Kryteria kontrolne to mierniki, według których dokonuje się ocen działalności kontrol-nej. Podmiot kontrolujący jest zobowiązany do posługiwania się nim. Z reguły są to: le-galność, celowość, gospodarność, rzetelność i sprawność. Są one stosowane najczęściej. Przepisy stosowane w Polsce warunkują istnienie również: zgodności z polityką rządu, prawidłowości dokonywania określonych czynności, uwzględnianie interesu ogólnego, respektowanie praw i interesów jednostki, które rzadziej znajdują swoje odbicie w prak-tyce. Stosowane kryteria:
· kryterium legalności – analiza kontrolowanej działalności pod kątem legalności oznacza zbadanie przedsiębiorstwa odnośnie jej zgodności z obecnym prawem, czy miało miejsce jego naruszenie. Odnosi się to do prawa ustrojowego, proceduralnego i materialnego. Z innej zaś perspektywy, legalność oznacza występowanie przepisów prawnych odnoszących się do działalności bądź stanu. Kryteria kontrolne mogą ist-nieć tylko i wyłącznie na podstawie obowiązującego prawa. Można więc stwierdzić, że wszystkie kryteria są podległe jednemu – legalności działania [Jagielski 2006, s. 49];
· kryterium gospodarności – polega na odpowiednim, racjonalnym oraz celowym za-rządzaniu funduszami w czasie prowadzenia kontrolowanej działalności oraz udosko-naleniu zabiegów organizacyjnych, które zostały zastosowane w jej trakcie, jak rów-Jerzy Zawisza, Janusz Sztanc
81 nież poddaje ocenie osiągnięte wyniki, biorąc pod uwagę poniesione koszty. Można powiedzieć, że bada czy sposób postepowania działalności odpowiada teorii racjonal-ności gospodarowania, zatem kryterium ekonomiczracjonal-ności to zestawienie produkcji do nakładów [Kuc 2009, ss. 53–54];
· kryterium celowości – nazywana również kryterium skuteczności – w węższym zna-czeniu ocenia czy dany podmiot gospodarczy prowadzi swoją działalność tak, aby uzyskać zamiary i cele, do których dąży. Istotne jest aby posługiwać się właściwymi, najodpowiedniejszymi metodami, które pomogą w ich zdobyciu [Kuc 2009, s. 54];
· kryterium rzetelności – z perspektywy rzetelności kontrolowanie organizacji może znaczyć ocenę czy jest ona skrupulatnie, odpowiedzialnie oraz właściwie zarządza-na. Zasada ta wykorzystywana jest zarówno w kontroli wewnętrznej, jak i zewnętrz-nej przy badaniu dokumentów, rejestrów, całokształtu prac sprawozdawczości finan-sowej. Opierając się na nich, osoba bądź zespół kontrolujący bada rzeczywisty stan oraz autentyczność poprawności funkcjonowania organizacji [Wierzbicki 2000, s. 150];
· kryterium sprawności – polega na umiejętności podporządkowania struktury orga-nizacyjnej i działań do bieżących potrzeb, tak aby były one zgodne z obowiązujący-mi zasadaobowiązujący-mi; zadania jak i cele, któryobowiązujący-mi organizacja się kieruje są zobowiązujący-mienne, gdyż dopa-sowują się do warunków panujących na rynku, popytu i podaży, konkurencji, dlatego sprawność to także elastyczność w podejmowaniu działań kontrolnych.
Spośród wszystkich zaprezentowanych powyżej kryteriów, pomimo, iż legalność jest uważana za najistotniejszą, nie należy traktować marginalnie gospodarności, celo-wości i rzetelności. Wszystkie zasady powinny wzajemnie się uzupełniać, bezkonflikto-wo współdziałać, nie pobezkonflikto-wodując jakichkolwiek zakłóceń. Są one istotnym elementem kontroli, służą powiększeniu oraz sprecyzowaniu jej zakładanej funkcji. Wydaje się, że kryteria ocen kontrolnych spełniają warunki odnośnie zapotrzebowania, wymogów, a także skłonności i ukierunkowania nowoczesnej kontroli, przede wszystkim jeże-li mowa jest o kontrojeże-li administracji pubjeże-licznej, która jest dziedziną szczególnie dyna-micznie rozwijającą się [Jagielski 2006, ss. 51–52]. Każda kontrola winna być zintegrowa-nym procesem w bieżącej działalności organizacji i zbiorem czynności wykonywanych przez organizację zarządzającą, najwyższe kierownictwo, niektórych pracowników oraz głównie pion finansowy, którzy tworzą zintegrowany system kontroli w organizacji.
Zakończenie
Zarządzanie organizacją wymaga od kierownictwa ciągłego doskonalenia procesu oraz narzędzi zarządzania, które wpływają na poprawność gospodarowania posiadanymi za-sobami, a także na poprawę jakości funkcjonowania organizacji w danym otoczeniu. Ważne jest zatem wdrażanie nowoczesnych instrumentów zarządzania, które umożliwią Kontrola wsparciem jakości zarządzania w organizacji
monitorowanie i ocenę najważniejszych zdarzeń w organizacji. Jednym z ważniejszych obecnie takich instrumentów jest kontrola. Kontrola nie należy do procesów za którymi się tęskni, gdyż nikt nie lubi być ocenianym, zatem jest ona nieodłącznym elementem w życiu człowieka, a w szczególności pracownika. Kontrola niezależnie w jakiej formie występuje prowadzona jest z korzyścią dla przedsiębiorcy, jak i osób zatrudnionych w danej organizacji. Brak wiedzy na temat czynności kontrolnych przeszkadza w pełnym wykorzystaniu możliwości, jakie niesie ze sobą ten proces. W konkluzji można stwier-dzić, że stosowanie kontroli jest potrzebą każdej organizacji, gdyż wspomaga kierownic-two (zarządzających) w poprawnym zarządzaniu. Poprzez analizę wyników kontroli kie-rownictwo organizacji ma obiektywny obraz jej funkcjonowania, a zatem ma możliwość podjęcia działań korygujących lub zapobiegawczych w myśl zasady – ciągle doskonali-my, zawsze korygujemy i nieustannie zapobiegamy.
Wnioski końcowe:
1. postawiona hipoteza potwierdziła się – kontrola w organizacji ma istotny wpływ na jej funkcjonowanie, a doskonalenie procesów kontrolnych przyczyni się do po-prawy jakości zarządzania organizacją;
2. każda organizacja powinna w sposób rzetelny analizować wyniki każdej kontroli w celu podejmowania odpowiednich kroków zaradczych (naprawczych);
3. dokumenty organizacyjne regulujące tok funkcjonowania organizacji winny być systematycznie aktualizowane (nowelizowane) ze wzglądu na dynamikę zmian w funkcjonowaniu organizacji, tak w otoczeniu bliższym, jak i dalszym.
Bibliografia
Adamiecki K. (1970), O nauce organizacji, PWN, Warszawa. Boć J. ( 2007), Prawo administracyjne, Kolonia Limited, Wrocław.
Dawidowicz W. (1970), Zagadnienia ustroju administracji państwowej w Polsce, PWN, Warszawa. Dobrowolski Z. (2003), Teoretyczne podstawy kontroli, UNIVERS – DKM, Zielona Góra.
Chojna-Duch E. (2010), Próba systematyzacji pojęć i zadań z dziedziny kontroli zarządczej i audy-tu wewnętrznego ustawy o finansach publicznych, „Kontrola Państwowa”, nr 1, MF, Warszawa. Griffin R.W. (1998), Podstawy zarządzania organizacjami, PWE Warszawa.
83 Jagielski J. (1999), Kontrola administracji publicznej, Wydawnictwo Prawnicze, Warszawa.
Kałużny S. (2002), Leksykon kontroli, Desko, Warszawa.
Klimas M. (1985), Kontrola wewnętrzna w przedsiębiorstwie, wyd. 4, PWN, Warszawa.
Koontz H., O’Donnel C. (1969), Zasady zarządzania. Analiza funkcji kierowniczych, PWN, Warszawa. Krawczyk E. (2010), Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych, wzory in-strukcji procedur, Presscom, Wrocław.
Kuc B.R. (2002), Audyt wewnętrzny. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Menedżerskie PTM, Warszawa. Kuc B.R. (2009), Kontrola jako funkcja zarządzania, Difin, Warszawa.
Ochendowski E. (2004), Prawo administracyjne, Dom Organizatora, Toruń.
Paczuła C. (1998), Kontrola wewnętrzna w zarządzaniu jednostką gospodarczą, Difin Warszawa. Pszczołowski T. (1978), Mała encyklopedia prakseologii i teorii organizacji, Zakład Narodowy im. Ossolińskich, Warszawa.
Słownik języka polskiego (2000), PWN, Warszawa.
Sola M. (2009), Kontrola zarządcza w administracji samorządowej, Municipium, Warszawa. Wierzbicki K. (2000), Praktyczny poradnik kontrolera, Kwantum, Warszawa.
Szejniuk A. (2012), Kontrola instrumentem bezpieczeństwa, WSGE, Józefów. Zimmermann J. (2008), Prawo administracyjne, wyd. 3, PWN, Warszawa.
Olga Zinkiewicz
| zinkiewicz@briefcase.plDepartment of Civil Procedure at the Faculty of Law and Administration of the University in Gdansk
ORCID ID: 0000-0001-5714-7220