F UNKCJONOWANIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA WIEDZĄ W AGENCJI ROZWOJU REGIONALNEGO

Wybrana agencja rozwoju regionalnego, która została poddana analizie, z uwagi na profil swojej działalności i usługi, jakie oferuje (informacja, do-radztwo, składanie wniosków o dotacje itd.) traktuje swój zasób wiedzy w sposób bardzo istotny. Jak pokaże poniższa analiza pomimo wielu sta-rań, wciąż pozostają obszary do poprawy w tym aspekcie funkcjonowania ARR. Rozważania te jednak warto zacząć od zastanowienia się jakie znacze-nia ma wiedza w poszczególnych działach organizacji. Znaczenie wiedzy w poszczególnych działach przedsiębiorstwa:

23 Opracowanie własne na podstawie: [http://www.krs-online.com.pl] – 13.09.2018.

24 Opracowanie własne na podstawie materiałów agencji rozwoju regionalnego.

25 Opracowanie własne na podstawie przeprowadzonej obserwacji przez autora pracy.

Dział kadr i rozwoju personalnego

W dziale kadr znajduję się istotna ilość informacji związanych z wiedzą wewnątrz firmy. Oprócz danych przedstawiających pracowników firmy, znajdują się programy oraz ścieżki kariery dla poszczególnych pracowni-ków. Wiedza o własnych pracownikach pozwala wydobyć z nich pokłady kreatywności i pomysłowości.

Dział zewnętrznego finansowania programów

W tym dziale wiedza jest jednym z najważniejszych, jeżeli nie najważ-niejszym zasobem. Wiedza na temat pozyskiwania środków unijnych, skła-dania wniosków, realizacji programu, następnie jego rozliczenia i finalnej kontroli jest bardzo cennym zasobem organizacji. Można uznać, że jest to wiedza ekspercka i jakiekolwiek braki tego zasobu, mogą odbić swoje piętno na funkcjonowaniu całej agencji.

Dział projektowy

Kolejny niezwykle ważny dział, gdzie wiedza jest kluczowym zasobem.

To właśnie w tym dziale ma miejscy opracowanie projektów związanych z edukacją i promowaniem postawy przedsiębiorczej wśród dzieci i młodzieży, a także przygotowaniem informacji dla osób pragnących rozpocząć własną działalność gospodarcza. Także tutaj są przygotowywane projekty z zakresu doradztwa, coachingu czy nawiązywania biznesowej współpracy.

Dział informatyczny

Dział informatyczny zajmujący się systemami informatycznymi nieroz-łącznie jest integralną częścią w SZW. Od sprawnego funkcjonowania sys-temu informatycznego i od wiedzy osób pracujących w tym dziale, zależy czy SZW będzie optymalnie funkcjonować.

Sekcja zarządzania systemami i jakością

Organizacja posiada certyfikowany system zarządzania jakością ISO 9001, który nakłada określone standardy co do procesów w organizacji, co jednocześnie przyczynia się do funkcjonowania SZW. Wiedza pracowników będących audytorami wewnętrznymi w organizacji i ich spostrzeżenia na temat funkcjonowania ARR są niezwykle cenną wiedzą. Są to często pra-cownicy posiadający przekrojową wiedzę dotyczącą wielu aspektów działal-ności agenci rozwoju regionalnego.

Dział marketingu

Dział marketingu w dużej mierze zajmuje się pozyskiwaniem wiedzy z zewnątrz badając rynek oraz opinie klientów. Także zbiera i przetwarza informację dotyczące oferowanych usług i realizowanych programów w celu zaprezentowania go na zewnątrz agencji rozwoju regionalnego.

Podczas analizy sytemu zarządzanie wiedzą w agenci rozwoju regionalnego, zastosowany został wcześniej przedstawiony podział wiedzy ze względu na wiedzę cichą oraz jawną a także główne podsystemy jakimi jest kultura organizacyjna oraz rozwiązania sprzyjające SZW.

 Zarządzanie wiedzą cichą

Wydobycie wiedzy cichej od pracowników wciąż jest obszarem, który powinien ulec znacznej poprawie. Większość pomysłów i propozycji rozwią-zań problemów pozostaje niewykorzystane, ponieważ brakuje ściśle okre-ślonej ścieżki przekazywania takiej wiedzy od pracowników do

kierownic-twa, a następnie zarządu oraz systemu premiowania najlepszych pod tym względem pracowników. Jedyną możliwością jest bezpośredni kontakt pra-cowników z przełożonymi, często zainicjonowany przez samego pracownik.

Brak określonej procedury ogranicza możliwość zarządzania wiedzą cicha w organizacji. Brak procedury premiowania najbardziej aktywnych pracowni-ków pod względem tworzenia i dzielenia się wiedzą cichą, wpływa na mniej-szą kreatywność pracowników i demotywuje ich do dzielenia się swoimi pomysłami, co negatywnie wpływa na funkcjonowanie całej agenci rozwoju regionalnego.

 Zarządzanie wiedzą jawną

Zarządzanie wiedzą jawną w agencji rozwoju regionalnego głównie po-lega na tworzenie niezbędnej dokumentacji związanych z bieżącą działalno-ścią organizacji, instrukcji dotyczących realizacji projektów czy oferowa-nych usług, a także tworzeniem broszur informacyjoferowa-nych dla klientów ARR.

W proces ten wpisuje się pozyskiwane wiedzy z rynku dotyczących lokalnej gospodarki, potencjalnych partnerów biznesowych czy klientach. Wiedza ta zawarta jest w okresowych raportach przygotowanych przez odpowiedzial-nych za to pracowników. Wiedza ta jest wykorzystywana w przyszłości w momencie planowania nowych projektów czy pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowych. Organizacja dąży do pełnego zintegrowania sporządza-nej dokumentacji zawierającą kluczową wiedzę, z systemem informatycz-nym, aby móc mieć łatwiejszy dostęp i w przyszłości digitalizować wszystkie niezbędne dokumenty.

 Kultura organizacyjna

Na system zarządzania wiedzą istotny ma wpływ panująca kultura or-ganizacyjna i jej przejawy. W agenci rozwoju regionalnego kształtuje się kulturę organizacyjną opartą na otwartości organizacji na zewnątrz, budo-wania trwałych biznesowych relacji oraz dążeniu do kultury opartej na wie-dzy. Wartości, które przyświecają zarządowi zawierają się w takich określe-niach jak:

 Wiedza i profesjonalizm

 Partnerstwo, chęć do dzielenia się wiedzą i otwartość do otoczenia

 Współpraca, zespołowość, wspólne uczenie się

 Trwałość i stabilność zawieranych relacji biznesowych

Są to czynniki sprzyjające budowie systemu zarządzania wiedzą. Otwartość organizacji na współpracę z otoczeniem sprzyja dzieleniu się wiedzą oraz pozyskiwaniu jej z zewnątrz do organizacji. Zespołowość i wspólne uczenie się przyczynia się do tworzenia i przekazywania wiedzy. Także ubiór i em-blematy z nazwą stanowiska na jakim pracuje dana osoba, podkreślą jego profesjonalizm oraz specjalistyczną wiedzę²⁶.

26 Opracowanie własne na podstawie informacji dostępnych w materiałach udostępnionych przez organizację.

 Rozwiązania organizacyjne sprzyjające SZW

Rozwiązania organizacyjne w agenci rozwoju regionalnego, które sprzy-jają zarządzania wiedzą wynikają z struktury i zadań poszczególnych dzia-łów. Do najbardziej sprzyjających zaliczyć można m.in. kontrole oraz audy-ty wewnętrzne związane, baza danych zawierającą specjalisaudy-tyczną wiedzę, posiadanie własnego archiwum do wyłącznego użytku przez ARR, cykliczne spotkania pracowników z kierownikami w celu wymiany informacji.

Strategia wiedzy

Personalizacja/kodyfikacja

W ARR można zauważyć przejawy mieszania się zarówno strategii ko-dyfikacji i personalizacji. Z jednej strony duża uwaga poświęcona jest kapi-tałowy ludzkiemu, docenia się relacje międzyludzkie oraz przykłada dużą uwagę do panującej atmosfery. Jednak mimo tego, droga komunikacji jest sformalizowana i pracownicy komunikują się przy pomocy sieci informa-tycznej. Można ująć, że na każdym kroku widać kodyfikacje zasobów wie-dzy, danych czy informacji. W siedziby firmy widać tablice informacyjne, oznakowania, wytyczne czy wartości organizacji przedstawione w sposób graficzny. Wiedza przekazywana jest w sposób sformalizowany.

Oprócz samego zasoby wiedzy, które posiada organizacja, istotne jest również w funkcjonowaniu systemu zarządzania wiedzą jak realizowane są główne procesy to, których najczęściej zaliczane są: lokalizowanie wiedzy, pozyskiwanie, tworzenie, dzielenie wykorzystanie, zachowanie i przekazy-wanie wiedzy.

Poniżej przedstawione zostaną działania oraz stosowane narzędzia przez agencje rozwoju regionalnego w ramach wymienionych procesów (Tab. 1) oraz (Tab. 2).

Tabela 1. Działania w ramach procesu systemu zarządzania wie-dzą realizowane w agencji rozwoju regionalnego

Lokalizowanie Stworzenie profili pracowników, opracowanie listy priorytetowych dokumentów i kluczowej wiedzy w agenci

Pozyskiwanie Prowadzenie badań rynkowych na temat potencjalnych partnerów biznesowych, zakup licencji, współpraca z doradcami np. prawnika-mi w zakresie składania wniosków unijnych.

Tworzenie Opracowywanie nowych projektów, szkoleń dla dzieci i młodzieży.

Dzielenie się Tworzenie raportów z auditów, szkolenia wewnętrzne.

Wykorzystanie Przeprowadzanie szkoleń, wydawanie broszur informacyjnych, pro-cedur postępowania

Zachowanie Archiwizacja dokumentów, sporządzanie wytycznych na przyszłe lata dotyczących projektów.

Przekazywanie Udzielanie wskazówek i informacji klientowi podczas wizyty w ARR, szkolenia edukacyjne w pobliskich jednostkach edukacyjnych nt.

przedsiębiorczości

Źródło: Opracowanie własne.

Tabela 2. Główne elementy SZW w odniesieniu do procesów oraz działań realizowanych w ARR oraz ich ocena

Główne

Lokalizowanie brak Baza danych o pracownikach,

Wnioski z przeprowadzonej analizy oraz oceny zawarte w powyższych tabelach, ukazują, że poszczególne elementy SZW w agencji rozwoju regio-nalnego, funkcjonują w sposób zadowalający, otrzymując oceny od 3 do 4,5 i sześciostopniowej skali (1-ocena najniższa i najmniej pożądana, a ocena 6- najwyższa, najbardziej pożądana przez organizacje). Najwięcej działań

prowadzonych jest w obszarze pozyskiwania (ocenione na 4) i przekazywa-nia wiedzy (ocenione na 4,5). Najniżej ocenione zostały takie elementy jak wykorzystanie wiedzy (ocenione na 2,5), lokalizowanie oraz zachowanie wiedzy w organizacji (ocenione na 3).

4. W

Po przeprowadzonej analizie procesów, elementów oraz stosowanych narzędzi SZW w agencji rozwoju regionalnego, największym obszarem do poprawy jest zarządzanie wiedzą cichą. Praktycznie wszystkie procesy ZW w odniesieniu do wiedzy cichej nie są w sposób wystarczający realizowane, oprócz przekazywania wiedzy, które następuję podczas organizowanych spotkań oraz warsztatów dla społeczności lokalnej z np. zakresu przedsię-biorczości. Najlepiej zarządzanym elementem jest wiedza jawna, co wynika ze strategii kodyfikacji, która jest widoczna w działaniu organizacji. Także rozwiązania organizacyjne w coraz większym stopniu sprzyjają zarządzaniu wiedzą w agencji rozwoju regionalnego.

Do głównych usprawnień zaproponowanych przez autora pracy należy wymienić organizacje spotkań i panelu dyskusyjnego podczas, których można będzie poznać przez kierownictwo potencjał swoich pracowników z zakresu wiedzy cichej co wspomoże jej lokalizowanie. Jednocześnie zwięk-szyć intensywność pozyskiwania owej wiedzy, a także poprzez moderowanie dyskusji przez kierowników, wspomóc proces tworzenia się wiedzy oraz dzielenia nią pomiędzy pracownikami. Niezbędne wydaje się być stworzenie programu motywacyjnego, który skłoniłby pracowników do większej chęci tworzenia wiedzy cichej oraz jej wykorzystywanie oraz dzielenie się z organi-zacją. Następnie dany zasób wiedzy cichej należy zachować poprzez prze-kształcenie jej na wiedzę jawną w postaci zapisów najlepszych pomysłów i rozwiązań lub utrwalenie jej w inny sposób na trwałych nośnikach. Należy również przygotować formalną procedurę przekazywania najlepszych pomy-słów do kierownictwa oraz ich nagradzania, co wspomoże proces zwiększa-nia wiedzy własnej. Dobrym pomysłem wydaje się być organizacja paneli dyskusyjnych i spotkań dotyczących tylko aspektów związanych z zarzą-dzaniem wiedzą.

Kierunek rozwoju elementów SZW powinien opierać się na systema-tycznym i holissystema-tycznym usprawnieniom elementów w celu zbudowanie do celowo zintegrowanego systemu zarządzania wiedzą w agencji rozwoju re-gionalnego. Co do dalszych badań powinny one skupić się na ocenie wdro-żenia poszczególnych zaproponowanych zmian, oceny ich efektywności oraz zbudowania wytycznych do dalszych udoskonaleń w ramach systemu za-rządzania wiedzą w agencji rozwoju regionalnego.

L

:

[1] Bałaszczuk A., Korzyści z zarządzania wiedzą, Oficyna Wydawnicza Szkoły Głównej Handlowej, Warszawa 2004.

[2] Bratnicki M., Informacyjne przesłanki przedsiębiorczości, [w:] R. Borowiecki, M. Romanowska (red.), System informacji strategicznej. Wywiad gospodarczy a konkurencyjność przedsiębiorstwa, Wyd. Difin, Warszawa 2001.

[3] Bąkowski A., Mażewska M., Ośrodki innowacji i przedsiębiorczości w Polsce.

Raport 2012, PARP, Warszawa 2012.

[4] Bąkowski A., Mika M., Fundusze poręczeń kredytowych, [w:] Ośrodki inno-wacji i przedsiębiorczości w Polsce. Raport 2012, PARP, Warszawa 2012.

[5] Davenport T.H., Prusak L., Working Knowledge, How organizations manager what they know, Wyd. Harvard Business School Press, 2000.

[6] Matusiak K.B., Innowacje i transfer technologii. Słownik pojęć, PARP, War-szawa 2011.

[7] Morawski M., Zarządzanie wiedzą. Organizacja-system-pracownik, Wyd. UE we Wrocławiu, Wrocław 2006.

[8] Nonaka I., Takeuchi H., Kreowanie wiedzy w organizacji. Jak spółki japoń-skie dynamizują procesy innowacyjne, Wyd. Fundacja Promocji Kadr, War-szawa 2000.

[9] Sabri H., Knowledge management In its context: adapting structure to a knowledge creating culture, Wyd. International Journal of Commerce&Mana-gement vol. 15, 2005.

[10] Sobol E., Nowy słownik języka polskiego, Wyd. PWN Warszawa 2002.

[11] Stańczyk-Hugiet E., Strategiczny kontekst zarządzania wiedzą, Wydawnic-two AE we Wrocławiu, Wrocław 2007.

[12] Tabaszewska E., Wprowadzenie i funkcjonowanie systemów zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwach, Wyd. UE we Wrocławiu, Wrocław 2012.

[13] Tarajkowski J. Elementy dynamiki systemów, Wyd. Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Poznań 2008.

[14] Tiwana A., The Knowledge Management Toolkit, Wyd. Prentice Hall PTR 1999.

[15] Flakiewicz W., Systemy informacyjne w zarządzaniu, Wyd. C.H. Beck, War-szawa 2002.

[16] Wolski R., Wybrane aspekty zarządzania zasobami ludzkimi na przykładzie wybranej agencji rozwoju regionalnego w Polsce”, praca dyplomowa, UE we Wrocławiu, Wrocław 2018

[17] Zack M. H., Managing codified knowledge, Solan Management Review [w:]

Zarządzanie kadrami, pod red. T. Listwana, Wyd. C.H Beck, Warszawa 2010.

[18] Zakrzewska-Bielawska A., Strategia jako czynnik determinujący strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, [w:] Stabryła A. (red.), Doskonalenie syste-mów zarządzania w społeczeństwie informacyjnym, t. 2, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków, 2006.

Spis źródeł internetowych:

[19] [http://www.krs-online.com.pl] – 13.09.2018.

[20] [http://www.pi.gov.pl/PARP/chapter_86273] – 11.09.2018.

[21] [https://www.nfosigw.gov.pl/oferta-finansowania] – 13.09.2018.

S

Funkcjonowanie systemu zarządzania wiedzą w wybranej agencji roz-woju regionalnego w Polsce

W pracy przedstawiona została charakterystyka zarządzania wiedzą w instytucji otoczenia biznesu jaką jest wybrana agencja rozwoju regional-nego w Polsce. Szczególna uwaga poświęcona została aspektowi funkcjono-wania wybranych procesów zarządzania wiedzą w tej formie organizacji oraz jego ocenie. Następnie autor przedstawił wnioski z przeprowadzonej analizy, a także propozycję usprawnień i kierunków rozwoju.

Słowa kluczowe: koncepcje zarządzania, instytucje otoczenia biznesu, zarządzanie wiedzą

S

Functioning of knowledge management system selected regional de-velopment agency in Poland

Featured article presents characteristics knowledge management at business environment institutions which is chosen here as regional devel-opment agency in Poland. The main attention was concerned to know the aspect of the functioning of selected knowledge management processes in this form of the organization and its evaluation. Next, the author presents

conclusions after his analysis and also suggests the ideas of improvements and direction of progress.

Keywords: management concepts, business environment institutions, knowledge management