Udzielanie zamówień publicznych

(kontrolowała Anna Smalec)

Kontrolę przeprowadzono na podstawie przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych i przepisów wykonawczych do tej ustawy oraz ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.).

Sprawdzono wywiązywanie się przez gminę Sosnowica w latach 2018-2021 r. z obowiązku sporządzania i zamieszczania na stronie internetowej – a w 2021 r. również w Biuletynie Zamówień Publicznych – planu postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym. Jak stwierdzono, nie zamieszczono na stronie internetowej planu postępowań na 2018 r., co stanowiło naruszenie przepisów art. 13a ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Osoba odpowiedzialna: pracownik wymieniony pod poz. 9 załącznika nr I/1.

Szczegółową kontrolą objęto następujące zamówienia:

1. „Przebudowa drogi gminnej nr 125041L”, 2. „Przebudowa ul. Hetmańskiej”,

3. „Odbiór, transport i zagospodarowanie stałych odpadów komunalnych pochodzących z terenu Gminy Sosnowica do 31.12.2021 r.”.

Kontrolą objęto:

– określenie organizacji, trybu pracy i obowiązków członków komisji oraz czy czynności w postępowaniach dokonywała komisja w składzie ustalonym przez wójta gminy,

– opis przedmiotu zamówienia,

– ogłoszenie o zamówieniu i jego zmiany,

– specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz wyjaśnienia i zmiany do specyfikacji, – wyznaczenie terminu składania ofert,

– oświadczenia składane przez osoby biorące udział w postępowaniu,

– termin związania ofertą, – wniesienie i zwrot wadium,

– wybór najkorzystniejszej oferty; w tym: przestrzeganie terminów złożenia i otwarcia ofert, ważność wybranej oferty, spełnienie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, zgodność dokonanego wyboru z przyjętymi kryteriami,

– powiadomienie wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz zamieszczenie informacji o wyborze,

– sporządzenie protokołu postępowania, – termin zawarcia umowy,

– zgodność postanowień umowy z ofertą i specyfikacją oraz zmiany do umowy, – wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

– dokonanie kontrasygnaty przez skarbnika gminy, – zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, – terminowość realizacji robót budowlanych,

– dokonanie zapłaty (wysokość wynagrodzenia i warunki płatności) za odbiór odpadów (kontrolą objęto faktury za okres styczeń – lipiec 2021 r.), roboty budowlane i nadzór inwestorski.

1. „Przebudowa drogi gminnej nr 125041L”

Zadanie zostało dofinansowane w kwocie 228.874 zł ze środków Funduszu Dróg Samorządowych, zgodnie z umową Nr 575 z 27.05.2019 r., zmienioną aneksem Nr 1 z 30.08.2019 r. Zadanie to – do dnia zakończenia kontroli kompleksowej (tj. 2.11.2021 r.) – nie było kontrolowane przez inne podmioty.

Przedmiotem zamówienia była przebudowa drogi gminnej w miejscowości Turno od km 0+000 do km 0+999, polegająca na poszerzeniu istniejącej podbudowy, wzmocnieniu podbudowy oraz ułożeniu warstw bitumicznych.

Wszczęcie postępowania 14.06.2019 r., tryb przetargu nieograniczonego.

Wartość zamówienia zgodnie z kosztorysem inwestorskim wyniosła 530.560,54 zł; tj.

123.051,36 euro.

Zamawiający określił warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Kryteria oceny ofert: cena 60%, przedłużenie okresu gwarancyjnego 30%, termin wykonania 10%.

Zamawiający żądał wniesienia wadium.

Termin składania i otwarcia ofert – 1.07.2019 r. Wpłynęły 4 oferty, z cenami od 457.748,01 zł do 570.690,49 zł.

Zastosowano procedurę z art. 24aa ustawy Prawo zamówień publicznych.

W wyniku postępowania wybrano ofertę Przedsiębiorstwa Robót Drogowo-Mostowych Parczew S. A., z ceną 457.748,01 zł brutto. Umowę podpisano 30.07.2019 r. Termin realizacji zamówienia – 8.09.2019 r. Wynagrodzenie ryczałtowe. Umowa nie była zmieniana.

Odbioru dokonano 6.09.2019 r.

W objętym kontrolą zakresie stwierdzono niezgodności w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczące okresu gwarancji, co stanowiło naruszenie przepisów art. 36 ust. 1 pkt 13 i 16 oraz art. 7 ust. 1 ustawy Pzp.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia (rozdz. II pkt 2.5) przewidziano, że minimalna gwarancja na wykonane roboty oraz zamontowane urządzenia i materiały wynosi 36 miesięcy.

Wykonawca „może przedłużyć minimalny okres gwarancji o okres wskazany w formularzu oferty (maksymalnie o 36 miesięcy) (…). Przedłużenie okresu gwarancji stanowi również kryterium oceny ofert”, a w dalszej części: „Niezależnie od uprawnień z tytułu gwarancji, Zamawiający może wykonywać uprawnienia z tytułu rękojmi na zasadach ogólnych. Okres rękojmi równy jest okresowi udzielonej gwarancji, z zastrzeżeniem, że okres rękojmi wynosi nie mniej niż 5 lat, licząc od daty odbioru końcowego”. W rozdziale XII siwz przewidziano dla kryterium „przedłużenie okresu gwarancyjnego”

wagę 30% i ustalono, że w sytuacji, gdy wykonawca nie wskaże w ofercie terminu gwarancji – przyjmuje się minimalny okres gwarancji wymagany przez zamawiającego, przy czym okres gwarancji minimalny to 36 miesięcy, maksymalny – 72 miesiące. Podobne zapisy zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 2 do specyfikacji (§ 12 pkt 4).

Jak wynika z powyższych zapisów, ustalono minimalny okres gwarancji na 36 miesięcy, jednak skoro okres gwarancji równa się okresowi rękojmi, a okres rękojmi wynosi minimum 5 lat, w praktyce oznacza to, że minimalny okres gwarancji wynosił również 5 lat, tak więc zapisy dotyczące gwarancji są niejednoznaczne.

Za nieprawidłowość odpowiada pracownik wymieniony pod poz. 9 załącznika nr I/1.

Zgodnie z wyjaśnieniem (załącznik nr III/26 do protokołu), złożonym przez pracownika wymienionego pod poz. 12 załącznika nr I/1, dotyczącym opisanej inwestycji oraz przebudowy ul.

Hetmańskiej, zamawiający opisane zapisy rozumiał w ten sposób, że okres rękojmi wynosi 5 lat w sytuacji, gdy gwarancja wynosi między 36 a 60 miesięcy, a równy jest okresowi gwarancji, gdy wykonawca zaoferuje gwarancję na okres od 60 do 72 miesięcy.

2. „Przebudowa ul. Hetmańskiej”

Zadanie zostało dofinansowane w kwocie 204.006,20 zł ze środków Funduszu Dróg Samorządowych, zgodnie z umową Nr 1329 z 27.09.2019 r., zmienioną aneksem Nr 1 z 30.09.2019 r. Zadanie to – do dnia zakończenia kontroli kompleksowej (tj. 2.11.2021 r.) – nie było kontrolowane przez inne podmioty.

Przedmiotem zamówienia była przebudowa ulicy Hetmańskiej w miejscowości Sosnowica od km 0+011,30 do km 0+270, polegająca na wykonaniu nowej nawierzchni, o szerokości 5 m, z kostki kamiennej granitowej.

Wszczęcie postępowania 22.10.2019 r., tryb przetargu nieograniczonego.

Przetarg poprzedzony był przetargiem ogłoszonym 4.10.2019 r., który został unieważniony na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (nie wpłynęła żadna oferta).

Wartość szacunkowa zamówienia, ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego, wyniosła 334.456,65 zł; tj. 77.569,55 euro.

Zamawiający określił warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Kryteria oceny ofert: cena 60%, okres gwarancji 35%, termin płatności 5%.

Zamawiający żądał wniesienia wadium.

Termin składania i otwarcia ofert – 5.11.2019 r. Wpłynęły 2 oferty, z cenami 523.676,13 zł i 763.710,69 zł brutto.

Zastosowano procedurę z art. 24aa ustawy Prawo zamówień publicznych.

W wyniku postępowania wybrano ofertę GRANIT Dariusz Pylak Sp. z o. o. ze Strzegomia z ceną 523.676,13 zł brutto. Umowę nr ZP.271.16.2019 podpisano 21.11.2019 r. Termin realizacji zamówienia – 15.06.2020 r. Wynagrodzenie ryczałtowe. Umowę zmieniono aneksem nr 1/2019 z 27.11.2019 r. w związku z omyłką pisarską w treści umowy.

Odbioru robót dokonano 8.04.2020 r.

W objętym kontrolą zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) niesporządzenie protokołu postępowania w postępowaniu wszczętym 4.10.2019 r., zakończonym unieważnieniem, co stanowiło naruszenie przepisu art. 96 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, b) niezgodności w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczące okresu gwarancji, co stanowiło naruszenie przepisów art. 36 ust. 1 pkt 13 i 16 oraz art. 7 ust. 1 ustawy Pzp.

Zapisy w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (rozdz. II pkt 2.5) i we wzorze umowy (§ 12 pkt 4 załącznika nr 2 do specyfikacji) były identyczne jak w specyfikacji i wzorze umowy na przebudowę drogi w Turnie (pkt 1 niniejszego rozdziału). W rozdz. XII siwz kryterium nosi nazwę „okres gwarancji” i przyjęto dla niego wagę 35% natomiast ustalenia odnośnie minimalnego i maksymalnego okres gwarancji – jak w zamówieniu na przebudowę drogi w Turnie. Zapisy te były podobnie niejednoznaczne, jak to opisano przy poprzednim zamówieniu (określony w dokumentacji przetargowej minimalny okres gwarancji wynosił zarówno 36 miesięcy, jak i 5 lat),

c) wskazanie w protokole postępowania nieprawidłowej wartości zamówienia, co stanowiło naruszenie przepisu art. 2 pkt 7b ustawy Pzp i było niezgodne z opisem rubryk wzoru protokołu postępowania, stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1128): w protokole jako wartość zamówienia (pkt 2.4) podano omyłkowo wartość umowy/najkorzystniejszej oferty.

Za nieprawidłowości odpowiada pracownik wymieniony pod poz. 12 załącznika nr I/1.

W trakcie kontroli kontrolujący dokonał oględzin ul. Hetmańskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr III/27 do protokołu. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

3. „Odbiór, transport i zagospodarowanie stałych odpadów komunalnych pochodzących z terenu Gminy Sosnowica do 31.12.2021 r.”

Wszczęcie postępowania 23.12.2020 r., tryb przetargu nieograniczonego.

Wartość zamówienia – określona w drodze oszacowania – wyniosła 231.364,32 zł; tj.

54.192,57 euro.

Zamawiający określił warunki udziału w postępowaniu dotyczące kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności oraz zdolności technicznej lub zawodowej. Kryteria oceny ofert: cena 60%, aspekt środowiskowy 10%, termin płatności faktury 30%.

Zamawiający nie żądał wniesienia wadium.

Termin składania i otwarcia ofert – 31.12.2020 r., zmieniony na 4.01.2021 r. Wpłynęły 3 oferty z cenami od 268.840,08 zł do 354.908 zł.

Zastosowano procedurę z art. 24aa ustawy Prawo zamówień publicznych.

W wyniku postępowania wybrano ofertę Gminnego Zakładu Usług Komunalnych w Urszulinie Spółka z o. o, z ceną 268.840,08 zł brutto. Umowę nr ZP.271.17.2020 podpisano 18.01.2021 r. Termin realizacji zamówienia – od 18.01. do 31.12.2021 r. Wynagrodzenie według cen jednostkowych odpadów segregowanych i niesegregowanych.

W objętym kontrolą zakresie stwierdzono nieprawidłowość, polegającą na wezwaniu wykonawcy do złożenia oświadczeń lub dokumentów w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, mimo nieokreślenia – w ogłoszeniu o zamówieniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia – warunków dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz nieżądania żadnych dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków, co stanowiło naruszenie przepisów art. 22 ust. 1 pkt 2 oraz art. 25 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, w związku z art. 36 ust. 1 pkt 5 i 6 tej ustawy.

Pismem znak ZP.271.17.2020 z 7.01.2021 r. zamawiający – na podstawie art. 26 ust. 2 ustawy Pzp oraz rozdziału 7.3 specyfikacji – wezwał wykonawcę (wskazując termin: do godz.

12:00 w dniu 12.01.2021 r.) do złożenia oświadczeń lub dokumentów w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania:

„1. poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy kopii opłaconej polisy ubezpieczeniowej, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia.

2. dowodów rejestracyjnych pojazdów, którymi świadczona będzie usługa wraz z zaświadczeniami potwierdzającymi jaką normę EURO pojazdy spełniają”.

W piśmie podano również uzasadnienie faktyczne: „w rozdziale 17.3 siwz Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń i dokumentów” i prawne, w którym przytoczono treść art. 26 ust. 2 ustawy Pzp.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wskazał: w rozdz. VI „Warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy do wykluczenia” podrozdz. 1.2 pkt 2 – że nie stawia warunku

dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej, w rozdz. VII „Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz niepodlegania wykluczeniu” podrozdz. 3 – „zamawiający działając na podstawie art. 26 ust. 2 odstępuje od żądania dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp”, natomiast w rozdz. XVII „Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego” podrozdz. 3 –

„wykonawca, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza, przed podpisaniem umowy zobowiązany jest do przedłożenia Zamawiającemu” kopii polisy ubezpieczeniowej i dowodów rejestracyjnych pojazdów (opisanych jak w cytowanym wyżej punkcie 1 i 2 pisma). Brak warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej i finansowej, i jednoczesne żądanie kopii polisy ubezpieczeniowej (której, zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2020 r. poz. 1282), można żądać w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej) oznacza sprzeczność zapisów specyfikacji, co narusza zasadę przejrzystości postępowania, wyrażoną w art. 7 ust. 1 ustawy Pzp.

W ogłoszeniu o zamówieniu, w sekcji III pkt III.1.2 (sytuacja finansowa lub ekonomiczna) wskazano, że zamawiający nie stawia takiego warunku, w pkt. III.4-III.6 (wykaz oświadczeń lub dokumentów składanych w celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1-3) nie podano żadnych informacji, zaś w punkcie III.7 (inne dokumenty) wskazano jedynie oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej.

Wykonawca we wskazanym terminie (7.01.2021 r.) przedłożył wymagane dokumenty. Z dniem 11.01.2021 r. wójt gminy zawiadomił o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Za nieprawidłowość odpowiada pracownik wymieniony pod poz. 12 załącznika nr I/1.

Pracownik ten złożył wyjaśnienie do protokołu (załącznik nr III/26). Zdaniem pracownika, brak stawiania warunku sytuacji ekonomicznej i finansowej, a następnie żądanie kopii polisy i dowodów rejestracyjnych nie oznacza sprzeczności zapisów specyfikacji. „Zamawiający żądał od wykonawcy przedstawienia dokumentów, które miał prawo żądać. Błąd polegał jedynie na tym, że stosowny zapis znalazł się w innym rozdziale”.

Zamawiający nie miał prawa żądać dokumentów na potwierdzenie warunku, którego nie postawił. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające ich spełnianie wskazuje się zarówno w specyfikacji, jak i w ogłoszeniu. Zamawiający w obu tych dokumentach nie postawił warunku sytuacji ekonomicznej i finansowej, i nie wskazał dokumentów na jej potwierdzenie. Kopia polisy i dowodów rejestracyjnych wskazana jest wyłącznie w specyfikacji, tak więc w tym zakresie występuje dodatkowo sprzeczność pomiędzy specyfikacją a ogłoszeniem.