• Nie Znaleziono Wyników

KRYTERIUM ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z WDRAŻANIEM FUNDUSZY UNII EUROPEJSKIEJUNII EUROPEJSKIEJ

INSTYTUCJE POLSKIE A UNIJNE PRAWO DO DOBREJ ADMINISTRACJI

ZOBOWIĄZANYCH GWARANTOWAĆ PRAWO DO DOBREJ ADMINISTRACJI

3.1.2 KRYTERIUM ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z WDRAŻANIEM FUNDUSZY UNII EUROPEJSKIEJUNII EUROPEJSKIEJ

Drugim kryterium identyfikacji instytucji polskich zobowiązanych gwarantować prawo do dobrej administracji w obszarze wdrażania funduszy Unii Europejskiej jest kryterium zadań związanych z wdrażaniem unijnych funduszy. W perspektywie finansowej 2007-2013 organizacja funduszy UE w Polsce dokonywała się na trzech poziomach, którymi były: koordynacja, zarządzanie oraz wdrażanie652. Na każdym z tych poziomów realizowano odpowiednie zadania (rysunek 7).

Rysunek 7. Organizacja funduszy Unii Europejskiej w perspektywie finansowej 2007-2013 oraz Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych w perspektywie finansowej 2014-2020 w Polsce

*W perspektywie finansowej 2014-2020 zadanie zwiazane z certyfikacją wydatków realizowane jest w ramach zadania zarządzanie.

Źródło: opracowanie własne na podstawie: J. Śliwa, Fundusze unijne bez tajemnic. Podręcznik dla

studentów, Warszawa 2008, s. 120.; Instytucje i system realizacji Funduszy Europejskich

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/zasady-dzialania-funduszy/instytucje-i-system-realizacji-funduszy-europejskich [10.08.2015].

Na poziom koordynacji składały się dwa zadania, którymi były koordynacja i monitorowanie. Koordynacja w literaturze definiowana jest na wiele sposobów. Etymologia tego wyrażania pochodzi od łacińskiego słowa coordinatio, które tłumaczy się jako ‘uzgodnienie’, ‘harmonizowanie’ czy ‘ujednolicanie’653. Robert K. Tabaszewski podkreśla dwa podstawowe znaczenia koordynacji. W pierwszym oznacza

652

J. Śliwa, Fundusze unijne bez tajemnic. Podręcznik dla studentów, Warszawa 2008, s. 120.

653

Słownik wyrazów obcych PWN, pod red. B. Pakosz, E. Sobol, C. Szkiłądź, H. Szkiłądź, M. Zagrodzkiej, Warszawa 1993, s. 461. organizacja funduszy UE poziom koordynacji poziom zarządzania poziom wdrażania koordynacja monitorowanie zarządzanie wdrażanie audyt certyfikacja*

163 ona organizowanie działań, które wykonuje się wspólnie przez grupę osób, w drugim zaś harmonijny przebieg lub funkcjonowanie czegoś654. W praktyce koordynacja polega na nawiązywaniu stosunku pomiędzy różnymi działaniami i zadaniami oraz godzeniu ich ze sobą. Zajmują się nią z reguły wyznaczone podmioty biorące udział w danej sytuacji decyzyjnej655.

Koordynacja procesu wdrażaniem funduszy UE w Polsce obejmowała realizację założeń wynikających z Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 oraz realizację wszystkich programów Celu 1 „Konwergencja” i Celu 3 „Europejska Współpraca Terytorialna”656. Obowiązki z niej wynikające w odniesieniu do NSRO i programów operacyjnych funduszy strukturalnych i funduszu spójności polegały w szczególności na:

• sprawowaniu nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu realizacji NSRO,

• przeprowadzaniu badań ewaluacyjnych na poziomie strategii657,

• wypracowaniu wspólnych rozwiązań dla wszystkich programów operacyjnych w zakresie organizacji i prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania, wdrażania, monitorowania i oceny realizacji NSRO i przekazywanie ich w formie wytycznych instytucjom zajmującym się zarządzaniem programami operacyjnymi658.

Prowadzono ją także w odniesieniu do szesnastu regionalnych programów operacyjnych. Na tym poziomie w jej ramach podejmowano następujące działania:

• weryfikację RPO pod względem ich zgodności z NSRO,

654

R. K. Tabaszewski, Systemy koordynacji polityk Unii Europejskiej. Studium polityczno – prawne, „Zeszyty Naukowe”, Stowarzyszenie „Forum Młodych Dyplomantów” 2012, nr 1, s. 77.

655

Por. J. Frances, R. Levačić, J. Mitchell, G. Thompson, Markets, Hierarchies and Networks: The

Coordination of Social Life, London 1991, s. 3.

656

Programy służące realizacji w latach 2007-2013 Celu 1 polityki spójności UE, jakim jest Konwergencja to: Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej, 16 Regionalnych Programów Operacyjnych, Program Operacyjny Pomoc Techniczna. Z kolei programami służącymi realizacji Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna były Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej w tym: współpracy transgranicznej, transnarodowej i międzyregionalnej; por. A. Szymańska, Fundusze unijne i europejskie….czyli jak nie oszaleć w drodze po środki pomocowe z UE, Gliwice 2008, s. 40-48.

657

Narodowa Strategia Spójności 2007-2013, Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, Warszawa 2007, s. 106.

658

Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Mazowieckiego 2007-2013, Załącznik do uchwały nr 1635/181/12 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 31 lipca 2012 r., s. 14.

164 • negocjowanie RPO z Komisją Europejską przy współpracy instytucji

zarządzających RPO,

• zapewnianie spójności stosowanych wytycznych, • monitorowanie efektów wdrażania RPO w regionach659.

Koordynację zapewniono także między programami operacyjnymi realizowanymi w ramach NSRO a programami finansowanymi z Europejskiego Funduszu na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Rybackiego. W tym celu powołano odpowiednią instytucję, która:

• prowadziła bieżący monitoring stanu realizacji programów operacyjnych i podejmowała działania w razie potrzeby,

• koordynowała wdrażanie wspólnotowych polityk horyzontalnych,

• osiągała cele strategiczne i prowadziła działania oceniające polityki horyzontalne,

• monitorowała realizację polityk należących do polityki rozwoju, zwłaszcza polityki konkurencyjności, Polityki Spójności, Wspólnej Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki Rybołówstwa,

• formułowała opinie i rekomendacje na temat przebiegu wdrażania polityk horyzontalnych w celu zapewnienia spójnej realizacji polityki rozwoju660.

W ramach poziomu koordynacji wyszczególniono także takie zadanie, jak monitorowanie. Realizuje się je zarówno na poziomie programów, jak i działań lub projektów. Rozporządzenie ogólne nie zawiera jego definicji, ale pojęcie to w przystępny sposób objaśnia doktryna. Monitorowanie definiuje się jako proces regularnego pozyskiwania i analizowania informacji ilościowych i jakościowych na temat wdrażania programu operacyjnego oraz projektów w aspekcie finansowym i rzeczowym. Jego celem jest zapewnienie zgodności realizacji programów i projektów z uprzednio przyjętymi założeniami i zadaniami oraz bieżące wykrywanie nieprawidłowości i korygowanie ich. Monitorowanie trwa systematycznie przez cały okres trwania programu lub projektu661. Może być prowadzone w aspekcie finansowym lub rzeczowym. W pierwszym przypadku dotyczy ono oceny sprawności i prawidłowości zarządzania środkami finansowymi pochodzącymi z funduszy UE na

659

Narodowa Strategia Spójności 2007-2013, op. cit., s. 106.

660

Program Operacyjny Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007 – 2013, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Warszawa 2008, s. 131-132.

661

J. W. Tkaczyński, M. Świstak, Encyklopedia polityki …, s. 315 oraz T. Kierkowski, A. Jankowska, R. Knopik, Fundusze strukturalne oraz Fundusz Spójności, Warszawa 2009, s. 492.

165 realizacje programów i projektów. W tym aspekcie porównuje się wielkość zakontraktowanych wydatków i środków w ramach programów i ich priorytetów z wielkościami alokacji zapisanymi w tabelach programowych. W drugim wariancie monitorowanie odnosi się do postępu realizacji programów i projektów przez system wskaźników określonych w dokumentach programowych na przykład: produktów, rezultatów czy też głównych procesów. Należy podkreślić, że idea monitorowania nie polega wyłącznie na gromadzeniu informacji. Niezbędne jest także dokonanie analizy zebranego materiału, wyciągnięcie wniosków i podjęcie działań naprawczych. Podstawowym kryterium dokonywanej oceny jest zawsze zgodność działań z odpowiednimi dokumentami programowymi662.

Na drugim poziomie organizacji funduszy UE realizowano tylko jedno zadanie, jakim jest zarządzanie. Wiąże się ono z zarządzaniem danym programem i jego realizacją zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Wykonanie tego zadania polegało na:

• wypełnianiu obowiązków wynikających z art. 60 rozporządzenia nr 1083/2006, takich, jak:

− zapewnienie o wyborze operacji do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego oraz że spełniają one mające zastosowanie zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres ich realizacji, − weryfikowanie, czy współfinansowane towary i usługi są dostarczone oraz że

wydatki zadeklarowane przez beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi,

− zapewnienie, istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach programu operacyjnego oraz zapewnienie, że dane na temat realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone, − zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące

w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją,

− zapewnienie dokonania oceny skuteczności programu operacyjnego,

− ustanawianie procedur w zakresie archiwizacji dokumentów związanych z wydatki i audytami,

662

J. Hołub-Iwan, Monitoring i ewaluacja projektów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej, [w:] M. Dylewski, B. Filipiak, A. Guranowski, J. Hołub-Iwan, op. cit., s. 215-219.

166 − zapewnianie otrzymywania przez instytucję certyfikującą wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w odniesieniu do wydatków na potrzeby ich poświadczania,

− kierowanie pracą komitetu monitorującego i dostarczanie mu dokumentacji wymaganej w celu umożliwienia monitorowania jakościowego realizacji programu operacyjnego w świetle jego szczegółowych celów,

− opracowywanie i przedkładanie Komisji Europejskiej rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez komitet monitorujący,

− zapewnianie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji o źródle dofinansowania programu i projektu,

− dostarczanie KE informacji umożliwiających dokonanie przez nią oceny dużych projektów663.

• przygotowaniu szczegółowego opisu priorytetów programu operacyjnego, • przygotowaniu i przekazaniu komitetowi monitorującemu programem

operacyjnym do zatwierdzenia propozycji kryteriów wyboru projektów,

• wyborze projektów, które będą dofinansowane w ramach programu operacyjnego opartego na ustalonych kryteriach,

• zawieraniu z beneficjentami umów o dofinansowanie projektu,

• określeniu kryteriów kwalifikowalności wydatków objętych dofinansowaniem w ramach programu operacyjnego,

• określeniu poziomu dofinansowania projektu jako procentu wydatków objętych dofinansowaniem,

• określeniu systemu realizacji programu operacyjnego,

• określeniu typów projektów, przy wyborze których niezbędne jest zasięgnięcie opinii ekspertów,

• zarządzaniu środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację programu operacyjnego, pochodzącymi z budżetu państwa, budżetu województwa lub ze źródeł zagranicznych,

• dokonywaniu płatności ze środków programu operacyjnego na rzecz beneficjentów,

663

Por. art. 60 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, Dz. Urz. UE 2006, L 210, s. 25.

167 • monitorowaniu postępów w realizacji, ewaluacja programu operacyjnego oraz

stopnia osiągania jego celów,

• opracowaniu, w razie potrzeby, propozycji zmian w programie operacyjnym, • prowadzeniu kontroli realizacji programu operacyjnego,

• odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych beneficjentem664.

Na poziom wdrażania składały się cztery zadnia: pośredniczenie w zarządzaniu, wdrażanie, audyt zewnętrzny oraz certyfikacja. W związku z tym, że prawo przewidziało możliwość przekazania zadań z poziomu zarządzania programami operacyjnymi na poziom wdrażania, w jego ramach pojawiło się zadanie polegające na pośredniczeniu w zarządzaniu programami operacyjnymi665. Jego wykonywanie wiązało się z:

• przygotowywaniem i przekazywaniem instytucjom zarządzającym programami operacyjnymi propozycji szczegółowego opisu priorytetów PO,

• przygotowywaniem propozycji kryteriów wyboru projektu,

• dokonywaniem na podstawie określonych kryteriów wyboru projektów, które będą dofinansowane w ramach programów operacyjnych,

• zawieraniem umów z beneficjentami o dofinansowanie projektów, • kontrolowaniem realizacji dofinansowanych projektów,

• dokonywaniem płatności ze środków programów operacyjnych na rzecz beneficjentów,

• odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych beneficjentom, • prowadzeniem działań informacyjnych i promocyjnych666.

Z kolei istota zadania, jakim było wdrażanie działań w ramach programu operacyjnego polegała na wykonywaniu zespołu czynności w związku z realizacją poszczególnych projektów. Polegało ono głównie na bezpośredniej obsłudze udzielanego wsparcia i kontroli realizacji projektów667. W jego ramach mieściło się:

• przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków aplikacyjnych od beneficjentów, • dokonywanie wyboru projektów przeinaczonych do współfinansowania,

664

Por. art. 26 u.z.p.p.r.., Dz. U. z 2006 r. nr 227, poz. 1658; Por. J. Odachowski, op. cit., s. 150-151; M. Perkowski, i in., Ramy instytucjonalne zarządzania…, s. 62-63.

665

Por. art. 59 ust 2. rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006… op. cit., Dz. Urz. UE 2006, L 210/25.

666

Por. art. 27 u.z.p.p.r., op. cit., por. J. Odachowski, op. cit., s. 151-152; M. Perkowski, i in., Ramy

instytucjonalne zarządzania…, s. 63-64.

667

J. W. Tkaczyński, R. Willa, M. Świstak, Fundusze Unii Europejskiej 2007-2013. Cele - działania –

168 • podpisywanie umów o dofinansowanie z beneficjentami,

• przedkładanie deklaracji i poświadczeń wydatków instytucjom pośredniczącym, • monitorowanie realizacji poszczególnych projektów,

• weryfikacja wykorzystania środków przez beneficjentów, • przygotowanie sprawozdań z realizacji powierzonych zadań,

• informowanie instytucje pośredniczące o stwierdzonych nieprawidłowościach i nadużyciach finansowych,

• przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektów,

• prowadzenie działań informacyjnych w tym szkoleń dla beneficjentów i wnioskodawców668.

Przedostatnim zdaniem w ramach poziomu wdrażania jest audyt zewnętrzny. Definiuje się go jako: „działanie zmierzające do niezależnej oceny funkcjonowania danej instytucji lub przedsięwzięcia”669. Audyt przeprowadza się w ramach każdego programu operacyjnego, celem dokonania weryfikacji skuteczności systemu zarządzania i kontroli oraz w wybranych projektach, celem weryfikacji zadeklarowanych wydatków670. Audytowi pododaje się wszystkie poziomy wdrażania funduszy UE, a więc: koordynację, zarządzanie i wdrażanie. Dokonuje się go w szczególności po to, aby:

• zapewnić kierownictwo jednostki, że realizacja programów/projektów finansowanych z funduszy UE odbywa się zgodnie z obowiązującym prawem i procedurami (w przypadku projektów w szczególności zgodnie z zawartymi umowami i wnioskami o dofinansowania),

• zyskać pewność, że realizacja programów/projektów odbywa się zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce zwłaszcza: z procedurą realizacji projektów finansowanych z funduszy UE, zasadami regulującymi obieg dokumentów finansowo - księgowych oraz procedurą udzielania zamówień publicznych,

668

Informacja pochodzi z witryn internetowych: PO KL w Województwie Dolnośląskim http://efs.dolnyslask.pl/index.php?id=193; Funduszy Europejskich https://www.pois.gov.pl/strony/o-programie/instytucje/instytucje-realizujace-program [25.08.2014]

669

J. W. Tkaczyński, Rafał Willa, M. Świstak, Leksykon funduszy…, s. 263.

670

169 • mieć pewność, że określone w jednostce mechanizmy są stosowane i są

skuteczne671.

Dziewięć miesięcy po zatwierdzeniu programu operacyjnego Komisja Europejska musi otrzymać strategię audytu uwzględniającą między innymi podmioty dokonujące audytu, harmonogram audytów, metodologię oraz metody. Zgodnie z rozporządzeniem ogólnym nr 1083/2006 czynności audytowe powinny uwzględniać uznane w skali międzynarodowej standardy audytu672.

Audyt systemu zarządzania i kontroli programów operacyjnych przeprowadzany jest we wskazanych ramach czasowych i obejmuje konkretne instytucje zaangażowane w realizację programu operacyjnego. Czynności audytu dotyczą osi priorytetowych danego programu operacyjnego i badają między innymi czy:

• został zapewniony właściwy podział funkcji, • procedury wyboru projektów są adekwatne,

• wytyczne i informacje dla beneficjentów są odpowiednie, • istnieją odpowiednie kontrole zarządcze,

• istnieje odpowiednia ścieżka audytu i skomputeryzowane systemy informatyczne,

• zapewniono wiarygodne skomputeryzowane systemy księgowości i rachunkowości monitorowania i sprawozdawczości (Krajowy System Informatyczny),

• podejmowane są odpowiednie działania zapobiegające i korygujące w przypadku wykrycia błędów systemowych,

• istnieją odpowiednie mechanizmy zapewniające wiarygodność i rzetelności poświadczenia;

• istnieje rzetelna ewidencja kwot podlegających procedurze odzyskiwania, • procedura odzyskiwania kwot niezależnie wypłaconych są adekwatne673.

671

Por. E. Babuśka, Audyt wewnętrzny w zarządzaniu przedsiębiorstwem, [w:] Controling i audyt w

usprawnianiu zarządzania, pod red. K. Winiarskiej, Szczecin 2005, s. 150 oraz P. Łagodzki, Audyt projektów finansowanych z funduszy unijnych – wybrane zagadnienia, „Zeszyty Naukowe Uniwersytetu

Szczecińskiego” 2011, nr 668, s. 619.

672

Por. art. 62 ust 2. rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2008… op. cit.

673

Sprawozdanie z audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego, Ministerstwo Finansów, Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej, Warszawa 2012, s. 5 i 7 oraz Sprawozdanie z audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego, Ministerstwo Finansów, Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej, Warszawa 2013, s. 7-8.

170 Z kolei przedmiot zadania audytowego w przypadku projektów finansowanych z funduszy UE obejmuje: przygotowanie wniosku o przyznanie dofinansowania z funduszy UE, zawarcie umowy o dofinansowanie projektu oraz realizację projektu. W ramach określonego w ten sposób zadania audytowego w szczególności sprawdza się:

• czy jednostka prowadzi odrębną ewidencję księgową projektu,

• czy wydatki realizowane są z wyodrębnionego rachunku bankowego, • kwalifikowalność wydatków i sposób ich dokumentowania,

• zgodność kwot ujętych we wnioskach o płatność z dokumentami księgowymi, zapisami księgowymi, wyciągami bankowymi,

• zgodność realizacji projektu z zawartą umową, na przykład harmonogram realizacji projektu, wskaźniki realizacji celów projektu: wskaźniki produktu i wskaźniki rezultatu,

• terminowość i rzetelność składanych sprawozdań, • prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych,

• archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektu674.

Po dokonaniu audytu systemu zarządzania i kontroli programów operacyjnych sporządza się sprawozdanie uwzględniające między innymi metodykę i zakres prac audytorskich, wyniki oraz stosowne zalecenia. Instytucja audytowa do 31 grudnia każdego roku w latach 2008-2015 jest zobowiązana przedkładać Komisji Europejskiej:

• zgodne ze strategią audytu roczne sprawozdanie audytowe wraz z informacją o wszelkich brakach wykrytych w systemach zarządzania i kontroli programu, • opinię czy system zarządzania i kontroli funkcjonuje skutecznie,

• deklarację częściowego zamknięcia zawierającej ocenę zgodności z prawem i prawidłowości poniesionych wydatków.

Ponadto, nie później niż do dnia 31 marca 2017 roku Komisja Europejska powinna otrzymać deklarację zamknięcia, do której dołącza się końcowe sprawozdanie audytowe675.

Ostatnim zadaniem etapu wrażania funduszy Unii Europejskiej w Polsce jest certyfikacja wydatków. Zadanie to polegało na sporządzeniu i przedłożeniu Komisji Europejskiej poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność okresową i końcową dla programów operacyjnych676. Przez certyfikację poświadcza się, że

674

P. Łagodzki, op. cit., s. 619-620.

675

Por. art. 62 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006… op. cit.,

676

171 deklaracje wydatków są dokładne i zostały opracowane przy wykorzystaniu wiarygodnych systemów księgowych i są oparte na dokumentacji oraz że zadeklarowane wydatki poniesiono zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz wynikają z projektów wybranych do finansowania677. Poświadczenie wydatków jest czynnością, składająca się z wielu zadań, do których między innymi zalicza się:

• weryfikowanie poświadczonych deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność, • przeprowadzanie w instytucjach zarządzających programami operacyjnymi

wizyt sprawdzających, • monitorowanie wydatków,

• zbieranie materiałów służących dokonaniu oceny procedur i systemu678.

Ich realizacja ma zagwarantować prawidłowość funkcjonowania systemu programu operacyjnego to znaczy potwierdzić, że procedury wewnętrzne służące jego realizacji są wdrażane i przestrzegane oraz potwierdzić zgodność zadeklarowanych wydatków z prawem wspólnotowym, krajowym a także operacjami mieszczącymi się w kryteriach tego programu679.