JAK ZAPLANOWAĆ I PRZEPROWADZIĆ
EFEKTYWNE WARSZTATY
STRATEGICZNE?
MENU
1. Wprowadzenie.
Strategiczne zarządzanie pracą interdyscyplinarnego zespołu.
Podstawy efektywnej pracy warsztatowej.
2. Podstawowe założenia. Cele i narzędzia warsztatowe.
3. Dekalog moderatora.
Kluczowe zasady efektywnych warsztatów strategicznych.
4. Warsztaty online. Jak wycisnąć wszystkie soki z grupy warsztatowej?
5. Podsumowanie. Tips & tricks z
przeprowadzonych warsztatów.
TEAM
WARSZTATOWY
Wojtek Walczak Dorota Ziółkowska
START!
APERITIF: PODSTAWY PRACY WARSZTATOWEJ.
STRATEGICZNE ZARZĄDZANIE GRUPĄ.
O TYM DLACZEGO Z PRACĄ
WARSZTATOWĄ JEST JAK Z JEDZENIEM
TORTU
NA WARSZTATACH KAŻDY MUSI DOSTAĆ SWÓJ KAWAŁEK.
ALE NIE KAŻDY MUSI LUBIĆ TORT.
PSYCHOLOGIA
PRACY GRUPOWEJ
PSYCHOLOGIA PRACY GRUPOWEJ
Grupa warsztatowa najczęściej składa się z osób pochodzących z różnych działów organizacji czy wręcz różnych organizacji pracujących nad
wspólnym projektem.
PSYCHOLOGIA PRACY GRUPOWEJ
Grupa warsztatowa najczęściej składa się z osób pochodzących z różnych działów organizacji czy wręcz różnych organizacji pracujących nad
wspólnym projektem. W normalnym trybie te osoby mogą nawet ze sobą bezpośrednio nie pracować, komunikując się
zaledwie za pomocą procedur lub firmowego
meila.
PSYCHOLOGIA PRACY GRUPOWEJ
Grupa warsztatowa najczęściej składa się z osób pochodzących z różnych działów organizacji czy wręcz różnych organizacji pracujących nad
wspólnym projektem. W normalnym trybie te osoby mogą nawet ze sobą bezpośrednio nie pracować, komunikując się
zaledwie za pomocą procedur lub firmowego meila.
Czynnik ludzki w wielu sprawach jest ciągle kluczowy - często wzajemne zrozumienie
i poznanie różnych perspektyw na ten sam projekt
jest superistotne dla jego skutecznego wdrożenia.
W
INTERDYSCYPLINARNYM ZESPOLE
ZAPEWNE KAŻDY
BĘDZIE
INNY
O ILE W OGÓLE BĘDZIE
ROBOTY MOGĄ TAŃCZYĆ ILE CHCĄ, ALE TO WCIĄŻ CZŁOWIEK JEST
NAJWAŻNIEJSZY.
CZYLI O PLANOWANIU PRACY GRUPOWEJ
CO PAŃSTWU PODAĆ?
KLUCZOWE
USTALENIA PRZED
WARSZTATAMI
ZAPROSZENIE NA WARSZTATY.
JAK NIE SPALIĆ EFEKTU?
PRZYGOTOWANIE SIĘ DO WARSZTATÓW.
CZY TO WAŻNE?
ROLA MODERATORA.
TAK, TWOJA ROLA.
JAK ŻYĆ?
W TRAKCIE WARSZTATÓW.
PO WARSZTATACH.
O CZYM KONIECZNIE
PAMIĘTAĆ?
PRZYSTAWKA: A NA CO KOMU TE WARSZTATY?
CZYLI USTALENIE CELÓW I DOBÓR
ODPOWIEDNICH NARZĘDZI.
CZYM
SĄ WARSZTATY
STRATEGICZNE?
A
CZYM NA PEWNO
NIE?
9
20
CZYM NA PEWNO
NIE?
9
20
Warsztaty nie są spotkaniem ad hoc, zrobionym dla samego faktu spotkania i porozmawiania.
To można zrobić na korytarzu albo w kuchni.
Jazda bez trzymanki jest dobra.
Szczególnie pijąc Red Bull’a albo Ocean Spray do soundtracku
Fleetwod Mac.
ALE TO NIE SĄ WARSZTATY.
Warsztaty to zaplanowany proces.
WARSZTATY TO NIE TYLKO BURZA MÓZGÓW.
Burza mózgów jest genialna.
Jeśli chcemy po prostu wystrzelić z grupy jak najwięcej różnych pomysłów.
Warsztaty mogą wykorzystywać burzę mózgów, ale zawsze pod kontrolą moderatora.
WARSZTATY TO NIE
POJEDYNEK GWIAZD PRZED PUBLICZNOŚCIĄ NA ŻYWO.
Warsztaty to praca grupowa.
WARSZTATY TO NIE SESJA DYI.
Warsztaty to wcześniej przygotowane
narzędzia i materiały.
CZYM
SĄ WARSZTATY
STRATEGICZNE?
9
20
Warsztaty strategiczne zawsze mają przemyślaną strukturę, zadania i cel, do
którego dążymy.
CEL JEST ZAWSZE NAJWAŻNIEJSZY.
Do niego dobieramy zespół, narzędzia, zadania,
ćwiczenia warsztatowe.
STRUKTURA WARSZTATU.
Logicznie zaplanowana, zgodnie z dostępnym
czasem i komfortem pracy grupy.
ZADANIA WARSZTATOWE.
Przemyślane, przygotowane wcześniej, proste i jasno opisane.
Z jasnymi wytycznymi dla grupy.
JEDEN WARSZTAT, JEDEN CEL!
Dwa cele? To może dwa warsztaty, może krótsze?
I bez frytek do tego.
WASZTATY TO ROZWIĄZANIE KONKRETNEGO PROBLEMU PRZEZ ZESPÓŁ ROBOCZY.
Takiego problemu, którego nie można rozwiązać
w pojedynkę.
ZAJĘCIE SIĘ TEMATEM Z RÓŻNYCH PERSPEKTYW.
Działając w podgrupach, z szerokim kadrowaniem
zadania.
CO ZROBIĆ, ŻEBY WARSZTATY BYŁY EFEKTYWNE?
OD CZEGO ZACZĄĆ?
O CZYM NIGDY NIE ZAPOMINAĆ?
PIERWSZE DANIE: DEKALOG MODERATORA.
KLUCZOWE ZASADY EFEKTYWNYCH
WARSZTATÓW STRATEGICZNYCH.
1. Ustal jasny i konkretny cel warsztatów, dokładnie zaplanuj agendę.
2. Przygotuj zawartość warsztatów wraz z narzędziami.
3. Daj każdemu uczestnikowi poczuć się istotną częścią grupy.
4. Pracuj w podgrupach, dziel zadania.
5. Motywuj do pracy, nagradzaj za efekty.
DEKALOG
DEKALOG
6. Make it fun.
7. Moderuj – daj mówić i kończ dyskusje.
8. Bądź odpowiedzialny za efekt końcowy.
9. Pamiętaj o psychologii pracy grupowej.
10. Słuchaj uczestników i pamiętaj o
strategicznym celu warsztatów.
USTAL JASNY I KONKRETNY CEL WARSZTATÓW.
DOKŁADNIE ZAPLANUJ AGENDĘ
1.
PRZYGOTUJ ZAWARTOŚĆ WARSZTATÓW WRAZ Z
NARZĘDZIAMI.
2.
DAJ KAŻDEMU UCZESTNIKOWI POCZUĆ SIĘ ISTOTNĄ CZĘŚCIĄ
GRUPY.
3.
PRACUJ W PODGRUPACH.
DZIEL ZADANIA.
4.
MOTYWUJ DO PRACY, NAGRADZAJ ZA EFEKTY.
5.
PRZERWA NA REKLAMĘ
MAKE IT FUN!
6.
MODERUJ.
DAJ MÓWIĆ I KOŃCZ DYSKUSJE.
7.
BĄDŹ ODPOWIEDZIALNY ZA EFEKT KOŃCOWY.
8.
PAMIĘTAJ O PSYCHOLOGII PRACY GRUPOWEJ.
9.
SŁUCHAJ UCZESTNIKÓW
I PAMIĘTAJ O STRATEGICZNYM CELU WARSZTATÓW.
10.
DRUGIE DANIE: WARSZTATY ONLINE vs OFFLINE.
KLUCZOWE RÓŻNICE I ZASADY.
MIĘDZY TORTEM A BAGIETKĄ, CZYLI CZYM RÓŻNIĄ SIĘ
WARSZTATY ONLINE I OFFLINE
ALE KTO POWIEDZIAŁ, ŻE SIĘ NIE
DA?
1. Załóż więcej czasu
2. Testuj, testuj i jeszcze raz instruuj 3. Narzędzia przenieś do online’u 4. Emocje przenieś do online’u
5. Mniej gadania, więcej robienia
DEKALOG
DEKALOG
6. Wyczytuj z dziennika
7. Cameras on – pijamas off 8. Przełam lody
9. Pamiętaj o NETYKIECIE 10. Zaplanuj co możesz.
Przygotuj się na wszystko.
1. ZAŁOŻ WIĘCEJ CZASU
Nawet jeśli mamy do zrobienia te same ćwiczenia, które robimy offline, w
przestrzeni online potrzebujemy na nie
zdecydowanie więcej czasu.
2. TESTUJ, TESTUJ I JESZCZE RAZ
INSTRUUJ.
Może i mamy już doktorat z Zooma,
ale double – check jeszcze nigdy nie
był tak ważny.
https://miro.com/app/board/o9J_lU888Eo=/
3.
https://miro.com/app/board/o9J_lU888Eo=/
3.
4. EMOCJE I GESTY PRZENIEŚ DO
ONLINE’U
Pomachaj, przybij piątkę, bij brawo.
5. MNIEJ GADANIA, WIĘCEJ ROBIENIA
To nie tylko motto, które powinno przyświecać romantycznym relacjom na odległość, ale także tym, które
zawiązują się podczas pracy
warsztatowej – na odległość.
6. WYCZYTUJ Z DZIENNIKA
Nie wstydź się i przyjmij postawę
nauczycielską z godnością. Robisz to po to, żeby podtrzymać uwagę uczestników
podczas warsztatu.
Przecież wszyscy wiemy, że perspektywa
drzemki / wykończenia obiadu / nadrobienia serialu podczas call’a jest co najmniej
kusząca.
7. CAMERAS ON – PIJAMAS OFF!
Jeśli chcesz, żeby wszyscy uczestnicy czuli się częścią grupy i warsztatu, jako takiego –
przyjmij zasadę, że w momencie zabierania
głosu włączacie kamerki.
8. PRZEŁAM LODY!
Czemu tu jestem? Kim jest ten
typ z awatarem GZ i AF? Co
mam tu robić?
9. NETIQUETTE
Warsztaty online i offline różnią się narzędziami i procesem, ale jedno jest niezmienne – kultura osobista, która w online jest
chyba jeszcze ważniejsza.
10. ZAPLANUJ CO MOŻESZ –
PRZYGOTUJ SIĘ NA
WSZYSTKO.
DESER: TIPS & TRICKS.
PODSUMOWANIE.
JAK NIE ZWARIOWAĆ?
PLANOWANIE
PRZYGOTOWANIE
PROWADZENIE
PODSUMOWANIE
PLANOWANIE
PRZYGOTOWANIE
PROWADZENIE
PODSUMOWANIE Dobre zaplanowanie
warsztatów pozwoli na przygotowanie
odpowiednich narzędzi, które będą wspierać cel spotkania.
PLANOWANIE
PRZYGOTOWANIE
PROWADZENIE
PODSUMOWANIE Dobre zaplanowanie
warsztatów pozwoli na przygotowanie
odpowiednich narzędzi, które będą wspierać cel spotkania.
Poświęcenie dużej ilości czasu na przygotowanie do warsztatów powoduje, że czujemy się pewnie podczas jego prowadzenia.
PLANOWANIE
PRZYGOTOWANIE
PROWADZENIE
PODSUMOWANIE Dobre zaplanowanie
warsztatów pozwoli na przygotowanie
odpowiednich narzędzi, które będą wspierać cel spotkania.
Poświęcenie dużej ilości czasu na przygotowanie do warsztatów powoduje, że czujemy się pewnie podczas jego prowadzenia.
Odpowiednia komunikacja i budowanie zaangażowania podczas pracy jest kluczem do efektywnego prowadzenia warsztatów.
PLANOWANIE
PRZYGOTOWANIE
PROWADZENIE
PODSUMOWANIE Dobre zaplanowanie
warsztatów pozwoli na przygotowanie
odpowiednich narzędzi, które będą wspierać cel spotkania.
Poświęcenie dużej ilości czasu na przygotowanie do warsztatów powoduje, że czujemy się pewnie podczas jego
prowadzenia.
Odpowiednia komunikacja i budowanie zaangażowania podczas pracy jest kluczem do efektywnego prowadzenia warsztatów.
Podtrzymanie relacji po spotkaniu i
zebranie informacji zwrotnej pozwoli na realizację jeszcze lepszych warsztatów w przyszłości.
TIPS & TRICKS
1. Kto pyta nie błądzi: przed warsztatem trzeba dokładnie określić jego cel,
planowane efekty, liczbę i zakres
kompetencji uczestników, czas trwania warsztatu etc. Pomocne w tym może być szukanie odpowiedzi na pytania:
1. Na jakim etapie projektu odbędą się warsztaty? Czy to jest start, spotkanie mające wygenerować pomysły na
dalszą działalność? A może po drodze pojawił się jakiś problem, który teraz trzeba rozwiązać?
2. Jakie są cele i oczekiwane efekty warsztatu? Z czym chcemy z niego wyjść, co chce zobaczyć klient w jego podsumowaniu?
TIPS & TRICKS
3. Kto powinien wziąć w nim udział?
Jakie kompetencje będą nam
potrzebne podczas warsztatu? Kto musi, a kto może na nim być?
4. Ile jest czasu na przygotowanie
spotkania? Co zdążysz w tym czasie zrobić i co zdążą przygotować
uczestnicy?
5. Ile czasu mogą trwać warsztaty biorąc pod uwagę możliwości i
ograniczenia?
TIPS & TRICKS
2. Podziel warsztat na 3 części:
1. Otwarcie 2. Eksploracja 3. Zamknięcie
3. Całodzienne sesje są mniej
efektywne (a szczególnie online):
online najlepiej sprawdzają się 2-3
godzinne sesje, więc zamiast planować jeden meta-warsztat – podziel go na kilka krótszych spotkań. Jeśli
całodniowy warsztat offline to jedyna opcja – zaplanuj kilka krótszych i
przynajmniej jedną długą (45 min – 1h) przerwę.
TIPS & TRICKS
4. Łącz pracę indywidualną z
prezentacją wyników na forum:
uczestnicy wezmą większą odpowiedzialność za udział w spotkaniu.
5. W warsztatach offline zmieniaj składy podgrup, natomiast w
przestrzeni online może to być zbyt duże wyzwanie.
6. Nawiąż kontakt z uczestnikami
jeszcze przed warsztatem: pomyśl o zadaniu domowym, które da Wam punkt wyjścia do pracy oraz podniesie efektywność podczas warsztatów,
pomyśl o założeniu grupy warsztatowej w jednym z komunikatorów.
TIPS & TRICKS
7. Stwórz dwie agendy: jedną, z ramowym planem warsztatu, dla uczestników; drugą – znacznie dokładniejszą – dla
prowadzących.
8. Korzystaj z maksymalnie 2 narzędzi w przestrzeni online: Im więcej narzędzi, tym większe ryzyko, że coś pójdzie
niezgodnie z planem
TIPS & TRICKS
9. Pamiętaj o PERMA: Positive Emotions – Engagement – Relationships – Meaning – Achievements
10. Przygotuj alternatywny kanał komunikacji w przestrzeni online.
Q&A
*WARSZTATOWA CHECKLISTA
PRZED WARSZTATEM
CEL WARSZTATU ETAP PROJEKTU
UCZESTNICY
LICZBA UCZESTNIKÓW OCZEKIWANY EFEKT
WARSZTATU
NARZĘDZIA WARSZTATOWE
ZADANIE DOMOWE
CZAS TRWANIA WARSZTATU
Jaki jest cel warsztatu? Co chce osiągnąć klient? Po co się spotykamy?
Na jakim etapie projektu odbędzie się warsztat? To dopiero początek czy projekt już trochę trwa?
Kto musi uczestniczyć w warsztacie, a kto tylko może? Jakie kompetencje są niezbędne do jego przeprowadzenia?
Ilu uczestników będzie łącznie na warsztacie? Ile grup stworzą? Jakie ćwiczenia możemy wykonać z taką grupą?
Jaki efekt ma wyniknąć ze wspólnej pracy? Z czym chcemy wyjść z warsztatu? Na jakie pytania odpowiemy w podsumowaniu warsztatu?
Jakich narzędzi najlepiej użyć by osiągnąć cele? Jak najprościej wytłumaczyć ich obsługę?
Co uczestnicy mogą zrobić przed warsztatem by wejść w warsztatowy kontekst i wykonać część pracy wcześniej?
Ile mamy czasu na warsztat? Czy jedno spotkanie wystarczy na zrealizowanie założonych celów?
