Czynniki składowe portalu intranetowego

Model warstwowy podejmuje próbę szerokiego ujęcia problematyki portali in-tranetowych w organizacji, zarówno jeśli chodzi o zakres obsługiwanych obszarów komunikacji wewnętrznej, jak i o dynamiczne ujęcie zmian podlegających wpły-wowi czasu w całym cyklu życia portalu.

Model warstwowy nawiązuje zarówno do zidentyfikowanych elementów archi-tektury funkcjonalnej (obszary funkcjonalne wynikające z obszarów komunikacji wewnętrznej), jak i do czynników związanych z zarządzaniem i utrzymaniem portali intranetowych (podział warstwowy).

Podział obszarowy:

 reprezentuje ujęcie statyczne, obrazujące strukturę funkcji portalu;

 pokazuje obszary komunikacji wewnętrznej i wynikające z nich obszary funk-cjonalne portali intranetowych nawiązujące do struktury funkfunk-cjonalnej portali intranetowych (rodziny funkcji i moduły);

 szeroka funkcjonalność portalu nie zawsze oznacza sukces portalu (przyswoje-nie w codziennej pracy) i jego dopasowa(przyswoje-nie do potrzeb organizacji oraz ocze-kiwań pracowników.

Podział warstwowy:

 stanowi próbę ujęcia dynamicznego;

 wskazuje obszary procesowe (procesy, warstwy) zjawisk mających wpływ na udane zastosowanie portalu w organizacji;

 obejmuje różne procesy (etapy) rozłożone w czasie (zatem dynamiczne i oddziaływujące ze sobą w czasie): zagadnienia projektowe (koncepcję i reali-zację), utrzymanie oraz użytkowanie (wykorzystanie).

Jak wspomniano w rozdziale 7.1, w wyniku zespołowych prac analitycznych zidentyfikowano prawie 100 czynników składowych portali intranetowych. Osta-tecznie w wyniku selekcji do dalszych analiz wybrano 80 czynników (pogrupowa-nych w 8 warstw operacyj(pogrupowa-nych opisa(pogrupowa-nych w modelu warstwowym), które opisano w tabeli 7.1.

192 Aleksander Sala Tab. 7.1. Dekompozycja portalu intranetowego – czynniki składowe

Kwestionariusz ankietowy – elementy składowe portalu intranetowego

Poniższy kwestionariusz został opracowany jako propozycja instrumentu badawczego do wykorzystania w ocenie postrzeganego wpływu intranetu na rozwój zarządzania wiedzą i kapitału intelektualnego przedsiębiorstwa.

Kwestionariusz składa się z ośmiu sekcji, które dotyczą różnych aspektów wykorzystywania portali intranetowych w przedsiębiorstwie. Udział w badaniu jest dobrowolny i anonimowy.

1. WYKORZYSTANIE

1.1. wykorzystywanie informacji i dokumentów z intranetu w codziennej pracy (w biurze, zakładzie, oddziale itp.)

1.2. wykorzystywanie informacji i dokumentów z intranetu po godzinach pracy

1.3. wykorzystywanie informacji i dokumentów z intranetu przy kliencie / kontrahencie / partnerze (podmioty trzecie)

1.4. ilość inicjatyw / projektów powstałych na bazie lub z wykorzystaniem intranetu 1.5. wykorzystanie intranetu przy podejmowaniu decyzji zarządczych

1.6. współpraca opiekunów intranetu z innymi menedżerami / szefami projektów (np. z wewn. gazetką, innymi systemami, newsletterem)

1.7. używanie intranetu i korzystanie z jego zasobów pod wpływem rekomendacji otrzymanej od innego współpracownika

2. AKTYWNOŚĆ

2.1. długość odwiedzin (średni jednorazowy czas przebywania użytkownika w intranecie) 2.2. częstość odwiedzin pracowników w intranecie

2.3. ilość używanych funkcji / modułów / aplikacji intranetowych podczas jednego dnia pracy 2.4. komentowanie (tekstem) i ocenianie (gwiazdki i lajki) treści intranetowych przez pracownika

2.5. tworzenie i dodawanie przez pracownika autorskich dokumentów, informacji, treści (utwory i wiedza pracowników)

2.6. czytanie przez pracowników treści stworzonych przez innych pracowników

2.7. potwierdzanie zapoznania się z materiałami, dokumentami przez pracownika / stanowisko 2.8. prowadzenie przez pracownika bloga lub własnego profilu osobowego

2.9. wzajemne polecanie (automatyczne i półautomatyczne) ciekawych treści intranetowych przez pracow-ników

2.10. zgłaszanie przez pracowników niedoborów / ubytków / błędów treści / informacji i wiedzy zgromadzo-nej w intranecie

2.11. zgłaszanie przez intranet pomysłów i inicjatyw pracowniczych

2.12. ocenianie przez ekspertów wewnętrznych wiedzy / pomysłów / inicjatyw zgłaszanych (wprowadza-nych) przez pracowników

2.13. tworzenie społeczności pracowników w intranecie 3. DOSTĘP

3.1. opracowana i znana pracownikom polityka bezpieczeństwa danych, wiedzy i tajności informacji 3.2. dostęp przez telefon, smartfon, inne urządzenia mobilne

3.3. dokumenty i aplikacje dostępne w chmurze

3.4. architektura informacji (rozmieszczenie i dostępność treści) 3.5. użyteczność, łatwość obsługi intranetu

3.6. grafika i atrakcyjność wizualna intranetu

3.7. łatwość zalogowania się i dostępu do zawartości intranetu

3.8. konieczność używania VPN lub innego dedykowanego kanału dostępu do intranetu 3.9. szybkość otwierania się stron i dokumentów intranetowych

4. ZARZĄDZANIE

4.1. osobiste zaangażowanie zarządu w intranet i komunikację wewnętrzną

4.2. zaangażowanie kierownictwa średniego szczebla w intranet i komunikację wewnętrzną 4.3. udział ekspertów i specjalistów wewnętrznych w rozwoju aplikacji i procesów intranetowych 4.4. liczebność zespołu intranetowego (redakcja / administracja / zarządzanie)

4.5. funkcjonowanie w organizacji menedżera zarządzania wiedzą lub kapitałem intelektualnym 4.6. spisane zasady korzystania z intranetu (regulamin intranetu)

4.7. promocja intranetu i jego treści (kampanie, mailingi, newslettery wewnętrzne) 4.8. realizacja szkoleń z intranetu (obsługa / zarządzanie treścią / administracja / inne)

4.9. stały monitoring realizacji i ewaluacja przyjętej strategii komunikacji / intranetu / strategia rozwoju zarządzania wiedzą / kapitału intelektualnego

5. PROCESY I PROCEDURY

5.1. udział pracowników w realizacji procesów biznesowych wspomaganych intranetem 5.2. ilość obsługiwanych procesów administracyjnych organizacji w intranecie

5.3. zintegrowanie procesów intranetowych z innymi systemami (ERP, finansowe, kadrowe) 5.4. wspomaganie procesów administracyjnych w organizacji przez funkcje intranetu 5.5. spisane i opublikowane procedury organizacyjne (zasady, regulaminy, rozporządzenia) 5.6. wspomaganie obsługi projektów i zadań bieżących przez funkcje intranetu

5.7. możliwość zgłaszania przez intranet uwag i zastrzeżeń do procedur i zasad funkcjonujących w organizacji

5.8. funkcjonowanie lokalnego helpdesku – możliwość zadawania pytań ekspertom wewnętrznym 5.9. opublikowane zakresy obowiązków i odpowiedzialności pracowników / dyrektorów / stanowisk 6. ZAWARTOŚĆ

6.1. wolumen treści zgromadzonych w intranecie (dokumenty / wiedza / informacje / artykuły) 6.2. częstość dodawania artykułów, newsów, aktualności i wpisów innego rodzaju

6.3. aktualność treści intranetowych

6.4. przystępność języka, jakim pisane są artykuły w intranecie

6.5. określony standard interfejsu użytkownika, kultura języka komunikacji (w tym intranetowej) w organiza-cji

6.6. punktualność, czyli tempo dostarczania potrzebnej wiedzy i informacji do intranetu 6.7. powszechny i widoczny dostęp do statystyk czytania i otwierania dokumentów intranetowych 6.8. objętość (wielkość) informacji / artykułów

6.9. treści w bazie wiedzy zatwierdzone przez ekspertów (wiedza zweryfikowana)

6.10. treści w bazie wiedzy wpisywane przez użytkowników bez nadzoru opiekunów merytorycznych (typ wiki) i formalnego zatwierdzenia

6.11. udostępnianie w intranecie treści ze źródeł zewnętrznych (z serwisów branżowych, innych) 6.12. anonimowość wpisów intranetowych

6.13. wiedza o tym, kto stworzył wpis do bazy / artykuł / dodał dokument (treści podpisane)

6.14. możliwość szybkiego czata wideo lub tekstowego z autorem dokumentu, przeczytanego artykułu, wpisu do bazy wiedzy

6.15. profesjonalizm przygotowania (jakość) treści / dokumentów w intranecie

6.16. wdrożony i przestrzegany standard na wpisy do intranetu / standard na dokumenty / na wpisy do bazy wiedzy

7. PLATFORMA

7.1. poziom nowoczesności aplikacji i platformy intranetowej 7.2. ilość dostępnych funkcji / modułów intranetu

7.3. zintegrowanie intranetu z innymi aplikacjami biznesowymi

7.4. istnienie kiosków intranetowych / platformy prezentacji danych w holach, stołówkach itp.

7.5. klasa (marka) komputera, z którego pracownik łączy się z intranetem 7.6. zapewniony stały rozwój i utrzymanie platformy technologicznej

7.7. hostowanie intranetu wewnętrznie (wewnętrzna serwerownia) 7.8. hostowanie intranetu na zewnątrz (chmura lub inny dostawca) 8. STRATEGIA I KULTURA

8.1. funkcjonująca w organizacji strategia komunikacji wewnętrznej / strategia zarządzania wiedzą / strategia kapitału intelektualnego

8.2. opracowana i wdrożona w intranecie strategia zarządzania wiedzą i/lub kapitałem intelektualnym 8.3. zgodność intranetu ze strategią rozwoju i/lub strategią rynkową organizacji

8.4. wyznaczone wskaźniki efektywności intranetu i ich monitorowanie 8.5. nadzór nad intranetem prowadzony przez przedstawiciela zarządu 8.6. nadzór nad intranetem prowadzony przez kluczowych dyrektorów 8.7. prowadzenie audytu intranetu i audytu komunikacji

8.8. prowadzenie regularnych działań ewaluacyjnych i rewitalizacji intranetu 8.9. charakter pracy danej grupy pracowników i całej organizacji

Źródło: opracowanie własne.

Lista 80 czynników składowych wymienionych w tabeli 7.1 reprezentuje przede wszystkim czynniki mające wpływ na sukces portalu intranetowego jako rozwią-zania socjoorganizacyjnego, a nie tylko informatycznego, wdrażanego pod kątem oczekiwań organizacji zainteresowanej rozwojem zarządzania wiedzą i swojego

194 Aleksander Sala kapitału intelektualnego. Na dalszym etapie prac te czynniki składowe zostaną wykorzystane jako elementy:

 macierzy powiązań czynników składowych portalu intranetowego potencjalnie oddziaływujących na rozwój zarządzania wiedzą i kapitału intelektualnego w organizacji;

 kwestionariusza ankietowego, który posłuży do przeprowadzenia badań w powyższym zakresie.