DZI.261.89.2021 Załącznik nr 1 Wymagania Ofertowe
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzanie badania sprawozdania finansowego Instytutu Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie za okresy: od 1 stycznia do 31 grudnia 2021 roku i od 1 stycznia
do 31 grudnia 2022 roku.
II. Terminy realizacji i przekazania dokumentacji
1. Udział w inwentaryzacji: harmonogram inwentaryzacji zostanie przekazany Wykonawcy wybranemu w wyniku nin. postępowania, po podpisaniu umowy.
2. Czynności wstępne na przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego,
obejmujące w szczególności weryfikację ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych:
w przypadku każdego ze sprawozdań mogą być rozpoczęte od miesiąca lutego, nawet przed zamknięciem roku badanego.
3. Termin zakończenia badania sprawozdania finansowego wraz z przekazaniem całokształtu sprawozdania z badania sprawozdania finansowego, nie później niż do:
- za rok 2021 do 25 marca 2022 r., - za rok 2022 do 24 marca 2023 r.
4. Wykaz dokumentów i zestawień potrzebnych do przeprowadzenia badania
Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie do dnia 31 stycznia w przypadku każdego ze sprawozdań.
5. Termin przekazania Wykonawcy sprawozdania finansowego, wymaganych przez Wykonawcę dokumentów i zestawień, o których mowa w pkt. 4, do dnia:
- za rok 2021 do 09 marca 2022r., - za rok 2022 do 09 marca 2023 r.
III. Sposób i termin płatności faktury
Przelewem w terminie do 30 dni licząc od daty dostarczenia faktury Zamawiającemu. Fakturę VAT Wykonawca winien wystawić po wykonaniu przedmiotu umowy potwierdzonego
protokołem.
IV. Podstawowe dane
Wielkości charakterystyczne Rok badany (2021)
dane szacunkowe Rok poprzedni (2020)
1. Suma bilansowa 182.000.000,00 177.919.824,97
2. Suma przychodów ogółem 90.208.000,00 88.426.115,51 3. Wynik finansowy netto 1.200.000,00 1.698.017,01
4. Liczba zatrudnionych osób 563 562
5.
Liczba dokumentów księgowych:
- dokumenty zakupu - dokumenty sprzedaży
34500 4500 30000
34062 4459 29608 Do obliczenia ceny oferty dane szacunkowe za rok badany 2022 należy przyjąć jak za rok 2021.
Księgi rachunkowe prowadzone są według ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217).
V. Wymagania
a) Wykonawca i biegły rewident powinien posiadać znajomość zasad gospodarki
finansowej instytutów naukowych PAN oraz przepisów dotyczących zasad finansowania nauki.
b) Wykonawca winien zapewniać udział osób posiadających uprawnienia do wykonywania czynności biegłego rewidenta określone ustawą z 11 maja 2017 r. o biegłych
rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2020 r., poz.
1415).
c) Udział w inwentaryzacji istotnych składników majątkowych, o którym mowa w art. 66 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217).
VI. Kryteria oceny ofert:
- Cena: 80 %
Liczona jako iloraz: łącznej ceny oferty najtańszej i łącznej ceny oferty ocenianej x 80 %.
- Posiadane doświadczenie : 20 %
Liczona jako iloraz: ilości wykonanych usług podobnych oferty ocenianej wg załącznika nr 6 do ogłoszenia i największej oferowanej ilości wykonanych usług podobnych x 20 %.
Uwaga: do celów obliczenia ilości punków przyjmuje się maksymalnie wykonanie 5 badań sprawozdań finansowych w jednostkach Polskiej Akademii Nauk lub innych jednostkach naukowych.
Przy czym 1% = 1pkt.
VI. Specyfikacja dokumentów
1) Oferta winna być złożona nie później niż do dnia 08.09.2021 r. do godz. 10:00 w jednej zaklejonej kopercie lub nieprzeźroczystym opakowaniu, zamkniętym w sposób trwały. Na kopercie powinien znajdować się adres Wykonawcy, a koperta powinna być zaadresowana w sposób następujący:
Nazwa i adres firmy do korespondencji Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Radzikowskiego 152
31-342 Kraków Oferta na: „Przeprowadzanie badania sprawozdania finansowego IFJ PAN w Krakowie”
Znak sprawy: DZI.261.89.2021 Nie otwierać przed 08.09.2021 roku godz. 10:30
lub
drogą elektroniczną w formie skanu dokumentów, na adres e-mail krystyna.adamek@ifj.edu.pl za potwierdzeniem otrzymania e-maila.
Uwaga: Oferta wysłana drogą elektroniczną musi być oznaczona tytułem: „Oferta nr DZI.261.89.2021”. Pliki ofert złożonych drogą elektroniczną będą otwarte w tym samym terminie co oferty złożone pisemnie w kopertach.
2) Oferta musi być sporządzona w języku polskim oraz musi zostać podpisana przez osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy. Dopuszcza się nazwy elementów w języku angielskim
3) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
4) Każda strona oferty winna być ponumerowana i zaparafowana.
5) Oferta musi zawierać propozycję ceny wg formuły określonej przez Zamawiającego.
6) Do oferty należy dołączyć:
a. krótki opis firmy audytorskiej (Wykonawcy) oraz przyjętej metody badania;
b. wypełniony formularz oferty - załącznik nr 2;
c. oświadczenie podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych o spełnianiu wymogów niezależności, o których mowa w art. 69–73
i zgodnie z art. 74 ustawy z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2020 r., poz. 1415) - załącznik nr 3;
d. oświadczenie biegłego rewidenta o spełnianiu wymogów niezależności, o których mowa w art. 69–73 i zgodnie z art. 61 ustawy z 11 maja 2017 r.
o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U.
z 2020 r., poz. 1415) - załącznik nr 4;
e. zaakceptowany wzór umowy – załącznik nr 5;
f. wykaz wykonanych usług – załącznik nr 6, wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, że prace te zostały wykonane należycie.
7) Ponadto do oferty należy dołączyć następujące dokumenty w postaci oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby:
- oryginał lub kserokopia, poświadczona przez Wykonawcę za zgodność
z oryginałem aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo dokumentu CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do CEIDG, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu
składania ofert;
- kopię polisy ubezpieczeniowej obowiązkowego ubezpieczenia;
- aktualne zaświadczenie o wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych;
8) Termin ważności oferty - minimalny okres jej ważności rozpoczyna się w dniu złożenia ofert, a kończy się nie wcześniej niż z dniem zakończenia postępowania,
a w przypadku Wykonawcy, który wygra konkurs w dniu podpisania umowy.
9) Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo wyboru oferty zgodnie
z Regulaminem postępowania konkursowego oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka
Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie, nieobjęte ustawą Prawo zamówień publicznych (Zarządzenie Dyrektora IFJ PAN nr 7/2021 z dnia 27 stycznia 2021 r.).
10) Zamawiający przedstawi Kanclerzowi Polskiej Akademii Nauk wniosek zawierający co najmniej trzy propozycje odnośnie Wykonawców (podmiotu oraz biegłego rewidenta) spełniających kryteria określone w Wymaganiach Ofertowych.
W przypadku, gdy spośród zgłoszonych przez Zamawiającego propozycji, żadna z nich nie zostanie wybrana, Zamawiający będzie zobowiązany do ponownego przeprowadzenia postępowania.
11) Główny Księgowy Polskiej Akademii Nauk po dokonaniu czynności sprawdzających wniosku, o którym mowa w pkt. 10), przekazuje do Zamawiającego pisemną informację o wyborze Wykonawcy. Informacja ta stanowi podstawę do zawarcia umowy na przeprowadzenie badanie sprawozdania finansowego ze wskazanym
12) Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
13) Do zawarcia umowy dojdzie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie dłuższym niż 21 dni od daty zamieszczenia informacji o wyniku postepowania na stronie internetowej Zamawiającego.
14) Informacja o wyniku postępowania konkursowego zostanie również przekazana drogą elektroniczną na adres e-mail określony w ofercie, wszystkim uczestnikom postępowania.
