31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
OK-III.431.28.2013 Kraków, 16 stycznia 2014 r.
Pan
Paweł Knafel Burmistrz Słomnik
ul. Tadeusza Kościuszki 64 32-090 Słomniki
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego „Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2013 r.” w dniach od 15 do 18 października 2013 r. Zespół Kontrolny przeprowadził w Gminie Słomniki kontrolę problemową, której przedmiotem było rozliczenie wydatków dokonanych w ramach dotacji celowych udzielonych na zadania z zakresu przyznawania uczniom pomocy materialnej o charakterze socjalnym, dofinansowania uczniom zakupu podręczników szkolnych oraz dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników.
Kontrola została przeprowadzona przez pracowników Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie oraz Kuratorium Oświaty w Krakowie:
w zakresie kontroli finansowej zadań objętych kontrolą:
- Sylwia Dutkiewicz – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie – Przewodniczący Zespołu Kontrolnego,
w zakresie kontroli merytorycznej zadań objętych kontrolą, tj.:
w zakresie Pomocy materialnej o charakterze socjalnym oraz dofinansowania zakupu podręczników szkolnych „Wyprawka szkolna”:
- Katarzyna Grabowska – starszy specjalista w Zespole Finansowo-Księgowym w Kuratorium Oświaty w Krakowie,
- Władysława Woźniak – specjalista w Zespole Finansowo-Księgowym w Kuratorium Oświaty w Krakowie,
w zakresie dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników:
- Wiesława Łatka – Kierownik Oddziału Administracji, Obsługi i Zamówień Publicznych Wydziału Strategii Edukacyjnej i Pragmatyki Zawodowej w Kuratorium Oświaty w Krakowie,
- Joanna Janik – specjalista w Oddziale Administracji, Obsługi i Zamówień Publicznych Wydziału Strategii Edukacyjnej i Pragmatyki Zawodowej w Kuratorium Oświaty w Krakowie.
Zakres kontroli obejmował prawidłowość procedury:
1) udzielania uczniom pomocy materialnej o charakterze socjalnym przyznawanej na podstawie Rozdziału 8a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U.
z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.), (dalej: ustawa o systemie oświaty),
2) przyznawania uczniom dofinansowania zakupu podręczników na podstawie:
- Uchwały Nr 93/2012 Rady Ministrów z dnia 14 czerwca 2012 r. w sprawie Rządowego programu pomocy uczniom w 2012 r. – „Wyprawka szkolna”,
- rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 czerwca 2012 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników (Dz. U. 2012, poz. 706), (dalej: rozporządzenie w sprawie wyprawki szkolnej),
3) dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników w zakresie stosowania przepisów:
- art. 70b ustawy o systemie oświaty,
- rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 278
z późn. zm.), (dalej: rozporządzenie w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych),
- rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz. U. Nr 244, poz.1626), (dalej: rozporządzenie w sprawie praktycznej nauki zawodu).
Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. (II półrocze roku szkolnego 2011/2012 oraz I półrocze roku szkolnego 2012/2013).
Realizację zadań we wskazanym wyżej zakresie ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń:
Kontrolą objęto następujące obszary działalności jednostki:
W obszarze zagadnień merytorycznych:
I. Pomoc materialna o charakterze socjalnym – stypendia i zasiłki szkolne
Zadania pomocy materialnej o charakterze socjalnym realizowane są przez Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Słomnikach.
Upoważnienie znak: RO i SP/0113/10/07 Burmistrza Gminy Słomniki z dnia 3 września 2007 r. do wydawania decyzji administracyjnych w sprawie przyznawania świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym oraz do innych czynności niezbędnych dla prawidłowego postępowania w sprawach udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Słomniki otrzymał Kierownik Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół.
W okresie objętym kontrolą obowiązywały następujące regulaminy:
1) Regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Słomniki, uchwalony Uchwałą Nr XL/422/10 Rady Miejskiej w Słomnikach z dnia 26 sierpnia 2010 r. w sprawie: uchwalenia regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Słomniki (dalej: regulamin uchwalony Uchwałą Nr XL/422/10);
2) Regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Słomniki, uchwalony Uchwałą Nr XIX/212/12 Rady Miejskiej w Słomnikach z dnia 30 sierpnia 2012 r. w sprawie: uchwalenia regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Słomniki (dalej: regulamin uchwalony Uchwałą Nr XIX/212/12).
Niniejsze regulaminy uchwalono m.in. na podstawie art. 90f ustawy o systemie oświaty.
1.1. Stypendia szkolne przyznane w okresie od I-VI 2012 r. tj. w II półroczu roku szkolnego 2011/2012
Czynnościom kontrolnym poddano:
1) regulamin uchwalony Uchwałą Nr XL/422/10;
2) 23 wybrane sprawy, w tym: 12 decyzji przyznających prawo do stypendium szkolnego oraz 11 decyzji odmawiających przyznania prawa do stypendium szkolnego.
Ustalono, że:
Przyznano 155 uczniom stypendia szkolne na okres 6 miesięcy w wysokościach określonych w § 7 ust. 5 regulaminu uchwalonego Uchwałą Nr XL/422/10; tj.: 73,00 zł, 80,00 zł lub 87,00 zł miesięcznie, w zależności od wysokości dochodu na osobę w rodzinach uczniów. W zakresie objętym kontrolą nieprawidłowości nie stwierdzono.
1.2. Stypendia szkolne przyznane w okresie od IX-XII 2012 r. tj. w I półroczu roku szkolnego 2012/2013
Czynnościom kontrolnym poddano:
1) regulamin uchwalony Uchwałą Nr XIX/212/12;
2) 15 wybranych spraw, w tym: 9 decyzji przyznających prawo do stypendium szkolnego oraz 6 decyzji odmawiających przyznania prawa do stypendium szkolnego.
Ustalono, że:
Przyznano:
- 127 uczniom stypendia szkolne za miesiąc wrzesień 2012 r.;
- 144 uczniom stypendia szkolne za miesiąc październik 2012 r.;
- 143 uczniom stypendia szkolne za miesiąc listopad 2012 r.;
- 145 uczniom stypendia szkolne za miesiąc grudzień 2012 r.;
w wysokościach mieszczących się w przedziałach ustalonych w § 7 ust. 5 regulaminu uchwalonego Uchwałą Nr XIX/212/12. Jak wynika z wyjaśnień dotyczących wydawania decyzji stypendialnych, były to odpowiednio kwoty:
1) za m-c wrzesień i październik 2012 r.:
- I grupa dochodowa – 137,00 zł;
- II grupa dochodowa – 91,00 zł;
- III grupa dochodowa – 73,00 zł;
2) za m-c listopad i grudzień 2012 r.:
- I grupa dochodowa – 159,00 zł;
- II grupa dochodowa – 106,00 zł;
- III grupa dochodowa – 85,00 zł.
Stwierdzono uchybienia w postaci:
- braku wskazania w decyzji przyznającej prawo do stypendium szkolnego kwoty stypendium lub jej wartości – z wyszczególnieniem, jaka kwota przypada na dany miesiąc.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż we wszystkich decyzjach przyznających prawo do stypendium szkolnego w rozstrzygnięciu decyzji wskazano m.in.:
1) imię i nazwisko ucznia, któremu przyznaje się stypendium, 2) rodzaj przyznawanego świadczenia,
3) okres, na który przyznaje się stypendium, 4) szczegółowe nazwanie formy stypendium,
5) grupę dochodową, określoną w regulaminie uchwalonym Uchwałą Nr XIX/212/12, 6) sposób wypłaty stypendium.
Należy podkreślić, że w żadnej decyzji nie wskazano jednak kwoty stypendium lub jej wartości – z wyszczególnieniem, jaka kwota stypendium przypada na dany miesiąc.
W związku z powyższym poproszono o wyjaśnienia Kierownika Zespołu Ekonomiczno- Administracyjnego – Pana Jacka Reguckiego, z których wynika, iż: „W decyzjach o przyznaniu stypendium socjalnego na rok szkolny 2012/2013 nie zostały podane kwoty
przyznanego stypendium. Podane zostały tylko grupy dochodowe, do których zostali zakwalifikowani wnioskodawcy zgodnie z regulaminem udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym. Spowodowane to było tym, że od 1 października 2012 zmieniono wysokość kryterium dochodowego na osobę w rodzinie ucznia uprawniającego do otrzymania stypendium oraz kwotę świadczeń rodzinnych w tym zasiłek rodzinny na dzieci, który rzutuje na wysokość stypendium socjalnego. W związku z powyższym na decyzjach nie zostały podane kwoty przyznanego stypendium, a tylko grupy dochodowe. Powodem takiej formy zapisu w decyzjach były zmieniające się kwoty przyznanych stypendiów w tym okresie.
Wnioskodawcy zostali poinformowani o kwocie stypendium w danym progu dochodowym.
Były to odpowiednio:
Miesiąc wrzesień, październik 2012: I grupa – 137,00 zł II grupa – 91,00 zł III grupa – 73,00 zł W miesiącu listopad, grudzień 2012: I grupa – 159,00 zł II grupa – 106,00 zł III grupa – 85,00 zł i takie kwoty były faktycznie wypłacone (…)”.
Ponadto w wyjaśnieniu poinformowano kontrolujących, że: „Nikt z wnioskodawców nie odwoływał się od decyzji do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Krakowie”.
1.3. Zasiłki szkolne przyznane w roku 2012.
W roku 2012 do Urzędu Gminy Słomniki wpłynęły 4 wnioski o przyznanie świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym w formie zasiłku szkolnego. Rozpatrzono je pozytywnie. Czynnościom kontrolnym poddano wszystkie sprawy o przyznanie zasiłków szkolnych.
Ustalono, że:
Przyznano 3 zasiłki szkolne w wysokości 261 zł każdy oraz jeden zasiłek szkolny w wysokości 255 zł.
Stwierdzono uchybienia w postaci:
W dwóch przypadkach stwierdzono naruszenie art. 90e ust. 4 ustawy o systemie oświaty.
Decyzją Nr ZEAS.5213.3.1.2012 z dnia 14 czerwca 2012 r. przyznano uczniowi pomoc w postaci zasiłku szkolnego w wysokości 261,00 zł oraz decyzją Nr ZEAS.112.178.1.2012 z dnia 5 grudnia 2012 r. w wysokości 255,00 zł. Z dokumentów dołączonych do akt sprawy wynika, że zdarzeniem losowym, na który dwukrotnie przyznano zasiłek szkolny jest długotrwała choroba matki ucznia. Z zaświadczeń lekarskich, tj. z dnia 1 czerwca 2012 r. oraz 23 listopada 2012 r. wynika, że jest ona leczona na przewlekłą chorobę tarczycy. Wnioski o przyznanie świadczenia złożono w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Słomnikach: pierwszy wniosek w dniu 13 czerwca 2012 r., drugi wniosek w dniu 4 grudnia 2012 r. (potwierdzenie wpływu). Kontrolujący stwierdzili, że w obu przypadkach nie można określić spełniania przesłanki wynikającej z art. 90 e ust. 4 ustawy o systemie oświaty, tj.
zachowania terminu 2 miesięcy, w którym strona ma prawo wystąpić z prośbą o przyznanie tego typu świadczenia. Uznano, że nie został dokładnie sprecyzowany moment wystąpienia zdarzenia losowego. Nie potwierdzają tego faktu również zaświadczenia lekarskie, o których mowa powyżej. Zaznaczyć należy, że organ przyznający świadczenie w postaci zasiłku szkolnego zobowiązany jest do precyzyjnego określenia daty wystąpienia zdarzenia losowego stanowiącego podstawę przyznania świadczenia, co w przypadku długotrwałej choroby występującej w rodzinie jest szczególnie trudne. Termin określony art. 90e ust. 4, w którym można się zwrócić z prośbą o przyznanie świadczenia jest terminem zawitym, po upływie którego wnioskodawca traci prawo do ubiegania się o przyznanie zasiłku szkolnego.
Ponadto należy zaznaczyć, że zasiłek szkolny jest – w przeciwieństwie do stypendium szkolnego – świadczeniem jednorazowym. Przyznaje się tylko jeden zasiłek w stosunku do jednego zdarzenia losowego. Można oczywiście przyznać uczniowi zasiłek szkolny raz lub kilka razy w roku szkolnym w zależności od ilości zdarzeń losowych występujących w rodzinie ucznia, z tym, że każdorazowo podstawę przyznania zasiłku winno stanowić inne zdarzenie losowe. W przypadku omówionym powyżej podstawę przyznania zasiłku stanowiło jedno zdarzenie losowe.
Biorąc pod uwagę przedstawione powyżej fakty, realizację zadań w zakresie przyznawania pomocy materialnej o charakterze socjalnym (stypendia szkolne oraz zasiłki szkolne) ocenia się pozytywnie z uchybieniami.
II. Dofinansowanie zakupu podręczników szkolnych – „Wyprawka szkolna”
Czynnościom kontrolnym poddano realizację Rządowego programu pomocy uczniom w 2012 r. – „Wyprawka szkolna” w następujących szkołach:
1) Zespół Szkół Ogólnokształcących w Słomnikach, 2) Szkoła Podstawowa w Kacicach,
3) Zespół Szkół im. Stanisława Wyspiańskiego w Waganowicach.
Ustalono, że:
Termin składania wniosków o dofinansowanie zakupu podręczników dla uczniów uczęszczających do szkół na terenie Gminy Słomniki wyznaczono do dnia 7 września 2012 r.
na podstawie Zarządzenia Nr 73/2012 z dnia 22 czerwca 2012 r. w sprawie ustalenia terminu składania wniosków o dofinansowanie zakupu podręczników dla uczniów uczęszczających do szkół na terenie Gminy Słomniki.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono uchybienia oraz nieprawidłowości, które scharakteryzowano poniżej.
Zespół Szkół im. Stanisława Wyspiańskiego w Waganowicach
Stwierdzono uchybienie w postaci nieprawidłowego zastosowania przepisów art. 8 ust. 3- 13 ustawy o pomocy społecznej.
Sprawa przyznania dofinansowania uczniowi III klasy szkoły podstawowej SM. – w tabeli nr 3 złożonego wniosku „Rodzaj dochodu” wnioskodawca określił, że łączny dochód całego gospodarstwa domowego wynosi 1334,52 zł, tj. 266,90 zł na osobę w rodzinie (ilość osób w rodzinie – 5). W pkt 10 wyżej wymienionej tabeli wpisano kwotę 150,00 zł „Pobierane stypendia o charakterze socjalnym ze środków publicznych”, którą doliczono do dochodu.
Zgodnie z art. 8 ust. 4 pkt 3 ustawy o pomocy społecznej do dochodu nie wlicza się pomocy materialnej mającej charakter socjalny albo motywacyjny, przyznawanej na podstawie przepisów o systemie oświaty. Kontrolujący poprosili o wyjaśnienie powyższej kwestii Panią Dyrektor Szkoły – Urszulę Piwek. Otrzymane wyjaśnienie potwierdza nieprawidłowość w ustaleniu wysokości dochodu oraz zawiera stwierdzenie, że jest to prawdopodobnie kwota stypendium szkolnego.
Ponadto w związku z wątpliwościami dotyczącymi wynagrodzenia za pracę wnioskodawczyni (w tabeli nr 3 podano wynagrodzenie za pracę netto, tj. 550,00 zł, lecz w aktach sprawy nie odnaleziono żadnego dokumentu od pracodawcy, który potwierdziłby, że podana kwota jest prawidłowa) kontrolujący poprosili o wyjaśnienie jakie było stanowisko organu przyznającego świadczenie w tym zakresie. Z otrzymanych wyjaśnień wynika, że cyt.: „(…) kwota wynagrodzenia za pracę netto została podana przez wnioskodawcę pod odpowiedzialnością karną”.
Kontrolujący ustalili na podstawie przedstawionych dokumentów, że prawidłowo określona wysokość dochodu na osobę w rodzinie wynosiła 236,90 zł. Z uwagi na to, że prawidłowo wyliczony dochód mieścił się w kryterium dochodowym, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej, jego błędne wyliczenie nie wpływało na zasadność przyznanego świadczenia.
Szkoła Podstawowa w Kacicach
Stwierdzono nieprawidłowości w postaci naruszenia zapisów § 2 ust. 2 w związku z § 3 ust. 7 rozporządzenia w sprawie wyprawki szkolnej.
W ramach Rządowego programu pomocy uczniom w 2012 r. – „Wyprawka szkolna”
pomocą mogli zostać objęci uczniowie słabowidzący, niesłyszący, z upośledzeniem umysłowym w stopniu lekkim oraz uczniowie z niepełnosprawnościami sprzężonymi, w przypadku gdy jedną z niepełnosprawności jest niepełnosprawność wymieniona wyżej, posiadający orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, o którym mowa w art. 71b ust. 3 ustawy o systemie oświaty, uczęszczający w roku szkolnym 2012/2013 do szkół dla dzieci i młodzieży lub do ogólnokształcących szkół muzycznych I stopnia, ogólnokształcących szkół muzycznych II stopnia, ogólnokształcących szkół sztuk pięknych, ogólnokształcących szkół baletowych lub liceów plastycznych.
W jednym przypadku stwierdzono naruszenie zapisów rozporządzenia w sprawie wyprawki szkolnej poprzez przyznanie dofinansowania uczniowi niekwalifikującemu się do otrzymania takiej pomocy:
- sprawa przyznania dofinansowania do zakupu podręczników szkolnych dla ucznia I klasy szkoły podstawowej PW.: podstawą przyznania uczniowi dofinansowania było Orzeczenie Nr SPPPPK-5205-152/12 o potrzebie kształcenia specjalnego z dnia 01.10.2012 r. wydane
przez Specjalistyczną Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną Powiatu Krakowskiego. W orzeczeniu tym potwierdzono cyt.: „(...) orzeka o potrzebie kształcenia specjalnego (...) z uwagi na niepełnosprawności sprzężone-upośledzenie umysłowe w stopniu umiarkowanym, autyzm”. Niepełnosprawność ta nie kwalifikowała ucznia do objęcia pomocą na podstawie
§ 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wyprawki szkolnej. Ponadto – jako uczeń klasy I szkoły podstawowej – nie mógł również zostać objęty pomocą na podstawie § 2 ust. 3-5 rozporządzenia w sprawie wyprawki szkolnej. Świadczenie w kwocie 180,00 zł przyznano niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zatem winno podlegać zwrotowi.
Biorąc pod uwagę przedstawione powyżej fakty, realizację zadań w zakresie przyznawania dofinansowania zakupu podręczników szkolnych ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami.
III. Dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników
We wszystkich skontrolowanych przypadkach spełnione zostały przesłanki art. 70b ustawy o systemie oświaty, dotyczące kwalifikacji pracodawców oraz złożonych dokumentów wynikających z powyższego przepisu.
W toku kontroli stwierdzono również, że wszystkie skontrolowane wnioski zostały złożone zgodnie z art. 70b ust. 7 ustawy o systemie oświaty, czyli z zachowaniem 3 miesięcznego terminu od ukończenia przez młodocianego nauki zawodu.
Z ustaleń poczynionych w toku czynności kontrolnych wystawiono ocenę pozytywną.
W obszarze zagadnień finansowych:
IV. Wykorzystanie dotacji celowych przyznanych na dofinansowanie zakupu podręczników oraz na wypłatę stypendiów i zasiłków szkolnych dla uczniów.
W ciągu roku plan w dziale 854 – Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziale 85415 – Pomoc materialna dla uczniów, ulegał zmianom, wprowadzonym Uchwałami Rady, Zarządzeniami Burmistrza oraz Zarządzeniami Kierownika ZEAS, w budżecie i planie wykonawczym dochodów i wydatków, i ostatecznie wyniósł na dzień 31 grudnia 2012 r. po stronie dochodów w § 2030 – Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) kwotę 147.434,00 zł (124.906,00 zł pomoc materialna dla uczniów + 22.528,00 zł wyprawka szkolna) oraz po stronie wydatków łączną kwotę 167.434,00 zł, w tym: w § 3240 – Stypendia dla uczniów – 144.906,00 zł (stypendia i zasiłki szkolne w ramach pomocy materialnej dla uczniów) oraz § 3260 – Inne formy pomocy dla uczniów – 22.528,00 zł („wyprawka szkolna”).
Na dofinansowanie zakupu podręczników oraz wypłatę stypendiów i zasiłków szkolnych Gmina Słomniki otrzymała w 2012 roku dotację celową w dziale 854 – Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziale 85415 – Pomoc materialna dla uczniów, § 2030 – Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) w łącznej wysokości 156.361,00 zł (124.906,00 zł + 31.455,00 zł), w tym: na stypendia i zasiłki szkolne kwotę 124.906,00 zł i na wyprawkę szkolną kwotę 31.455,00 zł (22.528,00 zł + 8.927,00 zł). Niewykorzystane środki dotacji celowej zostały zwrócone na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, w tym przeznaczone na „Wyprawkę szkolną” w dniu 25 października 2012 r. w kwocie 8.927,00 zł (na skutek zwrotu został zmniejszony plan dotacji celowej na „wyprawkę szkolną” do kwoty 22.528,00 zł) oraz w dniu 16 listopada 2012 r. w kwocie 3.063,34 zł, natomiast środki przeznaczone na pomoc materialną dla uczniów w kwocie 36.607,60 zł – zwrócono w dniu 28 grudnia 2012 r.
W rocznym sprawozdaniu Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012, wykazano wykonanie w dziale 854, rozdziale 85415, § 2030 na łączną kwotę 107.763,06 zł.
W rocznym sprawozdaniu Rb-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012, wykazano wykonanie w dziale 854, rozdziale 85415 w łącznej wysokości 129.837,66 zł, w tym: § 3240 – 110.373,00 zł, § 3260 – 19.464,66 zł.
Zadania dotyczące pomocy materialnej dla uczniów oraz wyprawki szkolnej były realizowane przez Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Słomnikach, zwany dalej
„ZEAS”.
1. Wykorzystanie dotacji przyznanej na wypłatę stypendiów i zasiłków szkolnych.
W dniu 14 maja 2012 r. została zawarta umowa nr 139/12 (znak:
ZFK.3146.1.14.2012.WŹ) pomiędzy Małopolskim Kuratorem Oświaty – Aleksandrem Palczewskim a Gminą Słomniki, którą reprezentuje Burmistrz Miasta – Paweł Knafel.
W myśl zapisów § 1 umowy, Gminie zostanie udzielona dotacja na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym, zgodnie z art. 90d i 90e ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, w celu zmniejszenia różnic w dostępie do edukacji, wynikających z trudnej sytuacji materialnej ucznia (art. 90b ust. 2 ww. ustawy).
Zgodnie z § 3 cyt. umowy przyznana z rezerwy celowej budżetu państwa dotacja w kwocie 58.045,00 zł stanowi do 80 % kosztów realizacji zadania, zgodnie z art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Termin zakończenia zadania ustalono w § 2 umowy do dnia 31.12.2012 r.
Aneksem Nr 1/12 z dnia 31 października 2012 r. (ZFK.3146.1.14.2012.WŹ), przyznana z rezerwy celowej budżetu państwa dotacja, została zwiększona do kwoty 124.906,00 zł stanowiącej do 80 % kosztów realizacji zadania.
Wyrywkowo skontrolowano zgodność kwot wynikających z decyzji – wydanych na podstawie art. 90n ust. 1 ustawy o systemie oświaty – z kwotami zrealizowanych wydatków wynikających z list wypłat.
W przypadku wybranych do kontroli merytorycznej decyzji przyznających stypendia szkolne w okresie od I do VI 2012 r. i wyszczególnionych w aktach kontroli – rozbieżności kwot na listach wypłat nie stwierdzono.
Powyższe wypłaty zaklasyfikowano jako wydatek rozdziału 85415, § 3240 – Stypendia dla uczniów.
Natomiast w przypadku stypendiów szkolnych za okres od IX do XII 2012 r. w toku kontroli ustalono, że w decyzjach wydanych, z upoważnienia Burmistrza, przez Kierownika ZEAS w Słomnikach na okres od września 2012 r. do czerwca 2013 r. brak jest kwoty przyznanego świadczenia. W wydanych decyzjach wskazano jedynie, z której grupy
dochodowej zostało przyznano stypendium. Nadmienić należy, że w grupach wysokość świadczeń została określona „do”, co oznacza, że świadczeniobiorca nie został poinformowany jaką konkretną kwotę stypendium otrzyma.
W wyniku kontroli dowodów wybranych do kontroli merytorycznej i wyszczególnionych w aktach kontroli, ustalono, że wypłacone kwoty mieściły się w określonych w decyzjach grupach dochodowych.
Ponadto kontrolą objęto zasiłki szkolne na łączną kwotę 1.038,00 zł, w tym:
- decyzję nr ZEAS.5212.1.1.2012 z 23.05.2012 r. na kwotę 261,00 zł, - decyzję nr ZEAS.5212.1.3.2012 z 14.06.2012 r. na kwotę 261,00 zł, - decyzję nr ZEAS.5212.2.12012 z 14.06.2012 r. na kwotę 261,00 zł, - decyzję nr ZEAS.112.178.1.2012 z 05.12.2012 r. na kwotę 255,00 zł,
które zostały ujęte na listach wypłat zasiłku szkolnego i wypłacone w gotówce:
- w dniu 15 czerwca 2012 r. na łączną kwotę 783,00 zł (dowód księgowy nr 233/12), - w dniu 20 grudnia 2012 r. ma kwotę 255,00zł (dowód księgowy nr 495/12).
Powyższe dowody księgowe zaklasyfikowano jako wydatek rozdziału 85415, § 3240 – Stypendia dla uczniów, podczas gdy właściwą podziałką klasyfikacji budżetowej dla tego rodzaju wydatków jest § 3260 – Inne formy pomocy dla uczniów.
Ponadto w toku kontroli stwierdzono, że świadczenia wypłacone gotówką nie były ujmowane w Raportach Kasowych, lecz rozchodowane w rozliczeniu zaliczki w dniu podjęcia czeku.
W toku kontroli stwierdzono, że na listach wypłat nie wskazano źródeł finansowania zadania, natomiast ZEAS prowadzi ewidencje księgowe na kontach:
409 – Pozostałe koszty rodzajowe:
- W854-85115-3240-stypendia – ze środków dotacji celowej – kwota 88.298,40 zł, - W854-85415-3240-stypendia – ze środków własnych – 22.074,60 zł.
240 – Pozostałe rozrachunki:
- W854-85115-3240-stypendia – ze środków dotacji celowej – kwota 88.298,40 zł, - W854-85415-3240-stypendia – ze środków własnych – 22.074,60 zł.
Objęte kontrolą dokumenty sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty.
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że na realizację zadania wydatkowano łącznie kwotę 110.373,00 zł, w tym: ze środków dotacji celowej – 88.298,40 zł i ze środków własnych – 22.074,60 zł.
Na stypendia szkolne wydatkowano łącznie kwotę 109.335,00 zł, w tym: ze środków dotacji celowej – 87.426,00 zł i ze środków własnych – 21.909,00 zł, natomiast na zasiłki szkolne – kwotę 1.038,00 zł, w tym: ze środków dotacji celowej – 872,40 zł i ze środków własnych – 165,60 zł.
Środki własne Gminy w wysokości 22.074,60 zł stanowią 20 % z kwoty 110.373,00 zł, tj.
z całości wydatków poniesionych na pomoc materialną dla uczniów.
Gmina Słomniki sporządziła w dniu 10 stycznia 2013 r. rozliczenie wykorzystania dotacji przyznanej na wypłatę świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym w 2012 r., które wpłynęło do Kuratorium Oświaty w Krakowie w dniu 15 stycznia 2013 r.
W toku kontroli ustalono, że w tabeli 2 ww. rozliczenia wykazano inne kwoty w źródłach finansowania stypendiów szkolnych i zasiłków szkolnych niż wynika to z ewidencji księgowej, tj. stypendia szkolne: ze środków dotacji celowej – 87.468,00 zł i ze środków własnych – 21.867,00 zł, natomiast na zasiłki szkolne: ze środków dotacji celowej – 830,40 zł i ze środków własnych – 207,60 zł.
W wyniku kontroli Gmina sporządziła korektę sprawozdania merytorycznego do Kuratorium Oświaty w Krakowie.
2. Wykorzystanie dotacji przyznanej na zakup podręczników – „Wyprawka szkolna”.
W dniu 20 sierpnia 2012 r. została zawarta umowa nr 139/12 (znak:
ZFK.3146.2.4.2012.GW) pomiędzy Małopolskim Kuratorem Oświaty – Aleksandrem Palczewskim a Gminą Słomniki, którą reprezentuje Burmistrz Miasta – Paweł Knafel.
W myśl zapisów § 1 umowy, Gminie zostanie udzielona dotacja na dofinansowanie zakupu podręczników szkolnych uczniom objętych Rządowym programem pomocy uczniom w 2012 r. – „Wyprawka szkolna” ustanowionym uchwałą nr 93/2012 Rady Ministrów z dnia 14 czerwca 2012 r. w sprawie Rządowego programu pomocy uczniom w 2012 r. – „Wyprawka szkolna”. Zgodnie z § 3 cyt. umowy przyznana z rezerwy celowej budżetu państwa dotacja
w kwocie 31.455,00 zł zostanie przekazana na rachunek bankowy. Termin zakończenia zadania ustalono w § 2 umowy do dnia 15.11.2012 r.
Aneksem Nr 139/12 z dnia 19 października 2012 r. (ZFK.3146.2.13.2012.WŹ), przyznana z rezerwy celowej budżetu państwa dotacja, została określona na kwotę 22.528,00 zł.
Na zakup podręczników Gmina Słomniki otrzymała w dniu 06 września 2012 r.
z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie środki dotacji celowej w kwocie 31.455,00 zł. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości 8.927,00 zł została zwrócona na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w dniu 25 października 2012 r.
oraz w kwocie 3.063,34 zł w dniu 16 listopada 2012 r.
Kontrolą objęto rozliczenia zaliczek z objętych kontrolą 3 placówek oświatowych, tj.:
1. Zespół Szkół im. Stanisława Wyspiańskiego w Waganowicach:
- dowód księgowy nr PK-42/12 – Rozliczenie zaliczki pobranej w dniu 22.10.2012 r. – Lista uczniów upoważnionych korzystających z pomocy finansowej na zakup podręczników na łączną kwotę dofinansowania – 2.831,66 zł. Lista wypłat obejmuje 14 uczniów.
2. Szkoła Podstawowa w Kacicach:
- dowód księgowy nr 235/12 – Rozliczenie zaliczki pobranej w dniu 22.10.2012 r. – Lista uczniów na łączną kwotę dofinansowania – 1.470,00 zł. Lista wypłat obejmuje 8 uczniów.
3. Zespół Szkół Ogólnokształcących w Słomnikach:
- dowód księgowy nr 465/12 – Rozliczenie zaliczki pobranej w dniu 22.10.2012 r. – Lista uczniów klasy I Liceum Ogólnokształcącego w Słomnikach uprawnionych do dofinansowania podręczników w roku szkolnym 2012/2013 na łączną kwotę dofinansowania – 1.315,00 zł. Lista wypłat obejmuje 4 uczniów. Na liście znajdują się podpisy potwierdzające odbiór pieniędzy. Wysokość dofinansowania wynikała z przedłożonych faktur za zakup podręczników. Jednakże w toku kontroli ustalono, że w dwóch przypadkach wypłacono kwoty wyższe niż wynikało z przedstawionych faktur, tj.
- poz. 3 na liście – wysokość poniesionych wydatków na zakup podręczników – 332,90 zł, natomiast wypłacona kwota dofinansowania do zakupu podręczników
wyniosła 333,00 zł, tj. o 0,10 zł więcej niż w rzeczywistości zostało zapłacone za podręczniki,
- poz. 4 na liście – wysokość poniesionych wydatków na zakup podręczników – 327,70 zł – kwota podana na liście wypłat (natomiast rzeczywista wartość faktury wyniosła 327,69 zł). Wypłacona kwota dofinansowania do zakupu podręczników wyniosła 328,00 zł, tj. o 0,31 zł więcej niż w rzeczywistości zapłacono za zakup podręczników.
W trakcie kontroli, nadebraną kwotę dotacji celowej w łącznej wysokości 0,41 zł, ZEAS wpłacił na rachunek Urzędu Miejskiego w Słomnikach w dniu 18 października 2013 r., natomiast Gmina Słomniki odprowadziła powyższą kwotę na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w dniu 21 października 2013 r.
Dowody księgowe dotyczące wyprawki szkolnej zaklasyfikowano jako wydatek rozdziału 85415 – Pomoc materialna dla uczniów, § 3260 – Inne formy pomocy dla uczniów.
Ewidencja księgowa była prowadzona z podziałem na szkoły. Niemniej jednak w przypadku Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Słomnikach stwierdzono, że zarówno na kontach kosztów – konto 409 – Pozostałe koszty rodzajowe – W854-85415-3260- dofinansowanie zakupu podręczników i na rozrachunkach 240 – Pozostałe rozrachunki, jak i w wydatkach nie są księgowane poszczególne listy wypłat, lecz kwota łączna 6.745,00 zł (1.315,00 zł + 5.470,00 zł), co jest niezgodne z § 3 ust. 2 umowy nr 139/12 z 20 sierpnia 2012 r. (ZFK.3146.2.4.2012.GW), w myśl którego „Gmina jest zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych”.
Gmina Słomniki przekazała do Kuratorium Oświaty w Krakowie – sporządzone w dniu 15 listopada 2012 r. – „Sprawozdanie z realizacji rządowego programu pomocy uczniom w 2012 r. – „Wyprawka szkolna”.
V. Rozliczenie dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników.
W dniu 30 marca 2012 roku została zawarta umowa nr 146/12 w sprawie trybu przekazywania do gminy w 2012 r. środków Funduszu Pracy oraz ich rozliczania z przeznaczeniem na dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników, pomiędzy Małopolskim Kuratorem Oświaty – Aleksandrem Palczewskim a Gminą Słomniki reprezentowaną przez Burmistrza – Pawła Knafel. W myśl zapisów § 1 umowy, środki Funduszu Pracy zostaną przekazane Gminie w 2012 r. z przeznaczeniem na dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników w zakresie i na zasadach określonych w art. 70b ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.). W § 2 ww. umowy została określona wysokość środków Funduszu Pracy na kwotę 32.323,04 zł. Termin wykorzystania środków ustalono w § 2 umowy do dnia 31 grudnia 2012 r.
Aneksem nr 1/12 z dnia 03 lipca 2012 r. wysokość środków została zwiększona o kwotę 8.080,76 zł, tj. do kwoty 40.403,80 zł.
Aneksem Nr 2/12 z dnia 13 listopada 2012 r. wysokość środków została zwiększona o kwotę 33.131,84 zł, tj. do wysokości 73.535,64 zł.
Aneksem Nr 3/12 z dnia 06 grudnia 2012 r. wysokość środków została zwiększona o kwotę 45.253,46 zł, tj. do kwoty 118.789,10 zł.
Gmina otrzymała środki w 4 transzach na łączną kwotę 118.789,10 zł. Powyższe wpływy zostały ujęte na kontach 135-03/853-01.
Kontrolą objęto zgodność kwot określonych w decyzjach z wypłaconymi kwotami w łącznej wysokości 118.789,10 zł. Rozbieżności kwot nie stwierdzono.
Objęte kontrolą dokumenty spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) – sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty.
Pismem z dnia 05 maja 2009 roku Urząd Miejski w Słomnikach zwrócił się do Banku Spółdzielczego w Słomnikach o otwarcie rachunku środków Funduszu Pracy z przeznaczeniem na dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników. W dniu 07 maja 2009 r. założono rachunek bankowy nr 93 86140001 0000 0000 0420 0114 pod nazwą „Środki z Funduszu Pracy – Dof. Młodoc. Prac.”. Zgodnie z wyciągiem bankowym nr 20 stan środków na rachunku bankowym na dzień 31 grudnia 2012 r. wynosił 96,97 zł.
W toku kontroli ustalono, że Gmina nie odprowadziła odsetek od rachunku bankowego.
W czasie trwania kontroli, tj. w dniu 17 października 2013 r. Gmina z tytułu odsetek od rachunku bankowego przekazała do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie kwotę 40,65 zł, tj. pomniejszoną o koszty prowizji bankowej.
Gmina Słomniki sporządziła w dniu 07 stycznia 2013 r. (ZEAS.352.1.1.2013) rozliczenie końcowe – finansowe i merytoryczne – środków przeznaczonych w roku 2012 na dofinansowanie pracodawcom kosztów przygotowania zawodowego młodocianych pracowników w ramach środków przekazywanych z Funduszu Pracy.
Realizację zadań w zakresie finansowym ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami.
Przedstawiając powyższe ustalenia kontroli zwracam się do Pana Burmistrza o podjęcie stosownych działań zmierzających do wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości w szczególności poprzez:
1) W zakresie pomocy materialnej o charakterze socjalnym oraz dofinansowania zakupu podręczników szkolnych:
- zmianę zapisów decyzji administracyjnej w zakresie informowania strony o okresie na jaki przyznaje się uczniowi stypendium szkolne oraz o jego miesięcznej wysokości, a także formie przyznanego świadczenia,
- zwiększenie nadzoru Burmistrza Miasta i Gminy nad dyrektorami szkół w zakresie przyznawania przez nich pomocy finansowej na zakup podręczników szkolnych w ramach Rządowego programu „Wyprawka szkolna”,
- dokonanie zwrotu na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego NBP O/O Kraków Nr konta 79101012700011112231000000 kwoty 180,00 zł z tytułu nadebrania dotacji celowej przyznanej na dofinansowanie zakupu podręczników szkolnych w Szkole Podstawowej w Kacicach wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych – stosownie do zapisów art. 169 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885).
2) Wzmocnienie przez Skarbnika nadzoru i kontroli wewnętrznej w zakresie kwalifikacji wydatków we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.) zarówno na etapie planowania, jak i realizacji.
3) Ścisłe przestrzeganie postanowień umów w sprawie przekazywania do gminy środków Funduszu Pracy oraz ich rozliczania z przeznaczeniem na dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników w zakresie zwrotu niewykorzystanych środków finansowych oraz odprowadzania odsetek od rachunku bankowego Funduszu Pracy.
4) Wzmocnienie przez Skarbnika Gminy nadzoru i kontroli wewnętrznej na odcinku ścisłego przestrzegania terminów zwrotu dotacji celowych określonych w art. 168 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885).
5) Ścisłe przestrzeganie postanowień umów dotyczących prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Nr 330), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
6) Zapewnienie zgodności danych ujętych w dowodach źródłowych z ewidencją księgową oraz w sprawozdaniach merytorycznych, a także wzmocnienie nadzoru i kontroli wewnętrznej gwarantującej ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330), w szczególności w zakresie prowadzenia zapisów na dowodach źródłowych i w księgach rachunkowych w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty.
Informację o sposobie wykorzystania wyników kontroli oraz realizacji niniejszego wystąpienia proszę przekazać do mnie za pośrednictwem Wydziału Organizacji i Kontroli
Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia.
Z up. Wojewody Małopolskiego wz. Dyrektora Wydziału
Paulina Niessner Kierownik Oddziału
