NOWYCH PRACOWNIKÓW
8.3. Przejście od preboardingu do onboardingu
Kolejnym z określeń, które zagościło w języku HR-owca jest termin „onboar-ding”, który oznacza w języku polskim „na pokładzie”193. W organizacjach termin ten jest już używany na co dzień. Onboarding w praktyce jest to proces wdrażania nowego pracownika w struktury firmy. Wdrożenie oraz przeszkolenie nowego pra-cownika w firmie jest kluczowe i ważne, ponieważ pozwala na natychmiastowe i kompetentne rozpoczęcie wykonywania przez niego obowiązków. Współpracow-nicy lub menedżerowie z firmy powinni być zobligowani do wdrożenia w pracę nowo przyjętego pracownika, który szybciej wejdzie w klimat organizacji, a jego efektywność będzie wysoka od chwili wejścia do firmy. Dzięki odpowiedniemu i przyjaznemu wprowadzeniu do organizacji pracownik szybciej się zaaklimatyzuje i zacznie efektywnie oraz wydajnie pracować.
Onboarding – proces wdrażania nowego pracownika w struktury firmy.
Od procesu onboardingu zależy adaptacja pracownika i pierwsze wrażenie dotyczące firmy oraz jej pracowników. W zależności od modelu, jaki przyjmuje firma, proces onboardingu może trwać nawet do roku czasu. Onboarding zwykle składa się z etapów, które zaprezentowano w tabeli 8.5.
Tabela 8.5. Etapy onboardingu Etapy klasycznego onboardingu
Przedstawienie dokumentacji, aby nowy pracownik mógł się z nią zapoznać
Motywacyjno-informacyjna rozmowa z przełożonym na temat zadań do wykonania pracy w firmie
Przygotowanie i zapoznanie ze stanowiskiem pracy
Przekazanie kluczowych informacji nowemu pracownikowi, przekazanie kodów, dostępów, adresów e-mail itp.
Źródło: Opracowanie własne na podstawie: https://www.gamfi.com/onboarding/ (dostęp: 15.03.2021)
Przed wybuchem pandemii podstawowym elementem wdrożenia nowego pra-cownika do organizacji była interakcja z prapra-cownikami z firmy, która pozwalała na
192 K. Ferrazzi, Technology Can Save Onboarding from Itself, https://hbr.org/2015/03/technology-can-save-onboarding-from-itself (dostęp: 15.02.2021).
193 Ch. Platts, Preboarding: 8 Steps To Deliver An Awesome Experience, https://thrivemap.io/recruitment/
advice/strategy/preboarding (dostęp: 15.03.2021).
wymianę wiedzy, informacji oraz doświadczenia. Onboarding to zarządzanie zmianą, którą jest pojawienie się nowego członka zespołu w organizacji, ale nie tylko dotyczy to nowego pracownika, ale także całej organizacji, ponieważ im łatwiej i szybciej nowy pracownik zaadaptuje się w nowym środowisku pracy, tym szybciej spełni oczekiwania firmy. Onboarding to korzyści dla całej organizacji, oszczędność czasu, energii, pieniędzy oraz tworzenie wizerunku firmy. Nowy pra-cownik powinien otrzymać narzędzia niezbędne do wykonywanej pracy oraz wie-dzę z zakresu strategii firmy i stosowanych procedur, a także obowiązków, kompe-tencji i możliwości rozwoju. Nie istnieje jeden uniwersalny model onboardingu, a proces jego wdrażania zależy od specyfiki organizacji. Proces efektywnego onboardingu powinien składać się z czterech elementów, tzw. 4C: Compliance (procedury), Clarification (cele i obowiązki), Culture (kultura), Connection (relacje). Elementy te przedstawiono w tabeli 8.6.
Tabela 8.6. Onboarding 4C Onboarding 4C 1/ Procedury
2/ Cele i obowiązki 3/ Kultura
4/ Relacje
Źródło: Opracowanie własne na podstawie: https://www.gamfi.com/onboarding/ (dostęp: 15.03.2021)
Przeniesienie procesu onboardingu do sieci, do formy zdalnej, komplikuje sy-tuację, ponieważ utrudnia poznanie się pracowników, izoluje ich, a przede wszyst-kim blokuje kontakty nieformalne, które mają znaczący wpływ na klimat organi-zacji. Telekonferencje, webinary, podcasty oraz przesyłane materiały mailem nie zastąpią kontaktu z żywym człowiekiem. Trudno jest poznać kulturę organizacyjną firmy w sposób zdalny, na odległość. Jednakże sytuacja kryzysowa związana z COVID-19 oraz wymuszona digitalizacja sprawia, że skuteczny onboarding musi być procesem w pełni zdalnym. Zgrywalizowany proces onboardingu w sieci spro-wadza się do przeprospro-wadzania zdalnie szeregu zadań, quizów, misji, wyzwań, które wciągają kandydata w poszczególne etapy, a za każdy dobrze przeprowadzony etap nowy pracownik jest nagradzany.
Grywalizacja to metoda mająca na celu zmotywowanie pracowników i zachęcenie ich do podejmowania często trudnych tematów oraz do uczestnictwa w życiu przedsiębiorstwa. Stanowi ona przeniesienie zagadnień związanych z grami na grunt zarządzania zasobami ludzkimi.
Pracownik poznający firmę w zgrywalizowanym procesie poznaje każdy z ob-szarów zgodnie ze zdefiniowaną ścieżką zaangażowania. Onboarding oparty o plat-formę grywalizacyjną przekazuje wiedzę oraz buduje motywację i zaangażowanie
w pierwszych kontaktach z organizacją194. Przykłady zgrywalizowanego procesu onboardingu pokazuje tabela 8.7.
Tabela 8.7. Zgrywalizowany proces onboardingu Zgrywalizowany proces onboardingu – przykłady Mikroszkolenia podzielone na serie i etapy
Mechanizmy zwiększające retencję wiedzy
Mechanizmy premiujące wykonanie kolejnych zadań Możliwość połączenia wyzwań online z zadaniami „w realu”
Zadania i wyzwania pozwalające poznać zespół, pozyskiwanie bieżącego feedbacku od nowych pracowników
Udostępnienie pracownikowi bazy wiedzy, do której może w dowolnym momencie wrócić Treści dopasowane do profilu pracowników z możliwością zawężenia dostępu do wybranych treści dla zdefiniowanych grup osób
Źródło: Opracowanie własne na podstawie: https://www.gamfi.com/onboarding/ (dostęp: 15.03.2021)
Według Hays Poland to grywalizacja w ostatnim czasie stała się jednym z dzie-sięciu kluczowych trendów rekrutacyjnych195, natomiast w biznesie grywalizacja jest wykorzystywana w zarządzaniu personelem, aby zwiększyć motywację i zaan-gażowanie pracowników oraz głównie w marketingu i sprzedaży196. Organizacja w swojej strategii personalnej powinna mieć zawarte te trzy elementy: preboarding, onboarding, offboarding.
Offboarding – proces odejścia pracownika z firmy.
Prawidłowo przeprowadzony offboarding, czyli proces rozstania się pracow-nika z firmą, powinien pozostawić pozytywne wrażenia oraz wspomnienia o byłym pracodawcy i firmie, ponieważ pracownikom zazwyczaj nie pozostaje w pamięci praca i doświadczenie, ale sposób rozstania i odejścia z organizacji.
Nowym pojęciem, które zaczęło funkcjonować w specjalistycznej literaturze, jest reboarding.
Reboarding – forma wdrożenia dla byłych pracowników firmy.
W ramach reboardingu wdraża się osoby, które przez jakiś czas nie pracowały w organizacji (miały przerwę w pracy). W ramach procesu reboardingu firma
194 https://www.gamfi.com/onboarding/ (dostęp: 15.03.2021).
195 K. Domaradzki, Najważniejsze trendy rekrutacyjne w 2015 roku, https://www.forbes.pl/kariera/
trendy-w-rekrutacji-2015-10-najwazniejszych-trendow-rekrutacyjnych/nezbmjn (dostęp: 09.02.2021).
196 A. Rogala, Tajemnice gamifikacji, http://my3miasto.pl/biznes/tajemnice-gamifikacji (dostęp:
09.02.2021).
przekazuje informacje i wiedzę pracownikowi w sposób zdalny lub bezpośredni, aby go poinstruować i wdrożyć w zmiany, które nastąpiły podczas jego nieo- becności.
Podsumowanie
Znajomość zagadnień dotyczących poruszania się po rynku pracy oraz procedur związanych z zatrudnianiem oraz wdrażaniem pracowników do organizacji (pre- boarding, onboarding) jest kluczowa nie tylko dla studentów, absolwentów uczelni wyższych, potencjalnych pracodawców, ale także dla wszystkich osób poszukują-cych lub zmieniająposzukują-cych pracę. Znajomość mechanizmów dotycząposzukują-cych zatrudnia-nia, adaptacji pracowniczej i odejścia (offboarding) z firmy z możliwością powrotu (reboarding) do organizacji związana jest z dużymi korzyściami dla wszystkich.
Sprawdź się
1. Co to jest rekrutacja pracownicza? Proszę wymienić jej typy i rodzaje.
2. Proszę zdefiniować pojęcie selekcji, wymienić oraz opisać jej etapy.
3. Na czym polega adaptacja pracownicza, czyli wdrożenie nowego pracownika do organizacji? Proszę podać jej przykłady.
4. Co to jest proces onboardingu i preboardingu? Jakie korzyści mają te procesy dla firmy oraz pracowników?
5. Co to jest grywalizacja i na czym polega – w trakcie doboru i naboru pracow-ników do organizacji?
Rozdział 9