BKT. III.913/ 41 /2004 Opole, dnia 17 września 2004r.
Pan
Tadeusz Cygan Dyrektor
Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych
ul. Katowicka nr 55 45- 061 O P O L E WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego w Opolu w dniach od 20 lipca 2004r. do 17 sierpnia 2004r. przeprowadził w Wojewódzkim Zarządzie Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu problemową kontrolę finansową obejmującą następujące tematy:
- realizacja przychodów z tytułu dotacji z WFOŚiGW i innych podmiotów,
- rozrachunki w zakresie zobowiązań i należności .
Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez dyrektora i głównego księgowego Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu w dniu 19 sierpnia 2004r.
Stosownie do postanowień § 13 ust. 2 Regulaminu Kontroli stanowiącego załącznik do uchwały nr 1060/2001 Zarządu Województwa Opolskiego z dnia 03.10.2001r. (z późn. zm.) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
1. Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu w latach 2002- 2003 zawarł cztery nw umowy dotacji z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Opolu :
- Umowa dotacji nr 47/2002/G-41/GW/RR z dnia 04.07.2002 r. na dofinansowanie zadania „Odbudowa i modernizacja urządzeń melioracji podstawowych”,
- Umowa dotacji nr 117/2002/G-21/GW-PP/D z dnia 13.11.2002r. na dofinansowanie zadania „Modernizacja prawostronnego wału rzeki Odry na wyspie Pasieka w km 150,50-152,09”,
- Umowa dotacji nr 13/2003/G-41/GW-RR/D z dnia 04.04.2003r. na dofinansowanie zadania „Odbudowa i modernizacja urządzeń melioracji podstawowych w 2003r.
- Umowa dotacji nr 23/2003/G-22/GW-PP/D z dnia 08.05.2003r. na dofinansowanie zadnia „Budowa lewostronnego wału przeciwpowodziowego rzeki Odry w Kędzierzynie-Koźlu , ul.
Głubczycka”.
2. Ogólna wartość dotacji przekazanych w latach 2002-2003 przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Opolu na rzecz Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu wyniosła 5.685.043,62 zł (w 2002r. – 1.491.459,82 zł; w 2003r. – 4.193.583,80 zł)
3. Dotacje otrzymane przez Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu od Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Opolu nie zostały ujęte jako przychody jednostki w zespole kont księgowych 7 – przychody i koszty ich uzyskania. Otrzymane dotacje ewidencjonowane są w księgach rachunkowych Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu na koncie księgowym 132-03-372 rachunek inwestycyjny (po stronie Wn) oraz na koncie księgowym 800-03-003 fundusz jednostki WFOŚiGW (po stronie Ma).
4. Zobowiązania Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu według stanu na dzień 31.12.2003r. wynoszą 567.677,33 zł (zgodnie z bilansem jednostki za 2003r.) i są zobowiązaniami niewymagalnymi.
Największą pozycję pow. zobowiązań stanowią sumy obce – 341.922,51 zł (wadium i zabezpieczenie należytego wykonania robót) oraz zobowiązania z
tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników WZMiUW, które wraz ze składkami ubezpieczeń społecznych od tych wynagrodzeń wynoszą ogółem 184.531,50 zł.
5. Należności Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu według stanu na dzień 31.12.2003r. wynoszą 19.161,41 zł. Należności z tytułu dostaw i usług w kwocie 2.913,09 zł wynikają ze sporządzonych przez Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych not odsetkowych; na kwotę 265,50 zł w 2003r. oraz na kwotę 2.647,59 zł w latach 2001-2002.
Pozostałe należności Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych wynoszą 16.248,32 zł i dotyczą przede wszystkim
- rozrachunków z pracownikami z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych – 14.450,00 zł
- należności z tytułu dochodów budżetowych (czynsze)- 850,32 zł
- pozostałych rozrachunków z pracownikami (znaczki, bilety) – 941,60 zł 6. Kontroli poddano dokumenty źródłowe (faktury) dotyczące wydatków
rzeczowych jednostki zrealizowanych w 2003r. o ogólnej wartości wynoszącej 566.652,15 zł (5,2 % wydatków budżetowych WZMiUW).
Powyższe dokumenty zostały poddane poprawnym działaniom polegającym na ich sprawdzeniu merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzeniu do zapłaty przez dyrektora i głównego księgowego WZMiUW.
W poddanych kontroli dokumentach stwierdzono też nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:
- nie nadawaniu numerów identyfikacyjnych wszystkim dokumentom księgowym – fakturom dostawców WZMiUW,
- braku dekretacji (lub niepełnej dekretacji) dokumentu na dowodach źródłowych
- braku potwierdzenia sposobu dekretacji dokumentu przez pracownika odpowiedzialnego za dokonany zapis,
- brak w księgach rachunkowych numerów identyfikacyjnych nadanych określonym dowodom księgowym,
- księgowanie faktur otrzymanych od dostawców dopiero w momencie ich zapłaty pod datą i na podstawie wyciągu bankowego.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości Dziennik Ustaw z 2002r. nr 76 poz. 694 z późn. zm.) dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
7. Dyrektor Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu nie powierzył na piśmie obowiązków w zakresie rachunkowości pani Jolancie Kosterkiewicz – głównemu księgowemu WZMiUW.
Zgodnie z art. 4 ust. 5 cytowanej ustawy o rachunkowości : kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku , gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.
Zwraca się uwagę, że niepowierzenie obowiązków w zakresie rachunkowości innej osobie, powoduje wyłączną odpowiedzialność kierownika jednostki za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą.
W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień polecam:
1. Dokumentom księgowym nadawać wszystkie cechy dowodów księgowych określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dziennik Ustaw z 2002r. nr 76 poz. 694 z późn. zm.).
2. Dowody księgowe – faktury otrzymane od dostawców ewidencjonować pod datą otrzymania tego dokumentu a nie dopiero w momencie ich zapłaty.
3. W księgach rachunkowych WZMiUW podawać numery identyfikacyjne nadane poszczególnym dowodom księgowym.
4. Dekretację (sposób ujęcia w księgach rachunkowych) podawać na dokumencie źródłowym – fakturze a nie na wyciągu bankowym.
Informację o realizacji poleceń pokontrolnych proszę przedłożyć w formie pisemnej do dnia 15 października 2004 r.
Grzegorz Kubat
