Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie
10-578 Olsztyn, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 32
RIO.II.600-34/2018 Olsztyn, dnia 19 grudnia 2018 r.
Burmistrz Miasta Kętrzyna
Wystąpienie pokontrolne
W czasie kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Mieście Kętrzynie przez inspektorów kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie, w dniach od 13 sierpnia do 19 października 2018 roku, stwierdzono nieprawidłowości wymienione w protokole podpisanym w dniu 19 paździer- nika 2018 r.
W związku z tym, działając na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regio- nalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561), proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości.
W szczególności należy:
1. Zapewnić ciągłość numeracji raportów kasowych, stosownie do zasad określonych w dziale VI pkt 8
„Instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta w Kętrzynie” stanowiącej załącznik nr 1 do za- rządzenia Nr 232/03 Burmistrza Miasta z dnia 1 sierpnia 2003 r. w sprawie przepisów wewnętrz- nych regulujących gospodarkę finansową (z późn. zm.) - pkt 1.3.1. str. 9-10 protokołu kontroli.
2. Dokonując wypłat gotówki w kasie Urzędu egzekwować od osób odbierających gotówkę wskazania na rozchodowych dowodach księgowych daty jej otrzymania, stosownie do postanowień zawartych w dziale VI pkt 5 „Instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta w Kętrzynie” stanowiącej za- łącznik nr 1 do zarządzenia Nr 232/03 Burmistrza Miasta z dnia 1 sierpnia 2003 r. w sprawie prze-
pisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową (z późn. zm.) - pkt 1.3.3. str. 12–13, pkt 2.1.2.1. str. 96-100 protokołu kontroli.
3. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać z na podstawie rzetelnych dowodów księgowych, to jest zgodnych z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, komplet- nych, zawierających co najmniej dane określone w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o ra- chunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn. zm.) oraz wolnych od błędów rachunkowych, sto- sownie do art. 22 ust. 1 ustawy i zasad określonych w załączniku nr 8 do zarządzenia Nr 298/2017 Burmistrza Miasta Kętrzyn z dnia 29 grudnia 2017 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta Kętrzyn.
Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej ,,dowodami źródłowymi'' m.in. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki - pkt 1.3.6. str. 13-15, pkt 1.4.2.1.str. 16–
18 pkt 2.4.4.2. str. 41-42 protokołu kontroli.
4. Przy dokonywaniu rozliczenia podróży służbowych egzekwować od pracowników obowiązek rozli- czenia kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży, wskazanym w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w spra- wie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) – pkt 1.3.6. str. 13-15, pkt 2.1.2.5.1. str. 102–104 protokołu kontroli.
5. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 wrze- śnia 1994 r. o rachunkowości – pkt 1.4.2.1. str. 16-18, pkt 2.4.4.1. str. 40–41 protokołu kontroli.
6. Księgi rachunkowe prowadzić w sposób rzetelny, dokonując w nich zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – pkt 1.4.2.1. str. 16–18, pkt 2.4.3.3.2. str. 38, pkt 3.3.1.1. str. 45-49 protokołu kontroli.
7. Księgi rachunkowe prowadzić bezbłędnie, wprowadzając do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniając ciągłość za- pisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych, stosownie do art. 24 ust.
3 ustawy o rachunkowości – pkt 1.4.2.1. str. 16–18, pkt 3.3.1.1. str. 45-49 protokołu kontroli.
8. W księgach rachunkowych:
a) budżetu Miasta Kętrzyn:
- ewidencję operacji gospodarczych na kontach: 135 – „Rachunek środków na niewygasające wydatki”, 133 – „Rachunek budżetu”, 134 – „Kredyty bankowe”, 224 – „Rozrachunki budżetu”, 260 – „Zobowiązania finansowe” i 909 - „Rozliczenia międzyokresowe” prowadzić odpowied- nio do zasad ewidencjonowania operacji określonych w załączniku nr 2 pn. Plan kont dla bu- dżetów jednostek samorządu terytorialnego do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych za- kładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budże- towych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 1911) – pkt 1.4.2.1. str. 16–18, pkt 2.3.2.3. str. 24–25, pkt 2.3.6.4. str. 29, pkt 2.3.9. str. 30-31, pkt 3.3.1.1.
str. 45-49 protokołu kontroli,
- prawidłowo określać nazwy kont, tj. konta 901 jako „Dochody budżetu”, konta 902 jako „Wy- datki budżetu” zgodnie z wykazem kont zawartym w części I załącznika nr 2 pn. Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finan- sów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzi- bę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz „wykazem kont dla budżetu Gminy Miejskiej Kętrzyn” określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia Nr 298/2017 Burmistrza Miasta Kę- trzyn z dnia 29 grudnia 2017 roku w sprawie wprowadzenia zasad(polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta Kętrzyn – pkt 2.2. str. 19-22 protokołu kontroli.
b) Urzędu Miasta Kętrzyn:
- ewidencję operacji gospodarczych na kontach: 225 – „Rozrachunki z budżetami”, ·229 –
„Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” prowadzić odpowiednio do zasad ewidencjono- wania operacji na wymienionych kontach określonych w załączniku nr 3 pn. Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych do rozporządzenia Mini- stra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych za- kładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budże- towych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej – pkt 2.4.3.2.1. str. 35–
37, pkt 2.4.3.3.2. str. 38, pkt 2.4.3.3.2.1. str. 38-39 protokołu kontroli.
9. Zasady (politykę) rachunkowości wprowadzone do stosowania zarządzeniem Nr 298/2017 Burmi- strza Miasta Kętrzyn z dnia 29 grudnia 2017 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) ra- chunkowości w Urzędzie Miasta Kętrzyn zaktualizować i doprowadzić do zgodności z obowiązują- cymi przepisami, uwzględniając specyfikę jednostki, tj. ustalając zakładowy plan kont Urzędu Mia- sta Kętrzyn, konta wskazane w załączniku nr 3 pn. Plan kont dla jednostek budżetowych i samorzą-
dowych zakładów budżetowych do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie ra- chunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialne- go, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy ce- lowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypo- spolitej Polskiej, traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupeł- niona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce, stosownie do § 20 ust. 1 pkt 1 wym. rozporządzenia.
Za opracowanie zasad (polityki) rachunkowości jednostki i za jej aktualizację odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, zgodnie z wymogiem art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – pkt 2.2.
str. 19-22 protokołu kontroli.
10. Wydatki budżetowe klasyfikować we właściwych paragrafach (podziałkach) klasyfikacji budżeto- wej, zgodnie z opisem i objaśnieniami do paragrafów wydatków w szczegółowości określonej w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegó- łowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.) – pkt 2.3.6.2. str. 28-29 protokołu kontroli.
11. Przestrzegać zasady gospodarowania środkami publicznymi wyrażonej w art. 44 ust. 3 pkt 3 usta- wy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z póżn.zm.), zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikają- cych z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – pkt 2.4.3.1.2. str. 32- 34 protokołu kontroli.
12. Konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej prowadzić w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, karto- tek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, stosownie do art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – pkt 2.4.3.2.1. str. 35–37 pro- tokołu kontroli.
13. Zaangażowanie wydatków budżetowych danego roku budżetowego, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budże- towych w roku bieżącym, ujmować na bieżąco na koncie 998 – „Zaangażowanie wydatków bu- dżetowych” mając na uwadze art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jedno- stek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżeto-
wych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej – pkt 2.4.4.1. str. 40-41 protokołu kontroli.
14. Przestrzegać przepisów dotyczących sporządzania i przekazywania sprawozdań, w tym:
a) rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdaw- czości budżetowej (Dz. U. poz. 109 z późn. zm.), w szczególności poprzez:
- sporządzanie sprawozdań budżetowych rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycz- nym i formalno–rachunkowym wykazując w nich kwoty zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia – pkt 3.1.2.3.2. str. 43-44 pro- tokołu kontroli,
- sprawdzanie sprawozdań jednostkowych składanych Burmistrzowi przez kierowników jed- nostek budżetowych Miasta Kętrzyn pod względem formalno-rachunkowym, zgodnie z wy- mogiem określonym w § 9 ust. 3 rozporządzenia – pkt. 3.1.3.1.1. str. 44 protokołu kontroli.
b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), w szczególności poprzez:
- sporządzanie jednostkowego sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych akty- wów finansowych rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym, stosownie do § 10 ust. 4 ww. rozporządzenia, m.in. poprzez prezentowanie w układzie przedmiotowym tego sprawozdania należności wynikających ze złożonych depozy- tów w sposób określony § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 pn. Instrukcja sporządzania spra- wozdań do ww. rozporządzenia - pkt 3.3.1.1. str. 45–49 protokołu kontroli,
- sporządzanie sprawozdań w zakresie operacji finansowych: jednostkowych przez kierowni- ków jednostek sporządzających takie sprawozdanie, łącznych i zbiorczych przez przewodni- czącego jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia – pkt 3.3.1.2. str. 49-50 protokołu kontroli,
- sprawdzanie składanych Burmistrzowi przez kierowników jednostek budżetowych Miasta Kętrzyn sprawozdań w zakresie operacji finansowych Rb-N i Rb-Z pod względem formalno- rachunkowym, zgodnie z wymogiem § 10 ust. 6 rozporządzenia – pkt 3.3.2.1.1. str. 50-51 pro- tokołu kontroli.
15. Wyegzekwować od podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych obowiązek składa- nia informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych zgodnie z terminem określonym w art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r.
poz. 1445 z późn. zm.), zgodnie z którym osoby fizyczne, z zastrzeżeniem ust. 11, są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budow- lanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystą-
pienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w za- kresie podatku od nieruchomości lub od dnia zaistnienia zdarzenia” - pkt 1.2.4.1. str. 71-72 proto- kołu kontroli.
16. Pracownikom samorządowym zatrudnionym na podstawie powołania i umowy o pracę, tj. pracownikowi samorządowemu, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 21 listo- pada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1260 z późn. zm.), przyznawać nagrody wyłącznie za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, stosownie do przepisów art. 36 ust. 6 przywołanej ustawy o pracownikach samorządowych – pkt 2.1.1.2.3. str. 91-93 protokołu kontroli.
17. Diety radnym Rady Miejskiej w Kętrzynie wypłacać zgodnie z zapisami § 7 uchwały Nr XLII/231/09 Rady Miejskiej w Kętrzynie z dnia 29 stycznia 2009 r. w sprawie zasad przyzna- wania i wysokości diet radnych Rady Miejskiej w Kętrzynie, tj. nie później niż do 5 –go następnego miesiąca w kasie Urzędu lub na konto bankowe, wskazane przez radnego – pkt 2.1.2.1. str. 96–100 protokołu kontroli.
O wykonaniu powyższych wniosków należy zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Olsztynie w terminie 30 dni od daty ich doręczenia.
Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych, podlega ka- rze grzywny określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Kętrzynie, 2. A/a.
