SCWO. Jak prowadzić spotkanie Komisji
Dialogu Społecznego?
autor(ka): Federacja Mazowia 2017-12-14, 11:17
fot. freeimages.com
Posiedzenia Komisji Dialogu Społecznego stanowią
podstawowe narzędzie pracy dla jej członków i członkiń,
które umożliwia realizację założonych wcześniej planów
i celów. Jest to czas na dyskusję, wypracowywanie
rozwiązań, planowanie kolejnych działań. Warto więc
wykorzystać go jak najlepiej i najefektywniej. Szansę na
to daje dobre zaplanowanie spotkania i przygotowanie się
do niego. Podpowiadamy, jak to zrobić.
Jak przygotować się do spotkania?
Ustalenie terminu i miejsca spotkania
Warto, by prezydium wraz z członkiniami i członkami komisji ustaliło i podało termin i miejsce spotkania co najmniej dwa tygodnie przed planowanym posiedzeniem. Najlepiej zadbać o wyznaczenie stałych terminów spotkań. Wówczas, wystarczy, by prezydium wysyłało do członków i członkiń komisji zaproszenie lub przypomnienie o spotkaniu przynajmniej na 7 dni wcześniej (z takim wyprzedzeniem informacja powinna znaleźć się też na stronie urzędu miasta lub dzielnicy). Należy zadbać o to, aby w miarę możliwości miejsce spotkania było dostępne dla osób poruszających się na wózkach i aby był do niego dobry dojazd.
Zaproszenie
Sposób rozsyłania zaproszenie warto ustalić wcześniej wraz z całą komisją.
Zaproszeniem może być zarówno informacja rozsyłana przez listę mailingową, sms-y rozsyłane do członków i członkiń, jak i utworzone wydarzenie na FB. Z perspektywy dbałości o porządek obrad ważne jest, by zaproszenie zawierało program spotkania. Jeśli podczas poprzedniego posiedzenia ustalono, że zostaną zaproszeni goście, warto wysłać do nich indywidualne zaproszenie i potwierdzić ich udział.
Zaproszenie powinno pojawić się także na stronie urzędu miasta lub dzielnicy.
Program spotkania
Program spotkania przygotowuje prezydium komisji po zebraniu informacji zarówno od organizacji, jak i od przedstawicieli samorządu. W planie spotkania powinien być przewidziany czas na wolne wnioski. Ważną informacją, która powinna być zawarta w programie i zaproszeniu jest lista przedstawicieli i przedstawicielek urzędu, którzy będą brali udział w posiedzeniu.
Jak zacząć?
Punktualnie
Rekomendujemy punktualne rozpoczynanie spotkań. Punktualność można wyćwiczyć wśród członków i członkiń komisji, chociażby nie czekając na spóźnione osoby.
Przedstawienie się organizacji
To ważna część spotkania, która ma charakter integrujący i sieciujący.
Pozawala też każdej osobie odnaleźć się w grupie, a samo spotkanie
przestaje być anonimowe. Warto o to dbać, gdyż często na posiedzeniach są nowe organizacje lub nowe osoby z danej organizacji.
Przywitanie i przedstawienie gości
Przypomnienie programu spotkania (w tym: celu spotkania, porządku obrad, omówienie ewentualnych zmian, a w przypadku ograniczeń czasowych, ewentualne głosowanie nad zmienionym porządkiem obrad)
Przypomnienie czasu trwania posiedzenia
Przekazanie listy obecności do podpisu
Wybór protokolanta(ki) przebiegu obrad (ta funkcja, jak i prowadzenie posiedzeń, może być rotacyjna)
Przyjęcie protokołu z poprzedniego spotkania
Jak prowadzić spotkanie?
Ważne elementy spotkania, które warto uwzględnić:
o omówienie tematów – dyskusja, w kolejności ustalonej na początku,
o ocena propozycji urzędu (jeśli takie są),
o ewaluacja działań organizacji, poznanie planów ich działania,
o omówienie kwestii związanych ze współpracą z urzędem,
o omówienie bieżących spraw i aktualności istotnych z punktu widzenia organizacji,
o wolne wnioski,
o ustalenie terminu i miejsca kolejnego spotkania (ewentualnie sporządzenie listy tematów do omówienia na następnym spotkaniu).
Jak obradować?
o Dając wypowiedzieć się wszystkim, bez przerywania
mówiącym, bez złośliwości, z życzliwością. Warto poświęcić czas na jednym z posiedzeń, aby omówić zasady pracy komisji, w tym również sposób dyskusji. Dobrze, by były to treści przedyskutowane, wspólnie podzielane i przypominane podczas spotkań.
o Na temat i bez dygresji. Zdarza się, że posiedzenia komisji przedłużają się, ponieważ osoby poruszają wiele wątków
naraz. Stąd tak istotna jest dyscyplina dyskusji i pilnowanie czasu wypowiedzi poszczególnych członkiń i członków komisji.
o Pilnując procedur i uprawnień do głosowania.
o Dając przestrzeń na różne wypowiedzi i umożliwiając dyskusję przed głosowaniem nad daną sprawą. Należy unikać sytuacji, w których przewodniczący(a) podejmuje decyzje samodzielnie.
o Wspólne szukając porozumienia i najlepszych rozwiązań.
Jak zakończyć spotkanie?
Podsumowanie
Na koniec warto krótko podsumować to, co wydarzyło się podczas
spotkania, co zostało ustalone, jakie decyzje zostały podjęte. Dzięki temu każda osoba będzie miała jasność, co wypracowano w trakcie posiedzenia.
Zatwierdzenie protokołu
Członkinie i członkowie komisji powinni zatwierdzić protokół obrad. Może odbyć się to zarówno podczas danego spotkania, jak i podczas następnego po wcześniejszym rozesłaniu protokołu drogą mailową. Protokół może też być zatwierdzony mailowo.
Ustalenie propozycji terminu i miejsca następnego spotkania
Zebranie tematów i stworzenie zarysu planu na kolejne spotkanie.
Ustalenie ewentualnej listy gości, sposobu ich zaproszenia i rozdzielenie zadań w tej kwestii.
Podziękowanie za udział w spotkaniu
Jak upowszechniać wnioski po spotkaniu?
Poprzez wysłanie prezentacji i protokołu po spotkaniu do członków i członkiń komisji. Warto ustalić też termin przyjmowania uwag do protokołu.
Poprzez umieszczenie protokołu na stronie dzielnicy lub danego KDS w urzędzie miasta i wysłanie do organizacji biorących udział w
pracach KDS z prośbą o zamieszczenie go przez organizacje na ich stronach i FB.
Protokół powinien być pierwszym krokiem do spotkania komisji z urzędnikami w sprawie, której dotyczyło posiedzenie i do dalszej pracy poprzez dyskusje mailowe.
Powyższe wskazówki to propozycje wypracowane na podstawie doświadczeń członków i członkiń komisji biorących udział w warsztacie
„Prowadzenie posiedzeń KDS i DKDS”, prowadzonym przez Katarzynę Sekutowicz. Każda komisja ma swój sposób pracy i prowadzenia swoich posiedzeń. Artykuł jest zaproszeniem do refleksji nad tym, jak przebiegają spotkania warszawskich komisji – być może znajdziesz tu wskazówki, które warto uwzględnić i wprowadzić, tak, by praca Twojej komisji przebiegała w jeszcze lepszej atmosferze i przynosiła planowane efekty?
Artykuł ukazał się w grudniu 2017 roku w serwisie wspierającym warszawskie organizacje pozarządowe warszawa.ngo.pl (http://wiadomosci.ngo.pl/wiadomosc/2141342.html), który jest częścią Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych. SCWO obejmuje także ofertę wsparcia dla Komisji Dialogu Społecznego. Więcej informacji na stronie warszawa.ngo.pl/scwo. Projekt SCWO współfinansuje m.st. Warszawa.
