S TRUKTURA FUNKCJE TYPOLOGIA SYSTEMU INFORMACYJNEGO

W społeczeństwie informacyjnym jesteśmy otoczeni napływającą do nas zewsząd informacją. Odbieramy różnego rodzaju bodźce czy tego chcemy czy nie. Obecnie bodźców jest tak dużo, że umysł musi dokonywać selekcji informacji. Społeczeństwo zorganizowane jest w system w którym występuje ciągły i nie do końca kontrolowany przepływ wiadomości.

Podsystemy, obiekty, państwa, języki, kultury to niezależne i oddziaływujące wzajemnie elementy jednego wielkiego systemu w którym informacja jest jednym z kluczowych zasobów. Odwołując się do teorii systemów R. W. Griffin sugeruje, iż wszelkie organizacje wykorzystują cztery podstawowe rodzaje nakładów czy zasobów ze swego otoczenia: ludzie, pieniądze, rzeczy i informacje. Zasoby ludzkie obejmują uzdolnienia kierownicze i siłę roboczą. Zasoby pieniężne to kapitał finansowy wykorzystywany przez organizację do finansowania zarówno bieżącego, jak i długofalowego funkcjonowania. Zasoby rzeczowe obejmują surowce, pomieszczenia biurowe i produkcyjne oraz sprzęt. Zasoby informacyjne wreszcie to wszelkiego typu użyteczne dane niezbędne do skutecznego podejmowania decyzji³⁰.

Jednym z podstawowych elementów tego systemu może być obiekt gospodarczy, czyli układ społeczno techniczny realizujący określone zadania ekonomiczne. Informacja jest jednym z głównych aktywnych zasobów tego obiektu (podmiotu) gospodarczego.

Informacyjna aktywność gospodarcza podmiotu ukierunkowana jest na otoczenie rynkowe obiektu czyli ludzi, instytucje, systemy, warunki ekonomiczne, itp. Zarządzanie informacją jest tutaj kompleksowym pod względem zakresu i skoordynowanym czasowo ciągiem czynności: planowania, organizowania, nadzorowania, kontroli przebiegu wszelkich procesów informacyjnych przedsiębiorstwa. Podstawowe funkcje przetwarzania danych realizowane w obiekcie gospodarczym to:

29 S. Seneczyn (red), [2000]: Analiza i modelowanie systemu informacyjnego przedsiębiorstwa wybrane zagadnienia, Wyd. PŚ, Skrypty Uczelniane, Politechnika Śląska.

30 R. W. Griffin [1998]: Podstawy Zarządzania Organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, s. 36.

- 20 -

• gromadzenie,

• obróbka,

• prezentacja,

• archiwizacja,

• przesyłanie,

• udostępnianie zbiorów.

Jeżeli obiekt gospodarczy jest otwartym dynamicznym układem społeczno-technicznym, realizującym cele gospodarcze i złożonym z wielu podsystemów to szczególnie istotny jest w nim system informacyjny odpowiedzialny za gromadzenie, przetwarzanie, przechowywanie i transfer informacji zainteresowanym użytkownikom w sposób umożliwiający zarządzanie obiektem oraz jego poprawne funkcjonowanie³¹. Wszystkie funkcje realizowane w systemach informacyjnych (SI) zawsze opierają się na pewnych algorytmach. Przykład zastosowania algorytmu w SI ilustruje rys. 1.1. Algorytm jest to schemat postępowania opisujący krok po kroku wszystkie działania mające doprowadzić do oczekiwanego rezultatu końcowego.

Algorytm (ang. algorithm) to jednoznacznie sformułowany sposób postępowania, który w skończonej liczbie kroków umożliwia rozwiązanie zadania określonej klasy. Zakodowany w wybranym języku programowania zamienia się w program komputerowy³². Algorytm może być realizowany „ręcznie” przez człowieka (np. dzielenie pisemne, księgowanie) lub przez jakieś urządzenie. Jeśli tym urządzeniem jest komputer, to algorytm musi być zapisany w języku dla niego zrozumiałym i wtedy nosi nazwę programu komputerowego.

Rysunek 1. Zastosowanie algorytmu w systemie informacyjnym

Źródło: opracowania własne

W strukturze systemu informacyjnego możemy wyróżnić:

- nadawców informacji;

- odbiorców informacji;

- zasoby informacji;

- kanały informacyjne;

- metody i techniki przetwarzania informacji.

Systemy informacyjne możemy podzielić na:

- tradycyjne,

31 D. Bell [1973]: The Coming of Post-Industrial Society, A Venture in Social Forecasting, 1st ed., Basic Books, New York, s. 183.

32 P. Adamczewski [2005]: Słownik informatyczny, Wydawnictwa HELION, Gliwice, s. 94.

Dane wejściowe

Algorytm

przetwarzania Dane wyjściowe

- 21 -

- informatyczne.

Do podstawowych funkcji systemu informacyjnego zaliczyć możemy:

- gromadzenie informacji, - przetwarzanie informacji, - przechowywanie informacji, - prezentowanie informacji, - przesyłanie informacji.

Rozwój techniki komputerowej stworzył nowe możliwości jakościowe w zakresie, szybkości, precyzji, ilości i możliwości przetwarzania danych. Obecnie stosuje się zintegrowane struktury informatyczne, pełniące role systemów wspomagających zarządzanie. Są to systemy informowania kierownictwa, systemy wspomagania decyzji lub najnowszej generacji systemy eksperckie³³. Sposoby pracy SI można podzielić pod względem trybu pracy tj.: przetwarzanie wsadowe (off-line), praca interaktywna (on-line), praca w czasie rzeczywistym (real-time).

Do pierwszej generacji systemów informacyjnych (lata 60 i 70) zaliczyć można systemy transakcyjne, bazujące na pełnych, wiarygodnych oraz porównywalnych danych. Dane te są przetwarzane za pomocą modeli, które bazują na czterech podstawowych działaniach. Podział systemów transakcyjnych zilustrowano na rysunku 2.

Rysunek 2. Podział systemów ze względu na poziom wspomagania

SYSTEMY TRANSAKCYJNE (ewidencyjno-sprawozdawcze)

JEDNODZIEDZINOWE WIELODZIEDZINOWE

Źródło: opracowania własne.

Do drugiej generacji systemów (lata 70 - 80) zaliczamy systemy informowania kierownictwa. System ten korzysta z nie zawsze pełnych i porównywalnych danych. Dane te przetwarza przez wykorzystanie modeli opartych na równaniach oraz międzygałęziowych

- rejestracja faktów gospodarczych

- ewidencja według ściśle określonych zasad - sprawozdawczość

okresowa - raporty o zadanej

zawartości - brak możliwości

swobodnej ekstrakcji danych

- opóźnione w czasie informacje wynikowe

- funkcje takie jak w systemach

jednodziedzinowych - dodatkowo objęcie

zasięgiem kilku powiązanych dziedzin - możliwość tworzenia

zestawień przekrojowych

- 22 -

przepływach³⁴. Systemy informowania kierownictwa (informacyjno – decyzyjne) posiadają następujące funkcje:

- możliwość swobodnej ekstrakcji danych;

- wizualizacja danych;

- możliwość transferu danych do innych aplikacji;

- zawierają również języki zapytań, generatory raportów, narzędzia prostego wnioskowania.

Trzecia generacja to systemy wspomagania decyzji – lata osiemdziesiąte XX wieku. Systemy opierające się na niepełnych danych, które obarczone są błędem o znanym prawdopodobieństwie. Czwarta generacja to systemy ekspertowe (lata 90). Przetwarzanie niepełnych danych i nieraz sprzecznych informacji, które pochodzą z różnych źródeł.

informacje te są przetwarzane metodami heurystycznymi oraz logicznymi³⁵.

Rysunek 3. Podział systemów wspomagania decyzyjnego pod względem zaawansowania technologicznego

SYSTEMY INFORMACYJNE WSPOMAGANIA DECYZYJNEGO

EKSPERTOWE (ES) DORADCZE (DSS)

Źródło: opracowania własne

Ze względu na merytoryczny charakter zarządzania, możemy wyróżnić systemy wspomagające między innymi następujące branże: produkcję, logistykę i dystrybucję ( w tym zaopatrzenie, gospodarkę materiałową, sprzedaż), finanse, zarządzanie i administrowanie.

Dalej - obrót towarowy (detal, hurt, giełda), bankowość (rachunki bieżące, lokaty, kredyty, operacje międzybankowe, itd.), oraz administrację publiczną (ewidencja podmiotów gospodarczych, ludności, pojazdów, podatki lokalne, rejestr gruntów itp.). Ze względów na

33 B. Kacprzyński [1974]: Planowanie eksperymentów. Podstawy matematyczne, WNT, Warszawa.

34 N. Jabnoun, S. Sahraoui [2004]: Enabling a TQM structure through information technology, Competitiveness Review, 1-2/2004, American Society for Competitiveness, Pittsburg.

35 J. Kisielnicki, H. Sroka, [2005]: Systemy informacyjne biznesu. Informatyka dla zarządzania, Placet, Warszawa, s.83.

- częściowa automatyzacja podejmowania decyzji

- zastosowanie metod sztucznej inteligencji

- wspomaganie decyzji strukturalnych

- procedury wariantowania, optymalizacji, symulacji

- 23 -

poziom kompleksowości systemy możemy podzielić na proste i złożone, natomiast ze względu na stopień integracji możemy dokonać podziału na systemy zintegrowane³⁶:

- funkcjonalnie (spójność i wzajemne powiązanie procedur systemowych);

- informacyjnie (minimalizacja redundancji – jednorazowe wprowadzanie danych);

- technologicznie (jednolite środowisko sprzętowo programowe), - nie zintegrowane, inaczej autonomiczne.

Stopień uniwersalności również ma znaczenie przy podziale systemów informacyjnych, które mogą być dedykowane i stworzone na indywidualne zamówienie, lub tworzyć systemy powielarne (powtarzalne). Systemy powielarne są nazywane typowymi lub standardowymi.

Od systemu standardowego wymaga się aby umożliwiał standaryzację procesów informacyjnych i komunikacyjnych zgodnie z normami przyjętymi przez organizacje opracowujące lub akceptujące.

Rysunek 4. Generacje systemów informacyjnych.

Źródło: opracowania własne

Krótka charakterystyka wyżej wymienionych³⁷ :

I. Proste systemy, operujące na elementarnych działaniach. Informacje deterministyczne, pełne. Duże pamięci masowe, gromadzenie i przetwarzanie danych.

36 K. Woźniak, [2003]: Badanie systemu informacyjnego dystrybucji i sprzedaży w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie nr 603, Kraków 2003, s. 246.

37 R. W. Griffin, [1998], (…) op. cit., s. 683 – 687.

I. transakcyjne

II. informowania kierownictwa

III. wspomagania decyzji

VI. ekspertowe

GENERACJE SYSTEMÓW

INFORMACYJNYCH

- 24 -

II. Proste systemy, informacja nie zawsze pełna. Pozwalają na porównywanie danych, proste działania plus równania i przepływy danych. Języki zapytań pozwalające na wyszukiwanie informacji.

III. Modele bardziej złożone, optymalizacyjne. Szybkie komputery i pełna obsługa baz danych. Informacja probabilistyczna, nie zawsze pełna, obarczona błędem.

IV. Nowoczesne systemy samouczące z bazą wiedzy, samodzielnie poszukujące optymalnych rozwiązań. Komunikacja zbliżona do naturalnego języka. Najszybsze komputery i obsługa wiedzy ekspertów.

W literaturze ekonomicznej spotykamy dwa podejścia przy definiowaniu systemów informacyjnych. Podejście kompleksowe oraz podejście odcinkowe. W pierwszym podejściu system traktuje się jako jedną całość, realizującą określone funkcje lub cele. W podejściu odcinkowym nie wydziela się systemu informacyjnego jako odrębnej struktury realizującej określone cele. W tym przypadku do analizy wybiera się jedynie określone aspekty systemu informacyjnego, jako integralnej części innego systemu społecznego, ekonomicznego bądź technicznego³⁸. Interpretując szerzej tą definicję ogólnie można stwierdzić, że system informacyjny to kompleks powiązanych ze sobą procesów informacyjnych, a Internet w tym kontekście jest sam w sobie systemem informacyjnym ułatwiającym człowiekowi podejmowanie decyzji.

1.3. Zasady projektowania wdrażania i użytkowania systemów informacyjnych