Nie każdy lubi błyszczeć w świetle reflektorów, analizować dane czy pisać artykuły dla prasy, dla każdego jednak znajdzie się miejsce w działaniach rzeczniczych. Pamiętaj – rzecznictwo to gra zespołowa, dlatego, co podkreślamy wielokrotnie, najważniejsze, aby mieć wspólne cele i z zaangażowaniem mówić jednym głosem. Zastanówmy się teraz, jakie nastawienie, wiedza i umiejętności potrzebne ci będą do efektywnego prowadzenia rzecznictwa.
Wiedza
Z definicji rzecznictwa wynika, że działania rzecznicze prowadzone są przez biblioteki w celu odpowiadania na potrzeby społeczności lokalnej przy użyciu narzędzi i działań rzecznictwa. Wymaga to od ciebie:
1. znajomości adresatów: przede wszystkim przedstawicieli samorządu lokalnego.
2. znajomości kontekstu, w którym funkcjonuje biblioteka: w tym wiedzy o społeczności lokalnej i jej problemach, a także organizacjach pozarządowych, innych instytucjach kultury, mediach.
3. znajomości działań i narzędzi rzecznictwa: w tym działań prowadzonych regularnie i kampanii rzeczniczych.
4. znajomości dokumentów programowych i strategicznych dot. gminy, powiatu, województwa: w tym lokalnych i regionalnych planów rozwoju, strategicznych planów działań.
Umiejętności
W rzecznictwie potrzebnych jest wiele umiejętności, których trudno wymagać od jednej osoby. Zanim przystąpisz do działań rzeczniczych zastanów się, co już potrafisz? Jakie są twoje mocne strony? Niezależnie od tego, czy wolisz koordynować działania innych, czy raczej przygotowywać prezentacje i informacje prasowe, z pewnością znajdziesz też rolę dla siebie. Kompetencje przydatne w rzecznictwie:
1. Umiejętności przywódcze – jako osoba zarządzająca zespołem rzeczniczym powinieneś/aś mieć jasną wizję biblioteki, potrafić budować zaangażowanie, umieć delegować zadania uwzględniając kompetencje i możliwości zespołu.
2. Umiejętności analityczne – umiejętności zbierania i analizowania danych na temat biblioteki, jej działalności, ale też otoczenia, w którym działa. Dane potrzebne są na każdym etapie prowadzenia rzecznictwa – od etapu planowania strategii aż po ewaluację. Dlatego cyklicznie badaj, sonduj, dopytuj i włączaj w codzienną działalność biblioteki zarówno użytkowników, jak i instytucje, z którymi współpracujesz. Przyjrzyj się sporządzanym statystykom, zestawieniom i raportom również pod kątem wykorzystania ich w działaniach rzeczniczych.
1. 53 3. Umiejętności komunikacyjne – na kompetencje te składają się zarówno umiejętności
interpersonalne, jak i związane z wystąpieniami publicznymi i prezentacją. Od umiejętności komunikacyjnych zależy budowanie relacji z przedstawicielami władzy, organizacji pozarządowych i biznesu, przydadzą się też w codziennej komunikacji z własnym zespołem czy negocjacjach w imieniu biblioteki.
4. Umiejętności negocjacyjne i wywierania wpływu – kompetencje te związane są zarówno z umiejętnościami komunikacyjnymi (uważne słuchanie, budowanie relacji), ale przede wszystkim dotyczą umiejętności docierania do interesów i potrzeb drugiej strony, a także szukania i formułowania rozwiązań z perspektywy korzystnej dla obu stron. Więcej na temat myślenia w kategorii potrzeb i interesów piszemy w rozdziale poświęconym Audra Caplan, największym wyzwaniem w prowadzeniu działań rzeczniczych jest utrzymanie entuzjazmu i zaangażowania, mimo zmieniających się co kadencję władz lokalnych, kryzysów i niepowodzeń. W trudnej sytuacji przyjrzyj się temu, co robisz, wyciągnij wnioski, może warto coś zmienić, albo podejść do problemu w inny sposób?
Przede wszystkim jednak trzymaj rękę na pulsie i obserwuj, jak otoczenie reaguje na przesyłane komunikaty rzecznicze. Zależnie od potrzeb modyfikuj komunikat i wzmacniaj przekaz.Większość osób pracuje w bibliotece, dlatego, że lubi. Przyjrzyj się, co w twojej pracy sprawia ci największą satysfakcję, za co kochasz bibliotekę, a co chcesz w niej zmienić?
To znakomity punkt wyjścia i motywacja do rozpoczęcia działań rzeczniczych.
Pamiętaj również, że WSZYSTKIE działania biblioteki są komunikatem kierowanym do jej otoczenia. I nie chodzi tylko o komunikację w dosłownym tego słowa znaczeniu, ale również o codzienne działania, które wpływają na postrzeganie biblioteki przez jej klientów/
użytkowników. Może to być sposób obsługi czytelnika, udzielania informacji, system wysyłania upomnień, ale i rozpatrywania reklamacji. Dlatego o dobre imię biblioteki powinni dbać wszyscy, poczynając od kadry zarządzającej, a kończąc na pracownikach najniższego szczebla.
Bibliotekarze – wizja przyszłości
Być może kiedyś bibliotekarzy zastąpią infomaty lub inne samoobsługowe maszyny, które już można spotkać w niektórych amerykańskich i azjatyckich bibliotekach. Bibliotekarz przyszłości może być także holograficzną projekcją, podobnie jak jedna z postaci występujących w filmie Simona Wellsa „Wehikuł czasu”. Być może rolę bibliotekarza będzie kiedyś odgrywać agent – specjalny program, który na życzenie wyszuka informacje w semantycznej sieci. Jak pokazuje przykład bibliotek funkcjonujących w świecie wirtualnym Second Life, bibliotekarz może z powodzeniem wykonywać swoją pracę pod postacią awatara – udzielać informacji i oferować różnorodne usługi innym awatarom (wirtualnym reprezentacjom rzeczywistych użytkowników)26.
Na razie, bibliotekarz i czynnik ludzki jest na szczęście niezbędny. I choć nie ma bibliotekarza, który spełnia wszystkie postawione przed nim wymagania, to dobrze dobrany zespół bibliotekarzy pracujący w danej bibliotece może wykazać się takimi
„zdolnościami”, aby zaistniał w odbiorze społecznym obraz bibliotekarza idealnego oraz biblioteki otwartej i przyjaznej dla wszystkich. Dlatego z perspektywy rzecznictwa niezwykle ważne jest zaangażowanie do działań całego zespołu, mówienie wspólnym głosem i świadomość tego, że za losy biblioteki odpowiedzialność ponoszą wszyscy jej pracownicy.
Aby tak się stało, bibliotekarze muszą zostać rzecznikami własnej sprawy, uwierzyć, że mogą wpłynąć na zmianę obecnej, nadal niezbyt korzystnej dla bibliotek, sytuacji.
Jako adwokaci bibliotek powinni sami wyjść z ukrycia, aby pokazać, jak wiele potrafią i ile robią dla społeczności lokalnej. Przede wszystkim jednak muszą nauczyć się to komunikować w sposób atrakcyjny, zrozumiały i dostosowany do adresata. A do tego potrzebna jest wiedza, do kogo i jak mówić. Tym właśnie zajmiemy się w kolejnych rozdziałach naszej publikacji.
26 Agnieszka Koszowska, Bibliotekarz hybrydowy, http://www.bibliowizjer.blogspot.com/2007/10/bibliotekarz-hybrydowy.
html, dostęp: 21.11.2011.
1. 54
Warto zapamiętać
• W prowadzeniu skutecznego rzecznictwa najważniejsze będzie uświadomienie adresatom rzecznictwa, że biblioteka to nie tylko książki. Będzie ono polegało na pokazaniu całego spektrum działań, na przykład, poprzez wprowadzenie w życie modelu spotkania na KAWIE, czyli działań w pięciu obszarach:
Kulturze, Animacji, Wiedzy, Informacji, Edukacji.
• Prezentuj społeczności lokalnej bibliotekę jako instytucję bezpieczną, inspirującą i otwartą, a samorządowcom dostarcz argumenty pokazujące, że biblioteka jest równie ważna jak budowanie wodociągu.
• Trudno, aby inni mówili o nas dobrze, gdy sami siebie postrzegamy w negatywnym świetle – pełniąc funkcję rzecznika biblioteki miej świadomość własnej roli i wielozadaniowego charakteru swojej pracy – możesz sięgnąć do metafory BARISTY – mistrza organizującego spotkania na KAWIE.
• Wiedza na temat postrzegania bibliotek i wizerunku bibliotekarzy przyda się przy dostosowywaniu przekazu i działań rzeczniczych do grupy docelowej.
To także jeden ze wskaźników nastawienia adresatów rzecznictwa do biblioteki – znając przyczyny i źródło powstawania funkcjonujących stereotypów, łatwiej będzie ci wpłynąć na ich opinie.
• Do prowadzenia rzecznictwa potrzebne są różnego rodzaju kompetencje, należą do nich umiejętności przywódcze, analityczne, komunikacyjne, negocjacyjne i wywierania wpływu.
ćWiczenie
Pomyśl, jakie przykłady swoich codziennych bibliotecznych działań możesz przytoczyć, aby zilustrować metaforę bibliotekarza – BARISTY, mistrza/mistrzyni spotkań na KAWIE? Zastanów się, czy wypełniasz każdą z tych ról, a może postrzegasz BARISTĘ jako zespół współpracujących ze sobą osób? Biorąc pod uwagę swoje kompetencje i możliwości, zastanów się, w jakiej roli rzeczniczej czujesz się najlepiej?
1. 55
krok 1 – biblioteka i jej zaSoby
Pracując w bibliotece doskonale wiesz, jak dużo robi twoja biblioteka dla społeczności lokalnej i jak ważną rolę odgrywa w twoim mieście lub wsi. Znasz jej mocne strony, ale czy wykorzystujesz cały jej potencjał? Zapewne nie. Oczywiście nie zrobisz wszystkiego w pojedynkę. Dlatego zachęcamy do postrzegania bibliotekarzy i innych pracowników biblioteki jako ekspertów, którzy znają i rozumieją potrzeby użytkowników bibliotek i do zaangażowania wszystkich w rzecznictwo już na etapie planowania. Spróbuj, jeśli to możliwe, powołać zespół rzeczniczy – bibliotekarze powinni dostać role, w których czują się najlepiej i będą najskuteczniejsi.
Największymi sprzymierzeńcami twoich działań rzeczniczych będą entuzjazm i współpraca całego zespołu. Przystępując do pracy nad planem, zastanów się nad zamieszczonymi poniżej pytaniami:
1. Biblioteka i jej zasoby
• Dlaczego jesteście ważną instytucją w swoim środowisku lokalnym? Podaj co najmniej 10 powodów ilustrujących, dlaczego biblioteka jest równie ważna jak wodociągi?
• Jakie usługi świadczycie dla społeczności lokalnej? Czy któreś z nich są wyjątkowe i żadna inna instytucja/organizacja we wsi/mieście/gminie ich nie świadczy?
Dlaczego biblioteka jest wyjątkowa?
• Opisz kompetencje, które masz (i twój zespół), żeby móc wykonywać wszystkie usługi, które świadczycie. Zrób listę.
2. Biblioteka i rzecznictwo
• Jaka jest twoja motywacja do prowadzenia działań rzeczniczych? Dlaczego chcesz to robić?
• Jakie masz/macie kompetencje potrzebne do prowadzenia rzecznictwa? Oceń je za pomocą kwestionariusza samooceny (strony 28-29 publikacji).
• W jaki sposób możesz uzupełnić kompetencje rzecznicze, których nie masz /macie do prowadzenia rzecznictwa? W jaki sposób możesz je rozwinąć?
Kto może cię wesprzeć?