Analiza Ŝyciorysów zawodowych i listów motywacyjnych

Jak wynika z obserwacji zarówno krajowego jak i zagranicznego rynku pracy, pierwszy (i często jedyny) etap rekrutacji i selekcji kandydatów polega z reguły na wnikliwej analizie dostarczonych dokumentów. NajwaŜniejszym z nich jest krótka i pisemna forma autoprezentacji w postaci Ŝyciorysu zawodowego (noszącego równieŜ nazwę CV – skrótu pochodzącego od łacińskiego określenia curriculum vitae). To właśnie on, będąc zbiorem uporządkowanych informacji, opisuje w specyficzny sposób waŜne z zawodowego punktu widzenia zdarzenia w Ŝyciu kandydata, a takŜe wskazuje jego mocne strony w kontekście oferowanego stanowiska. Dlatego teŜ dobry Ŝyciorys zawodowy, to dokument tworzący obraz profesjonalisty, czyli osoby kompetentnej i zorganizowanej. Jego forma zaś jest uporządkowana i wywaŜona, a takŜe co się z tym wiąŜe przejrzysta oraz poprawna ortograficznie, gramatycznie i stylistycznie. Taka ustrukturyzowana forma pozwala bowiem zarówno na wstępną ocenę jakości kandydata, jak teŜ na zastosowanie screeningu elektronicznego, którego celem moŜe być wydobycie

informacji o kompetencjach, jeśli te odpowiadają wymaganiom firmy. Podstawą funkcjonowania zarówno w rekrutacji wewnętrznej jak i zewnętrznej tego mało jeszcze uŜywanego mechanizmu, ze względu na dotychczasowy brak odpowiednio wydajnych narzędzi, jest wykrywanie słów kluczowych, odpowiadających najwaŜniejszym kwalifikacjom, dlatego teŜ, w przypadku rekrutacji kandydatów, od których wymagane są głównie kwalifikacje techniczne, gwarantuje on nie tylko minimalizację czasu oraz kosztów całego procesu, ale równieŜ całkowity obiektywizm. Technologia ta nie nadaje się jednak do oceny samego poziomu posiadanych kompetencji. W takim przypadku naleŜy skorzystać z bardziej precyzyjnych technik selekcji.

Analiza Ŝyciorysu zawodowego stanowi więc przede wszystkim metodę weryfikacji spełnienia przez kandydata wymaganych kryteriów formalnych i dlatego teŜ tylko w takim kontekście powinna być stosowana. Jego forma co prawda moŜe dostarczać równieŜ pośrednich informacji o osobowości kandydata. Interpretując dane zawarte w Ŝyciorysie, których strukturę opisuje tabela 10, naleŜy być jednak ostroŜnym, poniewaŜ w przypadku kryteriów mniej ścisłych moŜe dochodzić do powaŜnych pomyłek. WaŜniejsza jest tutaj równieŜ ogólna ocena całości CV, niŜ analiza wyodrębnionych i wyizolowanych kryteriów. O ile bowiem, współczynnik trafności oceny przydatności zawodowej na podstawie Ŝyciorysu zawodowego moŜna określić na 0.3 – 0.45 [12, 34, 41, 59, 73, 78], to trafność pojedynczych i wyodrębnionych kryteriów kształtuje się juŜ na bardzo niskim poziomie i wynosi od 0.1 do 0.11 [48].

Tabela 10 – Struktura informacji zawartych w CV.

Rodzaj informacji Charakterystyka

Fotografia

śyciorysy zawodowe często zgodnie z wymogami pracodawcy zawierają równieŜ fotografię kandydata. Jest ona pomocna, gdyŜ po licznych, odbytych rozmowach kwalifikacyjnych pozwala lepiej odtworzyć wraŜenie ze spotkania z kandydatem. Nigdy nie powinna ona natomiast stanowić kryterium selekcji.

Dane personalne  Imię i nazwisko  Wiek  Adres  Płeć  Stan cywilny  Obywatelstwo

Dane zawarte w tej sekcji powinny zawsze znaleźć się w Ŝyciorysie zawodowym, ale związane są one z ograniczeniami. Istniejące normy prawne zakazują bowiem stosowania tych danych jako kryterium selekcyjne. Przy zatrudnianiu nie moŜna więc stosować takich preferencji jak wiek, płeć, narodowość czy odległość od miejsca pracy. Wykształcenie  Nazwa szkoły, uczelni  Data ukończenia  Kierunek  Specjalizacja

Są to istotne informacje stanowiące o podstawowych kwalifikacjach kandydata. Pracodawcy powinni zwracać tutaj uwagę równieŜ na to, czy w procesie zdobywania wykształcenia nie wystąpiły przerwy w nauce.

Wykształcenie dodatkowe

 Nazwa studium, kursu, szkolenia

 Uczelnia/instytucja

W tym przypadku dane wskazują na to, Ŝe dana osoba kształci się i nieustannie podnosi swoje kwalifikacje, co wskazuje na celowe działanie, związane z planowaniem swojej kariery lub na to, Ŝe jest to jednak proces sporadyczny.

Historia zatrudnienia

 Nazwa firmy

 Stanowisko

 Czas pracy

Dane te dostarczają informacji o dotychczasowym przebiegu kariery zawodowej kandydata, a więc stanowią charakterystykę parametrów takich jak wzrost, stagnację, spadek, kierunek lub tempo zmian. Wskazują one takŜe na wielkość, branŜę i podmiot działania firm, w której osoba aktualnie aplikująca była wcześniej zatrudniona.

Dodatkowe umiejętności i uprawnienia  Obsługa aplikacji komputerowych  Prawo jazdy  Uprawnienia zawodowe  Znajomość języków obcych  Posiadane certyfikaty

Dane te najczęściej są tylko deklaracją kandydata i w procesie rzeczywistej rekrutacji muszą być jak najszybciej zweryfikowane. Dotyczy to szczególnie znajomości języków obcych. Przy braku ujednoliconych kryteriów oceny samoocena bowiem w tej dziedzinie moŜe czasem bardzo odbiegać od rzeczywistego stanu posiadanych umiejętności.

Zainteresowania Informacje z tej dziedziny są przydatne zwykle do rozpoczęcia lub podtrzymania rozmowy kwalifikacyjnej

Uściśleniem, ukierunkowaniem i rozszerzeniem Ŝyciorysu zawodowego jest list motywacyjny. Dokument ten stanowiąc swobodniejszą formę wyraŜania myśli umoŜliwia podkreślenie indywidualności kandydata, nadając w ten sposób ofercie charakter bardziej osobisty. Ponadto spełnia on przede wszystkim funkcję zachęty dla pracodawcy do zaproszenia aplikanta na rozmowę kwalifikacyjną, a jego zawartość w duŜej mierze zaleŜy od tego, czy jest on odpowiedzią na ogłoszoną przez firmę konkretną ofertę pracy, czy teŜ niezaleŜnie od tego kandydat z własnej inicjatywy ubiega się o wakat. W pierwszym przypadku bowiem osoba starająca się o dane stanowisko musi udowodnić, Ŝe jej profil zawodowy pokrywa się z postawionymi wymaganiami, natomiast w drugim, Ŝe jest ona wartościowym i cennym nabytkiem dla przedsiębiorstwa. Narzędzie to słuŜy przede wszystkim do kreowania własnego wizerunku, ale powinno być funkcjonalne równieŜ dla pracodawcy w obszarze moŜliwości pozyskania odpowiedzi na pytania związane z informacją dlaczego kandydat ubiega się o daną posadę i jakie są jego oczekiwania od firmy. Wydaje się więc, Ŝe w związku z tym najwaŜniejszym kryterium oceny tego typu dokumentów powinno być ich dopasowanie do konkretnej oferty, czy przedsiębiorstwa, do którego zostały one skierowane. Czynnik ten powinien wskazać więc, czy kandydat jest osobą rzetelną i staranną, która zadała sobie wystarczający trud, aby ukazać własną osobę na tle wymagań i specyfiki pracy na danym stanowisku w konkretnej firmie, czy po prostu przesyła uogólniony szablon. Jeśli bowiem nie potrafi on sprostać podstawowemu zadaniu i poświęcić wystarczającej ilości czasu, aby przygotować dobre dokumenty, to z całą pewnością nie będzie równieŜ dobrym kandydatem do pracy w przedsiębiorstwie stawiającym na rozwój, wysokie standardy i jakość. Tak się jednak nie dzieje, poniewaŜ jak pokazują badania rynku [42] kryterium to jest stosowane niezmiernie rzadko, a stosowany proces selekcji dalej oparty jest głównie na mechanizmach eksploracji bardziej szczegółowych danych i informacji o potencjalnym pracowniku. Podstawową wadą listów motywacyjnych jest takŜe to, Ŝe pisane w optymistycznym tonie zawierają one tylko te treści, które osoba poszukująca pracy chciała przekazać, a nie zawsze są one zgodne z informacjami oczekiwanymi przez pracodawcę. Ich róŜnorodna forma sprawia ponadto, Ŝe bardzo trudno się je porównuje, co wpływa zarówno na czas, jak i koszt ich przeglądania oraz analizy. Biorąc pod uwagę powyŜsze uwarunkowania moŜna więc stwierdzić, Ŝe metoda ta sprawdza się jedynie od strony oceny poziomu spełnienia przez kandydata wymogów formalnych, ale właściwym wskaźnikiem jego faktycznej przydatności do wykonywania oferowanej pracy powinny być inne narzędzia selekcji.