Wsparcie w ramach BO

Urząd m.st. Warszawy, w szczególności Centrum Komunikacji Społecznej, urzędy dzielnic oraz inne biura czy jednostki, oferowały potencjalnym projektodawcom wsparcie w formie dyżurów konsultacyjnych, maratonów pisania projektów, warsztatów lub innych form, podczas których obecni byli pracownicy urzędu. Z ankiety internetowej dla projektodawców wynika, że takie

68

wsparcie jest wystarczające – aż 83% projektodawców odpowiedziało, że nie brakowało im wsparcia ze strony Urzędu Miasta. Z kolei projektodawcy, którym takiego wsparcia zabrakło, przede wszystkim oczekiwaliby pomocy w zakresie przepisów dotyczących umiejscowienia projektu (51%), promocji pomysłu w trakcie głosowania (42%), tworzenia budżetu projektu (35%), pomocy w określeniu wydziału lub jednostki, która odpowiada za projekt (26%), a 7% wskazało inne obszary wymagające wsparcia.

Wykres 39 Wsparcie ze strony Urzędu Miasta

Źródło: Badanie CAWI projektodawców, n=253, n=43

Pozostałe zastrzeżenia (odpowiedzi inne) dotyczące wsparcia ze strony urzędu to przede wszystkim niewystarczająca, zdaniem projektodawców, pomoc ze strony urzędników: brak rozmowy, konsultacji, wsparcia merytorycznego. Czasami wskazywano, że takie wsparcie można otrzymać tylko w dzielnicach, a biura nie są pomocne – scedowują działania na projektodawcę zamiast czynnie pomóc w rozwiązaniu problemu, o czym pisaliśmy też wyżej. Mile widziana byłaby możliwość konsultacji projektodawców z ekspertami, np. z konserwatorem zabytków.

Komentarze dotyczące pożądanego wsparcia pojawiały się także w odpowiedziach na pytanie o słabe strony oceny formalnej i merytorycznej projektów (omówione wcześniej w podrozdziale

„Omawianie i ocena projektów”). Często podnoszono problem niewystarczającej wiedzy urzędników o BO, zwłaszcza o zmianach w tegorocznej edycji, co czasami skutkowało, zdaniem projektodawców, wprowadzaniem ich w błąd. Czasami łączy się to z oczekiwaniem większego wsparcia i zaangażowania urzędników w pomoc przy przygotowaniu projektu i rozwiązywaniu bieżących problemów pojawiających się na etapie zgłaszania i oceny projektów, niezostawiania projektodawcy z problemem samego. Oczekiwano podpowiedzi, co można by zrobić, żeby projekt był możliwy do realizacji – nazwano to ścieżką „ratowania projektu”. Mankamentem, który niejednokrotnie był przywoływany, było różne traktowanie projektodawców, co opisała uczestniczka wywiadu:

Zgłosiłam projekt murali, które miały powstać na budynkach i mniejszych obiektach (np. kamienicach, murach). Konkretne miejsca miały być wybrane w procesie dyskusji przez mieszkańców na kilku spotkaniach poprzedzających realizację.

Urzędniczka prowadząca mój projekt żądała (w ciągu 5 dni w czasie wakacji) bardzo

17%

83%

Czy w trakcie zgłaszania projektu brakowało Panu/i wsparcia ze strony

urzędu miasta?

69

konkretnych lokalizacji (…). Tymczasem gdy czytałam później projekty dopuszczone do głosowania, znalazłam niejeden, którego opis brzmiał: "lokalizacja zadania zostanie wyłoniona na etapie konsultacji z mieszkańcami”. [CAWI projektodawcy]

Utrudnieniem w pracy nad przygotowaniem projektu były nieaktualne mapy terenów i własności, dlatego oczywistą rekomendacją jest ich aktualizacja. Zgłaszano potrzebę urealnienia cen w cenniku „Ile kosztuje miasto?”

Przy okazji wsparcia koniecznie jest wspomnienie o zespołach ds. budżetu, których w tej edycji BO nie było. Zespoły były wspominane przez badanych kilkukrotnie, szczególnie mocno dopominali się o nie uczestnicy warsztatu z mieszkańcami. Warto wziąć pod uwagę, że uczestnikami tego warsztatu byli głównie aktywiści, osoby, które wielokrotnie zgłaszały projekty.

Patrząc na powyższą wypowiedź oraz na uwagi zgłaszane podczas warsztatu, można stwierdzić, że zespoły były zdaniem części osób pomocne – przede wszystkim projektodawcom. Niezależnie od oceny ich pracy w poprzednich edycjach, ich brak w tej edycji uwidocznił różne niezaspokojone w inny sposób potrzeby. Brak zespołów badani odczuli poprzez:

• mniejsze wsparcie dla projektodawców na etapie składania projektów,

• mniejsze wsparcie na etapie oceny (weryfikacji) projektów,

• słabsze poinformowanie głosujących i projektodawców o projektach z danej edycji.

W raportach ewaluacyjnych z dwóch poprzednich edycji BO zespoły były jednym z przedmiotów badania. W raporcie z IV edycji omówiono m.in. poczucie wpływu członków zespołów, ich ogólne nastawienie do budżetu oraz postrzeganie problemów związanych z budżetem. Zespoły pojawiały się także w kontekście np. kontrowersji związanych ze składaniem projektów przez członków zespołów, co potwierdza zgłaszaną przez badanych kwestię. Zespoły mogły też wnosić prośbę o ponowną weryfikację projektu, dlatego ich rola na tym etapie była istotna.

Raport z V edycji opisuje funkcjonowanie zespołów dzielnicowych ds. budżetu partycypacyjnego, a także ich ocenę w perspektywie członków zespołów. Warto przywołać dane, z których wynika, że chociaż głównym źródłem informacji o tym, w jaki sposób zgłosić swój pomysł, była strona internetowa twojbudzet.um.warszawa.pl. jednak co trzeci badany projektodawca przyznał, że wiedzę na ten temat czerpał bezpośrednio od członków zespołu ds. budżetu (33%) bądź ze strony internetowej urzędu dzielnicy (31%). Chociażby ten przykład pokazuje, że w poprzednich edycjach wsparcie potencjalnych i faktycznych projektodawców zapewniały również zespoły.

Zespoły pełniły też rolę mediacyjną w przypadku „spornych” projektów czy ocenionych negatywnie. Stanowiły uzupełnienie portalu społecznościowego jako miejsce dyskusji o projektach. Członkami zespołów byli eksperci od zrealizowanych projektów, od uwarunkowań formalno-prawnych. W tej chwili projektodawcy i mieszkańcy, ale też urzędnicy są pozbawieni tej pomocy. Należy rozważyć, w jaki sposób można odpowiedzieć na wskazane wyżej potrzeby, jeśli rozwiązaniem nie może być powołanie zespołów i zapewnienie uczestniczenia w nich także strony społecznej. Nie rekomendujemy przywrócenia zespołów, tylko odpowiednie zaadresowanie potrzeb, które ujawniły się po ich zniesieniu. W tej edycji funkcję pośrednika mieli pełnić „ambasadorowie BO”, jednak rekrutacja nie przyniosła zamierzonych efektów. Być może ta funkcja ma potencjał, jednak należy rozważyć odpłatne, a nie wolontaryjne świadczenie przez nich pracy. Można zastanowić się nad zaangażowaniem do tej roli osób, które składały projekty we wcześniejszych edycjach BO lub członków byłych zespołów ds. BO.

Warto na koniec przytoczyć wniosek z analizy e-maili przesyłanych przez mieszkańców do CKS (poprzez mail i fanpage), obejmującej 103 wiadomości na Facebooku i 386 wiadomości wysłanych na app.twojbudzet.pl. W obu próbach przeważały wiadomości dotyczące kwestii

70

technicznych: 70% na www i 25% na Facebooku – przede wszystkim pytania o funkcjonalność, prośby o instruktaż, zgłoszenia problemów i błędów – charakterystyczne dla poszczególnych etapów BO:

1. Na etapie zgłaszania projektów – np. prośba o zmianę hasła.

2. Na etapie oceny projektów – np. pytanie, czy można poprawiać projekt.

3. Na etapie odwołania – np. jak wysłać załącznik składając odwołanie.

Biorąc pod uwagę, że niespełnianie oczekiwać projektodawców może wynikać z różnych kwestii, warto rozważyć zebranie informacji zwrotnej na temat otrzymanej pomocy. Można to zrobić w formie krótkiej ankiety po etapie zgłaszania projektów do projektodawców. Taka krótka ankieta pozwoliłaby zebrać informacje o tym: w których jednostkach najczęściej pojawiają się problemy z uzyskaniem odpowiedzi, jakiego obszaru/tematyki dotyczą trudności. Wtedy CKS mogłoby też lepiej/skuteczniej wspierać urzędników konkretnych dzielnic/jednostek (np. uzupełniając ich wiedzę czy kompetencje) w zakresie pomocy projektodawcom.

71