WERYFIKACJA SALDA KONTA 245 „WPŁYWY DO WYJAŚNIENIA”

Konto 245 służy do ewidencjonowania wpłat dokonanych na rachunek bankowy jedno- stki, których nie można przypisać do żadnego dłużnika albo do określonego tytułu do-chodów. Kwoty na nim ewidencjonowane powinny być przez cały rok na bieżąco wyjaśniane i albo zwracane wpłacającemu, albo zaliczane do właściwych dochodów budżetowych. Niemniej jednak może zdarzyć się, że konto na koniec roku obrotowego będzie wykazywało saldo Ma oznaczające stan niewyjaśnionych wpływów. Jako inne ak-tywa, niewymienione wprost w uor, saldo to podlega inwentaryzacji w drodze weryfikacji (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Weryfikacja w tym przypadku polega na sprawdzeniu prawidło-wości zaewidencjonowanych na koncie dowodów wpłat i dowodów zwrotów bądź zaliczeń na dochody budżetowe (prawidłowości kwot, ujęcia dowodu zgodnie z treścią operacji

gospodarczej). W wielu przypadkach saldo tego konta zmniejsza się znacznie po prze-prowadzeniu rocznej inwentaryzacji należności metodą uzgodnienia sald z kontrahentami i metodą weryfikacji należności z dokumentacją źródłową, kiedy udaje się zidentyfikować pochodzenie i przeznaczenie wpłat.

Wyniki inwentaryzacji salda konta 245 można odnotować na wydruku analitycznym do konta, zaznaczając przy każdej pozycji jej zgodność lub nie z dokumentem źródłowym (adnotacje „zg”, „nzg”). Jeśli w wyniku inwentaryzacji sald innych kont rozrachunkowych uda się zidentyfikować części niewyjaśnionych wpływów, najlepiej jest sporządzić proto-kół, w którym należy wykazać:

●

● saldo niewyjaśnionych wpłat przed inwentaryzacją,

●

● wpływy zidentyfikowane – z podaniem dokumentów, które temu służyły, i sposobu rozliczenia wpłaty (przelew na konto dochodów, przelew na konto depozytów, zwrot wpłacającemu).

3.2.7. Weryfikacja zapasów składników ewidencjonowanych na kontach:

310 „Materiały”, 330 „Towary”, 600 „Produkty gotowe i półfabrykaty”

Zapasy rzeczowych składników aktywów obrotowych ewidencjonowanych na kontach:

310 „Materiały”, 330 „Towary”, 600 „Produkty gotowe i półfabrykaty” przechowywane w magazynach:

●

● własnych jednostki – inwentaryzuje się w drodze spisu z natury,

●

● obcych – powinny być inwentaryzowane poprzez uzgodnienie sald.

Natomiast weryfikacji podlegają zapasy ww. składników majątkowych w przypadku, gdy znajdują się w magazynach obcych, a przechowujący je kontrahenci nie potwierdzili ich salda (art. 26 ust. 1 i 2 uor).

Pracownicy przeprowadzający weryfikację porównują zapisy w ewidencji księgo- wej z dowodami nabycia zapasów przekazanych kontrahentom z protokołami przekaza-nia (w których powinny być określone ilości i wartości poszczególnych asortymentów).

Wykrywane przez nich rozbieżności dotyczą zazwyczaj błędów w księgowaniu (błędy rachunkowe, zaewidencjonowanie operacji niezgodnie z dokumentem źródłowym, księgo- wanie operacji niezgodnie z treścią ekonomiczną – na niewłaściwym koncie). Odpowied-nie zapisy korygujące te błędy wprowadza się do ksiąg rachunkowych.

Przeprowadzenie tej inwentaryzacji należy udokumentować np. w formie adnotacji na wydrukach z kont analitycznych (poprzez zamieszczenie adnotacji „zg”, „nzg”), a w przy-padku stwierdzenia niezgodności – w formie protokołu skonstruowanego analogicznie do protokołu weryfikacji konta 221.

3.2.8. Weryfikacja rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów

Ewidencję rozliczeń międzyokresowych prowadzi się na kontach: 640 „Rozliczenia między-okresowe kosztów” i 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Generalnie konta te służą do rozliczania w czasie przychodów i kosztów według zasady wyrażonej przez art. 6 ust. 2 uor, zgodnie z którym dla zapewnienia współmierności przychodów i związa- nych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza-ne są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres

sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Salda tych kont, oznaczające odpowiednio:

1) konto 640: Wn – koszty przyszłych okresów, Ma – rezerwy na wydatki przyszłych okre-sów,

2) konto 840: Ma – stan rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów,

inwentaryzuje się jako inne aktywa i pasywa, niewymienione wprost w uor, w drodze wery-fikacji (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Pracownicy przeprowadzający weryfikację w tym przypadku sprawdzają prawidłowość zaewidencjonowanych na tych kontach operacji gospodarczych poprzez porównanie zapi-sów ksiąg rachunkowych z dokumentacją źródłową.

Koszty międzyokresowe rozliczane najczęściej w jednostkach sektora publicznego to:

koszty płatnych z góry za kilka okresów ubezpieczeń, prenumerat wydawnictw, czynszów najmu czy dzierżawy, a także koszty całorocznego odpisu na ZFŚS czy większych remon- tów środków trwałych. Koszty odpisuje się według stawek okresowych ustalanych najczęś-ciej jako iloraz kwoty kosztów do rozliczenia w danym okresie i liczby przypadających w tym czasie okresów sprawozdawczych. Przy inwentaryzacji salda tego konta należy zwrócić uwagę na prawidłowość ustalenia stawek kosztów w dokumentach źródło-wych i prawidłowość ujęcia odpisów z tytułu międzyokresoźródło-wych kosztów na koncie.

Natomiast do przychodów przyszłych okresów w jednostkach sektora publicznego zalicza się zaliczki i przedpłaty otrzymane od odbiorców jednostki, na poczet przyszłych dostaw i usług, a także wartość należności długoterminowych przypisanych na koncie 226, np. z tytułu sprzedaży nieruchomości, których spłata ceny została rozłożona na raty. W ra-mach weryfikacji salda tego konta sprawdza się m.in. prawidłowość:

●

● zarachowania przyjętych z góry wpłat w poprzednim okresie do przychodów okresu sprawozdawczego, w którym dostawy (usługi) zostały wykonane,

●

● zaliczenia do właściwych przychodów równowartości należności z tytułu dochodów budżetowych rozłożonych na raty, które w danym roku stały się wymagalne i uległy przeniesieniu z konta 226 na konto 221.

Oprócz zwykłych błędów w przepisywaniu kwot z dokumentów źródłowych do ksiąg rachunkowych – podczas weryfikacji można wykryć błędy w ustaleniu kwot kosztów (przychodów) przypadających do rozliczenia w danym okresie. W celu ich likwidacji wprowadza się odpowiednie korekty do zapisów księgowych.

Przeprowadzenie tej inwentaryzacji należy udokumentować np. w formie adnotacji na wydrukach obrotów i sald z kont syntetycznych (poprzez zamieszczenie adnotacji „zg”,

„nzg”), a w przypadku stwierdzenia niezgodności – w formie protokołu skonstruowanego analogicznie do protokołu weryfikacji konta 221.

3.2.9. Weryfikacja funduszy jednostki (własnych i specjalnych)

Do ewidencji funduszu jednostki (czyli równowartości majątku trwałego i obrotowego jed-nostki i ich zmian) służy konto 800 „Fundusz jednostki”, które na koniec roku wykazuje

saldo Ma oznaczające stan funduszu jednostki. Jako inne pasywa, niewymienione wprost w uor, saldo to podlega inwentaryzacji w drodze weryfikacji (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Pracownicy dokonujący weryfikacji w tym przypadku sprawdzają prawidłowość za-ewidencjonowanych na koncie operacji gospodarczych, tj.:

●

● zgodność z odpowiednimi dokumentami wartości funduszu początkowego, w jaki zo-stała wyposażona jednostka w chwili utworzenia,

●

● zgodność z dowodami źródłowymi zapisów dokonanych na koncie 800 w zakresie zmniejszeń i zwiększeń funduszu (w tym prawidłowość kwot, a także zgodność z treś-cią ekonomiczną konta),

●

● prawidłowość ustalenia salda.

Do funduszy specjalnych zalicza się ZFŚS, którego stan wyraża saldo Ma kon-ta 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, oraz różne fundusze celowe, któ-rych stany wyraża saldo Ma konta 853 „Fundusze celowe”. Właściwą metodą ich inwen-taryzacji – podobnie jak w przypadku konta 800 – jest weryfikacja zapisów dokonanych w księgach z dokumentacją źródłową. Zakres weryfikacji jest taki sam jak w przypadku konta 800.

Niezgodności stwierdzane w wyniku tej weryfikacji zazwyczaj dotyczą pomyłek w księgowanych kwotach, księgowaniu operacji po niewłaściwej stronie konta, księgowa-niu operacji niepodlegających ewidencji na poszczególnych kontach. W przypadku kont:

851 i 853, przy okazji weryfikacji, mogą być także wykrywane nielegalne zmniejszenia funduszy (np. niezgodne z obowiązującymi przepisami finansowanie z ZFŚS wydatków jednostki) lub zmniejszenia spowodowane defraudacją.

Po wyjaśnieniu przyczyn błędy w księgowaniu powinny być poprawione poprzez wprowadzenie do ksiąg odpowiednich zapisów korygujących. Jeśli chodzi o nielegalne zmniejszenia funduszu, należy dokładnie ustalić ich kierunki i w przypadku:

●

● nielegalnego finansowania wydatków jednostki – obliczyć bezprawnie wypłacone kwoty i niezwłocznie dokonać ich zwrotu,

●

● dokonania defraudacji – ustalić osoby odpowiedzialne i jej wielkość oraz powiadomić organa ścigania.

Do dokumentowania weryfikacji funduszy służą:

1) wydruki z kont syntetycznych i analitycznych na dzień inwentaryzacji (według stanu na 31 grudnia roku obrotowego);

2) protokoły weryfikacji, z których powinno wynikać:

●

● jakie dokumenty zostały wykorzystane do weryfikacji,

●

● jakie zostały stwierdzone rozbieżności i co było ich przyczyną,

●

● kto i kiedy przeprowadził weryfikację.

Niektóre jednostki rezygnują ze sporządzania odrębnych protokołów – wszystkie poda-ne informacje wpisywane są wówczas na wydrukach z ewidencji księgowej.

Weryfikacja powinna być przeprowadzana przez pracowników księgowości, którzy nie są odpowiedzialni za prowadzenie poszczególnych kont (zwłaszcza w przypadku fundu-szy specjalnych, ze względu na możliwość fałszowania wyników inwentaryzacji w celu ukrycia defraudacji), pod nadzorem głównego księgowego.

POLEĆ ZNAJOMEMU –www.infor.pl/oferta