szablony
korespondencji
z klientem
Na kolejnych stronach znajdziesz szablony maili: wiadomości powitalnej na dobre rozpoczęcie projektu, wiadomości ponagla- jącej, kończącej projekt, itd. Szablony możesz uzupełnić infor- macjami specyficznymi dla Twojego biznesu.Każda z tych wia- domości jest ważna, ale jeśli miałabyś skorzystać tylko z jednej z nich, wybierz wiadomość powitalną! Dzięki niej zbierzesz naj- ważniejsze informacje w jednym miejscu, przywitasz się z klien- tem i poinformujesz go jak będzie kształtować się Wasza współ- praca. Pamiętaj również, by do takiej wiadomości dołączyć harmonogram prac i harmonogram płatności.
Mamy nadzieję, że te wzory posłużą Ci jako inspiracja do stwo- rzenia własnych maili, dopasowanych do Twoich potrzeb!
powodzenia!
szablon emaila powitalnego
Dzień dobry [imię],
z tej strony [imię i nazwisko], asystentka / managerka / opiekun projektu w [nazwa Twojej firmy].
Bardzo się cieszę się, że będziemy razem pracować nad Twoim projektem [nazwa projektu].
Na początek mam dla Ciebie kilka ważnych informacji. Zaczynamy od spotkania online / na żywo, które pomoże Ci uporządkować wszystkie niepoukładane tematy związane ze strategicz- nym działaniem Twojej firmy. Zarezerwuj spotkanie tutaj: [link] .
Załączam Ci także materiał, który będzie Twoim krokiem numer 2: kwestionariusz z pytaniami na temat Twojego biznesu. Uzupełnij go po naszym spotkaniu według zaktualizowanej, uporządko- wanej wiedzy. Gotowy workbook wrzuć do udostępnionego folderu na Dropboxie tutaj: [link]. Do- staniesz osobnego maila z udostępnionym folderem. Jeśli go nie otrzymasz, koniecznie daj znać.
Workbook znajduje się w załączniku i możesz go edytować interaktywnie.
Dodatkowo, proszę o wstawienie do tego samego folderu wszystkich Twoich inspiracji, na przykład w formie zdjęć, lub linków do tablic inspiracji na Pinterest, jeśli masz tam konto. To będzie baza do znalezienia odpowiadającego Tobie kierunku [wpisz nazwę projektu]. Wstaw tam wszystko to, co Ci się podoba i odzwierciedla Ciebie i osobowość Twojej marki. Pamiętaj tylko proszę: czas na to zadanie masz przez tydzień od [data z harmonogramu]. W przeciwnym razie możemy się nie wyrobić w terminie. Kolejne dni będą intensywne: [imię] rozpocznie prace nad Twoim projektem.
Ważna będzie Twoja dostępność, abyś mogła dawać uwagi do zaproponowanych projektów.
Harmonogram prac znajdziesz w załączniku. Przejrzyj go proszę i daj znać, czy wszystko jest OK!
Miej też proszę na uwadze, że ma on charakter orientacyjny i działania mogą się przyśpieszyć lub opóźnić w zależności od warunków współpracy.
Na poszczególnych etapach będziesz poproszona o wrzucenie do folderu tutaj: [link] materiałów [nazwa materiałów]. A także przesłanie nam dostępów do [nazwa potrzebnych dostępów, np.
serwera, domeny, FTP]. Nie martw się jednak, bo będę do Ciebie pisać z wyprzedzeniem, czego na dany moment potrzebujemy. Poproszę Cię tylko, abyś trzymała się ze swojej strony wyznaczonych terminów, bo to ma duży wpływ na harmonogram prac i termin zakończenia przedsięwzięcia. My ze swojej strony również będziemy o tym pamiętać.
W razie pytań, daj proszę znać.
pozdrawiam Cię ciepło,
[imię i nazwisko, stopka mailowa]
[załączniki: harmonogram prac i harmonogram płatności]
szablon emaila z prośbą o podjęcie działania
Dzień dobry [imię],
z tej strony [imię i nazwisko], opiekun projektu w [nazwa Twojej firmy].
Zgodnie z harmonogramem, za [3 dni] będziemy przechodzić do kolejnego etapu projektu, czyli [tutaj nazwa projektu, np. projekt logo, projekt grafik społecznościowych, projekt banera, makie- ta strony www, etc.] Proszę Cię o przesłanie materiałów potrzebnych do realizacji tego zadania:
[tutaj nazwa materiałów, np. logo w wektorze, kody kolorów firmowych, teksty na stronę www].
Materiały wgraj do folderu tutaj: [link]. Czas na to zadanie masz do [data z harmonogramu].
Jeżeli z jakiegoś powodu nie możesz przygotować materiałów na czas, daj mi, proszę znać, żebym mogła uzwględnić to opóźnienie w harmonogramie. W razie pytań, proszę o wiadomość.
pozdrawiam,
[imię i nazwisko, stopka mailowa]
szablon emaila ponaglającego (działanie)
Cześć [imię klienta/tki],
Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku, a Twój biznes rozwija się zgodnie z planem.
Jednak chcę przypomnieć o rozpoczętym projekcie, który nie doczekał się realizacji zgodnie z har- monogramem przewidzianym na początku naszej współpracy. Jestem przekonana, że realiza- cja projektu przyniesie Ci [wypisz konkretne korzyści], dlatego zdecydowanie namawiam Cię do wznowienia prac.
Ostatnio udało nam się [wpisz, jaki był ostatni wykonany krok]. Żeby kontynuować prace, potrze- buję, abyś [wpisz, jakie jest pierwsze zadanie klienta według Twojego harmonogramu] najpóźniej do dnia [wpisz datę z harmonogramu].
Jeśli nie [wpisz zadanie klienta], dalsza realizacja projektu będzie niemożliwa, a nasza umowa zo- stanie rozwiązana.
Opcjonalnie, jeśli wiemy, że klient naprawdę tego potrzebuje: Na 2 dni przed podanym terminem przypomnę Ci jeszcze o [zadanie klienta].
Dodatkowo załączam proponowany harmonogram dalszych prac. Proszę o akceptację lub uwagi również najpóźniej do dnia [wpisz datę z harmonogramu].
Czekam na wiadomość zwrotną i Twój ruch. Do usłyszenia!
[imię i nazwisko, stopka mailowa]
szablon emaila ponaglającego (płatność)
wersja light
Dzień dobry [imię],
zgodnie z naszą umową w dniu [data] upłynął termin płatności faktury za [nazwa usługi]. Wiem jak jest: czasem w codziennej bieganinie formalności lądują na ostatnim miejscu. Jednak zgodnie z naszą umową płatność warunkuje dalsze realizowanie usługi, dlatego uprzejmie się przypomi- nam i proszę o dokonanie płatności najpóźniej do dnia [data]. Do czasu otrzymania należności realizacja projektu będzie wstrzymana, a prace zostaną wznowione, jak tylko płatność zaksięguje się na koncie.
Jeśli faktura gdzieś umknęła, załączam ją ponownie i liczę na szybki powrót do działań projekto- wych.
pozdrowienia, [imię i nazwisko]
wersja hard
Dzień dobry [imię],
zgodnie z naszą umową w dniu [data] upłynął termin płatności faktury za [nazwa usługi]. Nieopła- cenie faktury wiąże się ze [wstrzymaniem prac, zablokowaniem dostępu do powstałych projek- tów]. Płatność warunkuje przeniesienie majątkowych praw autorskich. Oznacza to, że nie możesz posługiwać się otrzymanymi dotychczas projektami, a każdorazowe użycie projektu w komunika- cji Twojej marki to złamanie ustawy o prawie autorskim.
W związku z powyższym wyznaczam datę [data] jako ostateczny termin dokonania płatności za [wykonane usługi]. Jeśli płatność nie zostanie zaksięgowana w tym terminie, otrzymasz ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty, a następnie sprawa zostanie skierowana na drogę postępo- wania sądowego.
Z poważaniem [imię i nazwisko]
szablon wezwania do zapłaty
Niniejszym wzywam [imię i nazwisko] zamieszkałego/ą w [adres], do zapłaty należności na sumę [00000 PLN] (słownie: [zero złotych polskich] brutto wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od dnia oznaczonego jako termin zapłaty do dnia uiszczenia płatności. Żądana należność na łącz- ną kwotę [00000 PLN], wynika z dokumentów o numerach: [numery nieopłaconych faktur]. Należ- ność ta powinna zostać opłacona w całości do dnia [data oczekiwanej płatności faktur]. Pomimo skierowania wezwań drogą mailową, kwota ta nie została uregulowana.
Wskazana należność winna być wpłacona najpóźniej do dnia [nowa data płatności] na poniższy numer konta: [dane konta]
wraz z odsetkami wynoszącymi na dzień ostatecznej wpłaty [wysokość odsetek, aby je obliczyć, skorzystaj z kalkulatora https://kalkulatory.gofin.pl/Kalkulator-odsetek-ustawowych,12.html]
W przypadku nieuregulowania należności we wskazanym terminie sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego.
Załączniki:
Kopia korespondencji mailowej w wersji light Kopia korespondencji mailowej w wersji hard Oryginał faktury nr [00/00]
Umowa nr [00/00] z dnia [data]
Kopia korespondencji mailowej potwierdzającej zgodę na harmonogram płatności wynikających z Umowy nr [00/00] z dnia [data]
szablon emaila zamykającego nieukończony projekt
Cześć [imię klienta/tki],
Niestety nie otrzymałam od Ciebie odpowiedzi na wiadomość wysłaną w dniu [wpisz datę]. Tym samym projekt [wpisz nazwę projektu], którego realizacja nie doszła do skutku, uważam za za- mknięty.
Jeśli podpisywałaś umowę: Zgodnie z postanowieniami umownymi, z dniem dzisiejszym rozwiązuję umowę świadczenia usług graficznych. Odpowiedni dokument znajdziesz w załączeniu.
Załączam także wszystkie pliki, które do tej pory zostały opracowane w ramach współpracy i opła- cone według stosownych faktur. Są to [wypisz załączone pliki].
Jeśli używasz dysku w chmurze lub WeTransfer: Wszystkie pliki, które do tej pory zostały opracowane w ramach współpracy i opłacone według stosownych faktur, znajdziesz po tym linkiem [link]. Są to [wypisz pliki]. Będą one dostępne pod linkiem przez [wpisz jak długo]. Po tym czasie zostaną usunięte.
Jeśli pozostają jeszcze pliki do rozliczenia: Jednocześnie zwracam uwagę, że nasze prace objęły także [lista wykonanych, a nierozliczonych zadań], które nie zostały rozliczone. Załączam zatem fakturę na kwotę [wpisz wartość faktury] do opłacenia w terminie 7 dni. Po płatności przekażę odpowied- nie pliki.
Jeśli chciał(a)byś wznowić prace, to najbliższe terminy realizacji przypadają na [wpisz swoją do- stępność]. Projekt podlega ponownej wycenie. Przed podjęciem współpracy chciałabym się z Tobą spotkać [podaj datę, miejsce spotkania] i omówić założenia płynnej współpracy, komfortowej dla obydwu stron.
Do usłyszenia!
[Twój podpis]
szablon emaila kończącego projekt
Hej [imię],
nasza współpraca zbliża się do szczęśliwego końca. W związku z tym chciałabym Cię zaprosić na szkolenie online, na którym oprowadzę Cię po Twojej [nowej identyfikacji wizualnej / po Twojej stronie www] i wytłumaczę Ci jego/jej tajniki.
Po spotkaniu udostępnię Ci nagranie, dzięki czemu będziesz mogła w dowolnej chwili wrócić do naszego spotkania i bez problemu przypomnieć sobie, o czym rozmawiałyśmy.
Kliknij tutaj w link, by zarezerwować datę i godzinę spotkania w kalendarzu online. Szkolenie od- bywa się za pośrednictwem programu [nazwa programu, np. Zoom].
pozdrowienia,
[imię i nazwisko, stopka mailowa]
szablon prośby o rekomendacje
Hej [imię],
z tej strony [Twoje imię i nazwisko] z [nazwa firmy].
Kontaktuję się z Tobą w sprawie rekomendacji. Chętnie dowiem się, co najbardziej podobało Ci się we współpracy ze mną, ale również co Twoim zdaniem mogłabym zrobić lepiej i gdzie nasz proces nie do końca się sprawdził.
W załączeniu znajdziesz formularz z pytaniami. Gdybyś znalazła czas na wypełnienie pliku i ode- słanie go mailem, byłoby super! A jeśli masz ochotę podzielić się Twoimi wrażeniami online, mo- żesz również opublikować opinię o naszej współpracy na moim firmowym profilu na Facebooku [link do zakładki Rekomendacje na Facebooku].
pozdrawiam serdecznie,
[imię i nazwisko, stopka mailowa]
