ZARZĄDZENIE NR 351/10
PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia 17 marca 2010 r.
w sprawie regulaminu zamówień publicznych i zamówień.
Na podstawie § 5 zarządzenia nr 300/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 14 marca 2007r.
w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra - tekst jednolity1 w związku z art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r.
Nr 223, poz. 1655 - tekst jednolity z późn. zm.2) wprowadza się
REGULAMIN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH I ZAMÓWIEŃ Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. 1. Zarządzenie reguluje zasady:
1) planowania;
2) przygotowania;
3) przeprowadzania
- postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro z zastrzeżeniem ust. 2.;
4) organizację, skład, tryb pracy oraz zakres działania członków komisji powołanych w celu przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz innych osób w związku z realizacją postanowień ustawy Prawo zamówień publicznych;
5) sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.
2. Zarządzenie reguluje również zasady udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.
§ 2. 1. Zarządzenie używa określeń:
1) zamawiający, zamówienie publiczne, komisja przetargowa, Wspólny Słownik Zamówień CPV, kierownik zamawiającego w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych;
2) miasto, rada, prezydent, urząd, pracownik, kierujący j.o.u., jednostka organizacyjna urzędu (j.o.u.), sekretarz, skarbnik, system zarządzania jakością w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu.
2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych;
2) zastępcy prezydenta- należy przez to rozumieć właściwego zastępcę prezydenta zgodnie z regulaminem organizacyjnym, któremu prezydent powierzył czynności kierownika zamawiającego w trybie § 10;
3) biurze - należy przez to rozumieć j.o.u. właściwą ds. zamówień publicznych;
1Ogłoszony w załączniku do obwieszczenia nr 1/10 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 18 stycznia 2010 r.
2 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1058, Nr 220, poz. 1420, Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 19, poz.101, Nr 65, poz. 545, Nr 91, poz. 742, Nr 157, poz. 1241, Nr 206, poz. 1591, Nr 219, poz. 1706 i Nr 223, poz. 1778.
4) kierowniku ZP - należy przez to rozumieć kierownika biura;
5) zlecającym - należy przez to rozumieć j.o.u. właściwą do realizacji przedmiotu zamówienia publicznego;
6) zamówieniu - należy przez to rozumieć zamówienie o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro;
7) procedurze podstawowej – należy przez to rozumieć procedurę udzielenia zamówienia publicznego dla zamówień i konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwoty, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich na podstawie odrębnych przepisów;
8) procedurze uproszczonej – należy przez to rozumieć procedurę udzielenia zamówienia publicznego dla zamówień i konkursów, których wartość jest mniejsza od kwot, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich na podstawie odrębnych przepisów;
9) projekcie umowy - należy przez to rozumieć projekt umowy lub w szczególnych przypadkach istotne postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego załączone do wniosku nr 2 przez j.o.u zlecającą postępowanie;
10) komisji - należy przez to rozumieć komisję przetargową;
11) SIWZ - należy przez to rozumieć Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia;
12) regulaminie- należy przez to rozumieć niniejsze zarządzenie;
13) formularzach:
a) formularzu nr 1 – należy przez to rozumieć formularz do zaplanowania przez j.o.u.
jednostkowych zamówień publicznych i zamówień,
b) formularzu nr 2 – należy przez to rozumieć formularz do sporządzenia zbiorczego planu zamówień i zamówień publicznych,
c) formularzu nr 3 – należy przez to rozumieć formularz do zmiany zbiorczego planu zamówień publicznych i zamówień,
d) formularzu nr 4 - należy przez to rozumieć wniosek o uruchomienie procedury udzielenia zamówienia publicznego,
e) formularzu nr 5 - należy przez to rozumieć szczegółowy wniosek o przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego,
f) formularzu nr 6 – należy przez to rozumieć formularz zawierający informacje j.o.u w celu sporządzenia sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych,
g) formularzu nr 7 – należy przez to rozumieć formularz do dokumentowania przeprowadzenia rozeznania rynku w celu udzielenia zamówienia,
h) załącznikach do formularza nr 5 – należy przez to rozumieć m. in. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, dokumentację projektową, specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót, kosztorysy inwestorskie i ofertowe, mapy sytuacyjne, projekt umowy i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania w spójnej wersji papierowej i elektronicznej.
3. Wzory formularzy określone w ust. 2 pkt 13 lit. a-g określa system zarządzania jakością.
Rozdział 2
Planowanie zamówień publicznych i zamówień
§ 3.1. Plan zamówień publicznych i zamówień („zbiorczy plan”) stanowi zestawienie przewidzianych do wszczęcia przez urząd w danym roku budżetowym procedur udzielenia zamówień publicznych i zamówień („zadań”), z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. Zbiorczy plan na dany rok budżetowy uwzględnia również zadania:
1) których realizacja i finansowanie wynikające z zaciągniętych zobowiązań w danym roku budżetowym nastąpi także w latach następnych;
2) o których mowa w § 4 ust. 2;
3) dotyczące udzielenia zamówień uzupełniających w rozumieniu ustawy.
3. Zbiorczy plan na dany rok budżetowy nie uwzględnia zadań, które zostały udzielone w latach poprzednich, a których realizacja i finansowanie przypada w danym roku budżetowym.
4. Podstawę opracowania zbiorczego planu stanowi w szczególności projekt uchwały budżetowej na dany rok budżetowy.
§ 4. 1. Kierujący j.o.u. w terminie do 23 grudnia roku poprzedzającego dany rok budżetowy zobowiązani są opracować jednostkowy plan zamówień publicznych i zamówień („plan jednostkowy”) na dany rok budżetowy wg formularza nr 1, zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1.
2. W planie jednostkowym kierujący j.o.u. zobowiązani są uwzględnić także zamówienia publiczne i zamówienia, które j.o.u., jako jednostka wyznaczona przez prezydenta na podstawie odrębnych przepisów zobowiązana jest udzielić na rzecz miejskich jednostek organizacyjnych w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu („zadania miejskie”). Do zadań miejskich stosuje się przepisy niniejszego regulaminu.
§ 5. 1. Plan jednostkowy zawiera w szczególności:
1) określenie przedmiotu i rodzaju zamówienia- dostawy, usługi lub roboty budowlanej w rozumieniu ustawy, ze wskazaniem symboli ustalonych we Wspólnym Słowniku Zamówień CPV;
2) szacunkową wartość netto i brutto zadania z uwzględnieniem:
a) wartości przewidzianej do wydatkowania w latach następujących po danym roku budżetowym, b) wartości przewidywanych zamówień uzupełniających.
2. Plany jednostkowe kierujący j.o.u. przedstawiają w formie pisemnej i elektronicznej kierownikowi ZP.
§ 6. Kierownik ZP sporządza zbiorczy plan na dany rok budżetowy wg formularza nr 2 w terminie do 10 dni od otrzymania od wszystkich kierujących j.o.u. planów jednostkowych.
§ 7. 1. Zbiorczy plan zawiera w szczególności:
1) określenie przedmiotu i szacunkowej wartości zadania w złotych i euro:
a) na roboty budowlane,
b) dotyczącego wykonania dokumentacji projektowej,
c) tego samego rodzaju, tj. przedmiotu lub świadczenia o podobnych właściwościach głównych lub treści i takim samym przeznaczeniu
- ze wskazaniem j.o.u. odpowiedzialnych za jego realizację;
2) określenie sposobu realizacji zadania w zależności od jego wartości;
3) wskazanie j.o.u. odpowiedzialnej za realizację zadania w przypadku określonym w § 8.
2. Zbiorczy plan na dany rok budżetowy kierownik ZP przedstawia do zatwierdzenia prezydentowi po uzyskaniu akceptacji sekretarza.
3. Niezwłocznie po zatwierdzeniu zbiorczego planu kierownik ZP przekazuje:
1) jego wersję elektroniczną do zamieszczenia w serwisie ISO;
2) drogą elektroniczną kierującym j.o.u. informację o zatwierdzeniu zbiorczego planu.
§ 8. W przypadku zamówień tego samego rodzaju zaplanowanych przez co najmniej dwie j.o.u., wskazania j.o.u. odpowiedzialnej za ich realizację dokonuje sekretarz.
§ 9. 1. Zmiany w zbiorczym planie wprowadza się dla:
1) zadań, dla których nie zostały jeszcze wszczęte procedury udzielenia zamówień publicznych i zamówień;
2) zadań, które j.o.u. udzielają w częściach, z których co najmniej dla jednej z nich nie została jeszcze wszczęta procedura udzielenia zamówień publicznych i zamówień;
3) wprowadzenia nowych zadań, wynikających m.in. ze zmian budżetu miasta.
2. Kierownik ZP wprowadza zmiany do zbiorczego planu z uwzględnieniem przepisu § 7 ust. 1, na podstawie informacji otrzymanych na formularzu nr 3 od właściwych kierujących j.o.u.
w formie określonej w § 5 ust. 2 z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Przed wprowadzeniem zmian do zbiorczego planu w zakresie zamówień tego samego rodzaju zaplanowanych wcześniej przez inne j.o.u. kierownik ZP uzgadnia drogą elektroniczną z właściwymi j.o.u. stan realizacji tych zamówień, w celu określenia sposobu realizacji zadań ze względu na ich łączną wartość.
4. Po uwzględnieniu wprowadzonych zmian, zbiorczy plan podlega akceptacji, zatwierdzeniu i przekazaniu na zasadach określonych w § 7 ust. 2 i 3.
Rozdział 3
Zasady ogólne przygotowywania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
§ 10. Prezydent jako kierownik zamawiającego powierza zastępcom prezydenta wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności w tym zakresie w granicach podziału kompetencji wynikających z regulaminu organizacyjnego.
§ 11.Sekretarz parafuje dokumenty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z regulaminem organizacyjnym urzędu.
§ 12.1. Skarbnik potwierdza wysokość środków finansowych na realizację zamówienia publicznego.
2. Skarbnik weryfikuje termin, formę, treść i wysokość wniesionego wadium i/lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku wniesienia wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formach innych niż pieniądz weryfikuje również zapisy umożliwiające skuteczne i bezwarunkowe zabezpieczenie interesu zamawiającego
§ 13. Zasady odpowiedzialności osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego reguluje ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
§ 14. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego we wszystkich trybach określonych w ustawie przygotowuje i przeprowadza komisja na zasadach określonych w regulaminie, z zastrzeżeniem rozdziału 8 oraz § 12 ust. 2, również w przypadkach, gdy ustawa nie wymaga powołania komisji.
§ 15. Wszelkie wyjaśnienia i uzupełnienia oraz inne czynności związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego wynikające z regulaminu wymagają formy pisemnej.
§ 16. 1. Rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego ujętego w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień, z zachowaniem § 17 ust. 2, wymaga złożenia przez zlecającego w biurze formularza nr 4, w którym:
1) określa przedmiot zamówienia publicznego;
2) podaje propozycję trybu udzielenia zamówienia publicznego z zachowaniem ust. 2;
3) podaje numer pozycji zbiorczego planu zamówień publicznych i zamówień, w której ujęto dane zadanie;
4) proponuje przewodniczącego komisji w uzgodnieniu z prezydentem lub właściwym zastępcą prezydenta albo sekretarzem lub skarbnikiem zgodnie z podziałem kompetencji;
5) proponuje członków komisji - pracowników zlecającego.
2. Propozycja trybu udzielenia zamówienia publicznego poza przetargiem nieograniczonym i ograniczonym wymaga uzasadnienia faktycznego i prawnego.
§ 17. 1. Kierownik ZP na formularzu nr 4:
1) sprawdza i potwierdza zgodność zaproponowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego z przepisami ustawy z zastrzeżeniem ust. 2;
2) potwierdza uwzględnienie zadania w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień;
3) proponuje do składu komisji jej sekretarza oraz może zaproponować członka - pracowników biura.
2. W przypadku stwierdzenia braku przesłanek do zastosowania proponowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego lub nieujęcia zadania w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień, kierownik ZP:
1) zwraca formularz nr 4 zlecającemu wraz ze swoimi uwagami;
2) informuje prezydenta lub zastępcę prezydenta albo sekretarza lub skarbnika zgodnie z podziałem kompetencji o braku przesłanek do zastosowania proponowanego trybu.
§ 18. Zlecający składa w biurze formularz nr 5 wraz z załącznikami najpóźniej w dniu posiedzenia wstępnego komisji, która wykonuje dalsze czynności w ramach procedury o udzielenie zamówienia publicznego.
Rozdział 4
Powołanie, skład, rozstrzygnięcia komisji
§ 19. 1. Komisja pracuje kolegialnie i składa się z nieparzystej liczby członków, co najmniej trzech, a jej liczebność jest uzależniona od złożoności przedmiotu zamówienia.
2. W skład komisji wchodzą:
1) przewodniczący komisji:
a) właściwy zastępca prezydenta w przypadku, gdy nie wykonuje czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego zgodnie z § 10,
b) sekretarz, c) skarbnik albo
d) kierujący j.o.u. lub inny pracownik urzędu;
2) sekretarz komisji – kierownik ZP lub pracownik biura;
3) członkowie komisji:
a) pracownik biura i/ lub kierownik ZP,
b) pracownicy zlecającego odpowiedzialni za przygotowanie niezbędnych dokumentów, w tym zwłaszcza formularza nr 4 i 5 wraz z załącznikami,
c) inne osoby działające na rzecz zamawiającego.
3. Do składu komisji powołuje się osoby z uwzględnieniem ich wiedzy i kwalifikacji związanych z przedmiotem zamówienia.
4. Członkowie komisji wykonują swoje czynności osobiście i ponoszą osobistą odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania.
5. Biegli mogą być powołani w przypadkach określonych w ustawie. W imieniu komisji o powołanie biegłych wnioskuje jej przewodniczący.
§ 20. 1. Prezydent lub zastępca prezydenta decyduje o składzie komisji oraz jego zmianach na formularzu nr 4.
2. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.
3. Skład komisji jest stały przez cały czas trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z zachowaniem przepisów regulaminu o zmianie oraz wyłączeniu ze składu komisji.
§ 21. 1. Do skuteczności czynności podejmowanych przez komisję wymagana jest każdorazowo obecność przewodniczącego komisji oraz co najmniej połowy pozostałych jej członków.
2. W przypadku braku co najmniej połowy składu komisji i/ lub nieobecności jej przewodniczącego, prezydent lub zastępca prezydenta decyduje o wprowadzeniu zmian w składzie komisji. § 20 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
§ 22. Komisja kończy pracę:
1) z dniem zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
2) z chwilą upłynięcia terminu do wniesienia odwołania dotyczącego unieważnienia postępowania;
3) w przypadku niezłożenia formularza nr 5 wraz z załącznikami w terminie 14 dni od dnia powołania komisji.
Rozdział 5 Zadania komisji
§ 23. Do zadań komisji w ramach przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy przygotowanie i przedstawienie do zatwierdzenia prezydentowi lub zastępcy prezydenta m. in.:
1) projektu ogłoszenia lub zaproszenia wymaganego dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
2) projektu SIWZ.
§ 24. Do zadań komisji w ramach przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy m. in.:
1) przedstawienie propozycji:
a) wyjaśnień dotyczących treści SIWZ,
b) wprowadzenia zmian do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, c) przedłużenia terminu składania ofert,
d) przedłużenia terminu związania ofertą, w tym terminu ważności wadium;
e) zmian treści ogłoszenia o zamówieniu publicznym;
2) prowadzenie negocjacji z wykonawcami w przypadkach przewidzianych ustawą;
3) dokonanie otwarcia ofert;
4) ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu stawianych wykonawcom;
5) przedstawienie propozycji poprawienia omyłek w złożonych ofertach oraz wezwania wykonawców do:
a) złożenia dokumentów lub oświadczeń niezbędnych do przeprowadzenia postępowania oraz złożenia wyjaśnień dotyczących tych dokumentów,
b) złożenia pełnomocnictw niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, c) złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;
6) ocena ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert;
7) przedstawienie prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycji wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty;
8) wystąpienie z wnioskiem do prezydenta lub zastępcy prezydenta o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
9) analiza wniesionych odwołań oraz przygotowanie projektu odpowiedzi na odwołania z uzyskaniem akceptacji radcy prawnego.
§ 25. 1. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu odbywa się na zasadzie: „spełnia – nie spełnia” w oparciu o treść dokumentów i oświadczeń przedstawionych przez wykonawców.
2. Ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert.
3. W przypadku kryteriów oceny ofert, przy których do obliczenia punktacji nie zastosowano wzorów arytmetycznych, każdy z członków komisji dokonuje indywidualnej oceny ofert.
4. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert zawartych w SIWZ, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert.
Rozdział 6
Zakres działania członków komisji
§ 26. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:
1) kierowanie pracami komisji m. in. poprzez wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie;
2) podział prac przydzielanych członkom komisji;
3) reprezentowanie komisji we wszystkich sprawach niewymagających zatwierdzenia lub aprobaty prezydenta;
4) odebranie od członków komisji oraz prezydenta i/lub zastępców prezydenta pisemnych oświadczeń, o których mowa w ustawie;
5) w przypadku braku co najmniej połowy składu komisji, przedstawienie prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycji zmian w składzie komisji z zachowaniem § 21 ust. 2;
6) prowadzenie negocjacji z wykonawcami w przypadkach przewidzianych ustawą;
7) informowanie prezydenta lub zastępcy prezydenta o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania;
8) nadzór nad przygotowaniem odpowiedzi na pytania wykonawców w imieniu komisji;
9) nadzór nad prawidłowością udzielanych odpowiedzi na odwołania wykonawców w uzgodnieniu z radcą prawnym;
10) parafowanie dokumentów, powstających w trakcie postępowania o udzielnie zamówienia publicznego;
§ 27. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:
1) nadzór nad zakładaniem i prowadzeniem pełnej dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przygotowywaniem procesu jego realizacji;
2) bieżąca kontrola kompletności dokumentacji powstającej w trakcie postępowania;
3) analiza treści wyjaśnień w zakresie SIWZ przygotowanych dla wykonawców;
4) otwarcie i odczytanie treści złożonych ofert;
5) przejęcie obowiązków członka komisji - pracownika biura, w przypadku jego nieobecności;
6) wykonywanie zadań, o których mowa w § 28 w przypadku komisji, do składu której powołano tylko jednego pracownika ZP;
7) nadzorowanie prowadzenia spraw związanych z odwołaniami wykonawców;
8) współdziałanie z Urzędem Zamówień Publicznych oraz Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich w zakresie dotyczącym postępowania;
9) w przypadku nieobecności przewodniczącego komisji, przedstawienie prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycji zmiany składu komisji, z zachowaniem § 20 ust. 1.
§ 28. Do zadań członka komisji - pracownika biura należy w szczególności:
1) przygotowywanie organizacyjne posiedzeń komisji;
2) powiadamianie członków komisji o terminie i miejscu posiedzenia komisji;
3) bieżące zbieranie podpisów pod protokołami od wszystkich członków komisji uczestniczących w posiedzeniach;
4) obsługa administracyjno - biurowa prac komisji, w tym dokumentowanie czynności komisji w trakcie postępowania;
5) w przypadku stwierdzenia niezgodności lub niekompletności formularza nr 5 z załącznikami wezwanie zlecającego do usunięcia braków lub uzupełnienia albo wyjaśnienia niezgodności;
6) przygotowanie dokumentacji postępowania oraz przekazywanie do sprawdzenia i zatwierdzenia przewodniczącemu komisji, pracownikom zlecającego i sekretarzowi komisji całej dokumentacji powstającej w trakcie postępowania;
7) opracowywanie SIWZ na podstawie szczegółowego wniosku zlecającego;
8) określenie, w uzgodnieniu z pracownikiem zlecającego rodzaju dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu;
9) wydawanie SIWZ na wniosek wykonawcy;
10) przygotowywanie odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczące SIWZ, z zastrzeżeniem § 29 pkt 13;
11) występowanie do skarbnika z pisemnym zapytaniem na temat wniesienia wadium, z zachowaniem
§ 12 ust. 2;
12) ocena pod względem formalnym dokumentów, oświadczeń i pełnomocnictw przedstawianych przez wykonawców w trakcie postępowania;
13) przygotowywanie pism wzywających wykonawców do złożenia dokumentów, oświadczeń i pełnomocnictw lub złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń, dokumentów lub treści złożonych ofert;
14) przygotowywanie pism informujących wykonawców o poprawieniu omyłek w złożonych ofertach;
15) przygotowywanie pism dotyczących wykluczenia wykonawcy, odrzucenia i wyboru najkorzystniejszej oferty oraz unieważnienia postępowania;
16) przygotowywanie odpowiedzi na odwołanie wykonawcy dotyczące prowadzonego postępowania, z zastrzeżeniem § 29 pkt 13, z uzyskaniem akceptacji radcy prawnego;
17) sporządzanie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami;
18) sporządzanie i wysyłanie pism związanych z prowadzonym postępowaniem;
19) opracowywanie i zamieszczanie ogłoszeń, informacji i innych dokumentów w formie i miejscu wymaganym ustawą;
20) przygotowywanie i przekazywanie do j.o.u. właściwej ds. budżetu i finansów pism o zwrot lub zatrzymanie wniesionego wadium.
§ 29. Do obowiązków i odpowiedzialności pracowników zlecającego - członków komisji należy w szczególności:
1) złożenie w biurze formularza nr 5 wraz z załącznikami;
2) prawidłowe przygotowanie oraz sprawdzenie zgodności dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej przekazywanej wraz z formularzem nr 5 do biura;
3) sprawdzenie zgodności treści formularza nr 5 z treścią załączników przekazywanych do biura;
4) opisanie przedmiotu zamówienia zgodnie z przepisami ustawy;
5) określenie nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) dotyczących przedmiotu zamówienia;
6) podanie wartości szacunkowej zamówienia (netto) zgodnie z wymaganiami określonymi w ustawie oraz daty i podstawy jej szacowania wraz z podaniem kwoty przeznaczonej na jego sfinansowanie;
7) wskazanie nazwy i adresu wykonawcy, z którym będą prowadzone negocjacje w przypadku postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki;
8) wskazanie nazw i adresów wykonawców, do których mają być skierowane zaproszenia w przypadku postępowań prowadzonych w trybach: negocjacji bez ogłoszenia i zapytania o cenę;
9) określenie niezbędnych warunków do SIWZ dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie potencjału ludzkiego, potencjału technicznego, wiedzy i doświadczenia oraz sytuacji ekonomiczno - finansowej wykonawcy zapewniających pełną i właściwą realizację zamówienia wraz z opisem sposobu ich oceny;
10) określenie kryteriów oceny ofert, a w przypadku zaproponowania także kryteriów oceny ofert innych niż cena – szczegółowe opisanie ich znaczenia oraz sposobu dokonywania ich oceny, w szczególności przedstawienie wzorów arytmetycznych;
11) określenie szczegółowego opisu warunków udziału w postępowaniu wraz z podaniem ich znaczenia oraz sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków w przypadku postępowań prowadzonych w trybach: przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem i dialogu konkurencyjnego;
12) usunięcie braków lub uzupełnienie albo wyjaśnienie niezgodności w dokumentacji na wezwanie członka komisji- pracownika biura;
13) przygotowywanie odpowiedzi na pytania i odwołania wykonawców dotyczące informacji podanych przez zlecającego w formularzach nr 4 i 5 oraz niezwłoczne przekazanie odpowiedzi zatwierdzonej przez przewodniczącego komisji do biura w formie pisemnej i elektronicznej;
14) merytoryczna weryfikacja i ocena złożonych ofert w zakresie przedmiotu zamówienia, warunków udziału i kryteriów oceny opisanych w SIWZ;
15) występowanie do skarbnika z pisemnym zapytaniem na temat wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, z zachowaniem § 12 ust. 2;
16) przygotowanie i przedstawienie do podpisu prezydentowi lub zastępcy prezydenta umowy z wyłonionym wykonawcą w terminie związania ofertą po uprzednim uzyskaniu akceptacji przewodniczącego komisji oraz radcy prawnego;
17) przekazanie biuru kopii umowy niezwłocznie po jej podpisaniu;
18) udzielanie pomocy merytorycznej członkom komisji w zakresie danych zawartych w formularzach nr 4 i 5 wraz z załącznikami na każdym etapie postępowania;
19) przygotowywanie i przekazywanie do skarbnika pism o zatrzymanie lub zwrot wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Rozdział 7 Tryb pracy komisji
§ 30.1. Komisja rozpoczyna pracę niezwłocznie po jej powołaniu.
2. Powołanie komisji następuje poprzez zatwierdzenie przez prezydenta lub zastępcę prezydenta formularza nr 4.
§ 31. 1. Przewodniczący komisji zwołuje posiedzenie wstępne komisji, wyznaczając jego termin.
2. Na wstępnym posiedzeniu komisji dokonywana jest analiza formularza nr 5, a w szczególności:
1) jego kompletności;
2) opisu warunków udziału w postępowaniu stawianych przez zlecającego wykonawcom;
3) kryteriów oceny ofert popartych wzorami arytmetycznymi lub algorytmami.
§ 32. 1. Członek komisji - pracownik biura - po posiedzeniu wstępnym komisji przygotowuje, w zależności od wymagań dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, propozycję SIWZ, ogłoszenia lub zaproszenia oraz przedstawia je do akceptacji członkom komisji.
2. W przypadku odmowy akceptacji treści dokumentów, o których mowa w ust. 1 przez któregokolwiek z członków komisji, jej przewodniczący zwołuje kolejne posiedzenie komisji w celu uściślenia zapisów i dokonania poprawek. Posiedzenie może się odbyć tego samego dnia.
§ 33. Projekty dokumentów, o których mowa w § 32 ostatecznie zaakceptowane przez członków komisji biuro przedstawia do zatwierdzenia prezydentowi lub zastępcy prezydenta.
§ 34. Nie później niż następnego dnia roboczego od zatwierdzenia, o którym mowa w § 33, następuje wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą.
§ 35. 1. Przewodniczący komisji wyznacza termin posiedzenia komisji na dzień wskazany w ogłoszeniu lub zaproszeniu właściwych dla poszczególnych trybów udzielania zamówień publicznych zgodnie z ustawą.
2. Kwota brutto, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia publicznego podawana jest do publicznej wiadomości bezpośrednio przed otwarciem ofert.
3. Przedmiotem posiedzenia jest otwarcie i odczytanie treści złożonych ofert lub wniosków albo przeprowadzenie negocjacji.
4. Po zakończeniu czynności, o których mowa w ust. 3, przewodniczący wyznacza kolejny termin posiedzenia komisji w celu dokonania oceny złożonych ofert lub wniosków albo w celu dokonania innych czynności przewidzianych w ustawie i regulaminie.
§ 36. 1. Po zapoznaniu się z treścią ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub przeprowadzeniu negocjacji, członkowie komisji składają przewodniczącemu pisemne oświadczenia, że nie podlegają wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą.
2. Przewodniczący komisji składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, prezydentowi lub zastępcy prezydenta.
§ 37. 1. W przypadku ujawnienia okoliczności wyłączających możliwość udziału członka komisji w jej dalszych pracach, pisemnie informuje on o tym fakcie przewodniczącego w oświadczeniu, o którym mowa w § 36 ust. 1.
2. Po uzyskaniu informacji, o której mowa w ust. 1 przewodniczący komisji dokonuje wyłączania członka komisji poprzez przedstawienie prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycji zmian w składzie komisji na formularzu nr 4.
3. Dalsze czynności w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonuje komisja w zmienionym składzie, zatwierdzona przez prezydenta lub zastępcę prezydenta zgodnie z § 20 ust. 1.
§ 38. 1. W przypadku wyłączenia członka komisji z jej prac powtarza się czynności dokonane z jego udziałem, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Powtórzenie czynności z udziałem członka, który został wyłączony, nie stosuje się w przypadku czynności otwarcia ofert oraz tych czynności faktycznych, które nie mają wpływu na wynik postępowania.
3. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, gdy członek komisji zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniu lub, gdy złoży oświadczenie niezgodne z prawdą.
§ 39. 1. Prezydent lub zastępca prezydenta unieważnia czynność komisji w toku postępowania podjętą z naruszeniem przepisów prawa.
2. Komisja na polecenie prezydenta lub zastępcy prezydenta powtarza czynność, o której mowa w ust. 1.
§ 40. 1. Na posiedzeniu komisji w sprawie oceny ofert następuje ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu i ocena ofert według kryteriów wskazanych w SIWZ, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert.
2. Za dokonanie oceny merytorycznej pod względem zgodności oferty z przedmiotem zamówienia i warunkami udziału w postępowaniu odpowiada członek komisji – pracownik zlecającego zgodnie z § 29.
3. Po przeanalizowaniu złożonych ofert komisja przedstawia prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycję wykluczenia wykonawców podlegających wykluczeniu, odrzucenia ofert podlegających odrzuceniu zgodnie z przepisami ustawy, a w przypadku niezłożenia żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu – propozycję unieważnienia postępowania.
§ 41. 1. Członkowie komisji dokonują wspólnie oceny poszczególnych ofert w przypadku kryteriów oceny, przy których do obliczenia punktacji zastosowano wyłącznie wzory arytmetyczne.
2. W przypadku kryteriów oceny ofert innych niż wskazane w ust. 1, każdy z członków komisji dokonuje oceny na karcie indywidualnej oceny ofert wg odrębnych przepisów.
3. Po dokonaniu przeliczeń oraz oceny, komisja przedstawia prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty, z zastrzeżeniem ust. 4 lub unieważnienia postępowania.
4. W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty jest wyższa od kwoty, o której mowa w § 35 ust. 2, a mieści się w kwocie, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, pracownik zlecającego – członek komisji składa w biurze pisemną informację o zwiększeniu wysokości środków finansowych pozwalających na dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej.
§ 42. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja sporządza pisemny protokół postępowania wg odrębnych przepisów.
§ 43. Członek komisji nie może wstrzymać się od głosu, może natomiast żądać załączenia jego odrębnego, pisemnego stanowiska do protokołu postępowania.
§ 44. Prezydent lub zastępca prezydenta zatwierdza i podpisuje dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 45. Odpowiedzi na odwołania przygotowuje biuro, z zachowaniem § 29 pkt 13. Odpowiedź parafuje przewodniczący komisji i radca prawny.
§ 46. W przypadku wniesienia odwołania przez wykonawcę do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, osobą reprezentującą zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą jest przewodniczący komisji lub inna osoba wyznaczona przez prezydenta lub zastępcę prezydenta.
Rozdział 8
Sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych
§ 47. 1. Kierujący j.o.u. zobowiązani są przekazać biuru informacje o wszystkich zawartych w trybie ustawy umowach w sprawie zamówień publicznych, z zastrzeżeniem ust. 2, a w szczególności podać:
1) nazwy zadań,
2) wartości netto zrealizowanych umów i zleceń, 3) rodzaj zamówień publicznych,
4) procedurę udzielenia zamówień publicznych ze wskazaniem zastosowanego trybu;
w terminie do dnia 31 stycznia roku następującego po roku budżetowym, którego informacje dotyczą.
2. Informację o umowie w sprawie zamówienia publicznego dotyczącej co najmniej dwóch j.o.u.
sporządza wyłącznie kierujący j.o.u. zlecającej przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego;
3. Informacje określone w ust. 1 przekazuje się na formularzu nr 6.
§ 48. Na podstawie informacji, o których mowa w § 47 kierownik ZP sporządza sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych.
Rozdział 9
Zasady udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro
§ 49. 1. Zamówienia, których wartość szacunkowa (netto) określona w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień na dany rok budżetowy, o którym mowa w rozdziale 2, nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, udziela się na zasadach określonych w niniejszym rozdziale, z pominięciem trybów udzielania zamówień publicznych, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. Do udzielania zamówień, o których mowa w ustępie poprzedzającym, których przedmiotem są usługi z zakresu prac naukowo-badawczych, koncepcyjnych, projektowych, studyjnych, naukowych oraz ekspertyz, a także związane z prawami autorskimi i pokrewnymi, postanowień § 51 nie stosuje się. Przepisy § 50, § 52-53 stosuje się odpowiednio. Udzielenie zamówienia wymaga każdorazowo zgody prezydenta.
3. Zamówienia można udzielić w trybie zamówień publicznych. Przepisy rozdz. 3-7 regulaminu stosuje się odpowiednio.
§ 50. Procedury o udzielenie zamówień przeprowadza właściwa merytorycznie j.o.u., a za jej prawidłowy przebieg i udokumentowanie odpowiada kierujący j.o.u.
§ 51. 1. Udzielenie zamówienia poprzedza przeprowadzenie rozeznania rynku:
1) dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 7.000 euro w formie telefonicznej lub przez wysłanie emaila, faksu lub pisma;
2) dla zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 7.000 euro poprzez skierowanie zapytania ofertowego do minimum 3 wykonawców za pomocą emaila, faksu lub pisma, z potwierdzeniem ich nadania lub wysłania.
2. W zapytaniu ofertowym, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 należy określić przedmiot zamówienia, ilość, czas i miejsce realizacji.
3. Rozeznanie rynku dla zamówień, o których mowa w ust. 1 pkt 2 dokumentuje się na formularzu nr 7, z wyjątkiem zamówień na zakup paliw płynnych do samochodów służbowych urzędu.
4. Rozeznanie rynku określone w ust. 1 może zostać uzupełnione ogłoszeniem w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu na okres co najmniej 7 dni.
§ 52. Po dokonanym rozeznaniu rynku, zamówienia można udzielić na podstawie:
1) zamówień, zleceń lub umów w przypadku dostaw i usług;
2) umów w przypadku robót budowlanych oraz dokumentacji projektowej
- z zachowaniem uprawnień do zaciągania zobowiązań finansowych wynikających z odrębnych przepisów lub pełnomocnictw.
§ 53. Dokumentację zamówienia udzielonego w trybie niniejszego rozdziału przechowuje właściwa j.o.u. z zachowaniem odrębnych przepisów.
Rozdział 10 Przepisy końcowe
§ 54. Regulamin nie wyłącza zastosowania innych przepisów dotyczących obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych.
§ 55. Postanowień regulaminu nie stosuje się do zamówień publicznych i zamówień udzielanych w ramach projektu „Wysoko wykwalifikowane kadry systemu oświaty kluczem do rozwoju kapitału ludzkiego w Zielonej Górze” z wyjątkiem przepisów rozdziału 2, 8 i § 28 pkt 19.
§ 56. Traci moc zarządzenie nr 1057/08 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie regulaminu zamówień publicznych i zamówień z późn. zm3;
§ 57. Wykonanie zarządzenia powierza się sekretarzowi oraz kierującym j.o.u.
§ 58. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z wyjątkiem przepisu § 55, który wchodzi w życie z mocą od 20 listopada 2009 r.
PREZYDENT MIASTA (–)
mgr inż. Janusz Kubicki
3 Zarządzenie zmienione zarządzeniem nr 1405/09 z dnia 10 grudnia 2009 r.
