Zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwach stosujących telepracę Zmiany organizacyjny to przekształcenia zachodzące w różnych sektorach

organizacji. Przekształcenia te są dokonywane zarówno pod wpływem działania czynników wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Zmiany są wprowadzane w celu zwiększenia efektywności funkcjonowania danej organizacji¹⁹⁴. Zmianą możemy określić wszystko to co implikuje naruszenie sytuacji pierwotnej (statusu quo) organizacji, w którymś z jej aspektów. Tak więc każde przeobrażenie wewnątrz systemu czy też w jego otoczeniu, które prowadzi do powstania sytuacji wtórnej, różniącej się od sytuacji pierwotnej jest zmianą.

Zmiana organizacyjna może dotyczyć każdego aspektu organizacji i pociągnąć za sobą skutki daleko wykraczające poza obszar, w którym się odbywa. Jest ona to też przekształcenie istniejącego układu według ustalonych procedur przemieniające równocześnie rezultaty tego przekształcenia ukierunkowane przez celowość działań organizacji.

Zmiany organizacyjne dzielą się na makrosystemowe i mikrosystemowe¹⁹⁵. Te pierwsze polegają między innymi na odgórnym wprowadzaniu reform, natomiast drugie mikrosystemowe oznaczają zmiany dokonujące się oddolnie. Zmiany makrosystemowe obejmują reformy systemowe, strukturalne oraz programowe. Mikrosystemowe zmiany to innowacje, modyfikacje oraz usprawnienia.

Uwarunkowania funkcjonowania współczesnych organizacji sprawiły, że warunkiem koniecznym stało się rozwijanie zdolności do permanentnego adaptowania się poprzez dokonywanie przemian wewnątrz przedsiębiorstw, a jednym z kluczowych czynników budowania przewagi konkurencyjnej stała się umiejętność szybkiego identyfikowania zachodzących w otoczeniu zmian.

193 D. Dziuba, Telepraca – fantazja czy rzeczywistość, Infoman, Warszawa 2005, s.8.

194J. Walas-Trębacz, Zmiany organizacyjne przeprowadzane w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie nr 2(13), Tarnów 2009

195Ricky W. Griffin, Podstawy zarządzania..., op. cit.

M. K. Wyrwicka zauważa, że współczesne badania dotyczące przekształceń przedsiębiorstw, określane są modelami rozwoju organizacji.

„Analizując zmiany o charakterze:

● rzeczowym – np. przemiany o strukturze organizacyjnej,

● atrybutowym – np. zmiany priorytetów działalności,

● czynnościowym – np. zmiany w stylu zarządzania czy kierowania,

próbuje się ukazać dynamikę funkcjonowania przedsiębiorstwa w czasie i zidentyfikować mechanizm umożliwiający efektywne trwanie na rynku”¹⁹⁶.

W tym aspekcie zmiany technologiczne przyczyniły się do zmian stylu pracy, który uwarunkował zmiany nie tylko zmiany organizacyjne, ale też zmienił styl zarządzania.

Rozwój pracy zdalnej można dostrzec w rozwoju technologii informatycznych, który pozwolił na gwałtowny wzrost ilości gromadzonych i przetwarzanych danych. Działo się to w połączeniu z próbami coraz dokładniejszego opisywania rzeczywistości oraz tworzenia coraz bardziej efektywnych procesów gospodarczych. Działania te miały na celu zapewnienie przedsiębiorstwom przewagi konkurencyjnej i w efekcie sukces gospodarczy.

M. K. Wyrwicka definiuje rozwój przedsiębiorstwa jako ,,cel (a zarazem problem) wewnętrzny rozumiany jako proaktywna, pożądana, pozytywna zmiana jakościowa, gwarantująca bieżącą dostępność niezbędnych środków oraz przygotowująca zasoby na przyszłość”¹⁹⁷. Zwraca też uwagę, że rozwój jest postrzegany przez ,,pryzmat proaktywnego uwzględniania zmian otoczenia gospodarczego, technicznego i technologicznego, społecznego oraz umiejętności korzystania z pojawiających się szans”¹⁹⁸. Jako szansę można traktować możliwości, które stwarzają warunki do podejmowania pracy na odległość.

Telepraca jest zjawiskiem stosunkowo nowym, a co za tym idzie, nie do końca jeszcze ukształtowanym. Realizuje w sposób niemal doskonały, powstałe jeszcze w latach 70. ubiegłego stulecia koncepcje globalnej wioski, gdzie niezależnie od miejsca przebywania świat tworzy jedną społeczność. Miało ono swoje podłoże w wielu procesach, do których należałoby zaliczyć:

● rozwój komputerów i powstałych z nich komputerów osobistych,

● rozwój sieci komputerowych,

● rozwój środków telekomunikacji,

196 M.K. Wyrwicka, Polityka kadrowa przedsiębiorstwa, op. cit., s. 7

197M. K. Wyrwicka, Ścieżki rozwoju przedsiębiorstwa, prezentacja dostępna na stronie:

http://fem.put.poznan.pl [30.10.2018]

198M. K. Wyrwicka, Ścieżki rozwoju, op.cit.

● rozwój systemów zarządzania przedsiębiorstwem (klasy ERP),

● rozwój nowych koncepcji zarządzania, w tym idei outsourcingu oraz modelu kosztów działań ABC,

● digitalizację wielu dóbr materialnych oraz powstanie nowych, niematerialnych, rynków dóbr i usług¹⁹⁹.

Cały ten proces przyczynił się do ewolucji technologii i organizacji pracy, która zmierzała do maksymalizacji efektywności oraz poszukiwania nowych rynków związanych z produktami ery cyfrowej. Wymusza to korzystanie z najwyższej klasy specjalistów albo minimalizację kosztów operacyjnych. Zarówno jedno jak i drugie okazało się możliwe dzięki wykorzystaniu zalet i właściwości pracy świadczonej zdalnie (a więc poza rozumianym tradycyjnie biurem lub fabryką), z wykorzystaniem komputerów oraz sieci teleinformatycznych. Proces ten prowadzi do wirtualizacji przedsiębiorstw²⁰⁰.

Istotą telepracy jest zatrudnianie pracowników w miejscu ich przebywania zastępującego tradycyjnie rozumianą pracę w siedzibie lub zakładzie pracy. Stało się to możliwe dzięki wzrostowi znaczenia informacji jako towaru oraz dematerializacji dużej części prac wchodzących w zakres czynności związanych z procesami biznesowymi.

Z drugiej strony przyczynił się do tego postęp telekomunikacji i informatyki umożliwiający w tani i prosty sposób przesyłanie dóbr niematerialnych na dowolne odległości²⁰¹.

Niewątpliwie dla szybkości upowszechniania się wszystkich nowych rozwiązań krytyczne znaczenie posiada porównanie korzyści płynących z ich wprowadzenia oraz nakładów niezbędnych do ich wdrożenia. Bardzo ważnym czynnikiem zdaje się być również bariera świadomości i zdolności adaptacji przez pracowników nowych koncepcji – takich jak telepraca, czy związana z nią nierozerwalnie idea wirtualnych organizacji. Dobrym przykładem mogą tu posłużyć protesty robotnicze towarzyszące wprowadzaniu maszyn do manufaktur. Dowodem na to, że jest to zjawisko analogiczne jest uświadomienie sobie, że podobne trudności (choć mniej dramatyczne) napotyka dziś wprowadzanie informatyki związane z reengineringiem w procesach gospodarczych²⁰².

Oczywiście w procesie zmian należy uwzględnić zarówno cechy pozytywne, jak i negatywne. Ponadto należy zwrócić uwagę, że telepraca jako zjawisko całkowicie nowe

199 M. Garbat, Zatrudnianie i rehabilitacja zawodowa osób z niepełnosprawnością w Europie, Wyd.

Uniwersytetu Zielonogórskiego, Zielona Góra 2010, s.112.

200 K. Zimniewicz, Współczesne koncepcje i metody zarządzania, Wyd. PWE, Warszawa 2000, s.94.

201 J. Wachowicz, Wirtualne organizacje – geneza, charakterystyka i zalety. Electronic Commerce – gospodarka XXI wieku, Wyd. MKN E-C, Politechnika Gdańska, Gdańsk 2001, s. 125.

202I. Harnik (red.), e-Przedsiębiorczość…, op. cit., s.78

powoduje powstawanie nowych stosunków, możliwości i zagrożeń. Jest ona również w dużej mierze zależna od uwarunkowań technologicznych pozwalających na swobodny przepływ informacji. Nowoczesna firma, która chce być konkurencyjna, powinna szybko reagować na zmieniające się potrzeby rynku, ciągle zdobywać nową wiedzę, zwiększać szybkość dostarczania swoich usług, być w stałym kontakcie z klientem i optymalnie wykorzystywać umiejętności pracowników. W większości przypadków proces doskonalenia przedsiębiorstwa nie byłby możliwy bez wykorzystania nowoczesnych technologii. Ich rozwój spowodował, iż tradycyjne biuro można zamienić na stolik czy pokój w hotelu, skąd można mieć bezpieczny i szybki dostęp do sieci informacyjnej swojej firmy i wykonywać na odległość codzienną pracę. Telepraca jest metodą organizacji pracy, która pozwala na pogodzenie twardych wymagań rynkowych z indywidualnymi potrzebami pracowników²⁰³. W telepracy liczą się nie tylko kwalifikacje pracownika, ale również zastosowana technika. Jednak nie każde stanowisko telepracy musi posiadać najnowocześniejsze i najdroższe wyposażenie (sprzęt, oprogramowanie, dostęp do usług). Minimalne wymagania techniczne do wykonywania telepracy to linia telefoniczna i telefon. Bardziej zaawansowane jej formy wymagają już posiadania komputera oraz połączenia z siecią korporacyjną lub Internetem. O wyborze odpowiednich środków techniki decyduje rodzaj telepracy, a w następnej kolejności przewidywane koszty²⁰⁴.

Oprócz sprzętu i usług o różnym stopniu wyspecjalizowania rynek informatyczny oferuje coraz częściej oprogramowanie zaprojektowane specjalnie z myślą o telepracy.

Dotychczas w sprzedaży pojawiały się pakiety do telepracy wykonywanej w drodze (tzw.

telepracy mobilnej). Obecnie można znaleźć produkty do telepracy stacjonarnej z bogatym zestawem funkcji monitorowania pracownika zdalnego²⁰⁵.

Najważniejsze zmiany w organizacji pracy związane z pracą zdalną:

● przynosi pracę do pracownika, powodując zasadniczą zmianę w jego statusie,

● pozwala ona na przebywanie i pracę w dowolnym miejscu świata,

● zmienia wartość i metody pracy, które oparte są na nowoczesnych technologiach informacyjnych oraz komunikacji,

● jest nowym sposobem organizacji pracy, przystosowanym do różnych zawodów²⁰⁶.

203 M. Garbat, op.cit., s.115

204 J. Wiśniewski, op.cit., s.82.

205 R. Gerlach, op. cit., s. 278.

206 I. Harnik (red.), e-Przedsiębiorczość…, op. cit., s.66.

Rozważając zagadnienie telepracy jako formy ograniczania bezrobocia należy pamiętać, że jest ona skierowana tylko do niektórych grup bezrobotnych i wymaga podnoszenia kwalifikacji. Telepraca jest szansą dla osób niepełnosprawnych i dla kobiet wychowujących dzieci, lecz nie każda praca może być w ten sposób wykonywana. Ponadto warto dodać, że nie każdy może zostać telepracownikiem. Telepraca może być sposobem na budowanie samodzielnej kariery zawodowej dla ludzi myślących o niezależności, źle znoszących tradycyjne formy pracy, pełnych dynamizmu i aktywności. Jednocześnie dla osób ceniących sobie bliskość rodziny, nieobojętnych na to, co dzieje się w kręgu ich lokalnej społeczności.

Tę metodę pracy wybierają najczęściej ludzie, którzy potrafią sami organizować swoje środowisko i czas pracy, motywować się do wykonywania zadań oraz narzucać niezbędną dyscyplinę²⁰⁷.

Jak wskazują obserwacje, telepracowników zatrudniają najczęściej duże firmy o ustabilizowanej pozycji rynkowej w sektorze usług finansowych i informatycznych.

Najwięcej telepracowników jest w Europie Północnej, w krajach Skandynawii, gdzie jest bardzo wysokie nasycenie rynku komputerami w przeliczeniu na osobę i niezbyt wysokie koszty połączenia z internetem. W mniejszym stopniu zastosowanie telepracy spotykamy w krajach Południowo-Wschodniej Europy, w których jest mniejsze nasycenie komputerami przypadającymi na osobę oraz występuje większa biurokracja.

Aktywne przedsiębiorstwa - niezależnie od skali prowadzonych działań - wykorzystują telepracę jako między innymi, ważny instrument służący budowaniu pozycji rynkowej w globalnym wymiarze i przeciwstawianiu się dekoniunkturze. Telepraca może być również - obok innych instrumentów pomocnych w uelastycznianiu form pracy - dobrym sposobem na utrzymanie miejsc pracy przez wzrost jednych przedsiębiorstw i ochranianie przed upadkiem innych. Telepraca sprawia, że przedsiębiorstwo mimo lokalnego charakteru może skutecznie budować rozwój działalności na rynku globalnym, a poszerzanie rynków zbytu i rozwiązanie problemów zaopatrzenia umożliwia pozyskiwanie wykształconej kadry z innych rynków. O znaczeniu telepracy jako środka uelastyczniania stosunków pracy najlepiej świadczy zainteresowanie jej rozwojem ze strony wszystkich rządów wspierających rozwój innowacyjnych form pracy, sięgających po wyrafinowane technologie²⁰⁸.

207 A. Szewczak (red.), Telepraca – szansą czy zagrożeniem na rynku pracy?, op. cit., s.12.

208 Z. Malara, Przedsiębiorstwo w globalnej gospodarce…, op. cit., s. 264.

Wskazuje się na pięć poziomów przekształceń w organizacjach wywoływanych przez nowe technologie informacyjno-komunikacyjne:

• wykorzystanie lokalne w różnych częściach organizacji, niezależnie od siebie;

• wewnętrzna integracja stosowanych rozwiązań w różnych częściach organizacji;

• techniczna reorganizacja procesów umożliwiająca daleko idące usprawnienia dotychczasowych procesów;

• techniczna reorganizacja sieci pozwalająca na sprawniejszą współpracę pomiędzy organizacjami;

• zmiana zakresu działalności poprzez wprowadzenie nowych produktów lub wejście na nowe rynki.

W krajach mniej zamożnych, również w Polsce, zaznacza się pewna sprzeczność między interesami pracodawcy, a telepracownika. Ten pierwszy wprowadza tę formę pracy, by obniżyć koszty własnej działalności, często dążąc do przesunięcia całości nakładów inwestycyjnych związanych z organizacją telepracy na telepracownika. Oznacza to poważne wydatki na sprzęt informatyczny, dobrą łączność telefoniczną, na odpowiednie wyposażenie mieszkania w meble o charakterze biurowym, ubezpieczenie itp.²⁰⁹ Z kolei pracownik podejmujący pracę zdalną oczekuje od pracodawcy zapewnienia podstawowych narzędzi i materiałów do pracy²¹⁰.

Zmiany struktur organizacyjnych w przedsiębiorstwie, bez względu na to czy są one małe czy też duże, wywołane implementacją telepracy muszą być skorelowane z wymiernymi korzyściami jakie może ona wnieść do firmy. Jeśli istnieje realne przełożenie korzyści, jakie daje e-praca, na wzrost efektywności działania organizacji, to dopiero wówczas wykorzystuje się tę formę pracy i organizacji, jako czynnik wspierający działalność przedsiębiorstwa²¹¹.

2.5. Charakterystyka zarządzania relacjami w systemie pracy zdalnej