K-PS.1.ML.DK/0932/2/2010
P R O T O K Ó Ł
z kontroli problemowej przeprowadzonej
W MIEJSKIM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W KOSZALINIE w dniach 17-19 lutego 2010 r.
Jednostka kontrolowana: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Koszalinie
Adres: 75-412 Koszalin, ul. Monte Cassino 2 Nr Identyfikacyjny Jednostki: 003801829
Nr Identyfikacji Podatkowej: 669-112-69-35
Podmiot prowadzący: Prezydent Miasta Koszalina
Kontrolę przeprowadzili:
- starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie,
- inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie,
- starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie
na podstawie upowaŜnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 9/2010 z dnia 09 lutego 2010 r.
[Akta kontroli str. 2]
Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań zleconych gminie z zakresu świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego w okresie od dnia 01 stycznia 2009 r. do dnia 31 grudnia 2009 r.
Wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli:
- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późniejszymi zmianami),
- ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r.
Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami),
- Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r.
w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami),
- ustawa z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późniejszymi zmianami),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lipca 2008 r.
w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 136, poz. 855).
W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono następujące działania, które dotyczyły zbadania:
- struktury organizacyjnej, - stanu zatrudnienia,
- sposób rejestrowania i przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego,
- prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - prawidłowości wykorzystania dotacji celowej przekazanej gminie,
- sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń (tryb postępowania w sprawach),
- terminowości wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń.
I. USTALENIA OGÓLNE
Dyrektorem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie jest od 01.04.2007 r. Pani Małgorzata Szymczyk.
Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Prezydent Miasta Koszalin.
Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Działu Świadczeń Rodzinnych (na stanowisku Kierownika Działu od 1 lutego 2008 r.). Informacji dot. pracy Działu udzielał takŜe Zastępca Dyrektora ds. Świadczeń Rodzinnych i Pomocy Instytucjonalnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie.
Dział Świadczeń Rodzinnych Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie mieści się na parterze budynku MOPS przy ul. Monte Cassino 2 w Koszalinie i zajmuje 13 pomieszczeń oraz przestronny korytarz wraz zapleczem sanitarnym. Ogólna powierzchnia pomieszczeń Działu to 414,94m2. Pomieszczenia biurowe są odnowione, estetycznie i funkcjonalnie urządzone. Gromadzeniem i przygotowaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu
alimentacyjnego zajmuje się 19 pracowników (wraz z Kierownikiem Działu). Pomoc stanowią 2 osoby w ramach staŜu.
Dział Świadczeń Rodzinnych wyposaŜony jest w niezbędny sprzęt biurowy i komputerowy (28 komputerów, 21 drukarek, 3 kserokopiarki, 1 fax, 5 niszczarek).
Ośrodek pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny tego samego autora. Konserwacją oraz wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. W Ośrodku zatrudnionych jest trzech informatyków do kompleksowej obsługi sprzętu i systemów informatycznych.
Przyznane świadczenia rodzinne oraz świadczenia z funduszu alimentacyjnego w większości przelewane są na konta bankowe klientów (ok. 90%), pozostałe kwoty wypłacane są w Kasie MOPS na parterze budynku. Ponadto sporadycznie, szczególnie w przypadku osób starszych i niepełnosprawnych, stosuje się przekazy pocztowe.
Odpowiednie rozmieszczenie pracowników i organizacja Działu umoŜliwia sprawną obsługę klienta i usystematyzowany obieg dokumentacji. W trakcie kontroli przedstawiono procedurę obsługi klienta i obiegu dokumentów – dokument w formie pisemnej dołączono do akt kontroli.
[Akta kontroli str. 8]
KADRA DZIAŁU ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ
W KOSZALINIE
W Dziale zatrudnionych jest łącznie 19 osób. Pomoc w pracy biurowej stanowią 2 osoby w ramach staŜu. Zagadnieniami dot. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego zajmują się jednak takŜe pracownicy innych działów, m.in.: Zespół Radców Prawnych, pracownicy Działu Finansowo-Księgowego i Działu Świadczeń (w zakresie naliczania świadczeń i tworzenia list wypłat), a takŜe Działu Obsługi (w zakresie korespondencji, obsługi informatycznej, składnicy akt, skarg i wniosków).
W trakcie kontroli przedstawiono wykaz pracowników Działu.
[Akta kontroli str. 7]
FUNKCJONOWANIE DZIAŁU ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ
W KOSZALINIE
Statut Ośrodka nadano mocą Uchwały Nr XXVII/297/2008 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 24 września 2008 r. w sprawie uchwalenia Statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie.
Regulamin Organizacyjny Ośrodka stanowi załącznik do Zarządzenia Nr 377/1536/2009 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 16 czerwca 2009 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie. Ostatnich zmian (w zakresie przyjmowania skarg i wniosków) dokonano Zarządzeniem Nr 512/1876/2009 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 29 grudnia 2009 r.
w sprawie zatwierdzenia zmian w Regulaminie Organizacyjnym Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie.
Dyrekcja Ośrodka, Kierownicy Działu oraz wybrani pracownicy Działu Świadczeń Rodzinnych posiadają szereg upowaŜnień do prowadzenia spraw i wydawania decyzji administracyjnych w zakresie zagadnień objętych kontrolą. Kserokopie upowaŜnień dołączono do akt kontroli.
[Akta kontroli str. 9-23]
Ogółem w roku 2009 (od 01 stycznia do 31 grudnia 2009 roku) wydano 10.341 decyzji dot. świadczeń rodzinnych oraz 1.568 decyzji dot. funduszu alimentacyjnego.
Ponadto wydano 278 decyzji dla dłuŜników w sprawie zwrotu kwot świadczeń z funduszu alimentacyjnego wypłaconych osobie uprawnionej do alimentów.
Sprawozdanie rzeczowo-finansowe o zadaniach zrealizowanych ze środków budŜetu państwa w zakresie świadczeń rodzinnych za okres 01.01.2009 r. – 31.12.2009 r.
SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE
Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń
Składki na ubezpieczenia społeczne 150000 1368
Składki na ubezpieczenie zdrowotne 34914 904
ŚWIADCZENIA RODZINNE
Dodatki do zasiłku rodzinnego ogółem:
w tym z tytułu: 3255305 19549
urodzenia dziecka 381000 381
urlopu wychowawczego 1253773 3210
samotnego wychowywania dziecka 570032 3297
kształcenia i rehabilitacji 261060 3427
rozpoczęcia roku szkolnego 286400 2864
podjęcia przez dziecko nauki poza
miejscem zamieszkania 26010 289
podjęcia przez dziecko nauki poza
miejscem zamieszkania - dojazd 15750 315
wychowywanie dziecka w rodzinie
wielodzietnej 461280 5766
Zasiłki pielęgnacyjne 3227994 21098
Świadczenia pielęgnacyjne 724819 1666 Jednorazowa zapomoga z tyt. urodzenia
dziecka 1011000 1011
FUNDUSZ ALIMENTACYJNY
Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń
Wypłacone zaliczki alimentacyjne 4580289 14841
Kwoty zwrócone przez dłuŜników alimentacyjnych z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego z tego:
651 695,81
- przekazane na dochody budŜetu państwa 397612,85
- przekazane na dochody własne gminy wierzyciela 127 041,48
- przekazane na dochody własne gminy dłuŜnika 127 041,48
Dochody własne gmin z tytułu świadczeń z funduszu alimentacyjnego zwróconych przez dłuŜników alimentacyjnych
z tego:
252584
- przekazane przez gminę na dochody własne 208860
- przekazane przez inne gminy 43724
Umorzone naleŜności od dłuŜników alimentacyjnych
z tego naleŜności, o których mowa w: 0
- art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy 0
- art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy 0
- art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy 0
NaleŜności od dłuŜników alimentacyjnych, które wygasły
zgodnie z art. 28 ust 3 ustawy 16433
Na podstawie losowo wybranych nazwisk szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z róŜnych form świadczeń rodzinnych pod względem:
- prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń,
- sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń,
- form wydawanych decyzji administracyjnych, - terminowości wypłat świadczeń rodzinnych.
Sprawdzono dokumentację rodzin otrzymujących świadczenia rodzinne i alimentacyjne przyznane na podstawie następujących decyzji:
Decyzja Nr 642/2009 Decyzja Nr 1593/2009 Decyzja Nr 1832/2009 Decyzja Nr 1115/2009 Decyzja Nr 799/2009 Decyzja Nr 254/2009 Decyzja Nr 520/2009 Decyzja Nr 1318/2009 Decyzja Nr 1729/2009 Decyzja Nr 1730/2009 Decyzja Nr 649/2009 Decyzja Nr 648/2009 Decyzja Nr 1066/2009 Decyzja Nr 1613/2009 Decyzja Nr 1402/2009 Decyzja Nr 992/2009 Decyzja Nr 414/2009 Decyzja Nr 2293/2009 Decyzja Nr 10117/2009 Decyzja Nr 10186/2009 Decyzja Nr 11682/2009 Decyzja Nr 2726/2009 Decyzja Nr 8021/2009 Decyzja Nr 1901/2009 Decyzja Nr 1898/2009 Decyzja Nr 5933/2009
Decyzja Nr 5935/2009 Decyzja Nr 11300/2009 Decyzja Nr 3003/2009 Decyzja Nr 4659/2009 Decyzja Nr 1567/2009 Decyzja Nr 1010/2009 Decyzja Nr 6111/2009 Decyzja Nr 4695/2009 Decyzja Nr 10847/2009 Decyzja Nr 10842/2009 Decyzja Nr 2746/2009 Decyzja Nr 2834/2009 Decyzja Nr 10793/2009 Decyzja Nr 1329/2009 Decyzja Nr 1331/2009 Decyzja Nr 8130/2009 Decyzja Nr 8013/2009 Decyzja Nr 1015/2009 Decyzja Nr 1018/2009 Decyzja Nr 6453/2009 Decyzja Nr 4548/2009 Decyzja Nr 4546/2009 Decyzja Nr 4543/2009 Decyzja Nr 8432/2009 Decyzja Nr 5124/2009 Decyzja Nr 2382/2009
Decyzja Nr 6172/2009 Decyzja Nr 4927/2009 Decyzja Nr 4166/2009 Decyzja Nr 2959/2009 Decyzja Nr 7407/2009 Decyzja Nr 9740/2009 Decyzja Nr 483/2009 Decyzja Nr 6881/2009 Decyzja Nr 536/2009 Decyzja Nr 4472/2009 Decyzja Nr 4470/2009 Decyzja Nr 1641/2009 Decyzja Nr 1746/2009 Decyzja Nr 6116/2009 Decyzja Nr 9452/2009 Decyzja Nr 1450/2009 Decyzja Nr 2671/2009
Decyzja Nr ŚR.50458/K-89/1540/08/09 Decyzja Nr 1454/2009
Decyzja Nr 10232/2009 Decyzja Nr 4203/2009 Decyzja Nr 4225/2009 Decyzja Nr 4204/2009 Decyzja Nr 4205/2009 Decyzja Nr 4234/2009 Decyzja Nr 4233/2009 Decyzja Nr 4204/09 Decyzja Nr 9954/2009 Decyzja Nr 4230/2009 Decyzja Nr 1708/2009
Decyzja Nr ŚR.50458.K-67/09 Decyzja Nr 1087/2009
Decyzja Nr 1205/2009 Decyzja Nr 3041/2009 Decyzja Nr 3084/2009 Decyzja Nr 4136/2009 Decyzja Nr 4159/2009 Decyzja Nr 4209/2009 Decyzja Nr 4158/2009 Decyzja Nr 2941/2009 Decyzja Nr 4712/09
Decyzja Nr 9382/2009 Decyzja Nr 11127/09 Decyzja Nr 5980/2009 Decyzja Nr 9273/2009 Decyzja Nr 124/2009 Decyzja Nr 6756/2009 Decyzja Nr 4191/2009 Decyzja Nr 4200/2009 Decyzja Nr 5371/2009 Decyzja Nr 1853/2009 Decyzja Nr 5876/2009 Decyzja Nr 7778/2009 Decyzja Nr 6030/2009 Decyzja Nr 7163/2009 Decyzja Nr 2291/2009 Decyzja Nr 11571/2009 Decyzja Nr 7437/2009 Decyzja Nr 7436/2009 Decyzja Nr 1950/2009 Decyzja Nr 1948/2009 Decyzja Nr 4534/2009 Decyzja Nr 235/2009 Decyzja Nr 9414/2009 Decyzja Nr 4752/2009 Decyzja Nr 9171/200 Decyzja Nr 786/2009 Decyzja Nr 2960/2009 Decyzja Nr 6462/2009 Decyzja Nr 4183/2009 Decyzja Nr 4209/2009 Decyzja Nr 4935/2009 Decyzja Nr 9960/2009 Decyzja Nr 10286/2009 Decyzja Nr 10658/2009 Decyzja Nr 1195/2009 Decyzja Nr 4774/2009 Decyzja Nr 8243/2009 Decyzja Nr 8245/2009 Decyzja Nr 4208/2009 Decyzja Nr 2784/2009 Decyzja Nr 2783/2009
Decyzja Nr 5298/2009 Decyzja Nr 11471/2009 Decyzja Nr 2124/2009
Decyzja Nr ŚR.50414.P-554-4051/07/09 Decyzja Nr 11639/2009
Decyzja Nr 5356/2009 Decyzja Nr 10742/2009 Decyzja Nr 4210/2009 Decyzja Nr 6666/2009 Decyzja Nr 1100/2009 Decyzja Nr 853/2009 Decyzja Nr 172/2009 Decyzja Nr 1224/2009 Decyzja Nr 8458/2009
Decyzja Nr 11586/2009 Decyzja Nr 2664/2009 Decyzja Nr 103/2009 Decyzja Nr 210/2009 Decyzja Nr 1624/2009 Decyzja Nr 853/2009 Decyzja Nr 1025/2009 Decyzja Nr 4180/2009 Decyzja Nr 1924/2009 Decyzja Nr 9115/2009 Decyzja Nr 7364/2009 Decyzja Nr 1825/2009 Decyzja Nr 1074/2009 Decyzja Nr 254/2009
Skontrolowane sprawy (za wyjątkiem uwag omówionych w „Części III. Ustalenia końcowe” niniejszego protokołu) spełniają warunki ustawy z dnia 28 listopada 2003 r.
o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r.
w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U.
Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późniejszymi zmianami), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lipca 2008 r.
w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 136, poz. 855) - niezbędne do przyznania zasiłku rodzinnego, dodatków do zasiłku rodzinnego i świadczeń opiekuńczych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego.
III. USTALENIA KOŃCOWE
Na podstawie losowo zbadanej w czasie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych zespół kontrolerów stwierdził następujące uchybienia w zakresie prawa formalnego:
1. Decyzje Nr: 10286/2009, 10186/2009, 10286/2009 wydano z naruszeniem prawa formalnego - uchylono decyzje uchylające;
2. Jedną decyzją administracyjną rozstrzyga się o przyznaniu części, a odmowie przyznania pozostałych wnioskowanych świadczeń (np. Decyzja Nr 11586/2009).
Podobnie jedną decyzją rozstrzyga się o przyznaniu świadczeń, a takŜe o warunkowym przyznaniu części wnioskowanych świadczeń (problem pojawia się w momencie odwołania i ewentualnie konieczności uchylenia decyzji);
3. Uchylenie lub wygaśnięcie decyzji, która została wydana z zastrzeŜeniem dopełnienia określonych warunków lub czynności (np. zaświadczenia o kontynuowaniu nauki) powinno nastąpić na mocy art. 162 kpa, a nie 154 lub 155;
4. W treści podstaw prawnych decyzji uchylających uchybieniem formalnym jest zastosowanie w podstawie prawnej art. 104 kpa łącznie ze 154 lub 155;
Za powyŜsze uchybienia odpowiedzialne są osoby upowaŜnione do wydawania decyzji administracyjnych w tym zakresie.
Ponadto przy niektórych analizowanych decyzjach odnotowano brak zwrotnego poświadczenia odbioru, a takŜe podpisu poświadczającego osobisty odbiór dokumentu.
Na miejscu pouczono Kierownika Działu Świadczeń Rodzinnych o konieczności odbierania oświadczeń o wysokości dochodów uzyskanych przez członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, jeŜeli dochody te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych - dotyczy to osób, które nie złoŜyły zeznania podatkowego do urzędu skarbowego.
Ponadto udzielono instruktaŜu w zakresie opracowywania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, a takŜe w zakresie formy decyzji administracyjnych.
Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie pouczono o przysługującym prawie i sposobie zgłoszenia umotywowanych zastrzeŜeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli i wyjaśnienia przyczyn tej odmowy w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu.
Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla:
- Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie,
- Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej.
Kontrolę odnotowano w ksiąŜce kontroli Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie pod pozycją nr 1/2010.
Koszalin, dnia ...
...
Kontrolujący
...
Kierownik jednostki kontrolowanej
...
Kontrolujący
...
Kontrolujący
Sporządzono: 15.03.2010 r.
