Załącznik do Zarządzenia Nr 104 /AT/2021 Prezydenta Miasta Słupska
z dnia 9 lutego 2021 r.
Rozdział I.
Postanowienia ogólne
REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU
ADMINISTRACYJNO-
TECHNICZNEGO
Rozdział I.
Postanowienia ogólne § 1.
Regulamin wewnętrzny, zwany dalej „regulaminem”, określa:
1) strukturę organizacyjną Wydziału Administracyjno-Technicznego z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami;
2) zadania Wydziału Administracyjno-Technicznego ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania;
3) zasady podpisywania pism i decyzji;
4) schemat organizacyjny Wydziału Administracyjno-Technicznego stanowiący graficzne odzwierciedlenie struktury organizacyjnej z określeniem podległości służbowej .
Rozdział II.
Struktura organizacyjna Wydziału Administracyjno-Technicznego z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami
§ 2.
1. Całokształtem pracy Wydziału kieruje Dyrektor Wydziału Administracyjno-Technicznego (AT-I) przy pomocy Kierownika Referatu Informatycznego (AT-RI-I), Kierownika Referatu Administracyjno (AT-RA-I) i Kierownika Referatu Technicznego (AT-RT-I).
2. W Wydziale Administracyjno-Technicznym tworzy się:
1) Referat Informatyczny;
2) Referat Administracyjny 3) Referat Techniczny;
4) stanowisko ds. organizacyjno-finansowych (AT-II).
3. W Referacie Informatycznym tworzy się następujące stanowiska pracy:
1) Kierownik Referatu Informatycznego – Administrator Systemów Informatycznych (AT- RI-I);
2) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (AT-RI-II);
3) stanowisko ds. informatycznych- informatyk (AT-RI-III);
4) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (AT-RI-IV);
5) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (AT-RI-V);
6) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (AT-RI-VI);
7) stanowisko ds. informatycznych- administrator systemów informatycznych (AT-RI-VII).
4. W Referacie Administracyjnym tworzy się następujące stanowiska pracy:
1) Kierownik Referatu Administracyjnego (AT-RA-I);
2) stanowisko ds. administracyjnych i gospodarki magazynowej (AT-RA-II);
3) stanowisko ds. administracyjnych i środków trwałych (AT-RA-III );
4) stanowisko ds. administracyjnych (AT-RA-IV);
5) stanowisko ds. środków trwałych (AT-RA-V);
6) kierowca.
5. W Referacie Technicznym tworzy się następujące stanowiska pracy:
1) Kierownik Referatu Technicznego (AT-RT-I);
2) stanowisko ds. administracyjno-technicznych (AT-RT-II);
3) konserwator;
4) sprzątaczka.
6. Podczas nieobecności Dyrektora Wydziału Administracyjno-Technicznego zastępstwo sprawuje Kierownik Referatu Informatycznego-AT-RI-I.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach Prezydent Miasta Słupska może wyznaczyć inną osobę zastępującą dyrektora.
7. Pracownicy Wydziału Administracyjno-Technicznego zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności.
8. Dyrektor Wydziału Administracyjno-Technicznego może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w ustępie 6.
Rozdział III.
Zadania Wydziału Administracyjno-Technicznego ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania
§ 3.
1. Referat Informatyczny wykonuje następujące zadania :
1) własne w zakresie funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego:
a) zapewnienie właściwego funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego na potrzeby Urzędu, a w szczególności:
– przygotowywanie stosownych umów przy udziale dyrektorów merytorycznych wydziałów,
– bieżące monitorowanie zapisów umów i wspólnie z dyrektorami merytorycznych wydziałów dokonywanie zmian w zależności od potrzeb,
– monitorowanie terminów obowiązywania umów i powiadamianie Sekretarza Miasta oraz dyrektora merytorycznych wydziałów o kończących się terminach umów, z wyprzedzeniem 3 miesięcznym przy umowach jednorocznych, 6 miesięcznym przy umowach wieloletnich celem podjęcia stosowanych kroków,
– planowanie oraz zabezpieczanie środków w budżecie na okres obowiązywania umów, b) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych, oprogramowania na stanowiskach pracy Urzędu Miejskiego w Słupsku,
c) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Słupsku,
d) nadzór techniczny nad funkcjonowaniem stron internetowych administrowanych przez Urząd Miejski w Słupsku,
e)projektowanie, tworzenie, modernizacja, wdrażanie oraz administrowanie systemami informatycznymi i teleinformatycznymi w Urzędzie Miejskim w Słupsku,
f) opracowywanie i wdrażanie nowych rozwiązań i technologii informatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku,
g) pomoc i doradztwo w zakresie systemów informatycznych oraz planowanych wdrożeń dla wydziałów merytorycznych,
h) analiza potrzeb oraz opracowywanie koncepcji i planowanie rozwoju systemów informatycznych i teleinformatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku,
i) identyfikacja potrzeb pracowników w zakresie wyposażenia stanowisk pracowniczych oraz proponowanie i opiniowanie zakupów sprzętu i oprogramowania, sukcesywna wymiana zużytych i przestarzałych składników wyposażenia,
j) utrzymywanie systemów informatycznych i teleinformatycznych w stałej sprawności poprzez:
– określanie właściwych warunków eksploatacji i racjonalnego wykorzystania sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych w Urzędzie Miejskim w Słupsku,
- zarządzanie i administrowanie serwerami i zasobami sieciowymi Urzędu Miejskiego w Słupsku,
- określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego oraz nadzór nad bezpieczeństwem informatycznym oraz prawidłowym korzystaniem ze sprzętu i oprogramowania,
- sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną sprzętu komputerowego, a w szczególności jego bieżące serwisowanie i naprawa,
- prowadzenie szkoleń i instruktażu pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku
w zakresie obsługi sprzętu komputerowego, aplikacji biurowych i wdrażanych systemów,
k) nadzór nad eksploatacją Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów oraz innych systemów informatycznych eksploatowanych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku,
l) nadzór nad wykonywaniem usług gwarancyjnych oraz serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania,
ł) monitorowanie rynku IT pod kątem zastosowania najlepszych rozwiązań z tej dziedziny w Urzędzie Miejskim w Słupsku,
m) koordynacja i prowadzenie obsługi informatycznej wyborów,
n) zabezpieczenie obsługi sesji Rady Miejskiej w zakresie transmisji na żywo audio-video oraz możliwości odtwarzania zapisów archiwalnych,
o) prowadzenie ewidencji i bieżące monitorowanie ważności podpisów kwalifikowanych pracowników urzędu oraz ich zakup,
p) koordynacja informatyzacji jednostek organizacyjnych miasta, w tym optymalizacja sprzętu i oprogramowania;
2) własne w zakresie bezpieczeństwa teleinformatycznego:
a) stosowanie rozwiązań technicznych wynikających z przepisów związanych z ochroną danych osobowych oraz z ochroną informacji niejawnych w zakresie obsługi informatycznej,
b) projektowanie i wdrażanie rozwiązań informatycznych mających na celu podnoszenie:
– poziomu zabezpieczeń serwerów oraz danych będących w posiadaniu Urzędu Miejskiego w Słupsku,
– bezpieczeństwa teleinformatycznego w Urzędzie Miejskim w Słupsku,
c) nadzór nad bezpieczeństwem teleinformatycznym Urzędu Miejskiego w Słupsku, d) bieżące monitorowanie zmian w przepisach w zakresie bezpieczeństwa IT,
e) monitoring oprogramowania instalowanego na komputerach w Urzędzie Miejskim w Słupsku, f) określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego,
g) sprawowanie nadzoru nad:
– używaniem programów posiadających licencję,
– zabezpieczaniem danych, w tym informacji niejawnych w eksploatowanych systemach informatycznych,
– przestrzeganiem stosowania „identyfikatorów – haseł dostępu” w eksploatowanych systemach informatycznych,
– utrzymaniem baz danych w stałej sprawności i ich archiwizowanie,
- konfigurowaniem i administrowaniem oprogramowaniem systemowym i siecią komputerową w stopniu umożliwiającym zabezpieczenie danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem, – prowadzeniem kontroli antywirusowych oprogramowania,
– archiwizacją danych,
– odzyskiwaniem utraconych danych;
h)dokonywanie na bieżąco inwentaryzacji zasobów serwerowo-sieciowych.
i) prowadzenie bazy danych wszystkich komponentów i ich konfiguracji, aktualizowanie przez wprowadzanie informacji o każdej zmianie, rejestrowanie wszystkich awarii wraz z ich opisem i sposobem naprawy;
2. Referat Administracyjny wykonuje zadania:
1) własne w zakresie zabezpieczenia urzędu:
a) zabezpieczanie i rozliczanie usług oraz dostaw związanych z utrzymaniem obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku,
b) przeprowadzanie postępowań na zakup drobnych usług, dostaw związanych z bieżącym utrzymaniem Urzędu Miejskiego w Słupsku w zakresie zadań Referatu,
c) zabezpieczenie zabytków ruchomych w Urzędzie, d) zakup odzieży ochronnej dla pracowników Urzędu,
e) wykonywanie usług poligraficznych dla wydziałów takich jak duże ilości druków, budżet, strategia, druki wielkoformatowe (ksero, bindowanie, laminowanie, drukowanie, itp.),
f) prowadzenie centralnego rejestru terminarza narad i posiedzeń w salach konferencyjnych urzędu, g) prowadzenie całokształtu spraw związanych z :
- zabezpieczeniem usługi sprzątania przez firmy zewnętrzne budynków i lokali, w których są realizowane zadania Urzędu Miejskiego w Słupsku,
- wynajmem parkingu będącego w dyspozycji Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz pomieszczeń Ratusza,
- wynajmem pomieszczeń na potrzeby Urzędu Miejskiego w Słupsku,
- publikacją nekrologów w prasie o zasięgu lokalnym i ogłoszeń w prasie o zasięgu lokalnym i krajowym, - zabezpieczeniem Urzędu w dostawę wody, odprowadzaniem ścieków,
- zabezpieczeniem dozoru budynków Urzędu,
- zabezpieczeniem Urzędu w niezbędne materiały biurowe, eksploatacyjne i artykuły higieniczne, - zapewnieniem łączności telefonicznej: stacjonarnej i komórkowej pracownikom Urzędu poprzez wybór operatora oraz bieżącą realizację umowy,
- zabezpieczeniem i rozliczeniem dostaw energii elektrycznej i energii cieplnej, - wyborem wykonawcy na dostawę paliw oraz bieżąca realizacja umowy - wyposażeniem apteczek,
- utrzymaniem samochodów służbowych.
h) zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie, 2) własne w zakresie gospodarowania majątkiem:
a) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia,
b) przygotowywanie zużytych środków trwałych i wyposażenia do likwidacji, c) prowadzenie gospodarki magazynowej,
d) przeprowadzenie procesu utylizacji sprzętu i urządzeń, e) zakup wyposażenia,
3) własne w zakresie realizacji budżetu:
a) przygotowywanie projektu budżetu Wydziału i kontrola prawidłowości jego wykonania (wspólnie z Dyrektorem Wydziału),
b) sporządzanie sprawozdań z realizacji budżetu i planów jednostkowych,
c) obsługa systemu KSAT oraz LBPP w zakresie realizacji oraz planowania budżetu, d) kontrola wydatków i dochodów pod kątem zgodności z planem finansowym Wydziału, e) przygotowywanie wniosków o zmianę w budżecie i wpf,
f) kompletowanie rocznych zapotrzebowań urzędu dla potrzeb tworzenia projektu budżetu,
g) przygotowywanie wszelkiej dokumentacji do planu zamówień publicznych w zakresie objętym zadaniami wynikającymi z zakresu obowiązków,
h) prowadzenie i monitorowanie budżetu wydziału, określanie klasyfikacji kosztów oraz przeprowadzanie szczegółowej analizy kosztów ponoszonych z tytułu działalności Wydziału AT.
3. Referat Techniczny wykonuje zadania własne:
a) utrzymanie techniczne obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku, b) administrowanie budynkami i lokalami Urzędu,
c) przeprowadzanie postępowań na zakup drobnych usług, dostaw, robót budowlanych związanych z bieżącym utrzymaniem budynków Urzędu Miejskiego w Słupsku w zakresie zadań Referatu,
d) prowadzenie spraw i dokumentacji z zakresu inwestycji, prac remontowych i modernizacyjnych realizowanych przez Wydział Administracyjno-Techniczny, odpowiedzialność merytoryczna za realizowane prace i kompletność dokumentów w zakresie określonym w obowiązujących przepisach,
e) udział w przekazywaniu placów budów i w odbiorze robót, realizowanych przez Wydział Administracyjno-Techniczny,
f) sporządzanie dokumentów dotyczących zakończonych inwestycji realizowanych przez Wydział Administracyjno-Techniczny i dokonywanie odpowiednich uzgodnień z zapisami księgowymi (sporządzanie OT,PT),
g) współdziałanie z właściwymi organami samorządu wojewódzkiego, powiatowego oraz innymi instytucjami oraz przygotowywanie wniosków i kompletowanie dokumentów koniecznych do uzyskiwania wymaganych przepisami zgód, uzgodnień, pozwoleń budowlanych,
h) opracowywanie programów i planów inwestycji realizowanych przez Wydział Administracyjno- Techniczny, wnioskowanie o ujęcie ich w budżecie, sporządzanie okresowych sprawozdań z ich realizacji,
i) współdziałanie z właściwymi wydziałami urzędu w zakresie finansowania i rozliczania inwestycji realizowanych przez Wydział Administracyjno-Techniczny,
j) przeprowadzanie procedury wyboru wykonawcy usług i rozliczanie zleceń: konserwacji systemu p.poż, klimatyzacji, urządzeń dźwigowych, sygnalizacji włamania, napadu i zalania, sieci telefonicznej, termowentylacji SCOPIES,
k) realizacja zadań związanych z wykonaniem przeglądów okresowych budynków i pomieszczeń administrowanych przez Wydział Administracyjno-Techniczny, nadzór nad ich przeprowadzaniem, sporządzanie protokołów z przeglądów oraz ustalanie na tej podstawie zakresu remontów i bieżących napraw,
l) dokonywanie aktualizacji wpisów w księgach obiektów budowlanych, nieruchomości będących na stanie Wydziału Administracyjno-Technicznego,
ł) bieżąca aktualizacja dokumentacji technicznej budynków i budowli będących w administrowaniu Wydziału Administracyjno-Technicznego,
m) przygotowanie wniosków do WPI i WPF,
n) przygotowanie i przeprowadzenie wszystkich czynności związanych z udzieleniem zamówienia publicznego w zakresie realizowanych zadań na stanowisku pracy.
4. Stanowisko ds. organizacyjno-finansowych wykonuje zadania własne:
a) obsługa sekretariatu Wydziału i systemu MDOK (w tym: prowadzenie dziennika korespondencyjnego, wydawanie korespondencji na poszczególne stanowiska),
b) prowadzenie spraw związanych z ewidencją oraz realizacją skarg i wniosków związanych z pracą Wydziału,
c) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych pracowników;prowadzenie rejestru uchwał Rady Miejskiej oraz przygotowywanie sprawozdań z ich realizacji,
d) prowadzenie rejestru odpowiedzi na interpelacje i zapytania Radnych oraz wnioski Komisji Rady Miejskiej,
e) obsługa strony wydziału na BIP,
f) prowadzenie spraw kancelaryjnych wydziału,
g) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników wydziału, h) prowadzenie ewidencji umów i porozumień,
i) prowadzenie rejestru spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej,
j) wystawianie faktur oraz innych dokumentów finansowych (not księgowych, korygujących itp.) związanych z działalnością Wydziału Administracyjno-Technicznego,
k) kompletowanie rocznych zapotrzebowań urzędu dla potrzeb tworzenia projektu budżetu,
l) realizacja zadań związanych z obiegiem faktur, zamówień i zapotrzebowań tj. przyjmowanie i przekazywanie do księgowości i zamówień publicznych, ewidencjonowanie, rozdzielanie na poszczególne stanowiska w wydziale,
ł) wybór wykonawcy na dostawę kwiatów oraz bieżąca realizacja umowy,
m) prowadzenie całokształtu spraw związanych z parkingami wewnętrznymi Urzędu n) prowadzenie całokształtu spraw związanych z prenumeratą czasopism.
§ 4.
Zadania wykonywane przez wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych:
1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 994 z późn.zm.);
2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2018 r. poz. 995 z późn.
zm.);
3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2018 r. poz.1260 z późn. zm.);
4) ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczegółowych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. z 1990 r. Nr 34 poz. 198 z późn. zm.),
5) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 z późn.
zm.),
6) ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 z późn.
zm.);
7) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1523 z późn. zm.);
8) ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1459 z późn. zm.)
9) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570 z późn. zm);
10) ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1579 z późn. zm.);
11) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2018 r. poz.
1330 z późn.zm. ;
12) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz.1000 z późn. zm.);
13) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U z 2018 r. poz. 1458 z późn. zm.);
14) ustawy z dnia 24 sierpnia 1994r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 620, z późn. zm.);
15) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r.
poz. 2096 z późn. zm.);
16) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r.
poz. 217, z późn. zm.);
17) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025, z późn. zm.);
19) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 300);
20) aktów wykonawczych do ww ustaw oraz obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Słupsku wewnętrznych przepisów prawnych.
Rozdział IV.
Zasady podpisywania pism i decyzji
§ 5.
1. Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Administracyjno-Technicznego, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad podpisywania pism, podpisuje dyrektor na
podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska.
2. Pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza i skarbnika podpisują, zgodnie z zakresem działania Wydziału, pracownicy na podstawie upoważnienia prezydenta.
3. Pisma i decyzje przedstawione do podpisu prezydentowi, zastępcom prezydenta, sekretarzowi i skarbnikowi powinny być uprzednio podpisane przez dyrektora zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad podpisywania pism.
4. Pracownik przygotowujący projekt pisma lub decyzji podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu.
5. Do osobistej aprobaty Dyrektora Wydziału zastrzeżono:
1) sprawy kadrowe wydziału;
2) przedkładanie prezydentowi wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej;
3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne;
4) wystąpienia i pisma kierowane na zewnątrz.
Rozdział V.
Schemat organizacyjny
§ 6.
Schemat organizacyjny Wydziału Administracyjno-Technicznego określa załącznik do niniejszego regulaminu.
Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska
Łukasz Kobus SEKRETARZ MIASTA
