ROLA WYBRANYCH SYSTEMÓW INFORMACYJNYCH W UZYSKANIU DOSTĘPNOŚCI PRODUKTÓW W ŁAŃCUCHACH

LOGISTYCZNYCH

Joanna NOW AKOW SKA-GRUNT, Janusz K. GRABARA

W procesach logistycznych zachodzących w systemie logistycznym, których zadaniem podstawowym jest zapewnienie dostępności produktów na rynku, istotne znaczenie posiadają wszelkiego rodzaju elementy stanowiące infrastrukturę logistyczną. Infrastrukturą logistyczną będą wszystkie środki materialne, sposoby ich użycia oraz systemy wykorzystania, które służą realizacji czynności przepływu fizycznego dóbr ja k i przepływu informacji. W literaturze przedm iotu1 można zaobserwować szerokie spojrzenie na infrastrukturę logistyczną poprzez pryzmat jej zadań. W ynika to przede wszystkim z faktu, iż początkowo koordynacja procesów zachodzących w obrębie gospodarki materiałowej, która odbywała się właśnie we wskazanej infrastrukturze logistycznej była początkiem rozwoju logistyki jako nauki.

Jednym procesów istotnych elementów infrastruktury procesów logistycznych, jest infrastruktura komunikacyjno-informacyjna, spełniająca szereg znaczących funkcji w przedsiębiorstwie. Dzięki niej możliwe jest uzyskiwanie bieżącej informacji na tem at stanu różnego rodzaju podsystemów logistycznych, a także kom unikacja pomiędzy poszczególnymi elementami systemu, jak również przekazywanie informacji do różnych ogniw łańcucha dostaw. Generalnie infrastrukturę kom unikacyjno-inform acyjną stanow ią systemy informatyczne wykorzystywane do zarządzania procesami przepływu dóbr i informacji w przedsiębiorstwie oraz sprzęt, który temu służy (sieci komputerowe, skanery do sczytywania kodów kreskowych i inne). Jak każde, również systemy informatyczne wykorzystywane w logistyce m uszą spełniać określone wymogi.

N ależą do nich2:

' zagadnienia związane z charakterystyką infrastruktury logistycznej są szeroko omawiane w wielu pozycjach, na szczególną uwagę zasługują przede wszystkim: S.Abt, Zarządzanie logistyczne w przedsiębiorstwie, PW E W arszawa 1998, s.56-61, J.J.Coyle, E.J.Bardi, C.J.

Langley, Zarządzanie..op.cit., E.Gołembska, Logistyka ja k o zarządzanie łańcuchem dostaw, AE Poznań 1994, s.41-63, S.Krawczyk, Zarządzanie..op.cit, s. 74-129, Cz.Skowronek, Z.Sarjusz-W olski, Logistyka w przedsiębiorstwie, PW E W arszawa 2003, s. 82-108

2 A.Januszewski, Inform atyka w przedsiębiorstwie, system y i proces informatyzacji, Wyd.

W yższej Szkoły Zarządzania i Finansów, Bydgoszcz 2001, s.60

81

• kompleksowość funkcjonalna, co oznacza, iż system powinien obejmować wszystkie sfery działalności techniczno-ekonomicznej obiektu gospodarczego,

• elastyczność funkcjonalna i strukturalna, która wyraża dynamiczne dopasowanie systemu przy zmiennych wymaganiach i potrzebach generowanych przez otoczenie,

• otwartość, w yrażającą się tworzeniem połączeń z systemami zewnętrznymi,

• zaawansowanie merytoryczne, polegające na pełnym informatycznym wspomaganiu procesów informacyjno-decyzyjnych oraz praktyczne oparcie takiego systemu na koncepcjach zarządzania logistycznego,

• zaawansowanie technologiczne, polegające na wykorzystywaniu intra- i Internetu oraz mulimediów, oraz

• zgodność z polskimi przepisami, takimi jak np. ustawa o rachunkowości.

Infrastruktura komunikacyjno-informacyjna obejmuje wszelkie działania przedsiębiorstwa, jakie są związane z procesami logistycznymi, a więc zarówno procesami przepływu surowców, materiałów, produktów, ja k również z innymi elementami działalności przedsiębiorstwa wynikającymi z tego przepływu, czyli na przykład z przepływami gotówki. Zatem wykorzystywane systemy informatyczne powinny obejmować szerokie spektrum działania przedsiębiorstwa i uwzględniać zakres realizowanych funkcji. M ożna zatem wyróżnić następujące systemy3:

• ewidencyjno-rozrachunkowe,

• informacyjno-decyzyjne,

• sterowania procesami np. magazynowymi,

• zintegrowane, obejmujące wszystkie niezbędne funkcje realizowane w sferze logistyki.

Najczęściej spotykanymi systemami są systemy ewidencyjno - rozrachunkowe, przede wszystkim z powodu najłatwiejszego ich wdrożenia, a także niskich wymagań, jeżeli chodzi o sprzęt, co powoduje również niskie koszty wdrożenia. Coraz bardziej jednak poszukiwanymi rozwiązaniami dotyczącymi systemów informatycznych wykorzystywanych w przedsiębiorstwach są systemy informacyjno-decyzyjne oraz systemy zintegrowane.

Bardzo ważne z punktu widzenia infrastruktury komun ikacyjno- informacyjnej w przedsiębiorstwie jest wykorzystywanie Internetu do realizacji procesów przepływu i dostępu do informacji. M ożna powiedzieć, że technika e-biznes stała się narzędziem nowoczesnego zarządzania logistycznego, dzięki temu, że przedsiębiorstwa m ają m ożliwość sprawnego pozyskania informacji, którą następnie m ogą przetwarzać i wykorzystywać w swoich systemach zarządzania.

Jak w skazują badania, zastosowania Internetu w biznesie, a więc także w logistyce, zaw ierają się w następujących obszarach4:

• kształtowania powiązań interorganizacyjnych,

3Cz. Skowronek, Z.Sarjusz-W olski, Logistyka., op. cit, s 103.

4 M. Pankowska, Komercjalizacja Internetu, [w:] „Infom an” nr 6-7, cz. 1/2000, s.43

• potwierdzania swojej obecności na rynku,

• ekspozycji działalności podstawowej,

• pełnej bądź częściowej realizacji transakcji handlowych.

Dzięki takim możliwościom wykorzystania Internetu możliwe jest rozwijanie działalności logistycznej w poszczególnych, powiązanych ze sobą ogniwach łańcuchów logistycznych, a to z kolei wpływa ju ż nie na konkurencje pomiędzy przedsiębiorstwami, lecz konkurencję pomiędzy całymi łańcuchami.

Internet jest o tyle uniwersalnym narzędziem, że łączy ze sobą różne ogniwa występujące na rynku, dlatego nie dzieli się go ze względu na miejsce występowania serwerów, firm, bądź klientów, lecz ze względu na to, od kogo i do kogo kierowane są usługi5. W związku z tym wyróżnia się następujące dziedziny zastosowań Internetu (rys. 1.):

• B2C - Business to Customer, który obejmuje relacje biznesu z klientami indywidualnymi, polegające na prowadzeniu handlu detalicznego, sprzedaży usług oraz informacji konsumentowi,

• B2B - Business to Business, obejmuje kontakty rynkowe przedsiębiorstw w obrocie gospodarczym, co powoduje integrację łańcuchów wartości dodanej od dostawców surowców aż po końcowego klienta,

• C2B - Customer to Business jest relacją odwrotna do systemu B2C, gdzie stroną inicjującą jest klient, zgłaszający chęć zakupu towaru bądź usługi i określający parametry tego zakupu oraz cenę, ja k ą gotów jest zapłacić,

• C2C - Customer to Customer, obejm ującą aukcje i giełdy przeznaczone dla indywidualnych klientów (giełdy sprzętu, motoryzacyjne i inne).

Business

S tro n a In ic ju ją c a (s p rz e d a w c a ) Custom er

Customer Business Str o n a o d p o w ia d a ją c a

(k u p u ją c y )

Rys. 1 Modele w e-biznesie

Źródło: J.G óm a, Technologie informacyjne na usługach logistyki, [w:] „Logistyka przedsiębiorstw w warunkach przemian” pod red. J. W itkowskiego, Wyd. AE

W rocław 2002, s.470

B2C B2B

C2C C2B

5 A.Skuza, M .Przedlacki, P.Pałaszewski, Zarządzanie na ekranie, [w:] „Eurologistics” nr 3/2001, s.22

83

Jak widać z powyższego zestawienia Internet stanowi bardzo interesujące narzędzie w infrastrukturze komunikacyjno-informacyjnej, wydaje się, że jego zastosowanie w kolejnych latach wrośnie, co jest ju ż obserwowalne chociażby na przykładzie nowopowstających przedsiębiorstw wirtualnych, w których techniki informacyjne stanow ią podstawę do ich funkcjonowania na rynku.

Przedsiębiorstwa chcące sprawnie funkcjonować na rynku w warunkach postępującej globalizacji musza zwiększyć wydajność pracy (nie obniżając jakości) i nadążyć za upodobaniami klientów, udostępniając im dobra, jakich oczekują.

Celem każdego przedsiębiorstwa jest utrzymanie starych klientów i możliwie najłatwiejsze (po niskich kosztach) pozyskanie nowych. W tym celu pomocna może okazać się rozwijająca obecnie strategia zarządzania kontaktami z klientem - CRM (Customer Relationship M anagement), która zapewnia przedsiębiorstwu dostępność jeg o oferty w odczuciu odbiorców. Strategia ta akcentuje indywidualność każdego klienta, jego potrzeb, przyzwyczajeń. U podstaw CRM leży przekonanie, że w obecnych warunkach coraz trudniej konkuruje się za pom ocą ceny i jakości, a zdobywanie klienta może następować poprzez zrozumienie jego potrzeb, fachowe informowanie o cechach sprzedawanego towaru, niezawodny serwis, wsparcie techniczne. CRM to również nowe podejście do biznesu, wyrażające się zm ianą punktu koncentracji z wewnętrznych procesów firmy na obsługę klienta, sposób, w jaki zapewnia mu się dostępność do produkowanych produktów. CRM, jak o strategia biznesowa, obejmuje zatem procesy i kulturę organizacyjna obudowane technologią, dzięki którym firma może zwiększyć swoje przychody poprzez skupienie uwagi na obsłudze klienta i lepsze zrozumienie jego potrzeb.7

W ostatnich latach opracowano i wdrożono do praktyki gospodarczej wiele modeli, rozwiązań kompleksowo ujmujących koordynację procesów zamówień, transportu i magazynowania. Funkcją operacyjną zarządzania logistycznego jest aktualnie adaptowanie tych modeli w sposób, który zapewnia maksymalizację zysków przy wymaganym poziomie obsługi rynku- dostępności produktów.

Funkcja marketingowa zarządzania logistycznego, warunkuje natomiast podejmowanie decyzji, co do ilości produktów przemieszczanych w łańcuchu logistycznym. Podstawowym celem staje się tutaj określenie popytu na produkt logistyczny w postaci fizycznej (wielkość, kształt, opakowanie) i pieniężnej.

W szystko to ma na celu maksymalizację zysku drogą gromadzenia, przetwarzania i emitowania danych źródłowych jako informacji o rynku, po to by stworzyć podstawy dla podejmowania decyzji odnośnie wielkości, struktur produkcji dóbr i usług. Koncepcja zarządzania przez funkcję marketingu umożliwia logistykom nadążanie za wszystkimi potencjalnymi potrzebami klientów. W logistycznej działalności marketingowej przedsiębiorstwa produkt logistyczny jest traktowany jak nośnik informacji poprzez uzewnętrznienie charakterystyki produktu w postaci fizycznej, decydującej o wyborze produktu na rynku i częstotliwości zakupu.

W arunkiem skutecznej działalności marketingowej je s t również metkowanie,

7 Czasopismo „Gospodarka M ateriałowa i Logistyka” nr 1/2002 s.28.

84

etykietowanie i opakowanie produktu stanowiące podstawę ewidencji pod względem wielkości i struktury obrotu towarowego. Realizacja funkcji marketingowej zdecydowanie ułatwia osiągnięcie celów przedsiębiorstwa takich jak zadowolenie klientów-odbiorców. Satysfakcja ta określana jako użyteczność i obejmuje następujące elementy takie jak: forma, czas, miejsce i dogodność posiadania produktu. Składniki te tw orzą tzw. wiązkę użyteczności- sumę satysfakcji w znaczeniu psychologicznym i funkcjonalnym ."

Prognozowanie popytu odgrywa bardzo istotną rolę w kwestii dostępności produktów. Obejmuje ono ustalenie ilości produktu i towarzyszącego mu serwisu, na które będzie zapotrzebowanie w danym okresie. Działania te są bardzo istotne dla całego przedsiębiorstwa. Dla pionu logistycznego prognozy popytu są niezbędne dla określenia ile i jakich materiałów do produkcji pocho.dzących z różnych rynków, ile każdego z produktów wytwarzanych przez przedsiębiorstwo i przeznaczanych na różne rynki musi zostać uwzględniona w planach transportowych. Pion ten musi również wiedzieć, gdzie popyt występuje po o by zgromadzić i składować odpow iednią ilość towaru w poszczególnych regionach.

Znajomość przyszłego popytu menedżerom logistycznym dokonanie podziału środków pieniężnych działania logistyczne, które będą miały wpływ na obsługę tego popytu. Badania popytu m ogą być rozwijane dzięki przy zastosowaniu modeli komputerowych, analiz trendów, projekcji bazujących na szacunkach personelu sprzedaży.12

Przykładem techniki stosowanej jako nowoczesne narzędzie wspomagające prognozowanie zamówień i planowania działalności partnerskich przedsiębiorstw jest technika CPFR (Collaborated Planning, Forecasting & Replenishment). Należy ona do nielicznych rozwiązań z dziedziny e-biznesu, której wróży się obecnie wieloletni sukces i masowe zastosowanie w gospodarce. W rozwiązaniach CPFR zakłada się ścisłą współpracę między podmiotami w łańcuchu dostaw w zakresie prognozowania popytu, planowania zasobów i podejmowania decyzji dotyczących uzupełniania zapasów. Celem jest tutaj podwyższenie produktywności łańcucha dostaw w wyniku radykalnego obniżenia całkowitego poziomu zapasów i przy jednoczesnej poprawie zadowolenia konsumentów z oferowanych im dóbr i usług.

Technika ta zakłada, że można to osiągnąć dzięki dokładniejszemu prognozowaniu popytu, a ten z kolei przez zapewnienie firmom łatwiejszego dostępu do tworzonych przez ich partnerów handlowych prognoz zapotrzebowania na produkty i harmonogramów promocji na poziomie danych jednostek asortymentowych oraz do bieżących danych o sprzedaży płynących z elektronicznych terminali kasowych (POS). Za pom ocą wglądu w bieżące prognozy partnera można natychmiastowo wychwycić rozbieżności z własnymi przewidywaniami. Istotne dla CPFR jest ustalenie przez partnerów odchyleń prognoz zapotrzebowania na dane produkty, po to by wychwytywać i analizować tylko najistotniejsze różnice. Standardowe narzędzia techniki CPFR wypracowano

11 „Kompendium wiedzy o logistyce” Pod red. Elżbiety Gołembskiej, PWN, Warszawa 1999, s. 26-27.

12 F. J.Beier, K. Rutkowski, Logistyka, SGH, W arszawa 1993, s. 34.

85

dzięki organizacji CPFR (CPFR Organization) stworzonej przez amerykańskie stowarzyszeni VICS (Voluntary Inter-industry Commerce Standard Association) mające na celu opracowanie i rozpowszechnienie zunifikowanych standardów handlowych. Przy wdrażanie CPFR można korzystać z publikowanego w sieci nieodpłatnego przewodnika. Organizacja CPFR daje również zainteresowanym możliwość skorzystania z jej serwerów do dzielenia się informacjami biznesowymi z kooperantami.

Dotychczas wielu producentów i detalistów, którzy zainwestowali w tę technikę odnotowało znaczną poprawę dostępności produktów, wzrost sprzedaży, zmniejszenie poziomu zapasów oraz ugruntowanie pozycji z kluczowymi klientami. Firmy wykorzystujące we współpracy CPFR podkreślają również, że ciągła poprawa ich wyników finansowych osiągana jest dzięki kompleksowej wymianie informacji z kooperantami i podejmowaniu działań korzystnych dla ich klientów .13

W zapewnieniu dostępności produktów w łańcuchach logistycznych istotne znaczenie posiadają wszelkie składniki infrastruktury, które m ają służyć prawidłowej realizacji procesów logistycznych, tak, aby klient, w efekcie tych działań otrzymał produkt spełniający zasadę 7 W. Najkrócej rzecz ujmując reguła przestrzenny (miejsce i czas albo przemieszczanie i składowanie). Podejście do problematyki logistycznej przez pryzmat czasu i przestrzeni powoduje konieczność uwzględniania wielu aspektów, przy czym najważniejszymi w ydają się być następujące6: uwzględnianie kosztu i obsługi klienta, a także kładzenie nacisku na jakość tej obsługi. Takie podejście jest w ostatnich latach bardzo popularne w przedsiębiorstwach krajów zachodnich, funkcjonujących na konkurencyjnych rynkach, gdyż pozwala na dostosowanie się do potrzeb klienta, skutkujące wzrastającą konkurencyjnością towarów i usług. Jak podają teoretycy7 zagadnienia związane z obsługą klienta nabierają szczególnego znaczenia i tak naprawdę w arunkują i kształtują procesy udostępniania produktów i usług kupującemu,

13 Czasopismo „Gospodarka m ateriałowa i logistyka” nr 1/2002, s.10-12.

6 zobacz R.D. Shapiro, J.L Heskett, Logistics Strategy, W est Publishing, St. Paul, MN 1985, s.6, J.J.Coyle, E.J. Bardi, C.J. Langley Jr., Zarządzanie logistyczne, PW E W arszawa 2002, s.52

7 J.Penc, Leksykon biznesu. Słownik angielsko-polski, Wyd. Placet, W arszaw a 1997, s.284

a obsługa klienta stanowi ostateczne źródło przewagi konkurencyjnej8. Osiągnięcie przez przedsiębiorstwo właściwego9 poziomu obsługi klienta oznacza, iż posiadło ono umiejętność lub zdolność zaspokajania wymagań i oczekiwań klientów, głównie co do czasu i miejsca zamawianych dostaw. Realizacji tego celu służy aktywność logistyczna obejmująca transport, magazynowanie, zarządzanie zapasami, opakowaniami i informacją. W takim ujęciu przed logistyką stoi zadanie tworzenia nowej wartości, czyli podnoszenia wartości produktu lub usługi skierowanego do klienta. Dzięki działaniom logistycznym możliwe jest uzyskanie użyteczności ekonomicznej w gospodarce.

Analizując powyższe zagadnienia można stwierdzić, że problem uzyskania dostępności produktów w łańcuchach logistycznych jest szczególnie istotny z punktu widzenia potrzeb klienta. Elementem, który także może wspierać działania przedsiębiorstw zmierzające do zapewnienia klientowi dostępności dóbr są niewątpliwie systemy informacyjne, gdyż aby możliwe było spełnienie zasady siedmiu W, konieczna jest odpowiednio wcześniej uzyskana informacja, jakie są potrzeby klienta, jego wym agania co do czasu kiedy m ają być zrealizowane i inne.

Takie zadanie spełnia system informacyjny łączący poszczególne elementy łańcucha logistycznego w jed n ą całość. Stosowanie zatem przez przedsiębiorstwo, nowoczesnych, coraz bardziej zdobywających sobie popularność systemów charakterystycznych dla e-biznesu oraz związanych z prognozowaniem popytu narybku może dawać przedsiębiorstwom nowe możliwości, które usprawnią przepływ informacji w łańcuchu logistycznym, a w efekcie końcowym pozwolą na zapewnienie dostępności produktów dla klienta.

8 M. Christopher, Logistyka i zarządzanie łańcuchem podaży,Wyd. PSB Kraków 1998, s.258.,

9 pod pojęciem „właściwy poziom usług” należy rozum ieć poziom akceptowany przez klienta.

87

- •- .■. ‘ 1? •>' i,|y -> ’• }Ćt&J

!»'-'■• -i « t Ç;".

*t* ;• ■'• _v :

i :-';v' "* '-. ■■ ;t : '■'V-.1 -' ś ';••• ' / - / •

ROZDZIAŁ IX

BADANIA SYMULACYJNE SYSTEMÓW