Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej- sygn. Szt. Gen. 1344/88

Archiwum WSG w Poznaniu początkowo miało charakter archiwum podręcznego, do którego składano jedynie akta spraw karnych oraz inne rodzaje spraw sądowych tj. zażalenia (sygnatury „Z”), sprawy o zażalenia dyscyplinarne (sygn. „ZD”) akta pomocy prawnej „Cs”, a później, od 1 stycznia 1998 r. w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 4 września 1997 r. o dyscyplinie wojskowej⁵⁹⁹ także akta o wykroczenia. Z kolei zakończoną już dokumentację administracyjno-gospodarczą przechowywano w kancelarii ogólnej i kancelarii tajnej. Do końca 1997 r. w sądzie nie było rzeczowego wykazu akt, a jedynym normatywem określającym kategorię archiwalną była obowiązująca od 1989 r. „Instrukcja o zasadach archiwalizacji

dokumentacji wojskowej”⁶⁰⁰

W myśl § 3 ust. 1 ustawy z dnia 8 czerwca 1972 o ustroju sądów wojskowych (Dz.U. nr 23, poz. 166) WSG w Poznaniu wchodził w skład Sił Zbrojnych Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej. Oznaczało to tym samym, że dokumentacja wytwarzana w wyniku działalności WSG Poznaniu, jako jednostki organizacyjnej resortu obrony narodowej, od 1983 r. tj. wejścia w życie ustawy o archiwach i narodowym zasobie archiwalnym, stanowi wyodrębnioną część państwowego zasobu archiwalnego. Określenie takie znalazło się także w § 3 ust. 1 "Instrukcji o archiwalizacji dokumentacji wojskowej” - Szt. Gen 1344/88.

Jak wynikało jednak z dalszych przepisów instrukcji Szt. Gen. 1344/88 archiwum sądowe nie zaliczano do archiwów wyodrębnionych (§ 8-9). Powyższa instrukcja wprowadziła do archiwistyki nie spotykany dotąd termin „archiwalizacja” pod pojęciem którego rozumiano „ogół czynności związanych z klasyfikowanie, kwalifikowaniem, kompletowaniem i przekazywaniem do archiwów dokumentacji

599 Dz.U. 1997, nr 141, poz. 944.

600

powstającej w wyniku działalności jednostek wojskowych oraz jej ewidencjonowaniem, przechowywaniem i udostępnianiem w archiwach wojskowych⁶⁰¹ Charakter archiwum sądowego oddają dalsze przepisy omawianej instrukcji, mianowicie sąd zobowiązany był do przekazania archiwum wojskowemu zarówno materiały archiwalne, jak i dokumentację niearchiwalną, za wyjątkiem dokumentacji kategorii „Bc”, którą należało przechowywać i niszczyć po utracie praktycznego znaczenia w jednostce wojskowej (§ 21). Mało tego, dokumentacja organów wymiaru sprawiedliwości miała być przekazywana od razu po wykonaniu kary lub prawomocnego orzeczenia, a dokumentacja kancelaryjna po upływie 5 lat (§ 32 ust. 1 pkt 3). Oznaczało to w praktyce, że archiwa terenowe stanowiące filie CAW przejęły rolę archiwów przejściowych dla jednostek wojskowych, lub ujmując to bardziej obrazowo stały się ich „archiwami zakładowymi”. Mało logiczny był przepis określający, że okres przechowywania akt liczy się „od dnia 1 stycznia roku, w którym nastąpiło przekazanie akt do archiwum” (§ 21 ust. 2). Gdyby, trzymać się tych przepisów zgodnie z ich literą, to akta kategorii „B10”, wytworzone w 1996 r., po 5 latach przechowywania w kancelarii WSG należało przekazać do Archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego jako właściwego archiwum terenowego i od tego momentu liczono dopiero bieg owych 10 lat. Oznaczało to, że akta kategorii „B10” winy zostać zniszczone w 2011 r. „Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej” nie przewidziała możliwości przeprowadzenia brakowania w obrębie jednostki wojskowej dokumentacji o kategorii wyższej niż „Bc”.

Wprowadzało to wiele zamieszania. Do 1990 r. istniało Archiwum Służby Sprawiedliwości, które w zasadzie samodzielnie przyjmowało, przechowywało i brakowało akta. Od 1996 r. Wojskowy Sąd Garnizonowy w Poznaniu znalazł się na obszarze Śląskiego Okręgu Wojskowego i podlegał pod nadzór archiwalny sprawowany przez Archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego we Wrocławiu, później przemianowanego na Archiwum Wojsk Lądowych Filię nr 2. Pewnym utrudnieniem był fakt, że WSG w Poznaniu, odziedziczył pewien zasób aktowy niezakończonych spraw Sądu Wojsk Lotniczych w Poznaniu, który to winien zostać przekazany do Archiwum Wojsk Lotniczych i Wojsk Obrony Powietrznej Kraju w Modlinie.

Podstawą kwalifikacji archiwalnej dokumentacji w WSG w Poznaniu była wspomniana już Instrukcja Szt. Gen 1344/88 oraz rzeczowy wykaz akt uzgodniony w

601

dniach 5-12 listopada 1997 r. z kierownikiem Archiwum ŚOW Filia nr 4 CAW kapitanem Krzysztofem Derenowskim. Powyższy wykaz akt nie był wykazem jednolitym, a dokumentacja podzielona została na 34 hasła rzeczowe – „hasła klasyfikacyjne”, które mogły dzielić się jeszcze ze względu rodzaj dokumentacji na kolejne różne kategorie archiwalne w obrębie jednego hasła klasyfikacyjnego. Nie istniała zasada mówiąca, że do 1 hasła rzeczowego przypada tylko 1 kategoria archiwalna. Przykład pod pozycją nr 17 w RWA z 1997 r. zatytułowaną „Trwałe urządzenia ewidencyjne” znalazły się następujące rodzaje dokumentacji:

- rejestru teczek, dokumentów tajnych i dzienników z kategorią „B15”, - dzienniki korespondencyjne z kategorią „B10”,

- ewidencja niejawnych akt spraw karnych – kategoria „B25”.

Ponadto nie zawsze hasło klasyfikacyjne, lecz czasami treść rubryki „Uwagi”, gdzie umieszczano informacje o rodzaju dokumentacji objętych owym hasłem decydowała o miejscu przechowywania tejże dokumentacji. Przykładowo hasło klasyfikacyjne mogło nosić nazwę „trwałe urządzenia ewidencyjne” lub „pomocnicze urządzenia ewidencyjne”, lecz nazwa wytworzonej teczki lub księgi była zgoła różna określona w rubryce uwagi np. „książka doręczeń”, „ewidencja wydawnictwa”. System ten działał również w drugą stronę. W teczce określonej symbolem T-8 (teczka nr 8) umieszczano cały zestaw przeróżnej dokumentacji określonych wspólnie kategorią archiwalną „Bc”, a określoną trzema hasłami klasyfikacyjnymi (Korespondencja sekretariatu w sprawach administracyjnych Sądu, korespondencja w sprawach karnych, korespondencja w sprawach ławników). W praktyce teczka nr 8 dzieliła się na dwa tomy. W jednym trzymano pisma w sprawach sądowych, w drugim pisma w sprawach administracyjno sądowych. Rzeczowy wykaz akt zawierał kategorię archiwalne ustalone zarówno dla dokumentacji administracyjno-gospodarczej, jaki i sądowej oraz akt spraw sądowych⁶⁰².

Zatwierdzony RWA stanowił w zasadzie recepcję załączników do instrukcji Szt. Gen. 1344/88, mianowicie: „Schematu jednolitego podziału archiwalnego dokumentacji wojskowej” oraz „wykazu dokumentacji wojskowej z okresami przechowywania”. Wprowadzono wprawdzie kilka istotnych zmian, m.in. dodano hasło „kronika Sądu” (kat. „A”), „ewidencja archiwalna” (kat. „B15”⁶⁰³), w której

602 WSG (III) Poznań, RTD – por. wpisy za lata 2004-2005.

603 Naturalnie w archiwistyce wszelka ewidencja spisów akt przekazanych oraz wybrakowanych winna być przechowywana wieczyście.

umieszczano spis akt przekazanych do archiwum jako dokument zbroszurowany (teczka/książka), czego nie przewidziano i nie ujęto w załączniku do Instrukcji⁶⁰⁴. Dużo poważniejsze zmiany wprowadzono w części RWA dotyczącego dokumentacji sądowej. Zaniżono kategorię archiwalną dla teczki zawierającej odpisy wyroków i postanowień, zarówno własnych, jak i WSO w Poznaniu i IW SN, z „B10” do „Bc”. Zawyżono natomiast kategorię archiwalną dla repertorium pomocy prawnej „Cs”, z „Bc” (dział XXI.8) do kat. „A”. Z podobnych pobudek repertoria „Z” i „ZD” otrzymały na podstawie działu XXI.4 wykazu dokumentacji wojskowej z okresami przechowywania kat. „A”. Ponadto do kategorii „A” podniesiono wykaz osób tymczasowo aresztowanych „TA” i zatrzymanych „ZA” z pierwotnej kategorii „B10” (dział XXI.24). Pozostałe książki i wykazy sądowe wymienione w instrukcji Szt. Gen 1344/88 oraz te, które nie zostały tam wymienione otrzymały kat. „B10”⁶⁰⁵. Ponadto wprowadzono książkę wysłanych akt i kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwienia środków odwoławczych jako dokumentację manipulacyjną.

Zupełną nowością było natomiast zapożyczenie prawie w całości przepisów obowiązujących w sądach powszechnych a dotyczących nadawania kategorii aktom spraw sądowych. Instrukcja Szt. Gen. 1344/88 przewidywała jedynie kategorię „A” dla spraw karnych mających szczególne znaczenie polityczne. Wszystkie pozostałe miały otrzymać kat. „B25”, poza aktami o umorzenie postępowania karnego i pomocy prawnej, które miały otrzymać kategorię „B10”⁶⁰⁶. Wzorując się na Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 maja 1989 r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazania ich archiwom państwowym⁶⁰⁷, prócz spraw mających wyjątkowe znaczenie ze względu na zebrany materiał w sprawie lub występujące w niej osoby dodano także § 8 ust. 1 pkt 1 tegoż rozporządzenia znacznie rozszerzając katalog spraw o przestępstwa przeciwko wyborom, wolności sumienia i wyznania, tajemnicy państwowej i służbowej i przeciwko porządkowi publicznemu⁶⁰⁸. Ponadto kategorię „B25” zastąpiono kategorią

604

Szt. Gen. 1344/88, brak w dziale XXIV(akta kancelaryjne i ochrony tajemnicy) i XXV (akta archiwistyki wojskowej), s. 69.

605 Dział XXI, poz. 21, 23-25, ponadto dodano: wykaz osób skazanych na kary ograniczenia wolności, osób w stosunku do których postępowanie karne warunkowo umorzono, osób warunkowo zwolnionych, osób, którym udzielono przerw i odroczeń w karach, Szt. Gen 1344/88, s. 69.

606 Szt. Gen. 1344/88, dział XXI, poz. 9.

607 Dz.U. 1989, nr 28, poz. 150.

608 Rozdziały: XXVI, XXVIII, art. 260-262 § 2, art. 270-276, 278, art. 283-285 kk ustawy z dnia 19 IV 1969 Kodeks Karny (Dz.U. 1969, nr 13, poz. 94).

„B30” (dla spraw, w których wymierzono karę pozbawienia wolności powyżej 5 lat), „B20” (dla spraw, w których wymierzono karę bezwzględnego pozbawienia wolności do lat 5) i „B10” dla spraw pozostałych⁶⁰⁹. Ponadto wprowadzono kategorię dla spraw odtworzonych spraw karnych nadając jej kategorię „B50” na bazie doświadczeń związanych z prowadzonymi postępowaniami w trybie ustawy z dnia 23 lutego 1991 r. o uznaniu za nieważne orzeczeń wydanych wobec osób represjonowanych za działalność na rzecz niepodległego bytu Państwa Polskiego (Dz.U. 1991, nr 34, poz. 149, zm. Dz.U. 2007, nr 191, poz. 1372). Był to zdecydowanie krok naprzód zmierzający zarówno do ujednolicenia z przepisami stosowanymi w sądach powszechnych, jak i korekty dotychczasowych przepisów wojskowych, które zdecydowanie działały na szkodę przyszłych badaczy. O kategorii archiwalnej decydowali, bowiem sędziowie, bez przygotowania historycznego i zazwyczaj bez refleksji nad przydatnością akt spraw karnych do późniejszych badań naukowych. Wyłączono przykładowo całkowicie poza charakterem politycznym osób występujących w sprawie, inne kryteria selekcji materiałów przeznaczonych do wieczystego przechowywania jak typowość spraw, unikatowości, zgromadzonego materiału dowodowego, itp. Inne rzeczowe wykazy akt sądów wojskowych w tym czasie były w całości wzorowane na Instrukcji Szt. Gen 1344/88⁶¹⁰.

Wraz ze zmianą kodeksu postępowania karnego z dnia 6 czerwca 1997 r. sądom wojskowym oddano do rozpatrywania sprawy o wykroczenia popełnione przez żołnierzy. Spowodowało to pojawienie się nowej kategorii repertoriów sądowych („Wg”) oraz akt spraw o wykroczenia. Dotychczasowe wojskowe przepisy archiwizacyjne nie przewidywały istnienie takiej rodzaju akt, dlatego pojawił się też problem z określaniem ich kategorii archiwalnej.

Zresztą rok 1997 r. był bardzo ważny dla sądownictwa wojskowego. Prócz wprowadzenia nowego kodeksu karnego, kodeksu postępowania karnego i kodeksu karnego wykonawczego, które w znacznej mierze ograniczyły właściwość sądów wojskowych⁶¹¹, uchwalono nową ustawę Prawo o ustroju sądów wojskowych⁶¹². Także

609

Porównaj § 10 ust. 1 punkty 2-4 Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 maja 1989 r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazania ich archiwom państwowym (Dz.U. 1989, nr 28, poz. 150).

610 Przykładowo RWA Sądu Wojsk Lotniczych z 1994 r. (ASP 9709/99/26), wg opisu 8/94 zatwierdzony 12 V 1994, RWA WSG w Bydgoszczy, (AWT 2195/10/11), RTD 24/02, s. 4, czy RWA WSG w Zielonej Górze, AWO 5792/12/13, zatwierdzony 2 XII 2002 już po wejściu w życie zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie archiwizowania akt spraw sądów wojskowych.

611 Z. Zięba, op. cit., s. 131 i n.

612

w ustawie zasadniczej Rzeczypospolitej Polskiej znalazł się zapis konstytuujący istnienie w polskim wymiarze sprawiedliwości sądów wojskowych⁶¹³.

Zmiana dotychczasowej ustawy o ustroju sądów wojskowych i zastąpieniem jej nową znalazło swoje odbicie również w kwestiach kancelaryjno-archiwalnych. W myśl § 3 ust. 1 ustawy z 1972 r. sądy wojskowe stanowiły część sił zbrojnych. W nowej ustawie usunięto ten zapis na rzecz innych regulacji, które spowodowało zawieszenie sądów wojskowych w zależności pomiędzy Ministrami: Obrony Narodowej i Sprawiedliwości. Z jednej strony sądy wojskowe są finansowane ze środków budżetowych MON, ponadto w myśl art. 2 w stosunku do sądów i sędziów mają zastosowanie przepisy wydawane przez MON dotyczące jednostek wojskowych i żołnierzy pełniących służbę wojskową, z drugiej natomiast podlegają one pod nadzór Ministerstwa Sprawiedliwości w zakresie organizacji i działalności administracyjnej. Natomiast pod względem orzeczniczym, sądy te podlegają pod nadzór Izby Wojskowej Sądu Najwyższego. W celu lepszej koordynacji współpracy MON z MS przy tym ostatnim ministerstwie powołano Departament Sądów Wojskowych złożony z sędziów wojskowych i Dyrektora powoływanego z pośród nich na drodze porozumienia obu ministerstw.

Pomimo istotnego dla nas przeniesienia kompetencji związanej z nadzorem i kształtowaniem administracji i organizacji sądów z MON do MS, do 2002 r. nie wydano żadnych przepisów wykonawczych. Skutkowało to m.in. tym, że zdecydowana większość dokumentacji sądów wojskowych od 1998 r. w teorii przestała być dokumentacją wytwarzaną przez jednostki podległe Ministrowi ON, a tym samym zostały wyłączone z wydzielonego zasoby archiwalnego. Zdecydowana większość, gdyż nadal w sądach wytwarzano dokumentację, która pozostawała w gestii nadzoru MON, m.in. dokumentacja mobilizacyjna, czy dokumentację związaną z pełnieniem przez sędziów służby wojskowej. W praktyce były to tylko ustalenia teoretyczne, gdyż sądy wojskowe nadal funkcjonowały zgodnie z dawnymi przepisami, a dokumentację, która podlegała nadzorowi obu ministerstw mieszano zazwyczaj w tych samych teczkach akt spraw. Szerzej tej problem zostanie opisany w następnym rozdziale.

Ta niezbyt klarowna pod względem archiwalno-prawnym sytuacja początkowo nie stanowiła poważniejszej przeszkody w funkcjonowaniu sądu. Dokumentacja dopiero rozpoczęła proces narastania i nie zalegała w komórkach.

613 Art. 175 ust. 1 Dz.U. 1997, nr 78, poz. 483, zm. Dz.U. 2001, nr 28 poz. 319, zm. Dz.U. 2006, nr 200, poz. 1471, zm. Dz.U. 2009, nr 114, poz. 946.

W dniu 19 grudnia 2002 r. w Dzienniku Ustaw nr 220 ukazało się rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 grudnia 2002 r. w sprawie archiwizacji akt spraw sądów wojskowych. Był to pierwszy z aktów wykonawczych do ustawy prawo o ustroju sądów wojskowych (Dz. U. 1997, nr 117, poz. 753, zm. Dz.U. 1999, nr 75, poz. 853, Dz.U. 2001, nr 98, poz. 1070, Dz.U. 2002, nr 153, poz. 1271). Rozporządzenie składało się z 19 paragrafów (w 2006 r. dodano dwudziesty) podzielonych na 6 rozdziałów i regulowało tryb kwalifikowania dokumentacji sądowej oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Powyższym rozporządzeniem dokumentacja sądowa oraz akta spraw sądów wojskowych zostały objęte przepisami Ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego dotyczącymi zasad i trybu klasyfikowania, kwalifikowania, brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Oznaczało to dla sądów wojskowych faktyczne przejście z nadzoru archiwów wojskowych pod nadzór archiwów państwowych, przynajmniej w stosunku do tej części dokumentacji, która dotyczyła akt i dokumentacji sądowej. Była to zasadnicza zmiana, gdyż do tej pory dokumentacja sądów wojskowych stanowiła część składową wydzielonego zasobu archiwalnego podległego Ministrowi Obrony Narodowej. Objęciem sądów wojskowych tym nadzorem skutkowało przynajmniej częściowym zastosowaniem przepisów rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. 2002, nr 167, poz. 1375) co do trybu przekazywania materiałów archiwalnych w myśl § 1 rozporządzenia MS z 2002 r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądów wojskowych. Częściowym, gdyż pozostałe przepisy m.in. o trybie klasyfikowania dokumentacji nie mogły mieć zastosowania do dokumentacji spraw sądowych oraz ze względu na istnienie innych szczegółowych przepisów regulujących te procesy. Zarówno rozporządzenie Ministra Kultury jak i ustawa o narodowym zasobie archiwalnym wymuszały na sądach wojskowych utworzenie archiwów zakładowych.

Jak już wyżej zaznaczyliśmy okres od 1998-2002 dla registratury WSG w Poznaniu oznaczał zawieszenie, gdyż nadzór nad organizacją i administracją sądownictwa wojskowego wobec brak jakichkolwiek przepisów wykonawczych nie był sprawowany przez Ministra Sprawiedliwości. Nadal nieuregulowana pozostawała kwestia organizacji i administracji sądowej, choć wydano przepisy dotyczące

dokumentacji odzwierciedlającej sprawowanie przez sąd swych podstawowych kompetencji.

3.1.2 Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 grudnia 2002 r. w