Potrzeba zmiany systemu obsługi bibliotecznej czytelników w bibliotece biało-gardzkiej wynikała z braku możliwości dostosowania używanego w tamtym czasie systemu Mak opartego na środowisku DOS-owym do zidentyfikowanych potrzeb biblioteki. Pierwszy rekord w systemie Mak wprowadzono w bibliotece 8 czerwca 2000 roku. Od 7 sierpnia 2002 roku funkcjonowała wersja 4.2, a od 13 marca 2006 roku zainstalowano wersję 4.3. System Mak wdrożony był na 3 komputerach w bibliotece: na stanowisku opracowania zbiorów, w czytelni i w wypożyczalni dla dorosłych. Pozostałe działy, filie i inne biblioteki działające w powiecie nie dyspono-wały żadnym systemem bibliotecznym. Do momentu wdrożenia systemu SOWA 2 księgozbiór biblioteki liczył 78.051 pozycji, z czego opracowanych w Mak-u było ok.
67 % zasobów. Słabe tempo wprowadzania danych wynikające z charakteru pracy w Mak-u, powodowało brak możliwości obsługi czytelnika do czasu zakończenia procesu elektronicznego katalogowania retrospektywnego księgozbioru. Ponadto mając na uwadze doświadczenia ościennych bibliotek, w tym Koszalińskiej Biblioteki Publicznej, związanej z obsługą czytelnika w Mak-u, jej problemy w prowadzeniu filii i obsługi czytelnika, oczekiwaliśmy z dużą nadzieją na pojawienie się nowej wersji Mak. Według wstępnych założeń nowy system miał rozwiązać problemy wielu bi-bliotek, takie jak: praca w sieci bibliotecznej, komunikowanie się z księgozbiorami innych bibliotek, katalogów, identyfikacja wspólnego czytelnika w różnych placów-kach, wymianę danych przez sieć. Nadzieje na możliwą zmianę tego stanu zostały rozwiane podczas konferencji organizowanej w dniach 25-28 listopada 2008 roku w Bibliotece Narodowej. Padło wówczas stwierdzenie o zaniechaniu prac nad no-wym systemem Mak 5.0, ponieważ przygotowany miał być w najbliższej przyszłości nowy system Mak +. Miał on w założeniu upowszechnić informatyzację wszystkich bibliotek publicznych, które do tego czasu nie stosowały nowoczesnych technik zarządzania zbiorami oraz obsługi czytelników. Jednocześnie w czasie konferencji zostało zaprezentowanych wiele rozwiązań systemowych dla bibliotek publicznych
już istniejących i działających w wielu instytucjach. Wśród prezentowanych systemów producenci i użytkownicy omawiali zasady funkcjonowania programów takich jak:
MAK, Aleph, SOWA, Patron, Prolib, Koha.
Podstawową barierą we wdrożeniu odpowiedniego systemu były jak zwykle finan-se. Zanim biblioteka przystąpiła do organizowania środków pieniężnych na zakup odpowiedniego oprogramowania bibliotekarze zdecydowali, żeby bliżej zapoznać się z możliwościami różnych programów i ich zastosowaniem w praktyce na przykładzie kilku bibliotek publicznych, które takie oprogramowanie wykorzystywały u siebie.
W styczniu 2009 roku biblioteka zorganizowała pierwsze spotkanie informacyjne dotyczące możliwości obsługi czytelniczej systemu Patron. Na nasze zaproszenie przedstawiciele firmy Mol z Gdyni zaprezentowali ówczesny poziom zaawansowa-nia systemu Patron, jego możliwości techniczne w zakresie gromadzezaawansowa-nia zbiorów, opracowywania, korzystania przez bibliotekarzy z katalogów elektronicznych oraz obsługi czytelników. W prezentacji wzięli udział pracownicy bibliotek powiatu biało-gardzkiego: bibliotekarze z Białogardzkiej Biblioteki Publicznej, Gminnej Biblioteki Publicznej w Stanominie, Miejskiej i Gminnej Biblioteki Publicznej w Karlinie i Biblioteki Publicznej Gminy Tychowo. Mieli szereg pytań o szczegóły techniczne dotyczące funkcjonalności poszczególnych elementów oprogramowania i ich wykorzystania w realnej obsłudze czytelników. Przedstawiciele firmy pochwalili się, że prezento-wany system jest rozwojową, drugą wersją, będącą na etapie wdrożeniowym, która stosowana jest przez około 40 bibliotek.
Wynikiem tej prezentacji były wizyty, które przeprowadzałem wspólnie z bibliote-karzem odpowiedzialnym za gromadzenie i opracowanie zbiorów. Pierwszą odwie-dziliśmy białogardzką filię Biblioteki Pedagogicznej w Koszalinie oraz jej jednostkę macierzystą – Centrum Edukacji Nauczycieli, gdzie dowiedzieliśmy się o procesie wdrażania systemu Patron w bibliotekach, które wcześniej używały systemu Sowa I. Bibliotekarze pracujący w filii Biblioteki Pedagogicznej wyrażali pozytywne opi-nie na temat wykorzystania dotychczasowego systemu w swej pracy, natomiast przedstawiciele CEN-u podawali argumenty przemawiające za zmianą systemu na inny. Przekonywały ich w szczególności warunki współpracy, jakie oferowała firma Mol. CEN swą decyzję o odstąpieniu od korzystania z Sowy I motywował brakiem akceptacji dla zasady firmy Sokrates, która zasugerowała wykupienie licencji na ko-rzystanie z nowego produktu jaki wypuściła na rynek, a mianowicie Sowa II. Według CEN-u firma Mol zaoferowała lepsze warunki wliczając w cenę zakupu aktualizację swego systemu do wyższych wersji w czasie późniejszym.
Słupską Bibliotekę Publiczną odwiedziliśmy w dniu 2 lutego 2009 roku. Słupscy bibliotekarze chętnie opowiadali o możliwościach i wykorzystaniu przez nich systemu do codziennej pracy. System Patron działał w Słupsku od ponad roku, w zasadzie nie wyszedł znacząco poza wykorzystanie go do gromadzenia i opracowywania zbiorów. W tym zakresie zbierał pochlebne opinie. Niestety bibliotekarze mieli również
A
ARTYKUŁYwiele uwag co do działania tego systemu w ich bibliotece, jak i kontaktów z firmą Mol w rozwiązywaniu problemów pojawiających się w czasie pracy z systemem.
Wyrażali też wątpliwości co do szybkiego wdrożenia II wersji systemu, która według przedstawicieli firmy Mol miała rozwiązać wiele ze zgłaszanych przez nich problemów.
W dniu 3 lutego 2009 roku w bibliotece odbyła się prezentacja firmy Sokrates Software z Poznania, w której ponownie wzięli udział wszyscy bibliotekarze z biblio-tek publicznych działających na terenie powiatu. Prezentacja multimedialna z wy-korzystaniem przykładowego działania poszczególnych modułów programu dała bibliotekarzom szerszy obraz na temat możliwości wykorzystania programu Sowa II w ich pracy. Szczególnie bibliotekarze biblioteki białogardzkiej mieli dużo pytań związanych z praktycznym zastosowaniem systemu w czasie pracy nad książką i obsługą czytelnika. Właściciel firmy Sokrates, Leszek Masadyński skrupulatnie tłumaczył i pokazywał na przykładach, jak pracuje w codziennej pracy system Sowa II. Ponadto po zakończeniu prezentacji i dyskusji bibliotekarze otrzymali materiały dotyczące programu, w tym wersje demo, dzięki czemu mogli również poćwiczyć działanie systemu w wolnej chwili na własnych przykładach.
W czasie tych prezentacji po wielu rozmowach bibliotekarze doszli do wspólnego stanowiska, że należy wdrożyć system, który swymi możliwościami spełni kilka zało-żeń. System musi być łatwy w obsłudze, przyjazny dla bibliotekarza, spełniać funkcję pracy w sieci wszystkich bibliotek powiatu (wszystkie bazy katalogowe bibliotek muszą być dostępne w Internecie w katalogu rozproszonym dla czytelników z całe-go powiatu, system powinien obsługiwać dowolnecałe-go czytelnika z powiatu w każdej bibliotece bez zbędnej biurokratyzacji – wspólna karta czytelnika, różne bazy).
Bibliotekarze powiatu białogardzkiego w czasie prezentacji.
W następstwie tej prezentacji ponownie wybraliśmy się z odwiedzinami do bi-bliotek stosujących w tym wypadku system Sowa II. W dniu 3 marca odwiedziliśmy Miejską i Powiatową Bibliotekę Publiczną w Pile. Wybraliśmy ją z dwóch powodów.
Po pierwsze dlatego, że była jedną z pierwszych bibliotek w Polsce stosujących w swojej pracy ten system, po drugie pracowała wcześniej w systemie Sowa I, a następnie przeszła na nowszą wersję Sowa II. Biblioteka w Pile miała więc długo-trwałe doświadczenie w stosowaniu tego systemu oraz w kontaktach z producen-tem w zakresie rozwiązywania swoich problemów wynikających z jego korzystania.
Przekonywały nas wyjaśnienia bibliotekarzy związane z nurtującymi nas pytaniami i wątpliwościami. Dyrekcja wyczerpująco informowała nas o zasadach i warunkach współpracy z firmą Sokrates, szczególnie jeśli chodzi o jej pomoc przy wdrażaniu nowszej wersji systemu.
Drugą wizytę zaplanowaliśmy w Dębnie. W Miejskiej Bibliotece Publicznej za-poznaliśmy się z problemami dotyczącymi wdrożenia systemu Sowa II w bibliotece, która do niedawna posługiwała się wyłącznie systemem MAK. Biblioteka w Dębnie napotykała w swej pracy z Mak-iem podobne problemy do tych, z którymi i my się borykaliśmy. Biblioteka była ciągle na etapie wdrażania Sowy. Byliśmy ciekawi, ja-kiego typu problemy i trudności mogły nas spotkać, jak się do nich przygotować lub czego unikać, aby sprawniej uruchomić system w naszej bibliotece, gdybyśmy się na niego zdecydowali. Biblioteka w Dębnie nie mogła nam pokazać systemu obsługi czytelnika, czy też pracy systemu w sieci bibliotek, ponieważ wdrożyła Sowę tylko w bibliotece głównej, jednak wynieśliśmy z tej wizyty wiele ciekawych doświadczeń.
Po tych wyjazdach przeprowadziłem konsultacje z bibliotekarzami mojej biblioteki oraz bibliotek ościennych, przedstawiłem im wnioski z wizyt w bibliotekach stosu-jących Patrona i Sowę. Na tej podstawie podjęliśmy decyzję o wdrożeniu systemu SOWA 2 MARC 21 firmy Sokrates. Wyjątkowe w tej decyzji było to, że postanowiliśmy wdrożyć tę wersję Sowy, która umożliwiła jednocześnie stworzenie informatycznego systemu bibliotecznego obsługującego biblioteki na dwóch poziomach:
– lokalnym, każda biblioteka dysponuje swoją niezależną bazą katalogową i czytelniczą, działającą w formacie MARC 21, z zaimplementowanym formatem wymiennym zgodnym z normą ISO 2709, protokołem Z39.50, wyposażonym w moduł OPAC z możliwością rezerwowania i zamawiania zbiorów przez Internet, czytelnicy dysponujący kartami czytelniczymi z kodami kreskowymi oraz książki oznaczone tymi kodami do identyfikacji systemowej;
– powiatowym, katalog każdej biblioteki mógł być przeglądany w jednej wyszu-kiwarce w katalogu rozproszonym (bez możliwości zamawiania lub rezerwacji), zastosowanie identyfikacji czytelnika biblioteki gminnej w dowolnej, innej bibliotece działającej na terenie powiatu (jedna karta czytelnika do korzystania z różnych bi-bliotek na terenie powiatu, czytelnicy zapisani w różnych bazach bibi-bliotek dla celów statystycznych), możliwość korzystania przez bibliotekarzy z różnych katalogów
A
ARTYKUŁYw celu polecenia książki w bibliotece, która ją aktualnie posiada, możliwość współ-pracy w systemie pomiędzy bibliotekami w zakresie katalogowania bez konieczno-ści przemieszczania się pomiędzy bibliotekami (pomoc zdalna – ważna cecha do współpracy powiatowej pomiędzy bibliotekami i oszczędność kosztów).
W okresie od marca do maja 2009 roku prowadzone były negocjacje z zarządem powiatu białogardzkiego na temat sfinansowania zakupu pakietu wdrożeniowego SOWA 2 MARC 21 dla systemu powiatowego bibliotek publicznych powiatu biało-gardzkiego. Nowatorskie i kompleksowe podejście ze strony biblioteki do rozwiązania problemów nękających biblioteki publiczne w kwestii informatyzacji prac bibliotecz-nych zostało przedstawione zarządowi powiatu białogardzkiego. Przychylność zarzą-du powiatu dla tej inicjatywy i fakt, że dzięki takiemu podejściu rozwiązany zostanie jednorazowo problem bibliotek w całym powiecie oraz oddziaływanie promocyjne dla działań powiatu i biblioteki nie tylko w skali powiatu, przekonał zarząd do wsparcia finansowego proponowanego przez bibliotekę rozwiązania. Przekonanie zarządu powiatu wsparte zostało jednocześnie zobowiązaniem, jakie poczynili organizatorzy bibliotek gminnych do pokrycia pozostałych kosztów związanych z uruchomieniem projektu jak i późniejszym jego utrzymaniem. Uzgodniono sfinansowanie ze środ-ków powiatu białogardzkiego I etapu wdrażania systemu SOWA 2 we wszystkich bibliotekach publicznych (miejskich i gminnych) powiatu białogardzkiego w jednym czasie. Dzięki temu wszystkie biblioteki przystąpiły do wprowadzania i opracowy-wania zbiorów bibliotecznych. Do sfinalizoopracowy-wania tego wdrożenia niezbędne było
Leszek Masadyński, właściciel firmy Sokrates podczas prezent
oszacowanie wymagań poszczególnych bibliotek względem ilości licencji, dzięki którym można było w pełni wykorzystać możliwości bibliotek. Biblioteki ustaliły, że biblioteka w Białogardzie musi dysponować dwiema bazami: katalogowania zbiorów i bibliograficzną; dziesięcioma licencjami dla bibliotekarzy, biblioteki w gminach;
Białogard – jedną bazą katalogowania i pięcioma licencjami, Tychowo – jedną bazą katalogowania i dwiema licencjami, Karlino podobnie jak Tychowo. Ustalenie kosztów wdrożenia I etapu uzależnione było od wersji wdrożenia, ponieważ firma Sokrates stosuje indywidualne podejście do wdrożeń w bibliotekach, z którymi współpracuje. Dlatego przez kilka tygodni przed wdrożeniem trwały ustalenia z bi-bliotekami na terenie powiatu co do optymalnego z ich punktu widzenia wdrożenia systemu. Pod rozwagę brano możliwości finansowe dalszego utrzymania systemu jak i możliwości techniczne poszczególnych bibliotek. Firma Sokrates tymczasem przedstawiała poszczególne możliwości konfiguracyjne systemu jak i rozwiązania finansowe. Ostatecznie większość bibliotek wybrała wdrożenie systemu w wersji hostingowej. To oznacza mniej więcej tyle, że bazy bibliotek utrzymywane są na ser-werach zdalnych Sokratesa, aktualizacje systemu, archiwizacja i pomoc techniczna są robione na bieżąco w ramach abonamentu miesięcznego, który jest opłacany miesięcznie w zależności od ilości baz i liczby licencji. Z jednej strony pozwoliło to na zmniejszenia kosztów jednorazowego zakupu i wdrożenia systemu, który sfinan-sował powiat białogardzki, z drugiej rozwiązanie to pozwoliło obniżyć miesięczny abonament. Ponadto biblioteki nie muszą ciągle opłacać zmian aktualizacyjnych w systemie. Jak wspomniałem, firma Sokrates podchodzi indywidualnie do każdego wdrożenia na terenie Polski, więc ujawnianie kosztu wdrożenia, pomijając kwestie tajemnicy handlowej, nie dadzą pełnej informacji na temat kosztów wdrożenia w in-nych bibliotekach. Informacji na ten temat firma udziela na życzenie indywidualne biblioteki, choć spotkałem się też z materiałami promocyjnymi, które firma Sokrates udostępniała publiczne zainteresowanym, w których wyceniła instalację w ramach usługi hostingowej dla bibliotek z jedną, dwiema lub trzema licencjami. Dlatego po dalsze informacje odsyłam do strony firmy Sokrates.
A
ARTYKUŁYAleksander Trembowiecki
Koszalińska Biblioteka Publiczna im. Joachima Lelewela