Postępowanie z korespondencją procesową

Pisma w sprawach sądowych przechodziły nieco inną drogę niż korespondencja administracyjno-sądowa. Po przybiciu prezenty, pism nie rejestrowano w sekretariacie ogólnym w oddzielnej książce korespondencji procesowej, tak jak zakładały oba regulamin urzędowania sądów wojskowych, a jedynie przekazywane do szefa sądu razem z pozostałą korespondencją. Pisma procesowe i związane ze sprawami sądowymi przedstawiano do dekretacji razem z odpowiednimi aktami sprawy. Pisma umieszczano wtedy na początku ostatniego tomu akt. Zdarzało się, że akt nie można było przedstawić szefowi sądu razem z przychodzącymi pismami. W przypadku, gdy akta znajdowały się poza siedzibą sądu zastępowano je zastawnikami akt. W pozostałych sytuacjach wskazywano, w której komórce, bądź kancelarii znajdują się przedmiotowe akta. Korespondencji procesowej nie rejestrowano także w dzienniku korespondencyjnym. Po dekretacji pisma wracały do sekretariatu ogólnego, skąd rozdzielano je na wyznaczone kancelarie sędziowskie lub wykonywano bezpośrednio wskazane zarządzenia, w tym zakładano akta.

W podobny sposób postępowano z aktami sądowymi. Wpływ nowych spraw rejestrowano pod koniec dnia, w porządku alfabetycznym, odnotowując je w odpowiednim repertorium lub wykazie oraz skorowidzach. Następnie akta przedstawiano szefowi sądu, który sporządzał zarządzenie określające sędziego sprawozdawcę (kancelarię sędziowską) termin posiedzenia lub rozprawy, a także dodatkowe informacje o formie i charakterze rozpoznania sprawy. Akta wraz z zarządzeniem wracały do sekretariatu ogólnego, gdzie pracownicy uzupełniali odpowiednie rubryki repertoriów i wykazów, a następnie przekazywali akta do kancelarii sędziowskich. Tu następował szereg kolejnych procesów związanych z tworzeniem akt. Sekretarze sądowi wzywali oskarżonych i świadków, protokołowali kolejne sesje posiedzeń i rozpraw, wykonywali zarządzenia sędziów, a następnie uzupełniali karty przeglądowe akt i wszywali niezbędne dla postępowania dokumenty. Z chwilą załatwienia sprawy, tj. uprawomocnieniu orzeczenia lub jego wykonaniu, akta wraz z orzeczeniem przekazywano do sekretariatu ogólnego, który z kolei nadawał im dalszy bieg, kierując je do szefa sądu.

Podobną drogę przechodziły akta, w których sędzia sprawujący nadzór penitencjarny nadzorował postępowanie wykonawcze.

Poniżej zaprezentowano typowe modele obiegu pism i akt sądowych.

Model obiegu pisma sądowego

Pismo wpływa do urzędu → otrzymuje prezentę → do pisma załącza się akta sprawy→ pismo przedstawione do decyzji → dekretacja szefa (wyznaczenie posiedzenia)

a) → sekretariat ogólny wykonuje zarządzenie → akta składa się do archiwum podręcznego/przesyła wg właściwości

b) → sekretariat ogólny przekazuje kancelariom sędziowskim (wraz z aktami)→ obieg w kancelariach sędziowskich

Obieg akt sądowych

Wpływ sprawy do urzędu → akta otrzymuje prezentę i zostają zarejestrowane w odpowiednim repertorium/wykazie→ pismo przedstawione do decyzji → wyznaczenie posiedzenia przez szefa → akta wracają do sekretariatu

a) → sekretariat ogólny wykonuje zarządzenie → składa akta do archiwum podręcznego/przesyła wg właściwości

b) → sekretariat ogólny przekazuje kancelariom sędziowskim (wraz z aktami)→ obieg w kancelariach sędziowskich/sędziego penitencjarnego → akta wraz z orzeczeniem wracają do sekretariatu ogólnego → przedstawienie do akceptacji szefowi sądu → dekretacja szefa → sekretariat odnotowuje załatwienie sprawy w odpowiedniej rubryce repertorium lub wykazu → akta składane są do archiwum

podręcznego/przesyłane wg właściwości

Obieg pisma w kancelarii sędziego wojskowego/ sędziego sprawującego nadzór penitencjarny

Sędzia zapoznaje się z pismem/aktami → sędzia sporządza konspekt pism (odpowiedź), bądź przekazuje wskazówki odnośnie jego wykonania ustnie → pismo/protokół

wykonuje sekretarz sądowy → pismo sprawdza i podpisuje sędzia, sporządza oryginał orzeczenia → sekretarz jeden egzemplarz wraz z pismami przewodnimi ewidencjonuje

na karcie przeglądowej i wszywa do akt , wykonuje uwierzytelnione kopie orzeczeń → przekazuje kopie pism/odpisów do ekspedycji poczty

W 2005 r. tryb obiegu akt spraw sądowych i dokumentacji procesowych został uregulowany zarządzeniem organizacyjno-porządkowym nr 2/05 z dnia 5 września 2005 r. Na podstawie tego zarządzenia w kancelarii ogólnej sądu wprowadzono pomocnicze urządzenia ewidencyjne w postaci „rejestru obiegu akt”, „rejestru obiegu akt kancelarii wykonawczej” i „książki doręczeń korespondencji procesowej”. W pierwszym z wyżej wymienionych wpisywało się wszelkie wpływające do sądu akta. Tu też odnotowano, kiedy i komu wydano akta celem rozpoznania sprawy, a także ich zwrot. Rejestr stosowano dla spraw, w których nie zapadło jeszcze orzeczenie. Z chwilą jego wydania i uprawomocnienia kancelaria sędziowska zdawała akta w kancelarii ogólnej celem przekazania sprawy do kancelarii penitencjarno wykonawczej. Następnie sprawę wpisywano do „rejestru obiegu akt kancelarii wykonawczej”, gdzie odbiór sprawy kwitowali sekretarze tejże kancelarii. Oba rejestry miały ułatwić kontrolę nad etapem załatwiania spraw sądowych oraz miejscem ich przechowywania. Utworzenie punktu zatrzymania akt w kancelarii ogólnej pozwalał sekretarzowi tejże kancelarii na bieżące uzupełnianie zapisów w książkach sądowych.

Podobne zadanie miała spełniać „książka doręczeń korespondencji procesowej”. Rejestrowano w niej wszystkie pisma dotyczące spraw sądowych razem z informacjami o dacie wpływu, adresacie, krótkiej treści i ilości załączników. W książce doręczeń kwitowano także odbiór zadekretowanych przez prezesa pism. W ten sposób odnajdywanie wszelkich wniosków i pojedynczych pism, które wpłynęły do sądu było bardzo uproszczone i pozwalało na szybką kontrolę zarówno miejsca przydzielenia dokumentu jak i daty jego wydania⁵⁹⁷. Książka ta miała zdecydowanie charakter dziennika podawczego, analogicznego do dziennika korespondencyjnego, z tą różnicą, że prowadzono ją tylko dla pism procesowych- do tej pory nierejestrowanych w żadnym urządzeniu ewidencyjnym.

W tym samym dniu zarządzeniem nr 3/05 wprowadzono w sądzie do użytku instrukcję kancelaryjną. Jej przepisy regulowały m.in. tryb załatwiania spraw, przyjmowania i otwierania korespondencji, jej obieg, a także tworzenie i kompletowanie teczek aktowych i spraw. Niestety część z tych przyjętych przepisów nie można było zastosować ze względu na brak jednolitego rzeczowego wykazu akt do

597

którego odwoływała się instrukcja kancelaryjna (w zakresie rejestracji i tworzenia znaków spraw, a także kwalifikacji archiwalnej i prowadzenia bezdziennikowego systemu kancelaryjnego)⁵⁹⁸.

598

3 Archiwizowanie dokumentacji w latach 1996-2006