3. Weryfikacja sald
3.2. Przeprowadzanie weryfikacji na podstawie przykładów wybranych aktywów i pasywów
● należności są możliwe do uzyskania,
●
● należności nie uległy przedawnieniu,
●
● jednostka nie ma zobowiązań przeterminowanych,
●
● w księgach rachunkowych jednostki są ujęte i amortyzowane wyłącznie faktycznie używane przez nią wartości niematerialne i prawne.
3.2. Przeprowadzanie weryfikacji na podstawie przykładów wybranych aktywów i pasywów
Pracownicy przeprowadzający weryfikację porównują salda kont analitycznych poszcze-gólnych aktywów i pasywów z dokumentacją źródłową w określonej kolejności – najlepiej według numerów kart kontowych. Ustalenia w kwestii wyników tego porównania należy odnotować na bieżąco w protokole cząstkowym (dotyczącym danego konta syntetycznego).
Protokół cząstkowy powinien zawierać:
●
● numer kartoteki kontowej,
●
● wysokość salda na 31 grudnia roku obrotowego, na który przeprowadzana jest inwentary-zacja, dokumenty, z którymi je porównano, oraz wynik porównania (zgodne, niezgodne),
●
● w przypadku sald niezgodnych – przyczynę powstania niezgodności i propozycję jej likwidacji.
Protokół cząstkowy podpisuje pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji danego składnika majątkowego oraz członkowie komisji weryfikacyjnej. Za zebranie wy-ników inwentaryzacji ujętych w protokołach cząstkowych w jednym protokole weryfikacji sald i za sprawdzenie poprawności wyników tej inwentaryzacji odpowiada główny księ-gowy jednostki.
Przedstawiamy – krok po kroku – sposób weryfikowania aktywów i pasywów najczęś-
ciej występujących w jednostkach sektora publicznego, w kolejności według kont synte-tycznych ustalonych dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont.
Jednostki ustalające plany kont we własnym zakresie (np. posiadające osobowość prawną) z podanych informacji mogą korzystać odpowiednio, uwzględniając pewne spe-cyficzne różnice występujące w ich ewidencji księgowej.
3.2.1. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na koncie 011 „Środki trwałe”
Przede wszystkim weryfikuje się ilość i wartość gruntów oraz praw zaliczanych do nieruchomości (prawo użytkowania wieczystego), ewidencjonowanych na koncie 011
„Środki trwałe”, analitycznie w grupie 0 – „Grunty” KŚT.
Weryfikację tę należy przeprowadzać na podstawie odpowiednich dokumentów – ich rodzaje przedstawiamy w tabeli 4.
Tabela 4. Dokumenty stosowane przy weryfikacji salda grupy 0 konta 011
Rodzaj dokumentu Weryfikowane dane
Dla wszystkich jednostek organizacyjnych:
●
● akty notarialne stanowiące podstawę nabycia lub zby-cia (kupna, sprzedaży, darowizny, w tym w całości lub w określonej wielkości udziału, zamiany, wniesienia aportem do spółki),
●
● akty notarialne stanowiące podstawę otrzymania grun-tu przez jednostkę w użytkowanie wieczyste (np. gdy jednostka samorządu terytorialnego otrzymuje grunt w użytkowanie wieczyste od Skarbu Państwa),
●
● zawiadomienia z ewidencji geodezyjnej o podziale (sca-leniu) gruntów, o zmianie powierzchni gruntów na sku-tek ponownego ustalenia granic działek i ich powierzch-ni, o zmianie klasyfikacji użytkowej gruntów lub aktualne wydruki z ewidencji geodezyjnej itp. (Uwaga! Ponieważ zawiadomienia nie zawierają wartości gruntów, mogą jedynie być podstawą ustalenia aktualnego stanu wła-dania gruntem.)
Czy jednostka jest właścicielem (użytkownikiem wieczy-stym), trwałym zarządcą gruntu?
Jaki jest faktyczny stan władania gruntem?
Czy jednostka ma na własność, w użytkowaniu wieczystym lub w trwałym zarządzie całą działkę gruntu, czy tylko udział w nich i w jakiej części?
Dla jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowo-ści prawnej: decyzje o otrzymaniu nieruchomoosobowo-ści w trwały zarząd wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym
Czy ilość, rodzaj i wartość gruntu (prawa użytkowania wie-czystego) wykazane w księgach rachunkowych są zgodne z dokumentacją źródłową?
W przypadku jednostek samorządu terytorialnego: decyzje komunalizacyjne oraz arkusze wyceny, z których wynika wartość gruntów, nieokreślona w decyzjach komunaliza-cyjnych
PRZYKŁAD
Urząd gminy na koncie 011 ewidencjonuje grunty stanowiące własność gminy, z których część została oddana w użytkowanie wieczyste osobom prawnym i fizycz-nym. Miesiąc temu gmina nabyła prawo użytkowania wieczystego gruntów Skarbu Państwa. Jak w księgach rachunkowych należy ewidencjonować w takich przypad-kach użytkowanie wieczyste, żeby odróżnić te dwie sytuacje, np. na potrzeby inwen-taryzacji?
W zgłoszonym problemie należy odróżnić dwie sytuacje ewidencyjne: sposób ewi- dencjonowania w księgach urzędu gminy gruntów stanowiących jej własność, odda- nych w użytkowanie wieczyste innym podmiotom, od sposobu ewidencjonowania grun-tów, które gmina nabyła w użytkowanie wieczyste od Skarbu Państwa.
Sytuacja I
To, że gmina, która jest właścicielem gruntu, oddała go w użytkowanie wieczyste in-nemu podmiotowi, nic nie zmienia w sposobie ewidencji tego gruntu w jej księgach rachunkowych jako właściciela. Grunt figuruje w nich nadal na koncie 011, w grupie 0, w odpowiedniej klasie (w zależności od jego rodzaju). Oddanie gruntu nie wpływa na jego wartość (ani jej nie zwiększa, ani nie zmniejsza). Jedynie fakt oddania go w użyt-kowanie wieczyste należałoby odnotować na karcie indywidualnej gruntu (w ewidencji szczegółowej, zaznaczając podstawę oddania – numer i datę aktu notarialnego, okres oddania i użytkownika wieczystego).
Sytuacja II
Gmina jako nabywca użytkowania wieczystego ewidencjonuje w swoich księgach ra-chunkowych na koncie 011 w grupie 0 nie grunt, a prawo użytkowania wieczystego.
Prawo to ma swoją osobną wartość (wynikającą z aktu notarialnego), zupełnie niezależ- ną od wartości samego gruntu, na którym ustanowiono użytkowanie wieczyste. W kar-totece analitycznej należy zaznaczyć, że jest to prawo użytkowania gruntu określonego rodzaju, o określonej powierzchni i wartości. Należy też odnotować podstawę nabycia (numer i datę aktu notarialnego oraz okres, na jaki zostało ustanowione). Zgodnie z ob-jaśnieniami zawartymi w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów z 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), prawo użytkowania wieczy- stego gruntu ewidencjonuje się w grupie 0, sklasyfikowane w odpowiednich grupowa-niach – w zależności od gruntu, którego dotyczy.
Problemy z przeprowadzeniem i rozliczeniem inwentaryzacji gruntów i prawa użytko-wania wieczystego mają te jednostki (zwłaszcza urzędy stanowiące aparat pomocniczy jednostek samorządu terytorialnego), które w ogóle nie prowadzą ewidencji analitycznej dla grupy 0 konta 011 bądź prowadzą ją tylko w części (tylko dla gruntów zakupionych lub otrzymanych po roku 1990), bądź prowadzą ją w sposób nieprawidłowy (z podaniem wyłącznie łącznej powierzchni i wartości gruntów poszczególnych rodzajów (rolnych, leśnych, przemysłowych itp.). W ten sposób nie można powiązać pojedynczego obiek-tu inwentarzowego (działki gruntu wyodrębnionej geodezyjnie) z zapisami księgowych
urządzeń analitycznych – nie można nawet stwierdzić, czy działka taka w ogóle została zaliczona do ilości i wartości wykazanej na koncie 011. Jedynym wyjściem z sytuacji, jakie może być zastosowane w tym przypadku, jest ustalenie w drodze inwentaryzacji przeprowadzanej metodą weryfikacji sald z dokumentacją źródłową liczby i wartości po- szczególnych działek gruntu i założenie na podstawie wyników tej inwentaryzacji ewiden-cji analitycznej gruntów, połączone z weryfikacją salda konta syntetycznego 011.
Błędy wykrywane w wyniku weryfikacji w jednostkach prowadzących ewidencję ana-lityczną gruntów oraz możliwe i zgodne z prawem sposoby ich eliminacji ujęto w tabeli 5.
Tabela 5. Przykłady różnic inwentaryzacyjnych wykrywanych przy weryfikacji zapisów na koncie 011 w zakresie gruntów i sposoby ich likwidacji
Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne i przyczyny ich powstania
Sposoby likwidacji niezgodności pomiędzy dokumentacją a księgami rachunkowymi Nieujęcie w ewidencji księgowej faktu nabycia lub zbycia
gruntu w czasie od poprzedniej inwentaryzacji na skutek niedostarczenia przez odpowiednią komórkę organizacyjną dowodów OT – „Przyjęcie środka trwałego”, PT – „Przyję-cie/przekazanie środka trwałego”, LT – „Likwidacja środka trwałego”.
Sporządzić dowody OT, PT, LT na podstawie aktów notarial-nych czy decyzji o nieodpłatnym przekazaniu i ująć operacje w księgach rachunkowych pod datą 31 grudnia roku, za który przeprowadzana jest inwentaryzacja.
Zaewidencjonowanie w księgach wartości i powierzchni ca-łej działki gruntu, mimo że jednostka ma w niej tylko udziały (albo nabyła udziały, albo powstały one na skutek sprzedaży udziałów w gruncie związanych z lokalem mieszkalnym lub użytkowym, który jest trwale związany z gruntem).
Przeanalizować dokumenty (zwłaszcza jeśli sprzedaż udzia-łów była rozłożona w czasie) i ustalić stan władania nieru-chomością na dzień inwentaryzacji. Wartość działki (obiektu inwentarzowego) powinna odpowiadać posiadanemu udzia-łowi (wartość zbytych udziałów musi być wyksięgowana na podstawie dokumentu LT – „Likwidacja środka trwałego”), aktualna wielkość udziału powinna być wykazana na koncie syntetycznym 011 oraz odnotowana w kartotece analitycznej środka trwałego.
Brak w ewidencji gruntów oddanych w użytkowanie
wieczy-ste osobom prawnym i fizycznym. Wartość gruntów oddanych w użytkowanie wieczyste powin-na powin-nadal figurować w ewidencji bilansowej jednostki. Oddanie ich w użytkowanie wieczyste nie zmienia nic po stronie właś-ciciela gruntu, zmiana jest odnotowywana jedynie w księgach rachunkowych nabywcy, który powinien zaewidencjonować w niej wartość nabytego prawa.
Ujęcie w ewidencji jednostki nabytego przez nią prawa użyt-kowania wieczystego gruntu w kwocie odpowiadającej cenie gruntu, zamiast w wartości nabytego prawa.
Jednostka nabywająca grunt w użytkowanie wieczyste nie staje się jego właścicielem, stąd w jej księgach rachunkowych powinno być wyraźnie zaznaczone, że nabyła jedynie prawo do gruntu, a nie sam grunt, i prawo to należy ująć w jego war-tości wynikającej z aktu notarialnego.
Nieujęcie w ewidencji gruntów działek, które zostały nabyte w drodze komunalizacji, ponieważ w decyzjach komunali-zacyjnych nie była określona ich wartość (nieprawidłowość dotyczy jednostek samorządu terytorialnego).
Dokonać wyceny gruntów zgodnie z zasadami określonymi w art. 28 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 uor, czyli wycenić ich wartość we-dług ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przed-miotu i wprowadzić do ksiąg rachunkowych.
Niewłaściwe ustalenie wartości początkowej gruntu (np. nie-doliczenie do ceny opłat notarialnych i innych związanych z nabyciem gruntu).
Na podstawie dokumentów źródłowych ustalić i skorygować wartość początkową poszczególnych obiektów inwentarzo-wych.
Doprowadzenie do powstania różnic dotyczących po-wierzchni i numerów posiadanych działek odnotowanych w ewidencji analitycznej do konta 011 w stosunku do danych ujawnionych w ewidencji geodezyjnej, powstałych na skutek nieuwzględnienia w księgach rachunkowych zmian wynika-jących z dokonywanych podziałów i scaleń gruntów, ponow-nego ustalenia granic działek i pomiarów ich powierzchni, zmian klasyfikacji użytkowej.
Różnice te powinny być ujawniane w księgach rachunkowych na podstawie zawiadomień otrzymywanych przez jednostki z ewidencji geodezyjnej. Należy je nanosić wyłącznie w ewi-dencji analitycznej, chyba że mają one wpływ na wartość gruntu (np. po zmniejszeniu powierzchni czy zmianie klasy-fikacji użytkowej).
Ze względu na konieczność odczytywania specyficznych danych zawartych w wydru- kach z ewidencji geodezyjnej i innych dokumentów dotyczących nieruchomości, w wery-fikacji ilości i wartości gruntów – oprócz pracownika księgowości – powinien brać udział także pracownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za gospodarowanie nierucho-mościami jednostki.
Kolejną grupą w ewidencji księgowej, która podlega weryfikacji, są środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (np. rurociągi przesyłowe cieczy i gazów, linie telekomunikacyjne, linie elektroenergetyczne, zbiorniki cieczy i gazów), ewidencjonowa- ne na koncie 011, analitycznie najczęściej w grupie 2 „Obiekty inżynierii lądowej i wod-nej” KŚT. Weryfikację tę należy przeprowadzać na podstawie odpowiednich dokumentów – ich rodzaje przedstawiamy w tabeli 6.
Tabela 6. Dokumenty stosowane przy weryfikacji salda grupy 2 konta 011
Rodzaj dokumentu Weryfikowane dane
Dla wszystkich jednostek:
●
● dokumenty stanowiące dowód nabycia (umowy kupna, pro-tokoły przekazania w nieodpłatne użytkowanie) wraz z do-wodami OT – „Przyjęcie środka trwałego”,
●
● dokumenty stanowiące dowód zbycia lub likwidacji (umowy sprzedaży, protokoły przekazania w nieodpłatne użytkowa-nie, protokoły rozbiórki, dowody złomowania wraz z dowoda-mi PT – „Przyjęcie/przekazanie środka trwałego”, LT – „Likwi-dacja środka trwałego”,
●
● dokumenty stanowiące dowód wytworzenia lub ulepszenia we własnym zakresie wraz z dowodami OT – „Przyjęcie środ-ka trwałego” lub OT „Ulepszenie środśrod-ka trwałego”
Czy jednostka jest właścicielem (trwałym zarządcą) środków trwałych w podanej ilości i wartości?
Czy w księgach zostały uwzględnione wszystkie zmiany stanu środków trwałych wynikające z ich wytworzenia, nabycia, zby-cia, likwidacji lub ulepszenia (rozbudowy, modernizacji)?
Czy prawidłowo zostały określone granice i wartość poszczegól-nych obiektów liniowych?
Błędy wykrywane w wyniku weryfikacji środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony (na przykładzie środków trwałych zaliczanych do grupy 2 KŚT ewiden-cjonowanych na koncie 011), oraz możliwe i zgodne z prawem sposoby ich eliminacji ujęto w tabeli 7 na str. 48.
Tabela 7. Przykłady różnic inwentaryzacyjnych wykrywanych przy weryfikacji zapisów na koncie 011 w zakresie grupy 2 KŚT i sposoby ich likwidacji
Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne i przyczyny ich powstania
Sposoby likwidacji niezgodności pomiędzy dokumentacją a księgami rachunkowymi Nieujęcie operacji nabycia (np. przyjęcia w wyniku
zakoń-czonej inwestycji), zbycia (np. nieodpłatnego przekazania do innej jednostki) lub likwidacji (np. na skutek całkowi-tego zniszczenia w wyniku klęski żywiołowej) przepro-wadzonych w czasie od poprzedniej inwentaryzacji na skutek niedostarczenia przez odpowiednią komórkę orga-nizacyjną dowodów OT – „Przyjęcie środka trwałego”, PT – „Przyjęcie/przekazanie środka trwałego”, LT – „Likwida-cja środka trwałego”.
Sporządzić dowody OT, PT, LT na podstawie protokołów odbioru inwestycji, decyzji o nieodpłatnym przekazaniu, protokołu zniszczeń lub rozbiórki i ująć operacje w księgach rachunkowych pod datą 31 grudnia roku, za który przepro-wadzana jest inwentaryzacja.
Nieprawidłowe ujęcie w ewidencji analitycznej obiektów liniowych w łącznej wartości, bez podziału na obiekty in-wentarzowe, którymi są poszczególne odcinki tych obiek-tów, niepozwalające na ustalenie wielkości i wartości poszczególnych obiektów.
Na podstawie dokumentów źródłowych (najczęściej OT – „Przyjęcie środka trwałego” lub PT – „Przyjęcie/przekaza-nie środka trwałego”) należy założyć prawidłową ewidencję analityczną liniowych obiektów inwentarzowych, przypi-sując poszczególnym odcinkom wartość ich wytworzenia, z uwzględnieniem dokonanych ulepszeń.
Ujęcie nakładów na ulepszenie istniejących obiektów
linio-wych jako odrębnych obiektów inwentarzolinio-wych. Na podstawie dokumentów OT – „Przyjęcie środka trwa-łego” należy przypisać poszczególne nakłady na ulepsze-nie obiektów liniowych w ewidencji analitycznej do właś-ciwych obiektów, zwiększając ich wartość początkową (trzeba zwrócić uwagę, że w ten sposób pozornie zmaleje liczba obiektów inwentarzowych środków trwałych w ewi-dencji analitycznej przy niezmienionej wartości ogółem środków trwałych).
Ustalenie wartości początkowej obiektów liniowych zani-żonej lub zawyzani-żonej w stosunku do faktycznie poniesio-nych nakładów na ich wytworzenie, na skutek błędów w wyliczeniach bądź nieprawidłowej kwalifikacji kosztów przy wycenie wartości początkowej środków trwałych przyjmowanych z inwestycji.
Na podstawie dokumentów OT – „Przyjęcie środka trwałe-go” należy przeanalizować nakłady zaliczone do wartości początkowej poszczególnych obiektów inwentarzowych i skorygować, tj.:
●
● pomniejszyć o nakłady niedotyczące danego obiektu bądź niestanowiące kosztów środków trwałych w bu-dowie,
●
● powiększyć o koszty omyłkowo pominięte lub przypisa-ne nie do tego obiektu.
Ze względu na potrzebę identyfikacji obiektów inwentarzowych i analizę kosztów za-liczanych do ich wartości początkowej, w weryfikacji liczby i wartości budowli trudno dostępnych – oprócz pracownika księgowości – powinien brać udział także pracownik ko-mórki organizacyjnej odpowiedzialnej za prowadzenie procesów inwestycyjnych obiektów liniowych.
Przedstawiamy wzory protokołów z weryfikacji gruntów, prawa użytkowania gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi.
Wyjątkowe prezenty dla Prenumeratorów! Sprawdź –www.infor.pl/oferta
Wzór 9. Protokół z weryfikacji środków trwałych z grupy 0 – grunty
Nazwa jednostki (pieczęć): Data sporządzenia: 5 marca 2015 r.
Urząd Gminy Mogilnica ul. Rynek 1
46-987 Mogilnica
Protokół weryfikacji aktywów: prawo użytkowania wieczystego gruntów, według stanu na 31 grudnia 2014 r.
Konto 011, grupa 0 – grunty:
Dokumenty użyte
przy weryfikacji Wyniki
weryfikacji Wyjaśnienie różnic
Proponowany sposób likwidacji nieprawidłowości
1. 27/2 25 900 1. Decyzja komunalizacyjna nr 124/1997 z 15 maja 1997 r.
2. Aktualny wydruk z ewidencji geodezyjnej z potwierdze-niem własności gminy
Zgodne x x działkę w drodze darowizny od osoby fizycznej pod poszerzenie drogi gminnej; wartość darowi-zny strony określiły na 15 000 zł
Niezgodne
– 15 000 Saldo zaniżone – war-tość nie została ujęta w ewidencji, ponieważ referat gospodarki nieruchomościami nie przekazał stosownej dokumentacji do działu księgowości
Wprowadzić do ksiąg rachunkowych naby-cie działki pod datą 31 grudnia 2014 r.
3. 145 90 000 1. Decyzja komunalizacyjna nr 35/1999 z 18 maja 1999 r., dotycząca całej działki o po-wierzchni 500 m2. 2. Akt notarialny Rep. A 31/2014
z 15 czerwca 2014 r. – gmina zbyła 1/2 działki
Niezgodne
– 45 000 Saldo zawyżone – referat gospodarki nierucho-mościami nie przekazał stosownej dokumentacji do działu księgowości
Wprowadzić do ksiąg sprzedaż 50% udziału w gruncie pod datą 31 grudnia 2014 r.
Razem 115 900 x Nadwyżka
starsza księgowa – Milena Wieczorek
inspektor ds. gospodarki gruntami – Anna Majcher
Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji: referent księgowy – Joanna Gajowa Sprawdził: główna księgowa – Renata Majer
Zatwierdził: wójt gminy – Arkadiusz Szczygieł
Wzór 10. Protokół z weryfikacji środków trwałych z grupy 0 – prawo użytkowania wieczystego gruntów
Nazwa jednostki (pieczęć): Data sporządzenia: 5 marca 2015 r.
Urząd Gminy Mogilnica ul. Rynek 1
46-987 Mogilnica
Protokół weryfikacji aktywów: prawo użytkowania wieczystego gruntów, według stanu na 31 grudnia 2014 r.
Konto 011, grupa 0 – użytkowanie wieczyste gruntów:
Lp.
Numer działki gruntu według ewidencji geodezyjnej w użytkowaniu
wieczystym
Dokumenty użyte
przy weryfikacji Wyniki
weryfikacji Wyjaśnienie różnic Proponowany sposób likwidacji nieprawidłowości
w ewidencji Akt notarialny Rep.
A 49/2014 z 11 czerwca 2014 r. – prawo użytko-wania wieczystego na gruntach Skarbu Pań-stwa nabyte nieodpłat-nie w drodze zamiany, wartość została ustalo-na ustalo-na 78 000 zł
Niezgodne
– 78 000 Saldo zaniżone – wartość nieujęta w ewidencji, poważ referat gospodarki nie-ruchomościami nie przeka-zał stosownej dokumentacji do działu księgowości
Wprowadzić do ksiąg rachunkowych naby-cie prawa do działki
starsza księgowa – Milena Wieczorek
inspektor ds. gospodarki gruntami – Anna Majcher
Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji: referent księgowy – Joanna Gajowa Sprawdził: główna księgowa – Renata Majer
Zatwierdził: wójt gminy – Arkadiusz Szczygieł
Wzór 11. Protokół z weryfikacji środków trwałych z grupy 0 – środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony
Nazwa jednostki (pieczęć): Data sporządzenia: 6 marca 2015 r.
Urząd Gminy Mogilnica ul. Rynek 1
46-987 Mogilnica
Protokół weryfikacji aktywów – środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, według stanu na 31 grudnia 2014 r.
Konto 011, grupa 2:
Lp. Numer inwen-tarzowy i nazwa środka trwałego
Wartość według ewidencji księgowej
Dokumenty użyte
przy weryfikacji Wyniki
weryfikacji Wyjaśnienie różnic Proponowany sposób likwidacji
nieprawid-łowości 1. 2/21/210/5
– kanalizacja ściekowa (odcinek ul. Rymanowskie-go – Dębice)
560 980 OT nr 15/2009
z 12.06.2009 Zgodne x x
2. 2/21/210/1 – wo-dociąg (odcinek ul. Rynek 1 – ul. Długa 34)
700 600 1. Decyzja komunali-zacyjna nr 35/1999 z 18 maja 1999 r.
na wartość 700 600 zł.
2. OT nr 26/2014 z 12.06.2014 – modernizacja na kwotę 123 500 zł
Niezgodne
– 123 500 Saldo zaniżone – war-tość została nieujęta w ewidencji, ponieważ referat inwestycji nie przekazał stosownej dokumentacji do dzia-łu księgowości
Wprowadzić do ksiąg zwiększenie wartości środka trwałego pod datą 31 grudnia 2014 r.
3. 2/21/210/6 – kanalizacja ściekowa (odcinek ul. Rymanowskie-go – Dębice II)
190 000 OT nr 27/2014
z 12.06.2014 Nierealne Jako odrębny środek trwały zaewidencjo-nowano nakłady na modernizację już ist-niejącego odcinka ka-nalizacji ściekowej
Dokonać zmian w ewiden-cji analitycznej środków trwałych, zlikwidować od-rębny obiekt inwentarzo-wy o numerze 2/21/210/6, a o wartość nakładów modernizacyjnych po-większyć wartość środka
starsza księgowa – Milena Wieczorek inspektor ds. inwestycji – Daniel Majcher
Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji: referent księgowy – Joanna Gajowa Sprawdził: główna księgowa – Renata Majer
Zatwierdził: wójt gminy – Arkadiusz Szczygieł
3.2.2. Weryfikacja składników ewidencjonowanych na kontach:
011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 014 „Zbiory biblioteczne”, 016 „Dobra kultury” – przypadki szczególne
Generalnie aktywa rzeczowe ewidencjonowane na kontach: 011, 013, 014 i 016 podlegają inwentaryzacji metodą spisu z natury, a jeśli zostały oddane w użytkowanie lub na przecho-wanie innym podmiotom – w drodze uzgodnienia salda z kontrahentem. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji w przypadku tych składników majątkowych jest wyjątkiem od tych zasad i może mieć miejsce w trzech przypadkach przedstawionych w tabeli 8.
Tabela 8. Weryfikacja składników aktywów ewidencjonowanych na kontach:
011, 013, 014, 016
Przypadek szczególny Rodzaj dokumentów Weryfikowane dane
1. Weryfikacja składników mająt-kowych znajdujących się poza jednostką u innych podmiotów (oddanych im do użytkowania lub na przechowanie), w przypadku gdy te jednostki, w których się aktualnie znajdują, nie potwierdzą ich stanu, ustalonego w drodze spisu z natury
Dokumenty, na podstawie których składniki majątkowe zostały przekaza-ne innym jednostkom: umowy najmu, dzierżawy, bezpłatnego użyczenia, przechowania wraz z załączonymi do nich szczegółowymi protokołami przekazania, w których wymienione są pojedynczo wszystkie przekazywane obiekty inwentarzowe
Czy jednostka faktycznie przekazała składniki majątkowe innej jednostce (w określonej liczbie i wartości)?
Czy okres tego powierzenia, wynikający z umowy, nie minął, w związku z czym należałoby wszcząć procedury ich od-zyskania od kontrahentów?
2. Weryfikacja egzemplarzy księgo-zbiorów wypożyczonych czytelni-kom, innym bibliotekom lub odda-nych do konserwacji
Rejestry i ewidencje, np. zbiorów odda-nych do oprawy lub konserwacji, a dla materiałów wypożyczonych – karty czytelników lub karty książek, rewersy
Rejestry i ewidencje, np. zbiorów odda-nych do oprawy lub konserwacji, a dla materiałów wypożyczonych – karty czytelników lub karty książek, rewersy