REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE

WK-613-113/17

Kraków, dnia 06.03.2018 r.

Pan

Marian Zalewski

Przewodniczący Zarządu Związku Międzygminnego

Wodociągów i Kanalizacji Wiejskich w Woli Rzędzińskiej

Uprzejmie informuję Pana Przewodniczącego, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie, realizując postanowienia ustawy z dnia 7 października 1992 r.

o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 561) przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji Wiejskich w Woli Rzędzińskiej w zakresie gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem działalności w latach 2015-2017 i w 2018 r., do dnia obowiązywania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

W związku z zakończeniem czynności kontrolnych, udokumentowanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 stycznia 2018 r., przekazuję Panu Przewodniczącemu niniejsze wystąpienie pokontrolne.

Przedstawia się w nim stwierdzone nieprawidłowości w okresie objętym aktualną kontrolą kompleksową, osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz wnioski pokontrolne zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności, przewidziane do realizacji przez kontrolowaną jednostkę, stosownie do postanowień art. 9 ust. 2 ww. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych:

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 1

− niepełne zrealizowanie wniosków pokontrolnych przedstawionych w piśmie Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie Nr WK-613-120/13 z dnia

R ^EGIONALNA I ^ZBA O BRACHUNKOWA

ul. Kraszewskiego 36 tel/fax (0-12) 427-32-61

30-110 Kraków (0-12) 427-38-19

e-mail: krakow@rio.gov.pl (0-12) 422-59-73

2

20.03.2014 r., dotyczące nieewidencjonowania wszystkich operacji na właściwych kontach (również kontach analitycznych), zgodnie z ich faktycznym przebiegiem, na postawie odpowiednich dowodów księgowych.

Szczegółowy opis nieprawidłowości dotyczących niewykonania ww. wniosków pokontrolnych oraz innych naruszeń przepisów prawa w okresie objętym kontrolą przedstawiono poniżej.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Przewodniczący Zarządu Związku.

Wniosek pokontrolny nr 1 – Konsekwentne realizowanie wniosków pokontrolnych wydawanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie, mających na celu usunięcie w sposób trwały nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w jednostce.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 2

− niedostosowanie w pełni dokumentacji wewnętrznej opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości do obowiązujących przepisów prawa, a mianowicie: przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, brak określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co jest wymagane przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c oraz pkt. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r.

o rachunkowości.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Przewodniczący Zarządu Związku.

Wniosek pokontrolny nr 2 – Dostosowanie uregulowań wewnętrznych do obowiązujących przepisów prawa, poprzez ujęcie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, informacji wymaganych zgodnie z wytycznymi art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c oraz pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 1047, z późn. zm.).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 3

 ujęcie w Zarządzeniu Nr 1/IV/2014 Przewodniczącego Zarządu Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji Wiejskich w Woli Rzędzińskiej z dnia 22.04.2014 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i zakładowego planu kont dla Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji Wiejskich w Woli Rzędzińskiej, zapisów niezgodnych ze stanem faktycznym, a mianowicie cyt.:

”w Związku nie prowadzi się kasy, konto 101 jest kontem ewidencyjnym”, podczas gdy z ustaleń kontroli wynika, że kasa w Związku jest prowadzona i dokonywane są rozliczenia gotówkowe. Powyższe świadczy o niedostosowaniu regulacji wewnętrznych w zakresie gospodarki kasowej do stanu rzeczywistego, co stanowi naruszenie art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

3

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Przewodniczący Zarządu Związku oraz Główna Księgowa Związku.

Wniosek pokontrolny nr 3 – Dostosowanie regulacji wewnętrznych, tj. polityki rachunkowości w zakresie gospodarki kasowej, do stanu rzeczywistego zgodnie z wymogami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.

z 2016 r., poz.1047 z późn. zm.)

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 4

 nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej posiadanych wartości niematerialnych i prawnych, polegające na niewskazaniu osób odpowiedzialnych za posiadane programy komputerowe. Powyższe, świadczy o nieprzestrzeganiu zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 020, określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.

w sprawie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej obowiązującego dnia 31.12.2017 r. oraz w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej obowiązującego od 1 stycznia 2018 r. /

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Przewodniczący Zarządu Związku.

Wniosek pokontrolny nr 4 – Prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 020

„Wartości niematerialne i prawne” zgodnie z wymaganiami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r., poz. 1911).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 5

 nieprawidłowe prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 130 – „Rachunek bieżący jednostki” poprzez nieprzypisywanie wydatkom związanym z wypłacaniem z kasy Związku diet dla członków Zarządu, Zgromadzenia i Komisji Rewizyjnej odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej. Powyższe narusza zasady funkcjonowania kont jednostki określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek

4

samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej obowiązującego dnia 31.12.2017 r. oraz w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej obowiązującego od 1 stycznia 2018 r.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główna Księgowa Związku.

Wniosek pokontrolny nr 5 – Prawidłowe prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 130 – „Rachunek bieżący jednostki”, tj. stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r., poz. 1911), w zakresie przypisywania wydatkom z tytułu diet odpowiedziach podziałek klasyfikacji budżetowej.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 6

− nieprzestrzeganie zasady wynikającej z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.

o samorządzie gminnym określającej, że do skuteczności czynności prawnej, która może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. Powyższe stwierdzono w przypadku umów Nr I/2016 z dnia 23.06.2015 r. i Nr I/IX/2016 z dnia 21.09.2016 r. dotyczą przyznania dotacji.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główna Księgowa Związku.

Wniosek pokontrolny nr 6 – Przestrzeganie zasady wynikającej z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1875, z późn. zm.) określającej, że do skuteczności czynności prawnej, która może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, potrzebna jest kontrasygnata głównego księgowego budżetu lub osoby przez niego upoważnionej.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 7

 brak podpisu kierownika jednostki lub osoby upoważnionej do zatwierdzenia wydatku do wypłaty na dowodzie księgowym, tj. delegacji Nr 6/2016 z dnia

5

22.04.2016 r. w kwotę 76,89 zł. Pomimo braku podpisu, w dniu 26 kwietnia 2016 r.

ww. rachunek polecenia wyjazdu służbowego został zapłacony przelewem. Tym samym dokonano wydatku bez uprzedniej dyspozycji środkami pieniężnymi, która należy do Przewodniczącego Zarządu Związku i osób przez niego upoważnionych.

Powyższe narusza postanowienia zawarte w art. 53 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz uregulowania wewnętrzne określone w § 7 ust. 4 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji Wiejskich w Woli Rzędzińskiej, w którym zapisano, iż osobą upoważnioną do zatwierdzania do wypłaty jest Przewodniczący Zarządu.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Przewodniczący Zarządu Związku.

Wniosek pokontrolny nr 7 – Respektowanie postanowień art. 53 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077) oraz uregulowań wewnętrznych określonych w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w Związku Międzygminnym Wodociągów i Kanalizacji Wiejskich w Woli Rzędzińskiej, poprzez realizację (dokonanie wydatku) rachunków poleceń wyjazdów służbowych zatwierdzonych do wypłaty.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 8

 zaniechanie zamieszczania na nw. dowodach księgowych, tj. poleceniach wyjazdu służbowego:

 Nr 6/2016 z dnia 22.04.2016 r. podpisu wystawcy dowodu, tj. kierownika jednostki.

 Nr 1/2015 z dnia 12.01.2015 r., 2/2015 z dnia 23.01.2015 r., 6/2015 z 25.02.2015 r., 11/2015 z dnia 28.05.2015 r., 17/2016 z dnia 16.12.2016 r., 1/2017 z dnia 10.01.2017 r. podpisu osoby delegowanej, składającej rozliczenie kosztów delegacji.

Powyższe jest niezgodne z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główna Księgowa Związku.

Wniosek pokontrolny nr 8 – Zamieszczanie na dowodach księgowych (poleceniach wyjazdu służbowego) co najmniej podpisu wystawcy dowodu oraz osoby delegowanej, składającej rozliczenie kosztów delegacji stosownie do postanowień art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 1047, z późn. zm.).

Niezależnie od wyszczególnienia indywidualnej odpowiedzialności za powstanie nieprawidłowości w poszczególnych dziedzinach funkcjonowania Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji Wiejskich w Woli Rzędzińskiej, poprzez wskazanie merytorycznych pracowników, Przewodniczący

6

Zarządu Związku oraz Główna Księgowa Związku ponoszą w odpowiednim zakresie, odpowiedzialność z tytułu nadzoru, za opisane w wystąpieniu pokontrolnym nieprawidłowości.

W terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, do wniosków pokontrolnych zawartych w wyżej wymienionym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby, stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Bieg terminu, o którym mowa w art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

W terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, kontrolowana jednostka jest obowiązana zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania.

Poinformowanie niezgodnie z prawdą, o wykonaniu wniosków pokontrolnych jest zagrożone sankcją określoną w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Jednocześnie informuje się, że treść niniejszego wystąpienia pokontrolnego, zawierającego wnioski pokontrolne oraz opis nieprawidłowości do poszczególnych wniosków pokontrolnych, a także wskazanie osób odpowiedzialnych za powstanie stwierdzonych nieprawidłowości, udokumentowanych w protokole kontroli, po zakończeniu obowiązujących procedur pokontrolnych, określonych przepisami ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 561), ogłoszona zostanie w Biuletynie Informacji Publicznej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie, na stronie internetowej:

www.bip.krakow.rio.gov.pl.

Otrzymują:

1. Adresat 2. a/a

Do wiadomości:

Przewodniczący Zgromadzenia Związku Międzygminnego

Wodociągów i Kanalizacji Wiejskich w Woli Rzędzińskiej