Komunikat prasowy (zwany też informacją prasową, ang. press release) jest podstawową formą, w której dziennikarze otrzymują informacje (newsy) z zewnątrz. Możesz ją wykorzystać do informowania mediów o tym, co dzieje się w bibliotece tak, aby budowało to jej wizerunek.
To forma, w jakiej realizujesz dziennikarskie interesy merytoryczne – podajesz informację.
Warto pisać i wysyłać redakcjom komunikaty prasowe, bo to materiał, na który masz największy wpływ. To ty decydujesz, co chcesz zakomunikować. Im lepiej przygotowany komunikat, tym większe szanse na jego opublikowanie. Dziennikarze codziennie otrzymują kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt informacji, a tylko kilka z nich ma szansę zainteresować redakcję.
Wyobraźmy sobie, że biblioteka chce przygotować wystawę historycznych zdjęć i w ten sposób uczcić zbliżający się jubileusz miasta. O uzupełnienie kolekcji chce prosić swoich czytelników i czytelniczki za pośrednictwem mediów. O swoich planach może opowiedzieć w ten sposób:
W okresie październik 2010 – maj 2011 Miejska i Gminna Biblioteka Publiczna w Probierowie realizuje działania, których celem jest pozyskiwanie i popularyzacja cennych materiałów regionalnych o charakterze dokumentacyjnym. Szeroko zakrojone działania na rzecz regionalizmu są statutowym działaniem MiGBP w Probierowie na rzecz zachowania tożsamości terytorialnej regionu, ale związane są także z przypadającymi na maj 2011 obchodami 700. rocznicy nadania praw miejskich. Biblioteka planuje wystawę historycznych zdjęć miasta i gminy w tym okresie.
Istotne dla poszerzenia zbiorów regionalnych są domowe archiwa mieszkańców Gminy Probierowo. Dlatego Biblioteka zwraca się do czytelników „Panoramy Probierowskiej”
o wniesienie wkładu w poszerzenie zbiorów poprzez udostępnienie Bibliotece zawartości domowych archiwów w terminie do 31 grudnia 2010 r.
Nie posądzamy bibliotekarzy i bibliotekarek o posługiwanie się aż tak branżowym i zawiłym językiem, szczególnie po lekturze wcześniejszej części podręcznika, ale z praktyki wiemy, że do redakcji trafiają komunikaty sformułowane dokładnie w taki sposób. Tymczasem swoje plany i apel do czytelników biblioteka może sformułować w zupełnie inny sposób.
1. 156
Tytuł informacji
Biblioteka prosi o historyczne zdjęcia Lead – nagłówek informacji
do końca grudnia probierowska biblioteka zbiera historyczne zdjęcia opowiadające losy ludzi, ulic, budynków i krajobrazów gminy probierowo.
Bibliotekarze proszą mieszkańców o pełną mobilizację i przeszukanie domowych archiwów.
Treść informacji
– Mamy już kilka pamiątkowych rarytasów, na przykład pamiątkową fotografię pierwszej powojennej nauczycielki w otoczeniu uczniów szkoły podstawowej oraz zdjęcie z lat 50. przedstawiające pracowników GS Samopomoc Chłopska zgromadzonych na rynku w Probierowie. Mieszkańcy bardzo zaangażowali się w tworzenie wystawy.
Jeśli przedsięwzięcie się powiedzie, będziemy dysponować najbogatszym publicznym zbiorem dokumentów regionalnych – mówi Alicja Biedrońska, dyrektorka Biblioteki w Probierowie.
Do tej pory zgromadzono ponad 150 zdjęć. Jeden z mieszkańców, właściciel przedwojennego zakładu fotograficznego, przyniósł aż 30 negatywów. Wywołano je nowoczesną techniką, dzięki temu, że jeden z pracowników biblioteki zajmuje się retuszem zdjęć ślubnych. Dla bibliotekarzy liczy się jednak każde zdjęcie. Dlatego zachęcają mieszkańców i proszą o mobilizację. Co ważne – właściciele starych fotografii nie tracą ich. Materiały są na miejscu kopiowane i zwracane właścicielom.
W ten sposób tworzona jest wystawa upamiętniająca Probierowo z okazji 700. rocznicy nadania mu praw miejskich. Jubileuszowe uroczystości zaplanowano dopiero na sierpień, ale od dłuższego czasu w bibliotece trwają przygotowania. Biblioteka w Probierowie już po raz drugi włącza się w organizację uroczystości miejskich. Pierwszy raz, pięć lat temu, nagrała i wydała na płytach DVD wywiady i wspomnienia najstarszych mieszkańców miasta. Wywiady do dziś dostępne są w bibliotece. Przesłuchano je dotychczas ponad 600 razy. Bibliotekarze przewidują, że zdjęcia będą się cieszyć podobną popularnością.
---Kontakt
dodatkowych informacji udziela:
Anna Kowalska
mail: anna.kowalska@bibliotekawpobierowie.pl tel. 68 432 225 115
Źródło: adaptacja na podstawie artykułu z „Panoramy Leszczyńskiej”, 8 grudnia 2011.
Podczas, gdy pierwszy przykład jest „ciężkostrawny”, drugi ma jasną strukturę i klarowny przekaz. Taka informacja ma szansę ukazać się w medium w niezmienionej postaci. Warto, żeby informacje wysyłać do redakcji w takiej postaci, jak w drugim przykładzie.
Jak przygotować podobną informację? Warto posługiwać się standardami, które stosują agencje informacyjne. Tam informacja prasowa powstaje zawsze w ten sam sposób. Aby mieć pewność, że informacja o twojej bibliotece jest z nimi zgodna, stosuj cztery zasady tworzenia informacji prasowej.
1. 157 1. zasada pięciu pytań
Przed sformułowaniem wiadomości sprawdź, czy masz wszystkie wiadomości potrzebne do jej napisania. Służy do tego zasada pięciu pytań Kiplinga (przestrzegał jej pisarz i reporter Rudyard Kipling wysyłając depesze z Indii, dlatego dziś należy do standardów agencji prasowych). Reguła brzmi: tekst musi odpowiadać na pięć podstawowych pytań, aby był pełny i informacyjny. Więc informacja prasowa powinna składać się z odpowiedzi na te pytania.
co? co się wydarzyło
lub wydarzy?
kto? kto bierze w tym udział, kto jest bohaterem tej
historii?
kIedy? kiedy będzie to miało miejsce?
GdzIe? Gdzie będzie to miało miejsce?
dlaczeGo? Jakie są przyczyny, że ma lub miało to miejsce?
Jaki jest kontekst?
przykŁad
Sprawdźmy, czy informacja z Probierowa jest kompletna.
kiedy: Do końca grudnia…
Gdzie: probierowska biblioteka…
co: zbiera historyczne zdjęcia opowiadające losy ludzi, ulic, budynków i krajobrazów gminy Probierowo.
kto: Bibliotekarze proszą mieszkańców o pełną mobilizację i przeszukanie domowych archiwów. Materiały są na miejscu kopiowane i zwracane właścicielom.
dlaczego: W ten sposób tworzona jest baza do wystawy z okazji 700. rocznicy nadania praw miejskich. Jubileuszowe uroczystości zaplanowano dopiero na sierpień, ale od dłuższego czasu w gminie trwają przygotowania.
2. zasada „newsowego” nagłówka
Kiedy wszystkie odpowiedzi są już określone, wybieramy spośród nich najważniejszą.
To istotna decyzja! Odpowiedź na to pytanie powinien dać tzw. lead informacji (inaczej nagłówek lub zajawka). Nagłówek jest krótkim (dwu, trzyzdaniowym) wytłuszczonym akapitem rozpoczynającym tekst. Nie jest jednak wstępem (jak w wypracowaniu lub rozprawce), jest twoją najważniejszą informacją, jej sednem.
1. 158
przykŁad
W przykładzie informacji dotyczącej probierowskiej biblioteki zdecydowano, że liczy się czas. Najważniejsze, żeby czytelnicy zgłosili się z materiałami do końca grudnia. Dlatego pierwsze zdanie leadu jest odpowiedzią na pytanie: kiedy?
kiedy: Do końca grudnia probierowska biblioteka zbiera historyczne zdjęcia opowiadające losy ludzi, ulic, budynków i krajobrazów gminy Probierowo.
Ale metoda daje wiele możliwości. Gdybyśmy zdecydowali, że esencję informacji stanowi odpowiedź na pytanie „co?”, i właśnie to jest najciekawsze dla dziennikarzy i czytelników, lead brzmiałby w następujący sposób:
co: Archiwalnych zdjęć Probierowa, opowiadających losy ludzi, ulic, budynków i krajobrazów gminy Probierowo poszukują bibliotekarze gminnej biblioteki.
Równie uprawnioną byłaby decyzja, że najbardziej wizerunkowe jest dla biblioteki, zwrócenie w informacji uwagi, że przygotowuje jubileusz 700-lecia miasta. Nagłówek mógłby wówczas brzmieć w ten sposób:
dlaczego: Uroczysta wystawa archiwalnych zdjęć, przygotowywana przez bibliotekę gminną w Probierowie, uświetni przyszłoroczny, 700. jubileusz miasta. Dlatego bibliotekarze proszą mieszkańców o przyniesienie historycznych zdjęć do końca grudnia 2011.
3. zasada odwróconej piramidy
Pozostałą część informacji podziel na dwa, trzy akapity i zdecyduj, co znajdzie się w każdym z nich. Układaj treści tak, aby te ważniejsze pojawiały się w tekście przed mniej ważnymi.
Wówczas twoja informacja będzie ułożona zgodnie z zasadą piramidy Pulitzera (inaczej odwróconej piramidy), w której treści układa się od najważniejszych do najmniej ważnych.
Zasada piramidy powstała w czasach mediów papierowych, w których miejsce na publikację było ograniczone i wydawcy, w przypadku braku miejsca, „cięli” tekst od końca, zachowując jednak informację o istocie sprawy. Dzisiaj piramida służy innym potrzebom: dzięki niej można szybko zaspokoić ciekawość i intuicyjnie znaleźć potrzebne informacje. Jeśli umieścimy ważną z dziennikarskiego punktu widzenia kwestię na samym końcu, to istnieje ryzyko, że osoba czytająca w ogóle jej nie zauważy. Albo, zniechęcona wstępem, nie doczyta.
Każdy akapit poprzedź śródtytułem (wskazówki dotyczące nadawania tytułów i śródtytułów znajdziesz poniżej). Pamiętaj też, aby w tekście znalazło się to, co służy skutecznemu przekazowi. Powtórzmy naszą mantrę: liczą się liczby, historie i bohaterowie. To, o czym piszesz, przedstaw poprzez przykład wypowiedzi jednej lub kilku osób. Niezwykle ważne dla dziennikarzy są gotowe cytaty i wypowiedzi – nie muszą po nie dzwonić. W związku z tym, w wersji minimalnej, w każdym tekście dla mediów powinna znaleźć się przynajmniej jedna wypowiedź. Oczywiście, nie chodzi o dowolną wypowiedź, ale taką, która ma sens w kontekście głównego przekazu, zawartego w informacji.
1. 159 piramida pulitzera. kolejność informacji w tekście