Instrukcja Biurowa Wojewódzka Spółdzielnia Spożywców "Społem" (1978) - broszura

ęfeoML

WOJEWÓDZKA SPÓŁDZIELNIA SPOŻYWCÓW W ELBLĄGU

INSTRUKCJA BIUROWA

ELBLĄG — STYCZEŃ — 1978

“ SPOŁSE" WOJEWODZKA SPÓŁDZIELNIA SPGŻYtfCC.; V ELBLĄGI)

*

I N S f R w~. K' C

B i u r o w a

Elbląg, styczeń 1 9 7 8

Ii POSTANOWIENIA WSTEPUE

Cel instrukcji kancelaryjnej®

Celem instrukcji jest wprowadzenie jednolitych w pionie

"Społem* przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie komórki, strukturalne Zarz cłu

¥SS oraz oddziałów terenowych, czynności związanych z obiegiem korespondencji oraz tryb formalnego poste..-wa«

nia z pismami i aktami biurowymi*»

Zasady ujęte w instrukcji nie dotyczą spraw tajnyc które muszą być ewidencjonowane i przechowywane zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,

* Wyjaśnienie stosowanych pojęć*

Użyte w tekście instrukcji biurowej określenia oznaczają:

1 / Związak - "Społem* Centralny Związek Spółdzielni Spożywców

2/ kancelaria - miejsce przyjmowania i wysyła­

nia /ekspediowania/ korespondencj 3/-korespondencja • pisma,sprawozdania, plany,

notatki i wszelkie inne dokumenty biurowe

4/ akta biurowe * korespondencja będąca w załat- wianiu lub przechowywaniu 5/ teczka aktowa <* segregator, skoroszyt,teczka

podwiszana do segregatora, teczka wiązana

6/ reierent - pracownik,który merytorycznie załatwia sprawę

7/ registratura » miejsce czasowego/bieżącego/

przechowywania akt biurowych 8/ składnica akt < * ■ archiwum zakładowe

Zasady obiega korespondencji

Przyjmowaniem i rosdzitjla&iea korespondencji między zainteresowane komórki strukturalne powinna zajmować- sie kancelaria- w zależności od rodzaju spraw,których dotyczą pismai

korespondencja ważna tzn» przychodząca z Centrali i Zrzeszeń "Społem” CZ5S, od władz partyjnych i admini­

stracji państwowejs & także zawierająca skargi i wnioski»

kierowana być powinna przez kancelarię w pierwszej kolejności do Prezesa Zarządu Spółdzielni, który po odnotowaniu swoich uwag i dyspozycji prześle ją do kierownika właściwej komórki strukturalnej zarządu?

za pośrednictwem resortowego wiceprezesa zarządu/podobnie.

v oddziałach/® Następnie -korespondencja ta wraa z pismami

» kierowanymi bezpośrednio przez kancelarię, zostanie przekazana referentowi, który załatwia dane sprawy*

Jeżeli wymagana bidzie odpowied£s przygotowany zostanie maszynopis do podpisania prząz upoważnioną osobę

1 wysłania adresatowi za pośrednictwem kancelarii®

Wewnętrzny obieg korespondencji powinien być tak zorga- nizowany, by zapewniał jak najszybsze doręczanie korespon­

dencji referentom^ maksymalne c , < . vanoczenie czynności manipulacyjnych i szybką ekspedycję poczty wychodzące Kancelaria nie powinna brać udział/ w przesyłaniu korespo’ B«»

dencji pomiędzy komórkami strukturalny-.,i w tym samym biurowcu®'

% Zasady podziału akt biurowych •

Przyjęty w instrukcji system pracy kancelaryjnej opiera się na jednolitym dla wszystkich jednostek organizacyjnych spółdzielczości spożywców, rzeczowym wykazie akt w układzie dziesiętnym* "rzyjęty system kancelaryjny/pkt 5 w rozdzill/

eliminuje urządzenia pomocnicze,jak dzienniki koresponden­

cyjne i kontrolki wpływów* ^edynie dla spraw ważnych i terminowych /pkt 3/ referenci prowadzą podręczny terminarz załatwiania sprawi ”.

Pod względem wartości archiwalnej akta biurowe dzielą się na dwie kategorie : posiadające wartość historyczną i nie posiadające wartości historycznej;

Pierwsze określa się symbolem nA f i i przechowuje wieczyście®

« 4 «

Pozostałe akta określa się symbolem i zależnie od wartości użytkowej określa się dodatkowym symbolem liczbowym dla oznaczenia okresu przechowywania e wyrażonego liczbą lat, na przykład ’ ,B^ itd; .

Materiały manipulacyjne , to znaczy pomocnicze, nie

posiadające znaczenia praktycznego <* oznacza się symbolem "Be";*

Materiały co do, których zachodzą wątpliwości czy po upływie przewidzianego w wykazie akt okresu przechowywania można będzie je zniszczyć, czy też ewentualnie w całości lub w części przekazać do archiwum państwowego - oznacza się symbolem "Bg15 z dodaniem czasu przechowywania,np®Bg 10*

Ili PRZEPISY SZCZEGOŁOWE DOTYCZĄCE ERYHJ POSTĘPOWANIA Z KORESPONDENCJĄ

Przyjmowanie korespondencji®

W zasadzie cała korespondencja powinna wpływać wyłącznie do kancelarii; Niektóre pisma mogą wpływać wprost do referentów, którzy wówczas przedkładają je przełożonym do wglądu# Kancelaria otwiera przesyłki, sprawdza ich zawartość i następnie odciska pieczątkę wpływu z datow­

nikiem^ Dalszą czynnością będzie rozkładanie korespondencji na poszczególne komórki strukturalne /według przezna­

czenia/, po zarejestrowaniu przesyłek poleconych*

Pisma ważne przeznaczone być powinny w pierwszej kolejności dla Prezesa Zarządu WSS£ a w oddziale dla dyrektora®

Podlegają one sarejestrowaniu w kontrolce.

Kancelaria potwierdza pisemnie odbiór przesyłki, jeżeli wymagane jest to przepisami szczególnymi /dotyczy np«

wezwań sądowych,, arbitrażowych itp;/ lub na żądanie

doręczającego! *

Tryb postępowania z doiomentacją rachunkową określają ustalenia głównego księgowego Spółdzielni lub osoby ■ ' przez niego upow?żnioą©j»;

Tryb załatwiani© oraz ewidencjonowania skarg i wniosków określa Uchwała 23 Zarządu "Społem" ZSS z dnia 6 sierpnia 1 971r«/K0* a w n « nr 16/0

» 5 «

Kancelaria obowiązana jest ponadto przestrzegać

zarządzenia nr 3/73 Prezesa ^arządti "Społem® Centralnego Związku Spółdzielni Spożywców z dnia 1 wrześnią 1973r;

w sprawie zasad i sposobu postępowania w "Społem” CZSS i jednostkach organizacyjnych spółdzielczości spożywców z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową*

2; Doręczanie korespondencji przychodzącej;

Przy rozdzielaniu korespondencji przychodzącej należy przestrzegać następujących zasad?

1 / pisma adresowane imiennie oraz pisma do organizacji społeczno-politycznych kierować bezpośrednio do adresatów,

2/ korespondencję ważną przekazywać do sekretariatu Prezesa Zarządu za potwierdzeniem odbioru, w oddziałach dla dyrektora, •

3/ pozostałą korespond€.»ncję przekaz ;*ać zainteresowanym komórkom strukturalnym®

Jeżeli pismo wpływające dotyczy dwu lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych kc:; :órek struktural­

nych, kancelaria powinna je skierować według sprawy podstawowej lub pierwszej z poruszanych

W razie trudności w podjęciu decyzji - pismo powinno być przekazane komórce Organizacji w celu ustalenia kompetencji;

“Dziennik Ustaw", "Monitor Polski"’ ,inne dzienniki urzędowe oraz Komunikaty Wewnętrzne powinny być rozdzielane

stosownie do dyspozycji Dziełu Organizacji*

V oddziałach rozdziela sekretariat;- •

Biuletyny informacyjne, czasopisma i gazety według stałego rozdzielnika rozdziela Dział Administracji;

3;- Przydzielanie pian /spraw/ de załatwienia*

Przydzielanie przez przełożonego pism do załatwienia przez podwładnego powinno następować na podstawie

uczynionej na piśmie dekretacji, mogącej zawierać dyspozycje

co do form, sposobów i terminów załatwienia spraw;

«i» 6

Pisma ważne i terminowe oznaczone przez dekretującego umowaym znakic-m « podlegają wpisaniu do kontrolki^

w celu wykazania doręczenia i terminowości załatwiania sprawi Kontrolki takie powinny być prowadzone przez sekretariat dla każdego z resortowych członków zarządu oraz przez kierownika każdej komórki strukturalnej;

4'lBystem kancelaryjny;

Przez system kancelaryjny należy rozumieć zasady formal®

nego postępowania z korespondencją i z aktami biurowymi;

W spółdzielni obowiązuje system bezdziennikowy oznacza wyeliminowanie zapasów /dziennika/ i wewnętrznych potwierdzeń pisemnych przekazania-odbioru pism;

Określenie “rejestrowy*1 oznaczaj że każdą nowo powstałą sprawę rejestruje się na podstawie pierwszego w tej sprawie pisma zewnętrznego lub wewnętrznego, której jak i wszystkie dalsze pisma w tej sprawie -otrzyma ten sam znak;

Do zarejestrowania spraw służy tzw; MSpis spraw",umieszczony na odwrotnej stronie okładki teczki akt, którego wzór

^przedstawia załącznik nr 1 •

5 ;' Znakowanie korespondencji i akt biurowych;

Cała korespondencja i wszelkie akta biurowe powinny być opatrzone znakiem* symbolizującym treść spraw i ich umiejscowienie

w organizacji wewnętrznej spółdzielni;; ■ v

Znak składa się z trzech oddzielonych od siebie ukośnymi kreskami członów* gdzie:

m pierwszy oznacza spółdzielnię lub oddział,

■ ® drugi oznacza komórkę strukturalną, - trzeci oznacza- hasło klasyfikacyjne akt,

* czwarty zaninra kolejny numer sprawy,

Ustala się Cla ezłuiików Zarządu WSS oraz poszczególnych biur i dsiałćwj następujące symbole?

Członkowie Za.t*zą&?/ ' '

mu hi ii mainiiinr'1 rwmn—-in--r ....-rirr--- -

. Prezes^^arząda.^ ^ „ 3 -

Wicegrgzes^Zarsądu^d^s^ifendlu i Usług _!! „ WigeBrezgs-,Zgrgą.dił i ł d^si i e ?rodukc^ii i . - ( III _ Wice^rezes^Zarząd^^d^sJSkonom^Pinansa XV

Wiceprezes Zarządu d/s Gastronomii ?■

Pion Prezesa Zarządu

Biuro Spraw Pracowniczych 1

Dział Społeczno-Saraorządowy 2

Dział Organizacji 3

Dział Rewizji Gospodarczej \ ' .4 Zakład Budownictwa Inwestycji , 5

Zakład Eksploatacji Bazy 6

Dział Prawny ?

Zakład Remontowo-Budowlany 8

Specjalista d/s Wojskowych 9

Pion Wiceprezesa d/s Handlu i Usług

Dział Organizacji techniki Sprzedaży i Reklamy 11 • Sekcja Analizy Rynku i Łączności z Klientami 12 Sam;' Star* d/s Usług,Prod;Nakładczej i Targowisk

15

Dział Odbioru Jakościowego 14

Dział Koordynacji Bilansowania 15

B i u r o H a n d l u 16

Dział Obrotu Art;Żywność;Trwałymi 16 AT Dział Obrotu

A r t ;

Żywność;Nietrwałymi- 16 AN

Dział Zaopatrzenia Detalu * 16 20

Dział Go spodarki Magazynowej i Opakowań 16 CM Dział Obrotu Towarami Chemiczno—Kosmetycz; . .16 ACh Dział Obrotu Towarami Różnymi 16 AR Pion Wiceprezesa d/s Produkcji

Dział Piekarsko-Ciastkarski 21

Dział Produkcji Masarskiej i Garmażu 22 Specjalista d/s Napojów Gazowanych i Rp 23

Specjalista d/s BHP _ 24

Dział Zaopatrzenia Materiałów i Opakowań 25

Dział Administracji i Transportu 26

Pion Wiceprezesa d/s Ekonomiczno-Finansowyon Biuro Księgowe

Dział K0nfrontacji i Dekretacji Dział Ewidencji

Dział Finansowy

Dział Planowania ,Sprawozdawczości i Analiz Dział Inwentaryzacji

Pion Wiceprezesa d/s Gastronomii Sekretarz WKB

Specjalista d/s Postępu Technicznego i Rozrywki Dział Gastronomii

Oddziały Terenowe powinny stosować na stepujące ; pierwszy człon znaku korespondencji:

Oddział terenowy w Elblągu 090 Oddział Terenowy w Braniewie 091 Oddział Terenowy w Kwidzynie 092 Oddział"terenowy w Malborku 093 Oddział - l'erenowy w Nowym Z aorze 09^, Oddział Terenom w Pasłęku 095 Oddział Terenowy w Sztumie 096 Oddział Terenowy w Suszu 097 Oddział -erenowy w Ornecie 093

31 KR 31 AP 31 KD 31 m 32 33 3^

41 k2 43

?.£ a c z e n i a , j a k o

Jednocześnie, komórki strukturalne w symbole równorzędnych komórek WSS;

Natomiast dyrektorzy oddziałów i zastępcy podobnie, jak członkowie Zarządu®

ziaiach przyjmują stosują symbol

9 ®

Hasła, to znaczy krótkie określenia grup zagadnień zawiera wewnętrzny wykaz każdej komórki strukturalnej * Klasyfikowanie dokumentacji omówione jest w punkcie 2 rozdziału III niniejszych wytycznych !1

Wynikiem wyboru systemu kancelaryjnego .jest ewidencjonowanie sprawi Rejestracji podlegają nie pisma wychodzące czy przychodzące , lecz sprawy, tzni zagadnienia, bądź grupy zagadnień wchodzących w zakres rzeczowy danego hasła;

Komplet pism dotyczących tego samego zagadnienia stanowi (ssorav/ę*t« Rejestrowanie spraw należy prowadzić na formularzu

“SjsŁg-spraw", umieszczonym na wewnętrznej stronie

okładki teczki aktowej; Wzór formularza CWD-A4 przedstawia załącznik nr 1; Wyjaśnia się, że układ formularza jest zasadniczo przystosowany do rejestrowania spraw stanowiących

szczegółową część hasła klasyfikacyjnego akt i to spraw y które rozpoczynają się /tworzą się/od pisa przychodzących ;1 Typowym przykładem pełnego wykorzystań,, układu formularza będzie rejestrowanie spraw " 060-skargi i cioski5*

w komórce strukturalnej, gdzie duża ilość i c czowe znaczenie materiału aktowego Zmuszają do przyjęcia zasady:

1 skarga=1 sprawa; W praktyce, w większości prowadzonych spisów spraw nie będzie zatem wykorzystana rubryka

•' od kogo wpłynęła, znak pisma i data";

Rubryki: "Data wszczęcia sprawy" i "data ostatecznego załatwienia** mogą być wykorzystane do oznaczenia otwarcia i zamknięcia spraw w danym spisie ujętych®

Funkcję spisu spraw może spełniać wewnętrzny wykaz akt

komórki strukturalnej /okt 2 w rozdz»IIl/, jeżeli umieszczenie spisu spraw jest urtudnione z powodu przechowywania akt w oddzielnych teczkach;

Pełny znak pisną przykładowo powinien wyglądać następująco:

09/3/022/3 gdzie:

09 oznacza "Społem" W3S w Elblągu 3 * Dział Organizacji

022 “ hasło "Organizacja własnej jednostki"

3 " trzecią sprawę w spisie spraw

ł

Znakowanie korespondencji jest między innymi wynikiem

2 akwal if iko wan i a jej do odpowiedniego miejsca przechowywania w w układzie przedmiotowym wykazu akti Znakiem powinny być opatrzone wszelkie materiały przeznaczone do przechowywania w registraturze i w. składnicy aktiZamieszczanie w pismach znaku wynika zatem z. wewnętrznych potrzeb komórki wysyłają**

cej i stosowane jest przede wszystkim na jej użytek*

Przykładowy wzór pisma wygląda następująco:

„— ---- — margines 4 cm

Pieczątka Elbląg, dnia ...i. i i Nr 0 9 / i ... / • • .... /i..i

!!S p 6 ł e m “ Centralny Związek Spółdzielni Spożywców w W a r s z a w i e

10

sprawa:

Nawiązując do U

Jednocześnie

podpis 6, Załatwianie korespondencji /spraw/.

Istnieją dwie zasadnicze formy załatwiania spraw:

ustna lub pisemna. Wybór zależy w dużej mierze od rodzaju sprawy, adresata itd,,jednak należy we wszystkich możliwych przypadkach zastępować korespondencyjne załatwianie spraw-załatwianiem ich w drodze kontaktu osobistego /np*telefonicznie/

zarówno w stosunkach wewnętrznych Spółdzielni, jak i w stosunkach z innymi jednostkami z zastosowaniem odpowiedniej adnotacji w aktach.

* 11

Usteiie załatwia się sprawę przedstawioną ustnie przez interesanta*-

¥ celu telegraficznego załatwienia spraw bardzo pilnych*

należy korzystać z teleksu..

Względy racjonalnej pracy oraz oszczeędnego gospodarowania papierem na. cele administracyjno-biurowe nakazują

stale przestrzegać następujących zasad: .

® wszelką korespondencję" ujmować w możliwie zwięzłej formie i treści,

«. stosować przy zgłaszaniu uwag do projektów aktów prawnych i innych dokumentów, zwracanie tekstu tyfth dokumentów z odręcznie nanie słonymi propozycjami

poprawek, bez formalnego korespondowania w tyCft sprawach,

« zaniechać gdy nie jest to rzeczywiście niezbędne;

stosowania pism przewodnich przy rozsyłaniu opracowań, dokumnetów itp, umieszczając adresy odbiorców bezpośrednio na przesyłce**

■» używać makulaturę do sporządzania dnopisów oraz do powielania materiałów na własny a. • sk,

> szeroko stosować'formę odręcznego załe . l-oiia korespondencji#

- kazćy referent powinien używać teczki s<k ułatwienia*, przeznaczonej na przechowywanie korespondencji w sprawach będących bieżąco w załatwianiu,

«* wykorzystać kalendarz biurowy do prowadzenia terminarza . spraw dc załatwienia; ' •

7ś Sporządzanie czystopisów^

Pisma przepisuje się na maszynie ćo najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden -stanowi oryginał i przeznaczony jest dla adresata, drugi stanowi kopię pisma do ekt« ,

Czystapisy o charakterze ważnych dokumentów nio powinny zawier&d żadsgrch poprawek błędów maszynowych!

Czystopisy powinny być sporządzone i - * * aa znormalizowanych formatach papieru,

» dwustronnie o ile nie ma konkretnych przeciwwskazań,

» zgodnie z zasadami pisowni i zasadami korespondencji

-biurowej /^olśkaHorma ■Sytycane frpor&ądzaala maszynopisów*^

PK* 68/N-11010 u stanowione p r z e z Polski Komitet

Normalizacyjny dnia 5*12; 1968 od dnia *r stycznia 1970r.;:.

t z ‘ 2asto sowaniem papieru przebitkowego &ls wykonania k*\ t«

Blankiet firmbwy /korespondencyjny/ 'pswirrU-i- odpoma<k4 Polskiej Normie PN-60/F-92802 :ustanovricnej przez Polski ^ Komitet Normalizacyjny dnia 1?;12.1960* jako norma obowiązująca od dnia 1 lipca 196"i

Zwyczajowo przyjęło się, że blankiety drukuje się różnych odcieniach kolory niebieskiego. Blankiet firmowy uioże być używany wyłącznie do korespondencji zewnętrznej*

8* Podpisywanie pism;

Przygotowana do podpisu korespondencją lub xnnego . odzaju opracowania / na przykład projekty uchwał i decyzji Zarządu, oceny i analizy na potrzeby wewnętrzne i wewnę­

trzne, informacje na posiedzenia Zarządu, rady, Komisji ,ady lub kierowane do władz i urzędów państwowych/

powinny być przed przekazaniem do podpa.su osobie up©waż­

ni one j« paragrafowane przez z^eferenta oraz przez osobę akceptującą wersję przedstawioną do podpisu*

P o d p i s y ,

nazwiska i stanowiska służbowe tych osób

powinny być zamieszczone na ostatniej stronie kopii pisma* z lewej strony, pod słowami;“sporządził”

i ^akceptował11; Z uwagi na szeroko 'stosowaną -dotychczas odmienną praktykę, należy podkreślić, Sa oryginały pism należy- zaopatrywać tylko w jeden podpis;

Składanie dwóch podpisów ograniczone jest do nireiwelu^

ściśle ograniczonych przypadków.Wówczas osoba zajmująca niższe stanowisko służbowe podpisuje z lewej stronyfzaś zajmująca stanowisko wyższe- z prawej strony;

Jeżeli przy tjw wymagana jest pieczęć firmująca- odbija sif ;ją ^rodtai, pomiędzy podpisami;

- 1 3

*¥ zakresie kompetencji w sprawie podpisywania korę^endę^^H

■ .. . ■ " .. . . ■■ '■ ■ ■■ ' ■ ■ ■ ■ 1/ Pisma dc władz partyjnych i organów administracji

państwowej, do Prezesa i wiceprezesów Zarządu nSpołea“

Centralnego Związku Spółdzielni Spożywców oraz do innych instytucji centralnych ** podpisuje prezes lub pierwszy wiceprezes' Zarządu Spółdzielni;

2/ Pisma adresowane imiennie do dyrektorów lub zastępców dyrektorów oddziałów i zakładów WSS, jak również do rady Spółdzielni i rad oddziałów- podpisuje prezes, bądź resortowy członek zarządu Spółdzielni;■

3/ Opinie prawne wewnętrzne podpisuje radca prawny, opinie zewnętrzne zaś- kierownik komórki prawnej; -

4/ Hydane szczegółowe przepisy wykonawcze /zarządzenia, instrukcje, wytyczne, komentarze/ wynikające z przyjętych przez WSS aktóv? Związku "Społem”, aktów władz państwowych lub aktów wewnętrznych /uchwał, d« : ,vzji/ - podpisuje prezes lub resortowy członek zarr i Spółdzielni;

5 / Wszelkie dyspozycje finansowe wymag-^ą podpisu dwóch osób, a mianowicie członka Zarządu 1 gł- ••nego księgowego!

%'S3, względnie osób upoważnionych przez nich*

To samo odnosi się do sprawozdań finansowych;

6/ Sprawozdania statystyczne podpisują: pracownik sporzą®

dzający sprawozdanie oraz kierownicy zainteresowanych komórek branżowych, zgodnie z układem formularza sprawoz dania;

'7/ Plany rzeczowe podpisuje prezes lub wiceprezes zarządu Spółdzielni wraz z kierownikiem komórki planowania^

sprawozdawczości i analiz;

8/ Pisma dotyczące spraw personalnych dyrekcji oddziałów i zakładów WSS oraz kierowników biur i innych

samodzielnych komórek strukturalnych zarządu -podpisuje prezes zarządu Spółdzielni; Pisma dotyczące pozostałych pracowników podpisuje kierownik komórki spraw

pracowniczych;

14 i

9i‘ Odpowiedzi na krytykę prasową podpisuje resortowy członek Zarządu , w oddziale dyrektor oddziału;- 10, Polecenia wyjazdu służbowego podpisują przełożeni ,

podwładnym, zgodnie z ustaloną hierarchią organizacyjną*

11«; Korespondencję nie wymienioną wyżej, ze^Cadasisnią^

monity, informacje, wyjaśnienia itp;f korespondencją porządkową - podpisują kierownicy komórek struktura!- nych Zarządu; Podpisywanie zaleceń pokontrolnych, udzielanie odpowiedzi na zalecenia polustracyjne, jak również na skargi i wnioski « regulują odrębne przepisy*"

Pieczęcie'służbowe należy wydawać użytkownikom za pokwito­

waniem, powinny być o&e odpowiednio zabezpieczone przed użyciem przez osoby niepowołane;

9*! Wysyłanie korespondencji;

Przygotowane do wysyłki pisma powinny być przekazane do kancelarii, która wykona dalsze czynności

niezbędne dla wyekspediowania korespondencji;

Jest toi

m sprawdzenie kompletności przesyłek,

* potwierdzanie na kopiach pism faktu wysyłania oryginałów oraz zwracanie kopii referentom,

* adresowanie kopert,

«. "frankowanie ręczne, toąd£ mechaniczne1 ,

* wpisywanie przesyłek poleconych do książki nadawczej,

^ekspediowanie poczty;

Przesyłki adresowane do Centrali i Zrzeszeń nSpołemH CZSS powinny być wysyłane pocztą dworcową;

• 1 5 *

■ 7 -■

• III; PRZECHOWANIE AKT BIUROWYCH;

e * '

Z punktu widzenia częstotliwości wykorzystania informacji zawartych w aktach biurowych5 , należy rozróżnić akta bieżąca i akta dawne;

Wszystkie tworzą się z różnych rodzajów dokumentów dla których, w zależności od wartości historycznej, określony jest czasokres ich przechowywania, zwany kategorią archiwalną!’

1i

Przechowywanie.akt bieżących;

Akta bieżące przechowywać należy w zamykanych szafach biurowych; Do układania akt określonym*

porządku powinny być wykorzystane segregatory*, • skoroszyty, teczki podwieszane do segregatorów oraz teczki wiązane; W obrębie jednej sprawy akta należy układać w porządku 'chronologicznym*

Każda teczka aktowa powinna być r widłowo oznaczona;

V tym celu na grzbiecie segregat* . lub w górnym lewym rogu teozku należy umieści' iletę, której przykładowe wypełniony wzór przedstaw włącznik

nr 2$ -

W przepadku, gdy materiał aktowy danej sprawy nie mieści się w jednej teczce aktowej - należy otworzyć dalsze, oznaczając je dodatkowo!“Część II", "Część 111“

przypadku wypożyczenia /chwilowego wyjęcia/ akt z teczki, w to miejsce należy włożyć kartę zastępczą', informacyjną, kopia zaś karty powinna trafić do teczki podręcznej "Do załatwienia*;

Akta bieżące przechowuje się w registraturze

w zasadzie przez okres 1 roku kalendarzowego,licząc

od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy;1

Zasada ta nie dotyczy akt biurowych o charakterze

ciągłym, a więc umów długoterminowych i zarządzeń,

instrukcji, regulaminów itp;, które z uwagi na

ich aktualność powinny być dłużej przechowywane

w registraturach;

Wszystkie nieczynne już akta kategorii ''k* i kategorii**£

powinny tyć przekazywane do składnicy akt w terminach ustalonych prsez kierownictwo zakładu pracy®

2# Klasyfikacja dokumentacji - wykaż akt;

Wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację afcs powsts-.jąeycn w działalności zakładu pracy, tzni klasyfikację opartą na podziale akt według zagadnień, których dotyczą akta, przy czym przechodzi się od zagadnień najogólniejszych do coraz bardziej szczegółowych; ■

Każda grupa zagadnień jest określona przy pomocy krótkiej nazwy, tzw; "hasła"; W zależności od stopnia uszczegóło­

wienia występują hasła pierwszo,“drugo, -trzecio, i czwartorzędowej

Symbole cyfrowe i układ dziesiętny /rzędy oznaczone cyframi od 0 do 9/ pomagają w klasyfikowaniu zagadnień;

Jednolity, bo obowiązujący wszystkie jednostki organie zacyjńe spółdzielczości spożywców , wykaz akt wprowadzony został Uchwałą Nr 45 Zarządu.. "Społem* ZSS z dnia

16 listopada 1966 w sprawie wprowadzenia jednolitych przepisów regulujących tok pracy biurowej w Centrali

•Społem® oraz w zrzeszonych spółdzielniach i jednostkach

“Społem 8 ZSS;

Jednolity wykaz akt określa dis każdego hasła kategorię archiwalną dwukrotnie, bowiem te same zagadnienia mogą znajdować się w kilka różnych komórkach struktoiral~

nych’ , a wartość archiwalna akt zależeć będzie od tego czy znajdują się w komórce macierzystej, czy w innej komórcsi ta komórkę macierzystą uważać należy tę, która załatwia sprawę zgodnie z kompetencjami wynikającymi z ustalonyregulaminie wewnętrznym zakresu zadań;

Haseł podany' * jednolitym wykazie akt nie wolno łączv6 j lub do<Sawać nowych;

.

«Ś.

17

Można: natomiast hasła rozwijać na hasła rzędu niższego, najwyżej czwartorzędowych włącznie, zachowując przy tym kategorię archiwalną J.W.A; '

Jednolity wykaz akt musi być przystosowany do operatywnych, wewnętrznych potrzeb registrairury, a'więc do lokalnych warunków pracy danej komórki, która powinna wybrać z JWA hasła dotyczące zagadnień występujących na jej odcinku działania oraz ustalić zasady i rozmiary rozbudowy i rozbijania haseł; Wskazane też będzie znać zapotrzebowanie rodzajowe i ilościowe teczek aktowych w powiązaniu

z pojemnością posiadanych szaf biurowych.

Stąd wynika konieczność opracowania praez każdą komórkę strukturalną własnego, wewnętrznego wykazu akt, opartego na jednolitym wykazie akt;

Wzór wewnętrznego wykazu akt przedstawia załącznik nr 4;

Właściwie rozumiane potrzeby komórek w zakresie przejrzysto­

ści i praktycznej przydatności własnego *3tibadBt zbioru akt do bieżącej pracy nie wymagają rozbudowywania na sprawj' bezwzględnie każdego hasła. Na przykład hasło

*022- Organizacja własnej jednostki" zostanie podzielone na sprawy na pewno w komórce organizacji#

Odnośne akta,jak regulamin wewnętrzny/wycinek/, zakresy czynności pracowników w innych komórkach przechowywane będą pod " 022% bez formalnego podziału akt;

W zależności od wewnętrznych operatywno-manipulacyjnych potrzeb istnieje możność , a w wielu przypadkach nawet konieczność rozbudowania haseł na zagadnienia bardziej szczegółowe, tzn na sprawy*

Sprawy można tworzyć przez wykorzystanie trzeciego członu znaku;

Na przykład •

zamiast jednej teczki aktowej " 022-Organizacja własnej

jednostki" w zależności od warunków, przewidywanej

manipulacji i objętości materiału aktowego- można

otworzyć trzy teczki:

18

— /022/1 Organizacja własnej jednostki STATUT SPÓŁDZIELNI

— /022/2 Organizacja własnej jednostki REGULAMIN WEWHEIRZMi'

•— /022/3 Organizacja własnej jednostki ZAKRESY CZYNNOŚCI PRACOWNIKOM _ Wymienione zagadnienia nożna uszczegółowić w inny

jeszcze sposób* a mianowicie przez rozbicie hasła

rzędu trzeciego / 022/ na kilka /jednak najwyżej dziesięć/

haseł czwartorzędowych.

Na przykład

zamiast jednej teczki aktowej fi 091*Kontrola podległych jednostekn można otworzyć:

— / 0910/ kontrola podległych jednostek Oddział w Braniewie

— / 0 9 11/ kontrola podległych jednostek Oddział w Elblągu

— / 0912/ kontrola podległych jednostek Oddział w Kwidzynie

Klasyfikowanie dokumentacji .jest czynnością zasadniczą w organizacji registratury i najtrudniejszym problemem w przedmiocie prac kancelaryjnych. Sprawie tej zatem należy poświęcić jeszcze kilka omówień i wyjaśnieni Przechowywanie akt dawnych;

Akta nieczynne tai* dotyczące spraw załatwionych /harówo kategorii "A”, jak i kategorii "B"/ zaliczyć jj&Igży ik> dawnych i przekazać do składnicy akt»

9o zadań arehimaa akt rsaleiys

prz '1 - -'t-' terminach, mate-jtałow archiwalnych; ? regietraiur,

u ewić*n3^ono«anie i konserwowanie akt

‘ u<łostę.oaivni 6 "la f-uźbowych akt przechowywanych,

• orzekazywanie akt kategorii "A” do właściwego archiwum państwowego po upływie 10 lat od daty ich wystawienia, - przekazywanie na makulaturę akt kategorii “B *1 po

upływie określonych kategoriami archiwalnymi terminów przechowywania i po uzyskaniu zgody archiwum państwowego;

Składnica akt powinna przyjmować do archiwowania akta biurowe uporządkowane, to znaczy:

® przełożone z segregatorów do skoroszytów lub teczek wiązanych,

,«> ułożone w porządku chronologicznym i według załączonych do nich spisów spraw,

- znajdujące się w złożonych według kolejności haseł jednolitego wykazu akt i prawidłowo oznaczonych

/pkt 1 w rozdz.III/ teczkach wiązanych lub skoroszytach;

Akta biurowe przekazuje się do składnicy aKt /archiwum/

według spisu zdawczo-odbiorczego akt, którego wzór /CWD-A-30/ przedstawia załącznik nr 5.

Dokuc£*H ten podpisują ossby* zdająca akta i odbierająca;

Załączn ik nr 2

- 21 *

_ Kat." A

09/3/022/1

"Społeia" WSS

vj

Elblągu Dział Organizacji

Organizacja własne o jednostki

S T A T U T SPÓŁDZIELNI

1978 -

- z z .

Załącznik Nr 3

J E D N O L I T Y W I Z A Z A K T obowiązujący spółdzielnie zrzeszone t

w "SPOŁEM" czas

. . 1 . — ' .. ■ ■ ..--- ---- Z n a k 1 i hasło klasyfikacyjne akt

!“ *"• - ■■ 1 “

.2ategor3 archiwa]

w komórce macierzystej ---

.e Lna

?? lanej koeóree

’ — x “

Wyszczególnię nie zgrupowanych

zagadnień

~—- ' — Ti-- -- "

I oo OGÓLliS AKTY N0RLIATYWN3

j

A R

z ą

a g

a

35

O J ? 3c

Ustawa o spółdziel.

i inna akty noi/nac.

o pod©boya zakresie naczelnych organów państwowych

SAMORZĄD SPÓŁDZIELCZY Werbunek członków 0100 Zasady werbunku

1 Bc 1 nstrukc ja,wytyc z.

i inne własne akty 0101 Propaganda członkow­

stwa B3 Bc Ulotki, afisza,

ogłoszenia itp.

0102 Ewidencja członków B50 - Dcklaracjo, rejoatr.

010J Weryfikacja członków B50 - Protokoły waryftk.

! 010^ Inkasu udziałów B5 - v:tórniki dowodów

011 Ujazdy Krajcwe B5 Bc ReToraty ,materiały,

uchwały itt>.

4 012 Zjazdy delegatów W3S A Bc j.K.

i 013 Zgromadzęoia członków

w oddziałach _ BJśO Bc Referaty,materiały

uchwały itr,

014 Rady i ich komisja B50 33

015 Komitety 350 Bc Członkowskie

obwodowe.dzielni­

cowa 016 Członkowskie grupy

działania B50 Bc tatsriały.protok. j

uchwały itp.

017 Rady Użytkowników A

, . . . . . ^{Be j} ■ :ś ' r" 1 oih 0bsłiiS3 techniczna i

f c-gan.walnych zgroma­

dzeń członków i orga­

nów samorządu

— f 32'

* ^♦

# # *

BO ^ |

i

_

- 23 --

*1 .i - . ^

⁴

ORGANIZACJA

020 Zasady organizacji 15 Bc

021 Organizacja władz

nadrzędn. B3 Bc Regulaminy i inne

022 Organizacja własnaj jednostki

023 Org^jednostek

podległych ... ... . ..

A Bc •

Statut,regulaminy, schematy organizac.

zakresy czynności, .

. rejestr sądowy itp.

024 Organizacja toku pracy A Bc Wytyczne s instr.

Zbiór zarządzań 0250 Zarządzania władz

. . nadrsęd. __ . B5 Bo

0251 Zarządzania własne A Bc

Narady i konferencja, komisja i zespoły problemowe

026C Narady,konferencje i

komisje własne / A Bc

. Wszelkie materiały /nie obejmuje d z iałaln. orga nów samorządu/

‘Udział w naradach, 0261 konferencjach i

komisjach obcych

B5 Bc

_{j . w .}

Kolegialne posiedzenia

02?G Kolsg.posiedź.własne A B3

Plany posiedzeń, materiały, protok.

postanowienia itp.

02?1 Udział w obcych posiedź

kolegialnych... . ’ B5 Bc Biurowość

0230 Normatywy kancelaryjne A B2 Instr.ka nc ,WWA 0281 Opłaty pocztowe,ewid.

doręczonych przesyłek Bc Bc Książki poczSowa dowody doręczeń 0232 Ewidencja zasobu

archiwalnego A Bc Spisy zdawczo-

odbiorcza akt 0233 Ewidencja udostępnie­

nia zasobu archiwalnego Bc Bc U Karty wypożycz.,....

029 Łącznicy B2 ^c Tematyka jiaforszu .

PLANOWANIE

030 Motedyka i technika planów.

B5 Bc Własne insur,

i wytyczna Plany perspektywiczne

i wieloletnie'

0310 - własnej jednostki

0312 - zbiorcze A B2

Wszelkie plsay

/

2h

1 k "T— '

..

1 * ...I S Z i

03*1 - podległych jednostek j 25 Flapy roczoe

0320 - własnsj jednostki f A

Bs 1E2 0321 - podległy et jednostek | £p

0322 ~ zbiorcze i 4

Be

•32

Wszelkie plany |

! 033 Pląsy kwartalae • 35 ■»

» OJ3 - : - Plany os okresy

króts&e od fcsE&riałrs ? 32 ’ 9e SKUWOZB^aSCSd

I ® J S H S O T A

? 04-0 Ustodyes, technika i Ś 6ia3tyka ^jssswosdaw^- ' 1 csości i statystyki

Si

-

. ,,„4 —_ 1 Eprwsosdsoia ros-zce

■ 0410 -Sedacsrek po&l«Rłyc1a| B5 Be

•sprs ~ ozu a ais 1

•saatsrisł.^

i

I ^*

0411 — oprscossoia własos 1 X«£

042 SgrswoajŁsrsis lapótez-s : i gj-

Eiż rossae 1 Bs

1 043 SŁafcsriały analityczno:

statystyczne i " ®o .

"044 Oprać odsala statysśyc:

as ^ada.poćŁlegŁycb ■ i nmłrzsdn.

z -

B2 Bc

^»jc Oprssasania Et a ty s-

^ ty c z n e początkowe B2

■ + - j

Sc o*- Opraeowetiia frsality-

c cza© statystyczne kaasace - własne

A Bc • ; '

„AV Isslisy ekocozLiczss / s całokształtu

drisłjr-loońci ~

— ©praiowsaia własne

A Bc

048 Anallrj akoeoffiisar<e

branżowa włss&e A -

IKBKagMUS

050 Metodyka i tsoGoi":a

normowania

^A.

Bs

Normy

0511 - ogólnopaństwo^ę . ^{35 ... "r^5}

0512 y •b^8nżoa9»SiC&iŁ,•/ B5 SKARGI I wHIOSKI

s p h a w t

SPORHE

060 Skargi i wnioski B5 32

i

' . i

Eorespsndens^a

1

...

. J

■ - - . . . - - -. ■- — — — T---- -r ... -Ę...*. i

“* 051 Ewidencja skarg

i wniosków B5 „

; 062 Analiza skarg i

wniosków . . . • A _

063 . Sprawy karna B10 B2

064 Sprawy cywilne 310 . B2 .

065 Sprawy arbitrażowe B5 B2

j r_ Sprawy w postępowaniu

j 066 kATłic-aam-iGistracs.irwm B3 -B2

067 Opiais prawne j B5 B2

W1BAWNIC-TWA WŁASNE

I OBSŁUGA INE0RJÓACIJNA ]

0?0 Program wydawnictw B2 - Ogólne sprawy wydawnieze

0?1 Tytuły wydawnicze A -

Materiały dotycz, poszczególnych wydaw­

nie tw:ks iążsk,broszur afiszów,ulotek itp*

druków J 072 Wykonania pcligrafi-

r c z m B2 Umowy s drukarń, i

sprawy tschn.

0?3 Rozpowszechnianie

wydawnictw B2 ~

---- --- --- ---- - W * .■■•"— - --- * ™~ ■

0?4 Informacje wewnętrzne B2 Bc W tym takźa i reform, składana zarządowi spółdsialsii

0?5 Informacje prasowe, radiowa i inna zewne&esne

A Bc Nie dotyczy reklajsy

07S Wycinki prasowe»doty­

czące działaln.podle- eżmoh ńednostek

B3 Bc

Kiyltyks prasowa 0?7 Wycinki prasowe doty-

7 ssąca działaln.włssosj -ie&nostki

B5 ' A„A Kronika działalności ' u/° własnej jednostki

i ńaónostki podleg*

A -

li ISPdSDZIAŁAFIF I K00R32NACJA DZIAŁALNOŚĆ Współdziałanie z partis

• 081 politycznymi, 2®iązkism zarodowym i innymi or-gi ais „ soołsesaymi .

;I • mir,!-

I- ^Bo

Współpraca i kcorayos-

%iK • cja pracy jednostek i 082 kcnaćrek crganizas. w

pionie "SPOŁSH*

33 Bo

y

„ 26 _

. . . .... n _

" 2 . 1 --- 1

08J Reprezentacja B2 Bc

084 Współpraca z zagranicą 35 Bc 085 Obsługa tecbn.-organiza-

cyj.wyjazdów zagranicz­

nych.

32 «

0S6 . Koordynacja pracy wew­

nątrz jedD.własoąj - kooperac.ia

B 2 . i

... ^_J

08? Opiniowanie projektów ' opracowanych w pionie

"Społem”

E3

!

* 1

Botyczy komórki wydającej opicia 088 Uchwały tsreaowycb

organów administracji państwowa , ■ )

B5 ' B3 ' opinie i wyjaśnienia

w spr.stosowania prze­

pisów prawnych

B2 B2

K 0 H I R 0 Li.

090 Tamatyka*metodyka i taćhnika kontroli ' /wizytacji/

A BO

lówniaż problematyka .srg i iawentaryfc.

091 Kontrola podległych

jednostek . k B« Protok.iafprm. z

wyizytacjifrealiz.

zaleasó 092 Kontrola zewnętrzna

własna .1 , 1adnostki k Bc 093 Sontrola wewnętrzna

•słascw.i .Isdnostki

ES5 Bc

095 f alka m spakulać ją

i assMś* . 15 ■ ... ^Be ____

-^ . --- ■ _.. .. \

? a i f i o i s i c i 10 KJBSpAWOES 2AS1DI F M C Y 1

I 'SŁABI, , 1 BJj

• - £ ■ ' • . V" j j

L Be

RÓwnie ż dyspcayc« • fUndUSZ płaOsfUDft praslowaala sia:.- '.

i ragulaeiay pi-sm, L, i .Bagraó.z.apia.^s^.. 4 ŁSfRUDHIBSIi

1 1 0 stgts ; __ f B5. .Be .

f . w - t

1

t *

i :

' ■ »

- Sep^trsębo^eis X

I

1 1 1 buoek prss^nik&s? oraz 1 ■ Eg . utrudnienie spesjjal- ,

uyofc. .kaśaaorii prac. . . . • ,... ??

m L

1 1 2 itodseia o pi^aoę :

f

h

_{1 S c}

D©t5c»jf pracown.

113 Umowy-aleeeaia o daisłc

!

35

27

-

' ~ ... 1“ 2 ... 4 -.. ....

114 Rozmieszczenie kadr Bc Bc ■ ... - . ‘ ■ I : . . ; . • ' ■ ■ . ’ • ' . ' :

- 115 Rejestracja kadr

podstawowych Bc

116 Rezerwy robocze B2 Bc

117 Rozjemstwo w sprawsch

pracy B3. . . . .„

. S Z t O L S S I E

120 Program szkolenia oraz - zasady doboru wykładow­

ców i słuchaczy __ _

A Bc

121 Materiały szkoleniowe B2 Bc

122 Ewidencja szkolonych B2 Bc v? tym także absoł- we ot ów i wy kładów . 123 Techniczna obsługa

_ — _ szkoleń. .. Bc Bc ■

124 Protokoły egzaminacyj­

ne ,świadectwa nauki A Bc....

125 Opieka nad szkolonymi B 2 Bc Jak 122 126 Praktyki szkoleniowe B5 Bc

WSPuLZAWODKICiW0 130 Ogólne zagadn.współ­

zawodnictwa BE5 Bc

• 131 Formy współzawodnictwa • HS5 Bc

132 Ocena wyników współzaw. A Bc OCHRpIIA PRACY

140 Przepisy BKP . _ _

_....

„ BC 141 Urządzenia ochronne

i sanitarne JS5.. . . Bc ._

142 Wypadki w zatrudnieniu

i choroby zawodowe JL.„ . .... Bc,

. 143 Analiza wypadków i

chorób zawodowych A Bc

144 Karty osobistego

B2 Bc

SPRAWY SOC JALH0«BYT OSS §

' 150 Zaopatrzenie-pracown. B3 Bc . Stołówki,deput.

15 1 Wczasy pracownicze B2 Bc 152 Opiel# zdrowotna B2 .*• Bc 153 Opieka nad inwalidami

i rencistami

ł

•

. .32 ■ . Bc

154 Opieka nad dziećm i

r a c o w n .

• 1 5 5 M i e s z k a n i a p r a c o w n i c a e __1 ~i-'-

UBEZPI3CZSNIA SPOŁSCZIS 1 6 0 Z a s a d y i w y t y c z n e w

z a k r . u b e z p i e c z e a

. s p o łe c z n ik __

161 Składki ubezpieczeniowe B5 35

1 6 2 E w i d e n c j a l e g i t y m . u b e z p i e c z ♦ ______

1 6 3 ś w i a d c z e n i a p i e n i ę ż n e *

EWE^iłJCJA OSOBOWA 170 Akt-a

o s o o o w t 1 7 1 B n i d a n o j a o s o b o w a

I n n e S p r a n y O s o b o w e 1 3 0 D y s c y p l i n a p r e c y

181 Urlopy

1 8 2 D e l e g a c i e s ł u ż b o w e

183' Sprawy wojskowe prac ow nikow,___ ^ 184 Nagrody i kary 135 Preuiie

35 35

32

3 2

3 c

_ 2L

310

B5

% ś r o d k i !/ : > l o n i j n a , o b o z y { ż ł o b k i i t p . _ . _

35

Bc

Bc

.Dokumentacja i ewiden-’

c ja d o ty s z . v. s a a licie go

rodź , świadczę u____.__

3c Bc Bc p t H a i i s e i k s i ]L JkJŁ:'<JŁkA ZASADY FINANSOSAUIA

X R a c h u n k o w o ś c i 2 0 0 S y s t e m f i n a g 2 0 1 B r a n ż o w y p l a n k o ń

uruchamianie &pgdk&’

f i n a n s o w y c h . •

210 Zapotrzebowania środków f in > ■ . . . . 211 Dyspozycje pieniężno

Także wytyczne dob­

rać

h u a

kow ości__ _

i’l

r.

^■

29

1 ” ‘ T

"" ’T ... ’ ".. 5 212 Kr< 3dyty bankowe B5 -

213 Dotacje B5 -

214 Fundusze specjalnego

przeznacze nia 35

215 Rezerwy B5 -

216 Rozrachunki z konta-

... ...

bantami

... . . B5

217

-

Marże 35

-

218 Rozliczenia

z

budżetem

.. paast

w.

35

^-

219 Prowizje i odsetki 35 -

22 REALIZACJA BUDŻETU 35 B5 Dotyczy działalności

budżetowej ROZLICZENIA

230 Rozliczenia nakładów 35 Bc 231 Rozliczenia osób

r . materialnie odpow.

...3...

Bc

232 Inne rozliczenia 35 Bc

: 24 UBEZPIECZENIA RZECZCKS B5 Bc DOWODY ESŚSGOEfE I

K SĘGI RACHUNKOWE

250'Dowody księgowe 35

251 Listy płacy 312 Bc

I ^

2.52 Księgi rachunkowe

Karty kontowe synfce- tyki i analityki wszelkiego rodzaju ewidencje i urządz.

analityczne księs.

255 Karty wynagrodzeń B 12

254 Potrącenia z płac 35 Bo

255 Wtórniki dowodów 35 -

256 i) okuci 0 ntacja za rob k ow a B2 Bc

m e c h a n i z a c j a pr ac

. U KSIĘGOWOŚCI

260 Kytycane i oceny, machaniz. *B5 Bc

^•

261 EvIdeacja maszyn ■B5 -

- 30 “

- .. J f

Z A 0 P A TOWAROWE

I SU 30 ZASADY ZAOPATRZENIA

~£~ --- T n v , iJATURL F?0WCGv.\3

A

. 3 " . H I S iŁOTS

Bc

. 4 .

Dostawcy

w n Dostawca kra,io*i BS Be '

311 Dostawcy zagraniczni B2 Bc

312 Dostawy z własno< 1

B2 BC

32 PRZYDZIAŁY 32 Bc

GOSPODARKA L^GAZYIJOWA

7,a sady Rospodarsi . . . „ . Bc 331 Dokuaeniacja v>anipułsc. B5 Bc

34 Gospodarka iŁSsRC-S21CZKA

PALIWAI.lI I OPA 35 .. Bc

OPAKOWANIA

x=;n Zasady gospodarki opakc ...u. B5 .

...

Bo 351 Skup opakowań szklarz 35 Bo

352 Opakowania Wiaro«e B3 Bc

36 REKLAUACJE B5 Bc

ZAPASY

370 Minima asorfcyaentome 35 Bc

3r/1 Analiza zapasów 35 Bc

372 Artykuły trudne zbywalne 33 Bc

373 Przerauty Bc

374 Odpisy B5 Bc ■ -

P i m z 40 KALKULUJ JA I PR003SY . .

TECHNOLOGICZNE!

R O D U SKYSŁ GA

A

K C J A STROi»Ci- TC Zn

B3 l i

j 41 DOKUMENTACJA PRODUKCJI 33 Bc

42 KONTROLE TECHNICZNE B* _ W ty a baaaanić;

laboratoryjne 43 PRODUKCJA EKSPORTOWA 35

GOSPODARKA ODPADKAUI UŻYTKÓWYKI

'vp. Odp a d k ♦pckoGSUffipcy . i n. Bp Bc

T 1 ~

^41 Tucz trzód:/ chlewne,i _ s5 Bc

- — : — J

..J

442 Odpadki poubojowe B5 Bc .

443 Inne odpadki użytkowe B5 Bc

SPRZEDAŻ T&7 AR&

I ZBYT WYROBOtf 50 ZASADY I TECHNIKA SPRZEDi

3 4

- A B3

Jt

SPRZEDAŻ I ZBYT

510 Sprzedaż detaliczna B5 Bc

- *M.

5117 Sprzedaż hurtowa B5 Bc

5 1 2 Zbyt wyrobów ,B5 Bc

513 Eksport towarów i wyrobów B5 Bc

CENY . . .

520 Ceny na wyroby własne ....

A •

B3

521 Ceny ogółnopaństwowe B3 Bc.

PRZECENY ’

530 Przeceny ogółnopaństwowe B3 Bc

531 Przeceny wewnętrzne B5 Bc

m

54 REKLAMACJE B5 Bc •

•

• .— • - i i i

55 USŁUGI B5 Bc

56 Reklama B5 Bc „ i i .

57 TARGI$ GIEŁDY'#. KIERMASZE B5 Bc • .

58 ANALIZA RYNKU B2 Bc

59 PACZKOWANE TOWARU B5 Bo

RACJON . I 60 ZASADY I TEMATYKA

ALIZACJA, POSTĘP -(ESC

B5

WYNALAZCZO^

ZNICZNY Bc

a

61 POPULARYZACJA POSTĘPOWYCH

METOD PRACY B5 Bc

•

62 POMYSŁY PRACOWNICZE BE10 Bc

63 REALIZACJA X OG-

ł

NA

WYNIK&a RACJONALIZACJI A Bc 64 REALIZACJA-. i. OCENA fl-IISÓi.

:.Y:;ALAZCZOSCI ■ A Bc

* 33

1 3 4

i 65 REALIZACJA I OCENA BYNIKÓW POSTĘPU TECHNICZNEGO -

A Bc

•

1 2 3 ... 4

RUCHOMOŚCI

730 Dokumentacja techniczna

maszyn i urządzeń A

*

INWESTYCJE, TRANSPORT I ADMINISTRACJA 731 Eksploatacja ruchomości B3 Bc INWESTYCJE I REMONTY

700 Wytyczne w zakr.inwest. A Bo

•

732 Ewidencja ruchomości OCHRONA ZAKŁADU PRACY

740 Strzeżenie mienia B2 Bc

701 Dokumentacja typowa inwc B5 - 702 Dokumentacja obiektów

nietypowych A „ ?41 1 O.P L B5 Bc

703 Wykonawstwo im^esfcycji B5 ‘ Bc DZIAŁALNOŚĆ SPOŁECZNO-WYCHOWAWCZA

704 Odbiór inwestycji B5 Bc PRACA KUI/T URALNO-OŚWIATOWA

800. Zasady pracy kult.-oświat. . A-: Bc

705 Ewidencja inwestycji B5 _

706 Remonty B5 Bc 801 Działalność wśród członków B3 Bc Biblioteki,świetlice,

kluby,zesp.zaintereso­

wań, sport i turyst.

TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ!

710 Eksploatacja własnych ~

środków B2 Bc

1

. ... >

802 Działalność wśród dzieci B3 Bc 803 Działalność wśród młodzieży B3 Bc 711 Użytkowanie obcych

środków B2 Bc

804 Koła spółdzielczyń B3 Bc

805 Szkolenie organów

samorządowych B3 Bc

712 Mechanizacja prac w

transporcie B2 Bc

ŚWIADCZENIA DLA CZŁ0NK&7

810 Zasady i wytyczne A Bc >

713 Taryfy i opłaty B3 Bc

714 fiaraże. W tym warsztaty

i stacje obsługi 811 Zwroty od zakupów B3 Bc 715 Likwidacja zbędnych

pojazdów B2 Bc

812 Ośrodki^Praktyczna Pani" B3 Bc 716 Eksploat ośrodków

łączności B2 Bc

813 Pralnie samoobsługowe B3 Bc

814 Poradnie B3 Bc

717 Paszportaryzacga pojazdów

mechanicznych B5 - 8 1 5 Konkursy i pokazy E3 Bc

NIERUCHOMOŚCI

720' Dokumentacja użytkowa

cbie Ict ów ‘ ą

SPÓŁDZIELNIE UCZNIOWSKIE 820 Zasady i formy współpracy

i pomocy A Bc

721 Podatki,opłaty publiczne*

dokumentacje prswna B10 Bc

821 Ewidencja spółdzielni A 822 Dokumentacja związana I .

z prowadzeniem si^ółdzielni

| B5 Bc

722 SKspIoatacja nieruchomości . ;

h . J u d 1 t l i

’723 Ewiasacja. Dleruchomości

- c’-~

B5

— J

RUCHOMOŚCI

Załącznik Nr 4

dla

W ! W K | T R Z N. I W Y K A Z A K T

»». - obowiązujący od »,.,

'Ąoak i h asło j Wyssóssagóli-*

klasyfikacy ;)s>3 j . Rgrupowahych

Si-S - zs&adoiań

Rodzaj Zasto- sow.ursądz, do przecfc akt »

„ ±

Inicjały

•pracownika odpowie­

dzialnego

— 2|-- —

Miejsce j Kategoria J prseoacwy~ j archiwalna 1 u w wa nia

K.--:.u.yki '4.1 . . . wypełniane będą w miarę realnej potrzeby.

l : --ay -wykaz akt powinien być umieszczony w.miejscu

•- '■•••znyr . dostępny.®, w pobliżu przechowywanych akt biurowych.

■

a g. i

Załącznik Nr g

. . . ... ... ... . ... S P I S

ZDAWCZO ODBIORCZY AKT Nr ... !...

Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej "

I I»P* ^Znak _toczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne

od-do

Kat.

akt

Liczba tęczok

Miejsce prze­

chowywania akt w skład­

nicy

Data zni­

szczenia lub p'’v . ' . ' , 0“

kazaniu do arc..i"i*

1

Z

4

5

6 ---- 7 ^{“ —}

•

y

9

\

fi

VJł vx

0

• 3S -

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1i Niniejsza instrukcja biurowa wraz z jednolitym

wykazem akt wprowadzona zostaje w życie na mocy Uchwały Nr Zarządu *Społem" WSS w Elblągu

z dnia .... i obowiązuje wszystkich

pracowników Spółdzielni od dnia ;•••••«.•••»• * 2, Dotychczasowe przepisy regulujące tok pracy biurowej

w sposób odmienny niż w niniejszej instrukcji tracą obowiazującsąz dniem *.•••••••»««•• •

Zmiany przeoisów zawartych w instrukcji biurowej i jednolitego wyjraasu akt wymagają odpowiedniej decyzji Zarządu;

Elbląg,dnia

V- !f

/ ( S M ,

t