1. Ustalenie czynników motywujących zespół projektowy (awanse, premie, podwyżki, itp.) oraz zapoznanie zespołu z owymi bonusami;
2. Skoncentrowanie zespołu projektowego na możliwych do zmierzenia osiągnięciach;
3. Zakomunikowanie każdemu członkowi zespołu projektowego zakresu jego odpowiedzialności, stanowiącej część całego projektu, w celu uświadomienia mu, że niezrealizowanie określonego zadania będzie mieć wpływ na
terminowość i/lub jakość całości;
4. Uświadomienie wszystkim członkom zespołu projektowego faktu, iż projektowanie jest pracą zespołową, w związku z czym należy pracować w grupie, która powinna funkcjonować prawidłowo - dlatego tak ważne jest dobranie projektantów, którzy będą stanowić zgrany zespół;
5. Ustanowienie właściwego planu działań projektowych, wskazującego na możliwe do osiągnięcia rezultaty tak całego projektu, jak i pośrednich jego etapów, co przyczynia się do zwiększenia zaufania tak do projektu, jak i między członkami zespołu projektowego oraz motywuje do koncentracji na owym projekcie.
Jak można zauważyć z powyższego opisu, wiele zasad postępowania dotyczących poszczególnych czynników sukcesu powtarza się, wiele z nich również jest współzależnych.
6. "kompas" kierownika projektu SI, czyli jak zmierzyć szansę na sukces
W celu stworzenia możliwości pomiaru szansy powodzenia projektu SI Standish Group wykorzystało wyprowadzone w badaniu czynniki sukcesu, którym uczestniczący w analizie projektanci przypisali określone wagi. Najważniejszemu z kryteriów, czyli zaangażowaniu użytkownika w proces projektowania, przypisano 19 punktów, a najmniej istotnym z owych dziesięciu czynników - 3 punkty. W ten•64
sp o só b stw o rzo n o tabelę z łą c z n ą w a rto śc ią 100 p u nktów , która m oże stan o w ić
2. Wsparcie ze strony zarządu organizacji 16
3. Jasne formułowanie wymagań 15
10. Ciężko pracujący, skupiony na projekcie
zespół 3
RAZEM 100
Aby określenie szansy sukcesu było bardziej precyzyjne, zawarte w tabeli kryteria postanowiono rozbić na drobniejsze czynniki, które mierzy się poprzez udzielenie odpowiedzi na pięć pytań dla każdego z kryteriów. Jeżeli odpowiedź na określone pytanie jest twierdząca, przypisuje się mu wyznaczoną liczbę punktów, zależną od kryterium, którego pytanie dotyczy. Kolejno, należy zsumować wyniki otrzymane dla każdego z czynników sukcesu. Ostateczny rezultat zawarty jest w granicach 0 —100 punktów i świadczy o szansie powodzenia danego projektu. Owe szczegółowe pytania są następujące (por. [STAN85,96,00]):
1. Zaangażowanie użytkownika:
■ Czy mamy właściwych użytkowników ?
■ Czy angażujemy użytkownika(ów) wcześnie i często ?
* Czy mamy "jakościowe" porozumienie z użytkownikiem ?
* Czy ułatwiamy zaangażowanie użytkownika ?
* Czy znamy faktyczne potrzeby użytkownika ?
Każda z pozytywnych odpowiedzi: 3,8 punkta; maksymalnie: 5*3,8 = 19.
2. W sparcie ze strony zarządu organizacji:
■ Czy zaangażowaliśmy w projekt kogoś z zarządu ?
■ Czy osoba z zarządu jest odpowiednio umotywowana ?
■ Czy upadek projektu jest akceptowalny ?
■ Czy mamy dobrze zdefiniowany plan ?
■ Czy zespół projektowy jest odpowiednio umotywowany ?
Każda z pozytywnych odpowiedzi: 3,2 punkta; maksymalnie: 5*3,2 = 16.
3. Jasne formułowanie wymagań:
* Czy mamy spójną wizję projektu ?
65
■ Czy zrealizowaliśmy analizę funkcjonalną ?
■ Czy oszacowaliśmy ryzyko ?
■ Czy mamy studium przypadku ?
■ Czy możemy zmierzyć projekt ?
Każda z pozytywnych odpowiedzi: 3 punkty; maksymalnie: 5*3 = 15.
4. Właściwe planowanie:
■ Czy mamy dokument z opisem problemu projektowego ?
■ Czy wypracowaliśmy dokument z rozwiązaniami ?
■ Czy zaangażowaliśmy właściwych ludzi ?
■ Czy specyfikacja jest zaakceptowana ?
■ Czy określiliśmy możliwe do osiągnięcia rezultaty pośrednie ? Każda z pozytywnych odpowiedzi: 2,2 punkta; maksymalnie: 5*2,2 =11.
5. Realne oczekiwania:
■ Czy specyfikacja jest jasna ?
* Czy ustaliliśmy priorytety potrzeb ?
■ Czy określiliśmy pośrednie rezultaty projektu ?
■ Czy jesteśmy w stanie zarządzać zmianami ?
■ Czy możemy/umiemy prototypować ?
Każda z pozytywnych odpowiedzi: 2 punkty; maksymalnie: 5*2 = 10.
6. Krótsze etapy projektowania:
■ Czy wykorzystujemy regułę 80/20 ?
■ Czy projektujemy "z góry na dół" ?
■ Czy ustaliliśmy limity czasowe ?
■ Czy wykorzystujemy narzędzia do prototypowania ?
■ Czy możemy mierzyć postęp projektu ?
Każda z pozytywnych odpowiedzi: 1,8 punkta; maksymalnie: 5*1,8 = 9.
7. Kompetentny zespól projektowy:
* Czy określiliśmy wymagane umiejętności ?
■ Czy zaangażowaliśmy właściwych ludzi ?
■ Czy mamy program szkoleniowy ?
* Czy dysponujemy odpowiednimi bodźcami motywacyjnymi ?
* Czy zespół widzi możliwość osiągnięcia celów ?
Każda z pozytywnych odpowiedzi: 1,6 punkta; maksymalnie: 5*1,6 = 8.
8. Jasno określona własność projektu (odpowiedzialność za proiekf):
■ Czy zdefiniowaliśmy role ?
■ Czy zdefiniowaliśmy organizację ?
■ Czy wszyscy znają swoje role ?
* Czy bodźce motywujące są powiązane z sukcesem ?
* Czy wszyscy potwierdzają zaangażowanie w projekt ?
Każda z pozytywnych odpowiedzi: 1,2 punkta; maksymalnie: 5*1,2 = 6.
9. Jasna wizja i cele:
■ Czy wizja projektu jest wszystkim znana ?
■ Czy wizja ta jest zgodna z celami organizacji ?
■ Czy cele projektowe są osiągalne ?
■ Czy cele projektowe są możliwe do pomiaru ?
■ Czy ustanowiliśmy rzetelną kontrolę ?
Każda z pozytywnych odpowiedzi: 0,6 punkta; maksymalnie: 5*0,6 = 3.
10. Ciężko pracujący, skupiony na projekcie zespół:
* Czy dysponujemy bodźcami motywującymi ?
■ Czy koncentrujemy się na możliwych do zmierzenia osiągnięciach ?
* Czy każdy członek zespołu ma określoną część swojej odpowiedzialności?
* Czy wszyscy pracują w grupie ?
* Czy dbamy o budowę zaufania ?
Każda z pozytywnych odpowiedzi: 0,6 punkta; maksymalnie: 5*0,6 = 3.
RAZEM 100 punktów
Jeżeli odpowiadając na powyższe pytania uzyskamy mniej niż 50 punktów, szansa powodzenia naszego projektu jest niewielka.
7. Opinie o chaosie w projektowaniu SI, czyli czy coś się zmieniło
Znaczny odsetek badanych przez Standish Group w połowie lat 90.
specjalistów w zakresie projektowania systemów informatycznych uważa, że w kwestii obserwowanego w tej dziedzinie chaosu niewiele zmieniło się w ciągu poprzednich 10 lat (por. tablica 5). 48% badanych stwierdza mianowicie, że w okresie, w którym przeprowadzano badanie mieliśmy do czynienia z większą liczbą projektów, które nie zakończyły się sukcesem (czyli tych przerwanych oraz tych, które przekraczają zaplanowany budżet i/lub czas realizacji) niż pięć lat wcześniej, w tym niemal 30% uważa że liczba ta jest znacząco większa. Biorąc pod uwagę okres sprzed 10 lat — tu również specjaliści w 46% twierdzą, że liczba takich projektów w połowie lat 90. była większa. Nieco ponad 50% badanych uważa zaś, iż w kwestii tej w omawianym okresie było identycznie lub nieco lepiej w zestawieniu z okresem sprzed pięciu i dziesięciu lat. Zdania są zatem podzielone niemal po równo. Taki układ zaprzecza przyjętemu twierdzeniu, że przez okres kilkuletni technologia miała czas dojrzeć i lepiej wspomagać projektantów w ich działaniach.
67
Tablica 5. Opinie specjalistów o zmianie liczby projektów nie zakończonych sukcesem (1995 r.) [2]