Protokół przyjęty na zebraniu w dniu 04 stycznia 2017 r.
Protokół nr 8/2016
z posiedzenia Rady Nadzorczej SM Piaski „D”
w dniu 29 listopada 2016 r.
Obecni członkowie RN pp.: Agnieszka Antoszewska, Wojciech Borkowski, Krystyna Mazurek – Groszkowska, Mirosław Hanf, Stanisław Koślacz, Konrad Patoka.
Nieobecni usprawiedliwieni członkowie RN pp.: Anna Solarska, Anna Wiench, Janusz Wojtal i Krzysztof Zieliński.
Ponadto w posiedzeniu uczestniczyli pp.: Prezes Zarządu Teresa Kamińska, Zastępca Prezesa Jerzy Brzozowski oraz protokolantka zebrania Dorota Hajkiewicz.
Lista obecności stanowi zał. nr 1 do oryginału protokołu.
Ad 1.
Otwarcie obrad.
Posiedzenie Rady Nadzorczej SM Piaski „D” otworzyła Przewodnicząca RN p. Agnieszka Antoszewska. Powitała wszystkich obecnych, poinformowała, że zebranie Rady zostało zwołane prawidłowo, a w związku z tym, że jest quorum Rada Nadzorcza jest zdolna do podejmowania uchwał w sprawach objętych porządkiem obrad.
Członkowie Rady Nadzorczej nie zgłosili zastrzeżeń do prawidłowości zwołania zebrania.
Ad 2.
Przyjęcie porządku obrad.
Proponowany prządek obrad stanowi zał. nr 2 do oryginału protokołu.
Rada Nadzorcza w głosowaniu: 5 głosów „za” (głosowało 5 członków RN) przyjęła następujący porządek obrad:
1. Otwarcie obrad.
2. Przyjęcie porządku obrad.
3. Przyjęcie protokołu nr 7/2016 z posiedzenia Rady Nadzorczej w dniu 27.10.2016 r.
4. Informacja Zarządu nt. bieżącej działalności Spółdzielni, w tym informacja w sprawach zgłoszonych przez Przewodniczącą RN.
5. Informacja Przewodniczącej Rady Nadzorczej.
6. Informacje Przewodniczących Komisji RN.
7. Omówienie i ustalenie stanowiska w sprawach związanych z ochroną osiedla.
8. Omówienie i ustalenie stanowiska w sprawach związanych z umowami na konserwację zasobów Spółdzielni.
9. Omówienie spraw związanych z windykacją należności, w tym sprawa p. A. XXXXX.
10. Sprawy wniesione.
11. Wnioski w sprawie porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN oraz ustalenie terminu i porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN.
12. Zakończenie obrad.
Ad 3.
Przyjęcie protokołu nr 7/2016 z posiedzenia Rady Nadzorczej w dniu 27.10.2016 r.
Pan Mirosław Hanf zaproponował, aby w pkt. 3 porządku obrad (str. 2 i 3) w wypowiedzi p. prezes Kamińskiej dopisać, że radca prawny przedstawi informację nt. wyroków sądu odnośnie przynależności powierzchni balkonów do powierzchni lokalu mieszkalnego.
Pan Stanisław Koślacz odniósł się do zapisu na str. 3 protokołu i zwrócił uwagę, że przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz Prawo spółdzielcze spółdzielnie powinny prowadzić strony internetowe. W spółdzielni Piaski „D” zostało to przyjęte jako obligatoryjne. Stwierdził, że wracając do jego wielokrotnych dyskusji nt. interpretacji słowa
„powinno”, jeśli zostanie ono przyjęte jako obligatoryjne, to we wszystkich dokumentach słowo „powinno” będzie przyjmowane jako obligatoryjne. Zwrócił także uwagę na niefortunność zapisu na str. czwartej stanowiącego, że osoba odpowiedzialna za prowadzenie strony nie może tego robić bez wynagrodzenia (za darmo). Zaproponował wykreślenie tego zdania.
Następnie p. Koślacz odniósł się do zapisu wypowiedzi p. prezes Kamińskiej na str. 5 protokołu odnośnie udostępnienia członkom Rady do wglądu (pokazania) certyfikatu na kostkę ułożoną przez wykonawcę na chodniku wzdłuż ul. Zgrupowania Żmija. Poprosił o potwierdzenie, że fakt taki miał miejsce. Zarząd przypomniał sytuację, w której p. Kamińska poprosiła p. Brzozowskiego o przyniesienie certyfikatu z drugiego pomieszczenia i pokazania go członkom Rady.
Pan Koślacz poprosił także o wyjaśnienie sposobu realizacji przez Zarząd podjętej przez Radę Nadzorczą uchwały, z której wynika, że wpłaty z tytułu zaległych opłat będą zaliczane w 50% na spłatę należności głównej i w 50% na spłatę odsetek od nieterminowych płatności. Zapytał, jak zostanie rozliczona kwota w przypadku, jeśli wpłaca kwotę 130 zł, przy czym kwota 100 zł stanowi dług, a kwota 30 zł odsetki? Pani prezes Kamińska wyjaśniła, że w tym określonym przypadku sprawa jest prosta, ponieważ jednorazowo zostaje spłacony dług i odsetki. W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza poprosiła o informację, czy stosowanie podjętej przez Radę uchwały będzie stanowiło jakikolwiek problem dla prowadzenia spraw księgowych.
Innych uwag do protokołu nie zgłoszono.
Rada Nadzorcza w głosowaniu: 3 głosy „za”; przy 2 głosach „wstrzymujących”
(głosowało 5 członków RN) przyjęła z poprawkami protokół nr 7/2016 z posiedzenia RN w dniu 27 października 2016 r.
Ad 4.
Informacja Zarządu nt. bieżącej działalności Spółdzielni, w tym informacja w sprawach zgłoszonych przez Przewodniczącą RN.
Pani prezes T. Kamińska przedstawiła następujące informacje:
- Spółdzielnia podpisała ugodę z firmą NDN, kończąc definitywnie proces sądowy trwający
„spłacił” zobowiązania odsetkowe firmy NDN, a ponadto przekazała na konto firmy kwotę 40.000 zł.
- W związku z toczącym się procesem z powództwa p. XXXXX, na dzień 01 grudnia br. na godz. 11.00 zostało wyznaczone spotkanie z biegłym sądowym.
W związku z tym, że biegły sądowy jest specjalistą z dziedziny ciepłownictwa prawdopodobnie będzie chciał sprawdzić w lokalu XXXXX instalacje centralnego ogrzewania. Sprawa toczy się m. in. o wypłacenie przez Spółdzielnię rekompensaty z tytułu niedogrzania mieszkania.
- Na ulicy Zgrupowania Żmija miała miejsce kolejna (druga w tym roku) awaria instalacji wodnej. Spółdzielnia wystąpiła z pismem do MPWiK, w którym żąda rekompensaty za poniesione szkody, a także ustanowienia służebności przesyłu na terenie użytkowanym przez MPWiK. Woda wypłukuje piasek spod jezdni i miejsc postojowych, co w efekcie powoduje pękanie jezdni na coraz większym obszarze.
W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza zwróciła uwagę, że w piśmie do MPWiK Spółdzielnia powinna wskazać wysokość poniesionej szkody, a także wyegzekwować naprawę krańcowych zaworów i zabezpieczenie magistrali wodnej przed drganiami. Rada zaleciła także, aby to prawnik przygotował pismo z zaznaczeniem, że awarie zdarzają się przynajmniej dwa razy w roku, a koszty naprawy nawierzchni jezdni, zaworów, wody Spółdzielnia szacuje na poziomie iks zł.
- Odnośnie zadłużenia p. XXXX, dług czynszowy wynosi 31.785 zł. Spółdzielnia jest w posiadaniu prawomocnego wyroku sądowego na kwotę 21.000 zł – sprawa została przekazana do komornika. Od trzech lat na konto Spółdzielni nie wpłynęła żadna kwota z tytułu opat czynszowych. Spółdzielnia posiada także wyrok sądowy na kwotę 9.000 zł, nie mniej nie jest on prawomocny i nie ma nakazu zapłaty.
Na sugestię p. A. Antoszewskiej odnośnie zmiany działającego opieszale komornika, p. prezes Kamińska poinformowała, że w przypadku egzekucji z nieruchomości na Bielanach zostało wyznaczonych dwóch komorników. Sprawę można przenieść „od jednego do drugiego”, ale wiąże się to z koniecznością rozpoczęcia całej procedury od początku. Licytacja nieruchomości odbywa się pod nadzorem sądu, który wyznacza terminy.
W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza zaleciła, aby radca prawny przygotował pismo do komornika z żądaniem przyspieszenia wszystkich procedur związanych z licytacją.
Pan Jerzy Brzozowski przekazał członkom Rady Nadzorczej informację nt. wynegocjowanej ceny ryczałtowej za 1 metr kwadratowy remontu balkonu z wykonaniem izolacji (800 zł netto) – zał. nr 3 do oryginału protokołu.
Pan Mirosław Hanf zwrócił uwagę, że w chwili obecnej balkony remontowane są ze środków funduszu remontowego, a środki te pochodzą w głównej mierze z rozliczeń wynikających z podziału Nauczycielskiej Spółdzielni. Stwierdził, że gdyby założyć, iż balkony będą remontowane, co 10 lat, to należy gromadzić pieniądze na ten cel np. poprzez zwiększenie odpisu na fundusz remontowy.
Pani Agnieszka Antoszewska zaproponowała, aby do tematu funduszu remontowego wrócić przy omawianiu planu gospodarczo-finansowego Spółdzielni na rok 2017.
Ad 5.
Informacja Przewodniczącej Rady Nadzorczej.
Pani Agnieszka Antoszewska poinformowała, że od czasu ostatniego spotkania nie ma do przekazania żadnych nowych informacji. Pozostałe informacje zostaną przekazane w kolejnych punktach porządku obrad.
Ad 6.
Informacje Przewodniczących Komisji Rady Nadzorczej.
Pani Krystyna Mazurek – Groszkowska poinformowała, że w ostatnim czasie komisja rewizyjna nie zbierała się.
Pan Stanisław Koślacz poinformował, że od czasu ostatniego zebrania Rady Nadzorczej komisja techniczna także nie odbyła żadnego zebrania.
Ad 7.
Omówienie i ustalenie stanowiska w sprawach związanych z ochroną osiedla.
Pani prezes Kamińska poinformowała, że w związku z podniesieniem płacy minimalnej do 12 zł/godz. firma ochroniarska wypowiedziała Spółdzielni warunki umowy. Nowe warunki obowiązywać będą od 01 stycznia 2017 roku, a stawka to 16,60 zł/godz. brutto. Opłata miesięczna za te usługi wzrośnie do kwoty 11.952 zł (obecnie 7.855 zł). Przełoży się to na wzrost czynszu z 0,27 zł/m2 powierzchni użytkowej lokalu i garażu na 0,42 zł/m2, a więc o 0,15 zł/m2. Spółdzielnia nie znalazła tańszych ofert. Zarząd rozważał zatrudnienie pracowników ochrony, ale był to koszt porównywalny do oferowanego przez firmę.
Alternatywą jest ograniczenie godzin pracy pracowników do 16 godzin dziennie, co pozwoli na utrzymanie kosztów na dotychczasowym poziomie. W ocenie Zarządu w przypadku wyboru tego wariantu korzystniejsze byłoby wprowadzenie dyżurów od godz. 7 rano do godz.
23. Zamknięcie bramy wjazdowej następowałoby o godz. 23 , a wjazd na teren osiedla w godzinach nocnych byłby możliwy tylko dla służb. Furtki byłyby zamknięte na stałe, z możliwością wpuszczania gości przez domofon bezpośrednio z lokalu. Wariant ten wymaga zamontowania domofonów z dostępem przy bramach, których koszt to około 100.000 zł.
W wyniku dyskusji, w której glos zabrali pp.: M. Hanf, K. Groszkowska – Mazurek, K. Patoka, W. Borkowski, T. Kamińska, J. Brzozowski, S. Koślacz ustalono, że przygotowując projekt planu gospodarczo-finansowego Zarząd uwzględni pozycję dotyczącą wymiany domofonów (video domofony) z systemem wejścia na teren Spółdzielni za pomocą czipów. Działanie to być może pozwoli na ograniczenie zakresu działania ochrony.
Ad 8.
Omówienie i ustalenie stanowiska w sprawach związanych z umowami na konserwację zasobów Spółdzielni.
Pani Agnieszka Antoszewska poinformowała, że poprosiła o Zarząd o przygotowanie informacji nt.: wynagrodzeń pracowników Spółdzielni, kosztów wynikających z umów – zleceń, a także nt. umów zawartych z firmami zewnętrznymi na konserwację, jak również zakresu obowiązków tych firm. Ponadto Zarząd miał udzielić odpowiedzi, czy firmy, z którymi podpisano umowy stałe na konserwacje wystawiają także dodatkowe faktury na
inne roboty. Zapytała także, czy w Spółdzielni prowadzony jest rejestr interwencji firm zewnętrznych świadczących usługi w ramach umów ryczałtowych. Ponadto stwierdziła, że chciałaby mieć wiedzę, ile faktur i na jakie roboty, poza umowami stałymi wystawiły firmy konserwujące zasoby Spółdzielni.
Pani Teresa Kamińska poinformowała, że informacja nt. zakresów zadań firm współpracujących ze Spółdzielnią została przygotowana na piśmie i przekazana członkom Rady przed zebraniem – zał. nr 4 do oryginału protokołu.
Odnośnie faktur wystawianych przez firmy (poza umowami stałymi), to w obecności księgowej należy je sprawdzić (faktura po fakturze) lub Zarząd może przekazać wydruki analityczne. Firma konserwująca bramy, w ramach umowy stałej konserwuje te urządzenia, ale w przypadku awarii zgłasza ten fakt Spółdzielni, otrzymuje zlecenie i kupuje części, za które płaci Spółdzielnia. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku konserwacji elektrycznej, kiedy elektryk za zlecenie Spółdzielni kupuje lampy, a Spółdzielnia za nie płaci. Firma hydrauliczna wystawiła dodatkową fakturę za wymianę urządzeń w węzłach cieplnych.
Fakturę tę przeanalizował p. S. Koślacz i nie zgłosił żadnych zastrzeżeń, ponieważ wszystkie pozycje były zgodne. Poinformowała także, że Spółdzielnia nie prowadzi rejestrów – kontrolek interwencji poszczególnych firm, ponieważ w wielu przypadkach mieszkańcy bezpośrednio umawiają się z pracownikami firm. Stwierdziła, że jeśli taka jest wola Rady Nadzorczej, to Zarząd nie widzi przeszkód w rozwiązaniu obecnych umów i zawarciu umów z innymi podmiotami, na innych warunkach.
W wyniku dyskusji, w której głos zabrali: p. M. Hanf, p. K. Patoka, p. A. Antoszewska, p. S. Koślacz, Rada Nadzorcza przyjęła następujące ustalenia:
Na wniosek p. A. Antoszewskiej (przez jeden miesiąc) Spółdzielnia będzie rejestrowała wszystkie wezwania dot. firmy hydraulicznej, po to, aby określić częstotliwość wezwań do napraw instalacji centralnego ogrzewania w mieszkaniach. Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku interwencji elektryka. Działanie to ma na celu sprawdzenie, czy ilość wezwań jest adekwatna do kosztów wynikających z obowiązujących umów.
Ponadto p. Agnieszka Antoszewska poprosiła o wyjaśnienia odnośnie usług informatycznych i uzyskała odpowiedź od p. prezes Kamińskiej, że kwota 1.894 zł dotyczy rocznego, a nie miesięcznego rozliczenia czynszów.
Ad 9.
Omówienie spraw związanych z windykacją należności, w tym sprawa p. A. Wojtoń.
Pani prezes Kamińska poinformowała, że sprawa p. XXXXX została omówiona w punkcie: „Sprawy wniesione”.
Ad 10.
Sprawy wniesione.
1. Pani Agnieszka Antoszewska poprosiła, aby projekt planu rzeczowo – finansowego został przygotowywany w programie Excel i rozesłany członkom Rady drogą elektroniczną.
2. Innych spraw wniesionych nie było.
Ad 11.
Wnioski w sprawie porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN oraz ustalenie terminu i porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN.
1. Ustalono, że następne posiedzenie Rady Nadzorczej odbędzie się 04 stycznia 2017 r.
o godz. 18.00.
2. Przedmiotem obrad zebrania będzie omówienie spraw związanych z bieżącą działalnością Spółdzielni oraz omówienie planu gospodarczo-finansowego Spółdzielni i planu remontów.
Ad 12.
Zakończenie obrad.
Pani Agnieszka Antoszewska poinformowała, że porządek obrad posiedzenia został wyczerpany. Podziękowała wszystkim za udział w spotkaniu i zakończyła obrady w dniu 29 listopada 2016 r.
Na tym protokół zakończono.
Protokół sporządziła Dorota Hajkiewicz
Sekretarz Rady Nadzorczej ___________________
Mirosław Hanf
Przewodnicząca Rady Nadzorczej ______________________
Agnieszka Antoszewska
Załączniki do oryginału protokołu: 4 szt., w tym:
1. Lista obecności.
2. Porządek obrad zebrania.
3. Informacja nt. wynegocjowanej ceny ryczałtowej za 1 metr kwadratowy remontu balkonu z wykonaniem izolacji.
4. Informacja nt. zakresów firm współpracujących ze Spółdzielnią w zakresie konserwacji.
