DZIAŁ ADMINISTRACJI

8.3.1 Zasady pracy Działu Administracji

Dział Administracji podlega bezpośrednio Dyrektorowi ds. Ekonomiczno-Eksploatacyjnych.

W skład personelu Działu wchodzą:

• Kierownik

• Inspektor/Specjalista

• Asystentka Dyrektora

• Inspektor ds. technicznych: budowlanych, elektrycznych

• Elektryk

• Elektromonter

• Tleniarz

• Telefonistka

Zadaniem Działu Administracji jest wykonywanie czynności administracyjnych, niezbędnych dla właściwego zarządzania Centrum, utrzymywanie w ruchu ciągłym obiektu Centrum i znajdujących się w nim urządzeń technicznych i instalacji w stanie stałej sprawności, przygotowywanie i prowadzenie konserwacji, prowadzenie napraw i remontów bieżących oraz planowanie przedsięwzięć inwestycyjnych. Dział Administracyjny organizuje i nadzoruje zaopatrzenie Centrum w materiały, towary i usługi niezbędne do sprawnego funkcjonowania Centrum.

Do zadań Działu należy w szczególności:

• planowanie, zlecanie i rozliczanie inwestycji oraz remontów budynków, maszyn i urządzeń.

• dokonywanie przeglądów gwarancyjnych i pogwarancyjnych budynków, maszyn, urządzeń i aparatury medycznej.

• prowadzenie i kompletowanie dokumentacji techniczno-ruchowej budynków, maszyn i urządzeń.

• dokonywanie bieżących napraw, remontów i usuwanie awarii.

• dokonywanie zleceń na usługi serwisowe maszyn, urządzeń i aparatury

medycznej.

• inicjowanie nowych rozwiązań i usprawnień technicznych i budowlanych na terenie Centrum.

• organizowanie i kontrola systemu zaopatrzenia Centrum w materiały, towary i usługi, w tym organizowanie procedur zakupowych zgodnie z Ustawą o Zamówieniach Publicznych.

• magazynowanie i gospodarka gazami ciekłymi.

• zapewnienie stałych dostaw mediów: wody, energii elektrycznej, energii cieplnej, gazów medycznych.

• zapewnienie stałego funkcjonowania klimatyzacji i wentylacji mechanicznej.

• organizowanie transportu sanitarnego i gospodarczego.

• nadzór nad firmami świadczącymi dla Centrum usługi w zakresie ochrony mienia, obsługi kotłowni, wywozu nieczystości, prania, transportu.

• nadzór nad stanem bezpieczeństwa w Centrum.

• kontrola merytoryczna faktur i rozlicznie kosztów: energii elektrycznej, wody, kanalizacji, wywozu nieczystości, rozmów telefonicznych, prania, transportu, żywienia oraz innych kosztów związanych z pracami Działu Administracji.

8.3.2 Zakres obowiązków i odpowiedzialność Kierownika Działu Administracji

Kierownik Działu Administracji bezpośrednio podlega Zastępcy Dyrektora ds.

Ekonomiczno-Eksploatacyjnych.

1. W szczególności do obowiązków Kierownika należy:

• nadzór nad utrzymaniem budynków, maszyn, urządzeń w stałej sprawności technicznej,

• nadzór nad kompletowaniem i prowadzeniem przez dział wszelkiej dokumentacji dotyczącej pracy Działu.

• współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum w sprawach dotyczących obsługi i zaopatrzenia.

• organizowanie i kontrolowanie przebiegu planowania i realizacji zaopatrzenia warunków materiały, towary i usługi.

• organizowanie przetargów zamówień publicznych.

• inicjowanie szkoleń podległych pracowników w zakresie ustawy warunków zamówieniach publicznych.

• zapewnienie warunków niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania szpitala, a zwłaszcza nieprzerwanego zaopatrzenia w wodę, odprowadzania ścieków, centralnego ogrzewania, energii elektrycznej, łączności zewnętrznej, gazów medycznych, wentylacji i klimatyzacji.

• organizowanie przeglądów technicznych budynków i urządzeń w celu oceny ich stanu technicznego oraz kontrola wykonania inwestycji, remontów, konserwacji i usuwania awarii.

• organizowanie transportu dla potrzeb Centrum.

• zabezpieczenie należytego stanu sanitarno -higienicznego Centrum (gromadzenie i wywóz odpadów komunalnych i medycznych, deratyzacja).

Centrum Pediatrii im. Jana Pawła II w Sosnowcu luty 2013

• zapewnienie utrzymania czystości w obiektach i terenach wokół Centrum (sprzątanie placów i dróg wewnętrznych, odśnieżanie, utrzymanie i konserwacja zieleni).

• nadzór nad właściwym stosowaniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, uczestnictwo w komisjach przetargowych.

• Nadzór nad właściwym rozliczaniem składników kosztów na poszczególne ośrodki powstawania kosztów.

• nadzór nad właściwym rozliczeniem pracy usługobiorców w zakresie dozorowania obiektu, usług pralniczych, nadzoru P/POŻ., wywozu nieczystości, transportu itp.

• planowanie, zlecania i rozliczanie kosztów remontów budynków, maszyn i urządzeń.

• dokonywanie zleceń na usługi serwisowe dotyczące utrzymania dźwigów osobowych, hydroforni, agregatu prądotwórczego, maszynowni próżni sprężarkowi, kotłowni, UPS, instalacji alarmowych p/pożarowych, oraz rozliczanie serwisantów.

• nadzór nad pracą inspektorów nadzoru.

2. Z tytułu nałożonych obowiązków Kierownik Działu Administracji posiada uprawnienia zgodnie z punktem VI niniejszego Regulaminu, ppkt 1.2., a w szczególności uprawnienia do

decydowania o trybie zakupów materiałów, towarów i usług,

wystawianie i podpisywania faktur za dzierżawę pomieszczeń oraz refakturowanie za media i usługi telekomunikacyjne.

3. Z tytułu nałożonych obowiązków Kierownik Działu Administracji posiada obowiązki zgodnie z punktem VI niniejszego Regulaminu, ppkt 1.3. a w szczególności odpowiada za:

• ciągłość zabezpieczenia Centrum w materiały, towary i usługi,

• stosowanie właściwych procedur zakupów,

• ciągłość dostaw mediów.

Kierownik Działu Administracji zobowiązany jest do wykonywania wszelkich poleceń Zastępcy Dyrektora ds. Ekonomiczno-Eksploatacyjnych wiążących się z zakresem jego pracy, a nie ujętych w niniejszym regulaminie.

8.3.3 Zakres obowiązków i odpowiedzialność Referenta/ Inspektora/

Specjalisty Działu Administracji

Referent/Inspektor/Specjalista ds. administracyjnych podlega bezpośrednio Kierownikowi Działu Administracji.

1. Do obowiązków Referenta/Inspektora/Specjalisty należy głównie planowanie i realizacja zaopatrzenia w towary, materiały i usługi (zestawianie potrzeb, wycena wartości, wybranie dostawców zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych, przygotowanie zamówień, realizacja i rozdział). W szczególności do obowiązków inspektora/specjalisty należy:

• organizowanie transportu sanitarnego i gospodarczego, w tym:

przyjmowanie zamówień, dysponowanie, ewidencja wykorzystania, rozliczanie kosztów,

• rozliczanie kosztów: sprzątania pomieszczeń. dezynsekcji, rozmów telefonicznych, transportu i żywienia na poszczególne ośrodki kosztów,

• przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji przetargowej,

• przygotowywanie umów i zleceń,

• wystawianie faktur za dzierżawy pomieszczeń na terenie Centrum,

• wykonywanie drobnych napraw i dokonywanie ocen technicznych sprzętu medycznego,

• rejestrowanie i wysyłanie korespondencji,

• konwojowanie materiałów medycznych przeznaczonych do badań specjalistycznych,

• załatwianie innych spraw związanych z przyjmowaniem i ekspedycją przesyłek ( dostarczanie na pocztę i do innych adresatów, odbiór poczty itp.),

• dokonywanie drobnych zakupów,

• prowadzenie i kompletowanie dokumentacji biurowej dotyczącej zakresu działania,

• sporządzanie sprawozdawczości statystycznej dotyczącej Działu.

2. Z tytułu nałożonych obowiązków Referenta/Inspektor/Specjalista Działu Administracji posiada uprawnienia do:

samodzielnego decydowania i dokonywania zakupów drobnych dotyczących bieżącej działalności Centrum, w kwotach ustalonych z Zastępcą Dyrektora ds. Ekonomiczno-Eksploatacyjnych.

Ponadto Referent/Inspektor/Specjalista wykonuje czynności bezpośrednio wiążące się z jego zakresem pracy, a nie objęte niniejszym regulaminem, a zlecone przez przełożonego.

3. Podziału zakresu obowiązków i uprawnień pomiędzy Referenta, Inspektora i Specjalistę dokonuje Kierownik Działu Administracji.

8.3.4 Zakres obowiązków i odpowiedzialność Asystentki Dyrektora

Asystentka Dyrektora podlega merytorycznie Kierownikowi Działu Administracji, a służbowo Dyrektorowi.

1. Do obowiązków Asystentki należy obsługa Sekretariatu, w tym przyjmowanie i prowadzenie ewidencji przychodzącej korespondencji, a następnie rozdzielanie korespondencji do odpowiednich komórek organizacyjnych zgodnie z ich dekretacją.

W szczególności do obowiązków Asystentki należy:

• rejestracja korespondencji przychodzącej i wysyłanej na zewnątrz,

• prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Centrum ,

• nadzorowanie obiegu umów,

• przygotowywanie i protokołowanie Rad Społecznych,

• redagowanie pism, analiza danych i przygotowywanie na ich podstawie zestawień na zlecenie Dyrekcji,

• poszukiwanie, selekcja i udzielanie informacji na zlecenie Dyrekcji,

• prowadzenie terminarza Dyrekcji, w tym ustalanie terminów spotkań, wyjazdów itp.,

Centrum Pediatrii im. Jana Pawła II w Sosnowcu luty 2013

• organizowanie na zlecenie Dyrekcji spotkań, wyjazdów itp.,

• prowadzenie rejestru pieczątek firmowych i imiennych,

• prowadzenie rejestru podstawowych dokumentów firmowych Centrum (NIP, REGON, KRS itp.)

Asystentka wykonuje ponadto wszystkie polecenia związane z jej zakresem pracy, wydane przez swoich przełożonych, a nie objęte niniejszym regulaminem.

8.3.5 Zakres obowiązków i odpowiedzialność Inspektora ds.

technicznych: budowlanych, elektrycznych

Inspektor ds. technicznych podlega bezpośrednio Kierownikowi Działu Administracyjnego.

1. Do obowiązków Inspektora należy kontrola i podejmowanie decyzji w sprawach dotyczących realizacji inwestycji i remontów a w szczególności:

• kontrola i weryfikacja ksiąg obmiarów robót, kosztorysów w zakresie rzeczowym i cenowym dla prowadzonych robót inwestycyjnych i remontowych,

• udział w przeglądach technicznych budynków, oraz wskazywania do działu administracji niezbędnych remontów i napraw,

• analiza zużycia energii elektrycznej,

• uczestnictwo w przetargach i negocjacjach z wykonawcami o ustalenie warunków realizacji umów.

2. Z tytułu nałożonych obowiązków Inspektor ds. technicznych posiada uprawnienia do:

• wstrzymania robót w danej branży,

• wstrzymania pracy w pomieszczeniu w przypadkach wystąpienia zagrożenia zdrowia lub życia.

8.3.6 Zakres obowiązków i odpowiedzialność Elektryka Elektryk podlega bezpośrednio Kierownikowi Działu Administracji.

1. Do obowiązków Elektryka należy głównie utrzymanie w stałej sprawności technicznej instalacji i urządzeń elektrycznych, a w szczególności:

• usuwanie awarii oraz dokonywanie konserwacji, napraw, przeglądów instalacji i urządzeń elektrycznych zgodnie ze „Szczegółową instrukcją eksploatacji rozdzielni tablic nn w obiektach Centrum Pediatrii”,

• dbanie o zachowanie czystości i porządku w warsztacie, w rozdzielniach i na stanowiskach pracy,

• niezwłoczne powiadomienie przełożonego o zauważonym w Centrum wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzeganie współpracowników, a także inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia o grożącym niebezpieczeństwie,

• w przypadku wystąpienia awarii, zobowiązany jest do stawienia się w

miejscu pracy na wezwanie Kierownika lub innej upoważnionej osoby.

2. Z tytułu nałożonych obowiązków Elektryk odpowiada za:

• prawidłowe funkcjonowanie i bezpieczeństwo instalacji i urządzeń elektrycznych.

Elektryk wykonuje wszystkie polecenia wydane przez Kierownika wchodzące w zakres jego pracy, a nie objęte niniejszym regulaminem.

8.3.7 Zakres obowiązków i odpowiedzialność Elektromontera

Elektromonter podlega bezpośrednio Kierownikowi Działu Administracyjnego.

1. Do obowiązków Elektromontera należy głównie utrzymanie w stałej sprawności technicznej poprzez dokonywanie napraw i przeglądów instalacji i urządzeń wodno-kanalizacyjnych, instalacji centralnego ogrzewania, instalacji i urządzeń w kotłowni, a w szczególności:

• usuwanie awarii,

• dokonywanie bieżących napraw i konserwacji urządzeń wentylacji mechanicznej i klimatyzacji (wymiana filtrów oraz obsługa zgodnie z dokumentacją techniczno –ruchową),

• utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach central wentylacyjnych, central klimatyzacyjnych, kotłowni,

• niezwłoczne powiadomienie przełożonego o zauważonym w Centrum wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzeganie współpracowników, a także inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia o grożącym niebezpieczeństwie,

w przypadku wystąpienia awarii, Elektromonter zobowiązany jest do stawienia się w miejscu pracy na wezwanie Kierownika lub innej upoważnionej osoby.

2. Z tytułu nałożonych obowiązków Elektromonter odpowiada za:

• prawidłowe funkcjonowanie i bezpieczeństwo instalacji i urządzeń wodno-kanalizacyjnych i centralnego ogrzewania.

Elektromonter wykonuje wszystkie polecenia wydane przez Kierownika wchodzące w zakres jego pracy, a nie objęte niniejszym regulaminem.

8.3.8 Zakres obowiązków i odpowiedzialność Tleniarza

Tleniarz podlega bezpośrednio Kierownikowi Działu Administracyjnego.

1. Do obowiązków tleniarza należy głównie utrzymanie w stałej sprawności technicznej poprzez dokonywanie napraw i przeglądów instalacji gazów medycznych (tlen, podtlenek azotu, sprężone powietrze, próżnia), a w szczególności:

• codzienna obsługa zbiornika tleniu i rozprężarni tlenu,

• obsługa maszynowni próżni i maszynowni sprężarek,

• kontrola stanu butli z tlenem, podtlenkiem azotu, azotu, dwutlenku węgla oraz wymiana butli pustych na pełne,

Centrum Pediatrii im. Jana Pawła II w Sosnowcu luty 2013

• utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach maszynowni próżni i maszynowni sprężarek oraz w obrębie zbiornika tlenu i rozprężalni tlenu,

• niezwłoczne powiadomienie przełożonego o zauważonym w Centrum wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzeganie współpracowników, a także inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia o grożącym niebezpieczeństwie.

• w przypadku wystąpienia awarii, Tleniarz zobowiązany jest do stawienia się w miejscu pracy na wezwanie Kierownika lub innej upoważnionej osoby,

2. Z tytułu nałożonych obowiązków Tleniarz odpowiada za:

• prawidłowe funkcjonowanie i bezpieczeństwo instalacji i urządzeń gazów medycznych.

Tleniarz wykonuje wszystkie polecenia wydane przez Kierownika wchodzące w zakres jego pracy, a nie objęte niniejszym regulaminem.

8.3.9. Zakres obowiązków i odpowiedzialności Telefonistki

Telefonistka podlega bezpośrednio Kierownikowi Działu Administracyjnego.

1. Do obowiązków Telefonistki należy obsługa centrali telefonicznej a w szczególności:

• łączenie rozmów telefonicznych zewnętrznych i wewnętrznych zapewniające życzliwą i taktowną obsługę dzwoniących,

• obsługa centrali sygnalizacji przeciwpożarowej i oddymiającej, sygnalizacji dźwigów oraz zgłoszenie przełożonym wszelkich nieprawidłowości w działaniu tych sygnalizacji,

• sporządzanie wykazu imiennego rozmów prywatnych wraz z podaniem wartości brutto na koniec każdego miesiąca i przekazywanie go do działu księgowości,

• pobieranie należności za przeprowadzone rozmowy prywatne oraz dokonanie wpłaty do kasy najpóźniej do 7-go dnia następnego miesiąca,

• załączanie i wyłączanie oświetlenia nocnego,

• powiadomienie odpowiednich służb w przypadkach wystąpienia wszelkich awarii i innych zdarzeń mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie szpitala,

• wydawanie za pokwitowaniem i odbieranie kluczy,

• wykonywanie czynności wymienionych w § 3 pkt l i 2 Zarządzenia nr 9/2003 Dyrektora Centrum Pediatrii z dnia 17.04.2003r. w sprawie zmiany organizacji pracy obsługi centrali telefonicznej.

Telefonistka wykonuje ponadto polecenia związane z jej zakresem pracy, wydane przez swoich przełożonych, a nie objęte niniejszym regulaminem

8.4 DZIAŁ KONTRAKTOWANIA I STATYSTYKI USŁUG MEDYCZNYCH

W dokumencie Regulamin organizacyjny (Stron 90-96)