Identyfikacja czynników ryzyka

Faza 2 następuje po zakończeniu prac przewidzianych w fazie 1, czyli ustaleniu źródeł ryzyka.

Głównym celem tej fazy jest zidentyfikowanie poszczególnych czynników ryzyka mogących wystąpić w trakcie realizacji projektu i negatywnie wpłynąć na zakres prac, termin realizacji oraz koszt przedsięwzięcia. Podstawowe kroki i zadania wraz z działaniami fazy 2 przedstawiono na rysunku 22.

Technikami dedykowanymi do realizacji założonego celu są:

a) analiza interesariuszy, b) burza mózgów,

c) technika delficka.

Koncepcja interesariuszy jest bardzo często stosowana do analizy środowiska projektowego.

Według niej zarządzanie jest wypadkową poglądów, aspiracji, celów i działań różnych grup interesów, określanych mianem interesariuszy (ang. stakeholders) [141].

Pojęcie interesariuszy po raz pierwszy zostało użyte w 1963 roku przez Stanford Research Institute, a wprowadzone do teorii i praktyki zarządzania w latach 80-tych przez R.E.

Freemana [47].

Interesariusze to podmioty (osoby, społeczności, instytucje, organizacje, urzędy) mogące oddziaływać na realizację projektu i/lub podlegające oddziaływaniu w związku z realizacją projektu [47]. Szerzej definiuje interesariuszy amerykański Instytut Zarządzania Projektami (Project Management Institute), według którego interesariusze projektu to "…osoby i organizacje aktywnie zaangażowane w realizację projektu lub których interesy podlegają korzystnym lub niekorzystnym wpływom wynikającym z realizacji lub zakończenia projektu"

[55]. Z kolei F. O’Connell podkreśla przede wszystkim istotę występującej relacji projekt − interesariusz określając interesariuszy jako osoby, lub grupy osób, na które projekt ma pozytywny, albo negatywny wpływ [104]. Spośród innych definicji warto zwrócić uwagę na tą zaproponowaną przez R. Manson’a i I. Mitroff’a, dla których interesariusze to pretendenci (ang. claimants) wewnątrz i spoza projektu, posiadający uprawnione interesy co do projektu i jego wyników [83].

83

Rysunek 22. Podstawowe kroki, zadania i działania fazy 2 etapu 2 metody IPTAR Źródło: Opracowanie własne

Omówienieuzyskanychwyników iidentyfikacjaczynnikówryzyka

ZADANIE4

+

Wybór moderatora dyskusji i budowa zespołu specjalistów z różnych branż

Przedstawieniecharakterystyki

Budowazespołuekspertów wzakresierealizacjitpi

Ocenatpiwyrażonaprzez interesariuszy

ZADANIE3

Określeniepotencjalnych czynnikówryzyka

84

Najszerszą definicję interesariuszy podał Jerzy Bogdanienko stwierdzając, że interesariuszami projektu nazywamy wszelkie osoby oraz podmioty aktywnie zaangażowane w realizację projektu oraz korzystające z efektów jego realizacji, a także wszelkie osoby i organizacje, których interesy mogą być dotknięte przez jego realizację, jak i efekty jego realizacji [8].

Główne grupy interesariuszy to:

− beneficjenci – środowiska odnoszące największe bezpośrednie korzyści z realizacji projektu,

− partnerzy – organizacje wspierające projekt i/lub pomagające w jego wdrożeniu, realizując tym samym swoje cele,

− przeciwnicy – środowiska przeciwne realizacji projektu.

Interesariusze dzielą się na pozytywnych, tj. sprzyjających realizacji projektu i lobbujących na jego rzecz oraz na negatywnych, którzy przeciwstawiają się realizacji inwestycji i podejmują działania blokujące.

Analizę interesariuszy wykonuje się na etapie przygotowania projektu, w celu zrozumienia ich systemów wartości, interesów i potrzeb oraz określenia wpływu, jaki wywierają lub mogą wywierać na nich realizowane decyzje związane z projektem [15]. Analiza ta daje obraz układu sił w ramach projektu i stanowi podstawę do decyzji o planowaniu lub wdrażaniu, zaniechaniu bądź zmianie przedmiotu czy zakresu projektu.

Według podręcznika wydanego przez Ministerstwo Rozwoju analiza interesariuszy jest jednym z kluczowych elementów badania środowiska realizacji projektu [11]. Wyniki analizy interesariuszy stanowić mogą i powinny podstawę analizy możliwości realizacji projektu, która polega na określeniu przewidywanych reakcji interesariuszy wobec podejmowanych działań, zarówno pozytywnych, jak też negatywnych. W odniesieniu do reakcji negatywnych określone powinny być przeciwdziałania osłabiające lub niwelujące te reakcje. Plan działań przeciwdziałających powinien być elementem planu wdrożenia. Oczekiwania i obawy interesariuszy powinny być podstawą odpowiedniej komunikacji i podejmowania bieżących konsultacji z interesariuszami negatywnymi na etapie realizacji projektu.

Zgodnie z założeniami realizacji projektów przedstawionymi przez Komisję Europejską w podręczniku zarządzania cyklem projektu (Project Cycle Management Handbook) analiza interesariuszy powinna przebiegać w sześciu etapach i kończyć się podsumowaniem i wnioskami [39].

W etapie pierwszym przeprowadza się ogólną identyfikację interesariuszy przy uwzględnieniu interakcji zachodzącej w układzie projekt – interesariusze.

85

W etapie drugim określone zostają kategorie interesariuszy zależnie od pozycji i wpływu na projekt, także przy uwzględnieniu płci.

Następnie definiuje się grupy interesariuszy z punktu widzenia organizacyjnego, ich usytuowania w społeczeństwie oraz płci.

W czwartym etapie grupuje się interesariuszy z punktu widzenia ich wzajemnych powiązań i oczekiwań.

Następnie przeprowadza się badanie wrażliwości interesariuszy na priorytety inwestora lub zleceniodawcy, priorytety polityki unijnej, ochronę środowiska naturalnego, równouprawnienie płci, brak dyskryminacji, itp.

W ostatnim, szóstym etapie analizuje się silne i słabe strony interesariuszy z punktu widzenia ich związków z projektem.

Na zakończenie powyższego postepowania należy dokonać podsumowania zawierającego wykaz grup interesariuszy wraz z dotyczącymi ich analizami oraz zaproponować działania, jakie należy podjąć w stosunku do poszczególnych grup interesariuszy.

Dla potrzeb metody IPTAR przewiduje się zastosowanie niektórych, wybranych elementów zawartych w omówionej powyżej technice analizy interesariuszy.

Procedura postępowania w ramach kroku 1 – analizy interesariuszy, opracowanej metody IPTAR obejmuje następujące zadania:

1. Zadanie 1 – zbudowanie zespołu składającego się z osób mających odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie w realizacji infrastrukturalnych projektów transportowych, a także niezbędne doświadczenie życiowe. Struktura specjalności zawodowych członków zespołu powinna uwzględniać wyniki Fazy 1 IPTAR w taki sposób, aby informacje wynikające z każdego z ujawnionych źródeł ryzyka były opracowywane przez właściwą liczbę osób o niezbędnym przygotowaniu.

2. Zadanie 2 – ustalenie interesariuszy projektu, wraz z dokonaniem podziału na trzy kategorie: beneficjenci (działanie 1), partnerzy, także potencjalni (działanie 2), przeciwnicy, także potencjalni (działanie 3). Ocena powinna uwzględniać czynnik upływającego czasu, a tym samym zmian w projekcie, które mogą powodować inne pozycjonowanie interesariuszy w wyżej wymienionych kategoriach.

3. Zadanie 3 – ocena transportowych projektów inwestycyjnych z punktu widzenia każdej z grup interesariuszy, uwzględniająca następujące czynniki:

− oczekiwania i interesy jakimi się kierują,

− możliwości i siłę oddziaływania,

86

− możliwości wyrażania swoich interesów,

− konsekwencje, jakie powoduje dla projektu każdy z wcześniej wymienionych elementów.

4. Zadanie 4 – analiza uzyskanych danych i określenie potencjalnych szczegółowych czynników ryzyka dla projektu. Rezultaty zadania 4 są wykorzystywane w ostatnim kroku fazy 2.

Burza mózgów, stanowiąca krok 2 fazy 2, jest jedną z metod twórczego rozwiązywania problemów m.in. poprzez wykorzystanie intuicji uczestników zespołu, biorących udział w badaniu tą metodą. Za twórcę metody uznaje się Alexa Faickneya Osborna, a jej powstanie datuje się na koniec lat trzydziestych XX wieku.

Burza mózgów zaliczana jest do jednych z najbardziej znanych narzędzi wykorzystywanych w pracach kół jakości. Istotą tego narzędzia jest zebranie w stosunkowo krótkim czasie dużej liczby pomysłów przez wykorzystanie wszelkich możliwych skojarzeń członków grupy z poruszanym problemem [93]. Burza mózgów wykorzystuje zatem twórcze myślenie członków zespołu do stworzenia listy nowych pomysłów, wyjaśnienia przyczyn problemów lub stworzenia listy spraw do załatwienia [78].

Zespół powinien składać się z 6 do 12 osób, a w jego skład powinni wchodzić specjaliści z różnych branż o zróżnicowanym poziomie kompetencji, w tym także osoby, których wiedza i doświadczenia nie są związane z poruszanym problemem. Powinny to być osoby w różnym wieku, zarówno kobiety, jak i mężczyźni. Zasady pracy zespołu powinny umożliwiać swobodne, nieskrępowane wypowiadanie się oraz wymianę spostrzeżeń i pomysłów. Pracą zespołu kieruje moderator, którego rolą jest zapewnienie przestrzegania zasad postępowania oraz zapisywanie na tablicy, po kolei, wszystkich zgłoszonych spostrzeżeń, pomysłów i uwag. Główne zasady jakich należy przestrzegać w trakcie pracy zespołu to [78, 84, 93]:

− Zakaz krytykowania.

− Uwzględnianie wszystkich pomysłów, nawet tych, które wydają się nietrafione w pierwszej ocenie lub zbyt abstrakcyjne.

− Swobodny przebieg dyskusji.

− Niczym nieskrępowana wyobraźnia.

− Przysłuchiwanie się i rozwijanie spostrzeżeń innych.

− Zgromadzenie jak największej liczby pomysłów.

W tej metodzie występują dwa podstawowe etapy:

− etap pierwszy, w którym następuje zgłaszanie pomysłów i spostrzeżeń oraz

87

− etap drugi, w którym dokonuje się przeglądu całości materiału uzyskanego w czasie etapu pierwszego.

W zależności od celu założonego dla zastosowania burzy mózgów, w etapie drugim dokonuje się indywidualnej oceny zgłoszonych pomysłów. Dokonuje tego specjalnie powołany zespół składający się ze specjalistów związanych z poruszanym problemem. W literaturze występują cztery odmiany burzy mózgów [54, 84, 93]:

− Brainstorming indywidualny – uwzględnia szczególne predyspozycje do indywidualnej pracy twórców pomysłów. Każdy uczestnik spisuje swoje pomysły na kartce, a następnie tworzona jest jedna lista ze wszystkimi pomysłami.

− Quick Think Method – wykorzystywana w sytuacji, gdy uczestnicy mają bardzo mało czasu na podjęcie decyzji. Kosztem liczby oraz różnorodności pomysłów, skraca się czas na poszukiwanie pomysłów.

− Dyskusja 66 − przewiduje 6 minut intensywnej pracy sześcioosobowych zespołów, a następnie przedstawienie swoich pomysłów na sesji plenarnej, tam uzupełnianie ich i powrót do pracy zespołu.

− Brainstorming 635 – przewiduje udział sześcioosobowego (6) zespołu, każdy z członków zespołu otrzymuje kartę, na której zapisuje swoje trzy (3) pomysły w ciągu pięciu (5) minut. Po upływie tego czasu, kartę przekazuje się kolejnej osobie w zespole, która dopisuje swoje pomysły (nie mogą pokrywać się one jednak z już naniesionymi pomysłami na kartę). Zakłada się pięciokrotny obieg kart.

Dla potrzeb metody IPTAR przewiduje się zastosowanie niektórych, wybranych elementów zawartych w omówionej powyżej technice burzy mózgów.

Procedura postępowania w ramach kroku 2 fazy 2, opracowanej metody IPTAR obejmuje następujące zadania:

1. Zadanie 1 – utworzenie zespołu i zapewnienie warunków pracy według zasad prowadzenia techniki burzy mózgów oraz wybór moderatora.

2. Zadanie 2 – przedstawienie przed rozpoczęciem pracy charakterystyki projektu, w tym: celu, zakresu, terminu realizacji i zakładanego budżetu. Czas trwania prezentacji nie powinien przekraczać 15 minut.

3. Zadanie 3 – zbieranie pomysłów i spostrzeżeń. Należy przy tym przestrzegać głównych zasad pracy zespołu (opisanych wyżej). Czas trwania jednej sesji nie powinien trwać więcej niż 30 minut. Po około 15-minutowej przerwie można powtórzyć sesję zbierania pomysłów.

88

4. Zadanie 4 – wspólne omówienie uzyskanych wyników oraz przygotowanie dokumentacji do kolejnych faz metody IPTAR. Rezultaty zadania 4 są wykorzystywane w czwartym kroku fazy 2.

Trzeci krok fazy 2 etapu 2 metody IPTAR jest oparty na technice delfickiej. Metoda ta została opracowana w latach pięćdziesiątych XX wieku w amerykańskiej firmie Rand Corporation przez jej pracowników − matematyków: O. Helmera, E.S. Quad’a oraz N. Dalkey’a. Jej nazwę zaproponował filozof A. Kaplan. Wywodzi się ona od wykorzystywania ekspertów prezentujących swoje opinie na wzór mitycznej wyroczni Pytii mającej swoją siedzibę w świątyni Apollina w starożytnym mieście Delfy, w którym to, zgodnie z legendą, wydobywały się tajemnicze opary rozjaśniające umysł [61, 85].

Metoda Delficka ma trzy charakterystyczne cechy [103]:

− anonimowość,

− kontrolowany proces przekazywania informacji,

− analiza odpowiedzi metodami statystycznymi.

Służy ona do zbierania opinii i stanowisk ekspertów, jednocześnie zapewniając systematyczne uzgadnianie opinii i stanowisk. Istotą metody jest także dobór ekspertów, w taki sposób, aby reprezentowali różne dziedziny wiedzy i umiejętności praktyczne. Metoda ta pozwala na pozyskanie danych od wysokiej klasy specjalistów. Ta wielość zakresów wiedzy i doświadczenia praktycznego ekspertów gwarantuje wielostronność ich spojrzenia na problemy [134] oraz tworzy efekt interdyscyplinarnej synergii [132]. Jako zaletę tej metody podaje się to, że metoda delficka jest wygodna dla ekspertów, gdyż korespondencyjne wyrażanie opinii nie stanowi poważnego zakłócenia, ich napiętych, planów zajęć [113].

Z reguły, przebieg badania składa się z kilku etapów:

− zdefiniowanie problemu poddanego ocenie,

− wybór ekspertów,

− rozesłanie do ekspertów specjalnego kwestionariusza,

− analiza nadesłanych informacji,

− w zależności od poziomu zgodności nadesłanych opinii, przeprowadzenie kolejnej rundy wysłania kwestionariusza (w przypadku niezgodności opinii) lub też przygotowanie raportu (dla zgodności opinii). Wraz z wysłaniem kolejnego kwestionariusza eksperci otrzymują analizę nadesłanych wcześniej odpowiedzi.

Dla potrzeb metody IPTAR przewiduje się zastosowanie niektórych, wybranych elementów zawartych w omówionej powyżej techniki delfickiej.

89

Procedura postępowania w ramach kroku 3 fazy 2 metody IPTAR obejmuje następujące zadania:

1. Zadanie 1 – ustalenie administratora procesu oraz sposobu komunikowania się z ekspertami, zapewnienie anonimowości ekspertów.

2. Zadanie 2 – wytypowanie i wybranie ekspertów z różnych dziedzin wiedzy.

3. Zadanie 3 – w drodze indywidualnego kontaktu z każdym z ekspertów uzyskanie maksymalnej liczby spostrzeżeń i opinii (czynników ryzyka).

4. Zadanie 4 – dokumentowanie, w postaci raportu wyników i analiza otrzymanych informacji; w przypadku rozbieżności ponowne przesłanie kwestionariuszy do ekspertów (faza 2, krok 3, zadanie 3) wraz z opracowaniem dotychczasowych wyników.

5. Zadanie 5 – zbiorcze zestawienie wszystkich otrzymanych spostrzeżeń i opinii na temat potencjalnych czynników ryzyka. Rezultaty zadania 5 są wykorzystywane w kolejnym kroku fazy 2.

W przypadku specjalistycznych projektów (w tym infrastrukturalnych projektów transportowych), dla których w burzy mózgów biorą udział specjaliści branży dopuszcza się połączenie kroku 2, tj. burzy mózgów z krokiem 3, tj. techniką delficką. Wtedy eksperci najpierw zgłaszają pomysły w ramach burzy mózgów, a następnie oceniają czynniki ryzyka i ustalają ostateczny ranking w ramach techniki delfickiej.

Ostatnim krokiem fazy 2 jest opracowanie zbiorczej listy potencjalnych czynników ryzyka.

Powstaje ona na podstawie informacji zebranych z wcześniejszych kroków fazy 2. Lista ta jest także wykorzystywana w kolejnej fazie metody IPTAR.