnych dla pracowników księgowości i innych komórek organizacyjnych za- angażowanych w proces inwentaryzacji. Mogą być również pomocą dla kierowników jed- nostek, pokazując, jak powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona i udokumentowana inwentaryzacja tymi metodami – dzięki czemu mogą się upewnić co do prawidłowości dokumentów inwentaryzacyjnych w swoich jednostkach, zanim złożą na nich podpis na dowód zatwierdzenia wyników inwentaryzacji.

Specjalne ćwiczenia, zawarte w dodatku do Poradnika, po- zwolą na sprawdzenie, w jakim stopniu wiedza na temat spo- sobu przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji metodą po- twierdzania i weryfikacji sald została przyswojona przez osoby odpowiedzialne za ich wykonanie. Ćwiczenia zostały opraco- wane na przykładach faktycznie zaistniałych sytuacji, stąd mogą stanowić pomoc w bieżącej pracy dla głównego księgowego, pracowników komórki księgowości i innych komórek meryto- rycznych, odpowiedzialnych za uzgodnienia i weryfikację sald oraz rozliczenie ich wyników.

1. Pojęcie „inwentaryzacja” i metody jej przeprowadzania

Inwentaryzację zalicza się do jednej z podstawowych dziedzin rachunkowości, a obowią- zek jej okresowego przeprowadzania mają wszystkie jednostki zobowiązane do sto- sowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), w tym wszystkie jednostki należące do sektora finansów publicznych.

Podczas inwentaryzacji wykonuje się wiele czynności prowadzących do ustalenia rze- czywistego stanu składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu danej jednostki organizacyjnej, a następnie zweryfikowania prawdziwości danych zawartych w księgach rachunkowych, dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów jednostki. Po- szczególne etapy inwentaryzacji obejmują:

●

● ustalenie rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych jednostki według stanu na określony dzień,

●

● porównanie tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej,

●

● ustalenie i wyjaśnienie różnic (nadwyżek i niedoborów),

●

● rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za stwierdzone niedobory i szkody,

●

● doprowadzenie danych zawartych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rze- czywistym.

Ustawa o rachunkowości (art. 26 ust. 1 uor) przewiduje trzy metody przeprowadza- nia inwentaryzacji, a mianowicie:

1) spis z natury ilości składników majątkowych, wycena tych ilości, porównanie otrzyma- nych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic (metodę tę omówiono w poprzednim numerze Poradnika)

oraz metody będące przedmiotem tego numeru Poradnika:

2) uzyskanie od banków i od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księ- gach rachunkowych jednostki stanu aktywów finansowych zgromadzonych na rachun- kach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, a następnie wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,

3) porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników aktywów i pasywów, które nie podlegają inwentaryzacji w dro- dze spisu z natury czy potwierdzenia salda lub ich inwentaryzacja tymi metodami z uza- sadnionych przyczyn nie była możliwa.

Wybór właściwej metody inwentaryzacji jest uzależniony od rodzaju składników akty- wów i pasywów posiadanych przez jednostkę.

2. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji

Potwierdzenie sald należności z kontrahentami jest drugą z kolei metodą inwentaryzacji (wymienioną w art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu tej grupy aktywów jednostki wykazanego w jej księgach rachunkowych, a w razie stwierdzenia różnic – na ich wyjaśnieniu i rozli- czeniu.

POLEĆ ZNAJOMEMU –www.infor.pl/oferta

Metodą uzgodnienia sald należy inwentaryzować:

●

● aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki (czyli np. środki płatnicze krajowe i waluty obce zgromadzone na ra- chunkach bieżących i lokatach terminowych w bankach),

●

● papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,

●

● należności (w tym udzielone pożyczki) z wyłączeniem: należności spornych i wątpli- wych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów pub- licznoprawnych,

●

● powierzone kontrahentom własne składniki aktywów (czyli oddane innym jednostkom na podstawie stosownych umów, np. w nieodpłatne użytkowanie, użyczone).

Podczas inwentaryzacji przeprowadzanej metodą uzgodnienia salda stwierdza się na podstawie otrzymanych przez jednostkę potwierdzeń, że stan środków pieniężnych jed- nostki przechowywanych w bankach, należności (w tym pożyczek udzielonych innym jednostkom oraz kwot należnych od kontrahentów z tytułu usług czy dostaw zrealizowa- nych przez jednostkę) oraz składników aktywów rzeczowych jednostki znajdujących się w posiadaniu innych podmiotów (np. środków trwałych oddanych innej jednostce orga- nizacyjnej w nieodpłatne użytkowanie, materiałów oddanych na przechowanie bądź do przerobu) jest zgodny ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostki.

W efekcie prawidłowego przeprowadzenia uzgodnienia sald jednostka powinna uzyskać potwierdzenie, że:

●

● faktycznie ma zdeponowane na rachunkach bankowych środki pieniężne w określo- nych kwotach,

●

● ma papiery wartościowe w formie zdematerializowanej w określonej liczbie i o okre- ślonej wartości, wyemitowane przez inne podmioty (np. zdeponowane na rachunku biura maklerskiego),

●

● wykazane w jej księgach rachunkowych należności (w tym z tytułu udzielonych poży- czek oraz od kontrahentów) faktycznie istnieją w takiej wysokości i nie są przedawnio- ne ani nieściągalne,

●

● składniki aktywów rzeczowych powierzone innym podmiotom rzeczywiście znajdują się we władaniu tych podmiotów (istnieją fizycznie, są w stanie umożliwiającym ich użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem, nie zaginęły lub nie zostały skradzione).

Pięć etapów uzgadniania sald 1. Przygotowanie do inwentaryzacji.

2. Otrzymanie od banków potwierdzenia sald i wysłanie wezwań do potwierdzenia sald do kontrahentów oraz otrzymanie od nich odpowiedzi.

3. Porównanie wielkości potwierdzonych przez banki i kontrahentów z wartościami ujęty- mi w księgach rachunkowych jednostki.

4. Wyspecyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnienie przyczyn ich powstania.

5. Zaewidencjonowanie różnic w księgach rachunkowych i ich rozliczenie.

Uzgodnienia sald z kontrahentami zwyczajowo dokonują pracownicy księgowości, pod nadzorem głównego księgowego.

Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji tą metodą i wyniki uzgodnień dokumentuje się w sposób ustalony w polityce rachunkowości danej jednostki przez jej kierownika (art. 10 uor). W praktyce stosowane są w tym celu:

●

● wydruki z ewidencji analitycznej i szczegółowej uzgadnianych aktywów,

●

● druki uzgodnienia sald,

●

● protokoły z porównania sald podanych przez kontrahentów z saldami wykazanymi w księgach rachunkowych jednostki,

●

● zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,

●

● protokoły z rozliczenia inwentaryzacji,

●

● polecenia księgowania różnic inwentaryzacyjnych,

●

● protokoły poinwentaryzacyjne.

Dokumentację spisu z natury należy odpowiednio zabezpieczyć i przechowywać przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, za który była przepro- wadzona inwentaryzacja (art. 74 ust. 2 pkt 7 uor).

2.1. Uzgadnianie sald z bankami

W przypadku kwot środków pieniężnych jednostek przechowywanych na rachunkach ban- kowych zarówno bieżących, jak i lokat terminowych ich wielkość potwierdza bank, prze- syłając potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Potwierdzenia wystawiają banki według stanu na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia) i przesyłają do jednostek z po- czątkiem następnego roku.

Wskazany pracownik księgowości jednostki sprawdza prawidłowość sald rachunków bankowych wyspecyfikowanych przez bank z odpowiednimi saldami kont księgi głównej, służącymi do ewidencjonowania stanu środków na rachunkach bankowych, np.:

●

● 130 „Rachunek bieżący jednostki”,

●

● 131 „Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych”,

●

● 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”,

●

● 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,

●

● 136 „Rachunek państwowych funduszy celowych”,

●

● 139 „Inne rachunki bankowe” (np. sumy depozytowe).

Wyniki tego porównania zawiera się albo na przesłanym do jednostki druku banko- wym, gdzie przy każdej pozycji osoba odpowiedzialna za weryfikację zamieszcza adno- tację „saldo zgodne”, datę przeprowadzenia weryfikacji i czytelny podpis, albo w ogól- nym protokole z rozliczenia inwentaryzacji rocznej, lub w odrębnym protokole według podanego wzoru.

Wzór 1. Protokół z potwierdzenia stanu środków na rachunkach bankowych jednostki

Samorządowy Zakład Budżetowy Mogilnica, 5 stycznia 2015 r.

ul. Kolonia 3 46-987 Mogilnica

Protokół z rozliczenia inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych według stanu na 31 grudnia 2014 r.

Według potwierdzenia sald rachunków bankowych przesłanego przez Bank X z dnia 2 stycznia 2015 r., stan środków pieniężnych na rachunkach zakładu wynosił:

●

● rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 131 900 zł,

●

● rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 56 900 zł,

●

● rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 0 zł i był zgodny z saldami kont księgi głównej na 31 grudnia 2014 r.:

●

● 131 „Rachunek bieżący samorządowego zakładu budżetowego”,

●

● 135 „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”,

●

● 139 „Rachunek sum depozytowych”.

Sprawdził: główny księgowy – Małgorzata Malec Zatwierdził: dyrektor zakładu – Ryszard Dołęga

Jeśli salda wykazane w potwierdzeniu przez bank nie zgadzają się z saldami kont księ- gi głównej jednostki, środki na rachunkach bankowych należy zaksięgować zgodnie z po- twierdzeniem z banku. Różnice trzeba zawiesić na plus bądź na minus na koncie 240, np. analitycznie 240/4 „Mylne obciążenia i uznania bankowe”, a następnie przystąpić do wyjaśniania niezgodności. Tu mogą mieć miejsce dwie opcje:

●

● opcja 1 – błąd jest zawiniony przez bank, wówczas należy niezwłocznie wystąpić do niego o wyjaśnienie różnic i przesłanie odpowiedniej bankowej noty memoriałowej, na podstawie której jednostka będzie mogła dokonać korekty zapisów księgowych,

●

● opcja 2 – błąd powstał po stronie jednostki, wówczas konieczne jest przeanalizowa- nie zapisów wprowadzonych na konto od czasu pierwszego pojawienia się rozbieżno- ści pomiędzy wyciągami bankowymi a saldem konta syntetycznego odpowiadającego danemu rachunkowi bankowemu i po odnalezieniu błędnych zapisów odpowiednie ich skorygowanie.

2.2. Uzgadnianie sald z kontrahentami

Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek wystąpienia o potwierdzenie salda na wierzy- cieli, którzy wzywają dłużników do potwierdzenia swoich należności (art. 26 ust. 1 pkt 2

uor). Jednostka powinna przesłać do swoich dłużników pisma z wezwaniem do potwier- dzenia dokładnie wyspecyfikowanych należności. W pismach tych należy podać:

●

● kwoty należności (w tym głównej i należności ubocznych, np. odsetek za zwłokę),

●

● terminy ich wymagalności (płatności),

●

● podstawy prawne powstania należności (umowa, wyrok sądu itp.),

●

● datę, według której dokonywane jest uzgodnienie.

Dłużnicy, którzy otrzymali wezwanie do potwierdzenia salda, powinni udzielić na nie odpowiedzi:

●

● uznając saldo za zgodne w całości,

●

● uznając saldo za zgodne w części – z podaniem kwoty różnicy i dokumentów, z których ona wynika,

●

● kwestionując saldo w całości (odmowa potwierdzenia salda z podaniem przyczyn).

Przy prawidłowym wywiązaniu się z obowiązku potwierdzenia salda przez wierzycie- la i dłużnika dwie strony mają przeprowadzoną inwentaryzację rozrachunków: wierzyciele – należności, dłużnicy – zobowiązań.

2.2.1. Przygotowanie do uzgodnienia sald

Poszczególni pracownicy jednostki, przygotowując się do przeprowadzenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald, powinni:

●

● sprawdzić prawidłowości przetwarzania danych przez oprogramowanie komputerowe służące do prowadzenia ewidencji rozrachunków pod kątem prawidłowości generowa- nia na kontach rozrachunkowych jednocześnie dwóch sald: należności i zobowiązań,

●

● być przeszkoleni na temat przeprowadzania, dokumentowania i rozliczania inwentary- zacji w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami, np. przez głównego księgowego lub przez jednostkę zewnętrzną specjalizującą się w szkoleniach z zakresu rachunkowości,

●

● dokonać wstępnego przeglądu liczby sald wymagających uzgodnienia, przypadających na pracowników prowadzących poszczególne konta rozrachunkowe (należy je wyod- rębnić spośród sald kont analitycznych, które dotyczą należności spornych i wątpli- wych, publicznoprawnych i od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych – definicje ww. należności są zawarte w rozdziale odnoszącym się do inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald),

●

● wyłączyć salda nieistotne, które nie będą podlegały uzgodnieniu z kontrahentami, lecz inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją źródłową jednostki,

●

● sporządzić harmonogram przeprowadzenia potwierdzenia sald, uwzględniający obo- wiązkowe terminy przeprowadzania inwentaryzacji aktywów z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor, oraz wydać zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji (należy to do obowiązków kierownika jednostki),

●

● przygotować odpowiednią liczbę druków potwierdzeń sald (jeśli jednostka korzysta ze znormalizowanych druków wypełnianych ręcznie).

Aby móc prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację metodą uzgodnienia sald, w ewi- dencji analitycznej i syntetycznej jednostki prowadzonej metodą komputerową muszą być prawidłowo generowane salda należności i zobowiązań (jako odrębne salda niepodlega- jące dalszej redukcji do tzw. per saldo). Jeśli program nie działa prawidłowo, uzgodnienie sald z kontrahentami nie będzie możliwe, ponieważ per saldo nie będzie odpowiadało

Wyjątkowe prezenty dla Prenumeratorów! Sprawdź –www.infor.pl/oferta

kwotom faktycznych należności. Taka wada oprogramowania powinna być niezwłocznie usunięta. Jednak jeśli nie będzie to możliwe w ogóle lub w takim terminie, aby przeprowa- dzić uzgodnienie sald za dany rok w ustawowym terminie, ewidencję rozrachunków należy zaprowadzić ręcznie na kartotekach indywidualnych kontrahentów (kartach kontowych).

PRZYKŁAD

Program komputerowy używany w jednostce do ewidencji na kontach zespołu 2 nie pozwala na wykazywanie na tych kontach sald po dwóch stronach (ani na poziomie szczegółowych kartotek poszczególnych kontrahentów, ani na poziomie analitycznym danego rodzaju należności, ani na poziomie syntetycznym). Z każdym kolejnym stop- niem uogólnienia wydruku danych redukuje kolejne salda do per sald – co daje zu- pełnie nierealne wyniki na temat należności i zobowiązań jednostki. Czy na potrzeby przeprowadzenia inwentaryzacji sald należności można wydrukować karty indywidual- ne kontrahentów i na nich ręcznie wyspecyfikować prawidłowe salda, zliczając osobno należności i zobowiązania? Czy po takich poprawkach można będzie uznać wydruko- wane księgi rachunkowe za rzetelne?

Nie, ksiąg rachunkowych jednostki w takiej sytuacji nie będzie można uznać ani za rzetelne, ani za prowadzone bezbłędnie. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeśli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a za prowadzone bezbłędnie – jeśli zapew- niono bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych (art. 24 ust. 1, 2 i 3 uor).

Księgami rachunkowymi, w przypadku prowadzenia ich za pomocą komputera, zgodnie z art. 13 ust. 2 i 3 uor, są komputerowe bazy danych, które w określonych terminach, w celu archiwizacji, należy przenieść na inny nośnik (np. wydrukować). W takim rozu- mieniu księgi rachunkowe cały czas będą stosowały nieprawidłowe procedury oblicze- niowe, skutkiem czego będzie nierzetelna ewidencja należności i zobowiązań jednostki – zawsze gdy będzie sporządzany wydruk. Błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera mogą być korygowane jedynie przez wprowadzenie do ksiąg rachun- kowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi (art. 25 ust. 2 w związku z ust. 1 pkt 2 uor). Dlatego nie można uznać za rzetelne księgi wydruków z nieprawidłowo prowadzonych kont zespołu 2 z ręcznie naniesionymi poprawkami co do faktycznej wielkości kwot należności i zobo- wiązań. Rozwiązaniem w takim przypadku jest:

●

● korekta oprogramowania lub jego zmiana na inny – jeśli korekta jest niemożliwa, albo

●

● zaprowadzenie ewidencji rozrachunków w technice ręcznej.

Liczbę sald analitycznych kont kontrahentów podlegających uzgodnieniu powinni usta- lić pracownicy księgowości odpowiedzialni za prowadzenie tych kont. Trzeba przy tym uwzględnić nie tylko wymogi art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, ale też postanowienia polityki ra- chunkowości ustalonej przez kierownika jednostki na podstawie art. 10 uor co do uprosz- czeń w prowadzeniu rachunkowości. W tym przypadku uproszczenie polega na zmianie metody inwentaryzacji należności uznanych za nieistotne – z uzgodnienia sald z kontra- hentami na weryfikację sald z dokumentacją źródłową. Możliwość wprowadzenia takiego uproszczenia daje art. 4 ust. 1 i 4 uor, pod warunkiem że nie wywiera to istotnie ujemnego

wpływu na rzetelność i jasność zobrazowania sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz wynik finansowy. Postępowanie to jest korzystne z punktu widzenia ekonomiki jed- nostek, w przypadku należności, dla których koszt uzyskania potwierdzenia byłby wyższy niż ich wartość. Granice uznania należności za „nieistotne” mogą być różne w przypadku różnych jednostek – jest to zależne od ich struktury majątkowej (w tym ilości należności od kontrahentów w ogóle i ilości należności drobnych kwotowo), a także sytuacji finansowej.

PRZYKŁAD

Wielkość należności nieistotnych można określić jako:

●

● wielokrotność opłaty pocztowej pobieranej przez Pocztę Polską za przesyłkę poleconą priorytetową,

●

● procent wielkości uznanych za bazowe, np.: należności o wartości do 1% granicy wartości środka trwałego, podlegającego stopniowej amortyzacji przy użyciu stawek amortyzacyjnych, ustalonej w ustawie z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, do 2% wartości przychodów ze sprzedaży towarów lub usług.

Ustalenie w polityce rachunkowości uproszczenia dotyczącego inwentaryzacji należno- ści nieistotnych rozwiązuje też problem inwentaryzacji tzw. sald zerowych, które również obejmuje się inwentaryzacją metodą weryfikacji z dokumentami źródłowymi.

Na podstawie danych otrzymanych od pracowników księgowości główny księgowy ustala ogólną liczbę należności podlegających uzgodnieniu z kontrahentami. Następ- nie przygotowuje projekt zarządzenia kierownika jednostki o zarządzeniu inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald i harmonogram tej inwentaryzacji, a także składa zamówienie na druki akcydensowe wezwań do uzgodnienia sald. Przy ustalaniu harmonogramu należy wziąć pod uwagę wymogi art. 26 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 pkt 1 uor dotyczące terminów, w jakich ma być przeprowadzana inwentaryzacja poszczególnych rodzajów aktywów. Ponadto, usta- lając harmonogram i terminy wykonania poszczególnych prac inwentaryzacyjnych, należy uwzględnić czas niezbędny do wykonania wielu czynności (patrz ramka).

Niezbędne czynności, wykonywane przez pracowników jednostki w ramach weryfikacji sald

1. Sporządzenie wydruków z kont analitycznych należności i szczegółowych kont kontrahen- tów (w przypadku prowadzenia ewidencji księgowej komputerowo).

2. Wypełnienie przez pracowników druków potwierdzeń (lub ich wydrukowanie z ewidencji komputerowej, jeśli program przewiduje taką możliwość).

3. Doręczenie wezwań do potwierdzenia sald kontrahentom (za pośrednictwem doręczycieli jednostki lub poczty).

4. Sporządzenie odpowiedzi przez kontrahentów oraz przesłanie ich z powrotem do jednostki przeprowadzającej inwentaryzację.

5. Sporządzenie przez banki potwierdzeń sald i przesłanie ich jednostce.

6. Ewentualne wyjaśnienie i rozliczenie rozbieżności.

7. Sporządzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej według wzorów obowiązujących w jednostce.

Przy ustalaniu czasu potrzebnego do wykonywania poszczególnych czynności należy uwzględnić fakt, że inwentaryzację metodą uzgadniania sald przeprowadzają pracownicy niezależnie od innych przypisanych im obowiązków (np. prowadzenia ksiąg rachunko- wych, wydawania zaświadczeń, kontrolowania pod względem formalno-prawnym dowo- dów księgowych, sporządzania własnych dowodów księgowych jednostki). Stąd ważne jest, aby poszczególne prace nie nawarstwiały się w czasie, w rezultacie powodując ich niewykonalność.

Przedstawiamy wzór zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia in- wentaryzacji metodą uzgodnienia sald wraz z załączonym harmonogramem prac inwenta- ryzacyjnych

Wzór 2. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald wraz z harmonogramem

Samorządowy Zakład Budżetowy Mogilnica, 12 września 2014 r.

ul. Kolonia 3 46-987 Mogilnica

Zarządzenie nr 25/2014

Dyrektora Samorządowego Zakładu Budżetowego w Mogilnicy z 12 września 2014 r.

Na podstawie art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r.

poz. 330 z późn.zm.) zarządzam przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej środków pienięż- nych na rachunkach bankowych oraz należności od kontrahentów.

§ 1

Inwentaryzację w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami należy przeprowadzić według stanu na 1 października 2014 r., w terminie od 15 października 2014 r. do 15 stycznia 2015 r.

Inwentaryzację środków pieniężnych na rachunkach bankowych należy przeprowadzić na dzień 31 grudnia 2014 r.

§ 2

Za przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób właściwy i zgodny z przepisami odpowiadają pracownicy komórki księgowości prowadzący ewidencję poszczególnych rodzajów aktywów, zgodnie z zakresami czynności. Ogólny nadzór nad inwentaryzacją i jej rozliczeniem oraz sporządzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej należy do głównego księgowego.

Dyrektor zakładu Ryszard Dołęga

Załącznik do zarządzenia nr 25/2014 z 12 września 2014 r.

Dyrektora Samorządowego Zakładu Budżetowego w Mogilnicy

Harmonogram

inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz należności od kontrahentów

Czynności Termin wykonania Osoby odpowiedzialne

Sporządzenie wydruków z kont analitycznych należności i szczegó- łowych kont kontrahentów oraz wydrukowanie z ewidencji kompu- terowej druków wezwań do potwierdzenia salda i ich wysłanie do kontrahentów

15–31.10.2014 Pracownicy księgowości zgodnie z zakresami obo- wiązków

Czas potrzebny na doręczenie wezwań do potwierdzenia sald kon- trahentom (za pośrednictwem poczty) oraz sporządzenia odpowiedzi przez kontrahentów i przesłania ich z powrotem do zakładu

3–29.11.2014 x

Sukcesywne dokonywanie porównania stanu w księgach rachunko- wych zakładu z wynikającym z odsyłanych przez kontrahentów po- twierdzeń i specyfikowanie rozbieżności

10.11.2014–15.12.2014 Pracownicy księgowości zgodnie z zakresami obo- wiązków

Sukcesywne wyjaśnianie przyczyn rozbieżności i ustalanie odpowied-

niego sposobu ich likwidacji 1–31.12.2014 Główny księgowy przy

udziale pracowników księ- gowości zgodnie z zakresa- mi obowiązków Czas potrzebny do sporządzenia przez banki potwierdzeń sald i prze-

słania ich jednostce 2–9.01.2015 x

Porównanie stanu w księgach rachunkowych zakładu z wynikającym z potwierdzeń przesłanych przez bank, wyspecyfikowanie rozbieżno- ści, wyjaśnianie przyczyn ich powstania oraz ustalanie odpowiedniego sposobu ich likwidacji

2–12.01.2015 Główny księgowy przy udziale pracowników księ- gowości zgodnie z zakresa- mi obowiązków Sporządzenie protokołu z inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald

i jej rozliczenia 12–14.01.2015 Główny księgowy

Zaopiniowanie propozycji co do: uznania należności za przedawnio- ne, skierowania dochodzenia należności na drogę sądową, umorzenia należności z urzędu itp.

14.01.2015 Radca prawny i główny księgowy

Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia inwentaryzacji 14–15.01.2015 Dyrektor zakładu Ujęcie i rozliczenie wyników inwentaryzacji w księgach rachunko-

wych do 15.01.2015 Pracownicy księgowości

Sporządzenie sprawozdania z inwentaryzacji i przedstawienie dyrekto-

rowi zakładu wniosków poinwentaryzacyjnych do 30.01.2015 Główny księgowy

Uwaga! Część terminów nakłada się na siebie, ponieważ prace prowadzone są sukcesywnie do spły- wu dokumentów od kontrahentów, np. zanim zostaną wysłane wezwania do ostatnich kontrahentów, ci, którzy otrzymali je pierwsi, mogli już je odesłać.

Potwierdzenia stanu aktywów pieniężnych zgromadzonych na rachunkach ban- kowych, papierów wartościowych w formie zdematerializowanej oraz należności (w tym udzielonych pożyczek) trzeba dokonać na ostatni dzień roku obrotowego, czyli 31 grudnia (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor).

Ponieważ jednak w jednostkach organizacyjnych, które mają dużo należności wy- magających potwierdzenia, dochowanie tego terminu ze względów technicznych byłoby niewykonalne w czasie pozwalającym na terminowe zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego, uor w art. 26 ust. 3 pkt 1 dopuszcza przepro- wadzenie tej inwentaryzacji w odniesieniu do należności (z wyłączeniem środków pie- niężnych na rachunkach bankowych i papierów wartościowych w formie zdematerializo- wanej) w okresie od początku ostatniego kwartału roku obrotowego do 15 dnia roku po nim następującego, pod warunkiem ustalenia stanu przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego w drodze potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynika- jącego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji należności istotne jest ustalenie ter- minu (daty), na jaki jednostka będzie uzgadniać saldo. W tym zakresie w praktyce przyjmowane są rozwiązania przedstawione w tabeli 1.

Tabela 1. Rozwiązania w zakresie terminu, na jaki następuje uzgodnienie sald z kontrahentem

Przyjęte rozwiązanie Zastosowanie w praktyce

Inwentaryzację przeprowadza się według stanu na ostatni dzień roku obrotowego w ciągu dwóch pierw- szych tygodni roku następnego.

Rozwiązanie mogą zastosować bardzo małe jednostki organizacyjne, w których występuje od kilku do kilkunastu sald należności wymagają- cych uzgodnienia. Wyniki tej inwentaryzacji są wiarygodne, ponieważ im późniejszą datę ma uzgadniane saldo, tym większa pewność, że odzwierciedla rzeczywistą wielkość uzgadnianej należności.

Inwentaryzację przeprowadza się w ostatnim kwarta- le roku obrotowego i dwóch pierwszych tygodniach roku następującego po nim według stanu na jeden konkretny dzień, ustalony jednolicie dla wszystkich kontrahentów przez kierownika jednostki w zarządze- niu inwentaryzacyjnym, niezależnie od tego, kiedy bę- dzie dla nich wystawiane wezwanie do uzgodnienia salda.

Rozwiązanie nadaje się dla jednostek średniej wielkości, gdzie liczba sald wymagających uzgodnienia jest znaczna. Przyjęcie jednego dnia do rozliczania jest wygodne, jeśli wezwania do potwierdzenia salda są wystawiane automatycznie i w krótkim czasie oraz natychmiast wysyłane. Z tego rozwiązania mogą skorzystać jednostki, w których obsada kadrowa księgowości jest na tyle duża w stosunku do wyko- nywanych zadań, że spiętrzenie prac z zakresu uzgodnienia sald nie spowoduje zaniedbań w innych zakresach.

Inwentaryzację przeprowadza się w ostatnim kwar- tale roku obrotowego i dwóch pierwszych tygo- dniach roku następującego po nim, przy czym przy wystawianiu potwierdzeń sald stosuje się różne daty w zależności od grupy, do jakiej należy uzgad- niane saldo, np. dokonuje się podziału na grupy kontrahentów. I tak, jeśli na kontach kontrahentów, z którymi transakcje są dokonywane w ciągu roku obrotowego incydentalnie i salda należności są niskie

Rozwiązanie nadaje się dla jednostek średniej wielkości i jednostek dużych, gdzie liczba sald wymagających uzgodnienia jest znaczna, a rozrachunki z kontrahentami stanowią dużą pozycję o skompli- kowanej strukturze, których ewidencję prowadzi – niezależnie od siebie – wielu pracowników. Wymaga bardzo dużej dokładności w dokumentowaniu wyników uzgodnień, tak aby nie pomylić dat, we- dług których dokonywane są uzgodnienia z poszczególnymi kontra- hentami, ponieważ może to być przyczyną powstawania pozornych niezgodności. Rozwiązanie pozwala na rozłożenie w czasie prac

– uzgodnień dokonuje się wcześniej (np. według stanu na 1 października w okresie od 15 do 31 paź- dziernika), natomiast jeśli na kontach kontrahentów, z którymi jednostka prowadzi powtarzające się okre- sowe rozliczenia i salda są wysokie – inwentaryzuje się je w terminie jak najbliższym dnia bilansowego (np. według stanu na 1 grudnia w okresie od 15 grud- nia do 15 stycznia roku kolejnego). Inne możliwości podziału kontrahentów na grupy to np. alfabetycznie według nazw, według dnia sporządzenia wezwania, według oddalenia siedziby kontrahenta od siedziby jednostki, zaczynając od kontrahentów o najbardziej przeterminowanych należnościach.

związanych z uzgadnianiem sald, tak aby wykonywać je w miarę moż- liwości, nie zaniedbując przy tym innych obowiązków i pilnując jedynie, aby zmieścić się w terminie ustawowym wynikającym z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor. Wyniki tej inwentaryzacji są najbardziej wiarygodne, jeśli po- działu kontrahentów dokonano z zastosowaniem kryterium wysokości salda i liczby operacji wykonywanych z danym kontrahentem, ponie- waż im późniejszą datę ma uzgadniane saldo, tym większa pewność, że odzwierciedla rzeczywistą wielkość uzgadnianej należności. Wiąże się to z tym, że ryzyko popełnienia błędu przy ustalaniu ostatecznego salda na 31 grudnia przy okazji księgowania na kontach zespołu 2

„Rozrachunki i rozliczenia” zwiększeń i zmniejszeń wynikających z ope- racji wykonywanych z kontrahentami, pomiędzy datą uzgodnienia sal- da a dniem bilansowym, jest tym mniejsze, im mniej jest tych operacji.

Należności wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w kwocie wymaganej za- płaty, a więc obejmującej zarówno należność główną, jak i należności uboczne, do których zalicza się m.in. odsetki za zwłokę (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor).

W jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych obowiązuje częstsza wycena należności, ponieważ odsetki od niespłaconych należności ujmuje się w ich księgach rachunkowych nie rzadziej niż na koniec każdego kwartału w wysokości odse- tek należnych na ostatni dzień tego kwartału (§ 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla bud- żetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, sa- morządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; dalej:

rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

W związku z tymi zapisami uzgodnienie sald należności przeterminowanych (czyli takich, których wymagalny termin płatności upłynął przed dniem, na który dokonuje się ich uzgodnienia) powinno objąć zarówno kwoty należności głównych, jak i naliczo- nych przez jednostkę odsetek za zwłokę.

2.2.2. Przeprowadzanie uzgodnień

Prace związane z potwierdzaniem sald najlepiej rozpocząć od zrobienia ogólnego wydru- ku z ewidencji analitycznej (zbiorczo dla wszystkich kontrahentów z saldami wymagają- cymi uzgodnienia) oraz kartotek szczegółowych dla tych kontrahentów – na dzień, na jaki będą uzgadniane salda.

Wydruk ogólny służy do zamieszczania na nim informacji o terminie wysłania we- zwania do uzgodnienia salda, terminie odesłania i wyniku uzgodnień, a także o nieode- słaniu potwierdzenia lub odesłaniu wezwania z uwagami na temat niezgodności (jest to dokumentacja robocza – odrębnie sporządzana przez każdego pracownika prowadzącego ewidencję należności wymagających uzgadniania).

Kartoteki szczegółowe służą natomiast do pobrania danych koniecznych do wysta- wienia wezwań do potwierdzenia salda w sytuacji, gdy są one wystawiane ręcznie (jeśli system drukuje automatycznie wezwania, nie ma potrzeby drukowania kartotek analitycz- nych). Zamiast wydruków ogólnych można stosować zestawienia tabelaryczne, według podanego wzoru.

POLEĆ ZNAJOMEMU –www.infor.pl/oferta

Wzór 3. Zestawienie tabelaryczne dokumentujące fakt przeprowadzenia i wyniki uzgodnienia sald z kontrahentami – konto 201 w Samorządowym Zakładzie Budżetowym w Mogilnicy

Lp.

Nazwa i numer kartoteki kontrahenta

Dzień, na jaki doko- nywane jest

uzgodnie- nie¹

Kwota należności

(zł) Data

doręczenia wezwania kontrahen-

towi

Data otrzyma-

nia od- powiedzi od kontra- henta

Wynik

uzgodnienia Uwagi² głównej ubocz-

nych 1. ZEW

sp. z o.o.

– 201/2-1

2.10.2014 12 390,00 x 16.10.2014 19.10.2014 Zgodne x

2. Renoma S.A.

– 201/2-2 3.10.2014 50 400,00 25,89 18.10.2014 x Uiszczone

w całości 21.10.2014 r.

(BDW nr 67/10/2014)

Saldo uznane za uzgod- nione – kwota została uiszczona w całości łącznie z odsetkami na dzień zapłaty.

3. KOKS sp. z o.o.

– 201/2-5

3.10.2014 21 800,00 x 18.10.2014 x x Wezwanie zostało zwró-

cone z adnotacją, że nie podjęto go w terminie.

Próby skontaktowania się z firmą telefonicznie i wysłania wezwania faksem (16.10, 23.10, 20.11, 10.12.2014 r.) nie przyniosły żadnego re- zultatu. Konieczna jest zmiana metody inwen- taryzacji na weryfika- cję z dokumentami.

4. Nit sp. z o.o.

– 201/2-6 16.10.2014 78 900,00 x 20.10.2014 24.10.2014 Niezgodne Według kontrahenta zobowiązanie wynosi 87 900 zł. Kontrola dokumentów źródło- wych wykazała czeski błąd popełniony przy księgowaniu należności w jednostce.

5. Kolex S.A.

– 201/2-7 16.10.2014 23,20 45,69 20.10.2014 24.10.2014 Niezgodne Kontrahent odpisał na- leżności na skutek ich przedawnienia z dniem 11.08.2014 r.

Sporządził: referent księgowy – Anna Koniecpolska Sprawdził: główna księgowa – Małgorzata Malec

1 Jeśli jednostka dokonuje uzgodnień na jeden, wybrany przez kierownika jednostki dzień, tę rubrykę można

pominąć, odnotowując dzień w tytule zestawienia („Zestawienie tabelaryczne dokumentujące fakt przepro- wadzenia i wyniki uzgodnienia sald z kontrahentami za rok 2014, według stanu na 1 października 2014 r.”).

Jeśli dni uzgodnień są różne dla różnych kontrahentów, należy wpisać właściwą datę i na ten dzień sporządzić z konta szczegółowego kontrahenta wydruk, który będzie załącznikiem do zestawienia.

2 Rubryka „uwagi” przeznaczona jest do wpisywania różnych uwag dotyczących należności kontrahenta, np.

o możliwości jej szybkiego przedawnienia się, o nieodesłaniu przez kontrahenta potwierdzenia – zamiast cze- go kontrahent uregulował w całości należność objętą wezwaniem, o zwrocie z poczty z adnotacją: „adresat nieznany” lub „pismo nie zostało podjęte w wyznaczonym czasie” lub „odmowa przyjęcia pisma”, a także o dalszym postępowaniu wdrożonym w sytuacji, gdy dłużnik kwestionuje istnienie lub wysokość salda.

Wszystkie załączniki do zestawienia (wydruki z ksiąg rachunkowych, odcinki we- zwań do potwierdzenia sald, faksy, pisma w sprawie wyjaśnienia różnic, kserokopie dowodów wpłaty i inne) powinny być ułożone w kolejności wynikającej z liczby po- rządkowej nadanej kontrahentowi w zestawieniu, w sposób ułatwiający ich szybkie odszukanie. Zdecydowanie pomaga to w bieżącej pracy z zestawieniem, które powinno być uzupełniane w miarę pojawiania się nowych informacji.

Główny księgowy przed zebraniem danych od wszystkich pracowników i sporządzeniem protokołu zbiorczego z przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald z kontrahentami powinien sprawdzić dane zawarte w zestawieniach z załączonymi do niego wydrukami z ewidencji analitycznej oraz dokumentacją z uzgadniania sald.

Do udokumentowania faktu przeprowadzenia uzgodnienia salda z kontrahentem służy znormalizowany druk wezwania do uzgodnienia salda. Można go stosować zarówno do potwierdzania sald należności, jak i do potwierdzania wartości papierów wartościowych w formie zdematerializowanej (po dokonaniu pewnych modyfikacji).

Wezwanie do uzgodnienia salda wystawia główny księgowy lub inny wyznaczony pra- cownik komórki księgowości, do obowiązków którego należy przeprowadzanie uzgodnień sald aktywów. Znormalizowany druk składa się z trzech odcinków:

●

● pierwszy (oznaczony literą A) i drugi (oznaczony literą B) wysyła się do kontrahen- ta (dłużnika), który po sprawdzeniu salda powinien odesłać odcinek B do wierzyciela, natomiast odcinek A pozostawić w swojej dokumentacji inwentaryzacyjnej – dłużnik w ten sposób niejako automatycznie ma potwierdzone saldo swoich zobowiązań,

Kup dowolne produkty lub prenumeraty za minimum 50 zł w naszym sklepie

i weź udział w konkursie.

www.sklep.infor.pl/konkurs

Wyprzedzaj zmiany

i wygraj samochód!

●

● trzeci (oznaczony literą C) pozostaje w dokumentacji inwentaryzacyjnej wierzyciela (w razie nieodesłania potwierdzenia salda przez dłużnika służy on udokumentowaniu wywiązania się przez wierzyciela z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji należ- ności w drodze uzgodnienia sald, co jest konieczne, aby w przypadku braku odzewu od dłużnika zmienić metodę inwentaryzacji z uzgodnienia sald na weryfikację z doku- mentacją źródłową).

Niezależnie od wzoru stosowanego druku wezwania do uzgodnienia salda należności, powinno ono w treści zawierać elementy wskazane w ramce.

Obowiązkowa treść wezwania do uzgodnienia salda

1. Nazwa i adres jednostki wysyłającej żądanie potwierdzenia salda oraz tej, do której jest ono kierowane.

2. Data wystawienia wezwania oraz data, według której ustalany jest stan potwierdzanej na- leżności.

3. Kwota należności – osobno należy podać kwotę należności głównej oraz należności ubocznych (odsetek).

4. Wskazanie dokumentu, z którego należność wynika (nazwa, numer i data dowodu księgo- wego), oraz wskazanie jej rodzaju i wymagalnego terminu płatności.

5. Podpis osoby występującej o potwierdzenie salda.

Niepodanie wymienionych w ramce informacji na temat należności może spowodo- wać niemożność uzgodnienia sald, np.:

●

● niepodanie daty, według której wykazana została należność do uzgodnienia, może spo- wodować, że dłużnik porówna salda na dzień wystawienia pisma, a to może spowodo- wać pozorną niezgodność sald,

●

● wykazanie kwoty należności łącznie z odsetkami za zwłokę (bez odrębnego ich wy- szczególnienia) może spowodować kwestionowanie salda przez dłużnika, który może w swoich księgach nie mieć wycenionych należności z odsetkami ze względu na inne terminy dokonywania tej wyceny, niż obowiązują np. w jednostkach budżetowych i sa- morządowych zakładach budżetowych,

●

● niewskazanie dokumentów, z których wynikają należności, może wprowadzać w błąd dłużnika, jeśli wierzyciel dokonywał rozliczania opóźnionych płatności na odsetki za zwłokę i należność główną, w sytuacjach gdy dłużnik wpłacał jedynie z opóźnieniem kwoty wystarczające na pokrycie należności głównej,

●

● podawanie wymagalnego terminu płatności pozwala na ocenę stopnia przeterminowa- nia należności zaległych i ewentualne uzgodnienia na temat odpisywania należności przedawnionych.

Przedstawiamy wzór (str. 20) wypełnionego potwierdzenia salda należności, gdzie dłuż- nik zgadza się z kwotami zawartymi w wezwaniu (odcinki A i B, niezamieszczony odci- nek C jest jednakowy z treścią odcinka A).

Wzór 4. Wezwanie do potwierdzenia salda należności od kontrahenta

Pierwsza strona druku (odcinek A)

Oznaczenie nadawcy (wierzyciela): Miejsce i data wystawienia:

Samorządowy Zakład Budżetowy Mogilnica, 12 listopada 2014 r.

ul. Kolonia 3 46-987 Mogilnica

Oznaczenie adresata (dłużnika):

Revita sp. z o.o.

ul. Truskawkowa 5/8 46-987 Mogilnica

Wezwanie do potwierdzenia salda

Stosownie do uregulowań zawartych w przepisach ustawy z 29 września 1994 r. o rachunko- wości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.) informujemy, że Państwa zadłużenie wobec naszej jednostki według stanu na dzień 31 października 2014 r., zgodnie z naszą ewidencją księgową prowadzoną na koncie 201/56/Revita sp. z o.o., wynosi 26 135 zł. Na kwotę tę skła- dają się należności z tytułu:

Lp. Oznaczenie dowodu źródłowego

Data wystawienia

dowodu źródłowego

Rodzaj należności Wymagalny termin płatności

Kwota należności główna odsetki

za zwłokę 1. Faktura

nr 9/09/2014 30.09.2014 r. Czynsz dzierżawny 20.10.2014 r. 1 210,00 9,91

2. Faktura

nr 10/10/2014 31.10.2014 r. Czynsz dzierżawny 20.11.2014 r. 24 915,09 x

x x x x x x

x x x x x x

Razem 26 125,09 9,91

Wzywamy Państwa do potwierdzenia zgodności powyższego salda z danymi ujętymi w Pań- stwa księgach rachunkowych przez wypełnienie drugiej strony niniejszego pisma i odesłanie jej na nasz adres. W przypadku niezgodności wskazanego przez nas salda z saldem ujętym w księgach rachunkowych naszej jednostki prosimy o wyspecyfikowanie różnic.

Odsetki za zwłokę zostały wyliczone na dzień sporządzenia wezwania – kwota ta ulegnie zmianie stosownie do dnia faktycznej zapłaty należności.

Podpis osoby upoważnionej ze strony wierzyciela:

Główna księgowa – Małgorzata Malec

Druga strona druku (odcinek B)

Oznaczenie nadawcy (dłużnika): Miejsce i data wystawienia:

Revita sp. z o.o. Mogilnica, 17 listopada 2014 r.

ul. Truskawkowa 5/8 46-987 Mogilnica

Oznaczenie adresata (wierzyciela):

Samorządowy Zakład Budżetowy ul. Kolonia 3

46-987 Mogilnica

Potwierdzenie salda

Potwierdzam zgodność/nie potwierdzam zgodności* wskazanego przez Państwa salda nasze- go zobowiązania na dzień 31 października 2014 r., wynoszącego:

Lp. Oznaczenie dowodu źródłowego

Data wystawienia

dowodu źródłowego

Rodzaj należności Wymagalny termin płatności

Kwota należności główna odsetki

za zwłokę 1. Faktura

nr 9/09/2014 30.09.2014 r. Czynsz dzierżawny 20.10.2014 r. 1 210,00 9,91

2. Faktura

nr 10/10/2014 31.10.2014 r. Czynsz dzierżawny 20.11.2014 r. 24 915,09 x

x x x x x x

x x x x x x

Razem: 26 125,09 9,91

* właściwe podkreślić

Podpis osoby upoważnionej ze strony wierzyciela:

Główny księgowy – Kazimiera Ławniczak

Dłużnik, odsyłając potwierdzenie salda, może:

●

● potwierdzić je w całości,

●

● potwierdzić je w części, kwestionując tylko wybrane należności,

●

● odmówić potwierdzenia salda, z podaniem przyczyny odmowy.

Specyficzną formą potwierdzenia salda jest niezwłoczna zapłata należności, bez od- syłania druku potwierdzenia do wierzyciela (wynika ona ze zwyczaju stosowanego w ra- chunkowości). Może ona być uznana przez wierzyciela za uzgodnienie salda, jeśli należ- ność została uregulowana w całości (kwota główna, ewentualne należności uboczne).

Kolejnym etapem uzgadniania sald, po zebraniu pism od kontrahentów, jest porównanie danych wynikających z odpowiedzi na wezwania o potwierdzenie salda z saldami ujęty- mi w ewidencji księgowej jednostki. I tak w przypadku:

●

● potwierdzenia salda przez kontrahenta bez zastrzeżeń – należy odnotować w zestawieniu roboczym datę otrzymania odpowiedzi i ustaloną wielkość salda,

●

● otrzymania od kontrahenta pisma, w którym kwestionuje on wysokość salda – należy niezwłocznie przystąpić do czynności mających na celu ustalanie przyczyny powstania różnic, od której zależy sposób ich likwidacji.

Przykładowe przyczyny niezgodności, w podziale na etapy, na jakich powstają, ujęto w tabeli. 2

Tabela 2. Przyczyny powstawania niezgodności sald rozrachunków z kontrahentami

Etap 1 – przekazywanie korespondencji pomiędzy jednostkami

Dotarcie do kontrahenta wezwania do potwierdzenia salda, zanim dotarła do niego faktura (rachunek).

Zaginięcie faktury (rachunku), zanim dotarła do kontrahenta lub zagubienie jej w jednostce.

Etap 2 – ujmowanie w księgach rachunkowych rozrachunków zarówno u wierzyciela, jak i dłużnika

Niezaksięgowanie faktury przez kontrahenta (z powodu opóźnienia w księgowaniu).

Ujęcie należności (zobowiązania) w innej kwocie niż wynikająca z dokumentu źródłowego na skutek popełnienia błędu przy wpisy- waniu danych do ksiąg (zawyżenie bądź zaniżenie kwoty).

Ujęcie zobowiązań po stronie należności lub należności po stronie zobowiązań.

Odpisanie przez jedną ze stron należności (zobowiązania) z powodu upływu okresu jej przedawnienia, bez poinformowania o tym fakcie drugiej strony.

Dokonanie potrącenia należności i zobowiązań niezgodnie z obowiązującym prawem.

Etap 3 – ujmowanie w księgach rachunkowych rozrachunków u wierzyciela

Popełnienie błędu rachunkowego polegającego na zaewidencjonowaniu wpłaty na poczet należności w wysokości niższej niż fak- tycznie była wniesiona przez dłużnika.

Przypisanie należności niewłaściwemu kontrahentowi lub zaksięgowanie wpłaty na poczet należności innego kontrahenta.

Dokonanie przez wierzyciela rozliczenia wpłaty na poczet przeterminowanych należności na należność główną i odsetki, w sytu- acji gdy wpłacona kwota nie pokrywała w całości przeterminowanych należności wraz z odsetkami, bez poinformowania o tym dłużnika.

Ujęcie rozrachunków jednego kontrahenta na kilku kontach analitycznych spowodowane wprowadzeniem do ksiąg nieprawidło- wych danych na temat jego nazwy, adresu i/lub numeru identyfikacji podatkowej.

Przypisanie kontrahentowi należności, która nigdy nie powstała (np. na skutek niewywiązania się przez kontrahenta z umowy bądź rezygnacji przez jednostkę z jej realizacji).

Nieujęcie na koncie analitycznym wpłaty kontrahenta na skutek takiego opisania przez niego dowodu wpłaty, że nie można było ustalić, od kogo i na poczet czego została wniesiona (w związku z czym została ona zaewidencjonowana na koncie 245 „Wpływy do wyjaśnienia”).

Wyjątkowe prezenty dla Prenumeratorów! Sprawdź –www.infor.pl/oferta

Po otrzymaniu od kontrahenta pisma z wyspecyfikowanymi różnicami należy nie- zwłocznie wszcząć postępowanie wyjaśniające na podstawie dokumentów źródłowych znajdujących się w jednostce:

●

● faktur, rachunków,

●

● postanowień o potrąceniu,

●

● dowodów wpłaty,

●

● poleceń księgowania,

●

● umów o realizację dostaw lub usług,

●

● dokumentacji prowadzenia egzekucji należności.

Dokumenty te trzeba porównać z zapisami w ewidencji analitycznej. Pozwoli to wy- eliminować błędy w księgach rachunkowych wierzyciela i w ten sposób efekt uzgodnienia salda zostanie osiągnięty. Jeśli przeprowadzone postępowanie wyjaśniające nie wykaże błędów w księgach wierzyciela (rozbieżność salda może być wynikiem błędów w księgach zarówno u jednej, jak i u drugiej strony), należy kontynuować uzgodnienia z kontrahen- tem tak długo, aż obie strony zgodzą się co do istnienia i wysokości należności. Jeśli do tego nie dojdzie, jedyną możliwością jest ustalenie jej wysokości na drodze sądowej i przymusowe wyegzekwowanie spłaty. Ostateczną decyzję w takiej sprawie powinien po- dejmować kierownik jednostki po uzyskaniu opinii radcy prawnego na temat możliwości jednostki dochodzenia zapłaty przed sądem (należy ocenić przede wszystkim dokumenta- cję źródłową, a także ekonomiczną opłacalność dla jednostki wszczynania sprawy sądowej w przypadku należności, których koszty dochodzenia mogą być wyższe niż one same).

Z punktu widzenia przeprowadzania inwentaryzacji, należności takie należy zaliczyć do należności spornych, przeksięgowując je na konto 240 „Pozostałe rozrachunki” – anali- tycznie np. 240/5 „Należności sporne i roszczenia”, a następnie zinwentaryzować je metodą weryfikacji z dokumentacją źródłową, przyjmując, że ich wielkość jest zgodna z danymi posiadanymi przez wierzyciela (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego potwierdzenia salda, czy- li przyjęcia domniemania, że jeśli dłużnik nie odeśle odpowiedniego odcinka wezwania do potwierdzenia salda, to wierzyciel może uznać je za realne. Dlatego w przypadkach, w których wierzyciel otrzymuje:

●

● zwrotne pisma od doręczycieli z adnotacjami: „adresat nieznany”, „pismo niepodjęte w terminie”, „odmowa przyjęcia pisma”,

●

● dowód doręczenia wezwania, ten jednak nie odsyła w ustawowym terminie pisma zwrotnego,

należy podjąć próby skontaktowania się z dłużnikiem, np. telefonicznie, za pomocą pocz- ty elektronicznej, za pośrednictwem danych kontaktowych podanych na stronach interne- towych dłużników, w celu uzyskania informacji na temat braku odpowiedzi na wezwanie i ewentualnego ustalenia ogólnego stanu firmy (która ze względu na trudną sytuację finan- sową może unikać kontaktów z kontrahentami i dążyć do uzyskania w efekcie tego przedaw- nienia swoich zobowiązań). Jeśli mimo podejmowanych prób nie uda się uzyskać potwier- dzenia salda należności od wierzyciela, fakt ten należy odnotować w zestawieniu roboczym.

Sytuacja taka jest podstawą do zmiany metody inwentaryzacji tych należności na weryfika- cję z dokumentacją źródłową, gdzie należność przyjmuje się za potwierdzoną w wysokości wynikającej z dokumentów będących w posiadaniu wierzyciela (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).