Instrukcja Biurowa Wojewódzka Spółdzielnia Spożywców "Społem" (1975) - broszura

WOJEWÓDZKA SPÓŁDZIELNIA SPOZYWCOW

„ C S p o ł e m

Elbląg ul. 1 Maja 2

INSTRUKCJA BIUROWA

I N S T R U K C J A B I O S U

I*. PO S n S O W I E N l A WSTEJIE

Instrukcja niniejsza dotyczy organizacji pracy kancelaryjnej wszystkich komórel strukturalnych "Społem*9 Wojewódzkiej Spół­

dzielni Spożywców w Elblągu^ a w szczególności ustala zasady przyjmowańia$ załatwiania^ wysyłania i przechowywania kores­

pondencji służbowej®

Zasady ujęte w instrukcji nie dotyczą spraw tajnych^ które winny być ewidencjonowane i przechowywane zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie®

Zasadnicze prace techniczne polegające na przyjmowaniu ~ wysyłaniu korespondencjit sporządzaniu maszynopisów i odbitek powielaczowych^ przechowywaniu akt /w archiwum/ wykonuje i nadzoruje Dział Administracji®

Obsługę sekretarską Zarządu prowadzi Sekcja Organizacjif do której obowiązków w tym zakresie należys

- dopilnowani© terminowego opracowania i doręczania przez poszczególne biura i działy^ sekcje WSS materiałów na posie­

dzenia Zarządu#

- sprawowanie kontroli terminowego wykonywania przez poszczę- A gólne biura uchwał i decyzji podjętych przez Zarządy

- prowadzenie niezbędnej korespondencji związanej z obsługą Członków Zarządu i kolegialnych posiedzeń» oraz innej zle­

conej przez Zarządy

- terminowe ogłoszenie uchwał i decyzji Zarządu w celu ich niezwłocznej realizacji.

Obsługę sekretarską Prezesa Zarządu prowadzi Sekretariat przy Dziale Administracji*

Poszczególne biura9 działy i sekcje WSS wykonują prace biurowe polegające nas

- przyjmowaniu i segregowaniu korespondencji do nich kierowa­

nej oraz przydzielaniu jej poszczególnym pracownikom do za- łatwienia$

2

• załatwianiu..spraw poprzez opracowywanie pism, instrukcji, wytycznych, zestawień zbiorczych lub w inny- sposób właś­

ciwy dla sprawy,

— przechowywaniu korespondencji i prowadzeniu registratu.

Registraturą w rozumieniu niniejszej instrukcji są akta spraw zakończonych i miejsce czasowego ich przechowywania*

Przyjęty w instrukcji system pracy kancelaryjnej opiera się na jednolitym dla wszystkich komórek organizacyjnych rzeczo­

wym wykazie akt w układzie dziesiętnym*

W systemie tym zbędne są takie urządzenia pomocnicze jak dzienniki korespondencyjne, kontrolki wpływów itp* Jedynie dla kontroli załatwiania pism^ ważnych, terminowych prowadzi się podręczne terminarze*

Jednolity wykaz akt jest stałą rzeczową klasyfikacją akt pow­

stających w toku działalności danej jednostki* Poszczególne pozycje wykazu określają nazwę akt /hasło/, symbol oraz kate­

gorię archiwalną akt*

0 długości okresu przechowywania akt decyduje - ich wartość użyt­

kowa dla Spółdzielni oraz wartość historyczna* Stąd też nieza­

leżnie od klasyfikacji materiału aktowego* w przekroju rzeczo­

wym, zachodzi potrzeba zakwalifikowania każdej sprawy do odpo­

wiedniej kat* archiwalnej#

W związku z tym w rzeczowym wykazie akt, obok kolumny przeznaczo­

nej na symbole i hasła przewidziana jest kolumna na oznaczenie kategorii aechiwalnej®

Pod względem wartości archiwalnej akta dzielą się na dwie kategorie:

- posiadające wartość historyczną

- nie posiadające wartości historycznej

Akta posiadające historyczną wartość* określa się symbolem MAM 1 przechowuje wieczyście najpierw w registratach i archiwum

"Centrali, a następnie w Wojewódzkim Archiwum Państwowym w

Pozostałe akta określa się symbolem MBM i zależnie od wartości użytkowej określa się dodatkowym symbolem liczbowym dla ozna­

czenia okresu przechowywania /w składnicy akt/ wyrażonego liczbą akt /np. B2„ B5/*

3

Po upływie oznaczonego okresu przechowywania, akta tej kate­

gorii przekazuje się na makulaturę - po uprzednim uzyskaniu zezwolenia z WAP w Gdańsku*

Materiały manipulacyjne nie posiadające znaczenia praktycznego oznacza się symbolem "Be", są to w zasadzie materiały pomocnicze*

Materiały tej kategorii przekazuje się bezpośrednio na maku­

laturę.

Materiały, co do których mo^ą zachodzić wątpliwości czy można je zniszczyć czy też przekazać do archiwum państwowego oznacza się symbolem **BBW z podaniem czasu przechowywania.

II* Przyjmowanie^ przekazywanie? załatwi anie i^w^s yłani e korespondencji^

1* Odbiór korespondencji przychodzącej i innych przesyłek.

Odbiór przesyłek pocztowych dokonuje zasadniczo sekretariat przy Dziale Administracji*

Przesyłki pieniężne odbiera tylko kasa spółdzielni.

Biura, poszczególne działy i sekcje WSS mogą przyjmować pism®

bezpośrednio od interesantów*

Opł&ty za korespondencję i drobne przesyłki oraz inne opłaty pocztowe - sekretariat pokrywa za potwierdzeniem-odbioru % otrzymanej na porta pocztowe zaliczki pieniężnej*

W przypadku uszkodzenia opakowania przesyłki konieczne jest odnotowanie na opakowaniu i dowodzie doręczenia odpowiedniej wzmianki*

Pisemnego potwierdzenia odbioru przesyłki należy dokonywać, jeżeli wymagają tego przepisy szczególne /wezwania sądowe, arbitrażowe itp/ lub na wyraźne żądanie doręczającego na filurze, kopii pisma itp.

Odbiór i dalszy tryb postępowania z dokumentacją rachunkową i finansową reguluje Kierownik Biura Finansowo-Księgowego bieżącymi przepisami.

Załatwianie oraz ewidencjonowanie skrag i wniosków odbywać się będzie zgodnie z wytycznymi zawartymi w Uchwale Nr 23 Zarządu "Społem" CZSS z dnia 6*08.1974- r. /Komunikat Wewnętrz­

ny Nr 16/71/.

5

3« Rozdzielanie korespondencji i innych przesyłek.

Sekretariat otrzymaną korespondencję i inne przesyłki rozdziela kierując się następującymi zasadami:

a/ pisma adresowane do Zarządu WSS oraz imienne do Prezesa Zarządu, pisma z Centrali "Społem", od władz państwowych, centralnych i wojewódzkich urzędów i instytucji, od zarządów oddziałów, od organizacji politycznych, związkowych i spo­

łecznych, skragi i zażalenia związane z działalnością "SpołeM"

WSS - Sekretariat doręcza bezpośrednio Prezesowi Zarządu, Również bezpośrednio Prezesowi doręcza się uchwały, rozporzą­

dzenia i zarządzenia władz państwowych, Centrali "Społem" i innych centralnych urzędów,

b/ pisma adresowane imiennie do wiceprezesów Zarządu - sekretariat priesyła do ich sekretariatów,

c/ pozostało przesyłki kancelaria główna rozdziela według właści­

wości na poszczególne piony ewentualnie też, na biura, działy i sekcje, kierując się w tej mierze adresami na kopertach i pismach oraz zakresami kompetencji poszczególnych komórek

strukturalnych spółdzielni*

W wypadkach wątpliwości w przydziale poszczególnych pism - roz­

strzyga kierownik Sekcji Organizacji,

"Dziennik Ustaw", Monitory Polskie” , dzienniki urzędowe, Komuni­

katy Wewnętrzne", handlowe i specjalne, oraz książki broszury, biuletyny informacyjne, czasopisma i gazety rozdzielane są wg rozdzielnika opracowanego przez sekcję organizacji*

Całość przyjętej korespondencji sekretariat rozdziela do właś­

ciwych teczek przekazywanych następnie Członkom Zarządu i poszcze­

gólnym komórkom.

Niektóre pisma, komunikaty, zarządzenia itp. należy rozsyłać do poszczególnych komórek systemem obiegowym. W tym przypadku każda komórka po zapoznaniu się z ich treścią i podpisaniu na dowód przyjęcia treści do wiadomości przekazuje je następnej komórce wskazanej w rozdzielniku.

Po odbiór korespondencji z sekretariatu zgłaszają się pracownicy upoważnieni przez Wiceprezesów Zarządu* Ponadto korespondencję tą przekazuje się przy pomocy gońców oraz osoby udające się do odpowiednich działów i sekcji WSS.

6

4* Dekretowanie korespondencji

Pisma wyszczególnione w pkt. 3/ & dekretuje Prezes Zarządu kierując je do załatwienia dla resortowych Wiceprezesów, bądź też bezpośrednio dla biurs działów i sekcji*

Dla pism tych sekretariat prowadzi podręczny terminarz.

Poszczególni Członkowie Zarządu po otrzymaniu teczek z kores­

pondencją przeglądają całą korespondencję, ustalając jednocześnie komórki zobowiązane do ich załatwienia pod kątem zagwarantowa- nia prawidłowego i słusznego z punktu widzenia interesów spół­

dzielni załatwienia sprawy.

Kierownicy biur, a następnie kierownicy działów i sekcji prze­

glądają całość otrzymanej korespondencji:

- zleconej im do załatwienia przez Członków^Zarządu^

- przekazaną przez sekretariat,

Przeglądający wstępnie korespondencję kierownicy podstawowych komórek strukturalnych:

- wyłączają gis ma mylnie skier owane^i^pr zeszła ją_do__ właściwych komórek2

- zatrzymują u siebie pisma^ które kfjJ^załatwiać,

- przydzielają, pozostałe pisma do zał&twienia^podległym^sobie komórkom i pracownikom precyzując jednocześnie decyzje

lub

dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy^

w formie dekretacj

- ewentualnie umieszczają^dysgozycje^o^wgisaniu^pisma_dojpod-

ręcznego terminarza.

Sekretariat prowadzi podręczny terminarz dla pism ważnych i terminowych, na których dekretujący umieścił dyspozycje o ich spisaniu do podręcznego terminarza.

Kierownicy wszystkich komórek powinni również prowadzić termi­

narze, w których odnotowują ważniejsze pisma, wymagające odpo­

wiedzi w określonym terminie*

Dekretacją należy objąć całość otrzymanej korespondencji*

Dekretować należy pisma w sposób jasny, zwięzły i wyczerpujący, podając jednocześnie sposób i tryb załatwienia sprawy.

Każdy dekret na piśmie musi być podpisany przez dekretującego atramentem lub długopisem.

5 * znakowanie pism.

Tryb postępowania z pismami i innymi aktami spraw merytorycz­

nie załatwionych /opatrywanie pism znakiem sprawy, odkładanie akt sprawy do właściwej teczki aktowej itp./ wymaga ewidencjono­

wania spraw* *

Polega ona na wpisaniu - zarejestrowaniu sprawy do spisu spraw danej teczki i nadaniu jej znaku*

Sprawę /nie pismo/ rejestruje się w spisie spraw tylko raz# na podstawie pierwszego w danej sprawie pisma otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz komórki*

Każde następne pismo w sprawie już zarejestrowanej otrzymuje na­

dany jej znak i zostaje dołączone do poprzednich pism w tej sprawie.

Spisy spraw należy prowadzić dla spraw ważniejszych, a szczegól­

nie wszystkich spraw kat* A, ze względu na przekazywanie tych spraw do archiwum państwowego.

Nie należy prowadzić spisów apraw dla:

- sprawozdań okresowych*

- odpowiedzi na ankiety i zapytania^

- gism informacyjnych lub zawierających dodatkowe^wyjaśnienia, - komunikatów i biuletynów,

Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej /segregatora, skoroszytu/ wg następującego wzoru /druk CWD A-4/.

/tytuł teczki wg wykazu_akt7 s^mb.^Kom. /Nr teczki? _ _ /rok/

Nr i S p r a w a » Od kogo i Data Kolej-, /krótka treść/, otrzymano _ , _wpływu

1 1 znak , data 1 ref.

Data Termin

załatw^

8

Poszczególne spisy spraw należy prowadzić w porządku chrono- ..

logicznym, alfabetycznym lub innym np* oddziałami spółdzielni, zakładami itp*

Rejestracja spraw należy do obowiązków referenta załatwiającego daną sprawę*

Do zakładania teczek aktowych, oznaczenia pism, rejestracji akt - podstawą jest jednolity wykaz akt# Jest to planowe i stałe wy- ..

szczególnienie akt powstających w toku działalności spółdzielni, ułożonych sposobem przedmiotowym, wg haseł*

Wykaz akt ujmuje w grupy jednorodne lub podobne pod względem przedmiotowym sprawy wchodzące w zakres właściwości poszczegól­

nych komórek organizacyjnych*

Każdej pozycji wykazu akt odpowiada teczka zawierająca akta danej sprawy kategorii o tym samym znaku akt.

Wszystkie pisma w danej sprawie, zarówno wchodzące jak przycho­

dzące należy opatrzyć znakiem sprawy#

Stałą cechą rozpoznawczą sprawy jest jej znak# Znakiem sprawy jest symbol właściwej komórki organizacyjnej, względnie inne cechy rozpoznawcze z dodaniem symbolu hasła z wykazu akt*

Znak powinien symbolizować zarazem treść sprawy*

Znak składa się z czterecn członków oddzielonych od siebie pio­

nowymi kreskami, pierwszy człon znąku określa spółdzielnię w nomenklaturze "Społem", drugi człon znaku jest symbolem cyfrowym wskazującym komórkę organizacyjną spółdzielni /biuro, dział, sekcję/ załatwiającą sprawę /wysyłającą pismo/.

Ustala się dla członków Zarządu WSS oraz poszczególnych biur i działów, następujące symbole:

I* Członkowie Zarządu 1* Prezes Zarządu

2* Wiceprezes d/s Handlu i Usług _ _ _ _ _ _ _ _ _ Wiceprezes d/s Produkcji__i Gastronomii^ _ _ III _ 4* Wiceprezes d/s Ekonomiczno-Finansowych^ ... —

Pion Prezesa Zarządu__

1* Dział Spraw Pracowniczych

2* Dział Społeczno-Samorządowy _ _ _ _ _ __ _ _____

3* Sekcja Organizacji^

4* Dział Zakładowej^Rewizji_Gospodarczej ______ _____

9

5* Sekcja Inwestycji i Budownictwa _ ^ ^ ^ ^ _ _ 5 w 6 # Samodzielne StanowiskoJSłdgiiego Mechanika

7# Samodzielne Stanowisko^Głćimego Energetyka^ _ 7 8 * Brygada Remontowo-Budowlana

9. Specjalista dojsprawjtfojskrow^ch

Pion Wiceprezesa d/s Handle i Usług

1 . Dział Organizacji Technikf^Handlu i Reklamy _ 11

2* Biuro Handlu^ _ 12

a/ Bział Spożjwczj „ ^ ^ ^ ___- i22 p.

b/ Dział Przemysłowy _ ^ _ 12P

c/ Sekcja^Warzyw i Owocówń 12W

d/ Samodzielne Stanow*Pracy Badań Rynku i Łączności z Konsumentem

3* Sekc; ja^ Usługą i Produkc ji^Makładczej _ ^13 4. Specjalista d/s Krynicy Morskiej_ _ _ _ _l4

Pion Wiceprezesa d/s Produkcji 1 Gastronomii

X« £ział Piekarniczo-Ciastkarski - 2 1

2* Sekcja Masarska _ _ . „22

3« Samodzielne Stanowisko W®W«G# _ « . . .

k P Dział Gastronomii _ _ _ _ _ _ _ _ _2 4 5 * Sekcja Zaopatrzenia Materiałów iOpakowań ^25 6 * Dział Administracji i P*|>oż,_ 26

?• Samodzielne Stanowisko Pracy^d/s^BKP^ _ _27 8 . Samodzielne Stanowisko Pracy_d/s Transportu _ _ 2 8

Pion Wiceprezesa d/s Ekonomiczno-Finansowych

1« Biuro Finansowo-Księgowe^ _ 31

- Kierownik Biura

« Sekcja Organizacji i^Kontroli Rachunkowości 31K^

- Dział Finansowania _ .31J

- Dział Rozliczeń Wyników Gospodarczych i Sprawotdawczości Finansowej

- Z~ca Kierownika Biura

- Dział Konfrontacji i^Dekretacji Dowodów WSS _ _ _31D^

- Dział Rozliczeń Inwentaryzacji i Windykacji

Mank ' ^

- 10 -

- Dział Analizy Kont Rozrachunkowych 31 A

“**•^ ** ** *** «fw «a»

- Dział Maszyn^Ksij*gu jjjcych

Sekcja Prawna 32

Sekcja Planowania 1 Analiz

Dział Inwentaryzacji 34

Trzeci człon znaku stanowi symbol właściwej teczki aktowej wg wykazu akt, w której przechowuje się akta danej sprawy*

Czwarty człon znaku to kolejny numer sprawy ze spifeu spraw danej teczki.

Przykład: znak 09/31A/047/11

pierwszy człon oznacza - numer kolejny WSS w nomenklaturze WSS.

Drugi człon - oznacza - nazwę komórki tj# Dział Amalizy Kont Rozrachunkowych. ...

oznacza - problematykę sprawy*

Czwarty człon oznacza - numer kolejny sprawy.

Pisma dotyczące spraw dla których nie prowadzi się spisów spraw nie będą posiadały ostatniego członu znaku - numeru sprawy*

Korespondencję przychodzącą do komórek organizacyjnych WSS opatruje się znakiem sprawy w obrębie pieczeęci wpływu w rub­

ryce "znak" chyba, źe pismo nie wpłynęło przez sekretariat i nie posiada pieczęci wpływu.

V takich przypadkach znak należy umieścić w prawym górnym rogu na pierwszej stronie pisma.

Na pismach wychodzących z komórek organizacyjnych nie należy oprócz wyżej wymienionych symboli znaku «► dodatkowo podawać kolejny numer pisma.

Oddziały i zakłady spółdzielni winny stosować następujące ozna­

czenia, jako pierwszy człon znaku korespondencji:

Oddział w Braniewie _ __________ •__ 091

* w Kwidzynie ^ 092 ^

” „ ^ M a l b o r k u _ _ 093 ^

" w Novrm Dworze - 09^

" v Pasłęku _ 095 _

n w Sztumie - 096

11

Poszczególne komórki strukturalne oddziałów przyjmują numerację komórek "Społem” WSS w Elblągu,

Pierwszy człon 093 ** oznacza Oddział w Malborku.

Drugi ” 26 * " komórkę administracji Trzeci 11 340 - symbol z wykazu akt.

Czwarty " - sprawa nr 3®

6 * Załatwianie^korespondencji

Za właściwe i terminowe zgodne z dekrstacją załatwieni© sprawy odpowiedzialny jest referent sprawy*

Referentem - w rozumieniu niniejszej instrukcji «. jest ten pra­

cownik, który załatwia sprawę merytoryczni®, tzn« opracowuj®

pismo lub też przygotowuj© wniosek.

Sprawę można załatwić ustnie lub pisemnie® W każdym przypadku należy stosować najbardziej celową i najprostszą formę załatwi©*®

nia.

Załatwienie sps*aw zamiejscowych drogą telefoniczną powinno się odbywać w przypadkach uzasadnionych pilnością sprawy.

Ustnie załatwia się przede wszystkim sprawy przedstawiane ustni®

/bezpośrednio lub telefonicznie/ przez-interesanta*

W przypadku ustnego załatwienia sprawys je&tll zachodzi tego potrzeba sporządza się odręczną notatkę sawiarającą sposób za­

łatwienia, nazwisko osoby zainteresowanej ©raz datę 1 podpis pra­

cownika załatwiającego sprawę.

Przyjmuje się zasadę„ że korespondencję typu informacyjnego, po­

rządkowego między poszczególnymi komórkami spółdzielni należy załatwiać w formie odręcznie sporządzanych pism„ z reguły należy jednak stosować ustną formę załatwienia spraw wewnątrz spółdzielni Załatwienie korespondencji w zależności od rodzaje sprawy i dekre- tacji pisma polega nas

a/ przyjęciu do wiadomości^

b/ załatwieniu^odręcznym*

c/ udzieleniu^odgowiedzig

Przy załatwieniu sprawyobejmujących zakres pracy kilku komórek strukturalnych - dekretujący winien jest ustalić kolejność za­

łatwienia tych spraw®

Przy pisemnym załatwieniu sprawy ~ sporządzeniu projektu pisma, czystopisu - należy przestrzegać następujących zasad: .

- każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, a nie.łącznie z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku,

- każde pismo wychodzące na zewnątrz musi zawierać znak sprawy numer telefonu, ponadto datę* dokładny adres odbiorcy pisma podany w pierwszym przypadku, z wymienieniem komórki organiza­

cyjnej adresata, do której pismo jest skierowań© oraz znak i - datę pisma na które się odpowiada^

obok adresu należy podawać sposób wysyłki pisma /polecony, ekspresowy i t p . A

Sporządzając projekt pisma należy pozostawić po lewej stronie margines szeroki około 5 cm przeznaczony na poprawki i uzupełń

aienia treści pisma przez aprobującego. i

* 7© Sporządzanie^grojektów^pism*

Pracownik załatwiający korespondencję w formie udzielenia pisem­

nej odpowiedzi, obowiązany jest sporządzić czytelny brudnopis celem oddania go do przepisania na maszynie.

W zależności od zasad ustalonych przez kierownika danej komórki

•* brudnopisy winny być uzgadniane z kierownikiem działu lub sekcji względnie biura*

Chodzi tu w szczególności o projekty pism, co do których referent nie jest upoważniony do powzięcia ostatecznej decyzji*

Projekty pism mogące wywołać akutki prawne o znaczeniu zasadni­

czym dla spółdzielni powinny uzyskać opinie akceptujące z Sekcji Prawnej.

Projekty pism w których wyraża się stanowisko spółdzielni względ­

nie przyjmuje zobowiązania, wymagają uzgodnienia z Zarządem Spół­

dzielni, w szczególności dotyczy to projektów zarządzeń wewnętrz­

nych.

Ha pierwszej stronie brudnopisu umieszcza się adnotację dla hali maszyn dot. terminu wykonania czystopisu, ilości kopii, sposobu - wykonania czystppisu /jednostronnie, na blankiecie formowym itp/«

12 -

13

Zaleca się ograniczyć ilość kopii do istotnych potrzeb.

¥ brudnopisie należy kolejno podawać:

aJ znak pisma^

b/ adresata t ....

c/ sgrawg której gis:

d/ treść gi£®a$

e/ £2 ^anie^iloś f/

Na każdym z załączników należy w prawym górnym rogu wpisać znafc pisma podstawowego i kolejny numer załącznika.

Referenci w czasie załatwiania spraw .posługują się szeregiem pism i innych akt spraw załatwianych, oczekujących na omówienie

itp. ... ... ....

Dla usprawnienia pracy na tym odcinku zaleca się wprowadzenie .. następujących teczek dla przechowywania akt spraw aktualnie za«

łatwionych? . . . .

• teczkę ”Do załatwienia” , w której przechowuje się koresponden™

cję niezałatwioną, oczekującą na załatwienie,

- teczkę ”do omówienia” w której umieszcza się akta spraw wymaga­

jących omówienia z kierownikiem sekcji, działu, biura, względ­

nie z innymi kompetentnymi pracownikami,

- teczkę “Terminową” w której przechowuje się akta spraw, które nie zostały ostatecznie załatwione /wyczekujące na odpowiedź i uzupełnienie, wymagające wznowienia w określonym terminie itp/.

W/wym# teczki wi$ny być oznaczone nazwą, a także nazwiskiem pra­

cownika oraz nazwą jego sekcji, działu i biura*

Przenoszenie projektów pism, oraz czystopisów powinno odbywać się za pomocą teczek:

- ” na amaszynę ” , - " do podpisu ” , ~ - "do akceptacji ” •

Oznaczenia tych teczek winny zawierać nazwę biura, działu,sekcji- oraz nazwę teczki, nr pokoju biurowego oraz telefonuwewnętrznego®

Sporządzanie i sprawdzanie ezystogisów*

Czystopisy wykonują maszynistki z projektów pism doręczanych z poszczególnych komórek w teczkach wtsa maszynę3*»

Maszynopisy sporządza sięj

- na znormalizowanych formatach papieru,

- zgodnie z obowiązującymi przepisami co do układu pisma /margines 2 ci/,

• ściśle wg treści brudnopisu i zawartych w nim wskazówek - zgodnie z obowiązującą pisownią*

- oryginały pism dłuższych w zasadzie na obydwu stronach papieru listowego.

Maszynopis można również sporządzić pod dyktando*

Wszelkiego rodzaju odpisy maszynistki sporządzają zgodnie z życzeniem referenta* Odpisów świadectw, dyplomów itp* należy dokonywać w formie ciągłej, tzn® przepisując całość tekstu bez przerw*.

Po sporządzeniu odpisu maszynistka umieszcza pod nim klauzulę

" za zgodność” ,,

W lewym dolnym rogu każdego maszynopisu maszynistka podaje swoje inicjały i pracownika, który opracował brudnopis*

Blankietu firmowego powinno się-używać tylko dla pism kierowanych do władz i instytucji zewnętrznych /równorzędnych/ oraz kierowa­

nych imiennie do Centrali "Społem* CZSS®

Pełną datę pisea wpisuje maszynistka wówczas, gdy referent wydał takie polecenie^ w pozostałych wypadkach podaje ©na tylko miesiąc

i rok,,

Maszynopisy sporządzać aależy kolejno^ w miarę otrzymywania bfud~

nopisów© Pisma oznaczone jako "pilne" lub "bardzo pilne" powinny być sporządzane natychmiast* Oznaczenie te parafują kierownicy komórek*

Nad zgodnością brudnopisów z czystopisami, jak również nad doko­

naniem ewentualnych korekt czuwa referent danej sprawy*

Zgodność czystopisu referent stwierdza parafą na kopii pisma®

1 0 * foŹE^sywanle^koresgondencji^

Maszynopis sprawdza zainteresowany pracownik zaopatrując go w odpowiednią pieczątkę nagłówkową oraz imienną kierownika komórki a następnie odkłada pismo do teczki "do podpisu1**

Po podpisaniu pisma przez kierownika danej komórki, korespon­

dencja przedkładana jest do podpisu kierownikowi biura ewentualnie poprzez sekretariat odpowiedniemu Członkowi Zarządu*

Do pism składanych do podpisu witfna być załączona korespondencja na którą pisma odpowiada* Prz^ podpisywaniu pism obowiązuje za­

sada, że z prawej strony podpisuje pracownik o hierarchicznie wyższym stanowisku służbowym*

Niżej podajemy ogólne zasady dotyczące kompetencji podpisywania pism.

1* Wszelkie oświadczenia wcli w sprawach majątkowych Spółdzielni dotyczące - zbycia - nabycia majątku trwałego oraz zawierania umów i zaciągania innych zobowiązań w imieniu spółdzielni podpisują:

Wiceprezes d/s Ekonomiczno-Finansowych i Prezes Zarządu

2* Zarządzenia Wewnętrzne oraz inne przepisy normatywne obowią­

zujące dla całej spółdzielni podpisują - Prezes i Wiceprezes Zarządu.

3* Pozostałe zarządzenia oraz instrukcje branżowe - kierownik komórki redagującej i resortowy Członek Zarządu*

4* Wszelkie bieżące dyspozycje finansowe podpisują - Kierownik Biura Finansowo-Księgowego, Wiceprezes d/s Ekonomiczno - Finansowych lub kierownik działu*

5* Zbiorcze roczne plany i sprawozdania finansowe i inne pod­

pisują odpowiedni kierownicy biur,działów i sekcji i Członek Zarządu*

6* Pisma dotyczące spraw personalnych /listy angażujące, zwol­

nienia itp/ Członków Dyrekcji, oddziałów oraz kadry kierow­

niczej WSS - Kierownik Działu Spraw Pracowniczych i Prezes Zarządu,

Pisma dotyczące pozostałych pracowników umysłowych podpisuje referent spraw osobowych lub kierownik działu spraw pracowni­

czych, oraz resprtowy Członek Zarządu.

- 15 -

- 16

Pismo dotyczące spraw personalnych pracowników fizycznych i sezo­

nowych podpisuje kierownik działu spraw pracowniczych i kierownik działu branżowego*^

7* Odpowiedzi na notatkę prasową oraz na skargi i wnioski, jak również sprawozdania z wykonania zaleceń porewizyjnych i pokontrolnych - Członek Zarządu i odpowiedni kierownik działu, lub sekcji.

8 * Dokumentację bankową podpisują - upoważnieni wg wzorów podpisów złożonych do NBP.

9* Doraźne dyspozycje mające charakter normatywny lub dotyczące tylko niektórych jednostek, podpisuje kierownik biura, działu i sekcji.

10* Opinie prawne wewnętrzne podpisuje - radca prawny, zewnętrzne zaś Wiceprezes d/s Ekonomiczno-Finansowych oraz kierownik sekcji prawnej.

11# Całą korespondencję dotyczącą wykonania uchwał-i decyzji Zarządu

"Społem” CZSS i Zarządu "Społem” WSS w Elblągu, oraz korespondencję wiążącą się z ustalonymiAplanami działalności w odniesieniu do Spółdzielni i jej oddziałów podpisują odpowiedni kierownicy biur, działów i sejccji*

12* Pozostałą korespondencję: informacyjną, przygotowawczą, porządkową /zawiadomienia, monity, informacje oraz wyjaśnienia/ w sprawach już ustalonych/ podpisuje kierownik komórki oraz kierownik biura, działu lub sekcji.

Szczegółowe kompetencje w zakresie podpisywania dokumentacji i korespondencji finansowej określa instruckja opracowana przez Wiceprezesa d/s Ekonom.-Finansowych*

Ustala się zasadę, że każde pismo wychodzące na zewnątrz musi posiadać 2 podpisy. Jedynie Prezes Zarządu może w szczególnych przypadkach pod­

pisywać pisma indywidualnie*

W razie nieobecności jednego z Członków Zarządu - pisma podpisuje za­

stępujący go Członek Zarządu, względnie upoważniony kierownik biura,

w odniesieniu do kierowników działów lub sekcji zastępujący ich pracownik*

Korespondencja wymagająca podpisu Członka Zarządu powinna być w zasadzie przedkładana do podpisu poprzez sekretariat w~godzinach ustalonych w rozdziale zajęć Członka Zarządu - do godz* 11,oo*

Bezpośrednie przedkładanie Członkowi Zarządu pism do podpisu stosuje się w przypadkach pilnych, oraz gdy sprawy wymagają ustnego, uzupeł­

niającego zreferowania.

17

1 1® ifjsjłapie^korespondenc

Pisma przygotowana do wysiania tzn® podpisano i opatrzone znakiem wraz z odpowienlmi załącznikami oddaje się do wysyłki w sekre­

tariacie najpóźniej do godziny 13»oo®

Sekretariat sprawdza czy pismo jest podpisane i opatrzone datą9 oraz czy dołączone do pisma wymienione w nim załączniki*

Sekretariat potwierdza odbiór pisma do wysyłki przez przybicie na kopii pieczątki "Ekspedycja" z datownikiem* po czym segreguje poszczególne pisma wg adresatów oraz wpisuje do książki pism wy­

chodzących* podając znak pisma9 adresata i datę wysyłki.

Jeżeli chodzi o stosowanie pieczątek to przy wszelkich podpisach należy stosować pieczątki imienne*

Pieczątki nagłówkowe na pismach wysyłanych winny być odpowiednie do rangi pracownika podpisującego, a mianowicie przy podpisie:

Członka Zarządu - pieczątka firmowa spółdzielni Kierownika Biura - pieczątka firmowa danego biura*

Kierownika Działu* Sekcji - pieczątka firmowa komórki podstawowej®

Pisma poufne przesyłają sekretariaty do sekretariatu głównego

w

zaklejonych i zaadresowanych kopertach z pieczątką lub napisem

"poufne"•

Koperty tak oznaczone sekretariat wkłada do drugiej koperty /zew-»

nętrznej/, na której nie podaje się symbolu "poufne"•

Pismo kierowane do jednego adresata wysyła się w jednej wspólnej przesyłce® Pisma pojedyncze - jeżeli treść ich na to pozwala - wysyła się bez kopert®

W tym przypadku pisma składa się i skleja w taki sposób* aby widoczna była część blankietu listowego zawierająca nazwę i adres nadawcy oraz adresata®

Ekspedycja pism odbywa się za pośrednictwem:

- poczty - przesyłki zwykłe, polecone i ekspresowe oraz paczki i pakiety,

- poczty dworcowej - do Centrali "Społem" i Oddziałów WSS * - gońcaf

Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem pisma /polecony, ekspres itp®/«

Ofrankowane listy odnosi na pocztę goniec około godz® 1 59oo®

Telegramy i przesyłki pilne wysyła się natychmiast po ich otrzy­

maniu®

Listy polecone sekretariat wpisuje do ewidencji specjalnej«

- is -

Sekretariat obowiązany jest wysyłać pisma i inne przesyłki w dniu ich otrzymania*

Obieg korespondencji wewnątrz spółdzielni z uwagi na jej roz­

członkowaną lokalizację zabezpiecza się przy pomocy teczek obiegowych*

Zasadniczego rozdziału korespondencji przychodzącej do spółdziel­

ni dokonuje się w sekretariacie*

Rano po rozdziale korespondencji na poszczególne piony, układa się tę korespondencję do teczek obiegowych a następnie przy wykorzystaniu kierowców, gońców bądź innych pracowników udają­

cych się do odpowiedniego biurowca WSS dostarcza się ją do Wice-

• prezesów*

Z kolei, korespondencja kierowana z biur, działów i sekcji WSS do sekretariatu głównego winna być również dostarczana we wspom­

nianych teczkach w godzinach przedpołudniowych w sposób analogicz­

ny jak wyżej.

Za płynność obiegu korespondencji odpowiedzialny jest w zasadzie sekretariat, jednakże nad zabezpieczeniem terminowego dostarcza­

nia korespondencji adresatom winni również czuwać kierownicy wszystkich komórek.

Pomocy w codziennym dostarczaniu teczek obiegowych powinni udzie­

lać w miarę możliwości wszyscy pracownicy spółdzielni.

Wysyłkę pism na zewnątrz spółdzielni zabezpiecza sekretariat*

Sekretariat prowadzi książkę portoryjną na bieżąco, ujmując sumy dzienne wykorzystanych znaczków pocztowych. Zestawienia powyższych kwot sporządza się w stosunku miesięcznym. Kontrolę opłat poczto­

wych prowadzić należy oddzielnie dla listów zwykłych oraz dla listów poleconych, paczek, pakietów itp.

III* PRZECHOWYWANIE AKT

W toku pracy poszczególnych komórek spółdzielni gromadzą się akta, które do czasu przekazania ich do archiwum przechowuje się w

registraturach.

Prowadzenie registratur przez poszczególne komórki wynika z zasady, że pisma i inne akta przechowuje się możliwie blisko referenta.

19

1« Przechowywanie akt_bieżących_

Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach aktowych /segregatory, skoroszyty itp#/ zakładanych w oparciu o wykaz akt.

Jeżeli dta spraw danefco hasła z wykazu akt objętościowo nie wystarcza jednak teczka aktowa - należy założyć następne « oznaczając tom I, II itd* (

Dla każdej teczki - hasła według wykazu akt prowadzi się spisy spraw*

Na każdy rok kalendarzowy należy w zasadzie zakładać nowe teczki i nowe spisy spraw# Jednak w razie potrzeby można pro­

wadzić niektóre teczki przez okres dłuższy®

Dotyczy to spraw objętościowo niedużych, lub których charakter wymaga aby gromadzone były dłuższy czas np. statuty, regulaminy

itp* Sprawy rejestrowane nie załatwione ©stateczni® w danym roku kalendarzowym wykreśla się ze spisu spraw tego roku i wpi«.

suje do spisu spraw teczki roku nowego.

Jednocześnie na aktach sprawy umieszcza się nowy znak i odkłada

je do nowej teczki* *

Wyjątek od tej zasady stanowią akta spraw prawnych, które ze względu na swój charakter mogą być prowadzone pod tym samym znakiem aż do ostatecznego ich załatwienia®

Akta spraw, które nie zostały ostatecznie załatwione odkłada się w teczkach "terminatkach” * t

Akt spraw ostatecznie załatwionych należy łączyć i odkładać sprawami do teczek aktowych*

¥ obrębie sprawy należy akta układać w porządku chronologicz~

nym z tym, że pierwsze w danej sprawie pismo powinno^ znajdować się na wierzchu, a wszystkie następne - kolejno pod spodem®

Sprawy dla których prowadzi się spisy spraw należy przećhowy»

wać w teczkach aktowych w porządku według spisu spraw®

Sprawy dla których nie prowadzi się spisu spraw należy odkładać do teczek aktowych w nasadzie w porządku chronologicznym /z uwzględnieniem w razie potrzeby dalszego podziału rzeczowego/

/podgrupy/ lub podmiotowego /oddziałami itp/«

20 m

~ !

Jeżeli sprawa wiąże alf

tana

w

* w I *

nych taczkach lub nawat w tej samej teczce* należy stosować od­

syłacze ułatwiające powiązania tematyczne takich spraw.

¥ przypadku wyjęcia akt z teczki w miejsce akt należy włożyć kart®*

kf zastępczą.

Każda teczka aktowa powinna być odpowiednio oinaczona’. i

V tym celu na zewnętrznej stronie teczki, skoroszytu, segregatora / na grzbiecie/ należy podać

- na środku

u

organizacyjnej oddzielony kreską pionową od symbolu hasła z wyka- zu akt,

• na środku teczki - nazwę /hasło/ wg wykazu,

~ niżej datę założenia 1 zakończenia teczki i ewentualnie kolejny tom,

- w prawym górnym rogu kategoria archiwum /A,B lub BJ z podaniem przy kategorii B - okresu przechowywania*

Prtykładowe oznaczenie teczki powinno wyglądać następująco:

I 09^/1/110 ^{Kat. A} \

"Społem” WSS w Elblągu 1 Dział Spraw Pracowniczych 1

E t a t y - 1

1969 - 1970 1

tom I

2. Przekazywanie akt do archlwiam^spółdzielni^

Akta bieżące są przechowywane w poszczególnych komórkach przez okres 1 roku licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończę- niu sprawy.

Za zakończenie sprawy uważa się ostateczne jej załatwienie i odłożenie do akt*

Wyjątkiem od tej zasady są akta o tzw. charakterze ciągłym np.

obowiązujące umowy, zarządzenia, instrukcje, regulaminy, dane o stanie organizacyjno-gospodarczym itp*f które powinny być przechowywane w komórkach w okresie ich aktualności 1 przydat­

ności dla bieżącej pracy działu*

Z chwilą upływu okresu przechowywania akt w poszczególnych komór­

kach, akta kategorii A i B należy przekazać 4o archiwum zakładowego*

Przekazywanie akt powinno odbywać się w pierwszej połowie roku w ustalonych dla każdego biura - terminach* przez pracownika pro­

wadzącego archiwum.

Przystępując do przekazywania akt poszczególne komórki promadzące akta - powinny szczegółowo przejrzeć akta, uporządkować1 je i spo­

rządzić w trzech egzemplarzach - spis zdawczo-odbiorczy wg nastę­

pującego wzoru:

Nazwa zakładu pracy Spis zdawczo-odbiorczy

i komórki organizacyjne j_ m

Znak | Tytuł *tecz~' Data skraj- i Kat* 9 Lic z b a8 Miejsce j Bata zniszcze- teczki, ki lub 1 na , akt 1 teczek1 przechowywa-1 nia lub prze-

tomu 1 * od *.... . 1 1 nia akt w ( kazania akt do ... * » archiwum , do archiwum --- a --- r - - « n --- ---

_ . j _________________

! S 8 S l S S 3 S S 3 S S S 2 5 5 5 5 = 5 S : : 5 S S = S 2 S i : S 3 2 - - - S - - a a

W spisie zdawczo-odbiorczym należy ująć wszystkie przekazywane akta w kolejności haseł wg wykazu akt. Spis ten podpisuje pracownik ko­

mórki przekazującej akta oraz prowadzący archiwum spółdzielni*

Akta winny być przez przekazującego uporządkowane tzn.

- przełożone do teczek^wiązanychj

- wewnątrz teczki akta winny być ułożone w aktach przewidzianych^

w instrukcji^w^wg^spisu^spraw^

- teczki odpowiednio oznaczone^

- teczki aktów© ułożone w kole^ności_wg^wykazu^a^.

Do akt przekazywanych do archiwum Centrali należy dołączyć związane z nimi, a zbędne w bieżącej pracy rejestry, kartoteki, skorowidze itp*

Przyjmując akta, pracownik prowadzący archiwum spółdzielni zwraca zdającemu jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego a dwa egzempla­

rze pozostawia w archiwum.

3. Przekazywanie_akt_na_makulaturę_

Akta i materiały zaliczone wg wykazu akt do kat. Bc, z chwilą ich wykorzystania — należy niezwłocznie przekazać do zbiornicy makula­

tury, po uprzednim przejrzeniu tych akt przez pracownika prowadzą­

cego archiwum.

- 21 -

Szczegółowe przepisy w zakresie sposobu i tematów przekazywania akt do zakładowego archiwum ustali Dział Administracji w termi­

nie póśniejezynu

Całość prac biurowych ujętych w niniejszej instrukcji oraz wyka­

zywanie ich w sposób prawidłowy i terminowy, zapewnione może być tylko przy pełnej odpowiedzialności pracownikom, którym powierzeń

ne zostały określone czynności*

Pełna Odpowiedzialność ponoszą?

1® Kierownik sekcji^organizacji

«» opracowania i aktualizowanie instrukcji biurowej ,

«■ podani© ustaleń instrukcji do wiadomości wszystkim pracowni^.©©, - rozstrzyganie spraw kompetentnych celem ustalenia komórki

kompetentnej do załatwienia danej korespondencji$

- właściwą obsługę w pełni zabezpieczającą pracę Kolegium Z».rząó.u.

- bieżące sprawowani© kontroli wykonania przez biura i działy oraz sekcje WSS*, a także przez Oddziały Spółdzielni - uchwt 1 i decyzji podjętych.przez Zarząd “Społem85 C2SS oraz Zarząd - "Społem" WSS w Elblągu i prowadzenie odpowiedniej korespon­

dencji w tym zakresie*

2* Kierownik Działu Administracji zaj:

« opracowywanie i aktualizowanie rozdzielników dotyczących w y ­ dawnictw urzędowych,, czasopism fachowych, gazet itp®

- wyposażenie komórek organizacyjnych WSS, sekretariatów* hali8 maszyn, powielarni w sprzęt, urządzenia i materiały zapewnia­

jące ciągłość i sprawność wykonywanych przez nie czynności biurowych* wymienionych w niniejszej instrukcji*

*» odpowiednie wyposażeni© archiwum zakładowego w urządzenia umożliwiające przechowywani© akt i ich ochronę przed uszko­

dzeniem i zniszczeniem*

3* Sekretariaty^zas

- terminowe i właściwe rozdzielanie korespondencji adresowanej do Zarządu "Społem” WSS,

- całokształt pracy związanej z przyjmowaniem i ekspedycją korespondencji, a w szczególności za;

a/ sprawdzanie czy ilość załączników jest zgodna z ilością podaną w piśmie,

b / prawidłowe segregowanie korespondencji* odkładanie jej do odpowiednich teczek i terminowe przekazywanie wg właściwości, c/ przyjmowanie telegramów i natychmiastowe doręczanie ich

zainteresowany ,

d/ prawidłowe adresowanie kopert# właściwe ich ofrankowanie i terminowe wysyłanie przez pocztę, pocztę dwrocową, gońca, względnie doręczenie interesantom bezpośrednio lub pośrednio, e/ rzetelne prowadzenie kartotek opłat pocztowych i terminowe

oraz pełne rozliczenie się z podjętych zaliczek na porta pocz&we,

- prowadzenie podręcznych terminarzy pism ważnych i terminowych zgodnie z polecenie® dekretującego i dopilnowaniem ich wyko- nania w ustalonym terminie*

- dostarczenie otrzymanej korespondencji do wglądu i dekretacjl Członkom Zarządu i Kierownikom Biur, a następnie przekazywanie jej poszczególnym komórkom,

. telefoniczne nadawanie telegramów zgodnie z ich treścią sto­

sując zarejestrowane w urzędach pocztowych skróty telegraficz­

ne.

Ogniwa dekretujące j-^decydująceza£

- właściwe z punktu widzenia spółdzielni i podległych oddziałów oraz zgodne z obowiązującymi przepisami wydawanie decyzji w formie dekretu na korespondencji przychodzącej,

- dokładne określenie trybu i sposobu oraz terminów załatwiania poruszonych w pismach kierowanych do "Społem” WSS w Elblągu, - wyrażenie aprobaty projektów pism co do zgodności ich treści

i formy z wydanymi uprzednio decyzjami i postanowieniami, - ostateczny akcept formy i treści pism oraz danych liczbowych

w nich zawartych, wyrażony podpisem na czystopisie listu*

Kierownicy wszystkich komórek^strukturalnych^za^

- prowadzenie kontroli prawidłowego i zgodnego z niniejszą in­

strukcją wykonywania czynności biurowych przez podległ© im komórki,

24

- właściwe wydawani© poleceń 1 udzielanie podległym pracownikom pełnych informacji o sposobie załatwiania przez nici} korespon­

dencji /dekret uzupełniający/,

- terminowe, fachowe i zgodne z obowiązującymi przepisami opraco~

wywanie pism i załatwianie spraw przez siebie i podległych pracowników,

- zaprowadzenie w swej komórce właściwych teczek dla koresponden­

cji, oraz bieżącą kontrolę zawartości teczek prowadzonych przez pracowników komórki, a w szczególności teczki " db załatwienia'1»

- utrzymywanie akt bieżących komórki w należytym porządku,

- przekazywanie akt do archiwum zakładowego w obowiązujących ter­

minach i zgodnie z przepisami,

- kwalifikowanie akt do poszczególnych kategorii archiwalnych *•

zgodnie z jednolitym wykazem akt.

- opracowanie projektów pism zgodnie z dekretacją, poleceniami i intencją przełożonego oraz z faktycznym stanem rzeczy,

- staranne sporządzenie czystopisu z brudnopisem oraz przygotowa­

nie pism do podpisu,

- właściwe posługiwanie się teczkami podręcznymi, utrzymanie ich zawartości w należytym porządku, oraz odkładanie akt spraw za­

łatwionych do służbowych teczek aktowych wg wykazu akt*

8 * Kierownik hali maszyn

- bieżącą kontrolę wykonywanych czystopisów przez maszynistki, - właściwy rozdział brudnopisów i innych materiałów przeznaczo­

nych na maszyny, zapewniający terminowe i prawidłowe ich spo­

rządzenie*

9# Maszyn istki^zaj;

- terminowe i staranne sporządzenie czystopisów w układzie przy­

jętym dla listów urzędowych, z uwzględnieniem właściwego wyglą­

du pisma,

- sporządzanie czystopisów zgodnie ze wskazówkami referenta sprawy oraz bez błędów rzeczowych i ortograficznych,

* przepisywanie w pierszej kolejności tych brudnopisów, które sta­

nowią materiały na posiedzenia Zarządu oraz oznaczonych jako

"polne” ,

- korektę sporządzanych czystopisów.

1 * Niniejsza instrukcja biurowa, wraz z jednolity® wykazem akt, stanowiącym załącznik do instrukcji wprowadzona zostaje w życie na mocy Uchwały Nr Zarządu "Społem” WSS z dnia i obowiązuje wszystkich pracowników

"Społem" WSS w Elblągu od dnia

.. . „ I ' . ,

2. Przyjęcie do wiadomości i stosowania niniejszej instrukcji i jednolitego wykazu akt pracownicy spółdzielni obowiązani są potwierdzić własnoręcznym podpisem na egzemplarzu instrukcji*

3* Dotychczasowe przepisy regulujące tek pracy biurowej w sposób i Odmienny niż w niniejszej instrukcji tracą moc obowiązującą z dniem 31*06*1975

£$

4* Jakkolwiek zmiany przepisów zawartych w instrukcji biurowej i jednolitego wykazu akt wymagają odpowiedniej decyzji Zarządu®

POSTANOWIENIA KO&COWE

Elbląg,dnia

JlM fO Ł If*

KTIAZ

^sfcaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaasaaaaaaaaaaaaaa

Wyka* aJtt- jest podstawą do podporządkowania i oznaczania pisa ora* leh przechowywania• . , . . . . . .

Ustala symbol® dla oznaczania poszczególnych pism, określa kategorio archiwalne*akt, okresy ich przechowywania orez aiejsce przechowywania « teczkę aktową, w której akta danej sprawy należy umieścić.

Jednolity wykaz akt stanowi zbiór haseł obejmujących wszystkie zagadnienia! dotyczące ich akta wynikające z toku działalności spółdzielni*

Poszczególne hasła staaowią zwięzłe określenia.zagadnień.

Hasła wykazu ujęte są w klasyfikacji rzeczowej.

Przy

wykazem akt jedynie treść pisma pozwala na ustalenie odpoweldniego hasła.

Jednolity wykaz akt obejmuje 9 zasadniczych grup « haseł ogólnych, streszczających całą działalność 1 występujące w związku z nią akta« Hasła te oznaczone są od O do 8 /np. 0 • Zarządzenie 1 - Pracownicy itd/.

Każde hasło ogólne posiada w zależności od potrzeby od 2 do 10 haseł drugiego rzędu, obejmujących oałość zagadnień hasła zasad*

niczego.

Hasła drugiego rzędu oznaczone są cyfrą hasła ogólnego 1 kolejną cyfrą od 0 do 9 np.

«.2..I..25£E$!§2£5ŹS'. *

, " '' i ■ ‘ v ,

00 - Ogólne akta normatywie 01 ~ Samorząd spółdzielczy itd.

Z

kolei zgodnie

układem dziesiętnym hasła te rozbite są na hasła trzeciego rzędu, a

niektórych przypadkach 1 na czwartego rzędu.

Jednolity wykaz akt określa dla każdego hasła kategorię archiwalną*

w y k a z a k t

aa*8S*sttaB»s:sas38sssaft:c3t

Klasy pierwszego stopnia podziału!

Symbol Hasiu

••M&MHawaaH (••■••■■■■••■KI

0 Zarządzeni#

1 Pracownicy

2 Finanse i księgowość

5 Zaopatrzenie towarowo, materiałowe i surowoowe

4 Produkcja i przemysł

5 S p r z e d a ż

towarów i zbyt wyrobów

6

Racjonalizacja, wynalazczość I postęp techniczny-.

7 Inwastycje, transport. i administracja 8 Działalność społeczno-wychowawcza.

Klasy drugisgo stopnia podziału *

Symbol Hasło

o a m t o ł ł t

00 Ogólne akta normatywno 01 Samorząd społsozny

02 Organizacja

03 Planowanie

04 SprawozdawczoHć i statystyka

03 Normowania

06 Skarfei i wnioski i sprawy

07 Wydawnictwa własno i obsług® informacyjna 08 Współdziałanie i koordynacja działalności

09 Kontrola

1 Pracownicy V

10 Podstawowe zasady praoy i

11 Zatrudnienie

12 Szkolenie

14 Współzawodnictwo

15 Sprawy socjalno-bytowe

Ubezpieczenia społeczne Ewidencja osobowa

INIe sprawy osobowe Finanse i księgowość

isady finansowania i rachunkowości Uruchamianie środków finansowych Realizacja budżetu

Rozliczanie

Ubezpieczenia rzeczowe

Dowody księgowe i księgi rachunkowe Mechanizacja prac w księgowości Zaopatrzenie materiał©we,towarowe

i surowcowe Zasady zaopatrzenia Źródła zaopatrzenia przydziały

Zasady gospodarki magazynowej

Zasady gospodarki energetycznej, paliwami i opałem

Opakowania Reklamacje Zapasy

Produkcja i przemysł gastronomiczny Kalkulacje i procesy technologiczne Dokumentacja produkcji

Kontrola techniczna Produkcja eksportowa

Gospodarka odpadkami użytkowymi

Sprfeedaż towarów i zbyt wyrobów Zasady i technika

Sprzedaż towarów i zbyt wyrobów

C e n y

Przeceny Reklamacje U s ł u g i Reklama

4

57 Targi, giełdy, kiermasze

58 ' Analiza rynku

59 Paczkowanie towarów

6 Racjonalizacja, wynalazczość i postęp _______ techniczny

60 Zasady i tematyka

61 Popularyzacja postępowych metod pracy

62 Pomysły pracownicze

63 Realizacja i ocena wyników racjonalizacji 64 Realizacja i ocena wyników wynalazczości 65 Realizacja i ocena wyników postępu tech­

nicznego

7 Inwestycje* tramsoort 1 administracja

70 Inwestycje i remonty

71 Transport i łączność

72 Nieruchomości

73 Ruchomości

74 Ochrona zakładu pracy

8 Działalność społeczno-wychowawcza

80 Praca kulturalno-oświatowa

8¹ Świadczenia dla członków

82 Spółdzielnie uczniowskie.

Klasy trzeciego i czwartego stopnia podziału

i Znak i hasło kwalifikacyjne akt

i i

Kategorie archiwalne^

_W S J S _ ____ L _ ^Oddziały _

|

U w a g i ' . w komórce, w innej 1 w komórce, w innej *

macierzy-, komórce « macierzy-, komórce »

stel i stej

i -- l --- i i

0 *

i t

i i 00 Ogólne akty normatywne ‘ B5 1 Bc | B5 1 Bc , Ustawa o spółdzielniach i i

i i

i t

i » i

i inne akty normatywne o podobnym zakresie naczel*

nych organów państwowych

‘ J 01 Samorząd Spółdzielczy

I 1 010 1 Werbunek członków 1 *•

t i 1 0100 Zasady werbunku i

t Bc 1 B5 i Bc 1 Instrukcje, wytyczne i

i 1 1 członków i A inne własne akty w tym

1 zakresie

1 i

1 1 ,0101 Propaganda

, członkowska * B3 * Bc * B3 *

?c !

szenia itp*

i i

i 0102 Ewidencja członków ł B2 i B50 i Deklaracje i rejestr - -

i I członków

1 t 1 0103 Weryfikacja i

i B2 * 8 1

i s B50 , i protokoły komisji wery­

1 ! 1 członków fikacyjnej

I 1 i — “

i 0104 Inkaso udziałów i B2 i Wtórniki*.dowodów księgowych

i t

011 1 Zjazdy krajowe ł

• B5 « Bc , B5 • Bc referaty, materiały, pro­

i i i i 1 tokoły, uchwały itp.

012 ( Zjazdy okręgowe A Bc i 33 Bc i j *w*

8 !

i 1 013 1 Zgromadzenia członków

i spółdzielni ł B2 1 Bc i B50 1

»

Bc i Zgromadzenia walne i zebra­

nia członkowskie 3 1

j i

014 1 Bady samorządowe i ich

1 komisje i A ! B3 1 350 ! B3 • Własny zarząd, rada i ma­

teriały z posiedzeń obcych

1 f 1 jednostek - B5

6 ^.

02

015 016 017 018

Komitety Członkowskie działania

grupy

B3

Rady użytkowników A

Obsługa techniczna i f organizacyjna walnych i sgromadzeń członków 8 B2 i działalności organów , samorządowych

Organizacja 020

021 022

023

Sasady^organizasji_

Organizacja władz nadrzędnych

Organizacja własnej jednostki

Organizacja jednostek podległych i nadzoro­

wanych

2e

Bc Ec

Be

Bc

02 4 8 Organizacja toku pracy Bc

B50

B50

ń

.5.

3c

Bc

B2

Bc

Ec

1 ^Bc 1 B5 f

Bc B3 5

i i

Bc 1 B3 i Bc

i i

A , Bc { B50 _s Be

dzielnicowe, członkowskie

obwodowe, referaty, materiały, pro­

tokoły^ uchwały j«w.

B50

statuty i struktury orga- -

aizaoy-jn© _ ^ _ m

Statuty, regulaminystruk­

tury organizacyjnej, akty erekcyjne, rzeczowy i tery­

torialny zakres działania, aa kr esy czynności',' prawo decyzji i podpisu, rejestry

sądowe _ _

j.w. 4- ewidencja jednostek organizacyjnych, rejonizacja sieci, ewidencja sieci itp*

i i spółdzielni, spółdzielnie i g uczniowskie,_placówkifrazak|ady^

7 ~ % : i i i i l

Bc Metody i technika pracy w komórkach, zakładach, placów- kaohj instrukcje dot®organiza­

cji pracy, projektowanie druków i for®.

* V _ V . " _ V _ V - V > Y _ V i ' 2 ■ ■ - T . V - V * V jV V F m\

; ! 025 J Zbiór zarządzeń^ 1

- » -... - -- - - • .. - - _..

1 * 1

1 1 1

0230 Zarządzenia władz 1 nadrzędnych - 1 85

1

Bc B5 ;

1 Be ..

Zarządzenia, regulaminy,

- instrukcje,wytyczne, ~ . _ , Kom.Wewn*,Kom.Spec•itp*

1 » t 0251 Zarządzenia własne 1 A 1 Bc 1 B5 0 ¹ Bc 1 j*W. A , 1 026 ,

i i i

Narady i konferencje, f

komisje i zespoły problemowe, 1

1 1 1

i * i

i i i

t i i

i t i

i i t

0260 Narady i konferencje, komisje i zespoły problemowe

1 ł

A J t 1 1

_ 1 ^_

B2 j t 1

„o.

B5 0 J 1

1 Bc ,1 1 1 1 -i.

Bez zebrań i konferencji organów samorządowych - akta obejmujące referaty i inne materiały na nara­

dy i konferencje, protokoły^

uchwały, realizacja uchwał i wniosków

t i t

i * i

i i i

0261 Udział w naradach, 1 konferencjach i » komisjach obcych »

1 B5 1 1

I

Bc « B5 ®

1 Bc 1

i

j»w.

I °27 \ Kolegialne posiedzenia 1 t

1 1

9 £

1

i i i

1 K t

0270 Kolegialne pasie- 1

dzenia - własne 1 A '

1 B3 ' B5 0 ; B3 \ Plany posiedzeń, materiały, grotokoły, uchwały i wnioski

1 • 1

1 1 1

1 1 1

1 1 1

0271 Udział w obcych 1 posiedzeniach * kolegialnych

1 B5 1 1

1 Bc 1 _

1 B5 J Bc 1

i - j*w. .

i i 028 i Biurowość * 1 ł 1 ł

t i i

i i t

i i i

i i i

i 0280 Normatywy kance- 1

laryjne 1

i A 1 1

1 B2 ' t

1

A J B2 ^J

Instrukcje biurowe, wykaz akt, instrukcje 0 archiwum zakład* itp*

i i i

i i i

i l i

9

02$1 Opłaty pocztowe, 1 ewidencja doręczo- t nych przesyłek ,

1

Bc 1

1

1

Bc ,

1

1

Bc 1

1

Bc 1

1

Książki pocztowe, dowody doręczeń