Sporządzenie przez koordynatora za- mówienia – na podstawie złożonego

za-wiadomienia, a następnie przekazanie go dowódcy Sił Powietrznych oraz szefowi BOr, a także do wiadomości dowódcy jed-nostki wojskowej wykonującej transport.

Za zapewnienie lotów najważniejszych osób w państwie odpowiada dowódca Sił Powietrznych, który do ich wykonywa-nia wyznaczył 36 Specjalny Pułk lotnic-twa transportowego, stacjonujący w War-szawie. Zasady lotów określają akty we-wnętrzne (decyzje, instrukcje i wytyczne) wydawane przez Ministra Obrony Naro-dowej oraz Dowódcę Sił Powietrznych.

Sposób organizacji wizyt w uproszczeniu przedstawia zamieszczony w „Informacji o wynikach kontroli” rysunek 1.

Zgodnie ze wskazanymi wyznacznika-mi, Najwyższa Izba Kontroli badaniami objęła procedury i proces organizacji

wi-zyt oraz zapewnienia bezpieczeństwa naj-ważniejszych osób w państwie, przygoto-wanie poszczególnych podmiotów do wy-konania tych zadań i zasady ich współpra-cy, a także funkcjonowanie systemu kon-troli i nadzoru.

Wyniki analiz dowiodły, że podmioty korzystające z Wojskowego Specjalnego transportu lotniczego oraz wykonują-ce zadania w tym zakresie nie stworzyły systemu norm i procedur, które skutecz-nie minimalizowałyby ryzyko wystąpie-nia sytuacji niebezpiecznych. Brak precy-zyjnego określenia kompetencji podmio-tów tworzących ten system, ich wzajem-nych relacji, a przede wszystkim spójwzajem-nych zasad postępowania, był zasadniczą przy-czyną stwierdzonych nieprawidłowości.

W konsekwencji, faktyczny zakres dzia-łania podmiotów przygotowujących wi-zyty z wykorzystaniem Wojskowego Spe-cjalnego transportu lotniczego pozosta-wiony został praktycznie do ich dyskre-cjonalnego uznaniu.

Najwyższa Izba Kontroli wskazała oso-by odpowiedzialne za stwierdzone niepra-widłowości. Z tytułu nadzoru są to: kie-rownicy jednostek kontrolowanych, czy-li kolejni ministrowie obrony narodowej, spraw wewnętrznych i administracji oraz spraw zagranicznych, szefowie Kancela-rii Prezesa rady Ministrów oraz dowód-cy Sił Powietrznych i 36 SPlt, szefowie BOr pełniący swoje obowiązki w latach 2005–2010, a także urzędnicy, żołnierze oraz podlegli im funkcjonariusze.

5 Według instrukcji HEAD, należało podać również informacje o dysponencie statku powietrznego, ilości i rodzaju przewożonych ładunków.

kontrola i audyt marek Bieńkowski

Zadania Szefa KPRM jako koordynatora

Na podstawie art. 29 pkt 5 ustawy o radzie Ministrów⁶, nadzór i koordynacja działań związanych z przygotowaniem i realizacją wszystkich wizyt osób zajmujących kie-rownicze funkcje w państwie – w aspek-cie szeroko rozumianego bezpieczeństwa – powinien spoczywać na szefie Kance-larii Prezesa rady Ministrów, jako osobie odpowiedzialnej za koordynację współ-działania rady Ministrów i Prezesa rady Ministrów z Sejmem i Senatem rzeczy-pospolitej Polskiej, Prezydentem rP i in-nymi organami państwowymi. Ponadto, zawierając Porozumienie z kancelariami prezydenta, premiera, marszałków Sej-mu i Senatu oraz ministrem obrony na-rodowej, szef KPrM zobowiązał się wo-bec tych podmiotów do realizacji niżej opisanych zadań.

W okresie objętym kontrolą całość za-dań związanych z koordynacją i zlecaniem usług z wykorzystaniem WStl w kraju i za granicą dla osób upoważnionych zo-stała przypisana jednemu pracownikowi KPrM, zatrudnionemu w Wydziale re-cepcyjno-Protokolarnym Biura Dyrekto-ra GeneDyrekto-ralnego na stanowisku Dyrekto-radcy sze-fa KPrM. W tym czasie miały miejsce 1584 zlecenia tych usług przez Kancelarię dowódcy Sił Powietrznych oraz szefowi BOr. Oznacza to, że statystycznie rocz-nie miał on do „obsłużenia” 264 loty. Przy-dzielenie powyższych obowiązków tylko jednej osobie nie gwarantowało prawidło-wej ich realizacji.

Do głównych zadań tego pracownika należało:

• ustalanie z uprawnionymi wniosko-dawcami szczegółów dotyczących wyko-rzystania WStl, w tym określenie od-powiedniego typu statku powietrznego, miejsc startów i lądowań, czasu trwania przelotów, liczby pasażerów i personelu pokładowego;

• zgłaszanie do DSP, BOR, 36 SPLT za-mówień zawierających uzgodnione infor-macje, konieczne do sprawnego i termi-nowego przygotowania oraz odbycia wi-zyt krajowych i zagranicznych;

• prowadzenie ewidencji wszelkich skła-danych wniosków w sprawie lotów spe-cjalnych, umożliwiającej koordynację i monitoring wykorzystania tego typu transportu przez wszystkie uprawnione osoby i instytucje.

Ponadto, pracownik ten był zobowiązany do inicjowania – w porozumieniu z kierow-nictwem KPrM, wnioskodawcami i wy-konawcami przelotów specjalnych – no-wych rozwiązań w zakresie usprawniania procedur koordynujących wykorzystanie WStl. Wśród jego obowiązków, jako przy-kład podejmowanych przez niego samo-dzielnych działań, wskazano uzgadnianie wykorzystywania statków powietrznych przez wnioskodawców, interpretację zapi-sów istniejących procedur, opracowywa-nie wytycznych oraz monitorowaopracowywa-nie i za-żegnywanie sytuacji konfliktowych (usta-lanie zasad pierwszeństwa w wykorzysty-waniu statków powietrznych). Podczas nieobecności pracownika przypisaną mu

6 Ustawa z 8.08.1996 r. (t.j. DzU z 2003 r., nr 24, poz. 199).

Organizacja wyjazdów... kontrola i audyt

koordynację i zlecanie usług WStl pro-wadziły inne osoby zatrudnione w KPrM, które nie miały tego rodzaju czynności w zakresie obowiązków.

Zamówienia na lot

Istotną okolicznością, negatywnie wpły-wającą na proces przygotowania wizyt, był zbyt późny moment przekazywania do Dowództwa Sił Powietrznych, 36 Specjal-nego Pułku transportu lotniczego i Biu-ra Ochrony rządu informacji (w dodat-ku często niekompletnych) o planowanych podróżach. Biorąc pod uwagę, że mogą wystąpić sytuacje wymagające zorgani-zowania wizyty ad hoc, zwrócono uwagę, że taki system przygotowań nie może być zasadą, lecz tylko wyjątkiem. tymczasem kontrola wykazała⁷, że w 98% zbadanych przypadków zawiadomienia wpływające do KPrM nie zawierały wymaganych ele-mentów, określonych § 7 ust. 2 pkt 1-4 Po-rozumienia, zaś w 68% przesłane zostały z naruszeniem terminów ustalonych w § 7 ust. 4. Szef KPrM nie podejmował jednak działań służących uzupełnieniu danych.

W efekcie, w 86% przypadków Kancela-ria nie sporządziła zgodnych z wymaga-niami zamówień na wykorzystanie Woj-skowego Specjalnego transportu lotni-czego, przekazując do DSP i BOr jedy-nie jedy-niekompletne zawiadomienia złożone przez dysponentów lotów, co utrudniało właściwe zorganizowanie

i zabezpiecze-nie wyjazdów. W tej sytuacji DSP i BOr zmuszone były zdobywać informacje nie-oficjalnie (często tuż przed wizytą) lub działać pomimo ich braku.

Prowadzenie ewidencji zawiadomień, zamówień oraz lotów

Zbadano również kompletność danych w ewidencji zawiadomień, zamówień oraz lotów w 94 sprawach, w których KPrM re-alizowała zadania wynikające z Porozumie-nia oraz zarządzeń Szefa KPrM, związa-ne z potrzebą wykorzystania WStl. Ewi-dencja, mająca służyć zapewnieniu wła-ściwej koordynacji i monitoringowi uży-wania WStl przez wszystkie uprawnione osoby i instytucje, była prowadzona nie-rzetelnie. Braki dotyczyły między inny-mi: dat i godzin odlotów oraz przylotów, liczby pasażerów, tras przelotu. Niepra-widłowości stwierdzono w 72 przypad-kach (77%), w tym: w 44 (47%) nie po-siadano wymaganych informacji⁸, w 28 (30%) wprowadzone dane różniły się od tych, które we wnioskach przedstawiły podmioty uprawnione.

Niepodejmowanie przez KPrM działań w celu uzyskania niezbędnych informa-cji od dysponentów lotów, umożliwiają-cych rzetelne sporządzenie zamówień na poszczególne podróże, niewywiązywa-nie się w większości przypadków z obo-wiązku przygotowania zamówień na wy-korzystanie WStl oraz nierzetelne

pro-7 Na podstawie zbadanej próby 65 zamówień.

8 W ewidencji nie odnotowano: liczby pasażerów (32 przypadki); godzin odlotu i przylotu statku powietrz-nego oraz liczby pasażerów (7 przypadków); liczby pasażerów i godziny przylotu statku powietrzpowietrz-nego (1 przypadek); liczby pasażerów i godziny odlotu statku powietrznego (1 przypadek); godziny przylotu i odlotu statku powietrznego (1 przypadek); daty przylotu statku powietrznego (1 przypadek); daty i go-dziny przylotu statku powietrznego (1 przypadek).

kontrola i audyt marek Bieńkowski

wadzenie ewidencji świadczą o tym, że szef KPrM nie miał należytej pieczy nad tymi zadaniami.

Zlecanie usług przewozowych na rzecz nieuprawnionych⁹

Ustalono, że w 17 spośród 94 spraw obję-tych badaniem (18%)¹⁰ szef KPrM i upo-ważnieni przez niego pracownicy zlecili wykonanie usług przewozowych na rzecz osób nieuprawnionych, co było niezgodne z zapisami Porozumienia. W dokumencie tym przyjęto, że z WStl korzystają: pre-zydent, marszałkowie Sejmu rP i Senatu

rP oraz prezes rM. Jednocześnie tylko te osoby mogły wskazać inne osoby zajmu-jące kierownicze stanowiska państwowe, uprawnione do korzystania z WStl w ce-lach związanych z wykonywaniem obo-wiązków służbowych.

Organizacja wyjazdów premiera W latach 2005–2010 zorganizowano 136 podróży zagranicznych z wykorzystaniem WStl. Szczegółowym badaniem objęto 29, to jest 21,3% ogólnej ich liczby¹¹. W od-niesieniu do wszystkich wnioski w spra-wie wyjazdu zostały sporządzone rzetelnie i zgodnie ze wzorem określonym w załącz-niku do zarządzenia Szefa KPrM.

Stwierdzono jednak, że:

• w 27 sprawach (93,1%) nie zachowano terminu złożenia przez dyrektora DSZ wniosku (trzy tygodnie przed wyjazdem) do akceptacji Szefa KPrM, co było nie-zgodne z § 2 ust. 1 zarządzenia Szefa KPrM;

• w 17 sprawach (59%) zamówienia o potrzebie wykorzystania WStl zo-stały sporządzone przez pracowników Biura Dyrektora Generalnego KPrM (poprzednio Biura Administracyjnego) przed otrzymaniem zaakceptowanego przez Szefa KPrM wniosku, a więc z na-ruszeniem § 4 ust. 1 zarządzenia Szefa KPrM. Zgodnie z tym przepisem, Biuro Administracyjne KPrM (a od 20 maja

9 Byli to m.in. ministrowie, wiceministrowie, komisarz m.st. Warszawy, kombatanci.

10 Jednej w 2005 r., czterech w 2006 r., siedmiu w 2007 r., jednej w 2008 r., dwóch w 2009 i dwóch w 2010 r.

11 Wszystkie wizyty zbadano pod kątem prawidłowości przestrzegania procedur obowiązujących w KPRM (zarządzeń Szefa KPRM) związanych z przygotowaniem wniosków oraz sporządzaniem zamówień, nato-miast próbę 24 wizyt zagranicznych prezesa RM (wybranych losowo) zbadano dodatkowo w zakresie or-ganizacji spotkań koordynacyjnych, misji przygotowawczych, opracowania programów wizyt, współpracy KPRM z MSZ i innymi zaangażowanymi instytucjami.

W okresie objętym kontrolą ca-łość zadań związanych z koordy-nacją i zlecaniem usług z wykorzy-staniem WSTL w kraju i za grani-cą dla osób upoważnionych została przypisana jednemu pracownikowi KPRM, zatrudnionemu w Wydzia-le Recepcyjno-Protokolarnym Biu-ra DyrektoBiu-ra GeneBiu-ralnego na sta-nowisku radcy szefa KPRM. W tym czasie miały miejsce 1584 zlece-nia tych usług przez Kancelarię do-wódcy Sił Powietrznych oraz sze-fowi BOR. Oznacza to, że staty-stycznie rocznie miał on do „obsłu-żenia” 264 loty.

Organizacja wyjazdów... kontrola i audyt

2009 r. Wydział recepcyjno-Protoko-larny w BDG KPrM) dopiero po otrzy-maniu zatwierdzonego wniosku mogło podejmować w porozumieniu z MSZ, BOr oraz zainteresowaną komórką orga-nizacyjną czynności organizacyjno-tech-niczne związane z uruchomieniem prze-lotów samolotami specjalnymi. W za-rządzeniach dopuszczono wprawdzie w sytuacjach wyjątkowych, których nie można było wcześniej przewidzieć, od-stępstwo od wskazanych terminów, ale w praktyce stało się ono normą, zaś za-kładana norma nabrała charakteru incy-dentalnego. Szef KPrM nie przedsta-wił żadnych dowodów uzasadniających uznanie wspomnianych spraw za sytu-acje wyjątkowe. Należy podkreślić, że przyjęty w zarządzeniach termin zło-żenia wniosku w sprawie wyjazdu za-granicznego miał umożliwić jego rzetel-ne przygotowanie i terminowe sporzą-dzenie zamówienia oraz przekazanie go DSP, 36 SPlt i BOr (np. BOr wykorzy-stywało w tym celu członków ochrony osobistej, którzy byli zobowiązani nie-zwłocznie przekazywać informacje wią-żące się z przygotowywaną wizytą).

Odmowa lotu Prezydentowi RP Szef KPrM odmówił prawa do skorzy-stania z WStl podmiotowi uprawnio-nemu, to jest Kancelarii Prezydenta rP, która 15 października 2008 r. złożyła za-wiadomienie o potrzebie wykorzysta-nia dwóch samolotów Jak-40

w związ-ku z planowanym przelotem prezydenta do Brukseli. Odmowa nastąpiła, mimo iż 36 SPlt dysponował maszynami go-towymi do startu. Szef KPrM uznał za-wiadomienie za bezzasadne, choć – zgod-nie z Porozumiezgod-niem – zgod-nie miał podstaw do odmowy. W złożonych na tę okolicz-ność wyjaśnieniach wskazał, że podjął taką decyzję nie na gruncie Porozumie-nia, lecz w związku z wątpliwościami na-tury konstytucyjnej, dotyczącymi repre-zentowania rzeczypospolitej Polskiej na forum rady Europejskiej. Należy jednak zauważyć, że żadne przepisy prawa nie wskazują Szefa KPrM jako organu wła-ściwego do rozstrzygania sporów kompe-tencyjnych pomiędzy konstytucyjnymi organami państwa, w tym sporów o za-kres uprawnień Prezydenta rP. Zgodnie z ówczesnymi regulacjami, Szef KPrM mógł odmówić sporządzenia zamówienia na wykorzystanie WStl jedynie w sytu-acji otrzymania niekompletnego (tj. nie-zgodnego z § 7 ust. 2 Porozumienia) za-wiadomienia, występując jednocześnie o jego uzupełnienie.

Prezes NIK w opinii do stanowiska Sze-fa KPrM stwierdził, że nie można zgodzić się ze stwierdzeniem, jakoby niewywiązy-wanie się przez Kancelarię z obowiązków określonych w „Porozumieniu w sprawie wojskowego specjalnego transportu lotni-czego” z 2004 r. (powtórzonych następnie w 2009 r. w instrukcji HEAD¹²) nie miało wpływu na bezpieczeństwo najważniej-szych osób w państwie. Kwestia ta została

12 Instrukcja HEAD została przyjęta do stosowania również przez KPRM, co potwierdził podpisem 16.03.2009 r. ówczesny szef KPRM.

kontrola i audyt marek Bieńkowski

jednoznacznie rozstrzygnięta przez Kole-gium NIK w trakcie rozpatrywania zgło-szonych przez Szefa KPrM zastrzeżeń.

Kolegium podkreśliło, że konsekwencją niewykonania przez KPrM tychże obo-wiązków było nieotrzymanie przez BOr i DSP (a tym samym 36 SPlt) informacji niezbędnych do właściwego przygotowa-nia wizyt. Dane te powinny przekazywać do KPrM kancelarie najważniejszych osób w państwie. Pomimo to, Szef KPrM nie podjął żadnych działań w celu uzyskania brakujących informacji. W efekcie, w 86%

zbadanych przypadków KPrM nie sporzą-dziła wymaganych Porozumieniem zamó-wień na wykorzystanie Wojskowego Spe-cjalnego transportu lotniczego, przeka-zując do DSP i BOr jedynie niekomplet-ne zawiadomienia złożoniekomplet-ne przez dyspo-nentów lotów.

Współdziałanie szefa MSZ w organizacji wizyt

W regulaminach organizacyjnych i zakre-sach czynności przypisano poszczególnym komórkom MSZ i ich pracownikom zada-nia związane z przygotowywaniem po-dróży zagranicznych. Wprowadzono rów-nież instrukcję nr 2 dyrektora generalnego służby zagranicznej z 22 kwietnia 2008 r.

w sprawie rodzajów, trybu przygotowy-wania i struktury materiałów opracowy-wanych w resorcie spraw zagranicznych dla Prezydenta rP, prezesa rady Mini-strów oraz ministra spraw zagranicznych w związku z wizytami

międzynarodowy-mi¹³ (zwaną dalej instrukcją nr 2). W doku-mentach tych nie ujęto jednak wielu nie-zbędnych procedur. Część działań, doty-czących przygotowania protokolarno-logi-stycznego, współpracy z innymi zaangażo-wanymi podmiotami, mechanizmów kon-trolnych procesu przygotowań oraz sposo-bu dokumentowania poszczególnych czyn-ności, odbywała się w całym kontrolowa-nym okresie na podstawie wypracowane-go katalogu dobrych praktyk¹⁴.

Zezwolenia dyplomatyczne na przeloty i lądowanie

W latach 2005–2010 nie obowiązywały w MSZ żadne formalne zasady czy pro-cedury podziału zadań i współpracy mię-dzy podmiotami uczestniczącymi w uzy-skiwaniu zezwoleń dyplomatycznych na przeloty i lądowania polskich samolotów specjalnych za granicą, to jest między cen-tralą MSZ, placówkami dyplomatyczny-mi, 36 SPlt, szefostwem Służby ruchu lotniczego Sił Zbrojnych rP (Srl SZ rP) oraz – od drugiej połowy 2010 r. – prze-woźnikiem cywilnym EurolOt SA. Zgod-nie z przyjętą praktyką, starania o zezwo-lenia należały do placówek dyplomatycz-nych. Podejmowały one stosowne działa-nia po otrzymaniu wniosku bezpośrednio od 36 SPlt lub SSrl SZ rP, a informa-cja o efektach przekazywana była wnio-skodawcy oraz (do wiadomości) do Proto-kołu Dyplomatycznego MSZ (PD MSZ), który – na podstawie obowiązującego od 5 listopada 2008 r. regulaminu

organiza-13 DzUrzMSZ nr 2, poz. 101. Instrukcja weszła w życie 7.05.2008 r.

14 Wynikających z utartej praktyki działania oraz zasad określonych w protokole dyplomatycznym.

Organizacja wyjazdów... kontrola i audyt

cyjnego – pośredniczy w uzyskiwaniu ze-zwoleń dyplomatycznych oraz prowadze-niu spraw związanych z zasadami i proce-durami ich udzielania.

We wnioskach, które 36 SPlt i Srl SZ rP sporządzały i wysyłały do placó-wek, jako podmiot podpisujący wystę-pował – bez formalnej podstawy praw-nej – Protokół Dyplomatyczny MSZ. Jak wynika z wyjaśnień podsekretarza stanu w MSZ, taka praktyka sygnowania wnio-sków została ustalona w celu zapewnienia realizacji zapotrzebowań przez placów-ki dyplomatyczne. Badanie dokumen-tacji dotyczącej protokolarno-logistycz-nego przygotowania 38 wizyt zagranicz-nych prezydenta i premiera wykazało, że tylko w przypadku trzech z nich zacho-wano dokumenty świadczące o wywią-zaniu się Protokołu Dyplomatycznego z obowiązku pośredniczenia w uzyskiwa-niu zezwoleń na przeloty i lądowania pol-skich samolotów specjalnych za granicą.

Z wyjaśnień dyrektora Protokołu wyni-ka, że dokumentacja ta nie podlega trwa-łemu przechowywaniu (zgodnie z prze-pisami wewnętrznymi dotyczącymi ar-chiwizacji dokumentów) i nie we wszyst-kich okolicznościach była przekazywana do PD MSZ. Ponadto dyrektor wskazał, że obowiązek pośredniczenia nie miał charakteru nadzorczego, a jedynie do-raźny, jako reakcja na ewentualne proś-by o interwencję.

Nie kwestionując celowości bezpośred-nich kontaktów pomiędzy 36 SPlt i pol-skimi placówkami za granicą w procesie uzyskiwania zezwoleń dyplomatycznych, zwłaszcza w razie pilnej wizyty, należy za-uważyć, że dla zapewnienia prawidłowego przebiegu tego procesu podległe ministro-wi placówki poministro-winny realizować działa-nia, o które wnosi podmiot zewnętrzny, na podstawie formalnego upoważnienia. Po-nadto, zakres pośredniczenia MSZ w tych działaniach i sposób ich dokumentowa-nia powinny być jednoznacznie określone.

Protokół Dyplomatyczny MSZ od 5 li-stopada 2008 r. był zobowiązany do pro-wadzenia spraw związanych z zasadami i procedurami udzielania zezwoleń dyplo-matycznych na przeloty i lądowania samo-lotów specjalnych, jednak opracowywanie tych zasad rozpoczęto dopiero w sierpniu 2010 r., czyli po zawarciu umowy o wy-konywanie lotów specjalnych z przewoź-nikiem cywilnym. Porozumienia z pod-miotami realizującymi te loty¹⁵ oraz wy-tyczne ministra dla placówek dyploma-tycznych¹⁶ w sprawie zezwoleń dyploma-tycznych zostały przygotowane dopiero w okresie marzec – kwiecień 2011 r., to jest w trakcie kontroli NIK.

Prezes NIK w opinii do stanowiska MSZ zauważył, że bezpieczeństwo podróży wa-runkowane jest uzyskaniem w odpowied-nim czasie i w sformalizowany sposób ze-zwolenia na przelot i lądowanie

samolo-15 Porozumienie w sprawie uzyskiwania zezwoleń dyplomatycznych na przeloty wojskowych statków po-wietrznych, zawarte 19.04.2011 r. między MSZ a SSRL SZ RP oraz Porozumieniewsprawieuzyskiwania

zezwoleńdyplomatycznychnaprzelotycywilnychsamolotówspecjalnych, zawarte 26.04.2011 r. między MSZ a PLL LOT SA.

16 Wytyczne nr 1 Ministra Spraw Zagranicznych z 16.03.2011 r. w sprawie postępowania przy uzyskiwaniu zezwoleń dyplomatycznych na przeloty samolotów specjalnych.

kontrola i audyt marek Bieńkowski

tu specjalnego. Brak formalnych procedur i skoordynowanych działań w tym zakre-sie (również nadzorczych) z całą pewno-ścią nie sprzyjał zapewnieniu najwyższe-go poziomu bezpieczeństwa wizyt.

Organizacja rekonesansów

W okresie objętym kontrolą nie istnia-ły formalne procedury współpracy Mini-sterstwa Spraw Zagranicznych, placówek dyplomatycznych, Biura Ochrony rzą-du oraz właściwych kancelarii uczestni-czących w planowaniu i przeprowadza-niu rekonesansów przed wizytami zagra-nicznymi prezydenta i premiera. MSZ, mimo że dostrzegało pozytywny wpływ takich przedsięwzięć na bezpieczeństwo członków polskich delegacji (zwłaszcza je-śli chodzi o wizyty oficjalne, nietypowe czy w państwach rzadko odwiedzanych oraz o podwyższonym poziomie zagroże-nia), nie występowało jednak z inicjatywą opracowania procedur współpracy¹⁷. Nie prowadzono też korespondencji na ten

te-mat z innymi podmiotami uczestniczący-mi w przygotowaniu wizyt ani nie zgła-szano formalnie konkretnych propozycji rozwiązań systemowych.

W konsekwencji, MSZ nie dokonało for-malnej analizy zasadności zorganizowania rozpoznania przed żadną z 38 zbadanych podróży zagranicznych prezydenta i pre-miera¹⁸ w latach 2005–2010. rekonesan-sów nie przeprowadzono przed 25 wizy-tami, a w przypadku dziewięciu, w tym wyjazdu premiera 7 kwietnia i prezydenta 10 kwietnia 2010 r. do Smoleńska – Katy-nia, Ministerstwo nie miało żadnych do-kumentów, które potwierdzałyby wcze-śniejsze rozpoznanie. W odniesieniu do 25 wizyt niepoprzedzonych rekonesan-sem MSZ nie wystąpiło z taką inicjaty-wą do innych podmiotów organizujących wyjazdy i nie dysponowało dokumenta-cją wyjaśniającą, kto i na podstawie jakich przesłanek podjął decyzję o rezygnacji z re-konesansu. Brak wcześniejszych przygo-towań dotyczył zarówno wizyt odbywa-nych w trybie nagłym, jak i podróży oficjal-nych o rozbudowanym programie, przy-gotowywanych z długim wyprzedzeniem oraz w państwach rzadko odwiedzanych.

Planowanie i przeprowadzanie rekonesan-sów oraz współpraca MSZ z innymi uczest-niczącymi w nich podmiotami były nierze-telne. Nie można zgodzić się ze stanowi-skiem, że Ministerstwo nie jest inicjatorem rekonesansów, gdyż jest to prerogatywa or-ganizatora wizyty. Należy zwrócić uwagę na to, że zaplanowanie czynności grupy

roz-17 W okresie sześciu lat objętych kontrolą ministerstwo tylko jeden raz wystąpiło z formalnym pismem do Kancelarii Prezydenta RP, podkreślając znaczenie rekonesansów.

18 Objętych badaniem w zakresie przygotowania protokolarno-logistycznego.

Rekonesansów nie przeprowadzo-no przed 25 wizytami, a w przy-padku dziewięciu, w tym wyjazdu premiera 7 kwietnia i prezydenta 10 kwietnia 2010 r. do Smoleńska – Katynia, Ministerstwo nie mia-ło żadnych dokumentów, które po-twierdzałyby wcześniejsze rozpo-znanie.

Organizacja wyjazdów... kontrola i audyt

poznawczej oraz ich skuteczna realizacja wymagają ścisłego współdziałania wszyst-kich podmiotów zaangażowanych w wizy-tę, a zwłaszcza MSZ, jako jednostki ma-jącej wiedzę ekspercką o sytuacji w pań-stwach odwiedzanych¹⁹. Przy uwzględnie-niu oczywistych uprawnień właściwych kancelarii do podejmowania ostatecznych decyzji w sprawie organizacji wizyt, mini-ster spraw zagranicznych ma nie tylko pra-wo, ale i obowiązek inicjowania rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo najważ-niejszych osób w państwie oraz pozosta-łych członków polskich delegacji w trak-cie podróży zagranicznych.

Prezes NIK, w opinii do stanowiska ministra nie zgodził się, że wymienione zadania MSZ w zakresie przygotowania organizacyjnego wizyt nie są związane z zapewnieniem bezpieczeństwa człon-ków delegacji. Prawidłowe rozpoznanie sytuacji w państwie odwiedzanym

Prezes NIK, w opinii do stanowiska ministra nie zgodził się, że wymienione zadania MSZ w zakresie przygotowania organizacyjnego wizyt nie są związane z zapewnieniem bezpieczeństwa człon-ków delegacji. Prawidłowe rozpoznanie sytuacji w państwie odwiedzanym