Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie
10 - 950 Olsztyn, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9
tel. 89 523-27-14, 89 523-27-17 W.K.G.F. 89 535-03-75 fax. 89 527-08-86 W.I.A.S 89 523-24-36
RIO.II.600-67/2016 Olsztyn, dnia 28 listopada 2016 r.
Burmistrz
Miasta i Gminy Frombork
Wystąpienie pokontrolne
W czasie kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie w Mieście i Gminie Frombork stwierdzono nieprawidłowości wymienione w protokole, podpisanym w dniu 28 września 2016 r.
W związku z tym, działając na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561), proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości.
W szczególności należy :
1. Podjąć czynności zmierzające do zatrudnienia w jednostce Sekretarza Miasta i Gminy Frombork. Zgodnie z wymogami art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r.
o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902) w urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim tworzy się odpowiednio stanowisko sekretarza gminy, powiatu i województwa, zwanego dalej "sekretarzem". Nabór na wolne stanowisko sekretarza przeprowadzać w terminie określonym w art. 5 ust. 1a ustawy o pracownikach samorządowych oraz w sposób otwarty i konkurencyjny, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy - - pkt 1 strona 2 protokołu kontroli.
2. Dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości uzupełnić lub zaktualizować, zgodnie z obowiązkiem określonym w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047):
a) w zarządzeniu Nr 104/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 28 grudnia 2015 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej wskazać prawidłową podstawę prawną wydania zarządzenia - pkt 1.1. strona 7-8 protokołu kontroli;
b) w zarządzeniu Nr 14/13 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 4 marca 2013 r.
w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy Frombork (z późn. zm.) określić:
- zasady rozliczania oraz udzielania stałych i doraźnych zaliczek gotówkowych dla pracowników Urzędu - pkt 1.3. strona 9 protokołu kontroli,
- zasady tworzenia symboli i nazw kont analitycznych do konta syntetycznego 133 - „Rachunek budżetu” - pkt 1.6.1. strony 12–14 protokołu kontroli,
zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i b ustawy o rachunkowości, - usunąć z zakładowego planu kont dla:
organu - konto o symbolu 138 i nazwie „Rachunek środków na prefinansowanie” – pkt 1.6.1.
strony 12–14 protokołu kontroli,
Urzędu - konto o symbolu 021 i nazwie „Wartości niematerialne i prawne” - pkt 2.4.3.
strony 58–59 protokołu kontroli,
zgodnie z przepisami § 14 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2, a także § 15 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.),
- zasady ewidencji oraz rozliczania druków ścisłego zarachowania - pkt 1.8. strony 18–20 protokołu kontroli,
zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o rachunkowości,
- symbole i rodzaje dzienników prowadzonych w rachunkowości organu i Urzędu oraz sposób gromadzenia i oznaczenia dowodów księgowych ujętych w poszczególnych dziennikach - pkt 2.3. strony 41–42 protokołu kontroli,
zgodnie z przepisami art. 4 ust. 3 pkt 6 oraz art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, - zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do konta 020 - „Wartości niematerialne
i prawne” i ich powiązania z kontami księgi głównej - pkt 2.4.3. strony 57–59 protokołu kontroli,
- zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 071 - „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” w programie AMST - pkt 2.4.4. strony 60–63 protokołu kontroli,
- zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 072 - „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” w programie AMST - pkt 2.4.5. strony 64–67 protokołu kontroli,
- zasady tworzenia symboli i nazw kont analitycznych prowadzonych do konta 222 - „Rozliczenie dochodów budżetowych” w rachunkowości Urzędu - pkt 2.5.2.3. strony 75–76 protokołu kontroli,
- zasady tworzenia symboli i nazw kont analitycznych prowadzonych do konta 223 -
„Rozliczenie wydatków budżetowych” w rachunkowości Urzędu - pkt 2.5.2.4. strona 76 protokołu kontroli,
zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości;
c) w zarządzeniu Nr 104/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 28 grudnia 2015 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej przepisy określone w § 7 ust. 1, 2 i 3 Instrukcji kasowej w zakresie dokumentowania wpłat do kasy i wypłat z kasy dostosować do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości - pkt 1.12.1 strony 22–24, pkt 1.12.2. strony 25–29 protokołu kontroli;
d) w związku z wprowadzeniem w życie w 2015 r. nowego programu komputerowego „FoKa”
do obsługi rachunkowości organu i Urzędu opracować i wprowadzić w życie nowe zasady rachunkowości w zakresie:
- sporządzania, obiegu, kontroli oraz przechowywania i zabezpieczenia dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów - pkt 2.1.1. strona 39 protokołu kontroli,
- prowadzenia ksiąg rachunkowych - pkt 2.2.1. strony 40–41 protokołu kontroli.
3. Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zasadami rachunkowości, a operacje gospodarcze ewidencjonować według zasad funkcjonowania poszczególnych kont opisanymi w odpowiednich załącznikach do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r.
poz. 289 z późn. zm.) – poniżej: rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (…):
a) rachunkowość organu prowadzić na kontach określonych w przepisach § 14 ust. 1 pkt 2 i 3,
§ 14 ust. 2 oraz § 15 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (…) - pkt 1.6.1. strony 12–14 protokołu kontroli;
b) w rachunkowości Urzędu ewidencję analityczną do konta 130 - „Rachunek bieżący jednostki”
oraz do konta 139 - „Inne rachunki bankowe” prowadzić zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonych w części II ust. 1 odpowiednio pkt 17 i pkt 25 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (…) oraz określonych odpowiednio w pkt 9 i pkt 13 załącznika nr 3 do zarządzenia Nr 14/13 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 4 marca 2013 r.
w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy Frombork (z późn.
zm.) - pkt 1.6.2. strony 14–17 protokołu kontroli;
c) prawidłowo ujmować w księgach rachunkowych organu zwroty niewykorzystanych dotacji przez instytucje kultury przestrzegając przepisy art. 24 ust. 1, 2 i 3 o rachunkowości - pkt 3.1.1. strony 82–83 protokołu kontroli.
4. Prowadzić wszystkie księgi rachunkowe wymagane przepisami prawa, w szczególności:
a) w rachunkowości Urzędu prowadzić dla poszczególnych rachunków bankowych odrębne konta analityczne zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 - „Rachunek bieżący jednostki” określonymi w części II ust. 1 pkt 17 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.) oraz określonymi w pkt 9 załącznika nr 3 do zarządzenia Nr 14/13 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 4 marca 2013 r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy Frombork (z późn. zm.) - pkt 1.6.2. strony 14–17 protokołu kontroli;
b) w programie komputerowym AMST do ewidencji szczegółowej składników praw majątkowych sporządzać zestawienia wartości niematerialnych i prawnych według kryterium umarzane stopniowo i jednorazowo:
- dla wartości początkowej - pkt 2.4.3. strony 57–59 protokołu kontroli,
- dla wartości umorzenia - pkt 2.4.4. strony 60–63, pkt 2.4.5. strony 64–67 protokołu kontroli,
zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 i art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości;
c) w rachunkowości Urzędu prowadzić ewidencję księgową na koncie 290 - „Odpisy aktualizujące należności” zgodnie z zakładowym planem kont oraz opisem zasad funkcjonowania tego konta określonych w zarządzeniu Nr 14/13 Burmistrza Miasta i Gminy
Frombork z dnia 4 marca 2013 r. w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy Frombork (z późn. zm.) - pkt 2.5.2.11. strony 81–82 protokołu kontroli.
5. Zgodnie z przepisami art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości stosować obowiązujące zasady rachunkowości określone w zarządzeniu Nr 14/13 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 4 marca 2013 r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy Frombork (z późn. zm.) - pkt 1.6.2. strony 14-17, pkt 1.12.1. strony 22–23, pkt 1.12.2. strony 25–27, pkt 2.5.2.11. strony 81 82, pkt 3.4. strony 97–98 protokołu kontroli.
6. W księgach rachunkowych ujmować dowody księgowe spełniające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047), w szczególności:
a) raporty kasowe oraz pozostałe dowody księgowe oznaczać numerem pozycji dziennika, pod którym zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami art. 14 ust. 2, art. 24 ust. 1 i 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - pkt 1.10. strony 21–22, pkt 2.3. strony 41–42 protokołu kontroli,
b) w raportach kasowych ewidencjonować dowody kasowe z zachowaniem ciągłości numeracji w całym okresie danego roku sprawozdawczego odrębnie dla dowodów wpłaty KP i dowodów wypłaty KW, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 1, art. 23 ust. 2 pkt 2, art. 24 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości oraz zgodnie z przepisami § 7 ust. 5 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 104/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej - pkt 1.13.
strony 29–30 protokołu kontroli.
7. Raporty kasowe prowadzić z zachowaniem zasad określonych w ustaw z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) oraz w zarządzeniu Nr 104/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej, w szczególności:
a) wystawiać i załączać do raportów kasowych dowody wpłaty KP oraz dowody wypłaty KW dokumentujące odpowiednio przychody gotówki do kasy pobranej czekiem i rozchody gotówki z kasy odprowadzonej do banku, zgodnie z przepisami art. 4 ust. 3 pkt 2, art. 20 ust. 2 pkt 3 oraz art. 24 ust. 1 i 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - pkt 1.12.1. strony 22–23, pkt 1.12.2. strony 25–26 protokołu kontroli;
b) przychody i rozchody gotówki dokumentować dowodami źródłowymi, a nie zastępczymi dowodami wpłaty KP i wypłaty KW, zgodnie z przepisami art. 20 ust. 2 pkt 3, art. 24 ust. 1
i ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - pkt 1.12.1. strony 23–24, pkt 1.12.2. strony 27–29 protokołu kontroli;
c) obroty kasowe oznaczyć jako „przychody” i „rozchody” zgodnie z przepisami wewnętrznymi określonymi w § 9 ust. 1 i 3 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 104/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej - pkt 1.17. strony 32–33 protokołu kontroli;
d) dowody obrotu kasowego oznaczać numerem i pozycją raportu kasowego zgodnie z przepisami wewnętrznymi określonymi w § 9 ust. 2 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 104/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej - pkt 1.17. strony 32–33 protokołu kontroli.
8. Zapisy przychodów i rozchodów w raportach kasowych w danym dniu dokonywać w porządku chronologicznym zgodnie z przepisami art. 4 ust. 3 pkt 2 oraz art. 24 ust. 1 i ust.
4 pkt 2 ustawy o rachunkowości, a także zgodnie z § 9 ust. 5 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 104/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej - pkt 1.14. strony 30–31 protokołu kontroli.
9. Terminowo regulować zobowiązania wobec dostawców zgodnie z zasadą gospodarowania środkami publicznymi określoną w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870) - pkt 2.3.3.5. strony 46–47 protokołu kontroli.
10. Księgi rachunkowe prowadzić bieżąco, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047), w szczególności:
- środki trwałe przyjmować na stan ewidencji księgowej po dokonanym odbiorze końcowym robót - pkt 2.4.1.1. strony 50–53 protokołu kontroli,
- pozostałe środki trwałe wprowadzać do ewidencji księgowej po wydaniu do użytkowania - pkt 2.4.2.1. strony 55–57 protokołu kontroli,
- do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym - pkt 2.2.1. strona 151 protokołu kontroli,
zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości.
11. Księgi rachunkowe prowadzić sprawdzalnie, tj.:
- na „kartach środków trwałych”, wpisywać numery i daty dowodów OT – przyjęcie środka trwałego oraz LT – likwidacja środka trwałego stanowiących podstawę odpowiednio przyjęcia i zdjęcia ze stanu księgowego składnika majątkowego zgodnie z zasadami prowadzenia ksiąg rachunkowych określonymi w art. 24 ust. 1 i ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - pkt 2.4.1.1. strony 50–53 protokołu kontroli,
- dokonywać okresowych uzgodnień wartości umorzenia składników praw majątkowych pomiędzy ewidencją prowadzoną w programie AMST i FoKa, zgodnie z przepisami art. 18 ust. 2, art. 24 ust. 1 i ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości - pkt 2.4.4. strony 62–63, pkt 2.4.5. strony 66–67 protokołu kontroli.
12. Stosować mechanizmy kontroli zarządczej, tj. zatwierdzać przez Burmistrza dowody obrotu składnikami majątkowymi:
- środkami trwałymi - pkt 2.4.1.1. strony 50–53 protokołu kontroli,
- pozostałymi środkami trwałymi – pkt 2.4.2.1. strony 55–57 protokołu kontroli,
zgodnie z przepisami art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870) oraz art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm.).
13. Kwoty stanowiące zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady zwracać wykonawcom w terminie określonym w art. 151 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) - pkt 2.5.2.10. strony 80–81 protokołu kontroli.
14. Sprawozdania jednostkowe Urzędu z zakresu operacji finansowych (Rb-Z) sporządzać zgodnie z przepisami § 2 ust. 2 oraz § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) - pkt 3.2.3. strony 89–90 protokołu kontroli.
15. W rachunkowości organu i Urzędu stosować nazwy kont zgodne z planem kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego i planem kont dla jednostek budżetowych określonymi odpowiednio w załączniku nr 2 i 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, odpowiednio samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.) oraz zgodne z nazwami określonymi
w zakładowym planie kont odpowiednio w załączniku nr 3a i 3 do zarządzenia Nr 14/13 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 4 marca 2013 r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy Frombork (z późn. zm.) - pkt 3.4. strony 97–98 protokołu kontroli.
16. Po przeprowadzonej i rozliczonej inwentaryzacji składników majątkowych według stanu na dzień 31 grudnia 2015 r. należność z tytułu stwierdzonego niedoboru inwentaryzacyjnego ewidencjonować w księgach rachunkowych Urzędu zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 i ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości - pkt 4.2. strony 100–101 protokołu kontroli.
17. Dokonywać weryfikacji złożonych deklaracji na podatek od nieruchomości, rolny, leśny oraz od środków transportowych, a adnotację upoważnionego pracownika o dokonaniu czynności sprawdzających zamieszczać w odpowiedniej rubryce wzoru deklaracji. Zgodnie z art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.), organ podatkowy pierwszej instancji stwierdza poprawności złożonej deklaracji - pkt 1.2.3.1. lit. c strony 110, pkt 1.2.3.2. lit. c str. 111, pkt 1.2.3.3. lit. c str. 112 oraz pkt 1.2.6.
lit. b str. 115 protokołu kontroli.
18. Egzekwować od wszystkich jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy Frombork aby składały deklaracje na podatek od nieruchomości stosownie do przepisu art. 6 ust. 9 i 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716 z późn. zm.), który stanowi, że osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki niemające osobowości prawnej są obowiązane składać, w terminie do dnia 31 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku.
Obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomości dotyczy również podatników korzystających ze zwolnień na mocy przepisów ustawy - pkt 1.2.3.1. strony 110 protokołu kontroli.
19. W celu ustalenia prawidłowego terminu płatności podatku zwrócić szczególna uwagę, aby na „Potwierdzeniach otrzymania wymiaru”, tj. listach potwierdzających dostarczenie decyzji wymiarowych, wypełniano pozycję „data”. Zgodnie z art. 47 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, termin płatności podatku wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego - pkt 1.2.4. str. 112-113 protokołu kontroli.
20. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia sporządzać oraz zawierać w nim informacje zgodne ze wzorem ustanowionym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1127). Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczać w Biuletynie Zamówień Publicznych, zgodnie z wymaganiami art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) - pkt 2.1.14.1. strona 138 protokołu kontroli.
21. Protokół postępowania o udzielenie zmówienia w trybie przetargu nieograniczonego prowadzić i zawierać w nim informacje zgodne ze wzorem (Druk ZP-PN) stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. poz. 1128) - pkt 2.1.14.1. strona 138-139 protokołu kontroli.
22. W przypadku gdy czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, przestrzegać postanowień art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm.), który stanowi, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika Gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej - pkt 2.1.14.2. strona 140 protokołu kontroli.
23. Wpływającą do urzędu korespondencję (oferty składane w postępowaniach o udzielenie zamówienia) rejestrować w odpowiednim rejestrze, a po zarejestrowaniu umieszczać i wypełniać pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub koperty, zgodnie z § 40 ust. 1 i 3 oraz § 42 ust. 1 i ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) - pkt 2.2.1. strona 149 protokołu kontroli.
24. Wypełniać obowiązki wynikające z „Regulaminu udzielania zamówień w Urzędzie Miasta i Gminy we Fromborku na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro” stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 21/14 Burmistrza Miasta i Gminy Frombork z dnia 18 kwietnia 2014 r.
w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień w Urzędzie Miasta i Gminy we Fromborku na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro, w szczególności:
- stosownie do § 5 ust. 5 regulaminu sporządzać „Wniosek o realizację zamówienia”
wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do regulaminu,
- stosownie do § 9 ust. 1 regulaminu sporządzać „Kartę zamówienia” wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do regulaminu - pkt 2.2.1. strona 147-149, pkt 2.2.2. strona 152-153 protokołu kontroli.
25. Zobowiązania do sfinansowania w danym roku zaciągać do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki, pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia, składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające z zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich, z zastrzeżeniem art. 136 ust. 4 i art. 153 ustawy o finansach publicznych, stosownie do art. 46 ust. 1 ustawy o finansach publicznych - pkt 2.2.2. strona 153-154 protokołu kontroli.
26. Przy sprzedaży nieruchomości przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490), a w szczególności:
a) w zawiadomieniu osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości, stosownie do art. 41 ust. 2 ustawy, zamieszczać informację o uprawnieniu organizatora przetargu do odstąpienia od zawarcia umowy, jeżeli ustalony nabywca nie przystąpi bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu - pkt 4.1.1.2.1. strona 171-172 protokołu kontroli;
b) w informacji o wyniku przetargu zawierać wszystkie informacje wymagane przepisem
§ 12 ust. 1 rozporządzenia, w tym oznaczenie nieruchomości będącej przedmiotem przetargu według księgi wieczystej - pkt 4.1.1.2.1. strona 171 protokołu kontroli.
O wykonaniu powyższych wniosków należy zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Olsztynie w terminie 30 dni od daty ich doręczenia.
Zgodnie z art. 9 ust. 4 powołanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych, podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miasta i Gminy Frombork.
2. Członek Kolegium nadzorujący jednostkę.
3. A/a.
