Podstawowym celem procedury audytu logistyki w PHD/W jest weryfikacja i ocena obec-nego stanu systemu logistyczobec-nego w zakresie przepływu dóbr materialnych, osób i in-formacji i na tej podstawie utrzymanie obecnego stanu bądź przeprowadzenie działań korygujących, w celu przeciwdziałania niekorzystnym zjawiskom i (lub) wprowadzenia dodatkowej wartości. Audyt przebiega w dwóch podstawowych fazach, tj. kontroli i do-radczej. Ich szczegółowa charakterystyka została zamieszczona w tabeli 1.
Tabela 1. Fazy i etapy procedury audytu logistyki w PHD/W
Faza Etap Symbol
Kontroli
Wyznaczenie celu, etapów, zadań i kosztów I.A
Opracowanie projektu realizacji kontroli I.B
Charakterystyka przedsiębiorstwa i jego otoczenia I.C
Charakterystyka systemu logistycznego I.D
Dobór kryteriów i parametrów oceny I.E
Pomiar i ocena wskaźnikowa I.F
Weryfikacja i interpretacja uzyskanych wyników I.G
Doradcza
Wyznaczenie celu i etapów II.A
Opracowanie założeń i zasad w zakresie niezbędnym do poprawy wyników II.B
Opracowanie projektu usprawnień II.C
Wdrożenie i realizacja projektu usprawnień II.D
Pomiar i ocena wskaźnikowa II.E
Weryfikacja i interpretacja uzyskanych wyników II.F
Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Jedynak 2017, s. 97].
Realizacja wskazanych powyżej etapów audytu logistyki wiąże się z wyznaczeniem pewnego zakresu wykonywanych czynności wraz ze wskazaniem osób odpowiedzial-nych za ich realizację i wykonawców zadań. Zadania procedury audytu logistyki w ba-danych przedsiębiorstwach wraz osobami odpowiedzialnymi i wykonawcami zamiesz-czone zostały w tabeli 2.
Tabela 2. Zadania procedury audytu logistyki w PHD/W
Etap Zadanie Osoba
K1 W2
I.A
1. Identyfikacja celu, zakresu, osoby odpowiedzialnej DS3 AG4
2. Opracowanie etapów realizacji celu głównego AG AG
3. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizację etapu AG AG
4. Wyznaczenie wykonawcy zadań AG AE5
5. Wyznaczenie zadań realizacji poszczególnych etapów AG AE
6. Opracowanie harmonogramu realizacji zadań AG AE
7. Obliczenie zbiorczego kosztu realizacji procesu audytu logistyki – faza
kontroli AG AE
I.B
Opracowanie Projektu kontroli AG AE
Prezentacja Projektu kontroli AG AE
Zatwierdzenie przyjętych założeń realizacji audytu logistyki – faza kontroli DS -I.C Pozyskanie podstawowych danych o przedsiębiorstwie AE AZ6
Etap Zadanie Osoba K1 W2
I.D
Identyfikacja struktury podmiotowej systemu logistycznego AE AZ Inwentaryzacja środków pracy stosowanych w systemach logistycznych AE AZ
Identyfikacja procesów logistycznych AE AZ
I.E Wyznaczenie i opracowanie kryteriów oceny systemów logistycznych AG AE
I.F Pomiar w systemach logistycznych AE AZ
Obliczenie wskaźników oceny systemu logistycznego AE AZ I.G
Opracowanie Raportu realizacji audytu logistyki – faza kontroli AG AE Prezentacja Raportu realizacji audytu logistyki – faza kontroli AG AG Zatwierdzenie Raportu realizacji audytu logistyki – faza kontroli DS -II.A
Identyfikacja celu, zakresu, osoby odpowiedzialnej DS AG
Opracowanie etapów realizacji celu głównego AG AG
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizację etapu AG AG
II.B
Wyznaczenie celów usprawnień AG AE
Wyznaczenie wykonawcy zadań AG AE
Wyznaczenie zadań realizacji poszczególnych celów usprawnień AG AE
Opracowanie harmonogramu realizacji zadań AG AE
Obliczenie zbiorczego kosztu realizacji procesu audytu logistyki – faza kontroli AG AE II.C
Opracowanie Projektu usprawnień AG AE
Prezentacja Projektu usprawnień AG AG
Zatwierdzenie Projektu usprawnień DS.
-II.D Wdrożenie Projektu usprawnień AE AZ
Realizacja i zatwierdzenie Projektu usprawnień AE AZ
II.E Pomiar w systemach logistycznych AE AZ
Obliczenie wskaźników oceny systemu logistycznego AE AZ II.F
Opracowanie Raportu realizacji audytu logistyki – faza doradcza AG AE Prezentacja Raportu realizacji audytu logistyki – faza doradcza AG AG Zatwierdzenie Raportu realizacji audytu logistyki – faza doradcza P/D
-1 K – pracownik kontroli, 2 W – wykonawca, 3 DS – osoba decyzyjna, reprezentująca badaną jednostkę orga-nizacyjną, np. dyrektor sklepu, 4 AG – audytor główny, 5 AE – audytor etapowy, 6 AZ – audytor zadaniowy, Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Jedynak 2017, s. 98].
W ramach przygotowania i realizacji procedury audytu logistyki PHD/W należy wska-zać sposoby ich przebiegu. Zaproponowane metody i narzędzia z podziałem na etapy zamieszczone zostały w tabeli 3.
Tabela 3. Metody i narzędzia audytu logistyki w PHD/W Metoda
i narzędzia
Etap
I.A I.B I.C I.D I.E I.F I.G II.A II.B II.C II.D II.E II.F Wywiad bezpośredni x x x x Ocena wskaźnikowa x x x Metoda ekspercka x x x x x X x x x
Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Jedynak 2017, s. 100].
Uwzględniając cel i etapy procedury audytu logistyki oraz organizację badanych przed-siębiorstw, wyznaczono kryteria oceny systemu logistycznego. Ocena ma charakter cało-ściowy, który dotyczy całego systemu logistycznego, i częcało-ściowy, który odnosi się do wy-branych podsystemów handlu, logistycznej obsługi klienta czy przyjęcia i wydania towaru. Dotyczy zarówno czynników produkcji, tj. człowieka i jego pracy, infrastruktury logistycz-nej oraz przedmiotu pracy, jak i obsługiwanych procesów logistycznych czy uwarunkowań otoczenia. Zastosowane kryteria oceny obejmują operatywność, sprawność, elastyczność czy ciągłość, przy czym operatywność (efektywność) oznaczać będzie gwarancję osiągnię-cia pożądanego stanu wyjśosiągnię-cia (celu), sprawność (gospodarność) zapewnienie korzystnych relacji pomiędzy wejściem do systemu a jego wyjściem (nakłady a efekty), elastyczność – odpowiedź na pytanie, czy przyjęte działania pozwalają właściwie reagować na zmiany za-chodzące na rynku zarówno zaopatrzenia, jak i sprzedaży oraz w obrębie przedsiębiorstwa, ciągłość – gwarancję pracy bez zakłóceń [Kisperska-Moroń, Krzyżaniak 2009, s. 57]. Kryteria oceny systemu (podsystemu) logistycznego zamieszczone zostały w tabeli 4.
Tabela 4. Kryteria oceny systemu (podsystemu) audytu logistyki w PHD/W
Kryteria oceny i jego pracaCzłowiek Infrastruktura logistyczna Przedmiot pracy Proces Otoczenie
operatywność x11 x12 x13 x14 x15
sprawność x21 x22 x23 x24 x25
elastyczność x31 x32 x33 x34 x25
ciągłość x41 x42 x44 x44 x45
Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Jedynak 2017, s. 103].
Na potrzeby przeprowadzenia audytu logistyki w PHD/W należy wyznaczyć odpowied-nie dokumenty. Przyjmując kryterium fazowe, można wyróżnić ich dwie grupy, tj. fazy kon-troli i fazy doradcze. Ponadto podzielono je na dokumenty wejścia i wyjścia. Dokumenty
wejścia są to dokumenty istniejące, tzw. źródła wtórne, zlokalizowane w przedsiębiorstwie lub w najbliższym jego otoczeniu. Ich spis i lokalizacja zamieszczone zostały w tabeli 5.
Tabela 5. Dokumenty wejścia procedury audytu logistyki w PHD/W
Lp. Nazwa Lokalizacja
1 Strategia przedsiębiorstwa Asystent
dyrektora 2 Dokumenty systemu jakości
3 Procedury postępowania
Dział handlowy
Dział przyjęcia i wydania towaru Dział obsługi klienta
Specjalista ds. BHP 4 Struktura organizacyjna
Dział kadr 5 Baza danych pracowników
6 Zakres obowiązków pracowników 7 Regulamin pracy
8 Harmonogram czasu pracy 9 Karta ewidencji czasu pracy
10 Plany budynków i budowli Dział techniczny
11 Wykaz środków pracy Dział techniczny
Dział informatyczny 12 Specyfikacja techniczna środków pracy
13 Dokumenty procesu zaopatrzenia
Dział handlowy
Dział przyjęcia i wydania towaru Dział finansowo-księgowy 14 Dokumenty procesu składowania
15 Dokumenty procesu zwrotu 16 Dokumenty procesu inwentaryzacji
17 Dokumenty procesu obsługi klienta Dział handlowy Dział obsługi klienta 18 Dokumenty procesu reklamacji
Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Jedynak 2017, s. 127].
Dokumenty wyjścia są to przygotowane formularze, przypisane do konkretnego eta-pu czy zadania. Mają ściśle zdefiniowany cel i strukturę, a wypełnia je i zatwierdza wska-zana osoba. Na podstawie wypełnionych formularzy opracowywane są zbiorcze raporty: w fazie pierwszej na etapie planowania – projekt kontroli, zaś na etapie realizacji – raport realizacji audytu logistyki – faza kontrolna. Natomiast w fazie drugiej na etapie planowania – projekt usprawnień, realizacji, raport realizacji audytu logistyki – faza doradcza.
Podsumowanie
Należy podkreślić, że zaproponowana procedura audytu logistyki w PHD/W jest waż-nym narzędziem przeglądu i oceny poziomu organizacji i zarządzania w systemach logi-stycznych. Jej celem jest identyfikowanie słabych i mocnych stron oraz sposobności do
udoskonalenia i (lub) innowacji. Opracowane kompleksowe rozwiązania zawierają prak-tyczne wyprak-tyczne umożliwiające przeprowadzenie audytu wewnętrznego. Natomiast za-proponowany schemat postępowania oraz sposób jego aplikacji w systemach logistycz-nych PHD/W stwarza możliwości przeniesienia opracowalogistycz-nych rozwiązań na pozostałe systemy gospodarcze.
Bibliografia
Dryl W. (2010), Audyt marketingowy, CeDeWu, Warszawa.
Grocholski H. (red.) (2004), Praktyczne aspekty audytu wewnętrznego, Instytut Rachunkowości
i Podatków, Warszawa.
Jedynak Z. (2017), Audyt logistyki w przedsiębiorstwach handlu detalicznego
wielkopowierzch-niowego, CeDeWu, Warszawa.
Kisperska-Moroń D., Krzyżaniak S. (red.) (2009), Logistyka, Biblioteka Logistyka, Poznań. Kizukiewicz T. (red.) (2013), Audyt wewnętrzny w strukturze kontroli zarządczej, Difin,
Warszawa.
Lisiński M. (red.) (2011), Audyt wewnętrzny w doskonaleniu instytucji – aspekty
teoretyczno-metodologiczne i praktyczne, PWE, Warszawa.
Kateryna Lysenko-Ryba |
klysenko@wsiz.rzeszow.plUniversity of Information Technology and Management in Rzeszow, Chair of Logistics and Process Engineering