PROTOKÓŁ
z kontroli problemowej
przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej przy ul. 11 Listopada 1 w Będzinie.
Kontrolę przeprowadziła:
– mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej,
działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III . 0113/III- 112/10 z dnia 06.09.2010r.
Kontrola została przeprowadzona w dniach od 08.09.2010 do 24.09.2010r. na podstawie Zarządzenia nr 192/2010 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 06.09.2010r. w sprawie przeprowadzenia kontroli w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Będzinie przy ul.11 Listopada 1 i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrola została wpisana do książki kontroli MOPS pod numerem 35. Poprzednią kontrolę z ramienia Urzędu Miejskiego przeprowadził Referat Kontroli Wewnętrznej UM w 2006r. Kontrolą tą objęto działalność finansową MOPS w okresie od stycznia 2006 do czerwca 2006r. Weryfikacji wówczas poddano następujące tematy:
– gospodarka funduszem płac – gospodarka kasowa
– ustalenia dodatkowe
W wyniku w/w kontroli wniosków pokontrolnych nie wydano.
Zakres kontroli:
Kontrolą objęto okres od grudnia 2009 do lipca 2010 r .
Tematyka kontroli:
Kontrola działalności finansowej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie w okresie od grudnia 2009 do lipca 2010r,zgodnie z art.247 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r o finansach publicznych (Dz.U nr 157 poz .1240 z późn.zm.) .
Dane ogólne:
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej jest jednostką budżetową , której Dyrektorem jest Pani mgr Marzena Jaworska, powołana na to stanowisko z dniem 17.12.1996r.
Statut Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej został wprowadzony uchwałą nr XLIV/781/2009 Rady Miejskiej w Będzinie z 28.09.2009r,w którym zostały określone cele i zadania MOPS.Celem Ośrodka jest wykonywanie zadań własnych , zadań zleconych z zakresu pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych. Do zadań Ośrodka w zakresie wykonywania zadań własnych Gminy z zakresu pomocy społecznej należy m.in.:
– współdziałanie w opracowaniu i realizacji gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych ze szczególnym uwzględnieniem programów pomocy społecznej ,profilaktyki rozwiązywania problemów alkoholowych i innych,których celem jest integracja osób i rodzin z grup szczególnego ryzyka
Natomiast do zadań z zakresu zadań zleconych należy m.in.:
– przyjmowanie i wypłacanie zasiłków stałych, – przyznawanie zasiłków okresowych,
W Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Będzinie wprowadzono następujące uregulowania wewnętrzne zagadnień finansowych:
– polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem nr 11/2008 Dyrektora MOPS z 31.10.2008 – instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 11
Dyrektora MOPS z 21.10.2008r
– zakładowy plan kont , stanowiący załącznik nr 1 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów – instrukcja kasowa, stanowiąca załącznik nr 2 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów
– zasady gospodarki inwentarzowej,stanowiące załącznik nr 3 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów
– instrukcja inwentaryzacyjna, stanowiąca załącznik nr 4 do do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów
– zasady księgowości prowadzonej przy użyciu komputera ,stanowiące załącznik nr 5 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów
– regulamin wynagradzania, wprowadzony zarządzeniem nr 7/2010 Dyrektora MOPS z 08.06.2010r
– ustalenia zasad kontroli zarządczej wprowadzone zarządzeniem nr 2/2010 Dyrektora MOPS z dnia 04.01.2010r
USTALENIA KONTROLI
W ramach niniejszej kontroli weryfikacji poddano następujące zagadnienia:
• 1.wydatki poniesione na wynagrodzenia
• 2.prawidłowość sporządzenia bilansu
• 3.inwentaryzacja
• 4.gospodarka kasowa
• 5.sprawozdawczość budżetowa
• 6.windykacja należności z funduszu alimentacyjnego
• 7.środki na zakładowy fundusz socjalny
• 8.ustalenia dodatkowe
1.Wydatki poniesione na wynagrodzenia
Kontroli poddano prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzeń następujących losowo wybranych pracowników :
1.dyrektor
2.główna księgowa 3.z-ca głównej księgowej
4.kierownik działu organizacyjnego 5.kierownik działu świadczeń
6.kierownik działu świadczeń- sekcja świadczeń 7.podinspektor księgowości
8.st. referent księgowości 9.pomoc administracyjna 10.referent księgowości 11.aspirant pracy socjalnej 12.kierownik jadłodajni
13.referent księgowości p.o.kasjera 14.starszy pracownik socjalny
Sprawdzeniem objęto: umowy o pracę, przedmiotowe pisma angażujące,świadectwa pracy, karty wynagrodzeń, listy płac pracowników za miesiące :grudzień 2009 poz.ks.B-328/12/09,B-360- 372/12/09,B-378-379/12/09,lipiec 2010 poz.ks.B-247/07/10 B248-259/07/10 , przelewy wynagrodzeń.
Weryfikacji poddano:
-czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami
-prawidłowość sporządzania zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby list płac, wykonywanych przy pomocy programu komputerowego
-czy poszczególne składniki wynagrodzeń występujące w umowie o pracę zostały w odpowiedniej wysokości naniesione na listę płac
-prawidłowość obliczenia nagrody jubileuszowej
-staż pracy pracowników kontrolowanych - porównano, czy przydzielona stawka procentowa wysługi lat odpowiada stażowi pracy
-czy wypłata wynagrodzeń została na bieżąco wprowadzona do ewidencji księgowej.
W tym zakresie uchybień nie stwierdzono.
2.Prawidłowość sporządzenia bilansu
Przeprowadzona kontrola dotycząca prawidłowości sporządzenia bilansu za 2009rok wykazała, iż stan aktywów był równy stanowi pasywów .Aktywa trwałe zostały wykazane w kwocie netto tj. po odjęciu umorzenia.
Na majątek obrotowy składały się :
1. środki pieniężne na rachunkach bankowych
2. należności krótkoterminowe , niewymagalne od pracowników z tyt. udzielonej pożyczki z ZFŚS
Zobowiązania w bilansie wykazano jako krótkoterminowe ,niewymagalne i składały się na nie:
zobowiązania z tytułu dostaw i usług , uregulowane terminowo
zobowiązania z tytułu wynagrodzeń i pochodnych - dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2009r.
rozliczenia z tyt. środków na wydatki i dochody budżetowe ,przelew na r-k bankowy Gminy w dniu 05 .01.2010r
Sporządzenie bilansu poprzedzone było wykonaniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Bilans został zatwierdzony przez dyrektora jednostki.
Sprawdzono czy wykazane stany aktywów i pasywów w księgach rachunkowych na dzień ich
zamknięcia tj.31.12.2009 ujęto w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
W tym zakresie uchybień nie stwierdzono.
3.Inwentaryzacja
Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień każdego roku obrotowego jednostki przeprowadzają inwentaryzację aktywów pieniężnych, finansowych, środków trwałych.
Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w instrukcji inwentaryzacyjnej,zatwierdzonej przez dyrektora MOPS .
Jak wynika z tej instrukcji poprzez spis z natury przeprowadza się inwentaryzację :
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych raz na 4 lata,ostatni spis odbył się w roku 2007
środków pieniężnych w kasie wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego, zapasów w magazynie na ostatni dzień roku obrotowego
Zarządzeniem nr 16/2009 dyrektora MOPS z dnia 22.09.2009 r w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołano komisje : inwentaryzacyjną i spisową.
- Środki pieniężne w gotówce
W dniu 31.12.2009r. powołana przez dyrektora jednostki kontrolowanej komisja spisowa przeprowadziła inwentaryzację gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania , wyniki ujęto w protokole z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania.Stwierdzony stan gotówki w kasie jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej . Stan druków ścisłego zarachowania stwierdzony poprzez spis z natury zgodny ze stanem wynikającym z ewidencji.
- Środki pieniężne na rachunkach bankowych
Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych został potwierdzony przez ING Bank Śląski zawiadomieniem z dnia 31.12.2009r.dot.potwierdzenia sald rachunków bankowych MOPS Będzin .W bilansie wykazano stan środków zgodny ze stanem potwierdzonym przez bank na 31.12.2009r.
- Inwentaryzacja magazynu
W dniu 31.12.2009r powołana przez Dyrektora MOPS komisja spisowa dokonała inwentaryzacji zgodnie z zapisem w instrukcji inwentaryzacyjnej. Stan magazynu stwierdzony jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej stanu zapasów.
- Inwentaryzacja należności i zobowiązań .
Występujące na koniec 2009r należności i zobowiązania zinwentaryzowano w drodze weryfikacji salda
W wyniku przeprowadzonego spisu z natury stanu środków trwałych,przedmiotów nietrwałych przedmiotów niskowartościowych stwierdzono iż stan wynikający ze spisu jest zgodny ze stanem księgowym,nie stwierdzono różnic ani nadwyżek .
W kontrolowanej jednostce wg stanu na 31.12.2009r dokonano inwentaryzacji aktywów i pasywów zgodnie z art.26 ustawy o rachunkowości, co potwierdza protokół weryfikacji aktywów i pasywów wg stanu na dzień 31.12.2009r, podpisany przez główną księgową .
W tym zakresie uchybień nie stwierdzono.
4.Gospodarka kasowa
Zasady gospodarki kasowej zostały ujęte w instrukcji kasowej MOPS.
Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi referent p.o. kasjera. Kasjer podpisał
zakres obowiązków służbowych, deklarację o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę.
W dniu 24.09.2010 kontrolująca w obecności głównej księgowej przeprowadziła kontrolę stanu środków pieniężnych w kasie oraz druków ścisłego zarachowania . Protokół z kontroli kasy stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
5.Prawidłowość sporządzenia miesięcznego sprawozdania:
– RB-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.07.2010r
– RB-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30.06.2010r
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o:
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20 poz.103)
-ewidencje - syntetyczną i analityczną obrotów i sald wg stanu za okres kontrolowany
Sprawozdania sprawdzono pod względem zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej .
W tym zakresie uchybień nie stwierdzono.
6.Windykacja zaległości z funduszu alimentacyjnego . Kontrolę przeprowadzono w oparciu m.in.o :
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2001r w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji/Dz.U.nr 137 poz.1541 z późn.zm./
decyzje administracyjne wezwania do zapłaty tytuły wykonawcze
ewidencje :upomnień i tytułów wykonawczych
Wezwania do zapłaty sporządzane są w 2 egzemplarzach.
Weryfikacji poddano losowo wybrane 4 decyzje w sprawie orzeczenia o obowiązku zwrotu przez zobowiązanego należności z tyt.wypłaconych na osobę uprawnioną do alimentów świadczeń z funduszu alimentacyjnego .W kontrolowanych przypadkach zobowiązani nie uiścili wpłaty we wskazanym w decyzjach terminie,po którym wysłano do nich za potwierdzeniem zwrotnym wezwanie do zapłaty z wyznaczeniem terminu wpłaty,a następnie ostateczne wezwanie do zapłaty po bezskutecznym upływie terminu określonego w ostatecznym wezwaniu do zapłaty wystawiono tytuły wykonawcze.
7. Środki na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Zweryfikowano terminowość przekazywania środków na ZFŚS w kontrolowanej jednostce w I półroczu 2010r.
Wpływ środków na rachunek bankowy ZFŚS nastąpił dnia 27.05.2010r WB nr 12 w kwocie stanowiącej 75% naliczonego odpisu na ZFŚS na 2010r,co jest zgodne z art.6.2 ustawy z dnia 4 marca 1994r o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych/t.j.Dz.U.z 1996r nr 70 poz.335 z późn.zm./.
W tym zakresie uchybień nie stwierdzono.
8.Ustalenia dodatkowe
Zgodnie z przedstawioną w piśmie z dnia 09.07.2007r nr MOPS.4075/2007 informacją Dyrektora
Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie, o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21.06.2007 r nr KW.0913-03 /07 dot.kontroli realizacji w roku 2006 umowy nr SO-VIII.07163-3-2/06 zawartej pomiędzy Gminą Będzin a Caritas Diecezji Sosnowieckiej,podjęto działania zmierzające do ich realizacji.
Zweryfikowano realizację wniosków pokontrolnych i stwierdzono ich wykonanie .
Na tym ustalenia kontroli zakończono.
Załącznik nr 1 stanowi integralną część protokołu.
Załącznik nr 1 -protokół kontroli kasy z dnia 24.09.2010
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej .
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie - Pani mgr Marzena Jaworska , została poinformowana o przysługującym prawie podpisania niniejszego protokołu :
– z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu
– bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści
Będzin dnia 30.09.2010r.
Strona kontrolowana Strona kontrolująca
Marzena Jaworska Halina Taratuta - Palimąka
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej
