Załącznik nr 5 do siwz GCI.400-11/2013
Istotne postanowienia umowy UMOWA nr……./……./…....
na wykonanie usługi polegającej na organizacji wyjazdu studyjnego do Szwajcarii zawarta w dniu... pomiędzy:
Gdyńskim Centrum Innowacji – Jednostką Budżetową, z siedzibą przy al. Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia, NIP 586-213-83-02, REGON 193112730, reprezentowanym przez:
……… - ………., zwanym dalej „Zamawiającym”
a
………..……… z siedzibą przy ul. ……….., ….-…… ……….., wpisaną do
………..pod nr………, NIP………, REGON………., Reprezentowanym przez:
……….. -.………
zwanym dalej „Wykonawcą”.
W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego poniżej 200 000 euro nr GCI.400-11/2013, którego wynik zatwierdził Dyrektor Gdyńskiego Centrum Innowacji, strony zawierają umowę o następującej treści:
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem niniejszej umowy jest wykonanie usługi polegającej na organizacji 7 dniowego wyjazdu studyjnego do Szwajcarii dla liczby nie mniejszej niż 28 osób i nie większej niż 29 osób, w okresie od dnia 16 lipca do dnia 22 lipca 2013r., obejmującego transport tam i z powrotem oraz na miejscu, zapewnienie noclegów, posiłków i ubezpieczenia uczestników oraz wszystkich pozostałych czynności zgodnie z zapisami niniejszej siwz i załączników, realizowanej w ramach projektu „Wymiennikownia – innowacyjna przestrzeń współpracy dla młodzieży” współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.
Program wyjazdu musi uwzględnić dzienny harmonogram wyjazdu przedstawiony przez Zamawiającego (załącznik nr 1 do umowy), w tym wizyty, w co najmniej 3 miastach wskazanych w programie: Zurychu, Wintertour i Genewie.
2. W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca będzie odpowiedzialny za:
a) zapewnienie zakwaterowania i noclegów dla wszystkich uczestników wyjazdu:
zakwaterowanie w hotelu o standardzie 3 gwiazdkowym. Wykonawca zapewni grupie pokoje z łazienkami, min. klasa turystyczna podwyższona, z czego minimum 5 pokoi 2 osobowych (oddzielne łóżka), a pozostałe pokoje max. 4 osobowe (oddzielne łóżka), b) zapewnienie posiłków dla wszystkich uczestników wyjazdu: śniadań, obiadów,
obiadokolacji i kolacji wg opisu przedstawionego w szczegółowym programie wyjazdu,
c) zapewnienie transportu autokarowego na trasie Gdynia-Zurich/Genewa-Gdynia oraz podczas pobytu w Szwajcarii (zgodnie ze szczegółowym programem wyjazdu), w tym zapewnienie każdemu uczestnikowi przewozu jednego bagażu o wadze min. 20 kg i bagażu podręcznego.
3. Wykonawca zapewni autokar min. klasy LUX. Pojazd powinien być wyposażony co najmniej w komfortowe fotele uchylno - rozsuwane z podłokietnikiem na montażu szynowym, pasy bezpieczeństwa, klimatyzację, półki na bagaż podręczny, indywidualne nawiewy i oświetlenia, nagłośnienie, oświetlenie sufitowe dzienne i nocne oraz wyodrębnione miejsce na bagaż.
Pojazd ma być sprawny technicznie, musi posiadać aktualne w całym okresie trwania wyjazdu badania techniczne oraz ubezpieczenie OC. Autokar musi posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wyjazdu. Wykonawca podstawia pojazd w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość autokaru podczas podróży. Na wyraźną prośbę przedstawiciela uczestników wyjazdu kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzacje w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży. W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu o co najmniej takich samych parametrach lub lepszych, zgodnych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w czasie który pozwoli na planowe kontynuowanie podróży.
4. Wykonawca zapewni ubezpieczenie uczestników wyjazdu na czas trwania wyjazdu.
Wykonawca wykupi dla wszystkich uczestników wyjazdu ubezpieczanie KL (kosztów leczenia) na kwotę nie mniejsza niż 25 tys. euro i NNW dla wszystkich uczestników wyjazdu o wartości nie mniejszej niż 15 tys. PLN. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu kopie polisy stanowiące dowód zawarcia umów ubezpieczeń KL i NNW, nie później niż 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem wyjazdu.
5. Wykonawca zobowiązany jest do zakwaterowania wszystkich uczestników wyjazdu w jednym i tym samym hotelu oraz przewożenia wszystkich pasażerów jednym autokarem w ramach trwania wyjazdu.
6. Wykonawca pokrywa koszty opłat drogowych i parkingowych oraz koszty uzyskania wszelkich innych pozwoleń niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy.
7. W przypadku zmian w programie ze strony Szwajcarskiej lub Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany w ramach wynagrodzenia umownego zapewnić transport do innego miejsca wizyty.
8. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia był realizowany przez podmiot uprawniony do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz/lub pośredniczenia na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2004r. Nr 223, poz. 2268 z późn. zm.). Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przedłożenia przez Wykonawcę wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych zgodnie z ww. ustawą, potwierdzających, że umowa realizowana jest zgodnie z wymaganiami. Wykonawca przedłoży wymagane dokumenty w terminie 2 dni od żądania Zamawiającego.
9. W związku z realizacją umowy Wykonawca jest zobowiązany w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy do przedstawienia kopii umowy ubezpieczenia lub kopii polisy ubezpieczeniowej wraz z dowodem opłacenia składek od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności, na kwotę co najmniej 100.000,00 PLN i utrzymywania ubezpieczenia na czas realizacji umowy.
10. W przypadku powierzenia wykonania części umowy podwykonawcom, Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za prace wykonane przez podwykonawców oraz inne podmioty.
11. Wykonawca w ramach świadczonej usługi zobowiązany jest do stosowania i przestrzegania obowiązujących w przedmiocie zamówienia przepisów prawa oraz ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku ich naruszenia.
12. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedmiotu umowy.
13. Integralną częścią niniejszej umowy jest siwz wraz załącznikami oraz Formularz Oferty Wykonawcy.
§ 2
Obowiązki Zamawiającego 1. W ramach zamówienia, Zamawiający jest odpowiedzialny za:
1) Całkowitą i merytoryczną organizację spotkań z przedstawicielami gospodarzy w Szwajcarii wraz zapewnieniem miejsc spotkań,
2) Opracowanie szczegółowego programu wyjazdu,
3) Przeprowadzenie rekrutacji uczestników wyjazdu i przestawienia imiennej listy uczestników co najmniej 5 dni przed datą wyjazdu.
4) Zapewnienie opieki pilota czuwającego nad prawidłową realizacją usługi. Osoba ta będzie bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe.
§ 3
Obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca jest zobowiązany do informowania Zamawiającego o każdej zmianie danych teleadresowych, na które ma być przesłana lista uczestników wyjazdu studyjnego. W przypadku uchybienia powyższemu obowiązkowi, lista przesłana na ostatni wskazany przez Wykonawcę adres, nr. faxu lub e-mail uważa się za ważnie złożoną.
2. Wykonawca zapewni obsługę administracyjną i logistyczną niezbędna do wykonania zobowiązań wynikających z umowy.
3. Wykonawca zapewni personel niezbędny dla właściwego wykonania przedmiotu zamówienia oraz przyjmuje odpowiedzialność za sprawy techniczne i ogólny nadzór dotyczący zobowiązań wynikających z umowy. Usługa musi być realizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, jakiekolwiek naruszenie przepisów odpowiedzialność ponosi Wykonawca.
4. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi ze szczególną starannością i poufnością, zgodnie z obowiązującymi standardami, gwarantując jednocześnie najwyższy poziom tych usług.
5. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody w mieniu Wykonawcy powstałe w związku z wykonywaniem niniejszej umowy.
6. Zamawiającemu przysługuje prawo zgłaszania zastrzeżeń do sposobu i zakresu wykonania przedmiotu umowy przez Wykonawcę. WW. zastrzeżenia Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić.
§ 4 Wynagrodzenie
1. Strony ustalają, że obowiązującą ich formą wynagrodzenia, zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia oraz wybraną w trybie przetargu ograniczonego ofertą Wykonawcy, będzie wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości za cały przedmiot umowy:
……….. zł netto (słownie: ………), VAT
……….. zł, ……… zł brutto (słownie:
………).
2. Wynagrodzenie określone w pkt 1 niniejszego paragrafu płatne będzie jednorazowo po prawidłowym wykonaniu przedmiotu umowy. Podstawą wystawienia faktury i potwierdzenia prawidłowego wykonania umowy stanowił będzie protokół odbioru końcowego podpisany przez obie strony, z tym, że ze strony Zamawiającego musi być podpisany bez uwag.
3. Płatność będzie zrealizowana w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT przez Wykonawcę.
4. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktury bez podpisu osoby upoważnionej ze strony Zamawiającego.
5. Wynagrodzenie za wykonane usługi Zamawiający wpłaci na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze.
6. Zamawiający oświadcza, że jest podatnikiem podatku VAT – NIP 586-21-38-302.
7. Wykonawca oświadcza, że jest/nie jest podatnikiem podatku VAT.
8. Zamawiający nie będzie ponosił żadnych innych kosztów ani opłat związanych z wykonywaniem usług przez Wykonawcę.
§ 5 Zmiany umowy
1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następującym zakresie:
a. przedmiotu umowy, pod warunkiem, że będą one korzystne np. finansowo, dla Zamawiającego albo zaszły okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, pomimo zachowania należytej staranności,
b. zmiany terminu realizacji umowy w przypadku wystąpienia opóźnień wynikających z wystąpienia okoliczności, których strony umowy nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności,
c. podwykonawców,
d. zmiany stawki podatku VAT w przypadku urzędowej zmiany podatku VAT,
e. wszelkich zmian umowy, o ile konieczność ich wprowadzenia będzie wynikała ze zmian w obowiązujących przepisach prawa,
f. siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z SIWZ 2. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony przenieść na osobę trzecią wierzytelności wynikających z niniejszej umowy.
4. Nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych w szczególności:
a. zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego);
b. zmiana danych teleadresowych, zmiany osób reprezentujących oraz wskazanych do
kontaktów między stronami.
5. W trakcie trwania umowy Wykonawca zobowiązuje się do pisemnego powiadamiania Zamawiającego o:
a. zmianie siedziby lub nazwy firmy, b. zmianie osób reprezentujących, c. ogłoszeniu upadłości,
d. ogłoszeniu likwidacji, e. zawieszeniu działalności,
f. wszczęciu postępowania układowego, w którym Wykonawca uczestniczy jako dłużnik.
§ 6 Kary umowne
1. Zamawiający może wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym, z zachowaniem prawa do kary umownej, o której mowa w ust. 2, w przypadku gdy Wykonawca nie zapewni środka transportu odpowiadającego wymaganiom określonym w niniejszej umowie. W tej sytuacji Zamawiający nie będzie zobowiązany do zwrotu na rzec wykonawcy jakichkolwiek wydatków, chociażby były poczynione w celu realizacji umowy, ani też zapłaty wynagrodzenia.
2. Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną za niewykonanie, nienależyte wykonanie umowy, jak również za wypowiedzenie umowy przez Zamawiającego z przyczyn o których mowa w ust. 1 w wysokości 30% łącznej wartości umowy wskazanej w § 3 ust. 1.
3. Wykonawca zapłaci na rzecz zamawiającego karę umowną w wysokości 10% łącznej wartości umowy wskazanej w § 3 ust. 1 za każde uchybienie w przypadku zaniżenia jakości usług stanowiących przedmiot umowy. Za zaniżenie jakości wykonywanych usług rozumie się w szczególności usterki techniczne środka transportu np. dotyczące klimatyzacji, możliwości korzystania z toalety, funkcjonalności siedzisk, itp.
4. W przypadku nie dotrzymania warunków umowy, o których mowa w § 1 ust. 9 umowy dotyczącym ubezpieczenia OC tj. na wymaganą kwotę lub w przypadku braku zachowania ciągłości ubezpieczenia przez okres trwania niniejszej umowy, Wykonawca zapłaci karę w wysokości 1000 zł za każdy dzień opóźnienia zawarcia lub nie przedstawienia umowy/polisy ubezpieczenia oraz dowodu opłacenia składki lub przerwy w jej obowiązywaniu
5. Kary umowne Wykonawca zobowiązany będzie zapłacić na pisemne wezwanie Zamawiającego.
6. Zamawiający uprawniony jest do potrącenia należnych kar umownych z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo ewentualnego dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, określonych w Kodeksie cywilnym za szkodę przewyższającą wysokość zastrzeżonych kar umownych.
§ 7
Odstąpienie od umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w razie:
a) wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Wykonawca zaś może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy,
b) ogłoszenia likwidacji Wykonawcy,
c) opóźnień w wykonywaniu przez Wykonawcę obowiązków wynikających z niniejszej umowy bez uzasadnionej przyczyny oraz nie kontynuowania ich pomimo pisemnego wezwania przez Zamawiającego,
d) w przypadku rażącego naruszania postanowień niniejszej Umowy przez Wykonawcę Zamawiający zastrzega sobie możliwość natychmiastowego odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy.
2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności i powinno zawierać uzasadnienie
§ 8
Porozumiewanie się Zamawiającego i Wykonawcy
1. W ramach niniejszej umowy osobą uprawnioną ze strony Wykonawcy do porozumiewania się z Zamawiającym będzie Pani/Pan: ……….
2. Ze strony Zamawiającego osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcą będzie:
Pani/Pan ……….. lub inna osoba wskazana przez Zamawiającego.
3. Zamawiający i Wykonawca będą porozumiewać się w języku polskim, pisemnie, za pomocą e- maila i faxu.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, przepisy Kodeksu cywilnego, a w sprawach procesowych przepisy kodeksu postępowania cywilnego.
2. W przypadku powstania sporu powstałego w związku z niniejszą umową strony dążyć będą do ugodowego rozstrzygnięcia sporu, tj. w drodze negocjacji i porozumienia.
3. W przypadku niemożności ugodowego rozstrzygnięcia sporu, sądem wyłącznie właściwym do rozpoznawania sporów wynikających z niniejszej umowy będzie Sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
4. Umowa została sporządzona w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, 2 egz. dla Zamawiającego, 1 egz. dla Wykonawcy.
_____________________ ________________________
Wykonawca Zamawiający
