Dzięki zastosowaniu opracowanej dla systemu zarządzania bezpieczeństwem ruchu drogowego metodyki reengineeringu, mając uwadze ograniczenia prawne, finansowe, materialne, zrealizowano istotne zmiany organizacyjne struktury Sekcji Ruchu Drogowego KMP. Przeprowadzając zmiany mające na celu doskonalenie systemu jakim jest Sekcja Ruchu Drogowego nie ograniczono się tylko do restrukturyzacji procesów kluczowych, ale zespół reengineeringu zajął się także zasadami opisującymi wykonywanie określonych zadań, wdrożono i optymalnie wykorzystano programy informatyczne oraz dano możliwości działania pracownikom. W zakresie zmian organizacyjnych powstał nowy schemat organizacyjny WRD KMP przedstawiony na rysunku 16. Rozszerzono kompetencje zastępcy naczelnika WRD KMP o nadzór nad pracownikami Referatu Obsługi Zdarzeń Drogowych I /ROZD I/ realizującymi czynności na miejscu zdarzeń drogowych, co wiązało się z usunięciem mankamentu związanego z wytwarzaniem dokumentacji zdarzeń drogowych cechującej się niskim poziomem merytorycznym. Wyeliminowano wykonywanie przez pracowników ROZD II dodatkowych czynności w postaci:
uzupełniania szkiców zdarzeń,
oględzin miejsca i pojazdów,
przesłuchań świadków kolizji czy wypadków.
Wyeliminowanie tych czynności skracało prowadzenie postępowań przygotowawczych nadzorowanych przez prokuraturę, co bezpośrednio wiązało się z poprawą wizerunku SRD w opinii prokuratury oraz opinii klientów zewnętrznych. Powołanie stanowiska eksperta wykonującego między innymi następujące zadania:
organizowanie szkoleń, oraz doskonalenia zawodowego w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych policjantów służby ruchu drogowego,
przygotowanie policjantów do udziału w Ogólnopolskim Konkursie „Policjant Ruchu Drogowego”.
Pozwoliło na prowadzenie specjalistycznych szkoleń dla pracowników poszczególnych referatów, podnosząc wiedzę merytoryczną i kompetencje do realizacji zadań służbowych /np. likwidacja kolizji czy realizacja czynności związanych z ujawnieniem i ukaraniem za popełnione wykroczenia drogowe/.
Rysunek 16. Schemat organizacyjny WRD KMP w Krakowie po reengineeringu
w 2001 roku.
Źródło: pracowanie własne na podstawie: Zakresu działania Wydziału Ruchu Drogowego Komendy Miejskiej Policji w Krakowie z dnia 22.02.2001r., Rozkazu Organizacyjnego Komendanta Miejskiego Policji w Krakowie nr 04/02 z dnia 10 kwietnia 2001r.
Należyte przygotowanie policjantów do udziału w Ogólnopolskim Konkursie „Policjant Ruchu Drogowego” zaowocowało zajmowaniem przez reprezentację WRD w latach 2001 – 2006 pierwszego miejsca w eliminacjach wojewódzkich tego konkursu. Powstanie Referatu Techniki Specjalistycznej i Inżynierii Drogowej wykonującego między innymi następujące zdania:
przygotowanie i realizacja zabezpieczeń pilotaży i działań wzmożonych,
monitoring miejsc niebezpiecznych,
prowadzenie kontroli transportu drogowego w tym działania na rzecz ekologii i ochrony środowiska.
Wykonywanie tych działań przez wyspecjalizowany referat pozwoliło na likwidację większej ilości wypadków i kolizji drogowych przez policjantów Referatu Obsługi Zdarzeń Drogowych /ROZD I/ w trakcie dwunasto godzinnej służby, znacznie skracając czas oczekiwania na likwidację zdarzenia drogowego, zgłaszany jako poważny
I Z-ca Naczelnika Z-ca Naczelnika Kierownik Referatu Kontroli Działań w Ruchu Drogowym. Kierownik Referatu Obsługi Zdarzeń Drogowych II Kierownik Referatu Obsługi Zdarzeń Drogowych I Kierownik Referatu Techniki Specjalistycznej i Inżynierii Drogowej Kierownik Referatu Kontroli Ruchu Drogowego Naczelnik Ekspert
mankament przez „klientów” zewnętrznych. Policjanci Referatu Kontroli Ruchu Drogowego /RKRD/ będąc odciążeni od realizacji pilotaży i prowadzenia kontroli transportu drogowego, posiadając umiejętność właściwej organizacji pracy dostosowanej do realizacji funkcji SZBRD mogli ujawniać więcej wykroczeń będących bezpośrednimi przyczynami wypadków drogowych i kolizji drogowych, eliminować z ruchu nietrzeźwych kierujących i pieszych. Zostały im w ramach otoczenia zapewnione warunki do realizacji do efektywnej realizacji procesu organizacji pracy policjanta ruchu drogowego. Ważnym elementem otoczenia oprócz odpowiednich warunków pracy były zasoby w postaci:
broni służbowej,
parku maszynowego,
formularzy i druków.
Po rozpoczęciu reengineeringu WRD policjanci otrzymali optymalną ilość nowych pojazdów /Opel Astra II/, przypadał na dwie osoby. Samochody były wyposażone w GPS oraz ekrany mobilne połączone z systemem komputerowym Wydziału Informatyki /WI/ Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie. Dzięki temu policjant dokonując kontroli drogowej mógł osobiście sprawdzać w WI osoby i pojazdy bez pośrednictwa pracowników WI, skracało to znacznie czas kontroli drogowej. Policjanci otrzymali także do użytku odpowiednią ilość nasobnych środków łączności /nasobne stacje motorola/, zapewniały one ciągłą łączność stanowiska dowodzenia z policjantami dokonującymi kontroli drogowych znajdującymi się oni poza radiowozami. Została wymieniona broń służbowa z przestarzałych P-64 / rok produkcji 1964/ na nowoczesne P-99 /rok produkcji 1999/, oraz wyposażono wszystkich policjantów referatu kontroli drogowej w kamizelki kuloodporne, w celu zapewnia bezpieczeństwa szczególnie w porze nocnej. Policjanci zostali także wyposażeni druki służbowe samokopiujące, co znacznie skracało czas wykonywanej kontroli oraz płaszcze wodoodporne z elementami odblaskowymi i napisem Policja. Dzięki czemu policjant regulujący na skrzyżowaniu w czasie deszczu był widoczny i nie przemakał. Niewątpliwie najważniejszym, oprócz lepszej realizacji funkcji systemu, z osiągnięć wprowadzenia reengineeringu była identyfikacja trzech kluczowych procesów realizowanych w WRD. Głównym osiągnięciem usprawnionego procesu organizacji pracy policjanta ruchu drogowego było ustalenie obiektywnych kryteriów oceny policjanta, które przyczyniały się do realizacji funkcji oraz celów systemu WRD KMP. Policjant oceniany był według opracowanej formuły, która służyła
również do monitorowania wyników pracy policjantów, zmodyfikowana formuła pozwalała bezpośredniemu przełożonemu bieżąco informować policjanta o osiąganych wynikach w skali tygodnia, czy danej ośmiogodzinnej służby. Oprócz wdrażania procesu, przeprowadzono szereg szkoleń bezpośrednich wykonawców oraz kierownictwa procesu. Szkolenia dotyczyły istoty, celu oraz potrzeby wprowadzania zmian, zmierzających do realizacji celu SZBRD. Wdrażając zidentyfikowany za pomocą reengineeringu proces organizacji pracy policjanta ruchu drogowego pierwszy kwartał 2001 roku potraktowano jako okres wdrożeniowy. Pierwszych ocen policjantów dokonano w drugim kwartale. Jako grupę badawczą przyjęto piętnastu policjantów ogniwa drugiego referatu kontroli drogowej Wydziału Ruchu Drogowego /WRD/ Komendy Miejskiej Policji w Krakowie. Pozostałe trzy ogniwa SRD osiągnęły wyniki na zbliżonym poziomie. Wyniki uzyskane przez poszczególnych policjantów w danych kwartałach przedstawiono w tabeli 15. Podsumowując osiągnięte przez policjantów WRD wyniki w zakresie efektywności dało się zauważyć tendencję wzrostową, z kwartału na kwartał następowała poprawa wyników poszczególnych policjantów, a co za tym idzie referatu kontroli drogowej. Pomimo zmniejszonego stanu osobowego o 35,4 procent /emerytury, delegacje do innych sekcji Komendy Miejskiej Policji oraz referatów WRD/ osiągnięte przez policjantów wyniki pracy należało uznać za wysoko zadawalające. Świadczyły o tym wyniki podane w przeliczeniu na jednego policjanta osiągnięte w 2001 roku. W następujących kategoriach w porównaniu do 2000 roku w 2001 roku policjanci uzyskali następujące wyniki:
ilość ujawnionych poszukiwanych osób uzyskano wzrost o 108,3 procent,
ilość ujawnionych poszukiwanych pojazdów uzyskano wzrost o 16,7 procent,
ilość dokonanych sprawdzeń uzyskano wzrost o 113,9 procent,
ilość sporządzonych kart Prd5/1 uzyskano wzrost o 34,9 procent,
ilość zatrzymanych praw jazdy uzyskano wzrost o 40 procent,
ilość zatrzymanych dowodów rejestracyjnych uzyskano wzrost o 100 procent.
Efektywność policjantów w ogniwie drugim utrzymywała tendencję wzrostową również w latach 2002 – 2005. Podobna tendencja cechowała pozostałe ogniwa WRD. Dokonując analizy wyników osiągniętych przez policjantów referatów kontroli
drogowej Sekcji Ruchu Drogowego Komendy Miejskiej Policji w Krakowie należy stwierdzić, że poprawa efektywności pracy poszczególnych policjantów przyniosła poprawę stanu bezpieczeństwa w ruchu drogowym w latach 2001 – 2005, jako bazowy przyjęto 2000 rok.
Tabela 15. Wyniki kwartalne efektywności pracy uzyskane przez policjantów ogniwa II
referatu kontroli drogowej w 2001 roku.
Lp Imię nazwisko Kwartał I Kwartał II Kwartał III Kwartał IV 2001 rok
średnia 1. Xxxx ---- 0 - 2,8 - 1,4 - 2,1 2. Xxxx ---- - 3,6 - 4,9 - 6,4 - 4,9 3. Xxxx --- - 15,4 - 6,2 - 4,5 - 8,7 4. Xxxx ---- - 13,7 - 10,4 - 3,9 - 9,3 5. Xxxx ---- - 4,7 - 5,0 - 0,8 - 3,5 6. Xxxx ---- - 6,7 - 1,8 - 6,7 - 5,0 7. Xxxx ---- - 14,0 - 7,1 - 4,2 - 8,4 8. Xxxx ---- - 3,6 - 1,3 1,9 - 1,0 9. Xxxx ---- - - 9,3 - 8,6 - 8,9 10. Xxxx ---- - 12,9 - 1,7 - 5,6 - 6,7 11. Xxxx ---- - 6,5 - 3,7 2,8 - 2,5 12. Xxxx ---- - 8,5 - 3,5 - 7,2 - 6,4 13. Xxxx ---- - 9,7 - 6,7 - 6,5 - 7,6 14. Xxxx ---- - 0,9 - 5,2 - 4,0 - 3,4 15. Xxxx ---- - 6,7 - 5,3 - 4,0 - 5,3 16. Średnia ---- - 7,6 - 5,0 - 3,9 - 5,6
Źródło: opracowanie własne..
Zasadnym wydaje się stwierdzić, że poprzez poprawę bezpieczeństwa w ruchu drogowym dobrze był realizowany cel SZBRD. Poprawa bezpieczeństwa w ruchu w latach 2000 – 2005 określana za pomocą następujących charakterystyk:
liczby wypadków,
liczby rannych,
liczby zabitych,
liczby kolizji.
została przedstawiona w tabeli16.
Identyfikując i wdrażając proces likwidacji kolizji drogowej zgodnie z zasadami opracowanej metodyki, oprócz optymalizacji procesu jako zadania podstawowego skupiono się także na zapewnieniu jego realizatorom odpowiednich narzędzi i warunków pracy. Policjanci ROZD I zostali wyposażeni w odpowiednią i ilość
nowych pojazdów /Opel Astra II/ z zestawem „zapora” – do zabezpieczenia miejsca likwidowanego zdarzenia drogowego.
Tabela 16. Specyfikacja charakterystyk związanych z bezpieczeństwem w ruchu
drogowym w Krakowie w latach 2000 – 2005 /w liczbach/.
Rodzaj charakterystyki Rok 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Liczba wypadków 1.577 1.490 1.426 1.437 1.416 1.374 Liczba rannych 1.942 1.783 1.701 1.695 1.622 1.621 Liczba zabitych 42 39 38 31 30 39 Liczba kolizji 9.751 9.595 9.231 8.982 9.235 9.627
Źródło: opracowanie własne na podstawie, Ocena stanu bezpieczeństwa w ruchu drogowym na terenie miasta Krakowa w 2000 roku ,Kraków 2000, Komenda Miejska Policji w Krakowie. Ocena stanu bezpieczeństwa w ruchu drogowym na terenie miasta Krakowa w 2001 roku ,Kraków 2001 Komenda Miejska Policji w Krakowie. Ocena stanu bezpieczeństwa w ruchu drogowym na terenie miasta Krakowa w 2002 roku ,Kraków 2002 Komenda Miejska Policji w Krakowie Ocena stanu bezpieczeństwa w ruchu drogowym na terenie miasta Krakowa w 2003 roku ,Kraków 2003 Komenda Miejska Policji w Krakowie. Ocena stanu bezpieczeństwa w ruchu drogowym na terenie miasta Krakowa w 2004 roku ,Kraków 2004, Komenda Miejska Policji w Krakowie. Ocena stanu bezpieczeństwa w ruchu drogowym na terenie miasta Krakowa w 2005 roku ,Kraków 2005, Komenda Miejska Policji w Krakowie.
Pojazdy te zostały wyposażone w ekrany mobilne połączone z systemem komputerowym Wydziału Informatyki /WI/ Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie. Było to usprawnienie czynności wewnętrznej sprawdzenia pojazdów i osób polegające na wyposażeniu wszystkich radiowozów ROZD I w terminale mobilne /policjant osobiście dokonuje sprawdzeń osób i pojazdów/ czego efektem skrócenie czasu tej czynności z trzydziestu do pięciu minut. Odpowiednia ilość nasobnych środków łączności /nasobne stacje motorola/, umożliwiała stałą łączność ze stanowiskiem dowodzenia znajdujących się poza radiowozem likwidujących zdarzenie policjantów. Działając zgodnie z procedurami przekształceniu czynności procesu z wewnętrznych /wykonywane w trakcie obecności „klienta” zewnętrznego uczestnika zdarzenia/ na zewnętrzne /wykonywane poza obecnością „klienta” zewnętrznego/ można było poddać jedynie wpisanie stosownych danych do notatnika służbowego. Przekształcenie czynności wewnętrznej na zewnętrzną polegało w tym przypadku na realizacji tej czynności po likwidacji zdarzenia, a co za tym idzie jej eliminację z bezpośredniej obsługi „klientów”. Wcześniej minimalny czas
tej czynności wynosił pięć minut, natomiast maksymalny trzydzieści. Po zastosowaniu metody SMED jako narzędzia pomocniczego reengineeringu zniknął on jako czas likwidacji zdarzenia drogowego. Modyfikacji uległo miejsce wykonywania tej czynności , siedziba WRD, a nie miejsce zdarzenia. Efektem reengineeringu procesu likwidacji kolizji drogowej jest skrócenie czasu czynności wykonywanych w trakcie bezpośredniego kontaktu z „klientem”. Wymiernym efektem jest skrócenie procesu o trzydzieści pięć minut. Wprowadzono również pewne zmiany optymalizacyjne czynności zewnętrznych podejmowanych w czasie likwidacji kolizji drogowej:
dyslokację załóg ROZD I dostosowano do zagrożenia bezpieczeństwa w ruchu drogowym na terenie miasta Krakowa w zależności od dnia i godziny,
sporządzenie karty Policyjnego Rejestru Danych /PRD 5/ skorelowane ze sporządzeniem karty GUS poprzez zastosowanie odpowiedniego programu komputerowego /oszczędności czasowe około 10 minut/,
sporządzenie kart PRD 5 i GUS było wykonywane przez policjantów w trakcie przejazdu na inne zdarzenie /zastosowanie dodatkowego oświetlenia w radiowozie w porze nocnej/.
Efektem wykorzystania reengineeringu w WRD KMP było zidentyfikowanie ukarania sprawcy wykroczenia drogowego przekroczenia dozwolonej prędkości ujawnionej za pomocą fotoradaru jako procesu. Uwzględniając potrzebę racjonalizacji procesu przeprowadzono badania ankietowe wśród wszystkich wykonawców procesu210
/dziesięciu pracowników sekcji/, której celem była identyfikacja występujących niesprawności. Wyniki przeprowadzonych badań pozwoliły na określenie czynników utrudniających realizację procesu należały do nich:
niska jakość zdjęć fotograficznych,
nieaktualność lub brak danych osobowych,
brak umiejętności obsługi programu komputerowego przez policjantów. Pierwszy z czynników zminimalizowano wprowadzając na terenie miasta Krakowa fotoradary cyfrowe w miejsce analogowych. Trzeci z czynników został usunięty przez prowadzenie intensywnych szkoleń dla policjantów obsługujących programy
210 Ankiety sporządzone w trakcie badań realizowanych w Sekcji Ruchu Drogowego Komendy Miejskiej Policji w Krakowie w 2004 roku.
komputerowe obsługujące fotoradar. Zauważono, że czynności zarówno zewnętrzne były wykonywane w obecności sprawcy wykroczenia drogowego w WRD. Następstwem czego były kolejki osób wezwanych na dany dzień oraz niezadowolenie sprawców wykroczeń. Po rozgraniczeniu czynności na zewnętrzne i wewnętrzne, określono metody realizacji czynności zewnętrznych. Uwzględniając poczynione obserwacje i wyniki badań ankietowych określono sposób ich realizacji, nośniki informacji, wykonawcę oraz czasowe uzależnienie od obecności petenta. Zaproponowano usprawnienia czynności zewnętrznych procesu obsługi sprawcy wykroczenia drogowego w postaci:
skrócenia czasu ustalenia właściciela pojazdu w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierujących możliwe jest poprzez usprawnienie funkcjonowania tego programu na szczeblu centralnym, nie na poziomie SRD KMP,
bieżące uaktualnianie zawartych w CEPiK danych pojazdów i kierowców, przy współpracy z wydziałami komunikacji w miastach i starostwach.
Usprawnienia te nie mogły być zrealizowane w WRD KMP, dlatego skierowano odpowiednie pisma do Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie. Usprawnieniu poddano także czynności wewnętrzne. Wyposażono stanowiska obsługi „klientów” zewnętrznych w terminal z dostępem do bazy danych w rezultacie czego efektem jest to, że czas sprawdzenia osób i pojazdów wynosi obecnie około jednej minuty zamiast trzydziestu minut. Proces ukarania mandatem karnym sprawcy wykroczenia drogowego polegającego na przekroczeniu dozwolonej prędkości określony jest przez procedury i algorytmy postępowania211, które muszą być zachowane. Wobec czego przekształceniu z wewnętrznych na zewnętrzne można było poddać jedynie dwie następujące czynności:
sprawdzenie w Wydziale Informatyki osoby i pojazdu,
wypisanie karty PRD 5.
Przekształcenie czynności wewnętrznej na zewnętrzną polegało na realizacji tej czynności bez obecności „klienta” zewnętrznego, eliminując ją z bezpośredniej obsługi klienta. Następną czynnością wewnętrzną, która uległa przekształceniu na zewnętrzną było wypisanie karty PRD 5 po wizycie „klienta” w siedzibie WRD. Usprawnienie w tym przypadku poległo na tym, że policjant wypełnia obecnie kartę
211 Zarządzenie nr 497 Komendanta Głównego Policji z dnia 25.05.2004r. w sprawie pełnienia służby przez Policjantów wykorzystujących przyrządy kontrolno-pomiarowe służące do rejestracji zachowań uczestników ruchu drogowego ( Dz. Urz. KGP Nr 10 poz.83), Warszawa , 2004.
PRD po wizycie klienta. Czas jej realizacji wyeliminowany z czasu obsługi „klienta” wcześniej zawierał się w przedziale od jednej do trzydziestu minut. Efektem wprowadzenia reengineeringu była optymalizacja procesu ukarania sprawcy wykroczenia drogowego poprzez eliminację oraz skrócenie czasu czynności wykonywanych w trakcie bezpośredniego kontaktu z „klientem”. Natomiast wymierny efekt to skrócenie procesu obsługi o czterdzieści minut. Wprowadzając zmiany w procesie karania sprawcy wykroczenia drogowego związanego z przekroczeniem dozwolonej prędkości, skupiono na optymalizacji przebiegu tych czynności, w stosunku, do których istnieją organizacyjne, techniczne i proceduralne możliwości ich realizacji. Wyniki przeprowadzonych badań empirycznych potwierdzają tezę o skuteczności koncepcji reengineeringu jako metody doskonalenia procesów kluczowych SZBRD prowadzących do realizacji funkcji systemu. W rezultacie proponowanych rozwiązań nastąpiło doskonalenie poddanego reengineeringowi systemu, identyfikacja i znaczne skrócenie czasu procesów kluczowych, zwiększenie wydajności pracy policjantów oraz dążenie do osiągnięcia celu systemu - stanu w którym nie będą popełniane przestępstwa i wykroczenia drogowe.