O tym, czy zawarta przez strony umowa jest sku-teczna i stanowi ważne źródło ich wzajemnych praw i obowiązków, decyduje wiele elementów. Warto tu wspomnieć choćby o zachowaniu właściwej formy (np. formy aktu notarialnego przy zbyciu nierucho-mości) czy o zawarciu w treści umowy określonego – minimalnego zakresu postanowień (np. zobowią-zania do przeniesienia własności rzeczy – w umowie sprzedaży).
Kolejnym, bardzo często niedocenianym elementem, jest podpisanie umowy przez odpowiednio
umoco-reprezentacja zależy w pierwszej kolejności od pra-widłowego istnienia organu reprezentacji. Oznacza to w szczególności prawidłowy skład takiego organu (nie może to być tzw. organ kadłubowy, czyli organ nieposiadający dostatecznej liczby członków) jak również zachowanie wymogów związanych z wła-ściwym sposobem reprezentacji. Tytułem przykładu, w odniesieniu do spółek kapitałowych, jeżeli zarząd jest wieloosobowy, a umowa spółki lub statut nie sta-nowią inaczej, do reprezentacji spółki konieczne jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub jedne-go członka zarządu łącznie z prokurentem.
Z kolei w przypadku tzw. osób ustawowych czy ułom-nych osób prawułom-nych (o których mowa w art. 331 k.c.) sposób reprezentacji określają odpowiednie przepi-sy regulujące strukturę i sposób funkcjonowania tych podmiotów. Dotyczy to w szczególności spółek oso-bowych, w których prawo reprezentowania spółki co do zasady przysługuje, odpowiednio, każdemu ze wspólników spółki jawnej (niepozbawionych prawa reprezentowania spółki) i spółki partnerskiej (o ile w tej ostatniej nie ustanowiono zarządu), członkom zarządu spółki partnerskiej (na zasadach takich jak w spółce z o.o.) lub każdemu z komplementariu-szy spółki komandytowej lub spółki komandytowo--akcyjnej (o ile z mocy umowy spółki albo prawo-mocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono ich prawa reprezentowania spółki).
Po drugie, czy osoba podpisująca umowę legi-tymuje się w chwili dokonywania tej czynności odpowiednim mandatem do reprezentacji strony
Pod pojęciem mandatu rozumieć należy upoważnie-nie danej osoby do pełupoważnie-nienia funkcji członka organu w określonym czasie. Powstanie i wygaśnięcie man-datu zostało różnie uregulowane w przypadku róż-nych rodzajów osób prawróż-nych. Kluczową przy tym kwestią jest to, że sam fakt ujawnienia danej osoby w rejestrze przedsiębiorców jako członka organu spółki nie przesądza o tym, czy dana osoba rzeczy-wiście posiada mandat do pełnienia swojej funkcji. Wcale nierzadko się bowiem zdarza, że spółka nie dopełni obowiązku powołania członka zarządu na kolejną kadencję (czyli przedłużenia jej mandatu), a osoba ta nadal pozostaje wpisana w rejestrze. Co ważne, z takim ujawnieniem członka organu spół-ki w rejestrze nie wiąże się (niewzruszalne) domnie-manie prawdziwości ujawnionych w rejestrze danych – brak jest więc w tym przypadku ochrony drugiej strony transakcji, podobnej do ochrony wynikającej z tzw. rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych.
Po trzecie, czy do zawarcia danej umowy koniecz-ne było uzyskanie zgody właściwego organu
Należy przy tym zwrócić uwagę na różne konsekwen-cje uchybienia obowiązkowi uzyskania takiej zgody. O ile bowiem brak zgody organu spółki kapitałowej wymaganej przez ustawę (np. zgody zgromadzenia wspólników na zbycie przedsiębiorstwa spółki z o.o., wymaganej na podstawie art. 228 pkt 3 k.s.h.) skut-kuje, co do zasady, nieważnością czynności praw-nej, o tyle nieuzyskanie zgody wymaganej jedynie na podstawie postanowień umowy spółki (statutu) nie powoduje takiej nieważności. Ten ostatni brak nie wyklucza jednak odpowiedzialności odszkodowaw-czej członków zarządu działających w sposób nie-zgodny z umową spółki (statutem).
Po czwarte, czy osoby podpisujące umowę dzia-łały zgodnie z obowiązującym sposobem repre-zentacji
Sposób ten powinien być wskazany w rejestrze przed-siębiorców i odzwierciedlać właściwe postanowienia umowy spółki (statutu) albo też (w braku postano-wień umownych) ogólne reguły ustawowe.
W przypadku reprezentacji strony przez pełnomoc-nika powyższa uwaga dotyczy sposobu reprezenta-cji strony przy udzielaniu pełnomocnictwa do dzia-łania w jej imieniu (tj. należy sprawdzić, czy pełno-mocnictwo zostało podpisane przez osoby upraw-nione).
Skutki uchybienia zasadom reprezentacji stron
Uchybienie zasadom reprezentacji stron przy zawie-raniu umowy może wywoływać różne konsekwencje z punktu widzenia ważności nawiązanego przez stro-ny stosunku prawnego.
W skrajnym przypadku konsekwencją takiego uchy-bienia będzie nawet sankcja bezwzględnej nieważno-ści. Taka sytuacja może mieć miejsce w szczególno-ści w razie nieprawidłowego zawarcia umowy mię-dzy spółką kapitałową a członkiem jej zarządu. Przy zawieraniu tego rodzaju umowy spółki nie może bowiem reprezentować sam zainteresowany członek zarządu ani też inna osoba wchodząca w skład tego organu. Dla ważności takiej umowy spółkę powi-nien reprezentować pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) lub rada nadzorcza.
Niewłaściwa reprezentacja strony będzie też skut-kować bezwzględną nieważnością umowy, jeśli nie uzyskano zgody zgromadzenia wspólników (walne-go zgromadzenia) lub rady nadzorczej na zawarcie
umowy w sytuacji, gdy wymóg uzyskania takiej zgody wynika z ustawy (np. w przypadku zbycia przedsię-biorstwa spółki), o ile upłynął już termin na uzyska-nie zgody po zawarciu umowy.
Nieco łagodniejszą konsekwencją uchybień w zakre-sie reprezentacji jest tzw. sankcja bezskuteczno-ści zawieszonej umowy. Jeżeli np. osoba dokonu-jąca czynności prawnej w imieniu strony w ogóle nie posiada pełnomocnictwa lub przekracza zakres posiadanego umocowania, to dokonana przez nią czynność jest co do zasady objęta sankcją bezsku-teczności zawieszonej. Od bezwzględnej nieważności czynności sankcję tę różni możliwość potwierdzenia dokonanej czynności przedstawiciela przez repre-zentowaną stronę. Takie potwierdzenie „uzdrawia” bowiem pierwotnie wadliwą czynność, która trakto-wana jest jak gdyby od początku została dokonana w sposób prawidłowy (z dochowaniem zasad prawi-dłowej reprezentacji).
Wreszcie, w pewnych sytuacjach, niewłaściwa repre-zentacja strony nie wpływa na ważność czy skutecz-ność dokonanej przez stronę czynności, a jedynie skutkować może odpowiedzialnością odszkodowaw-czą reprezentanta względem podmiotu reprezento-wanego. W innych jeszcze przypadkach może wiązać się z konsekwencjami natury wewnątrzorganizacyj-nej.
Dotyczyć to może np. dokonania czynności prawnej przez pełnomocnika, którego umocowanie wygasło. Jeżeli bowiem czynność byłego pełnomocnika mie-ściła się w zakresie dotychczasowego umocowania, a druga strona o wygaśnięciu umocowania nie wie-działa lub nie mogła się z łatwością dowiedzieć, to czynność taka jest ważna. Jednocześnie jednak
dzia-łanie byłego pełnomocnika pomimo wygaśnięcia umocowania może skutkować jego odpowiedzialno-ścią odszkodowawczą względem mocodawcy.
A jak jest w praktyce…
Z praktyki obrotu wynika, że przedsiębiorcy rzadko weryfikują umocowanie osoby działającej za drugą stronę czynności prawnej. Regułą, zwłaszcza w obro-cie nieprofesjonalnym lub tzw. półprofesjonalnym (np. pomiędzy drobnymi przedsiębiorcami nie korzy-stającymi z bieżącej pomocy prawnej i nieposiadają-cymi dostatecznej świadomości prawnej), jest zawie-ranie umów obarczonych co najmniej najlżejszą z wyżej zakreślonych sankcji. Dopóki jednak wza-jemne relacje kontrahentów układają się pomyślnie, w sposób zasadniczo zgodny z zapisanym w umowie (lub, wcale nierzadko, w sposób, w jaki obydwie stro-ny pojmują treść łączącej je umowy – niezależnie od jej faktycznej treści), dopóty ewentualne uchybienia przy zawieraniu umowy nie mają praktycznego zna-czenia. Oczywiście sytuacja zmienia się zasadniczo, jeśli między stronami dojdzie do sporu na tle wiążą-cej je umowy.
Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek lub konieczności podejmowania w stosunku do wadliwie zawartych umów dostępnych czynności zaradczych, warto więc zawczasu upewnić się, że umowa, którą ma podpisać konkretna osoba, będzie ważna. Warto przy tym pamiętać, że dostępne choćby za pośred-nictwem internetu narzędzia, takie jak wyszukiwarka podmiotów figurujących w rejestrze przedsiębiorców (a więc w szczególności wszystkich spółek kapitało-wych), pozwalają przeprowadzić podstawowe czyn-ności weryfikacyjne nie tylko bez istotnych utrudnień, ale także bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów.
dr Jarosław Grykiel, radca prawny, Maciej Szewczyk, radca prawny, praktyka transakcyjna