Nowe formy komunikowania w organizacji – sfera wirtualna Współczesny rozwój nowych technologii informatycznych zmienił sposoby

po-rozumiewania się członków organizacji. Rozwój pandemii COVID-19 przyspie-szył implementację rozwiązań pracy zdalnej w wielu branżach.

Możemy wyróżnić trzy rodzaje komunikacji w pracy zespołowej wykorzystu-jące nowoczesne technologie informatyczne²¹⁰:

 Komunikacja bezpośrednia – każdy członek zespołu znajduje się w tym samym miejscu i czasie, a porozumiewanie się jest wspomagane informacjami zawar-tymi na nośniku elektronicznym.

 Komunikacja synchroniczna – każdy członek zespołu komunikuje się za pomocą sieci komputerowej w tym samym czasie, ale znajduje się w innym miejscu.

 Komunikacja asynchroniczna – każdy członek zespołu wprowadza informację do sieci internetowej, gdzie jest przechowywana, a każdy współpracownik może w dowolnym czasie się z nią zapoznać lub ją zmienić. Nie wymaga to przeby-wania członków zespołu w tym samym miejscu lub czasie.

Zarówno pracy indywidualnej, jak i zespołowej pracownicy mają do wyboru różnorodne techniki komunikowania. Wybrane podstawowe techniki współczesnej komunikacji wewnętrznej w organizacji prezentuje tabela 9.2.

Mnogość technik komunikowania wykorzystywanych w organizacjach wpływa także na zwiększanie się ilości przekazywanych informacji. Problemem we współ-czesnych organizacjach jest zarówno stale rosnąca ilość informacji, mogąca

209 J. Stankiewicz, Komunikowanie się…, op. cit., s. 137-158.

210 K. Januszkiewicz, Zachowania ludzi w organizacji. Uwarunkowania i kierunki ewolucji, Wydaw-nictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź 2012, s. 144-145.

doprowadzić do przeciążenia informacyjnego, jak i spadająca jakość informacji²¹¹. Współcześnie pracownicy muszą zatem posiadać umiejętność filtrowania informa-cji, analizy ich źródeł, muszą także umiejętnie odsiewać istotne informacje z nad-miaru przychodzących wiadomości.

Tabela 9.2. Podstawowe techniki współczesnej komunikacji wewnętrznej w organizacji

Nazwa Opis

Tablica ogłoszeń Służy do powiadamiania pracowników o najnowszych informacjach i osiągnięciach w organizacji Serwis telefoniczny Sieć telefoniczna służąca komunikacji wewnętrznej

i zewnętrznej; dane teleadresowe członków organizacji Konferencje i spotkania

pracowników

Narady i spotkania okazjonalne lub cykliczne, mające na celu omówienie spraw istotnych dla funkcjonowania

organizacji Wydawnictwa firmowe (drukowane

i elektroniczne, np. biuletyny, newslettery)

Przewodniki dla pracowników zawierające historię, strukturę, strategię działania organizacji; gazety/biuletyny wewnętrzne opisujące bieżące życie organizacji, pomysły,

najnowsze informacje

Poczta elektroniczna Służy do przesyłania wiadomości drogą elektroniczną za pośrednictwem sieci internetowej

Chaty i fora dyskusyjne

Wymiana komunikatów pomiędzy rozmówcami przez sieć internetową; w chatach komunikaty widoczne są tylko

dla rozmówców, w ramach forum są widoczne dla wszystkich członków forum

Wideokonferencje

Umożliwiają porozumiewanie się osób oddalonych od siebie poprzez użycie sieci internetowej, komputerów, kamer oraz mikrofonów; umożliwiają wspólną pracę

zdalną, e-learning, wymianę danych itd.

Net-meeting

Łączy rozmowę w czasie rzeczywistym z użyciem tablicy, na której umieszcza się informacje graficzne (szkice, rysunki) oraz możliwość podłączenia dźwięku i obrazu

(wideokonferencje)

Sieć wewnętrzna (Intranet) System wspomagający wewnętrzny obieg informacji w organizacji

Systemy wspomagania pracy grupowej (groupware)

Pomagają w swobodnym przepływie informacji, danych, rezultatów pracy między współpracownikami Źródło: Opracowanie własne na podstawie: K. Januszkiewicz, Zachowania ludzi w organizacji, Uwa-runkowania i kierunki ewolucji, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź 2012, s. 154-159;

I. Warwas, A. Rogozińska-Pawełczyk, Zarządzanie zasobami ludzkimi w nowoczesnej organizacji.

Aspekty organizacyjne i psychologiczne, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź 2016, s. 84-85; A. Karczewska, Procesy komunikacji i współdziałania we współczesnych grupach pracowniczych, [w:] S. Skolik, M. Skiba, K. Kukowska (red.), Współdziałanie i współdzielenie się w relacjach spo-łecznych, gospodarczych i w zarządzaniu organizacjami, Wydawnictwo Politechniki Częstochow-skiej, Częstochowa 2019, s. 13-22

211 Ibidem, s. 147.

W zespołach wirtualnych, współpracujących ze sobą w głównej mierze zdalnie, współdziałanie obejmuje nie tylko sprawy związane z wykonywaniem obowiąz-ków zawodowych, ale także procedur obsługiwania nowych narzędzi komunika-cyjnych, własnych doświadczeń w posługiwaniu się nowymi technologiami oraz podtrzymywania kontaktu i relacji między współpracownikami²¹².

Podsumowanie

Nowoczesna komunikacja biznesowa wypełnia trzy podstawowe funkcje:

koordynowania projektów, zadań i ludzi, budowania tożsamości związanej z wykonywanym zawodem oraz interpretowania wiadomości i przekazów²¹³. W celu prawidłowego funkcjonowania zarówno całej organizacji, jak i jednostek ją współtworzących warto zadbać o prawidłowe zarządzanie procesami komunika-cyjnymi w organizacji.

Należy kształtować kompetencje komunikacyjne zarówno kadry menedżerskiej, jak i pracowników, uwzględniając poszerzanie wiedzy na temat porozumiewania się w zespołach, zwłaszcza międzykulturowych, jak również przełamywania po-tencjalnych barier w procesie komunikowania i rozwiązywania konfliktów. Ważne jest także pogłębianie znajomości różnorodnych form i narzędzi komunikacyjnych, w tym tych potrzebnych do funkcjonowania w sferze wirtualnej, rządzącej się od-mienną specyfiką niż sfera komunikacji tradycyjnej.

Sprawdź się

1. Jakie znasz poziomy i formy komunikowania? Z jakimi poziomami i formami komunikowania masz najczęściej do czynienia w życiu prywatnym? Jakie dominują w życiu zawodowym?

2. Jakie problemy może sprawiać brak komunikatów niewerbalnych w procesie komunikowania np. poprzez chat czy forum internetowe?

3. Jak sformułować konstruktywny komunikat zwrotny na temat zachowania drugiej osoby? Jakie błędy zdarza Ci się popełniać, kiedy oceniasz czyjeś zachowanie/postawę? Jak można je naprawić?

4. Jak można zapobiec podstawowym barierom komunikacyjnym wynikającym z pracy w zespołach międzykulturowych?

5. Jakie bariery komunikacyjne wynikają z braku umiejętności pracowników, a jakie z czynników od niego niezależnych?

6. Jakie zalety i wady nowych technik komunikacji wewnętrznej w organizacji potrafisz znaleźć? Jak nowe techniki mogą wpłynąć na równowagę praca – życie pracowników?

212 K. Laitinen, M. Valo, Meanings of Communication Technology in Virtual Team Meetings: Fram-ing Technology-Related Interaction, „International Journal of Human-Computer Studies” 2018, nr 111, s. 12-22.

213 K. Januszkiewicz, Zachowania ludzi…, op. cit., s. 148.

Rozdział 10

WYKORZYSTANIE POROZUMIENIA