W polskim systemie prawnym procedury przetargowe dotyczące wyboru przedsię-biorstwa, któremu powierzone ma być wykonanie określonych usług lub dostaw, określone zostały przede wszystkim w ustawie Prawo zamówień publicznych. Choć ten akt prawny zobowiązuje do stosowania jego przepisów przede wszystkim insty-tucje publiczne (np. instyinsty-tucje administracji państwowej lub samorządowej), to sta-Radosław Jadczak
73 nowi on bardzo często także swoisty wzór w procesie wyboru kontrahentów przez
inne podmioty. Wiele podmiotów gospodarczych, które nie są zobowiązane do sto-sowania ustawy Prawo zamówień publicznych (np. przedsiębiorstwa prywatne, spół-dzielnie mieszkaniowe), w procesie wyboru podmiotów realizujących postawione przed nimi cele stara się stosować często takie same, a przynajmniej bardzo podobne zasady. Podyktowane to może być i chęcią uzyskania jak najlepszych warunków (nie tylko cenowych) realizacji określonych zadań, i koniecznością wynikającą z odmien-nych przepisów prawz odmien-nych1.
Zgodnie z Prawem zamówień publicznych proces wyboru podmiotu lub pod-miotów, którym powierzone zostanie wykonanie określonego zadania, odbyć się musi zgodnie z poszanowaniem kilku podstawowych zasad [Czajkowski 2007]. Pierwszą z nich jest zapewnienie uczciwej konkurencji. Drugą jest równość trak-towania wszystkich potencjalnych wykonawców, którzy wyrażają zainteresowanie wykonaniem postawionego przed nimi zadania. Kolejną zasadą jest zachowanie jawności i przejrzystości wszystkich warunków i informacji niezbędnych do prze-prowadzenia procesu wyboru podmiotu. Powyższe zasady mają bardzo ogólny wy-dźwięk i mogą być dowolnie kształtowane przez zlecających zadanie (zamówienie). Niezależnie od tego, kto jest zlecającym, można wyróżnić trzy podstawowe etapy każdej procedury przetargowej. Etap pierwszy to przygotowanie przetargu, etap drugi to przeprowadzenie procedury przetargowej, etap ostatni to wybór podmio-tu do realizacji zadania.
Wydaje się, że najbardziej czasochłonną, a jednocześnie najbardziej newralgicz-ną częścią przetargu jest etap jego przygotowania. Pozostałe dwa równie ważne eta-py są pewnego rodzaju konsekwencją decyzji podjętych na etapie pierwszym przez przygotowującego przetarg. Na etapie tym – obok dokładnego opisu zadania, jakie ma zostać wykonane przez przyszłego kontrahenta – zlecający zadanie musi w spo-sób precyzyjny dokonać przedstawienia m.in.:
• warunków udziału w przetargu,
• sposobu oceny spełniania warunków udziału w przetargu, • kryteriów oceny ofert realizacji zadania,
• sposobu oceny kryteriów oceny ofert.
W najprostszej sytuacji zleceniodawca zamówienia może ograniczyć procedu-rę przetargową do jednego lub kilku postawionych warunków udziału w przetargu
1 Przykładem mogą tu być fundusze unijne, których uzyskanie wymaga stosowania przez benefi-cjenta określonych zasad uczciwej konkurencji w ich wydatkowaniu.
74
oraz jednego kryterium oceny ofert (najczęściej ceny). W takim wypadku wybór przy-szłego kontrahenta ogranicza się jedynie do wyboru najtańszej oferty spośród ofert przedstawionych przez pomioty, które spełniają w sposób zerojedynkowy postawio-ne warunki udziału w postępowaniu.
Proces przetargu staje się bardziej skomplikowany, kiedy:
• zleceniodawca określi więcej niż jedno kryterium oceny ofert – w takiej sytu-acji należy przedstawić sposób wyboru oferty charakteryzującej się najlep-szym bilansem oferowanych przez podmioty wartości kryteriów,
• zleceniodawca będzie chciał zlecić realizację postawionego przez zlecenio-dawcę zadania więcej niż jednemu podmiotowi – w takiej sytuacji przed or-ganizatorem przetargu stoi problem określenia liczby podmiotów, którym zostanie zlecone wykonanie zadania,
• zleceniodawca ograniczy liczbę podmiotów, które będą mogli złożyć ofertę realizacji zadania – w takiej sytuacji przed zleceniodawcą obok procesu wy-boru najlepszej oferty stoi problem wywy-boru grupy najlepszych wykonawców, którzy będą dopuszczeni do kolejnej fazy przetargu (przetarg zamknięty). W wypadku wielokryterialnej oceny ofert powinna być stosowana zasada, że kry-teria oceny odnoszą się do przedmiotu zamówienia w ramach zlecanego zadania. W zamówieniach zlecanych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych zasada ta jest wręcz obowiązkiem. Celem tej zasady jest stworzenie rozłącznych zbiorów kryte-riów oceny podmiotów biorących udział w przetargach oraz krytekryte-riów odnoszących się do warunków realizacji usług lub dostaw. Ponadto zleceniodawcy zamówień pu-blicznych zazwyczaj zobowiązani są do stosowania więcej niż jednego kryterium oce-ny ofert. Wśród kryteriów oceoce-ny przedmiotu ofert najczęściej spotkać można: cenę, termin realizacji, warunki (czas) gwarancji, termin płatności, jakość, funkcjonalność, parametry techniczne itp.
Podczas gdy na rynku funkcjonuje bardzo duża liczba potencjalnych podmio-tów zdolnych do realizacji powierzonego zadania, konieczne staje się dokonanie ich wstępnej selekcji. Rozwiązanie takie ma kilka istotnych zalet. Jedną z nich jest przede wszystkim wybranie zbioru najlepszych potencjalnych oferentów, szczególnie tych, którym powierzone zadanie nie sprawi problemów, oraz wykonane zostanie należy-cie. Drugą zaletą jest możliwość powierzenia zadania kilku podmiotom, co ma istotne znaczenie, gdy rozmiar zadania jest bardzo duży, a także zleceniodawca chce doko-nać dywersyfikacji potencjalnych wykonawców. W takim wypadku główną rolę od-grywają kryteria dotyczące samych podmiotów. Przykładem są ogólne kryteria wy-Radosław Jadczak
75 mienione przez ustawodawcę w Prawie zamówień publicznych, do których należą
m.in.:
• doświadczenie zawodowe (np. czas istnienia na rynku, liczba zrealizowanych zadań podobnych do zamówienia objętego przetargiem);
• potencjał techniczny (np. liczba sztuk określonego sprzętu niezbędnego do realizacji zamówienia);
• potencjał osobowy (np. liczba pracowników);
• potencjał ekonomiczny i finansowy (np. ocena przy wykorzystaniu wskaźni-ków finansowych na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu finan-sowym przedsiębiorstwa);
Na koniec rozważań o kryteriach zarówno oceny podmiotów gospodarczych, jak i składanych przez nich ofert należy zauważyć, że kryteria te mogą mieć cha-rakter jakościowy oraz ilościowy. Najwięcej problemów z punktu widzenia oceny stanowią kryteria jakościowe, które przez decydentów muszą zostać określone w sposób mierzalny. Ponadto część kryteriów stanowić może stymulanty (pożąda-ne są maksymal(pożąda-ne wartości kryterium), a część z nich może stanowić destymulanty (pożądane są minimalne wartości kryterium). Osobny przedmiot rozważań każde-go decydenta stanowi także stopień ważności przyjętych przez niekażde-go kryteriów. Pamiętać należy, że przyjęte wagi mają bardzo często charakter subiektywny, a ich nawet niewielka zmiana może prowadzić do różnych wyników postępowań prze-targowych.