JAK MOGE ZREALIZOWAC PROJEKT Z SUKCESEM?

(1)

STÄDTEPARTNER STETTIN e.V.

READER

Zarzadzanie projektami dla zainteresowanych

w^ww.^staêdte^p a^rtnêr-stêt^t

iⁿ.org

JAK MOGE

ZREALIZOWAC PROJEKT Z SUKCESEM?

AUTORKI: Katarzyna Hajduk, Dorota Kot

Reader powstał w ramach projektu „Green Local- Learning-Exchange“. Projekt realizowany jest dzięki wsparciu finansowemu ze środków Ministerstwa Spraw Zagranicznych Republiki Federal- nej Niemiec w ramach programu „Deutsch-Polnische Bürgerenergie fürs Klima”.

(2)

WSTEP

Planujesz swój pierwszy projekt, czy dopiero zebrałeś/zebrałaś swoje pierwsze doświadczenia w zarządzaniu projektami? Nieważne, czy planujesz spotkanie, organizujesz wieczór filmowy, czy przeprowadzasz wycieczkę, zawsze pojawiają się przy projektach te same pytania: Kto trzyma ster, kto jest częścią zespołu, ile czasu należy zaplanować na przy- gotowania, ile to będzie kosztować, jakie są możliwości dofinansowania?

Nasz reader pomoże ci zapanować nad wszystkimi fazami projektu oraz zawiera odpowiedzi na najistotniejsze pytania dotyczące zarządzania projektami.

O czym należy pomyśleć przed rozpoczęciem projektu?

Jak rozdzielić zadania w zespole?

Czym jest metoda siedmiu pytań „W” w zarządzaniu projektami?

Z jakich narzędzi oraz aplikacji można korzystać, aby lepiej zorganizować komunikację w zespole?

Jak zakończyć pracę przy projekcie?

Zarządzając projektem w sposób przemyślany możesz zadbać o jego sprawny przebieg, zapewnić osiągnięcie jego celów oraz być zadowoloną/

zadowolonym z wyniku końcowego. Ważne jest ustrukturyzowanie twojego projektu. Projekty można podzielić na jego poszczególne fazy oraz czasowo zaplanować je w taki sposób, aby ewentualne niespodzianki albo spontaniczne zadania nie były ci straszne.

(3)

SPIS TRESCI:

ZANIM ROZPOCZNIESZ ... 4

ZARZADZANIE PROJEKTEM W FAZACH ... 6

1. ROZPOCZECIE PROJEKTU (DEFINIOWANIE) 2. PLANOWANIE PROJEKTU

3. REALIZACJA PROJEKTU

4. MONITOROWANIE PROJEKTU 5. ZAMYKANIE PROJEKTU

METODA 7 PYTAN „W“ ... 12

ZRÓDLA I LINKI ... 14

MIEJSCE NA TWOJE NOTATKI ... 15 1

2

3

4

5

(4)

ZANIM ROZPOCZNIESZ

1

Kluczem do sukcesu projektu jest przede wszystkim dobry pomysł.

Równie ważna jest realna ocena własnych zasobów oraz możliwości, aby uniknąć potencjalnych przeszkód w trakcie dalszych faz projektu oraz czerpać przyjemność z jego realizacji.

ZORGANIZUJ SIE!

Jaką ilością czasu dysponujesz? Czy masz możliwość poświęcenia projektowi dodatkowego czasu, jeśli pojawią się niespodziewane wydarzenia albo niemiłe niespodzianki? Czy masz już za sobą pierwsze doświadczenia w zarządzaniu projektami?

Jaki jest twój pomysł na projekt? Spisz go sobie dokładnie, aby móc ocenić kompleksowość twojego przedsięwzięcia. Stwórz początkowy podział zadań oraz ról w zespole, które będziesz potrzebować w dalszych etapach.

POLECANE NARZEDZIA:

KALENDARZ GOOGLE, STICKNOTES, MINDMAP, MIRO

(5)

POLECANE NARZEDZIA: DYSK GOOGLE, DROPBOX, SLACK, ASANA, E-MAIL, WHATSAPP, DOODLE

READER: Zarzadzanie projektami dla zainteresowanych 5 Städtepartner Stettin e.V.

1. POZNANIE ZESPOLU ORAZ WYJASNIENIE WSPÓLNYCH OCZEKIWAN:

Jakie są cele projektu?

Czego oczekuje od was ewentualny zleceniodawca projektu?

Jakie oczekiwania wobec zespołu masz jako osoba prowadząca projekt?

Jakie oczekiwania w stosunku do ciebie ma twój zespół?

2. ZDEFINIOWANIE PROJEKTU ORAZ STWORZENIE SYSTEMU PRACY:

Gdzie zbierane są wszystkie dokumenty?

Jak często i w jaki sposób się spotykacie?

W jaki sposób podejmowane są decyzje?

Kto sprawozdaje komu?

STWÓRZ ZESPÓL ORAZ ZAPEWNIJ SOBIE WSPARCIE!

Nigdy nie rozpoczynaj projektu bez zespołu. Poznaj oraz doceniaj mocne strony jego członków. Odpowiednio rozdziel zadania. Bądź w regularnym kontakcie ze swoim zespołem, wspierajcie się poprzez wzajemny konstruktywny feedback oraz pamiętajcie o tym, że macie wspólny cel i gracie do jednej bramki.

Najlepiej zdecydowac sie przy poszczególnych procesach na TYLKO jeden kanal komunikacyjny!

3. STWORZENIE TEMATYCZNYCH GRUP PRACY:

~ media społecznościowe ~ design

~ kontakt z właścicielami pomieszczeń ~ koncepcja

4. ODPOWIEDNIO WCZESNE ZAUWAZANIE BRAKÓW ORAZ SZUKANIE WSPARCIA:

~ mentorzy ~ pomocni współpracownicy

~ przyjaciele ~ asystenci/asystentki projektu

ZADANIA:

(6)

ZARZADZANIE PROJEKTAMI W FAZACH

2

Każdy projekt przechodzi różne fazy, aż do momentu jego zakończenia.

Każda faza składa się ze wcześniej ustalonych zadań oraz aktywności.

Poprzez podział na pojedyncze fazy łatwiej będzie ci się orientować na każdym etapie projektu. W ten sposób możesz łatwiej kierować zadania- mi, śledzić postępy oraz reagować – przy ewentualnych problemach – na czas. W tym celu proponujemy poniższy model, składający się z pięciu faz:

1. ROZPOCZECIE PROJEKTU (DEFINIOWANIE) 2. PLANOWANIE PROJEKTU

3. REALIZACJA PROJEKTU

4. MONITOROWANIE PROJEKTU

5. ZAMYKANIE PROJEKTU

FAZY PROJEKTU:

(7)

POLECANE NARZEDZIA na tak zwane Kickoff-Meeting & Brainstorming:

KARTY KATALOGOWE (FISZKI), WALIZKA MODERATORSKA, PROTOKÓL

1. ROZPOCZECIE PROJEKTU (DEFINIOWANIE)

W tej fazie rozwijany jest pomysł, ustalane są cele projektu oraz korzyści dla zleceniodawcy/zleceniodawczyni oraz/lub dla grupy docelowej. Ta faza jest dla zespołu bardzo wartościowa, ponieważ tutaj dostarczane są wszystkie ważne informacje. Tu- taj powstaje koncept projektu.

~ Dlaczego organizujemy projekt?

~ Jaki konkretny cel ma zostać osiągnięty?

~ Kto jest grupą docelową?

~ Ile będą wynosić koszty?

2. PLANOWANIE PROJEKTU

Zanim rozpoczniemy realizację projektu ważne jest dokładne planowanie. Ta faza stanowi podstawę dla fazy realizacji projektu oraz dalszego jego przebiegu. Ważnym jest, aby ustalić:

~ Zakresy kompetencji w zespole

~ Ramy czasowe oraz terminy wykonania poszczególnych zadań

~ Koszty

ZAKRESY KOMPETENCJI:

Do celów strategii marketingowej należy oczywiście znalezienie osób uczestniczących w projekcie, ale także organizacji partnerskich, które będą wspierać projekt oraz których profil w najlepszym razie łączą elemen- ty wspólne z tematyką projektu. Ważne jest również nawiązanie kontaktów z prasą, aby projekt stał się w mediach bardziej widoczny. Dzięki temu będzie z jednej strony łatwiej dotrzeć do grupy docelowej, z drugiej strony temat projektu otrzyma więcej uwagi.

MARKETING

(8)

1 2

3

POLECANE NARZEDZIA:

GOOGLE, CANVA, OBECNOSC NA MIEJSCU (NP. ZOSTAWIENIE ULOTEK)

POLECANE NARZEDZIA: CANVA, BEFUNKY

Szukanie osób uczestniczących Szukanie organizacji partnerskich

~ z Polski ~ z Niemiec

~ przykłady: Stowarzyszenia, fundacje, szkoły, rady miasta, instytucje opiekujące się poszczególnymi dzielnicami miasta (Quartiersmanagement), wydziały spraw obywatelskich (Bürgerbüros), inicjatywy nieformalne, gazety, czasopisma, instytuty kultury, lokalna prasa

Ulotki, naklejki, plakaty

~ w wersji online do umieszczenia w mediach społecznościowych jak np. Facebook, Instagram, ale również na stronie internetowej

~ media społecznościowe, np. Facebook:

• dodanie współorganizatorów do wydarzenia na Facebooku, • zaplanowanie 10 postów,

• promowanie postów (posty sponsorowane)

• wysłanie gotowych postów do organizacji partnerskich, aby zostały one zamieszczone na ich stronie na Facebooku

• rozesłanie informacji w newsletterze

~ Offline-Marketing: Agitacja słowna

Interesariusze (Stakeholder), dziennikarze, eksperci, Influencerzy

Stowarzyszenia oraz fundacje Sąsiedztwo

Szkoły, grupy uniwersyteckie Grupy tematyczne

Czy w budżecie projektu zostały przewidziane koszty na osobę odpowiadającą za grafikę? W innym przypad- ku plakaty, ulotki lub tzw. covery do umieszczenia na Facebooku mogą zostać przygotowane samodzielnie.

Warto wtedy poprosić inne osoby z zespołu o opinie.

GRAFIKA

(9)

LOKALIZACJA

KSIEGOWOSC

TERMINY / KAMIENIE MILOWE

Tutaj ważne jest, aby odpowiednio wcześnie ustalić, gdzie odbędą się wydarzenia planowane w ramach projektu. Pomieszczenia muszą zostać zarezerwowa- ne, należy również odpowiednio wcześniej ustalić terminy, które pasują wszystkim zaangażowanym przy danym wydarzeniu.

~ Przewidywany jest poczęstunek?

~ ustawienie krzeseł

~ światło

~ Będą potrzebne mikrofon albo głośniki?

Do tego punktu należą wszelkiego rodzaju dokumen- tacje związane z projektem.

~ przygotowanie umów oraz ich zawieranie

~ rachunki: tutaj należy zwrócić uwagę na wytyczne formalnościowe finansodawcy

~ opłaty (znaczki, koperty, zoom itd.)

~ pozwolenia (Grünflächenamt, GEMA, RODO, Prawa użytkownika)

Na wykonanie poszczególnych zadań powinny zostać ustalone terminy, aby w ten sposób zagwarantować sprawny przebieg projektu. Dzięki terminom można koordynować pracę osób odpowiedzialnych za po- szczególne obszary kompetencji, i tak na przykład grafik lub graficzka muszą otrzymać treści w określonym terminie, aby przygotować ulotki, plakaty, które z kolei muszą zostać rozdane lub opublikowane jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Terminy powinny zostać w taki sposób przydzielone, aby wszyscy w zespole mieli odpowiednią ilość czasu. Tylko w ten sposób będą w stanie dobrze wykonać swoje zadania.

(10)

3. REALIZACJA PROJEKTU

Do fazy realizacji projektu należy wykonanie wszystkich kroków, które zostały ustalone w trakcie fazy planowania. Projekt zostaje wcielony w życie.

Ten punkt może być również rozumiany jako realizacja zaplanowanych w ramach projektu głównych wydarzeń, np. wieczoru filmowego, wieczoru autorskiego, wycie- czki. Z tego powodu w tym miejscu została umieszczona lista zadań, o których trzeba pamiętać przed samym wydarzeniem, oczywiście w zależności od tego, jaki jest to rodzaj wydarzenia.

PRZED WYDARZENIEM:

Na każde wydarzenie zaleca się przygotowanie briefingu. Briefing otrzymują wszystkie osoby zaangażowane w dane wydarzenie, na przykład osoby koordynujące, za- proszeni autorzy bądź autorki. Briefing zawiera najważniejsze informacje dotyczące koncepcji wydarzenia, jego celów, ale również jego przebiegu, dzięki czemu każda osoba zna swoją rolę i może się dobrze przygotować.

Na miejscu: ~ przygotowanie pomieszczenia

~ przygotowanie stołów i krzeseł

~ catering

~ oznakowanie drogi, jeśli jest to konieczne

~ przygotowanie ulotek, materiałów informacyjnych, na przykład w formie punktu informacyjnego (Infotisch) Czy potrzebne są osoby do pomocy?

Jeśli tak, część zadań może zostać im przydzielona.

~ przywitanie

~ przedstawienie idei projektu

~ przedstawienie swojej osoby, a także obecnych osób należących do zespołu

~ przedstawienie stowarzyszenia, przy którym projekt jest realizowany Zakończenie po wydarzeniu:

Podziękowania osobom zaangażowanym, całemu zespołowi, wszystkim osobom wspierającym projekt oraz organizacjom partnerskim.

(11)

4. MONITOROWANIE PROJEKTU

W trakcie realizacji projektu jest bardzo ważne, aby monitorować postęp oraz obserwować, czy projekt przebiega bez zakłóceń. Monitorowanie jest ważne, aby szybko rozpoznać słabe punkty oraz móc szybko reagować. Bardzo ważną częścią tej fazy projektu są regularne narady oraz wymiana informacji w zespole.

5. ZAMYKANIE PROJEKTU

Wszystkie zadania zostają ukończone. Tutaj zajmujemy się głównie formalnościami, takimi jak księgowość. W większości przypadków musi zostać przygotowane sprawozdanie końcowe dla finansodawcy. Ta faza służy także do refleksji oraz podsumo- wania projektu. Jakie są powody do zadowolenia? Gdzie wystąpiły trudności? Które procesy należy zoptymalizować przy kolejnym projekcie?

MARKETING PO PROJEKCIE

~ zebranie treści na www i media społecznościowe (np. Highlights, zrzuty ekranu, nagrania, filmiki)

~ zebranie wzmianek prasowych

~ kontakt e-mailowy z organizacjami partnerskimi i artyst(k)ami

ROZLICZENIE

~ zebranie rachunków (należy pamiętać o wszelkich wytycznych formalnościowych danego finansodawcy)

~ napisanie sprawozdania

~ review & retrospektywa

~ pozytywne synergie

~ propozycje optymalizacji komunikacji w zespole

~ konieczność poprawy w zakresie networkingu oraz treści

(12)

METODA 7 PYTAN

3

Nazwa metody siedmiu pytań „W“(7 W-Fragen) funkcjonuje w ten sposób je- dynie w języku niemieckim, ponieważ po niemiecku każde z tych pytań roz- poczyna się literą „w”. Jako że jest to bardzo ciekawa metoda, postanowiłyśmy przetłumaczyć ją na potrzeby tego poradnika na język polski.

Ta metoda stosowana przy zarządzaniu projektami wywodzi się z dzienni- karstwa. Są to pytania, na które muszą znaleźć się odpowiedzi w każdym tekście, bez względu na to, czy jest to informacja prasowa, wpis na blog, czy po prostu artykuł prasowy. Długość tekstu nie gra roli. Metoda siedmiu pytań tworzy technikę zadawania pytań, która stanowi podstawę dziennikarskiego badania tematu. Technika ta gwarantuje, że osoby czytające otrzymują pełen obraz danej sytuacji, której dotyczy dany tekst.

Można to przenieść na zarządzanie projektami w następujący sposób: Dzien- nikarz/dziennikarka stają się osobą prowadzącą projekt. Czytelnik staje się zleceniodawcą. Metoda siedmiu pytań może być zastosowana nie tylko wtedy, gdy należy przedstawić zleceniodawcy sprawozdanie częściowe, lecz również w trakcie realizacji projektu, na przykład w jego bardziej chaotycznych fazach, aby ustalić aktualny stan realizacji projektu. Mogą one również zostać zastoso- wane w pierwszej fazie projektu „Rozpoczęcie projektu (definiowanie)” przy tworzeniu konceptu.

CZYM JEST METODA 7 PYTAN „W” I JAK MOZE CI ONA POMÓC ZAPANOWAC NAD PROJEKTEM?

1. (WO) GDZIE SIE ZNAJDUJEMY?

2. (WARUM) DLACZEGO ROBIMY TEN PROJEKT?

3. (WAS) CO CHCEMY OSIAGNAC?

4. (WER) KTO UCZESTNICZY?

5. (WIE) JAK MOZEMY OSIAGNAC NASZE CELE?

6. (WANN) KIEDY CELE ZOSTANA OSIAGNIETE?

7. (WIE VIEL) ILE BEDZIE TO KOSZTOWAC?

PYTANIA „W“:

PROSCIEJ:

KTO ROBI CO, KIEDY

I DLACZEGO

(13)

(WO) GDZIE SIE ZNAJDUJEMY?

~ Jaka jest aktualna sytuacja?

~ Jakie są wymagania?

~ Czy są punkty krytyczne?

~ Analiza SWOT

(WARUM) DLACZEGO ROBIMY TEN PROJEKT?

~ Jakie są cele projektu?

~ Jakie korzyści niesie ze sobą projekt?

(WAS) CO CHCEMY OSIAGNAC?

~ Jakie są cele częściowe a jakie są cele całościowe projektu?

~ Co ma zostać dzięki projektowi osiągnięte?

~ Jaki ma być wynik końcowy?

(WER) KTO UCZESTNICZY?

~ Kto jest częścią projektu bezpośrednio?

~ Kto jest częścią projektu pośrednio?

~ Jak ma przebiegać komunikacja z oraz pomiędzy uczestnikami?

(WIE) JAK MOZEMY OSIAGNAC NASZE CELE?

~ Co należy zrobić, aby ustalone cele zostały osiągnięte?

~ Jak można ustrukturyzować zadania?

~ Czy istnieje ryzyko, które może zagrażać celom projektu?

(14)

ZRÓDLA I LINKI:

https://www.agile-master.de/

Projektmanagement https://blog.hubspot.de/

Marketing, Social Media, Projektmanagement https://www.eventbrite.de/blog/

Wissen rund um Marketing, Social Media, Projekte, Kommunikation

https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/

Projektmanagement, Zeitmanagement

(WANN) KIEDY CELE POWINNY ZOSTAC OSIAGNIETE?

~ plan z terminami

~ zaplanowanie zadań

~ Projekt można planować naprzód lub wstecz.

Na podstawie zasobów ustala się termin końcowy albo na podstawie terminu końcowego planuje się zasoby, które będą konieczne przy realizacji projektu.

(WIE VIEL) ILE BEDZIE TO KOSZTOWAC?

~ koszty zasobów personalnych

~ koszty zasobów materialnych

~ Ile będą wynosić koszty całkowite?

WYDAWCA:

Städtepartner Stettin e.V.

(Stowarzyszenie Partnerstwa Miast Szczecin – Kreuzberg) Yorckstr. 4 – 11, 10965 Berlin E-Mail: info@staedtepartner-stettin.org www.staedtepartner-stettin.org

(15)

MIEJSCE NA TWOJE NOTATKI:

...