Formy wykonywania telepracy

Konkurowanie na rynku globalnym, wymaga bezwzględnego respektowania zasady planowania produkcji i dystrybucji według logiki just in time. Wymaga to wielkiej elastyczności systemów produkcyjnych. Ale nie tylko aspekt techniczny należy brać pod uwagę: dostosowanie się do wymagań rynku, czyli owa „elastyczność”, zaczyna zarazem w coraz większym stopniu dotyczyć nie tylko elastyczności pracy systemów technicznych, lecz także ludzi. Współcześnie przedsiębiorcom poddawanym konkurencji globalnej coraz trudniej zapewnić wymaganą elastyczność tylko dzięki automatyzacji systemów produkcyjnych. Konieczne staje się wprowadzenie „elastycznych” systemów czasu pracy¹⁷⁷. W celu pogodzenia interesu pracodawcy i pracownika, wprowadzono tzw. elastyczny czas pracy – w skrócie ECP. Składa się on ze zbioru reguł, których telepracownik zobowiązuje się przestrzegać. Oto niektóre z nich:

174 E. Drzewiecka (red.), Regulaminy i procedury w zakładzie pracy, Wydawnictwo C. H. Beck, Warszawa 2010, s.116.

175 M. Brzozowski, Organizacja wirtualna, op. cit., s. 69.

176 E. Drzewiecka (red.), op.cit., s.118.

177 A. Matczewski, Praca i zarządzanie w sieciach, Śląskie Wydawnictwo Naukowe, Wyższa Szkoła Zarządzania i Nauk Społecznych w Tychach, Tychy 2003, s.16.

● ramy czasowe – jest to okres zawarty między godziną najwcześniejszego dozwolonego rozpoczęcia pracy i godziną najpóźniejszego dozwolonego jej zakończenia. Rozpoczynając pracę, dana osoba łączy się przez Internet z systemem firmy i dokonuje rejestracji wejścia, a na koniec pracy rejestracji wyjścia,

● czas obowiązkowy – są to ściśle określone godziny w ciągu dnia, w których telepracownicy powinni być dostępni przez Internet. Zwykle stosuje się przedpołudniowy i popołudniowy czas obowiązkowy. Długość tych przymusowych obecności musi wynikać z faktycznych potrzeb w danej firmie.

Gdy nie jest to konieczne, można np. zrezygnować z czasu popołudniowego,

● dzienny wymiar godzin – jest to czas, który dana osoba powinna poświęcić w ciągu dnia na pracę. Może się on różnić w poszczególne dni tygodnia, a nawet może być on różny w kolejnych tygodniach i zależy od podpisanej umowy o pracę,

● okres rozliczeniowy – jest to okres, po upływie którego sprawdza się, czy dany pracownik spędził określoną w umowie ilość czasu, będąc zalogowanym do systemu firmy. Wypracowaną nadwyżkę lub niedobór przenosi się na następny okres rozliczeniowy. Czasem stosuje się limit przenoszonej nadwyżki, pozwalający zachować na następny okres tylko kilka np. 8 godzin, a pozostałe godziny z nadwyżki na bezpowrotnie tracone. Najczęściej stosowany okres rozliczeniowy to 4 tygodnie¹⁷⁸.

Podsumowując w systemie elastycznym dzień pracy może się składać z kilku części, oddzielonych od siebie wyjściami pracownika w celach prywatnych. Czas przepracowany nie może się rozpoczynać ani kończyć poza dziennymi ramami, oraz musi obejmować przedpołudniowe i popołudniowe godziny obowiązkowe.

Ramy godzin obowiązkowych są najczęściej wspólne dla wszystkich pracowników lub przynajmniej dla osób z jednego działu. Pozwalają one spotkać się wszystkim w tym samym czasie, aby odbyć naradę, skonsultować istotne sprawy lub zaprezentować wyniki pracy. Mogąc samodzielnie podejmować decyzje, ile czasu poświęcić codziennie na pracę, można wypracować w danym dniu nadwyżkę lub niedobór minut. O ile nie ma znaczenia, czy w poszczególne dni wystąpiła nadwyżka czy niedobór, należy kontrolować swoje saldo

178 A. Szewczak, Telepraca – szansą czy zagrożeniem na rynku pracy? Wyd. Hogben, Szczecin 2002, s.43.

na tyle, aby na koniec okresu rozliczeniowego mieścić się w wyznaczonych widełkach

„przenoszalności” czasu¹⁷⁹.

Rozwój pracy w sieciach wykazuje, iż forma pracy zdalnej objęła praktycznie wszystkie obszary aktywności zawodowej i gospodarczej człowieka, choć w różnym zakresie i z różnym nasyceniem.

W odbiorze społecznym telepraca kojarzy się z pracą świadczoną z domu oraz z dwiema grupami społecznymi: inwalidami ruchowymi oraz z kobietami. W jednym i drugim przypadku jest to daleko idące zawężenie¹⁸⁰.

Miejscem pracy może być oczywiście mieszkanie prywatne pracownika, ale też lokal pracodawcy, z którego telepracownik obsługuje klientów firmy. Może nim być również telecentrum – biuro wyposażone w komputery z szybkim dostępem do Internetu, telefon, faks i ewentualnie urządzenia do przeprowadzania wideokonferencji. Takie telecentrum może być utworzone i zarządzane przez jednego pracodawcę, dzielone przez wielu pracodawców w celu redukcji kosztów, lub prowadzone przez lokalną administrację w celu tworzenia miejsc pracy w regionie¹⁸¹.

W telepracy „elastyczne biuro” to takie, w którym jest mniej stanowisk pracy niż zatrudnionych pracowników. Przykładów dostarczają już niektóre firmy, np. firmy ubezpieczeniowe, w których agenci mają wspólne biurka i szafki na dokumenty.

O ruchomym biurze mówi się wtedy, gdy pracownik nosi komputer lub urządzenie komputerowe (parakomputer wyposażony w konkretną, wybraną funkcję) ze sobą. Taka forma pracy jest szczególnie przydatna w zawodach wymagających raczej obecności pracownika w lokalach klientów niż we własnym biurze – na przykład konsultantów, serwisantów, czy też inkasentów zakładów energetycznych¹⁸².

Telepraca jest wreszcie sposobem na tworzenie rozproszonych zespołów pracowników, którzy przebywają w różnych miejscach, ale pracują w tej samej przestrzeni wirtualnej, widząc nawzajem wyniki swojej pracy i komunikując się na bieżąco za pomocą różnych mediów – poczty elektronicznej, czatu, telefonu, wideokonferencji itp.

179 S. Wrycza, Informatyka ekonomiczna…, op. cit., s.468.

180 A. Szewczyk (red.) op. cit., s.125.

181 A. Szewczyk (red.) op. cit., s. 128.

182 R. Gerlach (red.), Edukacja wobec rynku pracy, realia, możliwości, perspektywy, Wyd. Bydgoszcz 2003, s.277.

Z prawnego punktu widzenia telepraca może być świadczona na podstawie zwykłej umowy o pracę lub kontraktu, a także w ramach własnej działalności gospodarczej pracownika¹⁸³.

Telepraca nie musi i zwykle nie jest jedyną formą pracy danej osoby. Najczęściej łączy się ją z klasyczną pracą lokalną. Natomiast proporcje czasu telepracy do pracy lokalnej mogą być różne, m.in. od ilości przepracowanych godzin pracy, czy ilości zawierania kontaktów międzyludzkich. Telepraca może być okazjonalna, gdy pracownik od czasu do czasu, kontaktuje się drogami elektronicznymi ze współpracownikami, partnerami lub klientami, jednak większość czasu pracuje na miejscu. Telepraca może też stanowić istotną część czasu pracy danej osoby, może mieć wreszcie charakter podstawowy. Tak coraz częściej pracują informatycy, którzy mogą przez sieć podłączyć się do dowolnego komputera, oczywiście, jeśli są do tego uprawnieni. W tym przypadku bezpośrednie spotkania i praca na miejscu mają charakter okazjonalny i służą raczej wytworzeniu wspólnej kultury firmy, poznaniu się pracowników itp.¹⁸⁴.

Telepraca może być w różnym stopniu sformalizowana. Jeśli regulamin pracy w danym przedsiębiorstwie wymaga obecności w miejscu pracy, praca z domu na rzecz tego przedsiębiorstwa w godzinach pracy jest formalnie nielegalna. Telepraca może być świadczona nieformalnie, jeśli zwierzchnik pracownika zgadza się na nią lub formalnie potwierdzona przez pracodawcę w odniesieniu do danych pracowników. Może wreszcie być objęta planem organizacyjnym przedsiębiorstwa, w którym z góry zakłada się, że część pracowników pracuje lokalnie, a część zdalnie¹⁸⁵.

Telepraca umożliwia lepsze wykorzystanie najcenniejszej i najbardziej doświadczonej kadry, której wiedza i zdolności nie natrafiają na ograniczenia geograficzne.

Stosując telepracę, przedsiębiorstwo może rekrutować kadrę z rozszerzonego obszaru geograficznego, co prowadzi do pozyskania lepszych specjalistów przy mniejszych kosztach zatrudnienia ponoszonym przez pracodawcę. Telepraca otwiera przed pracodawcą możliwość współpracy z ludźmi o unikalnych kompetencjach i przebywających często poza możliwościami ich zatrudnienia (na przykład z prawnikami zza oceanu), którzy nie zaakceptowaliby współpracy, gdyby wiązała się z czasochłonnymi podróżami, i na którą nie byłoby przedsiębiorstwa stać, gdyby miało opłacić koszty podróży i pobytu. Praca zdalna

183 W. Cellary, Telepraca. Raport o rozwoju społecznym. Program Narodów Zjednoczonych d/s. Rozwoju, UNDP, Warszawa 2002, s. 89.

184 A. Matczewski, op. cit., s. 42.

185 A. Szewczyk, Informacja w walce z bezrobociem, Wydawnictwo PWN, Warszawa 2004, s.194.

umożliwia organizację przedsiębiorstwa nie wokół miejsc, lecz wokół najbardziej wartościowej siły roboczej. Pozwala na zatrudnienie najbardziej kompetentnych pracowników w zespołach rozproszonych i tym samym uwolnienie zespołów od ograniczeń geograficznych¹⁸⁶.

Zadanie realizowane w formule telepracy musi spełniać określone warunki¹⁸⁷:

● rodzaj wykonywanej pracy - czynności zawodowe mogą być wykonywane poza siedzibą firmy, można się z nich wywiązać bez znaczącego udziału pozostałych pracowników;

● styl kierowania - kierownicy są w stanie nadzorować pracę nie na podstawie bezpośredniej obserwacji poczynań pracowników, lecz wyników ich działań;

● wymierność - postępy w pracy mogą być łatwo i przejrzyście mierzone, istnieją ogólnie znane lub wcześniej ustalone standardy wyceny produktywności pracowników;

● wyposażenie - pracownicy dysponują odpowiednim sprzętem do wykonywania swojej pracy, zwłaszcza zgodnym z technologią wymiany informacji stosowaną wewnątrz organizacji; podczas przesyłania informacji drogą elektroniczną bezpieczeństwo danych jest zachowane;

● stanowisko pracy zdalnej - stanowisko pracy sprzyja wywiązywaniu się z obowiązków zawodowych; wszystkie formalności finansowe i prawne zostały załatwione w sposób zadowalający.

Dzięki telepracy zyskuje się większą elastyczność w organizowaniu pracy. Praca może pojawić się w takim miejscu, czasie, a także przybierać taką formę, jakiej oczekuje telepracownik.

Charakter telepracy pozwala na jej zastosowanie w wielu dziedzinach i zawodach, w których przedmiotem pracy jest informacja czy produkt niematerialny. Telepraca jest wykorzystywana najczęściej w usługach konsultingowych oraz we wszelkiego rodzaju pracach biurowych, zaś w najmniejszym stopniu w przypadku prac projektowych.

Wirtualne biuro powinno być tak zorganizowane i wyposażone, aby:

● Umożliwiało wirtualną obecność telepracownika

Telepraca nie usuwa nikogo z pola widzenia – telepracownik to ktoś obecny wirtualnie.

W tym celu należy wykorzystać dwie metody kontaktu wirtualnego: elektroniczna listę

186 A. Szewczyk, Informacja w walce..., op.cit., s. 196.

187 S. Olszewski, K. Parys, M. Trojańska, Przestrzenie życia…, op. cit., s.171.

dyskusyjna oraz wideo-konferencję. Elektroniczna lista dyskusyjna umożliwia kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej. Natomiast wideo-konferencja stanowi interaktywny kontakt wzbogacony o fonię i wizję. Zastosowanie tej metody zależy od dostępności szybkich łączy oraz obniżenia kosztów miniaturowych kamer cyfrowych. Wirtualna obecność wprowadza aspekt społeczny procesu pracy i stanowi jeden z głównych środków komunikowania się z przełożonymi, współpracownikami czy klientami.

● Spełniało wymogi kompatybilności związanej z oprogramowaniem i sprzętem Warunkiem skutecznego przebiegu pracy niezbędne jest zachowanie wymogu kompatybilności, czyli zgodności pod względem parametrów technicznych zarówno SW – oprogramowania, jak i HW – sprzętu teleinformatycznego (komputer, kamera cyfrowa, drukarka). Standardowe wyposażenie wirtualnego biura obejmuje: osobisty komputer, modem, telefon z automatyczną sekretarką, fax, dostęp do poczty elektronicznej, kamera cyfrowa. W niektórych przypadkach niezbędny będzie zakup dodatkowych urządzeń, takich jak np. fotokopiarka.

● Regulowało precyzyjnie status prawny telepracownika i spełniało wymogi bhp Umowa o pracę w systemie zdalnym ma być tak sformułowana, aby dokładnie określała kwestie ubezpieczenia pracownika (od nieszczęśliwych wypadków, np. porażenia prądem), świadczeń zdrowotnych w przypadku choroby (np. przeziębienie – „do pracy nie musisz iść, a pracować możesz”) oraz ubezpieczenia wirtualnego biura (przed pożarem, kradzieżą, utratą danych). Stanowisko pracy winno spełniać wszelkie wymogi związane z bezpieczeństwem i higieną pracy – w tym celu przed podpisaniem umowy, stanowisko powinno być sprawdzone przez lekarza medycyny pracy i pracownika bhp, a w razie potrzeby należy wprowadzić stosowne korekty¹⁸⁸.

Inną formą organizacji telepracy są rozproszone zespoły pracowników, którzy mimo tego, że są geograficznie zlokalizowani w różnych miejscach, pracują w tej samej przestrzeni wirtualnej, komunikując się za pomocą różnych środków technologicznych mogą na bieżąco śledzić wyniki pracy w ich kręgu zainteresowań¹⁸⁹.

Telepracę na obecnym poziomie jej rozwoju łączy się z pracą lokalną, tzn. taką, której zakres dotyczy danego obszaru geograficznego pracodawcy. Wzajemne proporcje tych form pracy mogą być różne. Dotyczy to zarówno czasu pracy, jak i formy jej realizacji czy też treści zadań zawodowych, jakie zostają pracownikowi zlecone. Telepraca może

188 G. Spytek-Bandurska, Telepraca jako nietypowa forma zatrudnienia w Polsce. Aspekty prawne i społeczne, Oficyna Wydawnicza ASPRA-JR, Warszawa, 2015, s.317.

189 Z. Malara, Przedsiębiorstwo w globalnej…, op. cit., s.304.

wypełniać znaczną część czasu pracy pracownika. Przykładem może być praca radców prawnych. Po dokładnym określeniu problemu, zwykle w czasie bezpośredniego spotkania, analiza problemu i jego aspektów prawnych realizowana jest poza siedzibą pracodawcy, a jej wyniki są przekazywane telekomunikacyjnie¹⁹⁰. Telepraca może być podstawową (lub wyłączną) forma zatrudnienia pracownika, z jego punktu widzenia. Tak pracują np.

informatycy, pracownicy serwisów, eksperci. Różne mogą być także stopnie sformalizowania telepracy, jak też różny poziom akceptacji telepracowników przez pozostałych pracowników firmy. Wielu pracodawców stosujących telepracę wykorzystuje system pracy dzielonej (np. trzy dni w domu, dwa dni w firmie), pracę na część etatu, wydajniejszy tydzień pracy, elastyczny czas pracy, itp. Wszystkie te elementy sprowadzają się do jednej rzeczy – jest to elastyczność pracy. Pracodawca, który stawia na tradycyjny model pracy w pełnym wymiarze godzin, traci szansę zdobycia wysoko wykwalifikowanego pracownika, który oczekuje większej elastyczności¹⁹¹.

Zatem rozpatrując formy wykonywania telepracy można rozróżnić w niej następujące rodzaje telepracy:

● Telepraca wykonywana w domu: pracownik świadczy swoją pracę w domu, a z macierzystym biurem kontaktuje się za pomocą sieci telekomunikacyjnej tzw.

Home based teleworking. Wśród pracowników domowych można wyróżnić przedsiębiorców oraz pracowników: samozatrudniających się, kontraktowych, nieformalnych, a nawet nielegalnych.

● Telepraca uzupełniająca (supplementary telework), która wynika z czasowego podziału pomiędzy telepracą domową a pracą w biurze. Uzależnione jest to przede wszystkim od rodzaju wykonywanej pracy, potrzeby pracodawcy, a także odległości pomiędzy siedzibą firmy a miejscem zamieszkania telepracownika.

● Telepraca nomadyczna (nomadic teleworking) – wykonywana jest w różnych miejscach np. u klienta, partnera, podwykonawcy bądź podczas podróży (w samolocie, pociągu, hotelu). Tę formę telepracy może wykonywać personel zarządzający, specjaliści lub serwisanci, którzy dzięki technikom teleinformatycznym, pracują bezpośrednio u klienta lub w drodze do niego.

W ten sposób zapewniają szereg usług, w które zazwyczaj angażowany byłby personel biurowy lub klient musiałby przyjechać do siedziby firmy.

190 Z. Malara, Przedsiębiorstwo w globalnej…, op. cit., s.306.

191 S. Wrycza, op.cit., s.471.

● Telepraca w systemie SOHO (Small Office Home Office), zalicza się tutaj osoby zarządzające przedsiębiorstwami oraz samozatrudnione.

● Telecentra – jest to miejsce wyposażone w niezbędny sprzęt komputerowy oraz łącza elektroniczne. Telecentrum zazwyczaj położone jest w dużej odległości od siedziby firmy, a jednocześnie blisko zamieszkania telepracowników, którzy z różnych przyczyn nie mogą wykonywać swojej pracy w domu. Telecentra zapewniają dostęp do wirtualnego biura osobom, które zamiast dojeżdżać do siedziby firmy pracują w telecentrum, którego lokalizacja jest najbardziej odpowiednia do potrzeb. Może ono stanowić odrębny dział danej firmy, może też należeć do kilku przedsiębiorstw lub instytucji zorganizowany jako:

a. biura firmy udostępniane pracownikom z danego regionu tzw. biura satelitarne

b. centra lokalne, w których osoby pracują dla różnych firm

c. call – center – centra telefonicznej obsługi klienta (poza główną siedzibą firmy)

d. telechatka – stanowi specjalny rodzaj telecentrum skierowany do społeczności lokalnej, mający na celu zmniejszenie dysproporcji pomiędzy społecznościami bardziej i mniej zinformatyzowanymi. Jako główne zadania telechatek należy wymienić organizowanie kursów obsługi komputera, upowszechnianie najnowszych technologii informatycznych, łatwiejszy dostęp do wiedzy¹⁹².

Do typowych zadań wykonywanych na odległość z użyciem nowoczesnych technologii teleinformatycznych należą: komputerowy skład tekstów, opracowywanie graficzne i projektowanie stron www, tworzenie baz danych, wyszukiwanie informacji, działalność marketingowa i sprzedaż przez telefon, obsługa klienta, księgowość, tłumaczenia, przeprowadzanie ankiet, wykonywanie analiz, redagowanie tekstów, raportów, sprawozdań, kompilowanie i pisanie tekstów, nauczanie na odległość itp. Opisane powyżej formy telepracy wykorzystywane są w poszczególnych działach firm. W dziale produkcji telepraca może być zastosowana tylko w procesie produkcji zasobów cyfrowych i informacyjnych.

W administracji może być wykorzystywana telekooperacja, zaś w dziale kadr jest wykorzystywana do przeprowadzania szkoleń na odległość (e-learning) oraz poprzez stałe połączenie z siecią pracodawcy umożliwia wymianę danych i stałą obsługę pracowników.

192J. Wiśniewski, Zatrudnianie pracowników…, op. cit., s.78.

Dział IT to administrowanie sieciami, tworzenie oprogramowania, tworzenie stron www, które może odbywać się spoza siedziby firmy. W dziale rozwojowo-badawczym telepraca ułatwia pracę grupową nad projektami, dział marketingu wykorzystuje telepracowników do przeprowadzania badań ankietowych czy wprowadzania danych¹⁹³.

2.4. Zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwach stosujących telepracę