Rachunek kosztów jakości

3.2.1. Definicja

Rachunek kosztów jakości to system ewidencji, analizy i oceny kosztów zwią-zanych z zapewnieniem jakości we wszystkich realizowanych procesach przez przedsiębiorstwo. Prowadzenie go stanowi istotne uzupełnienie systemu zarządzania jakością (Wójcik, 2014, s. 64). Jest jednym z narzędzi wpierających strategiczne za-rządzanie kosztami, postrzegany również jako rachunek decyzyjny. Zapewnia on in-formacje o wysokości i strukturze ponoszonych kosztów jakości przez organizację.

Umożliwia zidentyfikowanie obszarów i procesów wymagających działań napraw-czych. Rachunek kosztów jakości jest nowoczesnym narzędziem zarządzania, które

wspiera działania optymalizujące koszty jakości (Sadkowski, 2019, s. 117-118). Or-ganizacjami, które decydują się go wdrożyć, są głównie podmioty zajmujące się działalnością produkcyjną. Dotychczas w usługach nie był on wystarczająco spopu-laryzowany i upowszechniony. Jedyne modele tego rachunku w działalności usłu-gowej dotyczą podmiotów opieki zdrowotnej – szpitali, zakładów opieki zdrowotnej (Sulowska-Banaś, 2015, s. 38).

3.2.2. Korzyści z implementacji

Wdrożenie rachunku kosztów jakości może się wiązać z wymiernymi korzy-ściami dla całego przedsiębiorstwa. Koszty jakości są trudnym i kłopotliwym te-matem, ponieważ w typowych układach kosztów, rodzajowym i kalkulacyjnym, prezentowanych w rachunku zysków i strat wersji porównawczej i kalkulacyjnej nie są ujmowane. Organizacje, mimo że mają świadomość istnienia w realizowa-nych procesach kosztów związarealizowa-nych z jakością świadczorealizowa-nych usług i dostarcza-nych produktów, nie podejmują prób ich ewidencji. Taki brak działania może wynikać z: braku zainteresowania tematyką kosztów jakości, trudności w identy-fikacji tych kosztów „ukrytych” w procesach przedsiębiorstwa i dużej czasochłon-ności z nią związanej, braku odpowiednich przepisów prawnych obligujących do prowadzenia takiego rachunku, niechęci do zmian i nowości w dziale księgowości, któremu wystarcza ewidencja kosztów na „4” i „5” oraz niedysponowaniem odpo-wiednimi funduszami na przeprowadzenie wdrożenia tego systemu i małej dostęp-ności specjalistów, którzy zajmują się tematyką prowadzenia rachunku kosztów jakości. Niestety dominuje myślenie: po co zmieniać coś, co już dobrze funkcjo-nuje i dokładać sobie dodatkowej pracy przy rejestracji kosztów jakości? Takie podejście powoduje ograniczenie nowych możliwości do jeszcze efektywniej-szego zarządzania kosztami i procesami.

Uzyskanie informacji o wysokości i strukturze kosztów jakości pozwala or-ganizacji na uporządkowanie i umiejscowienie tych kosztów w jej systemie ra-chunkowości. Oczywiście dane o kosztach jakości są danymi wrażliwymi, dlatego powinny one zostać wewnątrz jednostki na użytek osób zarządzających i nie być udostępniane do publicznej wiadomości dla odbiorców zewnętrznych. Zebrane in-formacje o kosztach jakości, a także analizę ich struktury i dynamiki należy za-wrzeć w postaci raportów o kosztach jakości. Umiejętne ich wykorzystanie może zapewnić dodatkową przewagę konkurencyjną. Dobrym rozwiązaniem wydaje się również wykorzystanie uzyskanych informacji kosztowych w benchmarkingu wewnętrznym.

Identyfikacja miejsc powstawania kosztów jakości to kolejna zaleta stosowa-nia rachunku kosztów jakości. Procesy realizowane w przedsiębiorstwach są ob-szarami, w których pojawiają się koszty związane z jakością (Sadkowski, 2017, s. 73). Ujawnienie procesów generujących najwyższe koszty przyczyni się do

efektywniejszego zarządzania działaniami najbardziej narażonymi na nieprawidło-wości i błędy zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Wyeliminowanie niedogod-ności procesowych wpłynie korzystnie na strukturę kosztów jakości.

Wdrożenie rachunku kosztów jakości oddziałuje na wszystkich pracowników organizacji, ponieważ wymaga od każdego aktywizacji i zwrócenia szczególnej uwagi na problem jakości. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie odpowiednich szkoleń z zarządzania jakością na wszystkich szczeblach. Efektem takich działań będzie wzrost świadomości jakościowej personelu.

Ważna zaleta, którą daje ten rachunek, to również możliwość podjęcia działań optymalizacyjnych, które w rezultacie przyczynią się do: zwiększenia efektywno-ści, obniżenia poziomu kosztów, poprawy jakości i poziomu obsługi klienta, mi-nimalizacji ryzyka, poprawy zarządzania przedsiębiorstwem, wzrostu konkuren-cyjności, a także identyfikacji obszarów wymagających poprawy (Krawczyk, 2016). Należy jednak pamiętać, że optymalizacja kosztów wymaga koncentracji na czynnikach kosztotwórczych, a nie na samych kosztach. Osiągnięcie założo-nych celów będzie możliwe poprzez identyfikację czynników, które kształtują i warunkują te koszty (Karmańska, 2007). Zdobyta wiedza na temat wysokości i struktury kosztów jakości stanowi punkt wyjścia do prowadzenia działań opty-malizacyjnych.

Wszystkie wymienione korzyści mają wpływ na ostateczny kształt produktu czy usługi oferowanej klientom. Im lepiej uda się wykorzystać szanse, które daje rachunek kosztów jakości, tym jakość świadczonych usług czy wytwarzanych pro-duktów będzie wyższa. Usługi i produkty wyższej jakości, które zapewniają zado-wolenie klientów, są bardziej przez nich pożądane. Usatysfakcjonowany odbiorca chętnie zarekomenduje takiego dostawcę w swoim środowisku, wystawi mu pozy-tywną opinię w mediach społecznościowych (facebook, instagram, twitter), na stronach internetowych (google maps, booking.com) i w prowadzonych rankin-gach, co przyczyni się do poprawy jego wizerunku. Wzmocniony wizerunek orga-nizacji będzie kołem napędowym i wpłynie na poprawę wyników sprzedaży.

Wymienione korzyści z wdrożenia rachunku kosztów jakości powinny sta- nowić solidne argumenty dla przedsiębiorstw, które nie boją się nowoczesnych rozwiązań i są otwarte na przeprowadzenie zmian w swoich strukturach, w księ-gowości, w przyjętych planach kont i systemach zarządzania. Możliwe potencjalne profity są nieproporcjonalnie większe od kosztów, które musiałyby zostać ponie-sione, aby implementować ten rachunek. Warto również podkreślić, że posiadanie certyfikowanego systemu zarządzania jakością będzie stanowiło dodatkowy atut przy wdrożeniu tego narzędzia.

3.2.3. Narzędzie do pomiaru efektywności procesów

W gospodarce rynkowej efektywne zarządzanie kosztami i procesami może wpłynąć na osiągnięcie sukcesu przez przedsiębiorstwo lub poniesienie przez nie porażki. System zarządzania jest jednym z kluczowych systemów funkcjonują-cych w organizacji, którego efektywne działanie wpływa na całościowe zarzą-

dzanie nią (Szczepańska, 2015, s. 29-31). Zarządzanie przedsiębiorstwem jest możliwe tylko wtedy, gdy można zmierzyć i przeanalizować wszystkie procesy.

Pomiar efektywności procesów jest możliwy poprzez wykorzystanie odpo-wiednich mierników. Zgodnie z normą ISO 9000:2006 miara skuteczności proce-sów wyraża się stopniem osiągnięcia celów jakościowych w nich zawartych, które muszą być celami mierzalnymi (ISO 9000:2006, s. 31). Ta sama norma definiuje efektywność jako relację pomiędzy osiągniętymi wynikami a wykorzystanymi za-sobami (ISO 9000:2006, s. 31). Efektywny proces to taki, który charakteryzuje się wykorzystaniem niezbędnych nakładów do uzyskania oczekiwanych efektów. Do-konywanie pomiarów procesów wymaga: wyodrębnienia zbioru danych, które określają mierzony proces, stworzenia miernika procesu i wyznaczenia poziomu odniesienia do porównywania wyników pomiaru. Mierzenie efektywności proce-sów obliguje do gromadzenia danych w sposób cykliczny i systematyczny. Efek-tywność przedsiębiorstw najczęściej wyraża się przez osiągane wyniki lub pono-szone koszty (Ludwiczak, 2014, s. 40).

Jednym z narzędzi do pomiaru efektywności procesów są koszty jakości sta-nowiące podstawę rachunku kosztów jakości. Brak wdrożenia tego narzędzia bar-dzo utrudni możliwości kalkulacyjne kosztów związanych z jakością, ale nie unie-możliwi. Konieczne będzie dokonanie przeglądu wszystkich procesów organizacji i „wyłuskanie” na podstawie dokumentów księgowych ukrytych w nich potencjal-nych kosztów jakości. Praca w tym zakresie powinna opierać się na współpracy i wymianie doświadczeń działu księgowości z działem jakości.

Do oceny efektywności procesów wykorzystuje się analizę kosztów jakości.

Oszacowanie wielkości tych kosztów i ich struktury będzie pierwszym krokiem do przeprowadzenia wiarygodnej ich analizy, która powinna składać się z analizy pio-nowej, poziomej i wskaźnikowej. Uzyskane wyniki należy poddać interpretacji w celu uzyskania odpowiedzi na pytania o kształtowanie się poziomu kosztów, ich wpływ na procesy, ocenę skuteczności ich optymalizacji i wskazanie obszarów wymagających podjęcia działań naprawczych. Wykrycie wszystkich obszarów i przyczyn powodujących obniżenie efektywności wymaga oprócz uwzględnienia aspektów czysto finansowych, również tych dotyczących funkcjonowania organi-zacji (Ziębicki, 2014).

Skuteczny monitoring, analiza i zarządzanie procesami w organizacji wyma-gają posiadania narzędzi do zbierania i przetwarzania danych, tak aby dawały one wiarygodną informację na temat efektywności realizowanych w niej procesów (Ludwiczak, 2014, s. 48). Takim narzędziem, które pozwoli na rzetelny pomiar, jest rachunek kosztów jakości. Jego wdrożenie wiąże się z poniesieniem dodatko-wych kosztów, więc dla przedsiębiorstw, które nie posiadają wystarczających środków, może to być szczególnie trudne zadanie. Zaprezentowane wcześniej ko-rzyści z wdrożenia rachunku kosztów jakości powinny zmotywować zarządzają-cych organizacjami do wygospodarowania niezbędnych zasobów na ten cel.