Modelowe ujęcia dopasowania biznes – ICT a środowisko IBPIF 50

Opracowano wiele modeli dopasowania ICT do potrzeb biznesu. Z prak-tycznego punktu widzenia ważne jest zrozumienie ciągłego rozwoju środków ICT a nowe rozwiązania oprogramowania mają z reguły charakter zmian ewolucyjnych, stąd akcentuje się ewolucyjne formy ich adaptacji w organi-zacjach (co nie dotyczy firm nowo tworzonych); dopasowanie nie jest aktem jednorazowym a działania na rzecz poprawy wymagają oceny dopasowania i dobrej znajomości czynników sprzyjających wykorzystaniu nowych roz-wiązań ICT (określanych jako czynniki krytyczne). K. Kania⁵¹ wskazuje, że większość warunków sprzyjających właściwemu wykorzystaniu ICT leży po stronie biznesu. Przy wielości czynników wpływających na właściwe wyko-rzystanie ICT jako wspólne czynniki odnosi się do stopnia dojrzałości pro-cesowej. Przy niskich poziomach wprowadzenie z sukcesem ICT w skali całej organizacji (czynnik skali decyduje) jest trudne i obarczone ryzykiem;

jest to sytuacja, gdzie procesy nie są zdefiniowane, brak przygotowania or-ganizacyjnego, udokumentowanej wiedzy, niska kultura odpowiedzialności i terminowości, brak mierników biznesowych. Ogólnie wyższy poziom doj-rzałości orientacji procesowej stwarza mniej problemów wdrożeniowych ICT i pozwala lepiej wykorzystać ich możliwości; orientacja procesowa pozytyw-nie wpływa na zmpozytyw-niejszepozytyw-nie problemów przy wdrażaniu ICT, jak: luka wie-dzy mięwie-dzy informatykami a użytkownikami, brak klarownej wizji wykorzy-stania ICT w organizacji, brak zrozumienia dla wymagań ICT i opór pra-cowników. Wskazuje się również na pozytywny wpływ ICT na procesy wyra-żający się lepszymi wynikami finansowymi (lepsze dotarcie do klientów i dostawców, większa elastyczność procesów skrócenie czasu reakcji, wyż-szy poziom spełnienia wśród pracowników).

Głównymi czynnikami sprzyjającymi dopasowaniu (wymienianymi przez K. Kanię) są:

 wspólna wiedza menedżerów o biznesie i ICT,

 pozytywne doświadczenie w rozwoju informatyki w organizacji,

 stałe łączenie działań w sferze biznesu i ICT,

 komunikacja między menedżerami biznesu i ICT.

Szczególne znaczenie mają wspólne działania i dobra komunikacja po-między sferą biznesu a ekspertami ICT ze względu na to, że ich brak stano-wi źródło porażki. Wskazuje się również na istotny zstano-wiązek pomiędzy kultu-rą organizacyjną a możliwościami uzyskania dopasowania, której istotą jest ścisła współpraca pomiędzy zarządzającymi biznesem i ICT (komunikacja) na poziomie strategicznym, na poziomie operacyjnym zaś ważne są czynniki

50 IBPIF, Intelligent Business Process Improvement Framework, wyjaśnienie w dalszej części tekstu.

51 Tamże, s. 153, zob.: „Krytyczne czynniki sukcesu wprowadzania rozwiązań informatycznych do organizacji procesowej”.

technologiczne i techniczne (protokoły wymiany danych, odpowiedniość infrastruktury, sposób realizacji konkretnych zadań itp.).

W świetle przedstawionych źródeł (w pracy K. Kani), wskazuje się, że pomiędzy modelami dojrzałości procesowej a wdrażanymi technolo-giami informatycznymi istnieje ścisły związek. Przy jego określeniu mo-że być użyteczny model BPMS (wspomniany wcześnie jako informatyczny system zarządzania procesami biznesowymi). Istnieje wiele czynników ograniczających jego użyteczność. Z konkluzji prowadzonych badań wyni-ka, że „zdolność do wykorzystania BPMS idzie w parze z dojrzałością proce-sową organizacji, a pełne wykorzystanie możliwości, jakie dają BPMS jest możliwe dopiero na najwyższych poziomach dojrzałości procesowej”⁵². Przy zbyt niskiej dojrzałości procesowej występuje luka ryzyka dla powodzenia wdrożenia wybranej technologii.

Istotą zarządzania procesami jest ciągłe ich doskonalenie, a wykorzy-stanie w tych działaniach ICT powinno być zsynchronizowane z działaniami doskonalącymi, tworzy to możliwość uzyskania efektu synergii. Wskazane jest połączenie oceny dokonanej z wykorzystaniem modeli dojrzałości ze szczegółową wiedzą o ICT co pozwoli określić stan przygotowania organiza-cji do zastosowania nowej technologii, i również wskazać co należy zrobić, aby ją przygotować do wdrożenia tej technologii. Modele dojrzałości proce-sowej można wykorzystać jako narzędzie usprawniania procesów i polep-szania dopasowania biznes – ICT.

Warto podkreślić (za K. Kanią), że kluczowe znaczenie w dopasowaniu ma komunikacja biznes – ICT, zapewniająca dzielenie się wiedzą i jej łącze-nie poprzez usystematyzowane podejście wsparte określonym środowiskiem umożliwiającym wzajemne zrozumienie i ułatwiającym współpracę obu sfer działalności w danej organizacji. Środowisko to nazwane jako Business Pro-cess Improvement Framework (BPIF) obejmuje zbiór metod i narzędzi, które wspomagają realizację programów doskonalenia procesów biznesowych z wykorzystaniem ICT. Wykorzystanie w tym środowisku sztucznej inteli-gencji uzupełnia nazwę, stąd Intelligent BPIF (IBPIF), a podstawę jego kon-strukcji stanowią modele dojrzałości procesowej. Teoretyczna bazę odnie-sienia stanowi „dorobek trzech dziedzin, których wspólnym mianownikiem jest pojęcie procesu biznesowego: usprawniania procesów, zarządzania wie-dzą i zarządzania projektami, w celu wsparcia działań doskonalących pro-cesy oraz dopasowanie biznes – ICT”. Warunkiem o kluczowym znaczeniu wykorzystania proponowanego środowiska, jest współpraca ekspertów biz-nesu oraz ICT; „Możliwości i wymagania technologiczne zostaną zatem wy-rażone w kategoriach biznesowych, a terminy biznesowe połączone kon-kretnymi technologiami. Środowisko działa zatem jako miejsce i narzędzie eksternalizacji eksperckiej wiedzy menedżerów i specjalistów ICT”. Wyni-kiem tych założeń są przedstawione zależności⁵³:

52 Zob. szerzej, tamże, s. 161 – 166.

53 Zależności te przedstawiają tabele 4.2., s. 171 i tabela 4.3., s. 172. Rozwinięcie tego podej-ścia przedstawia K. Kania w rozdziale 4. cytowanej pracy pt: „Metodyka doskonalenia zarzą-dzania procesami z wykorzystaniem modeli dojrzałości procesowej i systemu ekspertowego”, s. 167 – 214.

1/ pomiędzy poziomami dojrzałości procesowej a ICT – z uwzględnie-niem wymaganej funkcjonalności, charakterystyki środowiska ICT, funk-cjonalności narzędzi ICT (w miarę wzrostu poziomu dojrzałości procesowej zmienia charakter wymienionych składników);

2/ pomiędzy poziomami dojrzałości procesowej a wybranymi rozwiąza-niami ICT – z uwzględnieniem zarządzania procesami, zarządzaniem dany-mi, BI, aplikacji społecznościowych, aplikacji semantycznych.

Przedstawione zależności mają charakter wiedzy ogólnej, moim zda-niem skłaniającej do pogłębionej refleksji przed podjęciem decyzji do-tyczącej wykorzystania w zarządzaniu procesami określonych narzędzi ICT, potrzeba refleksji jest konieczna również przed podjęciem decyzji dotyczącej cyfrowej transformacji. Zautomatyzowane wykorzystanie wie-dzy wymaga przekształcenia jej na postać zrozumiałą dla komputera (czyli postać cyfrową), temu służy propozycja metodyki budowania i wykorzysta-nia środowiska IBPIF, które jest łącznikiem pomiędzy sferą biznesu i ICT, rys. 3. Istotę założeń tej metodyki przedstawionej przez K. Kanię, pozwala-jącej na wnioskowanie dotyczące usprawniania procesów i dopasowania do nich narzędzi ICT, jest zastosowanie systemu ekspertowego.

Rysunek 3. Proponowane środowisko jako łącznik między sferą biznesu i ICT

Źródło, K. Kania, op. cit. s. 174.

Środowisko IBPIF jako środowisko inteligentne służy wzajemnemu zro-zumieniu i ułatwieniu współpracy sfer biznesowej i technologicznej organi-zacji. Tworzą je: bazy reguł, bazy faktów, mechanizm wnioskujący, narzę-dzia raportowania i wizualizacji, aplikacje wspomagające i programy inte-grujące. Punktem wyjścia do procedury tworzenia środowiska IBPIF są mo-dele dojrzałości, łączące cele biznesowe organizacji z konkretnymi działa-niami, umożliwiające diagnozowanie i usprawnianie procesów oraz

dopaso-wanie biznes – ICT. Są wynikiem pracy praktyków i teoretyków zarządzania oraz specjalistów dziedzinowych; stanowią bazę wiedzy eksperckiej umożli-wiającej tworzenie słownika pojęć zrozumiałych dla menedżerów i informa-tyków. Przekształcenie tradycyjnego zapisu modelu dojrzałości w sformali-zowaną bazę umożliwia wykorzystanie mechanizmu pozwalającego wnio-skować wspomaganie usprawniania procesów: „kiedy i do czego”; „jak i czym”, rys. 4.

Rysunek 4. Wzajemne zależności między modelami dojrzałości a ICT

Źródło: K. Kania, op. cit. s. 183.

K. Kania przedstawia metodykę budowy i wykorzystania inteligentnego środowiska (IBPIF) wspomagającego usprawnianie procesów biznesowych oraz dopasowanie do nich technologii informacyjno-komunikacyjnych, w oparciu o modele dojrzałości, usprawniających komunikację i wymianę wiedzy pomiędzy menedżerami a specjalistami ICT.

4. W