Wyjątkowe prezenty dla Prenumeratorów!
3.2.6.5. WERYFIKACJA NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZAŃ EWIDENCJONOWANYCH NA KONCIE 240 „POZO- „POZO-STAŁE ROZRACHUNKI”
● przypisania kwot do zapłaty niezgodnie z określonymi w dokumentach źródłowych,
●
● nieprawidłowego zaewidencjonowania wpłat
Wprowadzić do ksiąg zapisy korygujące.
Figurowanie na koncie należności od byłych pracowników, które są przeterminowane lub które uległy przedawnieniu
W przypadku należności przeterminowanych niezwłocznie wszcząć działania mające na celu ich wyegzekwowanie.
Podjąć próby odzyskania należności przedawnionych, a jeśli dłużnicy powołają się na zarzut przedawnienia – odpisać je z konta.
Przenieść należności od byłych pracowników na konto 240 i wszcząć postępowanie egzekucyjne.
Figurowanie na koncie należności spornych Przenieść należności sporne (od chwili wniesienia pozwu do sądu) na konto 240.
Wyniki inwentaryzacji sald kont 231 i 234 powinno się dokumentować w podziale na rodzaje tytułów należności i zobowiązań ewidencjonowanych na tych kontach. Można do tego używać wydruków analitycznych i szczegółowych z poszczególnych kont, zaznacza-jąc na nich adnotacje „zg”, „nzg” przy każdym sprawdzonym dokumencie źródłowym.
W razie stwierdzenia niezgodności zaleca się sporządzenie protokołu konstruowanego analogicznie jak protokół do konta 221, do którego należy załączyć ww. wydruki.
3.2.6.5. WERYFIKACJA NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZAŃ EWIDENCJONOWANYCH NA KONCIE 240 „POZO-STAŁE ROZRACHUNKI”
Weryfikacja zapisów dokonanych w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową jest podstawową metodą dla inwentaryzowania należności i zobowiązań ewidencjonowa- nych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zaliczanych do innych należności i zobowią- zań, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 uor. Jeśli na koncie 240 jednostka ma zobowią-zania wobec kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe z tytułu wniesionych przez nich wadiów i zabezpieczeń, to dla tej części zobowiązań jednostka powinna otrzymać od kontrahentów wezwania do uzgodnienia sald.
Przy weryfikacji sald szczegółowych tego konta – oprócz pracownika księgowości – powinni brać udział także pracownicy innych komórek organizacyjnych (np. odpowie-dzialnych za sprzedaż nieruchomości, udzielenie zamówień publicznych, radca prawny
i inni – w zależności od weryfikowanych rozrachunków). Weryfikacji sald konta 240 do-konuje się na podstawie dokumentów podanych w tabeli 21 – dla ułatwienia zaprezento-wano je w podziale na tytuły należności i zobowiązań.
Tabela 21. Dokumenty stosowane przy weryfikacji sald szczegółowych konta 240
Rodzaje dokumentów Weryfikowane dane
I. Rozrachunki z tytułu sum depozytowych
1) wadia na przetargi i rokowania na sprzedaż (oddanie) w użytkowanie wieczyste nieruchomości Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego
1. Ogłoszenia o przetargach, rokowaniach
2. Dowody wpłat i zwrotu wadiów oraz ich przelewu na kon-to dochodów jednostki
3. Protokoły z przetargów (rokowań) wraz ze zleceniami zwrotu wadium wydanymi przez pracowników meryto-rycznych odnośnie do zwolnienia wadium uczestników przetargów, którzy nie zostali nabywcami nieruchomości 4. Akty notarialne nabycia nieruchomości wraz ze
zlecenia-mi pracowników merytorycznych odnośnie do zaliczenia na poczet ceny nieruchomości wadiów uczestników, któ-rzy nabyli nieruchomości
5. Zlecenia dokonania przelewu wadium na dochody jed-nostki wystawione przez pracowników komórek meryto-rycznych z powodu przepadku wadium uczestnika, który wygrał przetarg i odstąpił od zawarcia umowy, na rzecz jednostki
Czy wartość wadiów w ewidencji szczegółowej (u poszcze-gólnych wpłacających) odpowiada wartości wynikającej z dowodów źródłowych?
Czy na koncie depozytowym nie są przechowywane wadia, których termin zwrotu minął (w przypadku uczestników, którzy nie wygrali przetargu, bądź w przypadku przetargu unieważnionego)?
Czy na koncie depozytowym nie są przechowywane wadia, które powinny być przekazane na rachunek dochodów jed-nostki (zaliczone na poczet ceny sprzedaży bądź podlegają-ce przepadkowi na rzecz organizatora przetargu)?
Czy z konta depozytowego nie były przelewane środki w spo-sób nieuprawniony (np. nie był z nich finansowany deficyt je-dnostki samorządu terytorialnego lub nie były defraudowane przez pracowników jednostki)?
2) wadia na przetargi o udzielenie zamówienia publicznego i zabezpieczenia należytego wykonania umów o realizację zamówień publicznych
1. Ogłoszenia o postępowaniach w sprawie udzielenia za-mówień publicznych
2. Dowody wpłaty i zwrotu wadiów oraz zabezpieczeń nale-żytego wykonania umów, a także przelania ich na rachu-nek dochodów jednostki
3. Protokoły z postępowań wraz ze zleceniami pracowników merytorycznych odnośnie do zwolnienia wadium uczest-ników postępowań, którzy ich nie wygrali, bądź wszystkim uczestnikom postępowań unieważnionych
4. Umowy o dostawy lub usługi, wraz z wnioskami dostaw-ców (wykonawdostaw-ców) o zaliczeniu wadium na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub wraz ze zleceniami pracowników merytorycznych odnośnie
Czy wartość wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów w ewidencji szczegółowej prowadzonej odrębnie dla każdego kontrahenta odpowiada wartości wynikającej z do-wodów źródłowych (wpłaty, zwrotu)?
Czy na koncie depozytowym nie są przechowywane wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów, których ter-min zwrotu określony przepisami prawa już upłynął?
Czy na koncie depozytowym nie są przechowywane wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów, które powin-ny być przekazane na rachunek dochodów jednostki (pod-legające przepadkowi na rzecz organizatora postępowania lub podlegające zaliczeniu na poczet kosztów usuwania usterek i napraw wykonanych przez jednostkę w okresie gwarancji/rękojmi)?
do zwolnienia wadium dostawcy (wykonawcy), który wniósł wymagane zabezpieczenie należytego wykonania umowy
5. Zlecenia pracowników komórek merytorycznych zatrzy-mania przez jednostkę wadium uczestnika, który wygrał postępowanie i odstąpił od zawarcia umowy
6. Zlecenia pracowników komórek merytorycznych w spra-wie zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umów dostawcom (wykonawcom) z powodu upływu terminów rękojmi (gwarancji)
7. Zlecenia pracowników komórek merytorycznych w spra-wie zatrzymania kwot zabezpieczenia przez jednostkę z powodu:
●
● zaliczenia zabezpieczenia na poczet należności jed-nostki w razie nienależytego wykonania umowy bądź usterek stwierdzonych w okresie rękojmi (gwarancji),
●
● przedłużenia okresu zdeponowania zabezpieczenia (np. przedłużenia okresu gwarancji o okres naprawy składnika majątkowego, w którym jednostka nie mo-gła z niego korzystać)
Czy z konta depozytowego nie były przelewane środki w spo-sób nieuprawniony (np. nie był z nich finansowany deficyt jednostki samorządu terytorialnego bądź środki nie były de-fraudowane przez pracowników jednostki)?
Czy wszystkim dostawcom (wykonawcom) zwrócono za-bezpieczenia należytego wykonania umów z prawidłowo naliczonymi, należnymi im odsetkami wynikającymi z umo-wy rachunku bankowego (po dokonaniu potrąceń przewi-dzianych przepisami prawa)?
Czy na kontach kontrahentów nie figurują zobowiązania jed-nostki, które uległy przedawnieniu?
II. Rozliczenia z tytułu niedoborów, szkód i nadwyżek
Przy prawidłowo rozliczonej inwentaryzacji konto 240 na koniec roku obrotowego z tego tytułu nie powinno wykazywać żadnych sald, ponieważ ujęte na tym koncie nadwyżki, niedobory i szkody inwentaryzacyjne powinny być rozliczone i prze-księgowane na odpowiednie konta pod datą 31 grudnia roku obrotowego. Jeśli takie salda przechodzą w bilansie otwarcia z lat poprzednich, oznacza to, że inwentaryzacja, której dotyczą, nie została prawidłowo rozliczona. Należy sięgnąć do do-kumentacji źródłowej i wyjaśnić przyczyny takiego stanu, dążąc do prawidłowej likwidacji tych sald (jeśli nie zostaną one ponownie wykryte i rozliczone w ramach bieżącej inwentaryzacji).
III. Roszczenia sporne 1. Pisma dłużników (wierzycieli), kwestionujące istnienie lub
wysokość należności (zobowiązania)
2. Dokumenty źródłowe będące w posiadaniu jednostki (umowy, faktury, dowody wpłaty itp.)
3. Wezwania przedsądowe, pozwy, wyroki sądowe, ugody
Czy wartość należności i zobowiązań spornych ujęta w ewi-dencji odpowiada dokumentacji posiadanej przez jednostkę?
Czy na koncie nie figurują należności, zobowiązania zasą-dzone prawomocnym wyrokiem bądź z pozwów oddalonych przez sąd?
Czy na koncie nie figurują należności (zobowiązania) prze-dawnione?
IV. Należności z tytułu pożyczek z ZFŚS udzielonych byłym pracownikom zakładu (emerytom i rencistom) Pożyczki:
●
● umowy pożyczek,
●
● dowody naliczenia oprocentowania od udzielonej po-życzki
●
● dowody spłaty pożyczek,
Czy wartość należności od poszczególnych osób jest pra-widłowa (czy przypisane należności główne i oprocentowa-nie są zgodne z umową)?
Czy prawidłowo zostały na kontach analitycznych zaewiden-cjonowane spłaty należności głównych i odsetek?
●
● dowody prowadzenia egzekucji należności od osób zale-gających ze spłatą (lub od ich poręczycieli),
●
● dowody odpisania należności (np. w wyniku umorzenia lub przedawnienia)
Czy zostało wszczęte postępowanie mające na celu wy-egzekwowanie spłaty należności przeterminowanych (np.
zawarta ugoda z byłym pracownikiem o zmianie terminów i wysokości spłat, obciążenie spłatą poręczycieli itp.)?
Czy prawidłowo zaewidencjonowano zmniejszenia należno-ści głównej, oprocentowania i odsetek za zwłokę wynikające z umorzenia w całości lub części zobowiązań?
Czy na kontach nie figurują należności przedawnione?
Czy na kontach nie figurują należności od osób zmarłych?
Świadczenia odpłatne:
●
● dowody, z których wynikają kwoty należne od poszczegól-nych osób,
●
● dowody wpłaty należności,
●
● dowody zwrotu należności za świadczenia niewykorzy-stane
Czy poszczególnym osobom przypisano należności w od-powiednich kwotach i czy prawidłowo zaewidencjonowano dokonane przez nich wpłaty?
Czy wszystkie przypisane należności zostały opłacone w prawidłowej wysokości (niedopłaty, nadpłaty)?
Czy na koncie nie figurują należności nieistniejące (np. przy-pisane osobom, które zrezygnowały ze świadczeń odpłat-nych)?
Czy na kontach nie figurują należności przedawnione?
Czy na kontach nie figurują należności od osób zmarłych?
V. Należności z tytułu niedoborów i szkód wyrządzonych przez pracowników w mieniu pracodawcy Protokoły stwierdzające niedobory i szkody zawinione, na
pokrycie których pracownik wyraził zgodę
Czy poszczególnym pracownikom przypisano kwoty do zapłaty zgodne z określonymi w dokumentach źródłowych i czy dokonane przez nich wpłaty zostały zaewidencjonowa-ne w prawidłowej wysokości?
Pisma w sprawie rozłożenia spłaty zobowiązań przez pra-cowników w ratach lub w odroczonym terminie
Czy na koncie nie figurują należności przeterminowane, któ-re uległy przedawnieniu, od byłych pracowników, od pracow-ników zmarłych?
Dowody wpłaty należności
PRZYKŁAD
W jednostce budżetowej, po zmianie kierownictwa, przeprowadzono pierwszą od wielu lat inwentaryzację należności od pracowników, ewidencjonowanych na kon-tach 231 i 234. W wyniku tej inwentaryzacji okazało się, że na podanych konkon-tach figuruje wiele należności, które nie są w ogóle spłacane (część od byłych pracowni-ków z tytułu nierozliczonych zaliczek, w tym byłego kierownictwa jednostki, które pobrało duże stałe zaliczki oraz przyznawało sobie wynagrodzenie wielokrotnie za-wyżone w stosunku na należnego na podstawie obowiązujących przepisów). Część z tych należności uległa przedawnieniu. Nowe kierownictwo jednostki poleciło
nie-Wyjątkowe prezenty dla Prenumeratorów! Sprawdź –www.infor.pl/oferta
zwłoczne podjęcie egzekucji tych należności, a tam, gdzie nie będzie innego wyjścia – skierowanie spraw do sądu przez radcę prawnego. Jak należy takie należności (sporne, przedawnione) zaewidencjonować w księgach rachunkowych?
Co do należności przedawnionych wynikających ze stosunku pracy (nadpłacone wynagrodzenia, nierozliczone zaliczki), to zgodnie z art. 292 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, roszczeń przedawnionych nie można dochodzić, chyba że ten, przeciwko komu roszczenie przysługuje, zrzeka się korzystania z przedawnie-nia (przy czym zrzeczenie dokonane przed upływem przedawnienia jest nieważne).
W tych sprawach więc najpierw należy skontaktować się z dłużnikami i pobrać od nich pisemne oświadczenia o zrzeczeniu się korzystania z zarzutu przedawnienia.
Jeśli dłużnicy powołają się na przedawnienie należności, powinny one zostać nie-zwłocznie, decyzją kierownika jednostki, odpisane z poszczególnych kont dłużników w kwocie przedawnionej.
Należy zwrócić uwagę na dwie rzeczy:
●
● nadpłacone wynagrodzenia przedawniają się stopniowo, w kwotach nadpłaconych za dany miesiąc,
●
● razem z kwotą przedawnioną należności głównej przedawniają się także naliczone od tej kwoty odsetki za zwłokę.
Schemat. Ewidencja należności przedawnionych (nadpłacone wynagrodzenia – kwota prze-dawniona wynosi 2000 zł)
231 Rozrachunki
z tytułu wynagrodzeń 404 Wynagrodzenia 761 Pozostałe
koszty operacyjne
1) 2 000 2 000 (2 2 000 (1 2) 2 000
Objaśnienia do schematu:
1. Obciążenie z tytułu nadpłaconych wynagrodzeń – Wn 231, Ma 404 2. Odpisanie kwoty wynagrodzeń przedawnionych – Wn 761, Ma 231
Adekwatne księgowanie stosuje się w przypadku przedawnionych należności jedno-stki z tytułu nierozliczonych zaliczek, z tym, że zamiast konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” używa się konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, a zamiast konta 404 „Wynagrodzenia” – konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”.
Natomiast co do należności spornych, to w tym przypadku najpierw z chwilą skiero-wania sprawy na drogę sądową należy je przeksięgować z kont 231 i 234 na konto 240 (najlepiej, jeśli jest analitycznie wydzielone konto do księgowania roszczeń spor-nych, np.: 240/6 lub 246 itp.) oraz utworzyć od nich odpis aktualizujący. Należności będą figurowały na tym koncie aż do ostatecznego rozstrzygnięcia sprawy przez sąd (pozytywnego lub negatywnego dla jednostki).
Schemat. Ewidencja należności spornych (nadpłacone wynagrodzenie – 10 000 zł, koszty postę-powania sądowego – 1000 zł)
Sytuacja I – wyrok korzystny dla jednostki, która skierowała sprawę do sądu
231 Rozrachunki
z tytułu wynagrodzeń 404 Wynagrodzenia 240/6 Pozostałe rozrachunki (roszczenia sporne) 1) 10 000
4) 10 000 7) 1 000
10 000 (2 10 000 (8 1 000 (8
10 000 (1 2) 10 000 10 000 (4
290 Odpisy aktualizujące
należności 761 Pozostałe koszty
operacyjne 130 Rachunek
bieżący jednostki 6) 10 000
9) 1 000
10 000 (3 1 000 (7
3) 10 000 5) 1 000
8) 10 000 8) 1 000
1 000 (5
760 Pozostałe przychody operacyjne
10 000 (6 1 000 (9
Objaśnienia do schematu:
1. Obciążenie z tytułu nadpłaconych wynagrodzeń – Wn 231, Ma 404 2. Skierowanie sprawy na drogę sądową – Wn 240/6, Ma 231
3. Utworzenie odpisu aktualizującego na należność sporną – Wn 761, Ma 290
4. Ostateczny wyrok sądu, korzystny dla jednostki, obejmujący całą sporną należność – Wn 231, Ma 240/6 5. Opłacone przez jednostkę koszty postępowania sądowego – Wn 761, Ma 130
6. Rozwiązanie odpisu aktualizującego – Wn 290, Ma 760
7. Zasądzone do zwrotu koszty postępowania sądowego – Wn 231, Ma 290
8. Spłata zasądzonej należności wraz ze zwrotem kosztów postępowania sądowego – Wn 130, Ma 231 9. Przeniesienie otrzymanego przez jednostkę zwrotu kosztów sądowych – Wn 290, Ma 760
Sytuacja II – pozew oddalony przez sąd 231 Rozrachunki z tytułu
wynagrodzeń 240/6 Pozostałe rozrachunki
(roszczenia sporne) 290 Odpisy aktualizujące należności
1) 10 000 10 000 (2 2) 10 000 10 000 (3 3) 10 000 10 000 (4
761 Pozostałe koszty operacyjne 404 Wynagrodzenia
4) 10 000 10 000 (1
Objaśnienia do schematu:
1. Obciążenie z tytułu nadpłaconych wynagrodzeń – Wn 231, Ma 404 2. Skierowanie sprawy na drogę sądową – Wn 240/6, Ma 231 3. Oddalenie roszczenia przez sąd – Wn 290, Ma 240/6
4. Utworzenie odpisu aktualizującego na należność sporną – Wn 761, Ma 290
Dokumentowanie wyników inwentaryzacji salda konta 240 powinno się odbywać w podziale na rodzaje tytułów należności i zobowiązań ewidencjonowanych na tym kon-cie. Można do tego używać wydruków analitycznych i szczegółowych, zaznaczając na nich adnotacje „zg”, „nzg” przy każdym sprawdzonym dokumencie źródłowym. W razie stwierdzenia niezgodności zaleca się sporządzenie protokołu konstruowanego analogicz-nie jak protokół do konta 221, do którego należy załączyć ww. wydruki.